常用行政公文的写法

第四节　常用行政公文的写法

一、通知

通知是行政公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。通知不受发文单位级别限制，无论是国家最高领导机关还是基层行政单位，均可使用通知;无论国家大事或是单位内部的具体事务，都可用通知的形式发布。

(一)分类

根据内容、性质和作用的不同，通知大体可分为以下五种:

1．处理文件性通知。包括批转、转发和发布性通知。上级机关转发下级的文件，用批转性通知;下级机关转发上级、同级或不相隶属机关之间的文件，用转发性通知;本机关发布行政法规、规章、办法等非公文性文件，用发布性通知。

2．指示性通知。上级机关就某项工作作出指示、要求和安排，要求下级单位贯彻执行，又不宜以命令或意见等文种行文，就以通知的形式下发。此类通知多具有指示性和权威性特点。

3．知照性通知。主要用于告知有关事项和办理有关事务，如更名换章、机构变动、迁移办公地点、启用或更换印章、调整办公时间等事项。这类通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。

4．会议通知。即告知有关单位或人员参加会议的通知。

5．任免通知。即告知有关单位或个人人事任免的通知。

(二)正文写作格式

处理文件性通知的标题与其他公文标题的格式略有区别，由“发文机关+发布(批转或转发)+被发布(转发或批转)的文件标题+文种”构成。经过数次转发的公文，仅保留末次转发文件机关和始发文件机关。如《××县人民政府转发人事部关于×××同志恢复名誉后享受××级待遇的通知》。被发布、批转、转发的公文若是法规、规章，则应加上书名号。

不同类型的通知，其正文写法有所不同。

1．处理文件性通知。正文可有两种写法。第一种写法，先概述发文缘由，接着说明批转、转发或印发的文件名称及对批转、转发文件的评价，最后用“请参照执行”等惯用语写明执行要求，篇幅比较简短。第二种写法，除了上述内容外，还要表明本机关的态度，结合本地区、本单位、本部门的实际情况作出具体的指示性意见，或者对如何实施作具体说明，或者阐述该文件的意义所在等。内容相对前一种更具体详细。

2．指示性通知。正文通常包括三部分。第一部分为引言，简明扼要地说明通知缘由，然后以“特作如下通知”转入下文;第二部分写通知事项内容，一般采用分条列项法陈述，重要内容放在前面详写，次要的内容放在后面略写，如果内容比较简单，则可一段写完;第三部分为结尾，多提出贯彻执行的要求，如“请认真贯彻执行”等，也可不写结尾。

3．知照性通知。这种通知行文的目的是让受文对象了解有关事项，因此正文把事项叙述清楚即可。

4．会议通知。会议通知正文一般包括会议名称、召开会议目的、会议指导思想、会议主要内容或主要议程、会议时间与详细地点、与会人员规格、报到时间、出席会议的准备工作、会议承办单位及联系人与联系方式等。会议通知通常采用分条列项式写法。

5．任免通知。写法比较简单，一般写清任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的姓名及职务即可。

【例文1】

重庆松风电子有限公司关于召开代理商工作会议的通知

各地区代理商，本公司各部门:

为了保证松风显示器在中国的领先地位，建立一个和谐顺畅而稳定坚固的销售渠道，给厂商、代理商和消费者带来更多的利益，本公司决定在重庆召开松风电子2005年度显示器代理商工作会议。

现将有关事项通知如下:

一、会议议题:

1．总结各地区代理销售情况。

2．讨论并解决各地区存在的销售矛盾。

3．商讨如何建立一个和谐顺畅而稳定坚固的销售渠道。

二、参加会议人员:各地区代理商及本公司各部门负责人。

三、会议时间:5月10日至5月12日。

四、报到时间和地点:5月9日在重庆乐园度假村酒店大堂报到。

五、会议地点:重庆百乐园度假村二楼圆形会议厅。

六、其他事项:

