上编 应用文写作理论知识
第一章 应用文写作概论
前不久，以哈佛大学为首的美国长青藤高校联盟，印发了《通识教育特别工作组初步报告》。在这个报告中，把宗教与信仰、美国与世界、应用文写作等六门必修的通识课程上升为“核心课程”，各专业必须学习。这一报告引起了其他高等院校的重视，纷纷开设应用文写作课程。
在我国教育界，应用文写作教学逐渐获得了有识之士的重视。目前，东北师范大学等五所部属高等院校，不分文理科，把应用文写作列为本科生的通识课程之中。一大批职业院校更是把应用文写作列为必修课程，足见这些高等院校的领导具有课程建设和人才培养的远见。难怪中国著名教育家叶圣陶很有见地地指出:“大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”他为什么这么看重大学生“一定要能写工作和生活中实用的文章”呢?我们在《大趋势——改变我们生活中的十个新方法》中找到了国际性的新答案。美国著名的未来学专家约翰·奈斯比特在这本风靡全球的书中指出:在工业社会向信息社会过渡中，有五件“最重要”的事情应该记住，而其中一件就是，在这个文字密集的社会里，我们比任何时候都要具备最基本的读写技能。这里所说的“读写技能”，首先就是足以应付日常工作和生活所需要的写作能力，也就是应用文写作能力。
随着社会主义市场经济渗透到我国社会生活的每一个层面，为社会主义市场经济发展提供管理、联系、沟通、协调、知照和服务的应用文，亦在社会生活的每一个领域、每一个层面获得了长足的发展。尤其是中国加入WTO之后，应用文运用频率之高，适用范围之广，是有史以来从未有过的。可以明确地说，应用文不仅已成为人文社会科学中的一门“显学”，而且已成为政治生活、经济生活、文化生活、社会生活中须臾不可离开的“必需品”。在西方发达国家，一些企业、公司不但聘请法律顾问，而且聘请应用文写作顾问。
第一节 中国内地与港澳台地区对应用文的界定
一、对应用文的解释
作为管理国家、处理事务、交流信息、沟通情况的应用文，不带任何政治色彩，但在中华文化核心圈中，中国内地与港澳台地区对它的概括、解释、界定不尽相同。这里举例分析，观其异同。
祖国大陆:洪望云教授在《应用文写作学概论》中说:“应用文是社会团体、政党、国家、机关、企事业单位和人们在日常工作、生活中，为处理公私事务而经常使用的具有某些比较固定格式的一种实用文体。”[1]
香港地区:陈跃南教授在《应用文概说》中说:“‘应用文’就是‘应付’生活，‘用’于实务的‘文章’。凡个人、团体、机关相互之间，公司往来，用约定俗成的体裁和术语写作，以资交际和信守的文字，都叫应用文。”[2]
台湾地区:张仁清教授在《应用文》中说:“凡个人与个人之间，或机关团体与机关团体之间，或个人与机关团体之间，互相往来所使用之特定形式之文字，而为社会大众所遵循、共同使用者，谓之应用文。”[3]
祖国大陆和香港、台湾等地区对应用文的概括、界定，既有相同或相似之处，也有相异之处。在文字表述上相同的是“个人、团体、机关”;在意思上相似的是“约定俗成的体裁”、“特定的形式”、“比较固定的格式”、“公私往来”、“处理公私事务”、“互相往来”。不同的是“以资交际和信守”，这是西方社会对应用文作用的常用提法，而“遵循”与“信守”是有区别的，“信守”比“遵循”更能反映社会的法制和国民素质等方面的情况，“信守”是自觉自愿的、忠诚的遵守，而“遵循”则带有强制性，是遵照、依照、遵从之意。
二、对应用文的界定
“应”者，对应、适应、应承、应制、应付也;“用”者，派用、需用、运用、实用也。应用文与其他文章相比既有相同点，也有鲜明的区别。相同点都是“文”，不同点是应用文重在“应用”二字，这是应用文区别其他文体最突出的特征。如前所述，正因为应用文是国家管理、企事业机构运作、人际交往须臾不可离开的重要文体，它不仅关系到现代化科学管理，促进国际间、社团间、人际往来的协调和有序发展，而且与提高工作效率、增加效益、维系社会稳定、促进发展也有直接关联。故此，应用文写作，就是应主体需用、客体实用的文稿写作。由此可知应用文的含义:“应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业单位和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有明道、交际、信守、致用功能和约定俗成体式的一种文字书写载体。”
第二节 应用文写作的渊源与嬗变
一、应用文写作的渊源
应用文的使用在我国是“古已有之”。根据《尚书·序》中记载:“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契(指文字)，以代结绳之政，由是文籍生焉。”这里的“文籍生焉”可认为是指应用文的产生。
关于“结绳记事”，《老子》中有“使民结绳而用之”的记载。《庄子·胠箧》有“昔者……祝融氏、伏羲氏、神农氏，当是时也，民结绳而用之”。《说文解字·叙》中有“神农氏结绳而治，而统其事”。从这些古典文献中可以发现，统治者借助结绳来进行管理，而且结绳的大小能够标示记载不同的内容，用这种简单的方法帮助记忆，达到应用的目的。
客观而言，“结绳记事”是应用文的“原始形态”。因为它是一种典型的象征性记事的方式，满足了人们在经济生活中的需要，其目的在于应用。但从历史上讲，应用文作为一种文字载体，应该是在文字产生之后产生的。
二、应用文的演进与嬗变
从文体的角度去考察，《尚书》应是我国第一部以应用文为主体的文章集。据考证，“应用文”一词最早见于南宋张侃的《拙轩集·跋陈后山再任校官谢启》一文中:“骈四俪六，特应用文耳。”意为六朝、唐初时所写的应用文字，包括公文、书信、契约等，都采用四字六字句式、相间成对的骈体文来表现。而正式将应用文作为一种文体提出的是清朝的刘熙载，他在《艺概·文概》中说:“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行。重其辞乃所以重其实也。”他从理论上对应用文所作的这一明确而又简要的理性总结，至今仍具有指导意义。如果以史为纲、以时间为线，我们可以把应用文的发展大致划分为七个阶段:
1.原始社会，是应用文的孕育时期。这一时期人们由于生产、生活的各种实际需要，创造了原始形态的“应用文”，除典型的“结绳记事”之外，还包括其他有资料可考的实物记事以及口头形态。
2.从奴隶社会到秦统一中国以前的战国时期，可以称为应用文的发端时期。这一时期随着文字的产生，开始出现了最早的书面语言应用文章，而且形成了众多体裁，成为秦汉以后应用文体裁发展、演进的先河。比如从作为古代应用文“信史”开始的殷墟甲骨刻辞到钟鼎彝器铭文以及春秋战国时期的各种书(如策书、上书、玺书、盟书、书等)、檄、祝、颂、箴、诔、吊、赋和司法文书、经济契券等，都初具应用文的实用性与严肃性的特点。
3.秦汉时期，是应用文的发展时期。秦统一中国后，进行了政治、经济、文化上的一系列改革，如“书同文”、“车同轨”等，应用文受此影响，日趋规范化。秦初并天下，首改政令，确定“命”为“制”，“令”为“诏”，天子自称为“朕”，首开公务应用文体裁规范化之先河。汉承秦制，并有了进一步发展，具体表现在体裁上，如东汉蔡邕在《独断》中说:“其命令，一曰策书，二曰制书，三曰诏书，四曰戒书。”又云:“凡群臣上书天子者有四名:一曰章，二曰奏，三曰表，四曰驳议。”正如刘师培在《中国中古文学史》中指出的那样:“文章各体，至东汉而大备。”特别值得指出的是，这个时期第一次确立了上行文和下行文的区别和各自的文体。同时，这一时期各种体裁出现了不少名篇，如东方朔的《上书自荐》、贾谊的《陈政事疏》、晁错的《论贵粟疏》、赵充国的《上屯田便宜十二事奏》等都对后代产生了深远的影响。
4.魏晋南北朝时期，是应用文的成熟时期。这一时期各种公、私应用文的体裁特点明显形成，而且文体也略有增加，如三国之后，增加了一种平行文“移”。公务应用文的体裁在汉代趋于规范的基础上，在实际使用中发展得更加切实可行，出现了不少脍炙人口的名篇，如曹操的《述志令》、陈后主的《咨询诏》，这些诏令典雅凝重、温润深厚。又如孔融的《荐祢衡表》、诸葛亮的《出师表》，此二表被刘勰在《文心雕龙》中并称为“表之英也”。最为著名的首推诸葛亮的《出师表》，如陆游诗《书愤》中称“出师一表真名世，千载谁堪伯仲间”;杜甫诗《蜀相》中又云:“三顾频烦天下计，两朝开济老臣心。出师未捷身先死，长使英雄泪满襟。”此表被尊为“历代表之精英”。另外，私人应用文在魏晋南北朝时期也出现了较多的体裁与名篇，体裁有书信、颂赞、诔碑、哀祭等，其中有名的如嵇康的《与山巨源绝交书》、邱迟的《与陈伯之书》、刘伶的《酒德颂》、贾谊的《吊屈原文》等。特别值得一提的是，这一时期古代应用文写作理论基本形成，尤其是南朝齐、梁时期文学理论批评家刘勰的《文心雕龙》，对历代各种应用文体裁的功用、特点、写作规律进行了全面、深入、系统的分析研究，对今天的应用文研究具有重要价值。
5.隋、唐、宋时期，是应用文发展的高峰时期。这一时期出现了一些新的文体，如唐代皇帝下行的应用文称作册、制、敕。册、制、敕用法各有不同，敕又分为发敕、敕旨、论事敕、敕牒等。这一时期应用文受唐宋诗词文的影响，各种体裁的名篇云集，如韩愈的《答李翊书》、《祭十二郎文》、《柳子厚墓志铭》，王安石的《答司马谏议书》，柳宗元的《段太尉逸事状》，骆宾王的《讨武曌檄》等，不胜枚举。各种应用文文体之完备，从《唐六典》、《宋史》中可见一斑。
6.元、明、清时代，是应用文的稳定时期。这一时期突出的特点是，应用文文体的分类更加详细，如明代的上行文就有题、奏、启、表、笺、讲章、书状、文册、揭帖、制对、露布、泽等，而经常使用的也只有题、奏、启、揭帖等几种;下行文种类也很多。总的看来，文体的类别越分越细，至明、清时期，已经十分繁琐，直到清末，才有所改观。明、清时代应用文的体裁也有所变化，但在明代没有出现类似于唐宋八大家那样杰出的作家，应用文也无崛起之势;在清代，文章虽有发展，但应用文也不如唐宋时期那样“丰盛”。
7.五四运动前夕至当代，是应用文的重大变革时期。这一变革突出表现在:一方面，应用文在表达上发生了重大变化，白话文逐步替代文言文成为应用文的主要特征;另一方面，就是应用文的体裁发生了重大变化。不仅封建时代所使用的许多应用文明目被废止，如公文中历代使用的制、诏、诰、敕、戒、第、册及表、章、奏、议、疏、上书、封事、弹事等均予废止，体裁变得相当简要，计有令、咨、呈、示、状等五种，而且由于新的社会需要产生了新的应用文体裁，也使原有的某些体裁有所变革。新中国成立以后，我国公文制度不断完善，历经1951年、1981年、1987年、1993年、2000年的五次修订，各种公文体裁的用途或使用范围日益规范化。另外，书信也出现了众多的类别，如礼仪性的、批评建议性的、请求性的、证明性的书信等。随着经济生活的不断发展与变迁，出现了众多的经济文书，如商品说明书、广告、经济合同、鉴定书、市场调查、公关策划书、招标书、投标书等;还有法律文书，如起诉状、上诉状、答辩状等，这些类别都是为了适应人们的种种需要而产生的，并随着社会发展而不断演进。
三、我国古代应用文写作的主要特点
纵观应用文的历史沿革，我国古代应用文写作呈现出两大特点:
1.注重实用性。注重实用性是应用文的根本属性。从最早的结绳记事到甲骨刻辞、铜器铭文的制作，无不具有实用性。据《周易·系辞下》记载:“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸《夬》。”这里所说的“书契”是致用的文章，而文章的出现是源于“治”与“察”的需要。以后的历朝历代，公务文书与私人应用文都是出于实用的目的而写作的，如曹丕在《典论·论文》中明确指出:“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”刘勰在《文心雕龙·章表》中提出:“章表奏议，经国之枢机。”由此可见应用文在治理国家政事中的重要作用。正是由于应用文写作的实用性，应用文作为社会发展的工具，在几千年的历史长河中起到了重要作用。
2.有相对固定的程式。有相对固定的程式是由应用文实用性决定的。这个特点突出地表现在古代应用文的写作、制作、用法、用语及文书制度等方面。
应用文的写作是严肃的。如甲骨刻辞的占卜方法有一套程序。又如《宪问》篇记载:“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之。”这表明公文是经过草创、讨论、修饰、润色的写作过程，可见是非常严肃的。
应用文制作的程序化从所发掘的汉简中可以看出，当时一般下行文的行文格式，大致包括以下几个写作程序:(1)发文日期;(2)公文书写单位或个人名称;(3)收文机关或个人名称;(4)内容;(5)结尾;(6)公文主管人签字。
应用文的用法有规定。如章、表、奏、议同属上行文，但在用途上又有所区别，而且各种用法又有规范可循，刘勰在《文心雕龙》中概括为“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”。
应用文的用语也讲究程式。如在汉代表示尊卑的用语十分明确，章的开头要写“稽首上书”，奏的文尾要写“稽首以闻”，而表则称“臣某，诚惶诚恐，稽首顿首，死罪死罪”等。这些套语在以后的各个封建朝代中都长期沿用。私人书信文首有抬头，文首文尾有敬(谦)语等。
当然，随着时代的变化与制度的变迁，应用文及其应用文写作，亦会随之变迁和发展。因为不同时代和不同社会制度下的生产关系决定着应用文写作活动过程的根本属性，它不可能脱离一定时代的政治、文化、科技、经济和社会制度而独立存在，它必须适应一定社会制度下的生产关系，并随着时代、社会的发展而发展。
第三节 学习应用文写作的方法
做任何事情，都有一个方法问题。“食人之鱼，只供一饭之需。学人之渔，则终身受用无穷。”这就是说，如果吃一点人家给的鱼，只能解决一顿饭的问题;如果学会了捕鱼的方法，则不仅自己一辈子有鱼吃，还能造福他人。故“学而不知其方，则反以滋其蔽”，就是说，如果学习不懂得方法，反而会使人更加迷惑不解。因此，有了正确的方法，就能在学习中找到攀登的路径，渡过难关，并能获得意想不到的收获。学习应用文写作也不例外。一般说来，要学好应用文写作，应从两个方面下工夫:一是认真学习、理解、掌握应用文写作的基本理论和基础知识;二是刻苦训练，提高写作能力。怎样提高写作能力呢?欧阳修说了一段至今仍有指导意义的话:“惟勤读而多为之，自工。”这就是说，只有勤读多练，才能提高写作能力，写好文章。但怎样读?如何练?这里有个方法问题。
一、阅读的十种方法
1.通读。通读就是从头至尾读完，这是读书中普遍运用的一种方法。运用通读之法，能了解所读之书的全部内容，掌握中心、要点，明确难点、疑点，以便决定是否值得精读或研读。一本书不通读，就难以全面掌握其内容。对于在校的大学生，特别要重视通读必修课程的教材、教学参考书。这对于系统地掌握专业基础知识，提高听课效率，是大有益处的。在大学里，老师不像中学阶段那样按教材顺序一章一节，再加上一、二、三地逐一详细讲解，而是主要讲重点、难点，有责任心的老师还把教材之外有关最新理论、知识和科学前沿的新动态，穿插到课堂去讲授，因此要重视通读教材，才能紧跟老师讲课的思路。什么是大学老师课堂上的讲课思路?就是提出问题、明确问题、分析问题、解决问题的思维逻辑系统。只有掌握通读的方法，才有可能防止当堂听课出现卡壳的情况。对于自学者，就更加有必要通读。每学一门新的课程，对规定的教材从头到尾系统地、逐一地读下去，读出疑点，掌握难点，在老师答疑解难时才会有更多的收获。这样看起来好像费时费事，实则相反。只有通读了，你才有可能发现哪些内容对你来说是陌生的，哪些内容还难以理解，这样你在通读中就明确了学习的难点，为下一步学习找准了目标。
2.精读。精读就是逐字逐句地读。通过精读，正确理解书中的内容，弄通弄懂最基本的知识，真正掌握其精髓及其内在联系。精读的特点有三:其一是“精”。精，就是精细。读时，真正弄懂每一字、一句、一段、一节、一章的含义，细心领会，深刻感悟，逐一消化。冯友兰说:“所谓精读，是说要认真地读，扎扎实实地一个字一个字地读。”朱熹将其说得更确切些:“为学读书，须学耐心，细心体会，不可粗心。若曰何必，读书自有个捷径法，便是误人的深坑处。未见道理时，恰如数宝物，包裹在里面，无缘得见。必是今日去了一重，又见得一重;明日又去了一重，又见得一重。去尽皮，方见肉。去尽肉，方见骨。去尽骨，方见髓。使粗心大意不得。”其二是“通”。通，就是要融会贯通，由此及彼，闻一知十，举一反三，触类旁通。精读，就是在整体上把握其精髓，全部了解其中的奥妙，才能取得“精”，知其妙。其三是“少”。少，就是指所读书的内容由“厚”到“薄”。精读一本书，对不懂的字、词、典故、论点等，需要查阅字典、词典和相关的资料，不断地添加注释和说明，所读的内容无形之中就加多了。表面看来，书是越读越多、越读越厚了，但正如华罗庚所言:“当我们对书的内容真正有了透彻的了解，抓住了全书的重点，掌握了全书的精神实质后，就会感到书本变薄了，愈懂得透彻，就愈有薄的感觉。”精读看起来吃力、费劲、费时，但真正读懂了，不仅临考不慌，从容作答，而且终身受益。
3.复读。复读，就是读过了再读。我们往往有这样的感觉:读过一本书之后，放下它，间隔一段时间再去读它，又读出新的“味道”，发现新的内容，有了新的感受和认识。这就是孔子所言的“温故而知新”，这就是复读的好处，正如古人云:“书读千遍，其义自见。”
复读，既可以从头至尾地读，亦可以只复读重点章节，或章节中的重点部分。这要依据自己的具体情况而定。从头至尾地复读，又有几种读法，其中很重要的一种是古人讲的“八面受敌法”，就是说每读一遍，重点解决一个问题。这种复读法是化整为零，先分后合，同样读得深，读得精。
4.抄读。抄读，就是边读书边抄录你认为有价值的内容，或是难点、重点、疑点的内容。古人云“不动笔墨不读书”，自有他的道理。梁启超说过:“若问读书方法，我想向诸君上一条陈，这方法是极陈旧的极笨极麻烦的，然而实在是极必要的。什么方法呢?是抄书或笔记……这种工作，笨是笨极了，苦是苦极了，但真正做学问的人，总离不开这条路。”凡是懂得读书重要性的人，想真正做学问的人，都非常重视抄读积累资料，增长知识。
著名历史学家吴晗说:“要知道，摘抄绝不是一项简单机械的抄写工作，而是极其重要的学习方法。每抄一遍，就更加巩固你的记忆，加深你的理解，激发你的创造。”这就明确指出了抄读的三种好处:巩固记忆，加深理解，激发创造。
5.熟读。熟读就是读得纯熟，能大致背下来。俗话说:“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。”背的东西多了，就能熟能生巧，发现新观点，创造新理论，写出高质量的文章。一个人背的东西愈多，其思路就愈开阔，思维就愈敏捷，考虑问题亦愈全面。
熟读的知识愈多，综合能力愈强。古今中外的集大成者无不是深谙此道者。对学生而言，教材中的定义、概念、特征等最基础的知识，要下一番苦工夫去背诵，这样，一门又一门的知识在你脑中融会贯通，你就可以创造新知识，提高你的综合能力。
6.疑读。疑读是对所读书中内容的真伪、立论的正误等产生疑问，发现问题。一个人对本专业的知识知之不多，或知之不深，在读本专业有关的书籍时，就难以产生疑问，不易发现问题。只有精读同类的书籍多了，不仅基础知识学得扎实，而且还有一定的鉴别能力和研究能力，才能在读书时发现疑难之点。可以说，学问愈扎实、宽广、深厚，发现的疑问就愈多。正如朱熹说:“读书，始读，未知有疑;其次，则渐渐有疑;中则节节有疑。过了这番后，疑渐渐释，以至融会贯通，都无可疑，方始是学。”
在读书中发现有疑问，这不仅说明你用了功，有进步，而且说明你读书已达到了一定的高度。可以说，小疑小进，大疑大进，无疑难进，故陆九渊指出:“为学患无疑，疑则有进。”
7.研读。研读就是为研究此书或研究与此书有关的问题而读，这是读书中较高层次的读法。研读的常见方法有两种:一是评读法;二是比较法。
评读法，就是对所读之书的优劣、好坏、真伪进行评论。评读，首先要深入阅读，这是取得评论发言权的基础。评读的论题选择常见的有四种:一是找出特色，重点评论;二是抓住要害，给予批评;三是全面剖析;四是针对问题，深入阐发。在评读时，要好处说好，坏处说坏，切不可凭自己的好恶或当时的政治倾向而任意拔高或贬低。再者，在评读中要评得精辟、中肯、深刻，有自己的真知灼见，以理服人。只有这样，才对作者、编者有启发、指导的作用，对读者有提示、引导的作用，能给人以思想启迪和美的享受。这样的评读，才有意义，有价值。
比较法，就是把同一学科不同版本的书籍，或不同历史时期的同类内容的书籍，或中外不同作者撰写的同类内容的书籍对照阅读，比较它们的异同，从中找出规律性。有比较才有鉴别，有鉴别才有发现。而这“发现”的问题，正是进行科研的好课题。
8.展读。展读就是追踪所读之书中提到的其他书籍和文献资料。展读，是在精读的基础上进行阅读的一种方法，又为研读打下厚实的基础。
一本好的教材或有实用价值、学术价值的书，对其引用的观点或论述的事例，大多会作出明确的注释或说明，有的还把作者的姓名、书名、篇名、出版社或报刊的名称、出版日期等一一列出;有的还在书后列入主要参考书目和文献资料。而展读，就可以依据这类注释、说明和参考文献，一一追寻读下去。通过这本书的引文、注释、说明和文献资料，去找那一本书阅读，再通过那一本书的引文、注释、说明和文献，找另一本书，一一读下来，你不仅可以扩大知识面，加深对指定的教材或精读之书的理解，而且会发现本书的内容可以从其他的书中找到它的历史根源、发展趋势，有时还会发现新的内容、新的疑问。如果基础好，便可以在此基础上做些研究工作。
9.浏览。浏览只是对书名、目录、标题等内容有个大致轮廓的认识。浏览的好处是:不仅能初步判断一本书或一篇文章是否值得一读，而且可以扩大知识面，更重要的是能获取最新的知识信息，启发思维。不少学者的生动事例告诉我们，掌握和运用好浏览这一科学读书方法，可以为做学问、搞科研打开可行的通道。
浏览虽然是读者与书刊的一面之交，其特点是大略地翻翻，书目、大小标题一闪而过。一句话，快而不深，但却能启发思路，发现问题，产生顿悟。
浏览，不仅为选读提供了依据，而且可以使自己了解本专业在国内外的最新水平和成就，及时掌握它的发展动态和趋向，使自己时时处在本专业发展的前沿。世界上的书籍浩如烟海，在知识爆炸的今日，书刊每年成倍地增长，而学海无涯，人生有限。如果没有选择，碰到什么书读什么书，那不仅没有多大收益，甚至还会走上邪道。
目前，我国互联网正在普及，在网上浏览已成为一种时尚、一种必需，因此我们应重视网上浏览。
10.跳读。跳读就是越过一段文字而读下面的内容。这种读法的运用有一个前提，就是读者应具备广博的知识和深厚的专业理论功底。如读有关应用文写作的书籍，你已精读了一种版本，再读其他版本时，就可以用跳读的方法。因为在应用文写作中，落实到具体文种的特征、格式、写作要求等内容，往往是大同小异的，故在阅读的过程中，同一内容的不同版本的书籍较多，运用跳读法，不仅可以节省不少时间和精力，而且也能更多地了解其他版本中的新内容，并发现它们之间的差异，抓住差异进行研究又会取得新的成果。
学识和见解需要互相启发、激励，因此，不仅要敢于“班门弄斧”，而且要善于交友，“独学而无友，则孤陋而寡闻”。与友人讨论、争论读书所得所感，切磋琢磨，互相质疑，就是高层次展读的继续，是互学互补的一种读书的好方法。
二、写作训练的三种方法
学习应用文写作的目的，主要是为了提高写作能力，能熟练地写出工作中、生活中需要的合格的应用文。这里在总结前人经验的基础上，以及我们在写作实践中的感悟，重点讲述应用文写作训练中最基本的三种方法。
1.摹仿。摹仿就是照着某一应用文体现成的格式、用语学着写。在应用文写作中，文种多达几百种，每一文种有每一文种的式样和各自特有的用语。应用文写作的初学者，可以按照规范的应用文文种式样，逐一进行摹仿。在训练中，不断地揣摩，不断地去感悟，边揣摩，边感悟，边摹仿，就会熟能生巧，自然而然就会写了。摹仿的过程，就是写作入门的过程，就是由不会到会的提高过程。千万不要忽视“摹仿”这道“工序”。
2.单项训练。单项训练就是对写作中的表达方式、方法和写作格式中每一构成部分一项一项地训练。这如同打排球，先练发球，再依次练接球、扣球、救球一样。应用文写作单项训练，应包括两个方面的内容:一是表达能力的训练;二是文种格式规范性的训练。
表达能力是最基本的写作能力之一。应用文写作的表达方式，主要是叙述、议论、说明。在这三种表达方式中，叙述的使用频率最高，也最难写好。清人李绂在《秋山论文》中说:“文章惟叙事最难。”难在什么地方呢?章学诚在《论课蒙学文法》中指出:“叙事之文，其变无穷。”因为叙述不仅要交代事件的前因后果，而且要交代事物的发展与变化;不仅要写明人物的事迹，还要通过事迹写出人的思想、品质;不仅要叙明矛盾产生的根源，还要写出矛盾内在变化与外部环境的关系等。而叙述的方法，除了常用的顺叙、倒叙、插叙、分叙、概叙、合叙外，还有古人所总结的“正叙、总叙、间叙、引叙、补叙、略叙、别叙、婉叙、意叙、平叙、直叙”十一种方法。议论的方法有归纳法、演绎法、喻证法、类比法、对比法、例证法、引证法、分析法等。说明的方法有分类说明、定义说明、举例说明、解释说明、介绍说明、数字说明、图表说明、引用说明、描述说明、比拟说明、比喻说明、成因说明等。以上这些方法，应一种一种地进行训练，逐步掌握、运用这些方法。写应用文也必须讲究写法，它“犹弈师之有谱，曲工之有节，匠师之有绳度，不可不讲究之而自得也”[4]。初学应用文写作的人，应该在学习政治、管理学、哲学、法学，提高思想觉悟、道德修养和文化水平，丰富生活阅历和端正写作态度的同时，要十分注意学习、训练写作技法。写作技法掌握多了，运用熟了，就能达到巴金所说的“无技巧”阶段。“无技巧”不是不要技巧，而是将技巧不露痕迹地化入在文章的内容之中，正如古人所言:“先从法入，后从法出，能以无法为有法。”“无法而法，乃为至法。”[5]初学应用文写作的人，首先必须学习和掌握一定的技法，逐一进行训练，使自己进入到“有技法”阶段，再经过反复训练，达到有法而不拘泥于法，能活用技法阶段。只有这样，才会在应用文写作上产生飞跃，进入到更高的“无技法”的境界，写出“清水出芙蓉，天然去雕饰”的好应用文来。
文种格式规范性的训练，是将文种“标题”、“主送机关”、“正文”、“结语”、“关键词”逐一训练。如写“请示”的正文，应按三层因果式的结构写作:一是写清请示的原由。一般应写明请示的原因、根据、背景、目的等，以说明请示的重要性、紧迫性、合理性、合法性。二是写明请求上级批办的有关事项。关于什么事项，请示上级具体办什么、怎么办，都要写得清楚明白。三是请示结语。这是请示上级答复的结束语，如“请批示”、“请批准”、“请核示”、“请审批”等。只要在训练中真正掌握了最基本的格式，那么，无论写什么内容的请示，至少在写作格式上是规范的，其他文种写作训练与此相同或相似。
3.综合训练。综合训练是根据写作目的的需要，整体运用单项训练中掌握的方式、方法而进行的写作训练。它不仅不是单一的写法，也不是文种某一部分的写作，而是依据工作、生活需要，完整地写出某一文种。
应用文写作不同于文学写作，它有明确的目的性，避免随意性。在应用文写作综合训练中，既可以按“行政公文类”、“工作事务类”、“财经类”、“司法类”、“涉外类”、“日常生活类”等系列进行写作训练，也可以按“记叙类”、“说明类”、“议论类”等系统进行写作训练。无论是按内容、文体，还是按表述手法进行训练，都应采用循序渐进的方式，由易到难，一种文体一种文体地进行训练，直至一遇到需要就能提笔写出符合文体要求的合格的应用文。朱光潜在《写作练习》一文中指出:“许多学子对写作不肯经过浅近的基本训练，以为将来一动笔就会一鸣惊人，那只是妄想，虽天才也未必能做到。”此言极为精当。应用文写作能力的提高，虽涉及政治、法律、经济、公共管理、语言文字诸方面的知识，以及撰写者的人品、道德等方面，但就写作而言，关键是两个字，一是读，二是练。多读多练，坚持不懈，必能成为写作的高手!
