第一节 应用文概述
一、应用文的概念
应用文是国家机关、企事业单位、社会团体及个人在传递信息、处理事务、解决问题、实行管理时使用的，具有特定格式的文体，是一切社会组织和个人进行社会活动和处理个人事务必不可少的工具。应用文的使用范围相当广泛，各行各业都有其常用的应用文类型。如国家机关中的公务文书、科研部门的学术论文、司法部门的法律文书、外交部门的外交文书等。我们个人日常生活中所接触的应用文也不少，如条据、契约、书信等。在现代社会里，应用文与人们的学习、工作、生活关系十分密切。
二、应用文的作用
(一)宣传教育作用
党和国家通过应用文发布各种文件、法规、制度，宣传各项方针政策，提高广大人民的思想认识水平和执行政策的自觉性。各地区、各部门、各企业也通过应用文推广先进经验，表彰先进人物，批评揭露不良现象，制裁不法分子，以此来提高人们的思想政治觉悟，规范人们的行为，保障社会的安定，推动各项事业的健康发展。所以，应用文是强有力的宣传、教育工具。
(二)沟通联系作用
社会是一个有机整体，上下左右都要发生各种公务联系。下级的工作状况、希望要求，以及出现的新情况、新问题，需要向上级反映，寻求上级的支持帮助;上级制定的方针、政策、指示、意见等，需要尽快向下传达;同级或不同部门之间要商洽工作、交流情况、交换信息、协作共事，所有这些，都需要应用文来承担。应用文的沟通联系作用，使得全社会成为运转正常、协调统一的有机整体，使得全社会的管理工作能够有秩序进行。
(三)依据和凭证作用
来自下级单位的应用文常常是上级机关制定政策、部署工作的情况依据;来自上级机关的应用文常常是下级单位做出决策、开展工作的政策依据;与有关方面发生权益关系而形成的应用文则是维护自身合法权益的凭证，一旦发生纠纷，它们就会成为处理纠纷、分清违约责任的依据。另外，一些重要的应用文也是重要的历史档案资料，要了解某一时期的政治、经济情况，或某一方面的生产经营情况，只需查阅当时存档的应用文便可得知。有些冤假错案在事后也能凭借这些档案中的应用文得以澄清，还其本来面目。
(四)公关交际作用
在经济活动中，任何个人、任何单位部门都免不了与外界接触、打交道。比如开业，要向工商管理局申请执照;双方合作，需签订协议合同;推销产品，要策划广告、寄发信函等。这些都需要应用文联系，以此来促进业务的开展、协调各方的关系。同时，应用文表达清晰、准确，语言规范，无疑会使单位和部门树立良好的形象，促进其事业的发展。
三、应用文的特点
(一)实用性
应用文写作的目的不是为了审美，而是为了应用，为了解决实际问题，具有很明确的实用性。如写一则新闻，就能达到传递消息的目的;写一份公文，就能发挥管理职能。任何一篇应用文都有特定的缘由和需要解决的实际问题，目的明确，针对性强，与实际生活、工作要求密切相关。它具有实事求是反映客观事物、解决实际问题的实用价值。
(二)真实性
应用文所涉及的人与事必须绝对真实，包括情节、数字、细节，绝不允许有半点虚构和夸张。否则，就不能达到解决现实生活中实际问题的目的，还会给工作造成很大损失。如公务文书中的发布法规、传达指示、做出决定，它体现的是国家政权的权威性和法规政策的严肃性，绝不能有任何的不真实之处。经济文书中的商品介绍、贸易商洽，也都要实事求是，否则，以虚假的情况骗取对方一时的信任，最终会带来不良后果。
(三)时效性
应用文写作必须讲究时间和效益。随着生活节奏的加快，机关、企事业单位的工作效率也必然加快，而为之服务的应用文必然要求更加迅捷、高效。
时效性的要求是:首先，在撰写时要讲究时效，要随时捕捉、反馈各种意见，迅速领会有关方针政策的精神及领导意图。甚至在某些问题出现蛛丝马迹的预兆时就需及时做出预测，迅速拟稿，给有关部门及领导提供有益的借鉴参考，以便顺利开展和进行工作。如会议通知，就一定要在开会前发出，若会议开过后再写通知，则失去其效用了。其次，应用文的处理也要讲究时效。传递、阅读以及办理的整个过程都要讲求时效。
(四)规范性
规范性是实用性在形式上的体现。在应用文写作中，有些文体的模式是在漫长的历史发展过程中约定俗成的，如书信、条据、日记等，如不按约定俗成的模式写作，则会贻笑大方;有的则是由权力机关以法规的形式加以认定而形成的，如行政公文、司法文书，如不按规定格式写作，则会影响文件的传递和办理。我们必须了解这些规范和程式，不能随意更改和杜撰。