1．大会将为各与会人员免费提供食宿。

2．参加会议的代理商请按要求填写本通知所附的会议报名表，于4月20日前寄回会务组。需接车、接机及购买回程机票、车票的人员，务请在会议报名表中注明。

3．请华东、华北及华南各代理商报到时向我公司提交一份销售情况报表。

会务联系:重庆市××路××号松风电子有限公司代理商工作会议会务组

邮编:××××××

联系人:李秘书

联系电话:××××××××

电子邮箱:limi@21cn．com

附件:重庆松风电子有限公司代理商工作会议报名表

重庆松风电子有限公司

二○○五年四月十八日

【例文2】

国务院办公厅转发国土资源部、农业部

关于依法保护国有农场土地合法权益意见的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

国土资源部、农业部《关于依法保护国有农场土地合法权益的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请遵照执行。

国务院办公厅(印章)

二○○一年二月二日

关于依法保护国有农场土地合法权益的意见

国有农场的土地是国有农场经济发展的基本生产资料，是国有资产的重要组成部分。经过几十年的发展，国有农场为国民经济和社会发展提供了大量的农副产品和战略性物资，对繁荣边疆和少数民族地区的经济、文化，增进民族团结，巩固边防做出了重要贡献。随着社会主义市场经济的快速发展，国有农场还将继续发挥重要作用。但是，近年来，由于各种原因，农场使用的国有土地被周边乡村集体、农民个人、以及非农垦单位挤占的现象严重，一些国有农场的土地权属争议也非常突出，个别地区甚至引发纠纷或械斗，造成人员伤亡和重大财产损失。为依法保护国有农场土地合法权益，促进农村经济发展、民族团结和社会稳定，特提出以下意见:

一、妥善处理土地权属争议，依法确认国有农场土地使用权

地方各级人民政府及有关部门要以党中央、国务院有关指示精神为指导，从有利于国有农场和农村经济发展出发，本着尊重历史和现实的原则，依照国家有关土地管理的法律、法规和政策以及原国家土地局1995年发布的《确定土地所有权和使用权的若干规定》的有关规定，准确把握政策界限，妥善解决土地权属争议，依法、公平、公正、合理地确认国有农场土地使用权。

(一)县级以上人民政府及有关部门关于组建国有农场的批文和国有农场与周边农民集体签订的用地协议书，原则上应作为确认国有农场的国有土地使用权的依据。但是，下列情况按以下原则处理:(略)

(二)(略)

(三)(略)

(四)(略)

(五)(略)

(六)(略)

(七)(略)

(八)(略)

二、加快国有农场土地登记发证的工作步伐

(一)各地应按照土地管理法律法规的规定，严格遵循法定程序和技术要求，加快国有农场土地登记发证的工作步伐。凡权属来源清楚、无争议的土地，要抓紧登记发证;对有争议的土地，调处一宗，登记一宗。为减少工作重复，维护土地确权登记结果的统一性，各地应加快开展农村特别是国有农场周边农村集体土地所有权的登记发证工作。

(二)国有农场土地权属登记发证的费用原则上由农场承担，由农垦部门在业务经费中予以安排。(略)

三、坚决制止非法侵权行为，依法保护国有农场土地使用权

(一)制止非法侵占国有农场土地行为，加强对土地违法行为的监督检查。要依照国家有关法律规定严格控制建设占用国有农场土地，确需占用农场土地搞建设的，要依法办理审批手续，并依法给予补偿和安置，不得随意强行划转国有农场土地。对少数侵占国有农场土地的不法分子，要坚决依法查处;对非法占用国有农场土地的，要坚决退还;对破坏国家农场财产、挑起事端的，必须坚决予以打击;对违反法律规定程序将国有农场所属土地确定给其他单位或个人的，除宣布其批准文件和证书无效外，还要按照《中华人民共和国土地管理法》等有关规定对直接责任人进行严肃处理。

(二)加大执法力度，保证行政裁决的有效执行。(略)

(三)做好宣传教育，提高依法用地的自觉性。(略)

四、加强领导和管理，切实解决国有农场土地问题，依法保护国有农场土地合法权益，不仅关系到农垦系统自身的发展，而且对当地的经济发展和社会稳定具有十分重要的意义。地方各级人民政府和基层组织要高度重视，切实加强领导，把这项工作列入重要议事日程，切实解决国有农场土地问题。土地行政主管部门要加大工作力度，积极履行职责，依法调处土地权属争议，切实做好土地确权、登记工作;农垦部门和国有农场要主动配合土地行政主管部门工作，并加强对国有农场土地的使用管理，提高土地使用率和产出率。