三、转变学习应用文的观念
在应用文写作教学中，要培养学生的社会适应能力，提高他们谋职、称职的智能，使他们具有求新思维和开拓创新的本领，其中一个关键问题，就是要转变学习的观念:提高学生的综合素质和动手能力是深化教学改革的落脚点。客观考察我国高校应用文写作教学的实际情况，冷静分析学生学习应用文写作的现状，并不令人乐观。在教与学环节中，仍然存在着传播知识与培养技能相脱节、教学内容与现实社会相脱离的现象，这可概括为“三重三轻”:重理论知识，轻应用实践;重概念特征的识记，轻分析实际问题的训练;重出题考试，轻有针对性解决现实问题的考核。学生的应用文写作智力、能力在考试面前显得无足轻重。因此，学习应用文写作，除了讲究一定的学习方法外，还必须转变学习的观念。这里参照雷冬梅、洪望云等学者的研究，对学习观念的转变作些介绍和论述。
1.从知识型的学习观向素质型的学习观转变。知识型的学习观，对教师而言，重视知识的传授，忽视能力的培养;重视理论灌输，轻视实际操作。对学生而言，重视概念和文体特征、写作要求的背诵，忽视实际写作能力的训练。素质型的学习观认为，知识是形成人的能力的前提，是提高人的素质的基础。知识转化为能力取决于两个方面:一是所掌握的知识是否系统、深厚，是否开启了人的智慧和心灵;二是通过实际动手训练，是否将知识运用到相应的写作活动中。素质是在人的先天生理基础上，经过后天教育和社会环境的影响，由知识内化而形成相对稳定的品质。素质型学习认为，知识、能力、素质三者的关系不能偏废。
2.从依赖型的学习观向主体型的学习观转变。我国应用文写作教学，目前还处于五个依赖阶段:一是依赖课堂;二是依赖教师;三是依赖教材;四是依赖识记;五是依赖考试。这样，不仅妨碍了学生发挥学习的主动性和自主性，而且扼杀了学生学习的积极性和创造性。主体型学习观则是把学生作为教育的主体，注重学生主动学习，主动认知，主动吸收知识和掌握知识，并积极运用这些知识开动脑筋去思考问题、分析问题、解决问题，从而有效地培养和确立学生的主体意识。
3.从统一型学习观向个性化的学习观转变。统一型学习观只注重学习统一指定的教材，注重学习前人积累的知识，强化发挥人类传递知识的作用，这在客观上不仅造成学习无生机和活力，而且思维模式上亦趋向一致。个性化的学习观，则不仅把学生看成是教育的主体，而且把培养和发展学生的个性作为教育的主要功能，努力引导、促使他们去探索，鼓励他们用多种思维方式去探讨所学的东西，以自己独有的方式方法去积极地参与和干预社会生活。
第二章 应用文发展的十三种新趋势
从原始社会到今日的知识经济社会，人类从茹毛饮血的原始社会到信息自动化的现代社会，应用文写作从“上古结绳始”，经过龟板、骨片、竹简、陶瓷、青铜刻文记事，到布帛、纸笔书写，再到键盘输入和光盘储存，文种从单一到繁多，载体从纸质到电质，应用文的每一次变化与发展，都是与时代的进步、科技的发展、社会体制的不断创新和变化紧密相联的。正如刘勰在《文心雕龙·时序》一文中所指:“文变染乎世情，兴废系乎时序。”此言道出了文体变化与发展的基本规律性。
世界各国尽管政治体制不同、文化特征各异，但在科学技术迅猛发展、世界经济一体化日渐明显的今天，应用文写作的发展趋势却大致相似，这主要表现在以下十三个方面。
第一节 专业化和知识化的发展趋势
一、专业化的发展趋势
应用文是随着社会的进步而发展的。社会分工日趋专业化，必然要求应用文写作更加专业化，以适应、满足社会发展的需要，并促进社会更加有序、有效地发展。“学有专长”，是多年来家长对子女的期盼，也是社会对莘莘学子的要求。
在西方发达国家，政府各职能部门中的每一位应用文写作者，就是某一方面的专家。由于社会生产力和工作效率的普遍提高，专业化的社会分工不仅已被人们接受，而且是社会文明、进步、发达的主要象征。
我国要融入世界经济一体化的大潮中，在竞争日益激烈的市场经济中站稳脚跟，并且持续稳定健康地发展，就迫切需要大量的专门人才，其中包括应用文写作的专门人才。以法律应用文写作为例。在国内法中，就有刑法、民法、行政诉讼法等一百多种;在涉外经济法中，就有中外合资经营企业法、中外合作经营企业法、外资企业法、对外投资与涉外公司法、涉外税法、涉外保险法、海关法、商检法等。一个人的精力和能力总是有限的，他不可能把国内外的“法”全部弄通弄懂，总是有所侧重的。目前，我国能写好涉外经济类应用文的人才奇缺。随着我国加入世界贸易组织，对外经济技术交流与合作与日俱增，涉外经济类应用文的写作量不断递增，迫切需要我们加速培养涉外经济类应用文写作的专门人才，使之能适应市场经济发展的需要，在参与国际分工与合作中逐渐缩小与发达国家的差距，保证涉外经济活动的顺利进行。如果撰写这方面应用文的人不熟悉或不懂这方面的法律，就不能胜任这方面的工作。依法办事，已是国际交往的发展趋势，因此，大力培养专门人才，包括应用文写作的专门人才，已是刻不容缓的事。
二、知识化的发展趋势
直面当今世界，知识化的发展趋势不可阻挡。在世界范围内，知识已成为发展经济的最重要、最直接的资源，知识产业成为知识经济的支柱。可以断言，知识经济向世界各国、各民族、各行业提出了严峻的挑战。它对我们现有的生产方式、生活方式、思维方式，乃至社会政治、经济等活动，都将产生重大的影响。作为应用文写作者，必须适应知识经济发展的新形势，“适者生存”，否则既会落伍，还会挨打。
知识经济的出现，不是偶然现象，而是一个历史性的积累;不是某人有先见之明，而是人们已达到一定的知识层面，实现知识社会化，就可以发展成为知识经济。在一个文盲或半文盲占较大比例的国度，不可能出现主流知识经济。今后，无论在党政机关，还是在企事业单位，从事应用文写作的人，都应具有这一部门所要求的知识。即便是硕士毕业生、博士毕业生，也必须经过专业知识学习和业务培训并考试合格后，才能持证上岗。
三、知识创新的本质特征
在知识经济时代，知识创新是一个特殊的动态创新体系。知识化的发展依赖于知识创新。窦睛身等学者认为，知识创新不同于知识更新，其主要本质特征是:知识创新是一种创新系统，而不像传统理论认为的那样，知识创新是一种所谓的“创新链”或“线性模型”，知识在其中的流动相对简单:基础研究——应用研究——新技术、新产品，这种创新是线性的，整个创新过程被描述为只要增加上游的基础研究投入，就可以直接增加下游的新产品的产出。其实，这种观念和理论是与实践远远脱节的。创新有许多的起因和知识来源，可以在研究、开发、扩散等任何阶段发生，创新形式也多种多样，因此，知识创新是一个动态的、多维的系统;知识创新体现的是合作的优势。传统意义上的创新着重于竞争策略，而知识创新则注重合作策略，重视通过共生关系促进双方间的协调与合作，达到双赢的目的;知识创新具有依赖性，现在所做的一切，是以过去的成果为基础。知识创新离不开继承，更离不开发展性的继承。在知识经济成为社会主导潮流的今天，应用文写作必须适应知识创新的发展要求，体现知识创新的本质特征，既为知识创新服务，又促进知识创新不断发展。
第二节 电脑写作和格式规范化的发展趋势
一、电脑写作的发展趋势
电脑写作，它在一定程度上可以说是写作史上的一次深刻革命。
首先，在写作手段上，电脑对应用文有最直接的影响。电脑的出现与普及，让人们丢掉笔来写作，用键盘输入，用打印机打出漂亮的文稿，这是手书所无法比的。而人们发现用键盘输入还是麻烦，干脆发明了用声音输入。我们相信，在不久的将来，将很少看到在台灯下奋笔疾书的身影，而只会看到，无论是在会议桌前，还是在基层调查的车间、田埂上;无论是在游船、火车上，还是在公园、海滩，随时随地打开笔记本电脑进行写作的人。
其次，从载体上来看，应用文因电脑的出现而不再仅仅依附于纸笔，这带来的不仅是资源的节约，更重要的是存储和查阅的方便快捷。如新中国成立以来国务院的决定、决议、公告、条例、规定等应用文，需要大量房间贮藏，而且查阅起来极不方便，难度极大。如果将它们存储到光盘上，则只需要薄薄的、用一只手就可轻松提起的十几张光盘，并且通过电脑查询极为便捷。应用文的文体众多，而且它需要保存和及时整理，这些繁重的工作如果通过电脑来完成，则是轻而易举的事。但电脑写作是一种借助电脑的人工智能活动，它是运用写作软件进行的活动，并通过它实现写作的自动化，它并不能代替人脑。
二、格式规范化的发展趋势
在信息网络逐渐普及的今天，应用文的使用频率愈来愈高。为了便于电脑写作和处理，要求应用文格式规范化的呼声日渐增高，尤其是公文类、信函类、经济类、司法类等应用文，在写作中应做到体式规范化、内容规范化、语言规范化。
当今世界经济一体化不仅日趋成熟，而且信息流量不断上涨而出现“信息超载”，因而应用文写作格式规范化的要求越来越高。现在，一种叫做EDI(Electric Data Interchange，即电子数据交换)的技术正迅猛发展，席卷全球。它可以通过计算机网络，将各行各业的信息处理系统连接起来，使整个贸易过程的事务处理完全自动化。这种完全自动化的贸易已被人称为“无纸贸易”。而进行贸易，需要运用应用文。贸易的项目越多，贸易活动越频繁，应用文的使用率就越高。如果应用文写作格式不规范，就会影响贸易的顺利进行。
在世界范围内，目前对应用文的格式还没有一个国际组织做出统一的要求，仍处在探索阶段。然而，经济大国的交易模式已悄然地左右着世界经济市场。尽管“世界多极化”的呼声很高，但因一些国家在经济上不能占主导地位而显得苍白无力。只有全力发展经济，壮大自身，在国际上才能争得主导权，那么，应用文在世界上通用的模式，就不再是几个经济大国所独有的了。客观说来，无论哪一个国家的模式，应用文格式的发展趋势，总是以简洁、明了、实用为主。
第三节 快节奏和高效率的发展趋势
一、快节奏的发展趋势
当今社会，时间就是金钱、时间就是效率、时间就是生命的观念日益深入人心，也不断地体现在社会生产、社会生活的各个方面。应用文作为一种具有极强实用性的文体，它的时效性容不得半点马虎，往往一个通知、决定、规定没有及时地送到受文者手中，将会给国家、单位或个人造成重大损失。计算机的普及和网络的日益扩展，使人们、地区、国家之间的交流几乎不存在着时间差和空间差。电报、电话虽说也有一定的时间优势，但应用文的严肃性、有据性、正规性、权威性却是它们力所不能及的。而电脑和网络的结合，综合了二者的优势，节奏更快，效果更好。随着信息高速公路建设的不断完善和扩展，电脑和互联网将终究会取代传统的传递方式，因而在应用文的写作和传递上，传统的笔纸和邮寄则会被网站和E-mail所取代。每一次生产力和科学技术的大革命，都会给应用文写作注入大量新鲜的血液。可以说，因为有了电脑和网络以及新的通信技术的发展，传统的应用文写作和传递已经有了根本性的改变，但这并不表明应用文功能的削弱，而是它转换成另一种形式发挥着更大的作用。这一发展趋势会随着网络普及将全面地向各行各业扩展，使应用文写作获得再一次的新生。
二、高效率的发展趋势
应用文写作的网络化，不只是写作和传递的节奏快，而且效率也高。一般而言，效率与效益是相互联系的。效果指的是产生一定的期望结果，而效率则意味着以最小的努力和花费产生期望的结果。在实际工作中，有效果而无效率，那么其代价就大，效果也就差。在世界性的竞争日益激烈的年代，从事应用文写作要求精练、高效。美国一家跨国公司的董事长规定秘书某日某时之前交来市场分析报告，而秘书晚交了3分钟。秘书解释说:“我的手表走得慢了。”董事长严肃地说:“要么你换一只手表，要么我换一个秘书!”一个大公司的决定，提前一天、一小时，甚至几分钟，就有可能产生几十万、几千万的效益。因此，在一个竞争十分激烈的社会里，各项工作都在追求效益最大化。
应用文写作与网络联姻后，快节奏和高效率的发展趋势日益明显。但任何事物都有另一面，这正如鲁迅先生所说的那样，新开荒的地里总会有些杂草和毒草。在电脑特别是作为电脑文化最新标志的网络这块处女地上，也存在着不容忽视的问题。利用网络监控并窃取经济、军事、外交等信息的活动，会愈来愈频繁，监控、窃取与反监控、反窃取的斗争，也会愈来愈激烈。但我们决不能重犯当年清政府闭关锁国的错误，我们唯一能做的是发展、壮大自己，加强自身的“免疫能力”。北京大学王选教授曾认为:错过一段时间可以原谅，可怕的是错过一个时代。机遇总是与挑战并存的。应用文必将在广大科学工作者和应用文撰写者的努力下，在电脑网络的推动下，达到一个更新、更高的层次。因此，学习并熟练运用电脑为应用文写作服务，是每一个学生必备的基本条件。
第四节 社会化和民众化的发展趋势
一、社会化的发展趋势
“社会化”是一个内涵极为广泛、丰富的动态概念，目前具有代表性的观点主要有两种:一是认为社会化是指作为个体的生物人成长为社会人并逐步适应社会生活的过程;二是认为社会化过程总要在特定的文化背景中进行，社会化的调试过程实际上就是社会教化过程。这两种观点既抓住了社会化的实质，强调了人的本质的形成和实现过程，又阐明了社会化过程中文化背景所起的特定作用。岳天明等学者认为社会化不仅对个人的生存、发展是必要的，而且对社会的生存和运转也极为重要。只有当一个社会的成员以同一、合理的规范为指导，通过本质上相同的共同行动来支持、维护现有的社会时，这个社会才能生存下去，正如美国著名社会心理学家E.弗罗姆所说，社会化诱导社会成员去做那些要想使社会正常延续就必须做的事，是使社会和文化得以延续的手段。因此，每个社会都会通过塑造其成员的行为来达到此目的。作为具有中介性、指导性、规范性、教育性等作用的应用文，不仅能对社会成员进行道德说教和规劝，还起着教化和强制性的作用，以保证特殊社会成员社会化进程的正确方向。
从社会结构的角度分析，社会化就是要使人变得具有社会性。社会化过程就是指个人角色的社会化过程。个人通过角色进入社会，角色是社会结构系统的一种方式，是个体社会性、社会化的一种方式。从个体角度来分析，当人们认识到自己想做的正是社会所期待的、需求的，并且能满足社会和个体利益的时候，社会化过程才有可能完成。从社会系统的角度分析，角色问题必须与社会系统的功能密切相联，它追求的是系统的整体功能。社会化的过程是个体通过应用文与社会互相作用以形成和维护一致的社会目标和社会行为模式的过程。应用文的社会化，除了要和社会教化联系起来外，更重要的是规范社会成员的行为，使之符合社会整体的利益，既保护每个社会成员的个体利益，又使社会结构适时得以合理的调整和维护。可以说，在法治社会，应用文的社会发展趋势愈来愈明显，愈来愈显示其维系社会稳定、和谐发展的强大作用。
二、民众化的发展趋势
一个国家的法治程度如何，民主程度如何，从应用文的民众化程度中可以看得很清楚。因此，普及应用文写作，使社会成员能熟练地运用应用文保护自身利益，维护社会的安定，促进社会的发展，已成为衡量一个社会是否文明、发达的标志之一。无论是西方发达的七国集团，还是东南亚的新加坡等国，在录取公务员时，必定要考应用文写作，而企业无论大小，在聘用管理和技术人员时，也要考应用文写作。事实上，应用文在美国已走向各行各业，走向社会，走向民众。一名大学毕业生或博士毕业生谋职，在考察其能力中，必定要考察应用文写作能力。试用期间，要书写大量的应用文，所以美国的高等院校，大多开设了应用文写作课程。据已有的资料统计，美国有123个专业开设应用文写作课程，有26所大学和研究所招收应用文写作学的硕士研究生和博士研究生。除了高等院校传播应用文写作知识、训练应用文写作技能外，社会上还开办了各类不同层次的专业应用文写作培训学校。目前，不少公司不仅聘用法律顾问，而且还聘用应用文写作顾问。可以说，应用文写作已渗透到美国社会的各个行业。
目前，我国实施的公务员制度，在录用前的考试中，也必须考一些应用文写作。尤其是近十年来，中小学语文教材中，应用文写作知识和范文的比重增幅较大，应用文写作正走向普及化。以往，个人的财产或人身受到损失或伤害，往往是找领导人，求他们主持公道、解决问题。现在如果出现此类问题，就不再找领导、找组织了，而是翻阅有关法律条文，写一份诉状，交到当地人民法院，依靠法律来解决问题。以往，无论是国有企业产品的销售，还是个人的产品推销，一律是靠相关行业的领导调配，现在，写一则广告刊登在报纸、刊物、电视等媒体上，就能找到市场。
随着社会的进步，国民文化素质的提高，市场机制不断健全，应用文写作不再是少数人的专利，而是每一个社会成员为了满足工作和生活的需要而必须会写会用的一种生存技能和本领。
第五节 积极参与和干预社会生活的发展趋势
一、直接参与和干预
应用文中的公文对社会的参与和干预是直接的。公文从它产生的第一天起，就为社会管理工作所必需。
直接参与和干预社会生活的应用文，是管理者实现自己意志不可或缺的有力管理手段。一个“约法三章”，使原在秦朝统治下的关中父老，一下子转向拥护刘邦。一份《中国共产党第十一届中央委员会第三次全体会议公报》，便宣告废除以阶级斗争为纲、中国进入以经济建设为中心的新时期。这种直接的干预作用，是小说、诗歌、散文等无法相比的。一个国家、一个组织、一个单位，要规范、约束所属组织、单位与个人的行为，规定什么可做，什么不可做，该怎样做与不该怎样做等，就往往依靠公文来发布。有些公文具有法规性，具有很大的强制性和约束力，在其所确定的范围内，人人都必须遵照执行。如《中华人民共和国治安管理处罚条例》等，一经颁发，就在全国执行，它的严肃性和权威性是不容置疑的。还有一种指挥性公文，它的主要特点是“制下性”，对下级起指挥、督促、监察、检查作用。如“命令”(令)、“批复”、“决定”、“决议”等文种，都是下行文，它们是上级机关用以向下级表明在某一时期、某一方面或某一问题上所推行的方针、政策，所做的工作部署、安排，所持的态度、意向，并要求下级服从，贯彻执行。
二、间接参与和干预
一般说来，通过应用文间接参与和干预社会生活的方式、方法、途径较多。一份调查研究，甚至一封信，就能间接达到参与和干预社会生活的目的。如湖北省监利县棋盘乡原党委书记李昌平，曾含泪给国务院领导写了一封题为《一个乡党委书记的心里话》的信，如实反映了“现在农民真苦，农村真穷，农业真危险”的“三农”问题。此信引起国务院领导的高度重视，先后两次作出“批示”，农业部、湖北省多次派员深入了解情况，寻找解决问题的方法。一封8角钱的平信，不仅为监利县百姓减轻了几千万元的负担，而且引起全社会对“三农”问题的重视。应用文间接参与和干预社会生活是大量的、经常的现象，一份“调研报告”、“研究报告”，一个“提案”、“议案”等，虽然不能像“命令”、“规定”、“条例”、“决定”等直接干预社会生活，但对于制定政策、计划、措施、方案、决议、规定等起着不可忽视的参考或依据的作用。它将思考的问题、提出的建议，通过一定的行政程序行文、发文，转化为指导全局的方针、政策。
随着市场经济的不断完善，民主政治必将得到发展，而应用文的直接或间接干预社会生活的作用会越来越重要。这就要求应用文撰写者要以主人翁的身份，积极介入国家政治、经济、军事、外交、文化等领域中的重大问题，以清醒的头脑和实事求是的科学态度对现实社会进行调查研究、作出分析评判，引起社会的关注，提供对策，加速问题的解决。
第六节 语言表述多语化的发展趋势
一、多语化是国家生存发展的需要
随着经济全球化的出现，各国的经济相互依存，利益相联。这种发展趋势，使得应用文的表述也向着多语化的方向发展。尤其是在经济领域，一国在制定国内经济政策时，必须考虑到世界经济和世界市场。这不只表现在经济问题上，社会生活的其他方面也是如此。在这一背景和基础上的应用文写作，必然会出现多语化的发展趋势。在应用文写作学的研究中，如果缺少这种认识和准备，那就不只是应用文写作落后的问题，它还是关系到经济发展、国家发展的大问题。
美国在多语化教育方面，已走在世界的前面。哈佛大学前校长鲁登斯坦透露:哈佛大学要教授60多种语言及许多异国文化和文明成就。一所大学要教授60多种语言，为什么?不就是为了应对经济全球化这一趋势吗?不就是为了美国的自身利益而真正走向世界吗?这一事实，应引起我国教育界的警觉，首先在学校中培养具有多语交际能力的学生。没有多语交际的能力，怎么能写好多语应用文呢?应把这一问题提高到国家如何在世界上占有一席之地、如何更快地强大起来的高度去认识、去安排、去实施。
二、多语化是应用文自身发展的需要
