说明文材料链接题型

第二节　应用文写作基础

一、应用文的主旨

(一)概念

应用文的主旨是作者在文章中所表达的基本思想或核心思想。主旨贯穿于文章始终，体现作者写作的主要意图，包含着作者对文章所反映的客观事物的基本认识、理解和评价。文章材料的选择、结构的安排、语言的表达都要符合表现主旨的需要。主旨是文章的核心和统帅。

(二)分类

对应用文来说，主旨包括思想型主旨和信息型主旨两种。

1．思想型主旨。这种主旨与论说文中的论点较为接近，通过对各种问题、事实和材料的分析综合，表明观点和旨意。如会议纪要、调查报告、法律文书中的起诉状及答辩状等，大多是针对某些带有指导意义的、或是具体的问题，加以分析和论证，表明态度和主张。这些文体的主旨就是论点。还有一些文体，如请示、公函等，其主旨就是意见、态度、看法和要求，它虽无需像说理文那样严谨周密地进行论证，但是有关意见、态度均需明确表示，这些意见、态度、看法和要求就是主旨。

2．信息型主旨。作者的写作意图仅仅是向读者提供某种信息，并不表明对信息的态度，是对事物的一种概括性的说明，只需对事物的形状、特点及数量、指标做出实事求是的介绍即可，类似说明文中的中心内容或中心思想。如启事、合同、消息、产品说明书等的主旨大体属于此类。

(三)特点

1．从主旨的形成过程来看，多数酝酿时间比较短，篇幅短小的公文尤其如此。

2．从主旨的确立方式看，绝大多数应用文具有“主旨先行”的特点。先确定观点、目的，再组织材料。主旨先行并不意味着只是简单诠释领导意图和复述有关指示精神，而是需要在领会领导指示精神的基础上结合实际情况进行创造性的工作。

3．从主旨的制作方面来看，它常常是集体智慧的结晶，是群体思维的结果，强调组织、集体、民众意愿。要求作者站在客观立场上，参照有关组织和领导的意图而确立。

(四)确立主旨的要求

应用文体的主旨，必须做到正确、鲜明、集中。

1．正确。就是要符合党和国家的方针政策，符合有关的法律法规，符合客观实际情况，能够正确反映客观事物的本质规律，经得起实践的检验。一篇应用文稿，首要的问题是主旨正确，它决定着文稿的质量和价值。如果主旨错误，则会给工作带来很大损失。

2．鲜明。就是文章的基本思想、作者的态度表现得明确、清楚。赞成什么，反对什么，肯定什么，否定什么，都要表述和交待得一清二楚，毫不含糊。主旨鲜明必须做到:第一，要有针对性，不能只是笼统地讲一般性原则。第二，要清晰明确，对内容的解释必须是惟一的而不是模棱两可的，表达主旨语言必须是确定的而不是模糊的。第三，要有完整性，不能只提出问题而不解决问题，也不能含而不露，言已完而意未尽，让受文者去猜测、回味。

3．集中。所谓集中就是文稿的主旨要单一、突出。要把文章的基本观点集中、突出的表现出来，把中心思想写深写透。主旨集中必须做到，第一，坚持一文一事。应用文体，尤其是行政公务文书和机关事务文书，大都要求一文一事，它不但是主旨集中的重要保证，同时可以有效地防止行文关系错乱，提高办事效率，有利于解决实际问题。第二，坚持主旨单一。作者下笔时，要有明确的写作目的，把问题归纳到一点，集中材料充分说明。有些内容比较复杂的应用文，如会议纪要、会议工作报告、全面总结等，更要统观全局，在更高层次上确立主旨，做到集中。

(五)主旨的提炼方式

所谓提炼，就是从大量芜杂的材料中，经过筛选熔炼，提取出有用的、精华的东西。应用文主旨的提炼要注意以下几点:

1．把握材料的具体性质。主旨的提炼，取决于材料的具体性质和蕴涵其中的深层意义。主旨是从材料中概括和抽象出来的。材料是主旨提炼的基础，因此，作者在提炼主旨时，应该立足于全部材料，深入把握材料的特殊性质，寻找其深广的思想或情感内涵。

2．理解时代、社会的需求。文章主旨，应该具有强烈的现实针对性，触及时代和社会所面临的问题。应该与时代的旋律相共鸣，能够触摸社会的脉搏，拨动人们的心弦。如果远离社会现实，无视广大群众所关注的问题或热点，文章的主旨就会失去时代性，失去意义和价值。作者提炼主旨时，应该站在时代和社会的高度，充分理解时代和社会的需求，在一个宽阔的视野和背景中去开掘材料的深层内涵。

3．选取新的切入角度。文章选取新的切入角度，常常会带来新的视野，开掘出新的主旨内涵。它是作者新的思维方式的体现。选取新颖、独特的角度，主要体现在两个方面:一是新的观察角度。就是要善于从不同的方位观察写作对象，从不同的侧面开掘主旨。二是新的认识角度。就是要尽可能地表现出作者的独到见解。

(六)主旨的表现形式

应用文体的主旨常用以下几种方式表现:

1．题目点题。即在文章标题中概括点明文章主旨。如《立即刹住用公款请客送礼、吃请受礼的歪风》、《××省人民政府关于严厉打击非法出版活动有关事项的通知》。目前，党政领导机关印发公文时，常在正件文尾附注部分标明主题词，以极简练的词语概括出文章主题的观点和内容。

2．开宗明义。即文章开头一段中就把主旨(或论点)直接标出，又称为主旨句，使读者一目了然。如《××省人民政府关于防止和反对官僚主义的通知》的开头:“为了贯彻落实国务院关于反对官僚主义的指示，加强政府的思想建设，改进政府工作，有效地履行宪法和法律赋予的行政管理职能，促进全省社会主义现代化建设，现将防止和纠正官僚主义有关事项通知如下。”便提纲挈领地把握了全文的主旨，发挥了文章的指导作用。这种方法的另一个好处就是能为读者节省时间，便于更快地交流。它很适合当今社会的快节奏、高效率。一般公文、总结、简报大都采用此种方法。

3．篇末点题。主旨或在结尾一语道破，或是开头揭示文章内容重点及方向，结尾点明主旨。比如《中共××区委关于表彰××同志秉公办事不受礼的通报》，在概括介绍了该同志的先进事迹后，最后写道“某同志工作兢兢业业，不吃请，不受礼，秉公办事，体现了一个共产党员的高贵品质，区委决定予以通报表扬。希望全区干部、职工向××同志学习，为我区的两个文明建设多做贡献。”

4．片言居要。在文章中间内容重大转折之处分析主旨，同时起到承上启下的过渡联系作用。

5．一线贯通。主旨分散于一篇文章各个部分的小标题、小观点之中，起到穿针引线的作用。如《靠人才叩开致富大门——××区综合加工总厂的调查》一文，用小标题分别介绍了该厂“重视知识、广揽人才”，“知人善任、用好人才”，“主动服务、关心人才”，调动了广大职工积极性，几年间由小变大、由穷变富，迅速发展的内容，而文章的主旨就是全文几个小标题的综合归纳。

二、应用文的材料

(一)概念

材料是作者为着一定的写作目的而搜集并写入文章中的一系列事实、道理、数据、资料。材料是提炼和形成主旨的基础。文章主旨不能凭空臆造，只能在作者分析、研究、消化有关材料的过程中提炼出来并逐渐得到确定。材料是表现和深化主旨的手段，主旨在具体文章中不能孤立地、抽象地、赤裸裸地存在，而必须由一定数量和质量的各种材料表现、支持或证明。材料同时还能影响、制约文章结构的安排。

(二)分类

根据不同的标准，材料可分为多种类型。

1．直接材料和间接材料。直接材料指耳闻目睹、调查采访、亲自获得的第一手材料。这类材料真实、可靠、新颖、富有活力和感染力，最有价值。搜集这类材料，可以激活作者灵感，举一反三，发现新的观点，完善主旨。间接材料指通过有关方面的介绍、查阅有关的书面资料所获得的材料。这类材料客观、全面，经过了一定的筛选和整理，甚至经过了时间的检验，同样极具价值。通过对材料横向比较，列举同期参照材料，或纵向对比，考察历史与现状，会使内容更全面、更客观，主旨更正确、更深刻，也更具普遍意义。

2．静态材料和动态材料。静态材料指过去和现在基本无变化的资料和数字，如反映部门单位历史面貌、基本状况的材料。它有利于作者把握事件情况的全貌，更好地了解其前因后果、发展变化，为及时准确地预测未来趋势提供参照。动态材料指正在发展变化的情况及事件，一般包括现状及发展动向。如部门单位目前的状况及变化，企业的经济效益，员工的思想、工作、生活等各种情况。它可以为作者提供鲜活的材料，有利于把握动向，预测趋势。

一般情况下，静态材料是历史的材料，动态材料是现实的材料。但动态材料经过一段时间可转化为静态材料。两者相辅相成，方能全方位地反映事物的全貌和发展，如在各类经济报告中，作者既选用了大量静态材料，又选用了大量动态材料，方能使文章更有说服力。

3．典型材料和一般材料。典型材料指具有特殊意义的重点材料。它可以是一个部门的成功经验，一个员工的先进事迹，也可以是一次失败的教训，一个事故。典型材料反映事物深刻而独特的一面，它可以增强文章的具体可信度和感染力。一般材料指全面、概括的材料。它反映的是全貌、全过程，体现了事物的普遍性和感染力。

4．正面材料和反面材料。正面材料指反映成绩、经验、优势的材料，它有助于发扬成绩，推广经验，普及提高。反面材料指反映问题、教训、劣势的材料，它有助于正反对比，找出差距，吸取教训，全面、正确地认识事物。

5．事实材料和理论材料。事实材料指人物、事物、现象，工作进程和工作情况，各种调查统计的原始数据，比较分析的数字、图表等。其中数字图表材料简洁、明确、一目了然，精辟、醒目地说明情况，同时避免了文章形式呆板和单调，所以应用文常采用此类形式的材料，大量选用图表化材料已成为应用文体写作的发展趋势。理论材料有经典著作，报刊的重要社论、重要文章等。在应用文写作中，领导人的讲话文稿，各级领导机关的正式文件，都是重要的理论材料。