请各省、自治区、直辖市人民政府土地行政主管部门和农业部门于2001年12月底前将本意见的贯彻落实情况向国土资源部和农业部作出报告。

国土资源部(印章)农业部(印章)

二○○一年一月十七日　　

二、通报

通报是在一定范围内或机关内部使用的一种告知性公文。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。具有提倡褒奖，告诫教育和提醒、启示作用。

(一)分类

通报分为以下三种类型:表彰性通报，用于表彰先进集体、先进个人和好人好事;批评性通报，用于批评坏人坏事或事故;情况通报，又可分为微观(具体事实)情况通报和宏观情况通报两种，均侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。

根据通报的表述方式，又可分为直述式通报和转述式通报。直述式是发文机关直接叙述通报事实，加以评论并提出要求;转述式是发文机关转发其他发文机关的通报或文字材料，并加以评论、提出要求。

(二)正文写作格式

1．表彰好人好事的通报。正文首先概述被通报的基本事实，即何人于何时何地做了什么好事、结果如何;然后对所述事实进行简要分析，揭示其精神实质;再写表彰方式即进行物质、精神奖励或授予荣誉称号等;最后是鼓励被表彰者再接再厉，号召大家学习。表彰先进集体和先进个人的通报，正文一般有两个层次:第一层概括先进事迹，表明表彰缘由。第二层提出表彰决定和对被表彰者的希望，号召大家学习。

2．批评性通报。正文一般首先概述被通报的基本事实，即何人于何时何地做了什么坏事、造成什么结果，或何时何地发生何事故，伤亡情况如何;然后分析该事件或事故形成的原因;再写对责任人如何进行处理;最后写其他单位或人员应如何引以为戒，防患于未然。

3．情况通报。正文先写被通报的情况，即某项工作取得的成绩、做法、进展、当前存在的问题等;再写对今后工作的指示要求。

【例文3】

国务院办公厅

关于江西省上栗县“3·11”特大爆炸事故情况的通报

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

今年3月11日，江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂发生特大爆竹爆炸事故(以下简称“3·11”事故)，死亡33人，其中在校中小学生13人，未在校的未成年人2人，受伤12人。这是一起重大责任事故。为认真吸取事故教训，进一步加强安全生产工作，防止同类事故的发生，现将“3·11”事故情况通报如下:

一、事故的直接起因和深层次原因

江西省萍乡市上栗县东源乡石岭花炮厂是不具备安全生产条件的企业。该企业违反国家有关法律、法规和花炮用药标准，未建立安全生产责任制，未对从业人员进行安全教育和培训，违章指挥以及工人违章操作是造成这起重大事故的直接原因。

萍乡市及上栗县政府对安全生产工作领导不力，对社会主义市场经济条件下烟花爆竹行业出现的新情况，未能及时结合实际制定有效的安全生产管理办法，有关职能部门监督管理工作严重失职，使事故隐患严重的石岭花炮厂得以长期违章生产，是造成这起重大事故的重要原因。如上栗县公安局明知石岭花炮厂存在重大事故隐患，仍为其发放了25张《爆炸物品运输证》;上栗县工商行政管理局违反规定，在石岭花炮厂未领取爆炸物品安全生产许可证的情况下，对其营业执照进行了年审;上栗县花炮局和乡镇企业管理局管理松弛，未能履行行业管理职责;上栗县东源乡党委、政府疏于管理，虽然对石岭花炮厂进了安全检查，但对事故隐患的整改工作未落到实处;东源乡石岭村党支部、村委会对石岭花炮厂存在的事故隐患视而不见、放任自流等等。

二、对有关责任人员的处理情况

对事故直接责任人、石岭花炮厂法人代表沈志明和非法订立产品购销合同的伟丽花炮厂负责人黄伟等4人移交司法机关，依法追究刑事责任;对负有领导责任的萍乡市副市长肖伏芝、桑吉华，上栗县县委副书记、县长王龙章和上栗县政府党组成员、副县长何平基以及有关行政管理部门的责任人员等28人分别给予行政记过、行政记大过、撤职、降职和党内警告、开除党内职务等处分。