全世界有近二百个独立国家，不同的国家有不同的文化和语言，国与国建交，各自要用本国的语言文字发表“建交公报”;在贸易谈判中，无论是达成协议，还是签订合同，一国与他国或多国的“协议”或“合同”，一般要用两种以上语言文字进行书写。无论是大国、强国，还是小国、弱国，无论是大语种，还是小语种，在政治、文化、军事、外交、经济交往中，至少是双语式的记载。中国香港、澳门地区市面上的广告词，绝大多数是双语表达式的，尤其是在香港的一些商业、金融业繁华地段，一些广告词用中文、英文、日文、德文、法文等十多种语言文字表述。可以说，多一种语言文字表述，就多一个发展空间，就多一次交易的商机。在一些发达的国家，无论是商业广告词，还是产品说明书，大多有两种或两种以上的语言文字表述。在世界著名的旅游城市，这种多语表述的应用文就更加普遍。中国要走向世界，参与世界性的交往和竞争，在应用文的语言文字表述中，亦应采用多语种的方式进行。这虽然有一个如何提高国民文化素质的过程，但只要重视，从现在开始培训，是可以在较短的时间内适应世界发展的新形势。
第七节 主体内容经济化的发展趋势
一、经济全球化的本质特征
应用文写作主体内容经济化的发展趋势，是由经济全球化的本质和社会主义市场经济的发展所决定的。研究应用文写作主体内容经济化，必须首先弄清经济全球化的本质特征。
经济全球化的本质特征是什么?理论界对这一问题仍处于探讨、争论之中，未能达成共识。我们经过比较、分析、综合，倾向于刘中有、宋文群等学者的观点，认为经济全球化的实质，是市场经济规则在全世界范围内拓展、完善和被普遍接受的过程，在这个拓展、完善的过程中逐步走向一体化。无论是大国、强国，还是小国、弱国，只要加入相应的国际经济组织，就必须遵守市场经济规则。而体现这些规则的，正是一系列可供操作、运行的应用文。
第二次世界大战后，尤其是冷战结束以后，在世界范围内，形成了生产经营跨国化，信息传播全球化，科技与产业梯度扩散化，资本、外汇、商品市场运行的全球化，推动了世界经济发展的全球化。国与国之间的交往，绝大多数是以经济为主要内容的，因而出现应用文主体内容经济化的发展趋势。
二、主体内容经济化的方式
依据应用文的功能，它既要反映经济发展全球化的实况，又要促进、推动、规范经济全球化的发展。
在世界经济关系中，经济全球化是以技术创新为动力的。而技术的创新来自于理论的创新。如何将理论转化为技术，将技术转化为产品，将产品转化为货币，这之中的每一次转化，并能受到法律、法规的保护，全依赖于应用文。随着科学技术的不断发展和世界经济一体化的速度加快，应用文的主体内容将愈来愈以经济为中心。
在世界关系中，政治、文化等都将逐渐让位于经济。也就是说，国与国之间的交往，将主要是围绕经济这个中心来进行。而经济全球化的实质，则是以资本、技术为手段，以生产基地和市场的占领为依托，实现资本生产方式的全球性扩张，促使金融、技术、经济全球性交融的不断深化。这种交融，资本主义大国可以利用，发展中国家也可以利用，而且必须利用。我国改革开放三十年的实践已证明，在利用中融入，在融入中求得同世界经济的同步发展，并为赶超世界发达国家寻找机遇、创造条件。这之中的“交融”、“融入”、“利用”，无一不是应用文写作的主要内容。随着中国加入世界贸易组织，应用文写作中主体内容经济化的发展趋势会越来越强劲!
第八节 立足本国、涉足世界的国际化发展趋势
一、中文的魅力
在中国，官方的应用文一律采用中文。而企业等，虽以中文为主，但为了对外开放，走向世界，在广告、产品说明文等方面，已出现双语化的趋势。
随着中国经济的快速增长，中国这个大市场越来越有吸引力，加之30多年来华人移民海外者日众，一个“华商世纪”正呼之欲出，与之相应的是中文及其应用文开始走红海外。依据张晓明先生的统计，仅美国纽约地区就有4家华语广播电台和5家中文电视台;洛杉矶则有5家华语广播电台和5家中文电视台。其他地区也有数量不等的华语电台、电视台。美国的中文报纸数以百计。在世界的其他地区，有中文报刊500多种。现在，中文不仅在亚洲国家流行，也在以美国为首的西方发达国家流行。美国有中文学校600多所。迫于中文在商业领域的地位，美国政府教育部门在美国大学入学测试中将中文列为第二外国语，这不仅意味着中文开始受到美国主流教育的重视，而且提高了中文学校教学的标准……英国牛津大学中文研究所所长杜德桥感叹道:“等了几个世纪，现在中文成为亚洲国家共同语言的时候到了。”可以说，中文风靡全球之迅速，令人叹为观止。而以中文为表述方式的应用文，亦随着中文的国际化而逐渐国际化。据报道，一位英国籍的欧洲议会议员沃森曾指出:在21世纪里，中文和英文将成为全球最主要的两种语言。他建议，英国的儿童应该从5岁起就开始学习中文。目前，孔子学院已在30多个国家先后开学。随着中国经济持续发展，中国承担世界事务的责任越来越大，而中文的魅力亦会更加强劲。
二、应用文的立足与涉足
我们必须有一个清醒的认识，经济全球化的开放性和渗透性必然与国家主权的排他性发生摩擦和碰撞。经济全球化的基础是世界各国的经济利益相联系，要发展必须相互依存，共同遵守市场经济中的“游戏规则”。这些规则使各国认识到:追求本国利益时必须考虑到他国的利益。因此，关系到国计民生的应用文写作，一定要立足本国的利益。在历届美国总统宣誓就职的演说词中，总少不了为了美国的利益而尽心尽力工作的内容。为什么?这是立足的根本。但面对经济全球化的发展趋势，闭关锁国再也行不通了，本国的经济只有与世界经济融合，才有更大的发展空间，才有更多的商机。因此，在应用文写作中，不仅要立足本国，还要涉足世界，这一发展大趋势是无法阻挡的。
我国改革开放以来，一方面引进资金、技术，独资、合资等“三资”企业如雨后春笋般地涌现;另一方面打破自产自销、闭关锁国的思想，中国才算真正走向了世界。而在这个发展过程中，应用文成为这种交流的纽带和桥梁，成为互相交往和守信的凭证。展望21世纪，可以断言，在世界范围内应用文将成为运用频率最高的文种，成为维系全球有序发展的辐辏。
第三章 应用文的八大特征
特征是事物特点的征象、标志。某一文体的特征，是这一文体区别于另一文体的主要标志。在文章学的家族中，应用文也是“文”，它具有一般文章的共同属性和特征，但应用文最突出的特征是实用性、中介性、科学性、针对性、时效性、模式性、从属性和简约性。
第一节 应用文的实用性与中介性
一、明确的实用性
应用文，顾名思义，在于“应用”、“实用”。有些学者把应用文称为实用文，不无道理。“实用”的本义是“实际使用”，这是应用文区别于其他文体的最具个性的鲜明特征。
在文章学的家族中，各类文章均有各自的功能。新闻作品提供人们新的信息，使人们足不出户能知天下事;文学作品给人以审美愉悦，用来陶冶人们的性情;理论文章给人以思想，使人们能够客观地认识世界、改造世界;应用文则是以工作、生活的实际需要为出发点，以解决工作、事务、生活交往中出现的问题为目的，也就是说，多是为了事务或发生了问题，要办事，要解决问题，这才要写相应的应用文。
具有实用性的文章并不限于应用文，但最能体现实用性的则是应用文。不管是国家的政务、军务以及企事业和社会团体的公务，还是个人的私务，都明确地体现出应用文的实用性。尤其是应用文中的公文部分，在实用性中，还具有鲜明的“政策性”和“强制性”，如“决定”、“规定”、“办法”、“条例”等，虽然不同于法律、法令，但都是根据法律、法规和实际工作需要而制定的，一经签发，便具有法定的权威、行政约束力和法规的作用，成为一定时期、一定范围内人们行为的规范和办事的准则。它对所涉及的单位和人员，都具有准绳的作用，必须严格遵守，有时还视具体对象和条件强制执行。如有违反，将会视情节轻重分别给予批评、教育、经济处罚、行政处分，直至法律制裁。可以说，应用文之外的任何文种，都没有这种明确的实用性。由此可知，应用文是为了满足社会发展和人们需求而存在的，是“应付”生活、“用”于实务的。应用文的其他特性也是由“实用”而派生出来的。
二、鲜明的中介性
中介性，即事物所具有的作为媒介的性质。马克思主义哲学认为，世界上的一切事物都是普遍联系的，而联系是需要中介的。恩格斯曾明确地指出:“一切差异都在中间阶段融合，一切对立都经过中间环节而互相过渡。”[6]中介性是应用文固有的、最具鲜明个性的，然而又长期被人忽视的主要特征之一。
从社会发展的历程来看，应用文是理论通向实践的必经桥梁。每一个民族，每一个国家，每一个政党，在不同历史时期出现的新思想、新理论，无一不是通过应用文这一中介来展现和实践的。正如毛泽东在《整顿党的作风》一文中指出的，有些同志幼稚地把理论当作解决实际问题的“现成的灵丹圣药，似乎只要得了它，就可以不费力气地包医百病”。先进的思想，正确的理论，只有靠正确的政策在实践中贯彻、执行，才能取得预期的成效。需要强调的是，这里所说的政策，是由体现思想理论的、可供具体操作的一系列应用文所组成的。如果没有应用文这个中介，再好的思想、理论也无法实践。正确的思想和理论，必须有正确的中介，才能迈向实践的彼岸。如果思想、理论正确，而在中介上出了问题，不仅在实践中会犯这样或那样的错误，而且人们有可能怀疑这种思想、理论的正确性。
从国家管理的过程来看，应用文是“经国之枢机”。只要从行政管理学的角度考察应用文的功能，便知应用文是国家政权实施行政领导、管理、指导各部门的有力工具，是党和国家方针、政策具体化的书面形式。任何执政党或任何国家的政府要进行有效的管理，往往是通过大量应用文来实施的。这类应用文具有较强的权威性和法规性，成为各级政府管理的依据和处理政务的凭证。此外，各种应用文还是上下级之间、部门之间请示、报告与批复、洽商工作，交流情况，协作共事，加强联系的重要工具，通过沟通上下，联系左右，使各类机关、部门形成一个有活力的整体，统一认识，协调步伐，推动现实工作有序、顺利地进行。
应用文的中介性除了成为理论联系实践的桥梁、成为“经国之枢机”之外，还有其自身的特征。一是中介性具有多层次的等级体系。要把理论转换成为可操作的具体政策，其对应的是总政策、基本政策、具体政策，形成梯级式的等级。一项方针、政策的出台，总是要求各地、各职能部门依据党和国家总的政策，结合本地区、本单位、本行业的实际情况，制定出切实可行的具体政策，越到基层，可操作性越强。二是中介性具有双向作用的特征。一方面理论通过政策作用于实践;另一方面实践通过政策也在作用于理论。
第二节 应用文的科学性与从属性
一、应用文的科学性
应用文写作学是一门独立的学科，它就应具有科学性。但这种科学性既不同于自然、技术科学，也不同于一般的人文、社会科学。在自然、技术科学领域里，人们对自然和技术的正确认识是不因国家、种族、信仰或阶级的不同而改变;而人文、社会科学是人对社会的正确认识和客观反映，认识主体对客体的作用是可以影响社会系统中的客观现实的，具有一定的功利性。具有不同政治、经济地位的阶层和不同背景的个体，对客观事物的认识会产生不同的结果。当今，在高科技应用到社会科学中之后，维系社会稳定、指导和促进社会发展的应用文，就自然具备了自然、技术科学和人文、社会科学的双重属性。这就要求应用文写作者既要尊重自然规律和科学技术，又要善于发挥人的主观能动性，利用自然科学、技术科学的成就作出正确决策，采取正确的措施和方法为人类服务。例如，1982年2月底3月初，墨西哥爱尔·基琼火山爆发，美国得知这一情况后利用人造卫星对这次火山爆发进行了有计划的追踪调查。有关部门根据调查情况撰写了“描述性调查报告”、“探索性调查报告”和“预测性调查报告”等多篇报告。前两种调查报告认为这次火山爆发会使本来应该从地球上向外散发的能量被反射回地球，促使水蒸气变成水滴，一些地区会出现连续下大暴雨的现象。而预测性调查报告则认为这一变化会造成冷热空气不均匀分布，形成大雨、大旱、寒流、热流的组合效应，会使世界一些地区严重干旱，一些地区发生洪涝，从而影响世界粮食市场。可以说，前两种调查报告不带功利主义色彩，是按照自然的实际情况报告的，因而具有科学的自然属性。而预测性报告虽然是建立在科学性的基础上，但它具有功利主义。美国政府依据这些应用文提供的情况，作出了一个令全国乃至全世界吃惊的决策:减少全国三分之一的粮食耕种面积。这个决策就是完全建立在功利主义基础上的。事实上，英国、西班牙、葡萄牙、法国西岸等沿海地区普降大雨，伦敦连续降暴雨27天，属历史空前。而东欧几个国家则出现了有史以来少见的大旱，尤其是前苏联的农业因干旱而严重歉收。受灾国为了保障供应，大量投放外汇和黄金，大批进口粮食。这样，美国不仅在三分之二的耕地上得到了全部耕地上的收获，而且使原来降价都卖不出去的粮食现在却以高价出售了。通过这一典型事例，我们可以清楚地看到，科学性与社会性在应用文身上交叉统一起来了。
二、应用文的从属性
应用文的从属性主要表现在两个方面:一是应用文撰写者在写作中从属于一定的组织或领导;二是应用文写作应从属于科学。
应用文写作，尤其是公文写作，要受制于相对应的组织、领导和实际情况，这不同于文学创作的自主性与自由性，如“决定”、“通知”、“通报”、“公告”等文种，往往经一定组织开会讨论达成共识，才能决定写作。从下基层或开座谈会了解情况，到确定主旨、文种，到撰写、修改，撰写者往往是被动的，大多是听命于法人或法人代表的。这类文体的写作，作者不应夹杂个人的思想、观点和感情，从谋篇布局到用词的分寸把握，都需按领导班子讨论的意见行文。
从总体上讲，应用文写作应从属于科学。应用文，尤其是关系到国计民生大事的应用文，应本着科学的态度，按照自然发展的规律、社会发展的规律去写作，否则，违背了自然、社会发展的规律，是要付出代价、受到惩罚的。任何重大政策出台之前，都应该用科学的方法去分析，论证决策是否正确，是否符合科学性。应用文写作再也不能按过去“三拍式”领导的程序办事——表态时拍胸脯，决策时拍脑袋，事情办砸了拍屁股调离岗位。
第三节 应用文的针对性与时效性
一、应用文的针对性
应用文具有鲜明的针对性，这主要表现在两个方面:
1.有具体、明确的授文对象。文学作品的读者对象往往比较笼统，不具体，不明确。而应用文的读者对象是十分明确和具体的，接受对象非读它不可。如“请示”、“申请书”、“请调报告”、“批复”等应用文，是写给某一组织、团体的，某一组织、团体的领导者就必须看。如果写一份“通知”，既不明确发给哪个部门，也不知道写什么内容，更不清楚要解决什么问题，这怎么能形成文字呢?又能起到什么作用呢?可以断言:应用文如果没有特定的读者对象，其内容也就没有特定的针对性，这样的应用文写了等于白写。
2.内容上的针对性。写作应用文，总是为了反映、说明或解决现实生活、工作中存在的问题，或对特定的问题表明态度，提出解决问题的原则、措施、建议、办法。如写一份“起诉书”，就是为了某一具体案件起诉而写的，针对性极为鲜明，它不会涉及与此无关的其他内容。写一般文章或文学作品，作者完全可以依赖个人的感受、领悟、爱好，自由选择材料，自主确定主题，写现实题材可以，写历史题材也可以，爱写哪就写哪，有广泛的选择余地。应用文写作则不然，在内容上必须有明确的针对性，如向下级布置工作或阐明其指导原则，需用“决定”或“通知”;在工作中遇到亟待解决但需要经上级机关批准后才能实施解决办法的问题，或遇到自己无力解决的问题，需要上级给予财力、物力、人力援助的，需用“请示”;针对下级机关的请示给予答复的，需用“批复”等。所以，应用文写作在内容上的针对性是不容置疑的。
二、应用文的时效性
应用文，尤其是公文类应用文，都是为了处理事务、交流信息、解决问题而写的，往往在一定时间和一定范围内起作用，这就要求在时间上给予保证，快办、快发，不允许拖延时日。因此，应用文的时效性主要表现在“三快”上——快写、快发、快办。有些应用文正是由发文日期来确定它的生效期或正式执行的日期，有的应用文还明确地规定了有效期限。也就是说，应用文往往在一定时间内有效，过了规定的时间就失去了它的效力。这一点与一般文章显然是不同的。因此，应用文的时效性应引起普遍的重视，尤其是当前“时间就是效率”、“时间就是效益”的竞争年代，不能再容忍“文件旅行”的现象发生了。
综上所述，应用文的时效性包括两方面的内容:一是应用文写作成文的时效性;二是应用文本身效力的时间限定。
第四节 应用文的简约性与模式性
一、应用文的简约性
写作应用文，一般是一文一事，不仅叙事、陈述简洁，要求直截了当，而且语言要求简练，做到简明扼要。
在当今信息、网络飞速发展的时代，为了提高实用效能，应用文应崇尚简约，力戒浮华。首先，在篇幅上，一定要短，要精，文字表述不能冗长、繁琐，更不能像写散文、小说那样尽情地抒发、描写。其次，在用语上要准确、精当、质朴、简洁。无论是叙述还是说明，多用直笔，禁用曲笔。即便是议论，也是就事论理，切不可旁征博引。有什么说什么，有多少说多少，不宜夸饰和渲染。简约是时代的要求，人们早已厌烦读长篇的报告，也讨厌听冗长而又言之无物的讲话。同样是求职，两份求职书，一份长达十几页，洋洋洒洒上万言;一份只有一页，短小而精悍，用人单位主管是没有闲情逸致去阅读那上万言的求职书的。
说到简约，有些人就将其看作“字数少”，这是一种误解。是的，凡是简约，字数就不可多，但如果只求字数的“少”，而忽视了用词的“精”，那不就成了“短而空”了吗?应用文语言的最大特征是“就简生繁”，这是指语言虽然简洁精粹，但它包含的内容必须丰富扎实。无论是刘邦的《求贤诏》、《入关告谕》，刘彻的《求茂材异等诏》，朱元璋的《正礼仪风俗诏》，还是魏征的《谏太宗十思疏》，韩愈的《御史台上论天旱人饥状》等应用文，大多篇幅短小，但均写得言简意赅、情真词切。有的全文不满百字，但观点鲜明，语约意丰，且极富气魄和文采。
二、应用文的模式性
模式就是某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式。应用文与其他文章最大的不同点之一就是有比较固定的模式。文学作品或小品文要求多样化:形式上的多样化、格式上的多样化、表现手法上的多样化，力图摆脱模式的束缚，提倡标新立异，独出心裁，以适应不同读者的审美需要。它们最大的忌讳就是雷同。而在应用文中，每一文种都具有相对固定的模式，甚至在书写位置、用语等方面，都有固定的、严格的要求。
应用文的各类文种，在长期的使用过程中，相袭沿用，逐渐形成各自比较固定的格式。有的应用文还有约定俗成的习惯用语，最终成为应用文区别于其他文章的显著特色。尤其是应用文中的公文部分，对格式有法定的明文规定。由全国文件格式及数据标准化技术委员会提出、国家技术监督局1999年发布的《中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)，不仅对公文的书写形式、排版形式、公文各组成部分的排列顺序、区域划分等，作了明确、详细的规定，而且对公文的用纸尺寸、规格、字体、字号等作了具体的要求。除了要求法定公文按此“标准”执行外，还要求“其它公文参照执行”。
不同的应用文必须根据行文目的和行文关系，按照规定的格式去写，作者不能任意改变它的格式。即使是日常应用文，亦应按约定俗成的模式去书写。这不仅是现代化管理工作的需要，也是传递和贮存信息、资料的需要，更重要的是提高工作效率、效益的需要。
我们强调应用文的格式，并不是说在撰写应用文时，撰写者只要按照不同文种的模式，像填写个人履历表那样把内容填进去就可以了，而是应在遵守这些模式的前提下，在行文中，积极发挥撰写者的才思、文思，把应用文的内容写得更真、更精、更科学。客观而论，写作应用文如同在桌上跳舞，是受到一定的严格限制的。然而，知识面宽、文字功底好的高明作者，仍可以在这受限制的“桌”上，跳出令人叹服的“舞步”，展现出一流的“舞姿”。当然，有的应用文，如总结、调研报告、讲话稿等，写法较之公文要灵活些，但不管怎么写，也不能离开一定的模式和要求。
第四章 应用文的十大独特作用
客观而论，应用文的作用是受写作目的所制约的。在应用文的“家族”中，不同的文种有不同的作用，发文的级别不同，受文的范围不同，解决具体事件的轻重缓急不同，产生的作用亦不同。有的起直接作用，有的起间接作用，但从总体上来说，应用文的使用范围极为广泛，涉及社会生活的各个领域，因而其作用是广泛而明确的。如果认真考察我国历代应用文对当时整个国家的政治、经济、文化、军事、外交等方面所起的作用，就不难发现，应用文是经国之大业。刘勰在《文心雕龙·章表》中指出:“章表奏议，经国之枢机。”宋代李觏在《上李舍人书》中说:“贤人之业，莫先乎文。文者岂徒笔札章句而已，诚治物之器焉……发而为诏诰，则国体明而官守备;列而为奏议，刚阙政修而民隐露。”颜之推在《颜氏家训·文章篇》中指出:“朝廷宪章，军旅誓诰，敷显仁义，发明功德，牧民建国，不可暂无。”这些均是说明应用文的功能和作用的至理名言。可以说，任何一个国家，任何一个党派，任何一个部门或组织，要使其行政、组织机构正常地运作起来，使其不断发展、壮大，是离不开应用文的。在新的世纪里，在经济全球化的过程中，应用文最基本的社会作用，主要体现在十个方面。
第一节 领导和管理作用