材料还可分为其他类别。从内容上分:可分为事实性材料和观念性材料;从详略程度划分:可以分为具体性材料和概括性材料;从时间方面划分:可分为历史性材料和现实性材料;从材料在文章中的地位划分:可分为主体材料与辅助材料。

(三)材料的搜集

搜集丰富的写作材料，是进行写作的首要的、基础的工作，不占有材料，就不可能有以后的工作，它影响到写作过程中的认识和表达阶段。搜集材料的主要方式有:

1．观察。观察指借助人的感官，全面、深入、细致地认识客观事物和现象的知觉过程。观察的目的主要是了解事物外部现象的形态及特征，从而透视其内在本质、考察其运动规律。因此，观察虽然富有直观性，却需要理性思维的介入。应用文常用的观察有:点面结合观察法、多角度观察法、比较观察法、连续观察法。

2．调查研究。调查研究是获得可靠真实、丰富生动的第一手材料的重要途径。一般常用的调查方法有全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。

3．查阅检索。检索就是利用各种物质条件检索、查阅、积累和整理写作所需的相关资料。文章写作要涉及大量相关内容，其中有许多是无法通过观察及一般调查得到的，这就需要检索上级文件、他人或前人文章、书籍提供的有关材料等。对材料的积累和整理可采用笔记式、剪贴式、卡片式、电脑软盘式的方法。

(四)材料的选择

选择是对所搜集到的材料决定取舍。主旨的形成和提炼诚然需要大量素材，但是具体表现主旨时却不可能将这些素材全部写入文章中。只有选择典型、有力的材料，主旨才能得到突出和强化。如果不加取舍地堆砌材料，主旨反而会被削弱甚至淹没。

在严格按照主旨需要的前提下进行选材的同时，还应注意以下几点:

1．材料要真实确凿。材料真实，是指文章中的事实性材料应该和客观实际相符。材料确凿，指文章中的观念性材料既要准确无误，又要用得恰当贴切。引用不能有任何误差，也不可随意篡改、增删，同时还须与原意相合，切忌断章取义、削足适履。有时还要注意局部的真实和整体的真实之间的关系，不能以偏概全。

2．材料要典型。所谓典型材料，是指有独特个性的、能够揭示事物本质、有代表性和说服力的材料。运用典型材料来说明问题，能收到以少胜多，以一当十的作用。

3．材料要新颖。新颖主要包括一些别人不常用的、鲜为人知的新材料，也包括一些可以生发出新意的旧材料。新颖的材料常常成为新思想、新观点的牢固支柱，更符合时代特点，容易引起读者关注，给人以思想上的启迪。

(五)材料的使用

使用材料是指在行文中调动、平衡材料。它包括两方面的内容:

1．安排好材料的先后顺序。安排顺序，首先要根据表达主旨的需要，确定它们与主旨之间的逻辑关系以确立材料的次序。其次，要根据读者的阅读心理，如果结论较易为读者认同，结论放在文章的前面效果较好;如果作者观点难于为读者接受，就应放在文章的结尾，经过充分论证之后，画龙点睛，自有水到渠成之势。此外，作者在论述某一观点时，应先安排说明自己观点的材料，后介绍说明与自己相左的观点及所使用的材料，然后再回头说明自己的观点，这样勾连、照应、安排材料，能大大提高说服力。

2．确定好材料的详略程度。详略，是指表述材料时用笔的繁简、轻重、疏密等。在实际写作中，不能平均使用力量，或照抄照搬原材料。对主旨有重要作用的材料应详写，不太重要的可以略写;对人们比较熟悉的事物可略写，不熟悉、不易理解的材料则要详细些;对一篇文章前后出现的相同材料，前后详略要有所不同，便于读者全面了解所引事例，又不致因重复啰唆而厌烦。

三、应用文的结构

(一)概念

结构指文章内容的组织和构造。具体说，就是把纷繁众多的材料，依据主旨的要求和表述内容的需要，进行合理的组织和安排，使之成为一个有机的整体。

结构的作用主要表现在以下三个方面:

1．更好地表现主旨。要使主旨能统帅全文，就必须精心布局，把主要的事件摆在显要的地位，而对其他事件则根据其重要性依次排列。通过这样的结构，主旨便会得到突出的表现。

2．便于组织、调度材料。有些材料孤立地看似乎很重要，但一经布局却显得不重要了，这就得降格使用或另换材料;有些材料粗略地看似乎很一般，可是在布局以后发现其很能说明问题，那就应该调换位置，充分利用。

3．制约文章层次。首先它能使层次清楚有序，写文章最忌讳篇章脱节、文气不畅，唯有布局得法，才能逐层深入，一气贯通。其次，布局结构使文章层次轻重分明，避免了平板、单调，从而使文章获得理想的效果。