三、认真吸取教训，进一步加强安全生产工作

各地区、各部门要认真学习、贯彻落实江泽民总书记和朱镕基总理对安全生产工作的重要批示，认真吸取“3·11”事故教训，不能允许只要有钱赚，就可以危及人民生命安全的事件发生，要以对国家和人民高度负责的精神，切实加强安全生产工作。

(一)充分认识安全生产工作的重要性。(略)

(二)完善和落实各项安全生产责任制。(略)

(三)加大事故隐患整改工作力度，防止重大事故的发生。(略)

(四)大力开展安全生产宣传教育工作。(略)

(五)依法行政，严肃事故处理工作。对事故处理工作要做到:事故原因没有查清不放过，事故责任者没有严肃处理不放过，广大职工没有受到教育不放过，防范措施没有落实不放过。对因漠视人民生命安全和徇私舞弊、贪赃枉法、权钱交易等腐败行为酿成重大事故的责任人，要依法从严惩处。

国务院办公厅(印章)

二○○○年六月十三日

三、报告

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。其特点一是陈述性，即报告的主要内容是具体陈述工作各方面情况，包括取得的主要成绩、做法或经验、存在问题和今后打算等。二是汇报性，即报告的作用主要是向上级汇报工作，以便上级机关及时了解下级情况、为正确决策提供依据。

(一)分类

报告可分为四种类型:一是工作报告，用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作设想;二是情况性报告，又称专题报告，用于向上级机关汇报遇到的重大问题或特殊情况、接办事项的处理情况等;三是呈送报告，下级机关非法定的公文如计划、统计报表、调查报告以及一些法规性文件要向上级呈送时，随文写的一种文字说明;四是答复性报告，用于下级机关答复上级询问的问题。

(二)正文写作格式

报告正文由报告缘由、报告事项、报告结语三部分构成。

1．报告缘由。概括说明报告的目的、意义或根据，如概述何时接到上级的指示，本机关的执行、办理情况及结果如何等，然后用“现将……情况报告如下”之类的惯用语转入下文。

2．报告事项。这是报告的核心部分，分为以下几种不同的写法。

(1)工作报告。内容一般包括基本情况、主要成绩、经验教训、今后意见或提出有关建议等几个部分。不同类型的工作报告，汇报的侧重点有所不同。如果内容较多，则应分条列项写或分若干部分写，但各条项、各部分之间要有逻辑关系，避免无序交叉。

(2)情况报告。围绕主旨，实事求是地概括叙述事件发生的原因、经过、性质，同时，要写出处理意见、处理情况或处理建议。

(3)呈送性报告。这种报告正文一般很短，只写清楚报来什么文件或物件，请查收等。被呈送的文件和物件则作为该报告的附件。

(4)答复报告。包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据即上级要求回答的问题，答复事项可分条写明。要围绕上级机关提出的问题而回答，不能答非所问、节外生枝。

3．报告结语。一般报告的结尾都有习惯用语。报告结语可用“特此报告”、“以上报告，请审阅”等用语作结，也可自然收尾。

【例文4】

关于棉花打假专项行动督查情况的报告

按照《国务院办公厅关于立即开展棉花打假专项行动的紧急通知》(以下简称《紧急通知》)的要求，国家经贸委、国家计委、质量技监局、工商局、供销总社和原纺织局抽调人员组成四个督查组，从12月8日至18日，对河北、江苏、安徽、江西、山东、河南、湖北、湖南等8个棉花主产省开展棉花打假专项行动的情况进行了督促检查;供销总社派了7个检查组，开展本系统的自查自纠。国家经贸委、质量技监局、供销总社的负责同志也分赴河南、江苏、河北检查棉花打假工作，并与有关省政府主要领导交换了意见。现将有关情况报告如下:

一、八个棉花主产省贯彻落实《紧急通知》的基本情况

从督查情况看，棉花主产省一致认为国务院决定在全国立即开展棉花打假专项行动完全正确，非常必要。《紧急通知》下发后，各地对棉花打假专项行动思想重视，行动迅速，措施有力，取得了初步成效。

一是思想重视。各级党委、政府对棉花打假专项行动旗帜鲜明，态度坚决。山东、河南、河北、湖北、江西省主要领导同志高度重视，及时做出批示;分管省领导亲自动员和部署，督导打假;有关市、县主要领导亲临打假一线。