应用文从它诞生的时候起，就是国家领导和管理所必需的，尤其是应用文中的下行文，大多具有行政领导和行政管理的作用。这不仅因为应用文是国家或执政党实施领导、管理的有力工具，而且是国家或执政党方针、政策具体化的书面形式。在我国，党和国家发布的“命令”、“决定”、“规定”等，往往条款明晰，内容具体，对下属机关、各地区、各单位具有权威性的领导、管理作用，下级机关必须认真贯彻执行。
有些下行文主要是起管理和指导的作用，如上级机关对下级机关发布的“批复”、“函”、“通知”等应用文，尤其是业务主管部门下发的应用文，主要是对具体问题起管理、指导的作用。如《关于做好防范应对强降温降雪天气的通知》[7]，针对2008年1月12日以来，我国大部分地区受强冷空气影响，十几个省份持续出现雨雪、凝冻等天气，农牧业生产和群众生活受到严重影响的情况，就灾情工作的组织领导、社会救助、社会秩序稳定、信息发布等作出了指导。这类应用文是就某一具体问题如何办理、解决而提出指导性的意见，它们与制定方针、政策的领导、管理性应用文虽然同属下行文，然而各自的作用是有区别的。
历史反复告诉我们:在法制不健全的国家，谁掌握了制定、签发作为行政领导工作指导的应用文的权力，谁就可以左右全国。“文革”期间，江青、陈伯达、张春桥等人掌握了当时的中央“文革”领导小组，用党中央的名义炮制、签发了一系列损害国家和人民根本利益的文件，在全国各个领域引发了极大的动乱，造成了极为严重的损失。而党的十一届三中全会以来颁发的一系列发展经济的文件，使中国走上了一条富裕、强盛的道路，举世瞩目。由此看来，这类应用文的行政领导、管理、指导作用是极其巨大的，真乃“经国之枢机”，领导人民，治理国家，没有比这更有效的了。
第二节 规范和准绳的作用
在应用文中，有相当一部分文种具有规范和准绳的作用。特别是行政命令性、法规性应用文，一般是依据各种法律法规而制定，它们一经通过、签发、公布，便具有国家宪法所赋予的行政权力，用法定的权威性来保证执行或强制执行，对它所涉及的单位和个人，都具有规范和准绳的作用。如《中华人民共和国治安管理条例》，是我国所有公民的行为准则，如有违反，则视其情节轻重，将受到批评教育、经济处罚、行政处分，甚至“送司法机关或军事法庭依法惩处”。这类应用文从发布之日起，直到立法机关宣布废止或为新的法规所代替之前，始终都具有规范和准绳的作用。
必须注意的是，在规范的应用文中，有的虽不是国家权力机关制发，不属于法规范畴，只在制发主体法定职权范围内应用，但这类应用文对所辖范围的管理对象，也同样具有规范的作用，因为这类应用文是按照国家的有关法律规范和有关政策条文而制定的，如企事业单位或社会团体制定的规章制度，对本系统、本部门、本单位及其所属成员，同样具有约束力，必须遵照执行。如《对外汇、贵金属和外汇票证等进出国境的管理施行细则》，是依照《中华人民共和国外汇管理暂行条例》制定的，制定的主体虽不是国家立法机关，但制定过程中做到了“上有所依，下有所系”，能为法律法规的实施提出具体的措施、方法，同样在一定的范围内发挥作用。
第三节 联系和知照作用
国家是一个有机的整体，上下左右各部门之间形成一个网络系统。不论是上级机关发布、颁布、传达方针政策、法律法规，还是下级机关就某一问题向上级机关请示、报告，或者是同级或不同部门之间要洽商工作，交流情况，协作共事，首先都有一个联系的问题，而应用文正是在这个网络中起着联系的作用。缺少这种联系，上下阻隔、闭塞，会影响国家机器的正常运转，甚至会引发不稳定因素。有些应用文，如函、介绍信、简报、电报、传真等，联系本身就是目的，是其主要作用。另外，有些应用文，如布告、公告、通告、证明信等，除了有联系的作用外，主要起着知照的作用，其目的主要是把有关事项告知、关照给对方或社会。
需要说明的是，知照性应用文大多数为下行文，如公报、公告、通报等，其主要作用是告知、关照，其行文对象具有广泛性和社会性，因而传播方式多种多样，或在电视台、电台、报刊上向全国、全世界公布，或印发、张贴在有关地区、单位，除了“通报”有机密性外，一般知照性的应用文不属保密范畴，越是家喻户晓越好。
总的说来，应用文是沟通上下的渠道，联系左右的桥梁，它把上下左右联系在一起，使之形成一个有活力的统一整体，达成共识、协调步伐，推动各项工作有序地、顺利地进行。毛泽东于1948年1月7日在《关于建立报告制度》一文中指出过:“我们所以规定这项政策性的经常的综合的报告和请示的制度，是因为党的第七次全国代表大会以后，仍然有一些(不是一切)中央局和分局的同志，不认识事先或事后向中央报告并请求指示的必要性和重要性，或仅仅作了一些技术性的报告和请示，以致中央不明了或者不充分明了他们重要的(不是次要的或技术性的)活动和政策的内容，因而发生了某些不可挽救的、或难以挽救、或能够挽救但已受了损失的事情。而那些事前请示、事后报告的中央局和分局，则避免了或减少了这样的损失。从今年起，全党各级领导机关，必须改正对上级事前不请示、事后不报告的不良习惯。各中央局和分局是受中央委任、代表中央执行其所委托的任务的机关，必须同中央发生最密切的联系。各省委或区党委，同中央局和分局也须密切联系。当此革命已进入新的高潮时期，加强此种联系，极为必要。”[8]这段话，虽然是在新中国成立之前说的，但总结了深刻的经验和教训，它不仅指出应用文上下联系的作用，还提出了这种联系要及时、全面的具体要求。
第四节 依据和凭证作用
如前所述，应用文是管理国家、处理政务、交流信息的一种文字载体，它不仅起着行政领导、工作指导、规范人们行为等作用，而且起着依据和凭证的作用。在日常工作中常常碰到这样的情况，当部门之间在工作中发生矛盾时，一方说:“请拿出红头文件来!”这就是要对方拿出依据来;有的说:“我们没错，这全是按照╳发╳号文件办事的!”这就是以应用文作为凭证。
客观而论，应用文的依据和凭证作用，主要表现在两个方面:
一是上级机关在制定方针、政策或作出决定、规定、计划时，有关领导人除了有限的亲自深入到实际工作中进行调查研究外，一个重要的方面，就是依据下级机关上报的总结、报告、纪要、简报和秘书部门撰写的调查报告等应用文来进行决策的。可以说，这类应用文成为上级机关决策的依据和凭证。
二是下级机关开展工作、处理问题、解决矛盾时，上级机关发布的有关决定、决议、条例、办法等应用文，不仅成了它们办事的重要依据，而且成为它们解决矛盾、判断是非的凭证。这样，方针、政策从实践中来，形成决定、决议、条例之后，又指导实践，并起着“立此存照”的作用。尤其是与经济活动有关的应用文，如合同、借条、审计报告等，不仅以文种来表示严肃、庄重，而且作为凭证，以备查考。
第五节 宣传和教育作用
应当说，应用文的作用有直接作用和间接作用之分。但无论是规范性应用文还是指导性应用文，无论是知照性应用文，还是报请性应用文，抑或是记录性应用文，大多具有一定程度的宣传教育作用。
与报刊上“社论”和“学习╳╳╳讲话的辅导材料”或“学习╳╳文件的参考资料”相比较，大多数应用文的宣传和教育作用是间接性的。它既没有鼓动性的说教，也少有旁征博引的层层论述。就我们的国情而论，几十年来，形成了这样的一种“公式”:宣传——传达——宣传——落实。就是说，一个新的方针、政策出台之前，第一步是报刊、电视台、电台要将这一新的方针、政策的内容进行广泛宣传，也就是造舆论，使人们既要在思想上有所认识，又要在精神上有所准备。第二步是逐级逐层传达正式文件，先高级，后中级、基层;先党内，后党外。第三步是组织学习、宣传，有时办学习辅导班，有时组织讲师团作巡回宣传报告，有时还拉出文艺团体，把政策图解成文艺形式进行宣传性的演出等，有时还办墙报、黑板报，简明扼要地宣传。第四步是贯彻执行。无论是在发达国家还是在发展中国家，或多或少、或强或弱地都在运用这一“公式”，但在我们国家运用得最活、最好，不足之处就是易犯形式主义的错误。
应该说，应用文尤其是法规性应用文，不仅具有法规的权威性，同时也具有强大的宣传教育效力，如关于打击经济领域犯罪分子的通告，其中规定于某年某月某日以前自首者可以宽大处理，逾期不报者从严从重处理这类条款，就显示出强大的权威性，在这强大的权威性背后，延伸出宣传、教育与震慑的作用。
第六节 交流信息的作用
中外大量的事实告诉我们，唯有交流，才能互动。在传播方式、手段日益多元化的今天，交流不仅可以跨越时空，而且可以使心灵、情感相互沟通，达到互相理解和谅解。而交流的重要方式之一就是应用文。应用文中的每一文种，只要一经成文发布，就是一种信息。在经济全球化、信息网络化的今天，及时捕捉、利用这种信息，在激烈的竞争中就能把握主动权，就能创造和抓住更好的机遇发展、壮大自己。
应用文交流信息的作用，应从内与外、正式与非正式四个方面去分析研究。
对内，在中央政府与地方政府之间，在下级政府与上级政府之间，在政府与人民群众之间，在生产者与消费者之间，通过应用文进行交流、沟通，相互了解、理解、谅解，达到互相信任，实现相互合作和共同发展。特别是处在深化改革的社会转型期，及时捕捉信息，分析并利用信息，确实能促进各项工作出现较大的转机。如珠海市政府率先做出重奖科技人员的决定之后，在全国上下产生了强烈的“地震”作用，不少省市根据这一信息纷纷做出相应的决定，极大地调动了科技人员献身祖国现代化建设的积极性，有力地促进了我国科技事业的发展。在全面走向市场经济的过渡阶段，在经济改革推动、催促政治改革的时期，各种改革的举措借助应用文这一信息载体一一问世、传播，并且互相借鉴、引用，引来各行各业百花争艳，从而促进了经济和社会的发展。
对外，在国家与国家之间，党派与党派之间，国家与国际组织之间，也是通过应用文进行交流、沟通，达到互相了解、理解、信任，实现相互合作共同发展的目的。中国与美国“三个公报”的发表，不仅确定了两国的政治关系，而且极大地推动了经济的发展，真正达到了互利互惠的目的。不仅如此，还带动了我国与欧盟关系的发展，遏制了台独分子的气焰。总的来说，“涉外声明”、“涉外宣言”、“涉外公报”等应用文具有信息的告知、交流作用，能将双方的承诺用应用文物化起来，作为合作的凭证，亦作为各自约束自己、规范自己的准绳，从而达到双赢的目的。
正式交流是公函往来，正式行文交流，包括下向上交流、上向下交流和平行交流。
非正式交流是通过正式系统之外的途径进行的。它在交流对象、时间、内容、手段等方面，往往是未经计划随机性的，它往往又是超越部门、单位的，具有较大的机动性和灵活性，如广播稿、广告、道歉信、致敬电、讲话稿等。
第七节 发展生产力的作用
从应用文发展的历史来看，不同社会制度下的生产方式决定了应用文写作活动过程的根本属性，它不能脱离一定的生产力、生产关系和历史文化而独立存在，它必须适应一定社会制度下的生产力、生产关系，并随着社会政治、文化、科技、经济的发展而发展。追溯人类原始社会“结绳记事”到伏羲氏王天下，“造书契，以代结绳之政”，可以看出，原始应用文是原始社会生产力发展到一定阶段萌生的。在此后漫长的历史演进中，应用文总是伴随着社会生产力的发展和国家管理的需要而发展。这充分表明应用文与生产力发展存在着必然的联系，而且联系的内核在于应用文是生产力存在和发展的一种不可缺少的反映。因为任何社会形态下的生产力状态都靠应用文来计划、描述、运转、评价和记载。说应用文是一种特有的生产力，其理由有如下两个方面。
一、应用文是生产力的组成部分
邓小平曾提出了一个极为精辟的观点:“科学技术是第一生产力。”科学技术理论包括自然科学、社会科学、交叉边缘科学三大部分。而应用文属于社会科学的范畴，因而顺理成章地成为“第一生产力”的组成部分。应当说，应用文未加入到生产过程以前，还不是物质的、直接的生产力。因为生产力是物质资料在生产过程中人和自然的关系，是人改造自然、获得物质资料的能力。生产力是由多种要素构成的有机体，其中有三个主要基本要素:一是具有一定生产经验和劳动技能的劳动者;二是以生产工具为主的劳动资料;三是纳入生产过程中加工、改造的劳动对象。按这三个要素来分析，应用文不是直接的生产力。但应用文以自己特有的方式渗透到这三个基本要素之中，就转化和物化为三个基本要素而发挥生产力的作用。只要考察国内外科技发展的历史和现状便知，包括应用文写作学在内的科学技术与管理程序和劳动过程的社会结合，已经愈来愈成为构成生产力的不可替代的要素。如武汉钢铁公司炼钢用过的煤渣，50多年来，堆积如山。为了扩大生产规模，运走煤渣需要花几百万元的费用。后来他们得知武汉理工大学有一项技术，对煤渣通过化学、物电处理，能够将无用的煤渣变成比标准水泥性能还好的新型水泥品种，于是他们通过谈判签订了技术转让合同。按合同要求武汉钢铁公司购进设备、配置科技人员，最终将视为扩大生产包袱的煤渣，转变成为“点石成金”的财富。这之中从“实验报告”到“专利申请书”，从“意向书”、“协议书”到“合同”，可以说，具有科学性、可行性、应用性的应用文，既是诸实体性的潜在生产力的合理组合，又是诸实体性的潜在生产力转化为现实生产力的介质，因而具有在应用于生产过程中物化为社会财富的功能。尤其是在建立社会主义市场经济的今天，应用文写作学已发展成为一门独立的学科，它更加广泛地应用于各种实质性的自然科学、社会科学、交叉边缘科学和社会生产的各个领域，更充分地渗透在生产力的三大要素之中。因为市场是一种利益契合机制，而交换则是一种利益的组合过程。科技要通过市场转化为生产力，是必须经过应用文这道“工序”才能完成的，所以，应用文不仅能有效地促使潜在生产力转化为现实生产力，而且在转化中扩大了生产力。
二、应用文是发展生产力的推动者之一
应用文是形成新的生产力的基本前提和必要条件，它以自己特有的功能、作用成为生产力发展不可替代的一种推动力量。生产力是运动着的，社会经济也是运动着的。运动着的社会经济和生产力是需要指导、规范的，以使之能有序、高效地发展。而应用文特有的指导、规范功能，正是运动着的生产力须臾不可离开的前提和基础。因为应用文与生产力都是作为过程而存在，又都是作为系统而存在。在社会发展的变化中，应用文的不断发展与生产力的不断发展是相辅相成的，二者的延续性构成了共同发展的环链，缺一不可。这方面最有说服力的是安徽小岗村村民秘密签订包产到户的生死合同，实行大包干家庭承包责任制，从而推动农村经济发展的事例。可以说，中国的经济体制改革是从农村开始的，农村的改革是从小岗村起步的，所以邓小平在谈及中国改革时曾明确指出:“农村搞家庭联产承包，这个发明权是农民的。农村改革中的好多东西，都是基层创造出来的，我们把它拿来加工提高作为全国的指导。”[9]从小岗村的“秘密合同”到邓小平的“讲话”，表明包产到户有利于解放生产力，废除人民公社制度有利于发展生产力。改革开放30多年来，中国发生了翻天覆地的变化，世人震惊，举世瞩目。在这一发展的过程中，作为应用文的“合同”、“讲话”、“决定”，确实成为滋生新的生产力必不可少的条件和基础。只要讲唯物辩证法的人，讲实事求是的人，对应用文是发展生产力的推动者不会有任何怀疑的。
当前，我国仍处于社会主义初级阶段，政治和经济体制改革还不够完善;科学技术还比较落后，全民族的科学思想、科学精神、科学意识、科学分析能力水平比较低下。在这种情形下，应用文如何发挥自己特有的功能去克服、解决这类问题呢?这确实是发展生产力不可回避也不应回避的问题，亦是应用文写作者和应用文写作学研究者亟待研究的问题。有人会问:应用文写作者和应用文写作学研究者有此责任和义务吗?回答是肯定的!这不仅因为“天下兴亡，匹夫有责”，而且还因为应用文是“经国之枢机”。管理视野中的应用文不仅是国家政权指挥、指导各部门、各地区的有力工具，而且是新思想、新观念、新政策具体化的书面形式。任何国家的政府或执政党进行的有效改革和管理，往往都是通过“命令”、“决定”、“规定”、“办法”等大量应用文来实现的。因而应用文写作者和应用文写作学研究者对消除阻滞我国生产力发展的问题，有着不可推卸的责任。笔者曾五次在应用文国际学术研讨会上提倡应用文撰写者要不甘于做思想的传声筒、政策的投影机，而应积极参与和干预生活，有效地推动生产力发展，为提高人民的生活水平，增强国家的综合实力，促进人类的文明、进步，贡献一份力量。这一倡议已得到海内外同仁们的认同和支持。
第八节 制度创新的作用
制度，是在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系，它是要求大家共同遵守的办事规程和行为准则。我们在考察中外历史中，发现制度创新与应用文有着密不可分的互动关系。这对于应用文写作学研究，将是一个新的课题、新的视角、新的领域。
在日本近代史上，明治天皇登基之后的1867年，来自偏远的萨摩、长州等四藩的武士，策动推翻幕府的宫廷政变，主张“王政复古”。明治天皇迫于这些已接受“脱亚入欧”理念的武士的压力，下诏书宣布“维新”。“明治维新”因此成为日本近代化的代名词，日本亦因此走上了富民强国之路。可以说，明治天皇的“诏书”既是“脱亚入欧”思想的反映，又是率先觉悟、锐意革新之士意愿的体现。作为应用文的“诏书”，在思想与体制之间，在体制与革新之士的意愿之间，起到了其他文体无法替代的沟通、转化、推动的作用。在这里，应用文将思想物化为一种制度，将率先觉悟之士的革新理念在这种制度安排下转化为可操作的办事规程和行为准则。在这里，我们暂且不去批判日本在“脱亚入欧”过程中将中国、韩国等亚洲国家作为占领对象的侵略战争，但我们看到了明治天皇的一纸维新“诏书”为日本发展经济、扩大军事力量提供了制度保障。我们相信，只要是实事求是的人，对应用文在制度创新、推行新制度方面发挥的重要作用是不会有任何怀疑的。
制度创新是社会发展、人类进步的必然。但制度是有其特定的生存环境和生命周期的，它总是处在制度均衡——非均衡——新的均衡的循环发展的过程中，即形成所谓的“制度变迁”和“制度创新”过程，这个过程总是以一定的应用文体表现出来。如我们从中共中央、国务院发布一系列的“决定”、“决议”、“条例”、“办法”和历届领导人的“报告”、“讲话”等大量应用文中，就可以看到经济制度变迁的轨迹。“计划调节和市场调节的相结合”(1979年)，“生产资料公有制占优势，多种经济成分并存的商品经济”(1980年)，“计划经济为主，市场调节为辅”(1982年)，“公有制基础上的有计划的商品经济”(1984年)，“计划经济与市场调节相结合”(1989年)，“社会主义市场经济”(1992年)。在这里，我们既看到制度变迁、创新的艰难和曲折，又看到了应用文将改革的经济学家、国家领导人的观念和思想转换成可供操作的决策的功绩。大量的“决定”、“决议”、“条例”等推动了改革不断深入发展，促进经济体制不断突破、优化。可以说，任何制度的本质都是对利益关系的规范。有效的制度结构能够为个体提供巨大的利益激励和比较充分的自由选择空间，也能够为人们建立比较有效的利益约束机制，从而在个人利益和公共利益之间架起一座沟通的桥梁，达到利益需要的实现和满足。从这个角度来说，制度创新比发展科学技术更重要，更能推动生产力的发展。我们在考察影响世界经济增长的诸因素中，可以明显地发现，科学技术因素的分量愈来愈重。但是政治家、经济学家、社会学家们是否深入研究过，科学技术是否在任何条件下都能够自发地成为第一生产力呢?为什么在一些情况下科学技术能促进生产力发展，而在另一些情况下，生产力的发展并没有或不完全是依靠科学技术的进步?例如，当今世界，同样一套高科技的现代化设备，安装在A国具有很高的生产效率和产品质量，安装在B国则出现低效率和低质量的现象。前面分析日本是从明治维新开始逐步走上强国之路的，而明治维新并不是科学技术的“维新”，而是制度上的“维新”。第二次世界大战之后联邦德国经济的快速繁荣，首先不是来自科学技术的繁荣，用联邦德国“经济起飞之父”艾哈德的话说，是“来自竞争的繁荣”。我国在改革开放之初，广大的农村由于家庭联产承包责任制的实施，在当时科学技术水平不高的情况下，农业生产获得了突飞猛进的发展，正如邓小平所言“现在农村面貌一新，90%的人生活改善了”[10]。这种“改善”得力于废除人民公社制而实施了农村家庭联产承包制。以上例证，引出了一个更深层次的、比科学技术更为重要的内容——制度创新。好的制度才是保证科学技术充分发挥作用、实现生产力持续提高的主要条件。可以说，制度是生产力发展的基石，科学技术只有在好的制度的基础上，才能成为现实第一生产力。制度的革新，则来自于新的思想、新的理论。而要将新思想、新理论转化为新制度，是离不开应用文这一特定载体的。因此，我们认为研究应用文的写作及其作用，不能仅仅停留在表层上，而应关注应用文如何准确、迅速地去反映新思想、新理论。深圳在这方面做得比较好。邓小平在南方视察时发表了不少具有新观念、新思想的讲话，深圳不仅及时发表了邓小平的南方讲话，而且还根据讲话中的新思想及时出台了一系列的“决定”、“决议”，促进了经济体制的改革，在“利用外资，借梯上楼”等方面为全国带了个好头。目前政治体制改革一直滞后于经济体制的改革，邓小平说:“只搞经济体制改革，不搞政治体制改革，经济体制改革也搞不通。”“我们所有的改革最终能不能成功，还是决定于政治体制的改革。”[11]可以说，当前的改革是一场涉及经济基础和上层建筑许多领域的深刻革命。而作为“经国之枢机”的应用文，在这场深刻革命的过程中，愈来愈发挥着其他文种无法替代的重要作用。