(二)特点

1．具有很强的程式性。应用文种类繁多，作用各不相同，不同种类的应用文结构形式不尽相同，表现出多样化的特点。但每一类型的应用文均具有约定俗成的惯用格式，在结构上具有很强的程式性，撰写者必须认真遵循这种格式。

2．具有单一性和较强的逻辑性。应用文结构要单一、平直，不追求曲折变化，波澜起伏，要采用单线的结构形式，平铺直叙，不求别出心裁。大多数应用文按照提出问题、分析问题、解决问题的顺序来构思文章，明确告知读者“做什么、为什么做、怎么做”的问题，从而使应用文的结构体现出较强的逻辑性。

(三)结构内容

结构的基本内容包括层次、段落、过渡、照应、开头、结尾等几部分内容。

1．层次。层次也叫“意义段”、“结构段”。它是用来体现文章总体布局或思路演变轨迹的，是表示内容逻辑联系的结构单位。应用文体常见的层次安排可分为以下几种:

(1)总分式。文章开头先对全文的内容作简要概述，然后依次分别对其展开论述的结构方式。如在总结中，可先对全年工作完成情况作简要总体介绍，然后对各方面工作情况作具体论述。总分式还可以分为先总后分式、先分后总式及先总述再分述，最后再总述的总分总式。总分总式通常适用于篇幅较长的应用文中，如调查报告、经济活动分析报告、科技论文等。

(2)并列式。文章中几个层次之间的关系是平行、并列的结构方式，也称横式结构。并列式还可细分为以下几种。第一，按空间的分布或场面的转换安排层次。如综合简报、事件通讯，常把不同地区、不同部门的动态情况，按同一主旨，采用并列结构方式进行综合报道。第二，按材料的性质归类安排层次。将中心论点的若干侧面，提炼出各个分论点，从不同的角度共同论证论点，许多说理性文体常用此种方式。计划、总结、规划、科技论文、调查报告等文体的写作中，也多采用此种类型。

(3)递进式。文章是以时间为推移，或由现象到本质、从因到果等逻辑关系逐层深入展开的结构形式，也称纵式结构。比如开头提出问题，之后剖析研究问题，再找出原因，得出结论，最后提出解决问题的办法或建议，就是一种从因到果的递进式。另外，按事物发展演变的过程来安排层次也属递进式，如情况通报、经济诉状等文体常用此种方式。

2．段落。又称作自然段，是构成文章的基本单位，是表达文章内容次序、步骤或内容转换、间歇、停顿的标志。在形式上常用空格、转行等来表示。

段落可分为规范段和非规范段。规范段指内容单一、意思完整的段落，每个自然段只表达一个中心意思，而且一个意思只能在一个自然段中表达完，不能分到两个或两个以上的段落。

非规范段包括两种类型:第一，兼义段，一段中表达两个以上的意思。第二，不完整段，一个意思用两个或两个以上的自然段表达。应用文体的自然段一般都是规范段，而且一般要求在每一个规范段中列出主旨句，以精要的语言概括段旨。段旨可以在段首，也可在段尾、段中，以段首居多。

3．过渡。指文章的层次和段落之间的连接承转。过渡在文章中起着桥梁和纽带的作用，使上下文自然衔接，结构更严谨。

应用文常见的过渡办法有三种:一是用关联词语，在意义转折不大的情况下，采用过渡词过渡。如首先、其次、以上、以下、总而言之、由此可见、综上所述等等。二是用过渡句，在前一段的末尾或后一段的开头，用富于分析性的句子或设问句加以过渡。例如，公文的复函常用的过渡句:“来函收悉，经研究，现函复如下……”。三是过渡段。在上下文转折、跳跃性大的情况下，采用承上启下的过渡段。

4．照应。照应指文章前后内容的照顾和呼应。在应用文中，常用的照应方式有:

(1)首尾照应。文章开头和结尾遥相呼应。这种照应方法，具有卒章显志，画龙点睛之妙，使文章首尾圆合、结构和谐统一。如有些论文、总结、调查报告等，开头将总的观点、主要工作、主要结论先作概述，然后在结尾部分再作概括、归纳，这样可以加深对文章的理解，也使文章结构完整。

(2)题文照应。即行文与标题相照应。这种方法是突出文章主旨、加深读者印象的有效手段。有的标题直接表明文章主旨，在行文中再多次呼应，就可以使文章内容和标题紧密相扣。

5．开头。应用文体的开头常用以下几种方式:

(1)目的式。交代写作动机、缘由和目的，常用“为了”、“为”等介词作为文章开端之语。公文中常用这种开头。如:“为了贯彻治理经济环境、整顿经济秩序、全面深化改革的方针，进一步调整经济结构、筹集经济建设所需资金，国务院决定发行一九××年保值公债，现通知如下:……”。

(2)根据式。交代写作根据，增加文章的权威性。常用“根据”、“按照”、“遵照”等介词组成的介词短语作为文章开端之语。在公文、规章制度、计划、调查报告中常用这种开头方式。如“根据国家税务局通知，决定在全省换发新版发票，现将有关事项通知如下:……”。

