理赔书的写法与范例

第三节　外贸索赔书、理赔书的写法与范例

外贸索赔书、理赔书由信头、正文、信尾三个部分组成。

一、信头

包括标题、编号、收文单位三个要素。

(一)标题。标题由磋商事由+文种构成，如《质量不符索赔书》。

(二)编号。编号是为了方便查找，提高办事效率，可根据公司惯例或单位规章置于标题左上方或右上方，也有的置于标题右下方。

(三)收文单位。收文单位要写全称，这样是为了表示规范和尊敬，不可随意用简称。

二、正文

正文的写法分外贸索赔书和外贸理赔书分别介绍:

(一)外贸索赔书。外贸索赔书的正文包括索赔事由、索赔依据和索赔要求三个部分:

1.索赔事由。写作时要开门见山、直入主题，事由要具体明确，要在简述合同履行情况后，引出索赔事由，如不履行合同义务或者部分履行合同义务，是质量问题还是服务欠缺问题等，都应实事求是地写清楚。

2.索赔依据。写作时应提出对方违约的事实，应注意引用先前合同中的有关条款和证明材料，叙述该项交易的交往过程和结果，申述对方给自己带来的损失。这部分要详细具体，各项资料要完备，数据要准确。如果证明材料较多，可附在正文后面。

3.索赔要求。向对方表明具体办理要求和赔偿目标。此部分应理直气壮、简明扼要、清晰具体。

(二)外贸理赔书。外贸理赔书包括开头、表明态度、处理意见三个部分:

1.开头。开头要表明己方已收到对方的来函，引述来函要点。

2.表明态度。表明己方对对方的索赔依据和要求的态度，态度要明确。如果承认己方错误，则应写明处理的措施和方法。如果否认己方错误，则应写明理由和依据，针对对方索赔依据进行辩驳，并附上相关证明材料。

3.处理意见。处理意见在写作时应当诚恳、明确。若是己方错误，还应提出具体可行的解决办法，以求将来更好地合作。

三、信尾

可在信尾表达期盼对方回复，或表达今后加强合作的愿望。在结尾还应有必要的礼貌语言。索赔书如“盼复”、“祝生意兴隆”等，理赔书如“特此致歉”等语句。最后写明撰写单位和日期。如有附件，注明附件的名称与份数。

［索赔书范例］

“ACROPLIS”轮磷酸岩短量索赔书^[7]

〔2007〕╳函╳号

加拿大╳╳化工出口公司:

第3/7775号合同项下磷酸岩第一批货已由“ACROPLIS”轮于3月15日运抵青岛。结算发票重量为21504.175吨，根据青岛商品检验局水尺鉴定，卸船实际重量为21468.5吨。另抽样化验水分为1.75%，高于结算发票中所注水分的1.515%。由于水分高而发生的短重为49.145吨。共计短重为84.82吨。根据合同规定向你方提出索赔，你方应赔偿我方损失金额如下:

1.货价(按每公吨12美元，FOB计算)1017.84美元。

2.运费:2377.50美元。

3.保险费:535美元。

4.检验费:538.29美元。

　 共计:4468.63美元。

随函寄去青岛商品检验局第73/1205号检验证明书正本一份及水尺鉴定记录一份。请接受此项索赔并速汇款结账。

附件:1.检验证明书一份;

　　 2.水尺鉴定记录一份。

╳╳化工进出口公司

二○○七年三月十七日

［理赔书范例］

质量不符理赔书

〔2007〕╳函╳号

╳╳贸易公司:

╳月╳日来函收悉。贵公司提出的关于╳╳合同下大豆色拉油生产日期不符一事，我公司十分重视，立即组织销售和质检部门进行了认真检查核实。经查，此事

确系我公司工作人员失误所致，对贵方提出的退货要求，我方表示理解并真诚地表示歉意。但我方认为退货不一定是最好的办法，提出两点意见供参考:

一、我公司产品在贵地销售情况一向较好，此批色拉油生产日期虽与合同规定不符，但仍在保质期内，相信对其销售不会产生太大影响。我公司愿降价8%，其中5%用于降价促销，3%返还给贵公司，请贵方协助销售。

二、尽管食用油价格已经上扬，我方愿按原价向贵方提供╳╳型优质大豆色拉油╳╳吨，并保证按要求交货，请贵方考虑。

我们双方业务关系一直良好，希望今后有更多的业务往来。

特此函达，候复。

╳╳公司

╳╳年╳月╳日