第九节 建功立业的作用
鉴于应用文起着“经国之大业”的作用，故古今中外对写作应用文的人选极为重视，而应用文撰写者也把写作应用文视为建功立业的基石。据《汉书·文章纪》记载:文帝“十五年九月，诏诸侯王公卿郡守举贤良能直言极谏者，上亲策之”。皇帝亲自出题“策问”，亲自在“对策”中发现、选拔人才。刘勰在《文心雕龙·章表》中也记述过:“及后汉察举，必试章奏。”把应用文列为科举必试科目，在我国唐代、宋代文献典籍中，都有记载。从《苏东坡全集》、王应麟的《玉海》、刘勰的《文心雕龙·议对》中，可知晁错、苏东坡、董仲舒等社会贤才在应试中，都写过应用文。历史上不少有识之士在“对策”、“试制诏”中被选中任职。“自魏晋以来，中书监令掌赞诏命，记会时事，典作文书，地在枢近，多承宠任，清贵华重，非才地俱美者，不绾斯任。”[12]
自孔子把以应用文为主要内容的《尚书》列为“六艺”、“经书”之一后，在我国历代贤才中，不少人把写应用文作为出仕、晋升、为国出力、为人谋利的基石、阶梯。屈原、晁错、陈琳、阮瑀、魏征、韩愈、苏轼、王安石、陆贽、范仲淹、左宗棠、康有为等均是在这基石、阶梯上引人注目的人物。而这些人以及同这些人的名字联系在一起的种种应用文，历来被作为我国古代文苑中的名篇佳作诵读、流传。就当今而论，无论是在上层还是在基层，无论是在西方国家还是在东方国家，通过应用文发现人才，通过应用文建功立业的事例就更多了。如翻阅美国前总统理查德·尼克松著的《领导者》一书，我们从中知道前总统艾森豪威尔在任麦克阿瑟将军的助手时，应用文写得相当漂亮。《毛泽东和他的四大秘书》一书中，真实、详细记述了中共中央的不少文件是出自田家英、李锐、周小舟等人之手……这些靠自己的智慧、能力为党、为国家作出贡献的人，党和国家理应重用他们，破格提拔他们，为他们创造更好的工作条件和生活条件。这样做，既是对中华民族优秀传统的继承，也是物质文明、政治文明、精神文明发展的需要。
第十节 研究历史的依据作用
应用文既然是管理国家、处理政务、交流信息的文字载体，它必然记载着国家、政府、政党、职能部门各个历史时期政治、经济、军事、文化、教育、科技、外交等方面的情况，也反映单位和个人的种种活动。这就为专家学者进行相关研究提供了真实、可靠而具有权威性、说服力的珍贵资料，如南北朝梁代昭明太子编的《昭明文选》，记录了自先秦至梁近千年间一百余位名作者的作品，分为60卷38类。在这部我国最早集各类优秀作品于一书的总集中，共有诏、册、令、策、表、上书、启、弹事、戕、檄、奏记等十二类，纯属应用文的，占各类总数的三分之一。这些应用文为研究自秦至南北朝的历史，提供了珍贵的资料。无论是范文澜写的《中国通史》，还是刘大杰、游国恩编撰的《中国文学史》，都参考了这类应用文，有的还把其中的事例作为自己阐述观点的论据。据统计，《毛泽东选集》中也有大量的应用文，这类应用文不仅对研究中共党史能起重要作用，而且对于研究毛泽东思想亦能起到重要作用。即便是“日记”、“书信”这类私人应用文，不仅对于研究作者的思想、人品等有着极为重要的作用，而且对于研究作者生活的那个社会的自然环境和政治、经济、文化环境，也有不容忽视的作用，如《傅雷家书》对于研究傅雷的爱国思想、文学艺术观点、教育子女的方式方法等提供了真实可靠、具有权威性的资料。
我国的应用文是一个极大的文化宝藏，是研究历史的可靠依据，具有长远的开发利用价值。
第五章 应用文写作的九项要求
学习应用文写作，入门并不难，但要写得符合要求，写得好，并非易事。在学习写作应用文的过程中，为什么会出现“一听就懂，一看就会，一写就错”的现象呢?原因是多方面的，不熟识应用文的写作要求是主要原因之一。
应用文也是“文”，这是它与一般文章的共性所在。应用文特有的作用与个性特征，是其区别于其他文类的鲜明个性所在。如果不充分认识和准确掌握应用文的个性特征，即便是擅长文学创作的人，也不一定能写出“理周辞要”[13]的合格的应用文。正是这些鲜明的个性，决定了应用文与一般文章有不同的写作要求。
尽管应用文的文种较多，而不同文种的应用文又有不同的写作要求，但它们还是有共性的。不论是哪一类应用文，都要十分注重写作质量。尤其是应用文中的公文部分的写作，它的质量直接关系到党政机关工作效率的高低，关系到国家政府和执政党的方针、政策能否准确地表达和有效地贯彻执行。因此，对应用文的写作，提出如下要求。
第一节 原则性与程序性
一、遵循应用文写作的原则性
原则是指办事、说话所依据的法则和标准。应用文写作应遵循的主要原则:一是直陈其事，材料真实、准确、具体。二是在内容上符合党和国家的路线、方针、政策、法律，必须符合客观实际。
1.直陈其事，材料真实、准确、具体。应用文写作既是从事管理的有效方法，又是交流的主要工具，还是保证和推动各级管理工作有序有效进行的手段，这就要求它必须特别注重实际，讲求实效。因此，在写作应用文时，应切实做到直陈其事。具体说来，直陈其事包括三个方面:一是凭借事实，让事实说话。二是交代事实本身，开门见山，直截了当，不蔓不枝，事情的来龙去脉一目了然。三是据事分析，据理推断，有理有据，既不任意拔高，夸饰渲染，也不随意缩小淡化，合理想象。
应用文所用的材料，既是形成观点的基础，又是说明观点的支柱。观点需要材料来证明，道理要靠材料来表现。因此，写作应用文时，对所用的材料必须做到真实、准确、具体。如果某一点失真，某一处掺假，即便是某一局部的细节材料，也可能使人们对全部材料的可靠性、真实性发生怀疑，从而削弱应用文的实际效用，有时还会导致对管理机构、主要领导人的信任危机，给工作或社会带来不应有的损失。材料越具体、越准确、越真实，道理、观点也就越令人信服。
2.在内容上必须符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规，必须实事求是，符合客观实际。任何国家的政府和执政党制定的方针、政策、法律、法规，都是领导、管理和指导下属各部门开展各项工作的指南和依据。可以说，从上至下起草、签发的各类应用文，不仅是国家的政府和执政党制定的方针、政策、法规的具体化，而且在法定权威的保护下，具有现实的执行效力。正是鉴于此，我们在写作应用文时，必须符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规。只有这样，才能有利于国家的建设、社会的发展、人民的安定。
人民政府的各级职能部门和执政党的各级组织，在写作、签发各种应用文时，不仅要符合国家的方针、政策、法律、法规，还应从各自单位的实际情况出发，实事求是，符合客观实际，符合事物本身和社会发展的客观规律。回顾六十多年来的历史，在“大跃进”和“文革”时期，我们的许多方针、政策脱离了实际，违背了社会和经济发展的规律，因而给国家和人民带来了难以估量的损失和灾难。因此，当方针、政策与实际发生矛盾时，应尊重实际，按实际情况去修改、完善方针、政策。如果实际情况发生了变化，在写作应用文时仍遵从上级的旨意，采取“削足适履”的做法，这是对国家、对人民不负责任，是一种重大错误，务必要坚决反对。怎样才能实事求是呢?毛泽东早就指出过:“我们要从国内外、省内外、县内外、区内外的实际情况出发，从其中引出其固有的而不是臆造的规律性，即找出周围事变的内部联系，作为我们行动的向导。”[14]尽管应用文所要处理的工作事务千头万绪，有大有小，有轻有重，有缓有急，但从其实质来讲，就是要反映这种“规律”。
二、遵守应用文写作的程序性
程序是办事的先后次序。应用文写作也有一个程序问题。
1.有需要才有应用文写作。在日常工作、生活中，当需要了解情况，需要解决问题、处理问题时，才会去写应用文。正是“需要”才形成了写作目的。有了新思想、新理论，需要在全国贯彻、执行，才有“命令”、“规定”、“决定”等下发;为了规范公文的写作和管理，才有《国家行政机关公文处理办法》的出台;有重要事项或者重大行动需要作出安排，才去写“决定”;有事需要请假，才去写“请假条”……
“需要”不仅是应用文写作的“起因”和“目的”，而且决定着应用文文种的选用和表达方式。如某单位对有关事项既知如何办，也有职权办，但是力量不足，需要上级给予财力、物力、人力的支持时，就只能写“请示”，如果选择“报告”就行不通。而这种“请审核、批准”的请示写法(包括用语)与“请求同意、批准”的请示写法，有所不同。因为后者不仅对有关问题有明确认识，而且对处理有关事项有明确意见，不要求上级的财力、物力、人力支持，只要求上级同意、批准按自己的意见行事。
2.深入调查，掌握真实、可靠的材料。应用文写作十分重视调查，全面、具体地收集真实、可靠的材料。没有调查就没有发言权。如果材料不全或失真，就会使作出的决定、决策脱离实际，给工作带来损失。
3.坚持民主集中制的原则，认真研究、论证。有了材料，还应广泛地征求意见，并研究这些意见，形成初步意见，然后请有关专家论证，对得失、利弊和近期、中远期效益等问题，一一分析、论证、评估，形成几套方案，再从中择优。
4.写作、打印、修改、审核、签印、印刷、签发。在这些程序中，写作和修改环节格外重要。应用文写作中的公文写作，是与党和国家的会议紧密地联系在一起的，每一次重大的会议之后都会产生出一大批应用文。如果会议程序不健全，应用文写作程序也会跟着出问题，所以邓小平在谈话中多次指出要进行政治体制改革，这是高明之举、远见之识。政治体制不改革，机关应用文写作的民主性、程序性就体现不出来。
第二节 政策性与可行性
一、应用文写作的政策性
政策是国家或执政党为实现一定历史时期的路线、方针、任务而制定的行动准则。应用文中的下行文，如规范性、指挥性、知照性的应用文，政策性都比较强，所以毛泽东讲“政策和策略是党的生命，万万不可粗心大意”。如果稍欠思考，或写得不严密、周全，就可能铸成大错，损害政府、执政党的形象，在群众中造成不好的影响。
在市场经济条件下，应用文写作一定要依照国家的有关法律、法规、政策行文，在目前的情况下，在社会、政治、文化、经济生活中，按领导的指示撰写公文的事例还时有发生，所以经济学家吴敬琏呼吁:“政府监管要少点随意性!”
二、应用文写作的可行性
应用文，顾名思义，在于“应用”。写作应用文，就是为了顺利开展、推进、完成某一工作，就是为了解决问题，因此，所写的应用文要可行，要便于操作、执行。如果写了，并正式签发了，而在实际工作和生活中执行不了，那就不仅仅是作废的问题，而且会影响行文单位的威信和良好的形象。例如，为了刹住吃喝风，国家曾制定了《中华人民共和国筵席税暂行条例》，在全国颁布执行，可是收效甚微。应该说，这一想法是好的，征筵席税，一方面可以抑制吃喝风;另一方面可以增加国家的财政收入。但这个“条例”却难以执行，最后成为一纸空文。是什么原因使得一种严肃、庄重并且具有权威性、法规性的“条例”难以执行呢?这是因为“条例”中的内容与实际生活的情况存在矛盾，因为在具体条款中规定“承办筵席的饭店、酒店、宾馆、招待所以及其他经营饮食业的单位和个人，为筵席税的代征代缴义务人，负责筵席税的代征代缴”，可这一具体条款在生活中却是难以实现的。因此，我们说凡是不可行的，执行不了的，千万不要轻率地发文。
第三节 真实性与艺术性
一、要遵守应用文的真实性
真实是应用文的生命，真实性是写作应用文应遵循的原则。因此，写作应用文，要坚持实事求是，反对“伪”、“虚”、“空”、“假”。怎样理解实事求是呢?周恩来、邓小平曾作过精辟的概括。1962年周恩来就指出:“说真话，鼓真劲，做实事，收实效。这四句话归纳起来就是:实事求是。”[15]邓小平认为:“使思想和实际相符合，使主观和客观相符合，就是实事求是。”[16]
对于应用文写作来说，要坚持实事求是，必须从以下几个方面去努力:
实事求是必须坚持群众路线。要真正做到实事求是，就必须遵循“从群众中来，到群众中去”的群众路线。实事求是中的“实事”理应包括人民群众中客观存在的需要和最大利益。毛泽东说过:“共产党人的一切言论行为，必须以合乎最广大人民群众的最大利益，为最广大人民群众所拥护为最高标准。”[17]联系群众，相信群众，依靠群众，为了群众，不仅是我们党的优良传统，而且也是取得革命成功的基础。因此，在应用文写作中，写作者不仅要听从领导人的意见，也要听群众的意见，了解群众的愿望和要求，真正克服目前那种“不怕脱离群众，就怕脱离领导;不怕脱离实际，就怕脱离政策”的奴颜媚骨、不负责任的坏风气。
在新的历史条件下，应用文写作者更应牢固树立群众观点，坚持一切依靠群众，一切为了群众。历史经验已经反复证明，什么时候群众观点坚持得好，我们制定的方针、政策就符合实际，经济就发展，社会就进步。
在应用文写作中，首先有一个对谁负责的问题。不少党政机关应用文写作者经常遇到的一个突出问题，就是对上负责与对人民负责的关系。在现实生活中，有些应用文写作者往往自觉或不自觉地将对上负责与对人民群众负责对立起来，使本来统一的关系变成不相容的关系，其主要表现之一就是唯上，即把自己写应用文的立足点完全放在“上级”身上，至于下面群众的情况如何，他们是不管的。凡是有此毛病的人，他们眼里只有上级，看上级的脸色行事。更可怕的是，他们在上级面前阿谀奉承，溜须拍马，投上级所好，在应用文写作中弄虚作假，虚报浮夸。
应用文写作价值的最高裁决者是谁?是人民。你写的应用文如果反映了人民群众根本利益，就是有价值的。因此，应把“人民拥护不拥护”，“人民赞成不赞成”，“人民高兴不高兴”，“人民答应不答应”作为应用文写作的出发点和归宿点。
必须贯彻民主集中制。要想通过群众路线达到实事求是，就必须发挥民主的作用。“没有民主，就不可能正确地总结经验。没有民主，意见不是从群众中来，就不可能制定出好的路线、方针、政策和办法……如果没有民主，不了解下情，情况不明，不充分搜集各方面的意见，不使上下通气，只由上级领导机关凭着片面的或者不真实的材料决定问题，那就难免不是主观主义的，也就不可能达到统一认识，统一行动，不可能实现真正的集中。”[18]只有实行民主集中制，才能贯彻群众路线，才能在应用文写作中真正做到实事求是。
无论是政府还是执政党，其权威不是基于权力形成的，而是基于人民群众的认同和信任而形成的，因此，政府、政党机关发布的应用文，其权威性也是建立在人民群众的认同和信任的基础上。而要人民群众认同和信任，就必须实施民主的制度，充分让人民群众发表意见，按绝大多数人的心愿行事。民主不是资产阶级的专利，自由更不是少数西方国家所独有的，共产党人所干的事情就是要使人民的生活更加美好。这美好的生活就是要把人民世世代代所追求和憧憬的富强、民主、自由、文明的梦想变为现实。
坚持调查研究。应用文是党和国家各级机关正常运转的“传送带”，应用文写作是关系到方针、政策的极为严肃的事，要使应用文的内容符合客观实际，不以偏概全，不以假当真，准确无误，有的放矢，写作者必须认真进行调查研究。张闻天在《出发归来记》中讲过:调查研究“是一切工作的基本，是贯穿在全部工作过程中的基本工作，是全部工作中最重要的有机组成部分，是一切工作者都需要做的工作。调查研究工作做得是否充分，是决定一个工作成败的主要关键”。
必须讲真话。在应用文写作中，讲真话是需要勇气的，心里装着人民利益，才能不顾个人的名利得失，才敢于直面现实，正视危机。不讲真话，才是引发动乱的根源。2005年11月，吉林石化公司双苯厂爆炸事故引发了松花江水污染，哈尔滨市政府于2005年11月21日至22日两天之内，连续发布了三个“公告”。21日中午的第一个公告:全市停水4天，理由是要对市政供水管网进行检修。这个公告没有向人民群众说真话。群众对因检修水管不分区进行而全市停水4天不信服。不真实的公文导致哈尔滨市内小道消息满天飞，不仅出现了矿泉水抢购风潮，而且外来人员出现了“逃离”现象。22日凌晨发布的第二份公告，向市民说了真话——上游化工厂爆炸导致松花江水污染的实情。市民心里有了底，慌乱局面很快缓和下来，社会秩序恢复了正常。由此可知:公文说真话，是政府妥善应对公共危机事件的前提。
总之，要遵守应用文的真实性，就必须坚持群众路线，必须贯彻民主集中制，必须坚持调查研究，必须讲真话。
二、要注重应用文的艺术性
提出应用文写作的艺术性，不少人会感到惊讶，因为在应用文写作的教材及相关书籍中，极少有人提及这一问题。其实应用文写作是以语言文字为主要媒体的，而语言表达的艺术性早已存在。如李斯的《谏逐客书》，运用铺陈、排比的手法，形象、生动的语言，铿锵的音节，犀利的语锋，纷呈的辞采，充沛的气势，使秦王感悟，下令废除“逐客令”，并恢复了李斯的官职。全文除了史实确凿、逻辑性强外，主要是语言富有艺术性。再如李密的《陈情表》，语言文字感染力很强，既是诉情之语，又是陈理之言，情理相兼，既以情动人，又以理服人，以至晋武帝读后十分感动。在中国历史上，这种流传千古的应用文，其语言的艺术性，是今人难以企及的。这里讲要注重应用文的艺术性，是除文字之外的内容，即精心安排好图表，将其可读性、可视性、可感性融为一体，这样就比没有图表的应用文更具感召力、说服力。
1.表的作用及制作规则。在应用文写作中，表的用途较广，如写总结、各种报告、说明书等文种时，均可根据需要制表。表在应用文写作中具有简明、集中、直观的作用，让人一目了然。本书中也有一些表格入例，供大家借鉴。
在应用文写作中运用表格，应懂得制表的八项规则:一是表的标题要简明、扼要，确切反映表的基本内容。二是标题中应写明资料所属国家、地区或单位和时间。三是合理安排表的横标目和纵标目。横标目用以标示右边的项目，纵标目用以标示下边的项目。四是应按先局部后整体的规则排列，即先列各个项目，后列总计。五是表中的数字填写要统一整体，对准位数。同一竖列的数字小数点要上下对齐，有效位数要一致。如遇数字空缺时，则用符号“——”表示。六是表中必须注明数字资料的计量单位，一般情况下，一份表中的数字用统一的计量单位。计量单位应写在表头的右上方。七是表内线条应明朗。表头与表身之间应以线条隔开，表的纵栏之间和横栏之间，可依据内容的多少或用细线隔开，或不用细线隔开。八是写好表注。表注写在表的下面，对表中的内容、资料来源或特别情况等作出说明。
表的结构一般分为四个部分:第一部分是表的“表称”，包括标题、序号;第二部分是表头;第三部分是表身;第四部分是表注。
表的种类较多，使用亦较广泛，但用得最多的是分组表。从表头中的主谓组成情况看，主语按一个标志分组的就是分组表。分组表又可以分为单项分组表和组距表两种:单项分组表是按一个度量来分组的;组距表是将邻近的若干量数按一定组距来分组的。如果反映的内容较多，一张表填不下，可以分成若干张表填写。在写作中，表与图既可以单独使用，也可以把两者结合起来使用，这样既可生动、活泼、醒目，也能增强说服力和感召力。
2.图的种类及其制作艺术。在应用文写作中，常用曲线图、条形图、箭头图、直方图、圆形图等来表达内容。这里主要介绍三种图形:圆形图、曲线图、条形图。
圆形图它是以圆面的图形来表现由若干个扇形部分构成的合计数，而扇形面积的大小是与被反映对象的数值大小所占比重相等的图形。也就是说，扇形角度的大小与构图部分数值的大小成比例，它可以反映对象的内部结构及其变化的情况。如某县2006年工业总产值占20%，农业总产值占80%。2007年，工业总产值占45%，农业总产值占55%。2008年，工业总产值占65%，农业总产值占35%。如果用图形来表示，就醒目得多。
这三个圆形图中的扇形结构，清晰而又艺术地表明了某县在三个不同时期工农业总产值构成比重的变化、发展情况，一目了然。
某县2006年、2007年、2008年工农业总产值比重变化图
曲线图它是用连续曲线的升降和起伏来表示被反映对象发展、变化的动态结构，及其各种要素之间连续性关系的一种图形。在应用文写作中配置这种图形，通常需用直角坐标。在直角坐标的纵轴上标明度数，在横轴上标明时距，所以也有人称曲线图为“时间曲线图”或“动态曲线图”。