二是行动迅速。(略)

三是措施有力。(略)

四是效果明显。(略)

二、棉花打假专项行动中暴露出的问题

从全国棉花打假专项行动中暴露出的问题看，棉花主产省普遍存在程度不同的棉花掺杂使假，以次充好、混等混级的问题，具体表现在以下几个方面:

一是普遍存在棉花掺杂使假的问题。8个棉花主产省都发现有掺杂使假的违法行为，查处案件较多的是河南、山东、湖北、湖南、安徽五省。据专业纤维检验机构反映，新疆以及陕西、甘肃、山西、辽宁等非棉花主产省也发现棉花掺杂使假案件。江苏、江西两省虽也发现掺杂使假案件，但相对于其他省区要轻一些。

二是棉花掺杂使假不择手段，性质恶劣。(略)

三是私商棉贩非法收购、加工活动十分严重。(略)

四是供销社系统棉花收购、加工企业的经营管理薄弱。(略)

五是棉花质量严重下降。(略)

六是对棉花加工设备的生产、销售、采购的监管极其不力。(略)

造成上述问题的原因:一是许多地方政府和有关部门对国家棉花政策认识不清，将“拓宽渠道”混同于“放开市场”，认识上的模糊，直接导致对市场管理的放松。二是各级供销社对其棉花企业的内部管理松懈，质量管理工作严重滑坡，缺乏严格的自律机制，随波逐流。三是没有认真落实关于棉花收购、加工资格认定审查的规定。四是棉花质量监督遇到很大阻力，现有法律法规针对性不强，打击棉花质量违法行为的法律依据不足。

三、对下一步棉花打假工作的建议

这次棉花打假专项行动开局很好，但对打假成绩不能估计过高，在当前高压态势下，棉花造假、售假有所收敛，稍一放松又会反弹，下一步打假任务仍相当繁重。因此必须进一步采取有力措施，将棉花打假专项行动深入开展下去。

(一)加强领导，进一步提高对棉花打假专项行动的认识。(略)

(二)继续发动群众举报。(略)

(三)抓紧对掺杂使假案件，尤其是大案要案的查处。(略)

(四)综合治理、标本兼治。(略)

(五)加快纤维质量监督立法进度，有效地解决纤维质量监督法律法规针对性不强、打击纤维质量违法行为的法律依据不足的问题。

国家经贸委(印章)质量技监局(印章)

　　二○○○年十二月二十七日　　

四、请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。其特点有五:一是祈请性，请示是请求上级给予指示或批准，行文语气带有祈请性。二是内容的单一性，请示必须一事一请，不能把几件事情写在一起。三是事前行文性，等上级批复后才能实施，不能先斩后奏。四是行文的规定性，请示只能送给直接的上级机关，不能越级请示，不能多头主送，不能抄送下级机关。五是收文的规定性。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示。

(一)分类

根据请示的内容可分为以下两种:

1．请求指示型。下级机关在工作中遇到新问题、新情况，或对上级机关的政策法规领会不准确，需请求上级机关给予解释、指示时可用这种请示。

2．请求批准型。下级机关因权限关系遇到经济、物资、人员编制等问题需要上级机关审批，或遇到实际困难需请上级帮助解决时可用这种请示。

(二)正文写作格式

请示正文由请示原因、请示事项和惯用结语三部分组成。

1．请示原因。即请求解决困难或请求审批的依据。请示的依据可分为理论依据和事实依据两种，理论依据是指以上级的某一公文精神为依据，事实依据是指以实际工作中的具体情况为依据，如果事实依据内容比较复杂，还应当补充必要的数据。请示原因部分是请示的关键，直接关系到请示事项能否成立和上级机关的审批态度，这部分内容既要实事求是，有理有据，说明充分，又要条理清楚、开门见山。

2．请示事项。即请求上级机关指示或批准、支持或帮助的具体内容。请求指示的请示，事项部分主要写遇到了什么问题，有哪几种不同意见，现状如何，要求上级机关在哪些方面或哪几个具体问题上给予明确指示;请求批准的请示，事项部分要写准备做什么及如何做，请求上级在哪些环节上给予支持或帮助，或请求上级批准承认，或请求上级拨款，或请求上级调配相应人才、物力等，所提的要求要有可行性和可操作性。