(3)引述式。引述对方的来文或来函，作为拟写文章的依据。公文中的复函、批复常用此方法开头。例如:“你省《关于开发南澳岛给予优惠政策的请示》(粤府［2002］87号)收悉。经研究，现批复如下:……”。

(4)提问式。用提问的方式将论述或叙述的问题提出，让读者首先对全文要说明的问题心中有数，并引发其对问题的注意和思考。科技论文、调查报告、某些新闻类文章等常用此开头。例如:“洪涝灾害过后我国农业形势如何?记者日前从农业部在山东召开的全国秋季农业现场会上获悉，虽然严重的自然灾害给农业和农村经济造成较大损失，但从总体上看，当前我国农业和农村经济运行基本平稳，发展势头良好。”

(5)结论式。开头先提出结论性意见，下文再具体解释、说明、阐述。例如“大学生分配制度由计划经济体制下的包分配到培育人才市场，作为产品进入市场，明年的分配形势会更加严峻。”

(6)概述式。将全文主要内容在开头部分简要介绍出来。便于读者了解文章的基本内容。新闻、总结、调查报告、经济活动分析等常用此开头。“中华人民共和国中央军事委员会日前发布命令，授予南京军区安徽省安庆军分区司令部勤务队汽车班专业军士吴良珠＇抗洪钢铁战士＇荣誉称号。”

6．结尾。应用文常见的结尾方式有:

(1)总结式。运用简洁明了的语言概括全文内容，或得出结论，进一步加深读者印象。如“灾区的党政军民在抗洪救灾中，万众一心，团结奋斗，取得了全面的胜利，充分展现了中国人民的力量和精神风貌。”

(2)要求式。向受文者发出指示，提出要求和希望。例如:“中央要求，全党同志在新的历史条件下，继承和发扬我党密切联系群众的优良传统，更加紧密地依靠和团结各族人民，把建设有中国特色的社会主义事业不断推向前进。”

(3)祈请式。请求有关部门的批准、支持或协助。例如:“以上意见当否，请批示。”、“以上意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。”

(4)号召式。发出希望号召，指明方向，激励读者。例如:“全会号召，在马克思列宁主义、毛泽东思想的伟大旗帜下，全党、全军、全国各族人民紧密团结在党中央周围，继续发扬愚公移山的精神，同心同德，排除万难，为把我们的国家建设成为现代化的高度民主高度文明的社会主义强国而努力奋斗。”

(5)说明式。交代说明有关事项，以引起重视或注意。例如:“本合同一式二份，甲乙各执一份，自签订之日起生效。”、“以上只是征求意见稿，不作执行依据。”

(四)结构原则

应用文的结构特点在于程式化，这些程式，都有其被公认的特定性和稳定性，在一个相当长的时间里不会有大的变动。应用文体的结构强调明晰、严谨、规范。

1．明晰。指条清缕细，纲目清楚。分门别类地把问题写清楚、写明白，给人一种主次分明、一目了然的感觉。如规章制度、合同、计划等。

2．严谨。指结构严密完整，衔接紧密，是浑然一体的整体。比如公文的写作，要有标题、主送单位、正文、落款等。正文的结构又要有开头、主体、结尾、结束语等部分，任何一个部分都不能缺少。不能顾此失彼，残缺不全，从而影响文章内容的表达。

3．规范。指符合文体的结构格式，应用文体大都有比较固定的规范格式，必须严格遵守。如公文的格式由文头、正文、文尾三部分组成;合同由首部、主体、尾部组成。这些结构形式是在长期的实践中约定俗成的较固定的模式，不得随意更改。

四、应用文的表达方式

表达方式指文章反映客观事物和作者主观思想情感的方法和手段。文章的表达方式有叙述、描写、抒情、议论、说明等五种，应用文的表达方式通常只用叙述、议论和说明。

(一)叙述

1．概念。叙述就是对文章中人物的经历、事物的发展变化过程及环境所作的介绍、说明和交代。在应用文体中，叙述主要用来介绍事件的基本情况，事件发生、发展与变化的过程，人物的经历和事迹，问题的来龙去脉等。

2．人称。叙述人称主要有第一人称和第三人称两种。应用文体的撰写，从本单位的立足点上叙述事情的，多用第一人称。如大部分公文、总结、诉讼等。为简要起见，在第一人称写作时常使用无主句式。以旁观身份陈述事件的，一般采用第三人称的写法，如会议纪要、新闻、调查报告等。

3．要求。应用文对叙述的要求有以下两点:

(1)简明扼要。应用写作中的叙述是概括的、轮廓性的叙述，它不求所述的人和事的详尽、具体、完整，只要简要地叙述事实本身。有时，出于写作目的的需要，它可以分散涉及多件事、多个人，而且往往只是人和事的某一方面，只求就事叙事，不求面面俱到，更无需近乎描绘的铺陈。

(2)真实客观。在叙述的真实性上，应用文体也与其他文体不同，其叙述对真实性的要求更严格，不但叙述的要素要真实无误，不能虚构，而且相关数据必须核实，同时不能运用夸张等修辞手法，造成对读者感情的误导。

