行政公文写作应注意的几个问题

第五节　行政公文写作应注意的几个问题

行政公文在主旨提炼、材料运用、结构安排、语言表达等方面和其他应用文写作有一定的共性;同时，行政公文也有其本身的特性。在写作中，既要把握行政公文与其他应用文的共性，更要注意它的特性。

一、准确领会领导意图

公文是机关、团体、企事业单位贯彻党和国家的方针政策、进行各种公务活动的重要工具，而机关、团体、企事业单位的意志集中体现在其领导或领导集体的意图上，因而公文实际上体现的是领导者的思想和意图。所谓领导意图，即领导人提出的公文的基本思想，包括公文的主要观点和写作要求，是党和国家的方针政策在本单位的具体化。准确领会领导意图，不能机械转述，应从以下两方面把握:

(一)理解发文背景和目的

发文背景和目的是领导意图产生的根源，深刻理解发文背景和目的，才能透彻领会领导意图。发文背景，即在什么情况下发文，发文的原因和依据是什么。一般有两个方面:一是上级的指示要求，对此，要准确理解上级指示的精神实质和具体要求，理解领导对贯彻落实上级指示要求的意见。二是本单位的实际情况，对此，应深入了解本单位工作情况和出现的问题。发文目的，即发文想要解决什么问题，达到什么结果。比如，是解决普遍问题，还是解决个别问题;是要告知对方，还是要对方遵守执行;是参考执行，还是严格执行等。

(二)理解领导的主要观点和写作要求

领导关于公文的主要观点是领导意图的核心。包括肯定什么，否定什么;肯定、否定的程度怎样;要求做什么，应怎样做，做到什么程度等。写作要求即如何通过公文来表现领导意图，包括发文名义与文种选用、行文方向与发文对象、密级与时限要求、语言表达等。

二、正确选用文种

行政公文中的有些文种由于功能相近，在实际工作中容易混淆。区别这些易混文种，对正确选用文种有很大帮助。

(一)请示与报告的区别

请示和报告都是上行文，都有向上级反映情况的功能。但二者是两种不同性质的公文，其区别主要表现在五个方面:

(1)行文时间不同。请示必须事前行文，而报告可根据实际情况，一般于事后行文全面汇报工作，也可事中行文汇报工作进展情况。

(2)行文的目的不同。请示旨在请求上级机关批准、指示、支持和帮助;报告旨在向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问。

(3)行文要求不同。请示篇幅较短，内容单一，必须坚持一文一事原则;报告篇幅较长，内容可单一，就某项工作写专题报告，也可综合，就本单位某一段时间的工作写综合报告，一事数事皆可。

(4)主送机关不同。请示只能主送一个机关;报告根据实际可主送一个机关，也可同时主送多个机关。

(5)受文机关办理方式不同。请示属办件，收文机关必须及时批复。报告多数是阅件，上级机关不必行文。所以《国家行政机关公文处理办法》规定“报告不得夹带请示事项”。

(二)请示与请批函的区别

请示与函都有向行文单位请求批准有关事项的功能。但请示是下级向上级行文，属上行文，函则是用于不相隶属机关之间，属于平行文。对于请示，上级一般用批复答复，如果是同级业务主管部门答复，也可用函;对于函，对方一般用函答复。

三、按《国家行政机关公文处理办法》规定草拟公文

《国家行政机关公文处理办法》第二十五条对草拟公文提出了具体要求，在公文写作中，应认真学习领会并严格遵守:

1．符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2．情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3．公文的文种要根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4．拟制紧急公文，要体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文要先引标题，后引发文字号。引用外文则要注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。

7．使用国家法定计量单位。

8．文内使用非规范化简称，要先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。

9．公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

【例文9】

中华人民共和国主席令

第四十五号

《中华人民共和国药品管理法》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议于2001年2月28日修订通过，现将修订后的《中华人民共和国药品管理法》公布，自2001年12月1日起施行。

中华人民共和国主席　江泽民

二○○一年二月二十八日

【例文10】

国务院关于2000年度国家科学技术奖励的决定

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

为全面贯彻党的十五大关于“要建立一整套有利于人才培养和使用的激励机制”的精神，推动科教兴国战略的实施，奖励为发展我国科学技术事业、促进我国国民经济和社会进步做出贡献的科学技术人员，根据《国家科学技术奖励条例》的规定，国家科学技术奖励委员会严格评审和科技部审核，经国务院批准，报请国家主席江泽民签署，授予吴文俊、袁隆平2000年度国家最高科学技术奖;经国务院批准，同时授予“统一描述平衡与非平衡体系的格林函数理论研究”等15项成果国家自然科学奖二等奖，授予“BI21型无铬一氧化碳高温变换催化剂”等23项成果国家技术发明奖二等奖，授予“复杂地质艰险山区修建大能力南昆铁路干线成套技术”等22项成果国家科学技术进步奖一等奖，授予“北方土壤供钾能力及钾肥高效施用技术研究”等228项成果国家科学技术进步奖二等奖，授予美国科学家潘诺夫斯基和印度科学家库西中华人民共和国国际科学技术合作奖。