正文如果内容比较复杂，则可分条列项写。用语要明确，不能含糊其辞，语言要得体。

3．惯用结语。结语一般在请示事项后另起一行写。通常使用“妥否，请批复”、“特此请示，请予批准”、“以上请示，请予审批批准”、“特此报请核批”等。

【例文5】

关于解决救灾贷款规模和救灾资金的紧急请示

中国农业银行总行:

今年入汛以来，我省连续遭受大暴雨、飑线风、冰雹袭击，造成了严重的洪涝灾害。4月1日至6月27日，全省平均降雨量981毫米，有36个县(市)降雨量超过1000毫米，最高的达1736毫米。仅6月1日至27日，全省平均降雨量461毫米，比历年同期增加1倍，接近建国以来雨量最多的1954年，部分地区超过1954年同期雨量的122毫米。这次降雨来势凶猛，突发性强，持续时间长，暴雨过程多，降雨集中，强度大，致使山洪暴发，江河水位多次猛涨，大幅度超过警戒水位。信江、乐安河、修河水位超过历史最高水平，其中袁河宜春站超过历史最高水位0．99米，赣站水位也达建国以来第二位。因长江洪水来得早，水位高，致使××湖水位已超过历史同期最高水位，许多地区多次受淹遭灾。

严重的洪涝灾害，给我省工农业生产和人民生命财产造成了巨大损失。据不完全统计，截止6月28日，全省有85个县(市)、1696个乡(镇)1519．13万人不同程度受灾;有29个县(市)城区进水受淹;2915个自然村、114．27万人被洪水围困;冲毁自然村22个、1184户;因灾死亡202人，伤4835人;受灾农作物面积103．58万公顷，成灾面积72万公顷，其中绝收面积32．65万公顷，毁坏农田41043公顷;倒塌房屋12．46万间，8．18万人无家可归;死亡大牲畜33万头;毁坏公路路基面3217．26公里;毁坏105、316、320、206、318、323等六条国道通讯线路1091公里、广播线路1928公里;2．3万家企业(含乡镇企业)受灾，其中: 4221家因灾停产，5167家部分停产。据初步统计，全省因灾直接经济损失97．33亿元。

近日，我行已尽最大努力紧急调剂3000万元贷款规模投入重灾区。由于信贷资金十分紧张，6月中旬，我行备付率仅5．54%，扣除“汇出汇款”须在人民银行存入保证金(特种存款)的因素，实际备付率仅5．02%。本月下旬归还总行借款0．3亿元;尚需清算占用农行资金0．84亿元;由于灾民一方面支取存款增多，另一方面农行发放救灾贷款，预计本月下旬将出现贷差0．6亿元，仅此三项6月下旬就要运用资金1．74亿元，月末备付率将继续下降。因此，救灾资金确实无力解决。

为了尽快支持灾区灾民和使企业尽快恢复生产、生活，恳请总行解决我省年度救灾贷款规模6亿元、救灾资金3亿元，其中:银行救灾规模2亿元;信用社救灾规模4亿元。

专此请示，恳请批复。

中国农业银行××省分行

××××年×月×日

五、批复

批复是和请示相对应的下行公文，适用于答复下级机关的请示事项。有三个特点:一是内容的针对性，批复必须针对所请示的问题写，要有请必复、不请不复、一请一复。二是态度的鲜明性，对下级的请示，同意与否，要明确表态，不能含糊其词。三是答复的权威性，批复代表着上级的意志和权威，一旦下发，就成为下级机关某项工作的依据。

(一)分类

根据请示类型的不同，可分为指示性批复和表态性批复两类。

根据发文范围，可分为两种。一是只送达某一个下级机关的批复，绝大多数批复都属此种;二是大量抄送各有关机关的批复，有些批复，由于所批复的问题具有一定代表性，答复一个机关就能解除许多机关的疑问，上级机关可将这一批复抄送各有关机关。

(二)正文写作格式

批复的正文一般由批复引语、批复内容、批复结尾用语三部分构成。

1．批复引语。开头要以简洁的文字写明批复根据，首先引叙来文的标题和发文字号，常用的格式是“你委《关于××发行振兴体育奖券的请示》(×体字［2006］××号)收悉)，”然后可用“现将有关问题批复如下”等过渡句转入下文。

