第一节 应用文写作概述
应用文是国家机关、企事业单位、社会团体及公民个人在日常生活、学习和工作中处理公共事务或私人事务、传递信息、解决问题、实行管理时使用的实用性文章。
应用文写作是写作学科的重要组成部分，它是研究应用文写作基本理论、基本知识与写作技巧的一门学问。在高等教育中，应用文写作是一门综合性和实践性很强的基础课。学习和研究现代应用文写作，必须了解应用文产生和发展的历史，从中汲取营养，借鉴经验。
一、应用文写作的历史沿革
我国应用文写作已有3500余年的历史，可谓源远流长。随着社会的进步和发展，应用文写作经历了萌芽、演变、转折、发展、变革等不同时期，其外延和内涵也发生了很大变化。
1.应用文写作的萌芽时期（远古至战国时期）
殷墟出土的甲骨文可以证明，文字是为应用而产生的，其目的是记载当时人类社会的生产生活。也可以说，我国最早的应用文写作是随文字的出现而产生的。从远古至战国时期，应用文写作的代表性作品多见于甲骨文、钟鼎文和《尚书》。应用文写作的文体大致可分为官府公文（如典、训、诰、誓、命、令等）、经济文书（如契、质、剂等）、司法文书（如稽、案、纠、禁、课等）、私人文书（如书信）四类。《尚书》是我国最早的应用文专集。它分虞书、夏书、商书和周书，包括夏、商、周三个朝代属于应用文体例的祝辞、誓词、诰言、法令，也包括登记土地和财务的会计文书，还有反映各诸侯国之间关系的盟约文书等。
这一时期的应用文写作，虽然体系不完备，尚未形成固定格式，语言文字粗糙，但文体简单，文风朴实无华，比较生动有力。
2.应用文写作的演变时期（秦汉两代）
由于秦朝封建专制中央集权国家的建立以及“书同文”政策的推行，客观上使得作为国家管理工具的应用文进一步规范化。这一时期的应用文写作，从管理制度到行文等诸多方面都经历了一系列的变革，秦朝建立了谏议制度，汉代在此基础上又建立了严密的文书撰制及管理制度。同时，在我国应用文写作史上，首次明确了上行文与下行文各自的文体类型以及公文格式。新出现的应用文体主要是公文，如秦代的制、诏、奏；汉代的下行公文，如册书、制书、诏书、戒书等；上行公文，如章、表、驳议等。秦始皇时期，还对公文格式作了具体规定。例如，上行文开头用“臣××言”，结尾用“臣××诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”；遇有“皇帝”字样时，另起一行，顶格书写，称之为“抬头”。这种公文格式被以后历代王朝沿用。
从宏观上看，秦代应用文写作的内容丰富，条理明晰严密，文字精练简约，统治者以法律的形式明确了公文的行文关系，应用文写作也具有了明显的封建等级色彩；汉代的应用文写作文体更加多样化，受汉代辞赋的影响，辞采瑰丽，用语丰富，文人写作应用文日益增多。
3.应用文写作的转折时期（魏晋六朝时期）
三国时期，出现了公文的新文体，如册、疏等，各种公文都具有大体的格式。与此同时，开始出现了贺表、列辞、牍状、告身等应用文体。
魏晋六朝战火连绵，应用文写作虽然受到战乱的冲击以及六朝文风的影响，出现了浮艳繁冗的现象，但文体理论的研究却得到了进一步发展。三国时期，曹丕的《典论·论文》把文章分为4类8种：“奏议宜雅，书论议理，铭诔尚实，诗赋欲丽”，其中多属应用文体；南朝刘勰的《文心雕龙》把文章分为33类，其中属应用文的就有21种；萧统的《昭明文选》记载了大量的应用文体，选文37类，其中可称应用文的20多类。他们对应用文写作的理论研究作出了突出贡献，成为后人研究文体的重要理论依据。
4.应用文写作的成熟时期（隋唐宋时期）
隋唐宋三个朝代是我国应用文写作发展的鼎盛时期。新的应用文体大量涌现，从隋唐到宋初出现了敕旨、批、判、笺、召、关文、申状等。这一时期的应用文写作处在“政事之先务”的主导地位。隋文帝曾诏令“公私文翰，并宜实录”。著名的唐宋八大家同时以善写应用文章而得名，尤其是受古文运动的影响，应用文写作的内容、表达方式、文体规范等诸多方面都已超过前代。
5.应用文写作的稳定发展时期（元明清时期）