(二)说明

1．概念。说明是用言简意赅的文字，介绍客观事物的形状、性质、特征、成因、功能等的表达手法。应用文中的规章制度、司法文书、科学报告、行政公文等文体，都要广泛用到说明的表达方式。

2．说明方法。说明的方法很多，不同的写作目的，要求有不同的说明方法。应用文体中的说明，主要使用以下几种方法:

(1)定义说明。用简练的语言对某一事物的本质属性或某一概念的内涵和外延作出确切的说明。

(2)分类说明。将被说明事物的内容，按照一个统一的标准划分成不同的类型，逐类进行说明的方法。

(3)举例说明。就是用具体事例来说明事物特点、本质及其规律。它能给人以具体明确的印象并具有启发性，尤其是对比较深奥的道理，能做到深入浅出，易于理解和掌握。

(4)引用说明。指引用有关数字、史实、谚语及其他文献资料或作品片断来说明内容。

(5)比较说明。通过与另一种事物的比较来说明事物的方法。把两种或两种以上的事物放在一起，以突出某个事物的特点、性质、构造。这种方法多用来区别同类或相近的事物。

(6)数字说明。用数字来说明事物特点、性质等。引用数据说明，能使事物的形状、性质、成因等阐释得更精确、具体，从而使立意更加清晰。

(7)图表说明。用图像、照片、插图或表格来说明事物。图表能显示事物的某种体系;图像能辅助文字说明并使之形象化。它能使行文大大简化且获得直观的效果。

3．基本要求。应用文对说明的要求是:

(1)准确客观。说明的内容必须正确，符合科学，符合客观实际。要做到这一点，作者除了必须认真学习有关知识、细致观察所反映的事物外，还必须保证客观、冷静的态度，实事求是地分析、反映事物，不要掺杂个人的好恶、主观见解或感情。否则，不但不能全面正确地说明事物，还可能把说明变成叙述或议论。

(2)条理清楚。为了把事物说明白，除了内容要正确以外，还应讲究说明的角度和次序，使之符合事物本身的内在逻辑和人们的认识规律，或由外向内，或由上到下，或由正面到侧面等，做到层次分明，条理井然。

(3)突出重点。为了使说明达到预期的效果，首先要注意文章中需要反映的事物的主要方面，围绕主要方面进行说明，才能说到点子上。其次在说明某一事物时，要抓住该事物的外在特征或内在的特性，这样人们就能将其与其他事物区别开来。

(4)语言平实。应用文体的说明，语言要求平实通俗、简明、可信度强。排斥文艺性说明方法，不掺杂形象的描绘，词藻也不宜过多，只要能说明事物的特征即可。

(三)议论

1．概念。议论指作者对某一客观事物或问题进行分析、评论，借以揭示事理或表明观点的一种表达方式。在应用文写作中，议论运用得相当普遍。调查报告、简报、通报、总结、各类分析报告等文体，经常要在叙述、说明的基础上，表明对人物、事件、问题的评价，以使更鲜明、正确地表达观点。指示、会议纪要、议案、法律文书等公文，也经常要用议论来分析原因、判断是非、表明立场观点等。

2．特点。应用文的议论，一般不做长篇大论，不做复杂的、多层次的逻辑推理，也不一定要具备论点、论据、论证这样完整的议论过程，而只是在需要分析论证的地方，采取夹叙夹议的方法，点到为止，不作深入论证。应用文的议论还要注意以事实为根据，以法规为依据，不能渗入个人主观好恶和情感。

3．论证方法。应用文常用的论证方法包括以下几种:

(1)举例证明。即以事实论据证明论点的方法。用作论据的可以是具体事例，也可以是数据。运用举例论证应注意两点:一是所引用的事实材料要具有确凿性和典型性;二是引用事实的方法要尽量具有概括性。

(2)引证法。引用党和国家有关方针、政策的条文来证明论点。例如在法律文书中，律师为了证明自己的论点，就一定要引用我国相关法律条文的规定。

(3)对比法。对比法是通过性质、特点在某些方面相反或对立的不同事物之间的比较来证明论点的方法。

以上几种常用的论证方法，在一篇应用文中可以只侧重使用其中的一种方法，也可以几种方法结合起来运用。选择什么论证方法，要根据论证的实际需要来决定。

五、应用文的语言

(一)语言特点

应用文体的语言特点讲究务实、规范，以便于传达、执行，便于处理各种事务，其特点主要表现在“三多三少”上。

1．介词多、修饰性的词语少。在应用文中，为了说清事由，讲明道理，引用文件，表明目的等，常常使用较多的介词，这在公文中最为突出。比如公文的标题，大都用“关于”这一介词引出，而正文中，则使用得更多。

在应用文中常用介词有以下几种:表示关联、范围的有“关于”等;表示依据的有“依据、根据、遵照”等;表示对象、关联的有“对、对于、将”等;表示目的的有“为了、为”等;表示状态方式的有“按照、参照、比照、通过”等;表示处所、方向的有“从、向、在”等;表示时间的有“自从、自、于、当”等;表示原因的有“由于、由”等;表示比较的有“比、跟、同”等;表示排除的有“除了、除”等。

