行政公文的基本格式

第三节　行政公文的基本格式

为了保证行政公文的完整性、权威性和规范性，便于撰制办理和存档备查，《国家行政机关公文处理办法》对公文格式作了明文规定，根据这一办法，国家质量技术监督局发布了《国家行政机关公文格式》，现结合《国家行政机关公文处理办法》和《格式》对公文中各要素的标识规则具体说明。

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主旨词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。以上要素可划分为眉首、主体和版记三大部分:

一、眉首

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。由以下几项组成。

(一)公文份数序号

指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

(二)秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。如只需标识秘密等级，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(三)紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”(其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”)。如只需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

(四)发文机关标识

一般由发文机关全称或者规范化简称+“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关或者规范化简称。发文机关标识一般用红色，上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm;如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关上空2行向下依次标识。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

(五)发文字号

由发文机关代字、年份和序号构成。如“国办发〔2006〕16号”，“国办”是发文机关“国务院办公厅”的代字，“2006”是发文年份，“16号”是发文序号。议案、批复和函，一般在发文机关代字之后加“函”字。在发文机关标识下空2行居中排布。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

(六)签发人

上报的公文如“请示”等应当标识签发人、会签人姓名。平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。

二、主体

主体部分是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分。由以下几方面内容组成。

(一)公文标题

公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关+发文缘由+文种组成。发文机关要写全称或规范化简称、统称，发文缘由是介词“关于”和一个动宾词组或名词词组构成的介词短语，如《全国爱卫会关于大力开展春季爱国卫生运动切实做好人禽流感防控工作的通知》;有时，公文标题也可省略发文机关，如《关于召开全省电业管理工作会议的通知》;还可省略事由，只写发文机关和文种，如《中华人民共和国公告》;有些在单位内部使用的公文，标题仅写文种即可。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题位于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

(二)主送机关

指公文的主要受理机关。应当使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格;公告、通告类公开张贴性公文可省去主送机关。

(三)正文

一般由三部分组成，开头说明发文的目的、原因、依据、意义等;主体写发文事项，如事项较多，可分条列项写;结尾根据不同种类行政公文的要求，有不同的习惯用语，如主体已将意思表达完整，就不再另写结尾;公文正文在主送机关下1行，每自然段第1行左空2字，回行顶格，但数字、年份不能回行。

(四)附件说明

附件是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，在正文下一行左空2字标识附件;附件应和正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”;如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号。要注意的是，一些批转、转发、印发类的通知，从形式上看也有附件，这类被批转或转发的公文，实际上并非本来意义上的附件，无需在文尾写上附件字样。被批转或被转发的公文，与前面的通知不能分开装订，且页码要连贯。

(五)成文日期

应以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准，凡属会议通过的文件应以会议通过的日期为准，成文日期必须用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。

(六)公文生效标识

指发文机关印章(用红色)或签署人姓名。除会议纪要和以电报形式发出者之外，公文一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

(七)附注

指需要说明的其他事项。如“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文如有附注，应当加括号标注顺序和名称。

三、版记

(一)主题词

公文主题词，指能表达公文内容特点和归属类别的规范化词汇。为了便于公文的立卷归档，适应公文处理规范化、信息化的需要，《国家行政机关公文处理办法》要求公文标注主题词。居左顶格标识，后标冒号，主旨词之间空1字，不用标点符号。上行文按照上级机关的要求标注主旨词。

(二)抄送机关

指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在主旨词下1行，左右各空1字标识“抄送”，后用冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后用句号。

(三)印发机关和印发日期

指印发公文的机关和时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词下)占1行位置;印发机关左空1字，印发日期右空1字;印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。版记应置于公文的最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。