元明清三个朝代，一方面，由于大兴“文字狱”而革除异己，造成应用文体分类更加详细繁琐，文章体制限定更加严格，应用文写作在语言、文体、格式等方面都与前代有别。应用文体及写作理论研究在这一时期也进一步发展。清代学者刘熙载正式提出“应用文”这一名词。明代王志坚编撰的应用文集《四六法海》、吴纳的《文章辨体》以及徐师曾的《文章明辨》，清代姚鼐的《古文辞类纂》和刘熙载的《艺概·文概》等，这些著作广泛收集了应用文章，并从分类、源流、写作等不同侧面给应用文写作以理论概括，产生了广泛的影响。另一方面，明初的资本主义萌芽以及个性解放思潮的兴起，影响了应用文的发展，使其产生了许多新的文体，如资、呈、参、谏、谕、折、禀等。值得一提的是，太平天国时期的应用文写作直陈其事，语言浅近平实，文体也有重大的改革，对后代产生了很大的影响。
6.应用文写作的变革时期（辛亥革命后至新中国成立）
辛亥革命、五四运动及新民主主义革命，废除了长达几千年的封建旧公文体式，如民国元年南京临时政府制定了《公文程式》，规定了公文的种类、格式、惯用语。这一时期应用文写作的突出特点是，语言用白话文写作，通俗易懂；写作内容减少了封建等级色彩，增强了民主性；在文体上，传统的礼仪文体日益减少，出现了大量反映国家文化、经济生活的新文体。
7.当代应用文写作时期（新中国成立至今）
新中国成立后，党和政府对应用文写作给予了极大的重视，仅1951年，中央人民政府政务院就颁发了《公文暂行处理办法》等7个文件，扫除了旧中国封建衙门的公文恶习，提出了一系列根本改造公文的要求，奠定了新中国公文写作的基本原则。此后50多年来，国务院对公文文种的使用曾多次改革，使应用文的使用和发展走上了规范化、系统化、科学化的道路，更加适应社会发展的要求。20世纪80年代以来，行政公文不断改革，新文体不断涌现。进入90年代后，在社会主义市场经济条件下，应用文写作日趋国际化、现代化、专业化。同时，随着电脑的普及和办公自动化的发展，为应用文的写作提供了更加方便的条件。
二、应用文的分类
随着社会的发展和科学技术的进步，人们的社会活动领域不断拓宽，应用文的使用范围日益广泛，新的文体不断涌现。应用文的分类目前尚难统一，比较流行的是按应用文的使用功能，将其分为通用类和专用类两种。
通用类是指人们在日常的各种生活、学习、工作和生产活动中普遍使用的应用文。它包括个人事务类，如信函、启事、条据等；通用事务类，如计划、总结、调查报告等；行政公文类，即《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文文种。
专用类是指具有一定专业性的应用文。它包括传播类，如新闻、广告、演讲稿等；财经类，如经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告等；科技类，如学术论文、科学实验报告、毕业论文等；司法类，如诉状、答辩词、公证书等。
三、应用文的作用
应用文作为指导工作、商洽事务、交流情况、沟通信息的重要工具，历来受到有识之士的重视。魏文帝曹丕在《典论·论文》中说：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”南朝的刘勰在其《文心雕龙·书记》中指出：应用文“虽艺文之末品，而政事之先务也”。事实证明，应用文在人类社会发展的政治、经济、军事、文化等领域发挥着巨大的作用。随着知识经济时代的到来，应用文将发挥越来越重要的作用。
1.领导和指导作用
在现代社会的管理活动中，上下级之间、单位之间、部门之间、人与人之间的交往日趋频繁，其沟通与协调除了口头方式外，大多数情况下是以书面形式来进行的。尤其是一些头绪较多、环节复杂的公共事务的管理，公文更是一种必不可少且行之有效的手段。公文本身具有组织指挥功能，在传达、贯彻党和国家的方针政策、发布行政法规和规章方面，通过公文进行上传下达，各级机关可以领会上级的精神和意图，并按照其精神开展工作。因此，应用文在一定程度上是保证各项工作顺利进行的前提。
2.宣传和教育作用
在知识经济条件下，应用文具有强大的社会功能。在社会经济活动中，各个行业、各个领域均与媒体发生着关系，尤其是作为应用文体之一的新闻（消息、通讯），被赋予了舆论宣传和舆论监督的使命，其作用不可估量。当代信息社会中，为了推动某项工作、统一思想、提高认识，公文中的公告、通告、通报等文种具有向广大的社会公众进行宣传和教育的作用。
3.联系和关照作用