在应用文写作中，写作者可以根据自己所掌握的动态数字，在直角坐标上确定图示点，然后将各点连接成一条线，而这条线根据被反映对象不同时期发展中的变化数量而呈现出起伏的形状，这就是动态曲线图。如20世纪80年代江苏省在反映国民生产总值年递增率时，配合文字材料绘制了一份10年的曲线图。前五年:1980年国民生产总值递增是6.1%，1981年是9.5%，1982年是9.8%，1983年是12.3%，1984年是12.5%。后五年:1985年是20.7%，1986年是10.4%，1987年是11.8%，1988年是12.3%，1989年是2.4%，这是以文字的方式来表述，如果以曲线图表示则是:
资料来源:江苏省统计局《80年代的前五年和后五年》
我们如果将江苏省1980年到1989年10年的国民生产总值年递增率的文字表述与曲线图对比一下，便明显地感到曲线图醒目和清晰，直观性强，为找出经济波动的内外原因，探求波动的后果，研究走出低谷以保持可持续发展提供了可视可感的、鲜明的资料。
曲线图中的曲线，不仅仅是一条曲线，它视其内容可以画出二条、三条等多条曲线，如每周上海、深圳股市标示图，就不只是一条曲线。
应用文写作配置曲线图的方式方法，不只限于线性图一种，如还有一种叫“象形图”，它是以形象来显示被反映的对象发展和变化的情况。如对象是航空部门，就在图中画出飞机的图形;对象是铁路部门，就在图中画出火车图形。象形图是以形象的大小、长短和多少来组织图式，以显示图示数值。
条形图是由同样宽的条形或柱形所构成，其长度与所代表的数值成比例。一般说来，条形图分两种，竖着的是柱式条形图，横着的是横式条形图。条形图制作比较简便，表现形式明确，图示效果好。
某市郊县2008年工农业总产值分别为:农业5.8亿元，乡镇企业14.8亿元，国有企业11.5亿元，据此可绘制条形图:
某市郊县2008年工农业总产值比较(单位:亿元)
值得注意的是，制作条形图，一般应把单位的全称、年度、主要内容、计算单位在图的上方标明。而柱形图，大都把单位的全称、年度、主要内容和计算单位标在图的下方。柱形图是用高低的条形来表示的。
条形图中，还可以用分段的方法来表明被反映对象内部的结构关系，用不同的颜色，或用斜线、横线、竖线、小方格等表示各内容构成的比重，也有直观、简明、集中的艺术作用。
在应用文写作中，依据需要，适当配置图表，不仅仅是应用文写作艺术的需要，更是为了方便读者，达到更好的实用目的。
第四节 道德与法律的制约
随着市场经济以不可抗拒的魅力悄悄地潜入我国社会生活的每一个层面，为社会主义市场经济有效、有序发展提供服务的应用文，亦在社会生活的每一个层面、每一个领域获得了长足的发展，其运用频率之高、使用范围之广，是有史以来从没有过的。可以明确地说，应用文已成为政治生活、经济生活、社会生活中须臾不可离的“必需品”。然而，令人遗憾的是，市场经济在为应用文开辟了新的生存和发展空间的同时，也给应用文本身带来了一系列的伦理道德困扰，尤其是行政应用文的问题更加突出。
伦理道德是人类所特有的、由经济关系决定的、以善恶为评价标准，依照社会舆论、内心信念和传统习惯来维持的，调整人与人、个人与社会之间关系的原则、义务和规范的总和。其核心内容是既简单又崇高的，用著名哲学家魏英敏、江畅、戴茂堂三位教授的话说，就是“为人民服务”。他们认为“为人民服务”是伦理道德之“母”、之“根”，是党德、政德、民德三个方面的总和。无论是哪一个方面，伦理道德总是理想性与现实性统一的。而现实的道德是伦理的最底线。在市场经济逐步发展、深入的今天，肩负领导和指导、管理和教化、规范和准绳、联系和知照、依据和凭证等作用的应用文，有的在不断地冲击着伦理道德的底线，给应用文本身带来了诸多的伦理道德困扰。
客观而论，中国正处于传统农业社会向现代化工业社会的转型期，整个社会呈现出中外、新旧因素多元交叉、重叠状况，与此相应，应用文写作亦处于中外、新旧杂存的状态。在这种状态中，一方面良好的伦理道德资源正在逐步地重组和挖掘;另一方面恶劣的观念和风气也在不断地蚕食和侵吞固有的伦理道德领域，正在从人们防守最薄弱的地方呈辐射状向周围扩散，这主要表现在以下几点:
1.有的应用文对人民的利益构成了挑战。从政治文明的内涵出发看待问题，可以说，人民的利益，就是执政党的利益，就是国家的利益。任何国家的任何执政党，不把人民的利益置于自身的利益之上，这个执政党就会失去执政的根本基础，在民主国家就可能被选民淘汰，在集权国家就会被人民推翻。胡锦涛同志明确提出:权为民所用，情为民所系，利为民所谋。这不仅是保持执政党长久执政的基础，也是实现政治文明的有效步骤。可是，从目前情况来看，出现了不少与这一大的发展趋势不相协调的应用文。也就是说，利用应用文这一载体去侵占、损害人民的利益，如在我国电信、商品房、公共服务、中介服务几大行业中，侵害消费者权益的“霸王条款”极为严重。河北省某无线市话服务“协议”中“规定”:“因改善网络通信质量，公司对网络进行扩容、调整、升级等措施，为此影响客户通信，本公司不承担责任。”类似这样的“协议”、“规定”在其他省市亦不少见。这种“协议”、“规定”是建立在不平等权利基础上的单方面的行为，是侵害消费者权益的行为，因而被人民群众称为“霸王条款”。可以说，这些“霸王条款”是目前摆在我们面前的一个重大社会伦理道德问题。哈耶克认为，市场经济最重要的伦理道德基础是“责任感”，这种责任感源于每一个组织、每个人对自己行为的一切后果负责的伦理道德。没有基于伦理道德基础上的责任感，任何职业都将失去它的价值。应用文在向人民群众传递政策、法规等信息的同时，也在输送责任意识。
2.有的“红头文件”违法。法，是由国家制定、认可，受国家强制力保证执行的行为规则的总称。有的学者、专家认为:“法是把道德范围里最普遍的原则规定下来，是最基本的道德，是道德的底线。”由此可知，法治与德治是密不可分的。在现实社会中，有些党政部门为了维护自身或一部分人的利益，动辄用“红头文件”开道，用“土政策”予以强行实施，使群众深受其害。可以说，这些“红头文件”在向道德底线挑战。据新华社北京2004年3月25日电:江西省某市党政机关要迁到离原地30公里以外的新城区办公，为了“聚集人气”，市委、市政府联合下发了《关于全市干部职工在新城区购置商品住宅的实施意见》，规定:搬迁到新城区办公的机关事业单位的干部职工，必须在新城区购买商品住宅。“规定期限内没有完成商品房购置任务的干部职工，将交流到其他单位工作。今后还要把是否在新城区购买商品住宅作为干部提拔任用的考核内容”。这个盖有市委、市人民政府大红印章的应用文，明显地与法理相悖。一是该“意见”强令买房属违法行为。我国消费者权益保护法规定“消费者享有自主选择商品和服务的权利。消费者有权……自主决定购买或者不购买任何一种商品”。迁到新城区办公的干部职工是否愿意购买商品住宅，纯属个人民事行为，地方党委和政府没有任何权力干涉，强迫其购买就属违法行为。二是该“意见”违反了《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》。干部是否要交流，是否要选拔任用，怎么与购房与否挂钩呢?全面推行依法行政，不仅是建设社会主义法治国家的必然要求，也是社会主义伦理道德建设的基本要求。
从根本上说，道德是一种“崇善”、“趋善”和“择善”行为，是基于对一种价值观的判断和选择，而不是基于对现实利害得失的计较。如果一个政党、政府组织在规章制度、运作方式等方面存在着错误的道德导向，动用手中的权力做违背民意、损害民利的事，整个社会道德建设就会本末倒置，依法治国就会失去强有力的支撑，其践履者不仅会付出高昂的代价和成本，而且有可能陷入孤立无援、应者寥寥的尴尬境地。
从伦理道德上讲，中国目前正处在从传统的礼俗型社会向现代法理型社会转变之中，而有些领导者只强调传统礼俗道德中的服从、奉献，忽视了其中的关怀、友爱、怜悯。法理型社会是建立在其成员对自身合理利益的明确意识以及对他人和社会合理利益的承认的基础上的。因此，在现代社会合理的利益是道德的基础，也是法治得以实施的基础。谁损害了这种利益，谁就是在破坏道德基础和法治基础。因此，在应用文写作中，应提高道德警觉和法制警觉。
3.利用“红头文件”滥用公共权力。据新华社2004年5月23日电，河南省某县下属的党政机关和事业单位干部职工接到县政府的紧急“通知”:当月的工资不发了，改作“捐款”。县里还要求各单位领导督促职工写自愿捐资“保证书”，不写的话，由所在单位领导代写。这些利用“红头文件”借办教育、搞城建、扶持企业发展而向干部职工强行集资的行为，是一种滥用公共权力的行为，它违背了宪法精神，冲击着伦理道德的底线，在群众中已造成了极坏的影响。这些红头文件明显地停留在计划经济年代的层面上，仍然过多地用公共利益来压制个人利益。它在向社会提供公共产品和服务的同时，侵占和剥夺着个人的权利和利益。以“公共利益”的名义干预市场经济活动，这不仅有违社会经济发展的要求，而且直接导致社会风气和伦理道德的败坏。如果在社会中，个人只有义务而没有权利，只有责任而没有自由，个人的利益无端被强制剥夺，时间一长，人们就会由于受压抑而产生道德怨恨，对各种道德要求就会进行排斥和抵制。在现代市场经济社会中，个人权利和自由已不是可有可无的，而是体现公民道德主体地位不可缺少的重要方面。因此，各级组织在行使公共权力时，首先应尊重公民的权利，让公民活得有尊严，只有在此基础上，公民才会主动地承担道德义务和责任。
针对上述应用文中的种种困扰，法学家、伦理学家认为，应运用法律手段来约束、制止这种既违反伦理又不合法的行为。
1.颁布定期清理文件的规定。依照《行政程序法》、《行政许可法》等法律规定，应定期清理党政机关及其职能部门颁发的“红头文件”，凡是不合法和侵害人民群众利益的文件，或公布废止，或限期修改。据《武汉晚报》2004年5月8日报道，武汉市近期共清理了1978年以来的文件12491件，认定不合法的文件或有问题的文件138件。客观而论，清理“问题文件”，相当于删除了带“病毒”或者可能感染“病毒”的文件，无论对于伦理道德建设，还是对于法治建设，都是利国利民的好事，应形成“清理文件”制度，按制度办事，定期清理有“病毒”的文件，违者要追究主要责任人的行政责任或法律责任。
2.建立应用文评估机构。对于需要正式签发的应用文，尤其是关系到人民群众切身利益的应用文，在印制下发之前，由应用文评估机构审读、评估，看其是否有损害人民群众利益、违反法律法规或与党和国家方针政策相悖的地方，预测执行这一文件的利弊，发现问题，及时修订。这个评估机构，既可设在人大常委会中，也可设在政府法制办或政研室中。有了这个机构，对应用文就有了一个法规性组织约束，就有了防止问题文件出笼的“防火墙”，也为党政机关履行行政伦理道德责任搭建了一个操作平台。有了这个操作平台，类似用红头文件乱集资、乱摊派、乱作为等问题，就可以扼杀在摇篮之中。
3.建立责任追究制。无论是党内，还是政府及其职能部门，对出台有问题的应用文，应及时追究责任。为此，应建立责任追究制，对于应用文写作的主持人和实际撰写者，应有一个明确而且具有可操作性的惩戒法规。依据其给党、国家、社会造成的损失的大小，给予不同程度的行政处罚、经济处罚和法律制裁。多少年来，无论是哪一个部门，哪一级组织，哪一级政府，因出台文件而带来的损失，往往以“集体决定”为由，主要领导是不承担任何责任的。建立责任追究制，就是要明确，凡是参与决策的领导者，都应承担相应的责任。如果真正建立了责任追究制，江苏铁本钢铁有限公司违规违法建设钢铁项目的决策就不会出台，安徽阜阳市将GDP增长4.7%写成22%的报告就无人敢“执笔”。
4.制定舆论监督法。改革开放以来，我们的舆论监督取得了长足的进步。从中央到地方，年年都在强调“要加大舆论监督力度”，然而这个“力度”应是怎样的标准呢?至今没有出台《舆论监督法》、《新闻法》，这个“力度”就无法显示出它应有的震慑作用。据原国家审计署审计长李金华透露，2003年在对13万多个单位和3万多名领导干部的审计中，共查出违规资金671亿元。如果有了舆论监督法，那么这些干部签署的“报告”、“决定”、“决议”在实施前或实施中，就会被曝光，违规的损失就会减少或被拦截，社会的正气能随之获得提升、张扬，积极、健康的伦理道德亦会随之良性发展。
经济发展愈快，应用文运用的频率就愈高，利用应用文违规违法的事件亦愈多。我们只有充分运用法律和伦理道德这两个武器来维护应用文的尊严，才能使应用文为社会协调、公正、可持续发展更好地服务。
第五节 具备科学良心
就社会的进步、国家的安危、人民的福祉而言，应用文撰写者的科学良心是一个不容忽视的问题。具有科学良心的应用文撰写者，才能坚持实事求是，客观、公正地反映真实情况，不会因为个人的得失而弄虚作假或自吹自擂，自觉地坚持真理，不迷信、不盲从权威，把维护社会和公众的利益作为自己撰写应用文的准则。在中国走向世界、世界走进中国，在依法治国和以德治国的今天，具有领导和管理、规范和准绳、联系和知照、依据和凭证功能的应用文，其撰写者的科学良心，就显得尤为重要。
一、科学良心的含义及求证
科学，是知识长期发展的总结，是社会发展过程中所积累起来的关于自然、社会、思维的知识体系。科学的目的是揭示事物发展的客观规律，探求客观真理，作为人们改造客观世界的指南。科学的任务就是透过偶然的、杂乱的现象去发掘和研究表面上看不出来的客观规律，并以这些客观规律来指导实践活动。科学的力量就在于它能进行概括。在社会历史的每一阶段，科学总是代表着当时人们对现实世界各种规律的认知程度。科学的进步就在于它日益精确而深刻地认识现实，科学也总是随着社会的发展而发展的。
良心，是人们在履行对社会和他人的义务过程中形成的对自己言行所负的道德责任和自我评判的能力。良心是人们意识的一种形式，是社会关系和道德关系在意识中的反映和表现，是人们道德观念、道德感情、道德意志和道德信念在意识中的内在统一。马克思曾指出:“良心是由人的知识和全部生活方式来决定的。”这表明良心是人们在社会生活中经过接受教育和学习知识而逐渐形成的，是由人们的社会关系和社会生活条件决定的。良心的实质是一定社会的道德基本原则和道德规范转化为人们内心的道德要求和个人道德品质的结果。
在应用文写作这一职业内，经过代代相传和自我实践，逐渐形成了一套合乎道德的外在行为准则，这些准则的内化，就是应用文写作者的科学良心，也是应用文写作者内心对应用文写作中各种涉及伦理道德方面的是非的正确认识。
社会是复杂的，从事应用文写作这一社会职业的人生活在这个复杂的社会中，要做一个高尚的、正直的、求是的、有良心、有爱心的人，不是一件容易的事。只要翻阅一下新中国成立以来党中央、国务院和各部、各省市颁发的各类应用文，并与当时的历史现实进行对照，就会发现应用文是一面镜子，既照出了当时社会上的亮点、优点，又照出了当时社会上的污点、缺点，还照出了应用文写作者的良心和人格。以1958年前后省县两级的“工作报告”为例，我们发现当时的“报告”自欺欺人的现象较为普遍，这不仅是当时在政治宣传上要求“舆论一律”造成的，而且与当时的一些领导人好大喜功和下级投其所好、昧着良心写假话不无关系。1957年夏天到1958年秋天，湖北的“报告”中有“一株芝麻收了二十一斤”;山西“一亩红薯收了一百一十三万斤”……新华社高级记者冯东书先生说:一亩地产113万斤红薯，那要在一亩平地上堆一米高;一株芝麻收21斤，那必须是一棵大芝麻树。实际上芝麻单株的产量中外都是以“两”计算的。写报告、讲报告的人，连最起码的常识也不顾了，科学何在?良心何在?难道写这些报告的人真的不知道是在写假、做假吗?不是的!有的是有科学良心而无可奈何，有的则是私欲、权欲熏心而投其所好。正如《人民日报》国际部高级记者马为民先生所言:自欺的背后是缺乏自信。自欺必欺人，其后果是祸国殃民。时至今日，“官出数字，数字出官”的现象仍然存在，这都与应用文写作者的科学良心有关。
二、坚持科学良心的真、善、美
我们提倡应用文写作者应具有科学良心，既有历史的警示性，又有现实的针对性。那么，应用文写作者如何坚守科学良心呢?如果要用最简洁的言语来概括科学良心的本质的话，那么“真”、“善”、“美”三个字是最恰当不过的了。
真，是指求真务实，是应用文写作者应遵循的职业道德准则。真实，是应用文的生命，尤其是出自政府之手的应用文，其可信性甚至关系其政权的存亡。你如果可信，遇到困难，人民会理解你，帮你分忧解难。前几年亚洲金融危机时，韩国、泰国将危难如实公之于众，韩国和泰国的老百姓甘愿捐出自己的金银细软，不留姓名，帮助国家渡过难关，令人感动。如果一个政权发布的应用文不可信，人民难免产生一种受骗的心理，到了危急关头，将如何反应，就很难说了。以真服人，以真取胜，这是应用文的可贵本色和优良传统，也是应用文写作者应当自觉遵循的一条原则。
要做到求真务实，还应当有理性的怀疑。大凡重大的理论突破，重大案件的侦破等，无不以怀疑的批判、设想为先导。通过怀疑去求真，掺杂的虚假成分就易被发现并剔除。李瑞环同志在天津任市长、市委书记期间，曾鼓励公务员:“不仅要敢于怀疑别人，而且要敢于怀疑自己的过去;不仅敢于怀疑大家都认为有问题的东西，而且敢于怀疑大家都习以为常的东西。有了这样的气魄，才能触及现实生活的敏感点、矛盾点，对众说纷纭的问题拿出科学的、符合实际的、独到的见解来。”这段话对从事应用文写作者来说不仅在写作工作中有指导意义，而且对于写作者的素质培养提出了更高的要求。
善，指慈善。要求应用文写作者的一言一行都应从善意出发，并尽可能地以善果告终。中国科学院李醒民教授认为，善应有高度的责任心，坚持人道主义，要宽容大度，要造福人类。他虽然是从哲学的高度来论善，但对于应用文写作者来说，也是适用的。
应用文写作者科学良心中的善，还表现在应用文写作的内容上，既要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规，又要符合客观实际，维护广大人民群众的利益，因此，就必须遵循“从群众中来，到群众中去”的群众路线。毛泽东早在1945年《论联合政府》一文中就指出:“共产党人的一切言论行为，必须以符合最广大人民群众的最大利益，为最广大人民群众所拥护为最高标准。”联系群众，相信群众，依靠群众，为了群众，不仅是我们党的优良传统，而且也是取得革命成功的基础。因此，在应用文的写作中，写作者不仅要听领导人的意见，更要听广大人民群众的意见，了解群众的愿望和要求，真正克服目前在应用文写作中那种“不怕脱离群众，就怕脱离领导;不怕脱离实际，就怕脱离政策”的奴颜媚骨的坏风气。
科学良心的美，历来被哲学家、科学家们所推崇。狄拉克曾指出:“我感到一种理论，如果它正确，那它将是美的。”在应用文写作中，如果一种文体能真实、充分地表达一种思想，并将之转化为一种政策，而这个政策在执行中又带来令人瞩目的价值，受到国人的普遍欢迎，这难道不是一种美吗?十一届三中全会以来的一系列方针、政策就是通过一系列的决定、决议、规定等应用文发布实施的，使中国发生了翻天覆地的变化，国人欢喜，世人瞩目，这难道不是一种美的享受吗?金融危机爆发后，我国领导人审时度势，及时作出应对之策，出台了一个又一个应对危机的决策，这些决策又是通过应用文发布实施的，使中国避免了一场灾难。分析这一时期出台的应用文，其独特性、统一性和相互衔接的和谐性，让人从中感到一种巧妙的平衡美、和谐美和统一美。
科学良心的美，还表现于写作者的心灵美，为了国家和人民的利益而不计个人的得失。毛泽东的秘书李锐在被撤职查办、开除党籍、与老婆离婚、在秦城监狱坐牢的困境中，也不趋炎附势、说假话、写假证明材料，“不管怎样受审……我坚持了过去的一条原则，尤其为他人写证明材料，总按照事实，尽量写出正面的东西，包括已经和我离婚的、揭发过我的夫人”。这种美丽的心灵、刚正不阿的品质、与人为善的美德，不正是广大应用文写作者学习的榜样吗?应用文写作者既要把真、善、美当作职业道德去追求，又要把真、善、美当作人生理想境界去追求，在这两种追求过程中完善自己的人品和人格。一个有高尚人品和人格的应用文写作者，必然会给社会、给人类做出更多的贡献。
第六节 应用文的亲和力
亲和力，原指两种或两种以上的物质结合成化合物时相互作用的力。这里所讲应用文的亲和力，是指执政党、政府、企事业和社会团体所颁发的应用文能够在主体与客体之间交流信息的过程中具有相互和睦的能力。这种能力是建立在主体对客体发自内心的尊重基础之上的，是基于相互之间平等、关注、关爱、互助而产生的一种能力。一旦应用文具备了这种能力，它不仅在社会政治、经济运行中能有效减少或消除负效益的内耗，降低或排除危险的隐患，而且能够成为社会有序、有效运行的健康原动力，从而有效推动我国物质文明、政治文明、精神文明建设。