全国科技工作者要向全体获奖者学习，刻苦钻研、勤奋工作、勇于创新，加强基础研究和应用研究，发展高技术，促进科技成果产业化，全面提高我国科技创新能力和科学技术水平，为推动我国经济结构调整和现代化建设不断提供强大的技术支持。

　　国务院(印章)　

二○○一年二月九日

【例11】

全国人民代表大会常务委员会

关于撤销成克杰第九届全国人民代表大会

常务委员会副委员长职务的公告

鉴于成克杰无视国家法律、滥用职权、收受巨额贿赂，谋取非法利益，其违法情节特别严重，已丧失了作为全国人民代表大会代表的基本条件，广西壮族自治区人民代表大会于2000年4月21日通过决定，罢免成克杰的第九届全国人民代表大会代表职务。根据《中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会选举法》第48条的规定，“县级以上的各级人民代表大会常务委员会组成人员，全国人民代表大会和省、自治区、直辖市、设区的市、自治州的人民代表大会专门委员会成员的代表职务被罢免的，其常务委员会组成人员或者专门委员会成员的职务相应撤销，由主席团或者常务委员会予以公告”，全国人大常委会决定撤销成克杰的第九届全国人民代表大会常务委员会副委员长职务。

特此公告。

第九届全国人民代表大会常务委员会(印章)

二○○○年四月二十五日　　

【例文12】

陕西省人民政府

关于整治机动车超载违章的通告

各市、县(区)人民政府(地区行政区公署)，省人民政府各工作部门、各直属机构:

为维护我省道路交通运输的安全、畅通、有序、文明，预防和减少交通事故，消除机动车超员、超载违章带来的危害，保护人民生命财产安全，根据《中华人民共和国道路和交通管理条例》和《陕西省道路运输管理条例》，省人民政府决定，在全省范围内开展专项整治机动车超员、超载违章活动，特通知如下:

一、专项整治活动的重点是长途客运车辆严重超员，行李架货物超载，卧铺车顶加装行李架和运输煤炭、燃油、建材的货运车辆严重超载，大量抛洒、排放污染物等对交通秩序、交通安全、交通设施和环境造成严重危害的违章行为。

二、所有运输单位、运输业户、机动车驾驶员和客、货运输站场、集散地必须严格遵守国家有关规定，按照核定的载人数和载质量载客载货，自觉克服和抵制超员、超载违章行为。

三、公安交通管理部门和运政管理机构对运输中严重超员、超载的机动车辆要严格依法处罚，纠正违章行为。客运机动车辆超过核定载人数20%以上的，货运机动车辆超过核定载质量30%以上的，要按国家有关规定一律给予高限处罚、记分，并处吊扣驾驶证一个月及停止车辆营运15天，同时责令违章的驾驶员将超载部分自行卸转解决。自7月1日起，对上述违章驾驶员一律吊扣驾驶证，违章车辆一律吊扣营运手续。

四、严禁私自改装货运机动车的货厢尺寸、钢板弹簧、承重桥等部件，严禁在卧铺客车车顶加装行李架。公安机关车辆管理部门及运政管理机构必须按照国家《机动车安全运行技术条件》等有关规定，严格检验机动车辆和强制对营业性车辆的二级维护保养。凡私自改装的车辆，在5月25日前必须自行恢复原状，并到指定地点接受检查，否则一律不予年检，同时吊扣驾驶证并追究有关人员的责任。

五、已达报废标准的车辆，一律不准营运，必须在限期内办理报废手续，交回牌证和营运手续。

六、各级政府要加强领导，尽快组织协调有关部门统一行动，各负其责，建立严格的工作责任制。公安交通管理部门要加大对运输路途中严重超员、超载的检查力度，加强路查和巡查;运政管理机构要加大对客、货运输站场、集散地超员、超载违章的检查力度，从源头上加强管理，切实消除机动车超员、超载的不安全隐患。

七、本通告自发布之日起执行。

陕西省人民政府(印章)

二○○一年四月二十八日

【写作训练九】

一、指出下面这份会议通知存在的问题。

××县人民政府关于召开经济工作会议的通知

县属各镇(乡)、局(行)、厂矿:

为总结经验，加速振兴我县经济发展步伐，县政府决定在本月中旬召开经济工作会议，现将有关事项通知如下:

一、参加会议人员为各单位主管经济工作的主要负责人;

二、参加会议人员应认真准备有关经济工作情况及今后工作打算的材料，以便在会上汇报或交流;

三、与会人员应带齐日常生活用品及伙食费，并于15日5时到县政府报到;

四、会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时传达。

以上通知，希遵照执行。

××县人民政府办公室

二○○五年九月八日

二、下面公文有多处不妥，请重新改写。

××县××镇中小关于请求批准购买平价钢材的请示报告中共××县委、××县人民政府:

我校是××县××镇中心小学，今年下半年要多招4个六年级班，因而急需盖教室。目前由于资金短缺、钢材市价昂贵、工程暂停下来，这样就会严重影响今秋按时开学。为此，我们请示上级领导特批我们4吨平价钢材，以保证我们学校准时开学。此外，最好能再拨给我们100套课桌椅。

以上请示，请立即批准。

××县××镇中心小学(印章)

2006年5月28日

三、根据下列材料写一份通知(不写眉首和版记)。

1．国家经贸委、质量技监局《关于棉花打假专项行动督查情况的报告》(例文9)上报国务院后，国务院领导经过研究同意报告的内容，为了巩固成果，将棉花打假专项行动深入开展下去，2001年1月4日发文指示国务院办公厅将这份报告转发给各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构，并提出了做好下一步棉花打假工作的要求。

2．通知要求对棉花打假要实施综合治理，做到标本兼治。要严格执行棉花收购加工资格认定制度，坚决依法拆除销毁小轧花机、土打包机，尽快建立废棉定向销售制度，继续对棉花收购、加工、购销环节进行拉网式检查。棉花、纺织企业都要进行整顿，加强自律，积极配合执法部门检查。

3．通知首先肯定了在《国务院办公厅关于立即开展棉花打假专项行动的紧急通知》(国办发明电〔2000〕37号)下发后，各地区、各有关部门十分重视棉花打假专项行动，迅速采取措施，有力地打击了不法分子掺杂使假的的嚣张气焰，基本扼制了棉花制假售假蔓延的势头，棉花市场秩序开始好转，取得了初步成效。

4．通知要求各地区、各有关部门要高度重视棉花掺杂使假问题的严重性，进一步加强领导，加大打击棉花掺杂使假行为的力度，把各执法部门力量统一调动起来，密切配合、联合行动、形成合力，确保棉花专项打假取得成效。

5．通知要求要继续发动和鼓励群众举报棉花掺杂使假案件，凡立案的都要认真查实，坚决打击。抓紧对大案要案的查处，坚持做到五不放过:案情没有搞清的不放过，假棉的源头和流向没有查明的不放过，制假售假责任者没有依法处理的不放过，该移送司法机关没有移送的不放过，支持或参与制假售假的机关工作人员没有受到追究的不放过。

四、根据下列材料写一份通报(不写眉首和版记)。

1．××省人民政府为了鼓励先进，发挥典型示范作用，推动该省城乡体育工作向纵深发展，决定授予××县等20个县“体育先进县”称号;××市××街道办事处等25个社区“城市体育先进社区”称号，并表彰奖励。于2001年×月×日向各市、县(区)人民政府，各地区行政公署，省人民政府各工作部门、各直属机构下发通报，表彰体育先进县和城市体育先进社区。并附××省体育先进县和城市体育先进社区名单。

2．通报要求各级政府及有关部门，都要学先进、赶先进，认真贯彻省政府《关于进一步加快体育事业发展的决定》，紧紧抓住西部大开发的历史机遇，在新世纪奋力开拓，夺取新的胜利。

3．通报希望受表彰的县区戒骄戒躁，再接再厉，巩固创建成果，不断取得新的成绩。

4．2000年，某省在创建体育先进县和城市体育先进社区活动中，××县等20个县和××市××街道办事处等25个社区领导重视，群众积极参与，全民健身活动蓬勃开展，体育场地设施建设成效显著，有利地促进了当地的精神文明和物质文明建设。

五、根据材料写一份请示，要求格式齐全。

1．××学院是一所省属高校，现有教职工1000余人，学生7000余人。

2．现需燃气锅炉32吨，每吨14万元，计448万元;管网改造工程8000米，计400万元;合计848万元。自筹资金200万元，需请上级拨款648万元。

3．××区城建局为“创建田园生态型无煤烟城市”，要求区属及驻区单位必须在2002年底前全面完成煤改气工程。

4．现有供暖锅炉8台，共计18吨，可供暖约9万平方米，实际需供暖14万平方米。

5．现有锅炉大多为80年代购置，超期服役，经××市技术监督局审验，要求报废。

6．供暖管道年久老化，漏气严重。

7．这是××学院2002年发的第20号公文。发文时间是3月28日。主旨词是“学校、建设、资金、请示”。印发单位是××学院办公室，印发时间是2002年3月27日。

六、根据材料写一份发函和复函(不写眉首和版记)。

××县××乡人民政府为增加农民收入，1999年来大力发展设施农业，已建成标准化设施农业暖棚3个，为加强技术力量，提高经济效益，于2002年4月6日向××农业大学发函，商请派一名教授担任技术顾问。

××农业大学收到发函后，于2002年4月16日复函，决定派张××教授担任××县××乡设施农业技术顾问。张××身体健康，在设施农业方面实践经验丰富。担任技术顾问的时间、待遇等问题由××县××乡人民政府和张××直接商议。