现代社会具有群体之间、个体之间、群体与个体之间信息互动的特征。党政各级机关、各系统机关有各自的权限，为了提高社会的管理效益，彼此之间需要建立信息的沟通网络。例如，公文中的“通知”“函”具有把有关事项周知、关照对方，使机关之间、个人与单位之间保持联系，互通信息，从而有序地开展工作。
4.规范和制约作用
应用文在历史的发展过程中，其中某些文种具有权威性和法定性，它具有规范和制约社会行为和公民活动的作用。行政公文作为管理国家行政事务的重要工具，不仅规范和制约着机关单位工作人员的行为活动，而且也直接规范和制约着人们日常生活中的行为活动。法律文书规范人们的法律行为；经济文书规范人们的经济行为；礼仪文书规范人们人际交往的礼仪行为。应用文文体众多，体现了其从不同方面、不同角度、不同层次对人们社会行为的制约和规范作用，保证了人们社会生活的有序进行。
5.依据和凭证作用
应用文作为载体，成为处理事务的依据和证明，体现客观的真实性和一定的诚信度。例如，日记、读书笔记等应用文具有现实性，体现了作者一定时期的思想观点；行政公文是人们处理各种公共事务、解决问题的记录，为事后较长时间内的工作提供可靠的依据，体现上下级机关处理相应事务的全过程，是工作人员办事的出发点和履行职责的准则。
四、应用文写作的特点
1.实用性
应用文写作与文学创作的一个很大区别，就在于它有明确的实用性。文学创作能给读者审美的享受，有认识生活、陶冶情操的功能，但很难立即解决现实生活中的实际问题。应用文写作的目的不是为了审美，而是为了应用，为了解决实际问题。例如，写一则消息，就能达到传递消息的目的；写一份公文，就能发挥管理的职能。任何一篇应用文都有特定的事由、明确的读者对象和要解决的实际问题，目的明确，针对性强，与实际生活、工作要求密切相关，具有实事求是地反映客观事物、解决实际问题的实用价值。
2.真实性
文学创作的形象可以虚构，可以进行艺术加工，所写的人和事不能照搬生活中的原型。但应用文写作中所涉及的人与事必须绝对真实，事件的情节、细节都不允许有半点虚构和夸大。否则，不但不能达到解决现实生活中实际问题的目的，还会给工作造成很大损失。例如，公务文书体现的是国家政权的权威和法规政策的严肃性，其发布法规、传达指示、作出决定，决不能有任何的不真实；财经文书中的商品介绍、贸易商洽等，都要实事求是，否则，即使以虚假的情况或数字一时骗取了对方的信任，终究也会带来不良后果，甚至酿成大祸。
应用文写作的真实性要求做到以下几点：首先，必须真实反映时间、地点、人物、事件、背景、过程、细节等；其次，对引用的各种资料、统计数据必须反复核实测算；再次，要反映客观事实本身的逻辑关系，揭示客观经济规律，不能片面强调求真，只见现象不见本质。
3.时效性
应用文的实用性决定了其时效性，即必须讲究时间和效益。随着生活节奏的加快，机关、企事业单位的工作效率也在日益提高，而为之服务的行政公文、机关事务文书的写作必然要求迅捷、高效。首先，在撰写时要随时收集和反馈各种信息，迅速、及时、准确地领会有关方针政策及领导的意图；甚至在某些问题刚刚出现苗头时就需及时作出预测，迅速拟稿，给有关部门及领导提供有益的借鉴和参考，以便顺利开展和进行工作。例如，会议通知就一定要在开会前发出，若会议开过后再写通知，就失去了它的效用。其次，应用文的处理，即传递、阅读、办理的整个过程都要讲究时效。
4.规范性
规范性是实用性在形式上的体现。应用文写作为了达到实用目的，要求按照一定的规范去写作，这样，作者写起来简便快捷，读者看起来一目了然，便于迅速作出判断和反应。应用文的有些文体的体式是在漫长的历史发展过程中约定俗成的，如书信、条据、日记等；有的则是由权力机关以法规的形式规定的，如行政公文、司法文书等。因此，在写作时必须了解它们的规范和体式，不能随意更改和杜撰。
5.简约性
为提高实用效能，应用文写作必须做到篇幅短小，文字简练平直。在表达方式上，应用文多用叙述、说明、议论，叙述多用直笔，不用曲笔，议论不旁征博引，只就事论理，说明不做铺陈，只准确说明事由，解说事理，以达到解决问题的目的。在语言运用上，应用文写作贵在精练，要根据处理事务和文种的要求，用简洁扼要、平实明快的语言来表述所要表达的意思。
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