一、“立党为公，执政为民”的宗旨要求应用文要具有亲和力
在新的历史时期，“坚持‘立党为公，执政为民’，必须落实到党和国家制定和实施方针政策的工作中去，必须落实到各级领导干部的思想和行动中去，必须落实到关心群众生产生活的工作中去”，这是胡锦涛在纪念中国共产党成立82周年讲话中提出的要求。这段讲话的字里行间不仅洋溢着浓厚的亲和力，而且也可以看作是对应用文写作提出了要有亲和力的要求。因为“政策措施落到实处”，必须通过一系列的“决定”、“决议”、“规定”、“办法”等应用文这个“中介”，才能真正有凭证、有依据地去落实。
在应用文的写作中，真正做到胡锦涛提出的“心里装着群众，凡事想着群众，工作依靠群众，一切为了群众，坚持权为民所用，情为民所系，利为民所谋”，无论该应用文所写的是什么内容，必然具有亲和力。古今中外大量的事例早已证明，凡是具有亲和力的应用文，不仅易于被群众接受，而且执行落实起来也易于获得群众的支持，再大再难的问题也易于解决。例如武汉市曾有3.7万辆营运三轮车(俗称“麻木”)，不仅污染空气、制造噪音，而且造成交通秩序混乱、事故频发，成了几届政府难以根治的棘手问题。2003年5月20日，武汉市人民政府发布“禁麻”通告，规定上交“麻木”最后期限是8月19日，实际上仅用了10余天时间“麻木”就全部上交，比规定的最后期限提早了80天。创造这一奇迹的奥妙是什么呢?答案是明确的，就是反映政策、法规的应用文具有亲和力。市政府在“禁麻”的过程中，既想到了830万市民的利益，也考虑到了3.7万辆“麻木”车主的利益。“麻木”车主大多是失业人员和残疾人员，如果采取以往“文件一下，又缴又抓”的办法，不仅会引起3万多人及其家属的怨气、怒气，而且有可能引发社会安定的大问题。而武汉市政府在出台“禁令”的同时，对“麻木”车主推出了一揽子保障政策和安置措施，政府筹集资金，对“麻木”除折价回收外，对自觉交车者奖励1200元，发放过渡期生活补贴420元，对自谋职业者给予一次性补贴4000元，而且现场兑现，不打白条。另外，市政府还按1∶1.5提供岗位，积极帮助交车主就业。在不到10天的时间内就有近三分之一的车主实现了上岗再就业。对生活困难符合“低保”条件的车主，简化手续及时纳入“低保”。这种具有感动人心的亲和力，应成为应用文写作中的一个原则，以推动、指导社会和谐而又有序地发展。
二、知识经济发展的需求决定了应用文要具有亲和力
知识经济时代最显著的特征之一就是人的地位得到了应有的提高。在知识经济时代，人力资源取代了工业经济时代自然资源和资本资源的地位，人的地位、权利意识、平等意识日益增强，这就要求在应用文写作中自始至终贯彻亲和力的原则。国务院2000年8月24日发布新的《国家行政机关公文处理办法》，删除“指示”而增加“意见”，这本身就体现了一种亲和力。在日常工作和生活中的应用文写作，贯彻不贯彻亲和力的原则，将直接影响到合作伙伴的关系和社会经济的有效运行。这里比较下面中外两份催款信函，便可见应用文写作中亲和力的重要性。
催款函一
╳╳公司:
贵公司于2008年1月在我公司购买巨型电脑三台，共计人民币壹拾捌万肆仟元整，至今尚未付款。根据上级清理“三角债”的有关指示精神，本公司正在清理财务账目，望火速付款，以保证双方正常的业务往来。
╳╳公司财务处
2009年8月26日
催款函二
亲爱的亨利先生:
在十多年的商务合作中，我们星条公司与贵公司有着良好的关系，账目往来配合得很好。我们一直认为贵公司是我们最好的客户之一。最近，由于市场萧条，我们已经注意到贵公司每月的票据不能按时结清，这次已拖欠了三个月之久。敬请速来结清账目。
我们之间的业务往来是绝对必要的，因此很遗憾，在结清账目之前，如果贵公司需要购买本公司经营的物品，请用现金支付。请收下所附的特别优惠卡，这可以让你们购买货物时享有3%的优惠权利，也许对你们渡过难关有所帮助。
我们期待着尽快得到您的回信。
挚诚的韦伯(星条公司财务经理)
╳╳╳╳年╳月╳日
附:特别优惠卡
这两份信函都是催款的，但前者字里行间透露出来的是严肃、生硬、冰冷的气息，一副公事公办的面孔，尤其是“望火速付款，以保证双方正常的业务往来”一句，居高临下，暗含威胁之意。后者以公司负责人之间人际沟通的方式进行，虽然主要目的是催款，但字里行间透露多层善意:一是肯定双方过去的合作关系;二是不回避但又尽量客气地指出问题;三是友善地提出催款要求;四是新增一个保持继续合作关系的方式;五是尽可能提出特别帮助;六是客气、友善地要求对方尽快作答复。整个信函用委婉、亲和的语言，既提出了问题，又表达了友谊;既期待答复，又提供了可能的帮助，信函充满了友善和人情味。中国已加入了WTO，在今后的国内外交往中，前者那样生硬、严肃、冰冷的应用文将愈来愈难以适应市场经济发展的需要，而后者亲和、友善式的应用文将愈来愈受到市场经济发展的欢迎。因为在知识经济一体化的发展趋势中，为了双赢的共同目标而建立起来的合作伙伴关系，必然要求应用文适应知识经济这一特征。我们相信，应用文写作中的这种发展趋势将愈来愈明显。
三、公民素质的提高决定了应用文要具有亲和力
改革开放30多年来，国人的素质较之以前得到了空前的提高，人们的认识水平、判断能力、识别能力、鉴赏能力等获得了普遍的提高，这就要求应用文写作必须具有亲和力，以往那种“最高指示理解的要执行，不理解的也要执行”的做法，在今日社会中是行不通的。只有依法行政，晓之以理，动之以情，人们才可能乐意去接受，自觉去执行，否则，群众是不买账的。2003年7月18日《中国审计报》报道:河南省某市物价局发文“规定”:从7月1日起，该市行政辖区内的所有饭店，都必须启用“新式菜谱”。根据“规定”要求，饭店要么去指定商场高价购买物价部门监制的新式菜谱，要么经过该市物价部门审批后自己印制新菜谱。这一“规定”，以牺牲饭店的利益来维护部门的利益，显然有违市场经济的规律，也不具备对人民的亲和力。这种动用行政手段“卡脖子”的做法，饭店经理们可以通过法律程序或新闻舆论来阻止。可以说，通过近几年的普法教育，每个人对自己的权利，都有了一定程度的认识。公民、法人代表对自己应履行的义务和应具有的权利，都有了明确的理解。因此，在大力建设政治文明的今天，应用文写作在依法行事的基础上，还要做到按胡锦涛所讲的“权为民所用，情为民所系，利为民所谋”，这样写出的应用文才具有亲和力，才能顺民意，得民心，才能促进社会和谐、有序、快速地发展。
第七节 符合应用文的五要素
世上万事万物，各有自己组成的要素。就文章来说，议论文的构成要素是论点、论据、论证;记叙文的构成要素则是时间、地点、人物、事件、原因、结果。应用文也有它特有的构成要素，这就是文种、受文对象、发文事由、发文时间、落款五大要素。
一、确定文种
写作应用文，首先要确定文种。没有文种，就不是应用文。文种选错了，就办不成事，解决不了问题，失去了实用的价值。
应用文写作，一般是一文一事。尤其是行政性、司法性文体，每办一件事，就应选择、确定相应的文种。如在现实社会或工作进程中出现了新情况、新问题，需迅速、及时地向下级提出扭转局势、解决问题的指导性意见，就应选择“意见”这一文种，如果用“决定”就错了，因为“决定”只适用于对重要事项或者重大行动作出安排。
要准确地选择文种，应重点把握以下几个问题:
一是明确行文方向。首先必须明确，你所写的应用文，是上行文、下行文还是平行文。方向不明确，易选错文种。一般说来，行文方向明确了，行文对象也就明确了。
二是明确写作内容。必须明确你所写的内容，是规范性的，还是指导性的;是知照性的，还是报请性的;是记录性的，还是交流性的。
三是明确制文机关的身份。文种与制文机关的身份应相符，保持一致性。如古代的“制”、“诏”、“策”、“敕”是皇帝所专用的文种。目前我们见的“条例”，按规定只能是全国人大常务委员会和国务院使用，因为《行政法规制定程序暂行条例》规定:“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称‘条例’。”现在很多人不了解这一点，致使“条例”滥用的情况时有发生。
需要说明的是，我们没有把“应用文的标题”列入到要素中来，这是鉴于应用文的标题，绝大多数包含着文种。
应用文的标题常见常用的有以下几种:一种是完全式:发文机关名称+事由+文种，如《中国人民银行关于进一步改革外汇管理体制的公告》。二是省略式。省略式既可以省去发文机关名称，也可以只省事由，如《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》，属于事由+文种;《中国共产党第十一届中央委员会第三次全体会议公报》，属于发文机关名称+文种。三是只有文种，如“通告”、“公告”、“简报”、“总结”、“计划”等。以上三种标题，都少不了文种。无论文种前面的发文机关名称和事由怎样正确，文种错了，这篇应用文就会成为废品。
二、受文对象
在应用文写作中，向谁行文，一定要有明确、具体的对象。写“请示”，应以上级机关单位为对象。写“入党申请书”，受书对象应是基层党的组织。就是写封信，也要明确是写给谁的。特别是应用文中的公文，凡是上行文，一律都有受文对象。如果没有收受对象，或收受对象不明确，或者是写错了收受对象，不仅办不了任何事，造成人、财、物的浪费，而且还会贻笑大方。在下行文中，有的在文件的开头写明了收受对象，有的没有写。但这之中有一个规律，凡是在下行文中没有在开头写明收受对象的，必然在文末写明了“发至╳╳╳”，这也就明确了收受对象。
在应用文写作中，有的文种的收受对象还分出“主次”来，如“主送”、“抄送”等。如果在“主送”中标出几个收受对象，例如写份“请示”，如果是向“多头”请示，很可能出现谁也不批示，各部门互相踢皮球，什么事也办不成的结果。
三、发文事由
“事由”是应用文用语，指本篇应用文的主要内容。如写一篇“决定”，其事由构成主要有三:一是决定原因;二是决定事项;三是执行要求。一般说来，在应用文写作中，无论是上行文、下行文，还是平行文，均应写事由，尤其是上行文中的“请示”等报请性文体，更应把事由写充分，写详细。如果事由写得不充分，事实不清，理由不明，上级就不可能迅速批准，或者是退回原单位，要求把事由写清楚，写充分。在应用文写作的要素中，事由的作用重大，它不仅是实现写作目的的依据，而且是形成写作意图的基础。写作目的能否达到，事由起着决定性的作用。因此，事由必须具体、真实。凡是与写作目的无关的材料，一律不要纳入到事由中来。写作时，应把最重要、最关键、最典型的事由置于最佳的位置，以引起注意和重视。另外，事由的表述应简明、扼要、中肯，切勿说些不着边际的空话、套话、废话。事由无论是历史的，还是现实的;是正面的，还是反面的;是团体的，还是个体的，都要客观、具体，做到持之有据，言之成理，经得起调查、核实、审议。
四、发文时间
写作应用文，就是为了“办事”。无论是公事还是私事，无论是大事还是小事，无论是国事还是家事，都是为了处理事务和解决问题而写作的，有较强的实用性。因此，在使用中，有范围的大小之分，有时间的缓急之别，故而在时间上，就有其严格的要求。尤其是应用文中的公文写作，“办事”的时间有明确的限制。例如2007年6月29日公布的《中华人民共和国劳动合同法》共分九十八条，其中第九十八条是专门为“时间”而列的:“本法自2008年1月1日起施行。”有的应用文写作，必须按规定的时间写完，过期就失去了效力。如申请复议的案件，如果申请人不服复议决定的，必须在收到复议决定书之日起15日内向人民法院提起诉讼。而复议机关在收到申请书之日起两个月内不作决定的，申请人可以在复议期满之日起15日内向人民法院提起诉讼。如果超出了法定的期限，“则将丧失法律效力”。另外，有些应用文中的公文在时限上还分出“急件”、“特急”两种，以确保一些紧急问题能在规定的时间内及时处理。正因为时间是应用文区别于一般文章或文学作品的主要界限，所以我们把它作为应用文的五大要素之一来看待。
五、明确落款
落款是公用应用文发文机关的署名，私用应用文者的签名。
公用应用文如无落款，即没有发文机关署名或印章，该文就不起任何作用。尤其是应用文中的下行文，它主要起决策、部署、管理、指挥、领导、督促、表态、监察、检查等作用，如果没有发文机关的署名和印章，发文机关的下属单位可以不执行。有些下行文在“标题”中写明了发文机关，可以不在落款中再写发文机关名称，只加盖该机关的印章就行。
私用应用文也不能忽视落款。如写一份遗嘱，无论是“公证遗嘱”、“自书遗嘱”还是“代书遗嘱”，立遗嘱人均应亲自签名，否则，是不受继承法保护的。即便是写封信，也应签名。
总之，准确、规范的落款，是保证应用文的严肃性、完整性和合法性的必要步骤，切不可马虎大意。
第八节 文字明确、简洁
应用文最终要靠文字语言来表达。应当说，不同种类的文种有不同的社会功能，因此在文字语言上也就有不同的要求。写作应用文要求文字明确、简洁，切莫说些不着边际或模棱两可的话。
所谓明确，就是对所写的事或理，应清晰明白而确定不疑。这就要求在写作应用文中摒弃那些模棱两可、含蓄晦涩、似是而非和易生歧义的语言，尽量做到明白晓畅、通俗易懂。有时只因一字之失、一句之误，就会造成不好的影响，甚至带来不可挽回的损失。尤其是应用文中的公文和司法文书，用错一字一词，在政策的执行上，在量刑的轻重上，就可能出现较大的偏差。中国的语言文字既丰富又繁杂，近义词、同义词很多，因此，在使用时，要细细推敲，反复斟酌。词有褒、贬、中性之分，有范围大小、程度深浅、分量轻重之别。如“局面”与“场面”、“品质”与“品行”就有大小之分;“误解”与“曲解”、“阻止”与“制止”就有轻重之别;而“领袖、头子、首脑”，“牺牲、完蛋、死亡”，“成果、恶果、后果”等，就有褒、贬、中性之分。如果在应用文写作中不把握好语言文字的分寸，不严加区别，就可能出现这样或那样的问题。因此，在应用文写作的遣词造句中，要格外严格、谨慎，切不可随心所欲，马虎从事。
所谓简洁，就是简明扼要，文约意丰。唐代刘知几在《史通·叙事》中说:“夫国史之美者，以叙事为工;而叙事之工者，以简洁为主。简之时义大矣哉!”“然则文约而事丰，此述作之尤美者也。”宋代陈骙在《文则》中指出:“且事以简为上，言以简为当。言以载事，文以载言，则文贵其简也。文简而理周，斯得其简也。”清代桐城派刘大櫆对语言的简洁曾作过更精当的论述。他说:“凡文笔者则简，品贵则简，神远而含藏不尽则简，故简为文章尽境。”[19]这就对语言提出了要求，应着力简洁，除去一切空话、废语、套话。长期以来，写总结、报告、讲话稿等，开头往往免不了要写一大段套话、废话，还不见具体内容出来。这些套话、废话，是要求简洁的大敌，必须坚决消灭。写作应用文要保持语言上的简洁，必须在遣词造句上“厉行节约”，惜字如金，争取达到列宁提出的要求:“要像电报那样写得极其简短。”做到提出问题，切中要害;分析情况，精辟透彻;解决矛盾，一针见血。凡是大多数人共知的大道理不必写，可说可不说的话尽量不说。历史经验一再告诫我们，应用文的语言啰嗦，拖泥带水，篇幅必然冗长，这就会在批阅和执行上出现打折的现象，影响应用文的实用效果。
关于应用文语言的简洁还有两点需要说明:
一是说到简洁，有的人就将其看做是“字数少”，这是一种误解。是的，凡是简洁，字数就不多，但如果只求字数的“简”，而忽视用词的“精”，那不就成“短而空”了吗?短与长不是绝对的，应视内容表达的需要而定。如有一篇简报的标题为“父子室、夫妻科、外甥打水舅舅喝、孙子开车爷爷坐、亲家办公桌对桌”，共27个字，既具体又形象地反映出了党政机关中不正常的“裙带关系”，不能说这27个字的标题就不简洁。正是这样的醒目标题，既让人感兴趣，又扼要地说明了问题，而且易于记住，的确可使此简报添色增光。
二是简洁的语言与精辟的思想认识相关。老舍说过:“思想不精辟，难以写出简洁有力的文字。”[20]只有对社会生活有真知灼见，才能对语言进行准确的选择，精巧加工。如果忽视了观察、分析、理解生活，不认识其真谛，而一味在语言上推敲，还是不能写出简洁的文字。
第九节 关注应用文写作学理论的创新
这里提出应用文写作学理论创新的思路，抛砖引玉，以便促进应用文写作学理论的创新和发展。
一、清源性的创新
清源性的创新主要是对应用文的原始形态和特征、理论形成的历史过程进行系统的挖掘、疏浚。一些被历史埋没或歪曲的有关概念、原理、论断、观点，一旦被发掘出来，对于目前应用写作理论的研究，必将起着借鉴、指导的作用。亦有可能受这些概念、原理、论断、观点的启发，而感悟出新的观点或论断。我们在市面上可见到刘壮先生所著的《中国应用文发展史》[21]，刘先生在治史上下了不少工夫，然而在“清源”上未能创新。我们应在刘壮先生建立应用文发展史的基础上，进一步有所发现，有所创新。
二、发挥性的创新
发挥性的创新是把内在的性质、特征表现出来，用新的实践经验丰富和充实原有的基本特征、原理。如应用文的“中介性”的提出，使应用文写作学的特征、原理更符合应用文的实际，从而充实和丰富了应用文写作学的理论，使应用文写作学的理论更趋成熟。因为马克思主义认为世界上的一切事物都是普遍联系的，而联系是需要中介的。应用文不仅是理论联系实践的中介，而且是国家机器正常运转的中介。中介性是应用文最具鲜明个性的特征。
三、运用性的创新
应用文写作学是一门应用性学科，它的理论不是纯形而上学的东西，而是具体指导实践、具有可操作性的理论，因而这种理论必须随着时代的变迁和实践的发展等历史条件而转移，在不断运用中更新和完善。如应用文的“社会性”的提出[22]，就是依据西方发达国家广泛运用应用文的实际而感悟出来的。
任何一门学科，不运用理论上的新东西解释已经发生变化的社会生活，不用新的理论去适应和指导学科的发展，这门学科就会失去持续发展的活力。
第六章 应用文撰写发者的五项修养
世上万事万物，都有内在结构的完整系统，应用文写作亦不例外，它是由写作主体(作者)、写作客体(写作对象)、载体(语言文字符号)、本体(应用文文种)、受体(受文者)组成的一个完整体系。而主体是这个体系中的“枢纽”。主体的素质、修养如何，直接关系到应用文写作的质量。
应用文写作是党和国家各部门、各单位中极为重要的领导工作。邓小平曾在《在西南区新闻工作会议上的报告》中指出:“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”，“拿笔杆子是实行领导的主要方法”。很显然，“拿笔杆”、“实现领导”，绝不是指通过写小说、散文、诗歌来实现领导，而是通过写应用文“实现领导”的。正因为应用文的这种“经国之枢机”的特殊地位和作用，决定了应用文写作是一项政治性、政策性极强的工作，这就给应用文写作者提出了与一般文章作者有所不同的修养要求。
第一节 良好的职业道德
道德，是人们共同生活及其行为的准则和规范，属于社会意识形态的范围。它产生于人类社会生活的需要。道德行为是有层次性的，据专家研究，第一层次是习惯性道德行为。习惯性道德行为是指仅受习惯支配的道德行为。当这种道德行为发生时，行为主体并没有相关意识作指导，而只是习惯使然。如“唯上”，是机关办事人员包括应用文写作者长期在工作中形成的一种习惯，领导让你写什么你就写什么。这种习惯性道德行为并非天生的，而是社会长期影响的结果。第二层次是自律性道德行为。这是一种自我约束下的道德行为。当这种道德行为发生时，行为主体是自觉的，是有意而为之的。如湖北监利县的乡党委书记李昌平在基层工作，了解民情、民心，正因为他有良知，有责任心，才大胆向国务院领导反映农村目前存在的“三农”问题。第三是他律性道德行为。这是指在环境约束下的道德行为。当这种道德行为发生时，行为主体在思想上是被迫的。如在整顿、纠正行业不正之风中，首先要求各行业人人进行自查，写出自查报告，找出不正之风的现象，分析产生的原因等，这是被迫的，也是社会舆论压力下的结果。道德的基础是人类精神的自律，这种自律证明了人对道德要求和命令的自觉理解、把握和遵守。这种“要求”和“命令”的实现，表现为反映社会道德生活的价值准则转化为个人内心隐秘的命令、良心的召唤，因为道德的真正价值就在于它是共同利益的维护者。
从社会学的角度看，在人类社会生活中，除了公共社会生活、家庭生活外，还有丰富多样的职业生活。人生在世，大半时间是在职业生活中度过的，因而逐步形成与职业生活相关的职业道德，可以说，人类的职业生活是职业道德产生的基础。
什么是职业道德呢?职业道德就是从事一定职业的人们在其特定的工作或劳动中特殊的行为规范的总和。一个社会有多少种职业，就有多少种职业道德。那么，应用文写作者的职业道德主要是什么呢?