(五)简约性
为提高文章的实用效能，应用文一般篇幅短小，要求用最精练的文字准确地说明缘由，解说事理，陈述办法，从而达到解决问题的目的。在表达方式上，应用文写作多用说明、叙述、议论，但叙述多用直笔，不用曲笔，议论不旁征博引，只就事论理。在语言运用上，应用写作贵在精要，要根据处理事务和文种的要求，用精炼的语言平实明快的表达，有什么说什么，有多少说多少。
四、应用文的分类
应用文广泛应用于各种不同的社会交际领域，因其目的、性质、特点、使用范围、格式的不同，形成众多的文种。本教材大致将其划分为以下几大类。
(一)社交专用文书
指企事业单位和个人在社交活动中用于特定目的，具有特定使用范围和特定格式的书信。包括邀请信、感谢信、贺信、慰问信、求职信等。
(二)机关事务文书
指国家机关、社会团体、企事业单位处理内、外部事务时使用的文书。包括计划、总结、述职报告、简报、规章制度等。
(三)会务管理文书
指企事业单位在召开各类大中型会议时使用的文书。包括开幕词、闭幕词、讲话稿、会议记录等。
(四)商务管理文书
指企事业单位在进行商务活动中使用的文书。包括经济合同、招标与投标书、意向书、订货单、备忘录、传真等。
(五)技术管理文书
指企事业单位处理各类经济技术业务时使用的文书。包括市场调查、市场预测、经济活动分析报告、可行性研究、产品说明书等。
(六)诉讼文书
指解决企事业单位之间经济纠纷时使用的文书。包括起诉状、上诉状、申诉状和答辩状等。
(七)科技文书
指记录各项管理经验及总结各种科学研究成果的文章，包括学术论文、毕业论文、毕业设计说明书、实验报告、申论等。
(八)行政公务文书
指国家机关、社会团体、企事业单位处理公务时使用的文书。包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。
五、应用文的学习方法
应用文写作教程是研究和讲授应用文写作规律和方法的课程，它具有一定的理论性和极强的实践性。要学好该门课程，必须从理论和实践两方面下功夫。在理论方面，要深入钻研党和国家的方针政策，熟练掌握专业的有关理论和知识，为读写应用文奠定坚实的基础;在实践方面，要通过大量的阅读、写作、使用，掌握写作规律，提高写作应用文的水平。
提高写作能力的主要方法如下:
(一)思想重视，掌握规律
有的学生对学习应用文写作思想上不够重视。理由有二:一是认为应用文写作与常用文体写作类似，无需再学。这主要是不了解应用文体与常用文体写作的根本区别，不了解应用文在工作生活中的地位所致。应用文写作课程是专门培养应用文写作能力的独立学科，掌握语文基础知识及常用文体写作知识，只是写好应用文的基础，要真正写好应用文，还必须认真学习应用文写作的专门知识。二是认为应用文内容简单，好学。实际上，应用文内容相当复杂，不仅要贯彻党和国家的方针政策，而且还要反映本单位的实际情况，更要依据规范的格式进行写作。这些方面稍有疏忽，都会给工作带来损失。
学好应用文写作，不但要思想重视，还必须掌握写作规律。应用文写作的规律就是有关应用文写作的理论知识及其应用技能，即关于应用文写作的材料、主旨、结构、语言等方面的要求和各种文种的写作格式、写作方法等。
(二)博学精思，触类旁通
博学是写作的基础，古今中外的名作家无一不是得益于博学的，学习应用文也是如此。不博览各种类型的应用文例文，不熟悉它的写作格式，就学不好应用文。
应用文是一门综合性学科。它涉及三个层次的内容:一是各种基础知识，如语文、数学、政治经济学、心理学等。二是专业知识。三是有关文体的应用写作知识。而要获得以上知识和能力就必须借助于阅读，只有通过阅读，才能正确理解文章内容，达到正确使用的目的。在了解有关文体知识的同时，还应对质量较高的各类应用文例文博学精思，掌握其词汇、句式、文章结构方式和论述方法，作为借鉴。
(三)多写勤改，日臻完善
写作是学好应用文的主要途径。首先要敢写、坚持不懈地写，实践多了，文章就会逐步写好。其次，要多写，进行大量的仿写训练。再次，要掌握写作的规律和方法，经过反复训练，养成写作习惯，写起文章来自会得心应手，运用自如。
多写还要勤改，从内容和表达技巧这些方面反复修改，达到正确表达写作意图为止。
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