而一些修饰性的词语，较少使用在应用文体中，比如“红彤彤、目不转睛、朝霞满天”等，应用文只需如实反映情况，不用作形象、生动、夸张的描绘。

2．专用词多、语气词少。应用文是管理实践的反映，理所当然地会用到一些专用词语，如计划、总结、调查、信息、反馈、咨询、预测值等等，这些专用词语具有单义性、稳定性、一定范围内的可读性，正因为应用文使用了一定数量的术语，才使文章显得凝练、平实、易懂。

语气词在应用文中基本不用，如“吗、呢、啊、呀、啦、哪、哇”等，这些语气词在文学创作中为抒发感情需要经常使用，而应用文不需要以此来抒发情感，打动对方。

3．文言词多、口语少。相对于其他文体而言，文言词语在应用文使用得多一些，这是因为应用文注重语言的规范、庄重、严谨、简洁。尤其在公文、信函中，文言词语用得更多，比如“兹将、此复、商洽、接洽”等，应用文中适当运用一些文言词语，可以起到白话文不能起到的语言效果。

在应用文中，口语基本不使用，这是因为口语比较随意，欠庄重，而且不严谨，意思不明确，有碍应用文内容的表达。

(二)基本要求

应用文对语言的要求主要是:精确、简练、平实、规范。

1．精确。准确是对一般文章的基本要求。应用文具有一定的功利性，有些文章还涉及到重要的政策界限，组织的态度与观点，甚至单位的经济利益，这就要求运用语言不仅要准确，而且进一步要求表达得精确。

表达精确，要注意以下两方面:

(1)用词精确。用词精确才能反映出事物之间的细微差别。一些政策性强和具有法律效力的应用文，更要注意语言的精确性。有时一字之差会带来严重后果。例如，合同中“如甲方未能按本合同规定交货，可向乙方支付违约金3万元”，一个“可”字就可能引发经济纠纷，应该把“可”字改成“必须”。再如:“凡缺勤三天以下者，每天扣40元，缺勤三天以上者，扣当月全勤奖”，那么，如果缺勤刚好是三天如何对待?所以应在内容中加上“含三天”字样。

(2)语法准确。不犯语法、逻辑错误，才能保证语言的精确表达。如“我们要尽量节约不必要的开支和浪费”，其中，“节约”不能与“浪费”搭配使用，犯了动宾搭配不当的错误。以上的错误还不至于造成严重后果。再如，一家公司从外地购进一批价值数万元的手表，因为滞销，便去电请求退货，对方回电:“手表不要退回。”该公司利用对方电文表意的不明确，立即将货退回，结果引起一场官司，对方以败诉告终，蒙受重大经济损失。

2．简练。简练指语言的简洁和精练。简洁指言简意赅，词约义丰，用较少的词句表达较多的信息。精练是在简洁的基础上，使表达内容的文字更加精湛凝练，更富有表现力。

要做到文字简练，一是要删去与基本观点的表达关系不大的字、句、段，删去假话、大话、空话、套话，删去不必要的头、尾;二是要简化层次，合并语意相同的段落，把意思表达得集中单一;三是力戒语言的重复、累赘、堆砌、冗长，大量使用专用词语、固定习惯用语、成语及成分共用语。

3．平实。所谓平实，就是语言质朴，不夸张，无雕琢，少粉饰。在应用文写作中，除了少量文章在引述事实时使用概括叙述和描写方式之外，一般多使用说明方式。不追求语言的形象、生动，除了必须使用的专门术语外，整篇的词句都是极平常、极普通的，这是与它的内容的庄重、实用相一致的。

4．规范。应用文语言的规范指行文必须符合国家有关规定。如标点符号的用法，简化字的使用，运用名称应注意的事项，运用时间和数字时应注意的事项，缩写词语和简称的注意事项，主题词的选用以及有些专业文书写作的规定用语等，都必须统一按规定使用，不得各行其是，以免造成混乱，影响办事效率。

【写作训练一】

一、指出下列文体中，哪些属于应用文体，哪些属于其他文体?

计划　书信　小说　社论　启事　总结　剧本　海报　诗歌　公约　人物　传记　读书　笔记　产品　说明书　发言稿　求职信　会议记录

二、下面是某县工作总结中的内容，分析比较以下两则材料的优劣并说明原因。

1．解放以来，我县教育事业发展很快。不但办起了中小学，还办起了中专、技校，甚至大学;在校学生人数已占全县人口的1/4，专职教师已逾两千。还聘请了不少有实践经验的兼职教师。全县乡级以上领导干部和科技人员中，80%是解放后的学校培养出来的。

2．解放以来，我县教育事业蓬勃发展。解放前，全县仅有一所中学、十几所小学，现在已有小学635所、普通中学40所、职业中学4所、中专技校10所、高等学校4所;各级各类在校学生已达23万人，专职教师共2300多人;适龄儿童入学率达99．6%，全县1980年已普及初等教育;幼儿教育、特殊教育、成人教育也都有较大发展。