2．批复主体。表态性批复是针对下级机关请求批准的事项做具体答复。如同意下级机关的意见，应明确表态;如不同意，应说明理由或原因;如原则同意，应提出补充或修改意见。指示性批复是针对下级机关请求指示的问题给予明确具体指示，批复要有针对性，观点要明确，如果要解释的内容较多，可分条列项。

3．惯用结语。一般可写“此复”或“特此批复”，并另起一行，也可不用结语，全文自然结束。

【例文6】

×××总公司关于同意拨款修建地下消火栓的批复

××食品公司:

你公司《关于提请拨款增设地下消火栓的请示》(××食字〔××××〕×号)已悉。经研究批复如下:

同意你公司在仓库库区范围内修建四处地下消火栓，有关手续请尽快同消防部门联系办理。拨款3万元作为你公司修建消火栓专项包干用款，要求专款专用，不得挪作他用。不足部分请自筹解决。

××××年×月××日(公章)

六、函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函有两个特点:第一、行文的不相隶属性，即机关之间不属于同一组织系统、无管辖与被管辖的关系，或同一组织系统下的同级机关之间。第二、内容的广泛性，凡是不相隶属的单位之间，不论是商洽工作、告知情况、还是询问答复问题、请求批准和答复审批事项，都可用函。

(一)函的分类

函按内容分，可分为商洽函、询问函、请批函、告知函。

1．商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。

2．询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。

3．批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。

4．告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。按行文方向，函有发函和复函两种。

(二)正文写作格式

1．发函。也称去函，开头写发函的原因、目的、依据，表明为什么发函。主体要具体写告知、商洽、询问或请求批准的事项，告知函要说明告知的内容，商洽函要表明自己的态度和意见，询问函要明确需要对方答复的问题，请批函要写明请求批准的事项。结语根据内容用“特此函告”、“特此函达”、“请予研究”、“请予支持，并盼复”、“盼予函复”等。也可不写结语。

2．复函。也称回函，开头一般引叙对方来函的标题及发文字号。主体针对对方来函答复，态度鲜明，内容具体，不能模棱两可、含糊其词。结语可根据内容用“特此函复”、“此复”等，也可自然结尾。

(三)写作注意事项

注意批请函与请示的区别。向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函，主管机关答复请求审批事项，用审批函。

【例文7】

关于日野FC16SA大卡车

存在严重质量问题要求赔偿损失的函

广东省汽车贸易中心:

我公司于二○○五年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野FC16SA型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于二○○五年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用。该批车使用后，陆续发现前、后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问题，与原供货资料标准不符。我公司已于十一月初暂停止使用。为此，特向贵单位请求:

一、于本月三十日前，派人员前来检验质量鉴证等问题;

二、重新按质论价，或赔偿经济损失，或退货。

希贵公司讲求信用，按国家有关法律、规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。附件:

一、购车发票两张

二、广州市公安局检测站检验书

联系人:×××、×××

电话:××××××

联系地址:广州市××路××号广东省××公司汽车队

二○○五年十一月十一日

七、会议纪要

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。有三个特点，一是内容的纪要性，会议纪要是会议的忠实反映，必须如实客观地反映会议的主要议题和与会者的观点，不能歪曲事实、主观臆断;会议纪要又不同于会议记录，不能只堆砌原始材料，写成流水账，而必须围绕会议的主要议题进行分析综合，概括会议的主要精神实质和与会者的主要观点。二是行文的多向性和功能的多样性，会议纪要既可以发给与会单位或下属单位以传达会议精神，也可报送上级以汇报会议情况，对其他有关单位也有交流信息、沟通情况的作用。三是表达的第三人称性，会议纪要主体部分一般以第三人称“会议”的口吻叙述，常用“会议讨论”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”、“会议建议”、“会议希望”等习惯用语。