一、热爱本职，忠于职守
应用文写作者尤其是在各级党政机关从事应用文写作的人，要热爱自己从事的职业，树立职业荣誉感，在应用文写作活动中发挥出更大的积极性和创造性。应用文写作这一职业，既需要高尚的道德情操，又需要懂得管理知识、法律知识和具备处理日常业务工作的能力。尤其从事“计划”、“总结”、“合同”、“领导讲话稿”等公文的写作，大多不以自己的名义发表，因此，是一项极其光荣、需要付出艰苦劳动、无私奉献的职业，每一位应用文写作者，都应努力培养起对本职工作高度的责任感，不为名利所困扰。
忠于职守就是要忠实地履行职业责任，而职业责任就是职业活动的中心，它是在一定的职业活动中所承担的特定的责任、义务。在物质、金钱面前做到“富贵不淫”，在权势或邪恶势力面前做到“威武不屈”，使自己的行为符合国家的利益、公众的利益。
目前中国社会正处于转型期，对于应用文写作者来说，道德修养尤为重要。应用文写作本来就与道德是不可分的。古有“铁肩担道义，妙手著文章”的训词，《荀子·正名》中也说:“以仁心说，以学心听，以公心辩，不动于众人之非誉，不冶观者之耳目，不赂贵人之权势，不利传僻者之辞。”这实质上是“文德”的表现，亦可作为应用文写作者的座右铭，保持“应用良心”和“写作贞操”。
二、尊重事实，维护国家和人民的利益
事实，是不以人的意志为转移的客观存在。真理，就是真实的道理，即客观事物及其规律在人的意识中的正确反映。只有尊重事实，才能尊重真理。在现实社会生活中，不同的立场往往影响对事实的评价，因而影响对真理的尊重。立场，是认识和处理问题时所处的地位和所抱的态度。对应用文写作者而言，就是其政治倾向，属于意识形态的东西。应用文写作者在写作时，一般会受其立场、思想的影响。中外大量的事实告诉我们，错误的立场，常常会导致对事实的歪曲。“指鹿为马”的典故就是很好的说明。
当然，事实也可以改变立场。20世纪30年代，当时范长江并不是一个马克思主义者，但他在中国西北进行调查研究时，了解了大量的事实:中国国民党的腐败，不是个别人的罪恶，而是根本制度、根本政策的问题，这些事实在很大程度上促使了他的世界观逐渐地转变。斯诺和史沫特莱在中国进行调查研究，亦因尊重事实，他们作品的意义大大超出了他们的立场和世界观的局限。由此可知，立场是重要的因素，但不是唯一的重要因素。只要尊重事实，也就尊重了真理，同时也就维护了人民的利益。
在有些情况下，事实服从立场，就不再是事实，而是造谣，就会给国家和人民带来混乱甚至灾难，1976年4月的天安门事件便能充分说明问题。
应用文，尤其是应用文中的公文，都直接或间接地关系到人民群众和国家的利益。新华社2001年2月17日播发了题为《一份提案引出一个大产业》，向世人推荐“武汉光谷”:2000年3月，在全国政协九届三次会议上，许其贞等12名全国政协委员提交了“1331号提案”:在武汉建立“中国光谷”。此信息传出后，一批专家、学者迅速汇集武汉东湖新技术开发区，首批150个项目公开招标。国家信息产业部对提案作出了明确的答复，武汉市人大常委会通过关于加快“武汉·中国光谷”建设的决议，因而海内外科技人员纷至沓来。仅2000年“光谷”完成科工贸总收入242亿元，至2009年已翻番近10倍。
总之，良好的职业道德是写好应用文的根本保证，因此应用文写作者应努力做到:第一，深入到人民群众中调查研究，及时、公正、客观地反映人民群众的心愿和呼声，如实报告客观事物，不应有意传播虚假的信息。第二，不唯上，不唯书，不唯势，坚持实事求是。第三，热爱本职工作，忠于职守，任劳任怨，不怕艰难困苦，兢兢业业地干好本职工作。第四，不追求个人名利，不受金钱、美色的诱惑，具有自我牺牲精神，尊重他人，团结协作搞好本职工作。第五，具有高度的责任感，遵纪守法，不参与任何不诚实、不道德、有损国家和公众利益的活动。第六，与弄虚作假和不道德的组织或个人的行为作不懈的斗争。
第二节 较高的政策水平
“政策和策略是党的生命”，也是国家的生命。应用文写作者应及时学习政策，熟悉政策，掌握政策，运用政策，加强政策方面的修养。因为这直接关系到应用文写作者是否能及时、准确地把握时代的脉搏和社会发展的方向、趋势，直接关系到应用文写作的合理性和合法性，直接关系到应用文的实际意义和价值的大小，还直接关系到应用文写作的质量和效益。应用文写作者要加强政策方面的修养，首先，应提高理论水平，因为政策是理论的具体化，理论不能直接指导实践，只有通过政策这个中介，才能指导实践。因此，提高理论水平，不仅有助于加深对政策的理解，提高执行政策的自觉性，而且有利于识别政策的得失和正误，以减少工作上的失误。其次，应用文写作者要有高度的责任感，有了这个责任感，才能自觉地维护国家和人民的利益。
国家及其各级政府制定的政策，是解决一定时期实际问题的方案、措施、办法、准则，只有认真学习，真正熟悉，切实掌握，写作应用文时才会有针对性、依托性、时效性，在调查研究、分析问题、编制应用文写作提纲时，才能有依据，做到有的放矢。对政策不及时了解，或了解得不深、不透，在应用文写作过程中就可能界限不清，是非不明，工作中的轻重、缓急、先后亦难分清。因此，学习、领会、熟悉、掌握现时政策，提高理解政策的水平，就不仅能更好地为落实现行政策服务，而且还能为制定更适应实际情况需要的新政策提供依据。
在现实生活中，有些人表面上认真钻研现行政策，很有政策水平，但他们不是为了更好地执行政策，而是为了搞“对策”，正如老百姓所指出的“上有政策，下有对策”，这实质上是属于道德品质的问题。我们提倡用好政策，用足政策，反对搞“对策”，反对钻政策的空子为本地区、本部门的利益而不顾全局利益的行为。
第三节 广博的学科知识
应用文写作者除了要有良好的职业道德、较高的政策水平外，还应具备广博的学科知识。有人说应用文写作者是杂家，此言有一定的道理。要写好应用文，各方面的知识应懂一些，因为应用文写作涉及的社会生活面极为广泛，这就要求应用文写作者必须具备广博的学科知识。
应用文写作者的知识修养，是一个长期积累的过程，绝非是一朝一夕或者经过“突击”式的学习就能获得的。它不仅是一个积累的过程，而且也是一个磨炼的过程。那么，知识面应广博到怎样一种程度呢?这里依据应用文写作的实际情况作些提示。
一、马克思主义的基本理论知识
马克思主义的基本理论是认识世界、改造世界的科学知识，是揭示事物基本规律和本质的科学。应用文写作者所从事的工作，是一项思想性、政治性、政策性、法规性较强的工作，如果不系统地学习马克思主义理论，或者只是在写作中为引用而临时去查找、摘录马克思主义经典著作的只言片语，缺乏应有的马克思主义基本理论的修养，很难想象，这样的应用文写作者能够保持清醒头脑，抓住主要矛盾，写出较高水准的应用文来。
在新的历史时期，应用文写作者还要认真学习发展了的马克思主义理论，尤其是学习好“为人民服务”、“实事求是”、“科学发展观”等理论。在应用文写作中，认真学习、深刻理解、切实贯彻这些理论，写出来的作品就必然会利国利民。
二、哲学知识
哲学是关于世界观的学问，是理论化、系统化的世界观，是关于自然知识、社会知识和思维知识的概括和总结。无论是从事社会科学研究还是从事自然科学研究的工作者，如果不懂得哲学这门学科，在各自的工作岗位上要有所发现、有所创造，可以说是很难的。应用文写作者如果懂得哲学，看问题时必然会更全面、更深刻，所写的作品亦必然会更有分量、更有力度。可以说，哲学是使人聪明的科学，懂点哲学，遇事就有自己的主见，不会人云亦云。懂点哲学，就有可能在自己所从事的工作中做出一般人做不出的业绩。这里提供一个现象供大家思考:美国的威廉·布里特在《我的成功道路》一书中，介绍了七位诺贝尔经济学奖获得者的“成功之道”。仅从这七位诺贝尔经济学奖获得者的学位来看，就可知哲学的作用:
这是一个让人惊叹的现象。在这七位诺贝尔经济学奖获得者中，能与经济学联系得上的，只有威廉·阿瑟·刘易斯和乔治·约瑟夫·施蒂格勒两位，其他几位获得者的学位均是文学学士或硕士，肯尼斯·阿瑟夫·阿罗还获得理学学士。为什么他们一转到经济学上来就能很快取得世界性的突破呢?这除了个人勤奋、努力等原因之外，恐怕都与哲学不无关系!
三、经济知识
随着知识经济的到来，各行各业都面临着严峻的挑战，以前所学习的经济知识在新的形势中显得极为薄弱、无力。所谓知识经济，是指建立在知识生产、分配和使用之上的经济，是以知识为基础的经济。西方发达国家的实践已表明，知识已成为一种重要的、最有价值的生产要素。当前计算机的逐渐普及，全球网络的出现，使世界经济中出现了以往任何时代根本无法想象的新产品、新产业、新服务。产品和服务越来越知识化、智能化，生产工艺愈来愈柔性化、个性化，市场和贸易的营运亦愈来愈网络化和全球化……经济效益越来越取决于知识创新的多寡和快慢，而不再仅仅是以前有形的资源、厂房和资本。应用文写作者认识不到这一点，或者对这一重大转变认识得不深刻，可以说是难以胜任当前应用文写作的。
我们之所以强调应用文写作者要学习和懂得经济知识，是因为不论从历史上看还是从今天来看，人类社会之所以进步，主要在于知识的不断更新、使用，从而促进了经济的发展和文明程度的提高。知识的创造、存取、学习、交流、使用，都大大地改变了人类社会。英国科学史专家李约瑟博士在《中国科学技术史》中说:“在3—13世纪，中国保持一个让西方人望尘莫及的科学知识水平”，正是这种知识水平使我国出现了持续千年的繁荣。因此，应用文写作者要加强知识经济的知识修养，这不仅有利于搞好应用文写作，使其具有针对性和实用性，而且也有利于应用文写作更好地为知识经济的建设服务。
应用文写作者如果不懂得一定的经济知识，就有可能将正确的东西当成错误的东西，这样不仅不能为经济建设服务，还会阻碍经济的发展。如国内有一家大报，混淆了期货交易与远期交易的本质差别，在头版头条把河南邓州农民与供销社签订的远期交易作为期货交易来报道，在全国造成了极大的影响，导致期货市场纷纷建立，正是作者不懂得经济知识而误导了我国期货市场的建立。应用文写作者应下决心学习经济知识，这不仅有利于干好本职工作，而且有利于促进我国改革的深入发展。
四、法学知识
随着我国市场经济的建立、发展，法制建设正逐步加强与健全。可以想象，在一个法制不健全、不完善的国家，要建立市场经济是根本不可能的事。
依法治国是我国的基本国策之一，尤其是我国加入世界贸易组织后，应用文写作者不仅要学习、了解国内国外的法律、法规，而且要学会运用法律知识搞好自己的本职工作。这不仅有利于在应用文写作过程中遵守法规，而且有利于依法办事。例如，近期媒体不断披露校园体罚的问题，如武汉东西湖区某校五年级学生戴某被体育老师掐脖子、扇耳光，乌鲁木齐铁路小学三年级一名九岁女生因未按时交作业而受到老师的体罚……这些问题出现后，还有人认为打是疼、骂是爱，严师出高徒。当有人指出这是违法行为时，不少人表示惊讶。在写反映这类问题的调查报告、简报时，如果不知道、不懂得《中华人民共和国教师法》、《中华人民共和国义务教育法》、《中华人民共和国未成年人保护法》，那么写出来的东西不仅不合法，而且还会间接助长这种违法行为的蔓延。
五、历史知识
历史是人类社会和自然界发展过程的事实记载。应用文写作者学习并懂得中国历史、世界历史，不仅有利于鉴古知今，古为今用，洋为中用，而且有利于增长知识，陶冶性情，开拓视野，启迪智慧，升华人格。例如，中国作家代表团访问德国海姆佗市，在庄重而热烈的市长接见仪式上，我国诗人公刘在致“答词”时，巧借德国民间传说的历史故事，把主人对中国作家代表团的热情，对德国经济的状况，对德国青年的评价，德国的人口现状等一一串了起来，风趣、生动地表达了中国作家代表团对主人的谢意，使听众自始至终处于兴奋、激动、佩服之中，收到一般“答词”难以企及的效果。
中华民族几千年的历史不仅源远流长，而且光辉灿烂。尤其是在悠久的历史长河中涌现出的灿若繁星的杰出人物，他们用惊人的智慧创造了灿烂的文明……学习这些历史不禁为他们的雄才大略而叹服，为他们的博学多才而仰慕，为他们的爱国爱民、廉洁奉公而敬重，为他们的聪明机敏、识才爱才而折服……学习和熟悉这些历史人物，不仅能让人增长见识，振奋精神，奋发图强，而且能起到荡涤胸襟，震撼着也温暖着我们心灵的作用，纠正那种数典忘祖、妄自菲薄的错误倾向，激发爱国主义热情，更加搞好本职工作。
六、办公自动化知识
21世纪是信息化的时代，网络将全国、全世界紧密联系在一起。原始的人工手写、机器印刷将被“无纸笔办公自动化”所代替。因此，从事应用文写作的人员，应切实掌握网络知识，在网络上搜集信息和处理、运用信息。
电脑作为一种信息自动处理的工具，由于它的工作方式与人脑的思维方式有相似之处，所以能部分地代替人脑进行信息的接收、存储、计算和加工处理，输出结果。在信息的搜集、存储、加工、整理、应用等方面，电脑工作的效率和质量都是空前的，是人工无法企及的。随着电脑运用技术的不断深入和拓展，电脑处理的信息越来越多，运用电脑作为主要的辅助工具进行应用文写作，已成为知识经济时代获取、加工、运输、存储与应用的重要手段。熟练地掌握电脑应用文写作技能，充分运用网络技术，已成为应用文写作者融入世界知识经济潮流的重要方式之一。
第四节 多才多艺的本领
前面已提出过应用文写作者被称为“杂家”，这就隐含了应用文写作内容丰富，牵涉到社会的方方面面。因此，应用文写作者除了具备广博的学科知识外，还必须具有多种多样的能力和多才多艺的本领。
一、娴熟的写作技能
应用文写作，对“文”来说重在“应用”，对“人”来说重在“写作”。娴熟的写作技能，是应用文写作者必备的条件。常用常见的应用文文体，不仅要会写，而且要熟知怎样才能写好。发生一件事，处理一个问题，解决一种矛盾，要能准确地用好文种，熟知写作技能。写出的作品，不仅符合文种写作的各项要求，而且要真正实用，能解决问题，化解矛盾，指导实践。总之，应用文写作中的“十八般武艺”，应该样样精通，以适应新时代、新形势、新生活发展的需要。
“文场笔苑，有术有门。”无论写什么文章，都是有技法、技巧、门路的。朱自清在回忆自己年轻时期学习写作的情况时说:引起我的写作兴趣和指导我走上写作道路的，是一本谈论写作技法的书籍。看来，学习和掌握一定的写作技法，是提高写作技能的重要途径之一。就是标点符号的运用，也应慎重，切不可马虎，否则就可能出大问题。浙江省三门县一家商行在与内蒙古呼和浩特市一家皮货收购站签订购买一批羊皮合同时，因误用一个标点符号，造成直接经济损失10余万元。这桩买卖中，三门县这家商行作为买方，对羊皮的质量要求是大小四平方尺以上，无剪刀斑。但在购销合同上却不慎写成“四平方尺以上、有剪刀斑的不要”。误把逗号用作顿号，变成四平方尺以上的羊皮和有剪刀斑的羊皮均不要。结果卖方利用合同上的这一错误，卖给的尽是不足四平方尺的零碎羊皮，优劣差价10余万元。三门县这家商行有苦难言，更严重的是该商行与其他地方签订的连环合同也无法履行了。“误用一个标点，损失十万巨款”，这样的例子，在经济生活中是经常出现的。故此，应用文写作者的写作才能，应是全面的、娴熟的。
二、统计分析才能
统计分析是一项重要的调查研究工作，它是应用写作中不可缺少的重要阶段，是关系到能否科学决策、科学管理的一项重要工作。因此，应用文写作者应具备“监测分析”、“评价分析”、“预测分析”、“专题分析”、“综合分析”的能力;掌握“平衡分析”、“典型分析”、“相关分析”、“对比分析”、“分组分析”、“趋势分析”、“构成分析”、“因素分析”的方法。这样，对于写好应用文，保证其质量和实用性，提供了可靠的依据。统计的信息职能，是要系统地、灵活地为决策和管理采集、处理、传递、存储和提供大量以数据为基本特征的社会和经济等信息，在研究、分析中，把相关的信息联系起来，为解决问题提供有效的对策。
三、绘图、摄影、录像、制表能力
在科技日益发达的时代，要办成一件事，已不再仅仅是靠文字了，而是要靠全方位的能力。应用文写作亦应适应这一发展趋势，如北京市申办奥运会，除了要写大量的申办文字材料外，录像、图片、绘图、表格等全用上了。因此，应用文写作者除了拥有娴熟的写作技能外，还应会录像、摄影、绘图、制表。外出调查研究时，可以随时随地拍摄、录像，将这些东西与文字配合起来，其效果就会比纯文字的应用文好得多。因此，应用文写作者不仅要会用文字说话，还应会用照片说话、图片说话、表格说话、录像说话，这样立体式地“说话”，其收效更多、更大。
第五节 树立独立的人格
当今世界，各国对现代化的追求和认识，虽有种种的不同，但其中有共性的东西，这就是在市场经济条件下的民主、自由、平等。
按照马克思主义的学说，社会主义的本质应是民主，社会主义制度应是民主的制度。中国共产党为什么能从小到大、从弱到强发展起来，其中一个重要原因是讲民主。后来，为什么形式主义、官僚主义屡禁不止?为什么唯上不唯实之风刹不住?为什么“文革”得以发动?等等，最重要的原因之一是在当时的政治生活中出现“一言堂”，民主原则没有充分贯彻。执政党的权威、主要领导人的权威，不是基于权力形成的，而是基于人们的认同和民主而形成的。可以说，推进民主进程，是中国共产党保持领导地位的现实要求。
自由，意味着个性的解放，而个性的解放，是发展生产力的根本。现今出现的知识经济，实质上是人们在追求更高层次的精神需求时形成的。因为这种追求不是建立在追求物质享受上，而是在物质上得到满足之后的一种能体现个人创造价值和对社会贡献的追求上，这也是个性解放的一种体现。故此，发展知识经济的根本是对人力资源的开发，是对人的智慧的开发，知识经济的本质在此，挑战亦在此。我们的认识达到这个程度，并为此积极创造条件，知识经济才可能出现。
“平等”不是“平均”。我国传统社会有太多的平均，而缺少平等。权利平等、机会平等、人格平等等现代意义的平等观太缺乏了。我们必须更新观念，要让人人都有创造欲望，都有创造机会，都有创造的社会条件，这不仅是知识经济的本质，也是个性解放、社会进步与文明的标志之一。长期以来，我们只有整体观念，没有个体观念，个体似乎不存在，因为个体被看成整体中的一部分，即所谓的“机器上的螺丝钉”。目前，从上到下对这一点还缺乏应有的认识，仍然把个体与整体对立起来，认为张扬个体就会损害整体，殊不知，没有充分发挥的个体，就不会有充满活力的整体。目前，在我国还存在较严重的所谓“依附”现象，根据清华大学人文社会科学院刘建明教授对一个单位的调查，“95%的人认为，和领导搞好关系是办事、晋级的首要条件，一旦和领导有点不同意见，工作就很难开展……”在这样的环境中，如果写作应用文，正确的能坚持吗?错误的能抵制吗?能够做到真实、求是吗?
在应用文的撰写过程中，我们提倡写作者要有独立的人格，不能盲目服从，更不能依附。什么是人格呢?一般说来，人格应是一个人为人处世的性格、气质、魅力、品格、道德等特征的总和。就今日的生存环境而言，全心全意为人民服务，是新型理想人格的核心内容。光明磊落，大公无私，具有同情心，坚持真理，谦虚谨慎，百折不挠，是理想人格的主要组成部分。
理想的人格，需从自己的方寸之地做起:对事业有敬业精神，对他人有善良之心，对社会自觉地充当公正的良知!一个具有独立人格的应用文写作者，会自觉地坚持真理，宽容异见，否定独断和迷信。另外，还应具有强烈的为国为民居安思危的忧患意识，具有服务公共事业的责任意识。
时代的发展、社会的进步，对人格又赋予了新的含义，这就是:
1.在普遍意义上考虑和关心社会以及他人的生存。
2.询问终极存在，积极参与终极关怀。
3.在真理面前，不轻易向政治权威屈服。
4.不为功利所引诱，不媚时趋俗。
5.对社会自觉地充当公正的良知。
6.既严于剖析社会，也严于解剖自己，心胸坦荡，光明磊落。
具有上述人格的应用文写作者，才具有对民族、对社会高度的责任感和为人类争取更美好未来的使命感，才具有严肃、冷静的科学精神，刚正不阿的处世态度，严谨、公正而又勤奋的工作作风。
总之，学习应用文写作不能仅仅局限于课堂和书本，应投身于社会实践，针对具体事例，撰写相对应的应用文，将书本知识应用在实际写作过程当中，并从中感悟、揣摩其规律性的问题，相信应用文写作能力会有实质性的提高。
【注释】
[1]洪望云:《应用文写作学概论》，湖北科技出版社1993年版，第2页。
[2]陈跃南:《应用文概说》，香港山边社1998年版，第1页。
[3]张仁清:《应用文》，台湾文史哲出版社1993年版，第1页。
[4](清)汪琬:《尧峰文钞·答陈霭公论文书》。
[5]石涛:《苦瓜和尚话语录》。
[6]《马克思恩格斯选集》第3卷，人民出版社1972年版，第535页。
[7]中华人民共和国中央人民政府门户网站，http://www.gov.cn/。
[8]《毛泽东选集》第4卷，人民出版社1991年版，第1265页。
[9]《邓小平文选》第3卷，人民出版社1993年版，第382页。
[10]《邓小平文选》第3卷，人民出版社1993年版，第117页。
[11]《邓小平文选》第3卷，人民出版社1993年版，第164页。
[12]刘永济:《文心雕龙校释·诏策释义》。
[13]《文心雕龙·章表》。
[14]《毛泽东选集》第3卷，人民出版社1991年版，第801页。
[15]《周恩来选集》下卷，人民出版社1984年版，第350页。
[16]《邓小平文选》(1978—1982)，人民出版社1983年版，第323页。
[17]《毛泽东选集》第3卷，人民出版社1991年版，第1096页。
[18]《毛泽东文集》第8卷，人民出版社1999年版，第294页。
[19]刘大櫆:《论文偶记》。
[20]老舍:《答友书——谈简洁》。
[21]书目文献出版社1995年版。
[22]见《应用写作》1998年第2期。
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