三、阅读下文，指出其主旨与选材中存在的问题。

××县人民政府关于严格控制使用木炭的通知

各有关部门:根据当前我县木炭使用情况以及后果，有必要严格控制使用木炭，为此，特发布如下通知。

(一)任何单位和个人不得生产和销售木炭。

(二)由县节能办公室组织木炭的生产和销售。

(三)严禁木炭外销。外销木炭必须持有县节能办公室的“准销证”。

(四)生产用木炭要厉行节约，并逐步用其他燃料取代。

(五)生活用木炭要实行指标供应，人均每年不应超过50千克。

(六)县燃料公司要积极组织煤炭供应，保证厂矿企业的生产用煤和广大干部职工的生活用煤。

(七)各级党政组织要严格执行本通知，违者查究。

　　××县人民政府　　

二○○五年十一月十五日

四、以下是一篇用文学作品的叙述风格写成的文字，请将其改写成应用文的叙述风格，文字在200字以内。

去年2月，工人小李和他母亲突然不辞而别回老家去了。

这消息在千人的厂子里一下子传开了。有人说:“这小子不请假，拍拍屁股就走，还有点纪律没有?”有人说:“按规定，超过时间，旷工就开除呗!”有人说:“还不是回家想干个体?”还有人说:“人家有难处，厂子解决不了，还不让人家走?”职工们的议论传到了王厂长的耳朵里，他既没生气，也没马上表态，他想:“为什么小李在这里干得好好的，突然带着妈走了呢?一定有什么难处。”他把小李的几个好朋友找来，又到小李住处周围仔细了解。原来小李的妈妈半身不遂已好几个月，小李白天上班，早晚伺候老人，可是妈妈白天离不开人，小李想请长假伺候但又怕影响不好，万般无奈，只好连招呼也没打，带着老母亲就回家了。

王厂长了解到这些情况后，心情十分沉重。他责怪自己:我这个厂长怎么当的，小李有这么大的难处我都不知道，实在难为他了。王厂长还想:“小李实在是个好工人，他与母亲相依为命，是个懂得尽孝的好青年。”想到这些，他毅然在厂办公会上对自己关心职工不够作了自我批评，对小李孝敬老人的品德予以表扬，对小李擅离岗位表示谅解，予以批评，最后他提出解决的办法:一、要派人到小李老家探病;二、给小李一定的经济补助为老母看病;三、批准小李先请长假在家伺候母亲;四、在条件允许时接小李母子回厂。办公会一致同意王厂长的意见，并且在第二天就派人出发到小李老家去。

这消息比小李出走在厂子里引起的反响更大。有人说:“厂长这事办得地道，真得人心!”有的说:“厂长体贴咱们，咱就得豁出命干。”

三个月后，小李带着病情已有好转的母亲回到厂子来，他克服了种种困难，坚持上整班了。

五、阅读下列文字，指出其在语言上有何问题，请说明理由并加以改正。

1．会计专业函授学习总结

金秋送爽的十月，正是瓜果成熟和收获的季节。苹果是那么红，葡萄像水晶，好一派欣欣向荣的景象!在这丰收的季节，我们会计专业函授学习胜利结束，也获得了丰收。我们带着丰收的喜悦，遥谢北京城里的老师，真是“丰收果里有你的甘甜，也有我的甘甜。”静思我们学习中有哪些收获，还存在哪些不足，该是认真总结的时候了…

2．换房启事

本人居住×路×号×室，新建工房套间，60平方米，朝南，煤、卫全。地段适中，交通方便。现因有隔壁四五家“赚大钱”的邻居，近年来赚得了几个臭钱，讲排场，摆阔气，无论开店，迁居、结婚、做寿、请客、吃饭……都要“噼噼啪啪”，大放炮仗，特别是今年春节前后，他们视有关方面通过的燃放烟花爆竹的管理法规如废纸，敢于胆大妄为，以身试法，从农历除夕那晚，直到年初五、年初六，足足放几千响大小炮仗。放得我家硝烟弥漫，火星乱飞。阳台外晒的衣服，被烧了个洞。我的三岁小孙子半夜被炮仗惊吓致病，至今尚未痊愈。我年老羸弱，患有多种疾病，也经不起炮仗的无休止的困扰和折磨。可怜我们的派出所和居委会，都近在咫尺，却置若罔闻，不加制止，而个体户更肆无忌惮地说:“大不了罚五十、一百，有什么了不起……”为此，本人无奈，只得调房，并愿意牺牲面积，以大换小，只要地段安静，邻居无如此者即可。一切条件都容面议。

3．招聘信函

最近的一段时间里，我们公司的工作人员一直在招聘有关人员，看到你的来信，我们很高兴，你能够勇于推荐自己，并且对我们公司表示很高的信任，在此，我们深深地表示真挚的感谢。也请你在收到我们的信以后，可不可以请你在这个月的25日(星期五)3点钟整，准时到我们公司的人事处来，见见面，详细谈谈你的情况。来的时候，最好带上你的身份证和学历、经历的证件，给我们参考，你看好吗?再一次对你的应聘，表示感谢。祝你取得成功，成为我们公司的一员。