会议纪要按会议性质一般可分为工作会议纪要和办公会议纪要，这里简单介绍常见工作会议纪要的写法。

会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。

1．导言。即会议组成情况。通常采用简述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。

2．主体。即会议的主要精神。根据会议范围、会议纪要的作用，会议纪要主体可采用以下三种写法。

(1)综述式会议纪要。即对会议的内容或议定事项进行综合概括，按性质分成若干部分，然后依据一定的逻辑顺序排列写出。议题比较重大，涉及面较广的会议纪要多属此类。

(2)分项式会议纪要。即把会议的内容或议定事项分条列项地写出。许多办公会议纪要或讨论解决较具体、较专门问题的会议纪要属于这一类。

(3)摘要式会议纪要。即将与会者的发言按中心议题的要求择其要点摘录出来，按内容性质归类后写出。对发言者要写出真实姓名和职务、职称。这种写法能客观地反映与会者的观点和主张，还能较大限度地保留谈话风格。

3．结尾。一般写对与会者的希望和要求，也可不写专门的结尾。

【例文8】

全国农学会工作会议纪要

2000年4月15～17日，全国农学会工作会议在江西省南昌市召开。参加会议的有中国农学会会长×××、副会长×××、副秘书长×××、×××、×××和各部室的负责同志，12个省农学会的理事长、副理事长和9个分会(专业委员会)的主任委员、副主任委员以及来自全国29个省、自治区、直辖市农学会和15个分会的代表。×××会长做了《抓住机遇，深化改革，推进世纪之交的农学会工作》的重要讲话，×××做了《努力开创农学会事业的新局面》的工作报告，10个单位的代表在大会交流了经验。会议代表重点围绕学会改革与发展，开创新时期学会工作的新局面，中国农学会“八大”的筹备工作等内容，进行了深入的研究和讨论。

与会代表一致认为，这次会议开得及时，内容丰富，观点鲜明，提出了做好21世纪学会工作的方向和重点。通过这次会议，大家不仅从学会的指导思想、性质定位等方面加深了认识，而且通过学习领导讲话和其他单位的经验，从工作方法和活动的形式、内容等方面开阔了思路，进一步认清了形势，明确了任务，坚定了做好农学会工作的信心。

一、做好农学会工作是光荣的历史使命

会议认为，中国农学会是在孙中山、毛泽东、邓小平三个伟人的亲自倡导、关心下成立和发展起来的，并受到毛泽东、邓小平、江泽民三代中央领导核心的关怀和重视，为我国农业和农村经济发展做出了重要的贡献。大家对农学会近两年的工作予以充分肯定，并表示一定要遵照江泽民同志为中国农学会的题词的要求，“发挥桥梁和纽带作用，为科教兴农做出更大贡献”。

会议认为，世纪之交，知识经济初见端倪，一场新的农业科技革命正在推动农业产业革命。(略)大家一致感到，农学会正处于改革和发展的关键时期。(略)

二、做好学会工作的主要经验

会议期间，代表们交流了经验，主要有以下几点:

(一)领导重视。(略)

(二)发挥优势。农学会的优势体现在以下方面:……各地发挥优势，做了大量的工作。如福建省农学会团结农业行政、科研、教育等方面的专家，经常举办各种研讨会，受到广大农业科技工作者的欢迎。湖南省农学会在组织专家研讨的基础上，提出《关于湖南21世纪初新的农业科技革命战略问题的几点建议》，受到省委领导和有关部门的肯定，作为制定“十五”计划的“最好的参考材料之一”。

(三)适应形势。(略)

(四)有为有位。(略)

三、关于当前农学会的工作

1．抓住机遇，迎接挑战。(略)

2．增进联合，完善机制。大家在讨论中对加强联合提出了许多好的建议，认为必须加强和丰富农学会的组织工作。中国农学会与各省农学会之间，各大区农学会之间，中国农学会及各分会之间都要提倡联合。如华东地区农学会每年围绕一个主旨召开的研讨会，效果很好。农学会的体系网络是一笔巨大的财富，在提倡合作的基础上，要探讨建立适应社会主义市场经济体制的互惠互利的运行机制，增强体系的凝聚力。

3．加强宣传，强化服务。(略)

4．提倡学习，提高素质。(略)

会议期间，还通报了中国农学会今年的工作要点:(略)

与会代表对江西省农业厅、江西省农学会对这次会议的大力支持和周到的服务表示衷心地感谢!

　　　中国农学会　　

二○○○年四月十七日