行政公文基本格式

第二节　行政公文基本格式

为了保证行政公文的完整性、权威性和规范化，并便于撰制办理和存档备查，《国家行政机关公文处理办法》对公文格式做了明文规定。根据这一办法，国家质量技术监督局发布了《国家行政机关公文格式》，注明此格式“其他机关公文可参照执行”。本节所讲的公文格式，主要是依据这两个文件的规定。

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。为了便于了解和掌握，下面分成三组加以说明。

一、眉首部分

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，由发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度等项组成。

1.发文机关标识

由发文机关名称（全称或简称，下同）后加“文件”组成，如“国务院文件”“国家安全部文件”“××省人民政府文件”等。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

2.发文字号

位于发文机关标识之下，由发文机关代字、年份和序号组成。联合行文，只标识主办机关的发文字号。例如，“国发〔2004〕1号”，其中的“国”是国务院的代字，〔2004〕是发文年份，“1号”是发文序号。发文机关代字与发文年份之间一般加“发”字，也有的加“字”字，还有的省略此字。议案、批复和函，一般在发文机关代字之后加“函”字，如国务院这三种公文的发文字号便写作“国函〔××××〕×号”。

在报刊上发表或翻印公文省去眉首部分，因而把发文字号移到公文标题之下居中或偏右位置。

3.签发人

上报的公文应当标明签发人姓名。所有的公文都需要由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发。但领导人是在发文稿纸的“签发”栏内签署意见，并写上姓名和审批时间，只有上报公文才在正式行文上标识签发人。

4.份数序号

同一公文稿印制若干份时每份公文的顺序编号叫份数序号。《国家行政机关公文处理办法》规定带有密级的公文应编制份数序号，不带密级的公文是否编份数序号由发文机关自行掌握。份数序号应用阿拉伯数字（不少于两位）顶格标识于版心左上角第一行。

5.秘密等级和保密期限

秘密公文应根据其秘密程度划分秘密等级，并分别标明“绝密”“机密”“秘密”三种级别。密级的确定应按国家有关规定如《国家秘密保密期限的规定》《文献保密等级代码》等执行，既要防止因未标识密级而失密，又要防止随意扩大密级。

6.紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。确定紧急程度应根据公文送达和办理的实际需要，严格掌握，非紧急公文不能填写这一项目，紧急公文也应恰当选用紧急程度。

二、主体部分

主体部分是每份公文的内容部分，由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、发文机关印章、附注等项组成。

1.公文标题

一切公文和其他文章一样必须有标题。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题位于红色反线之下，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

公文标题的写法与绝大多数文章标题的写法不同，按规定一般应标明发文机关名称、事由（正文的主要内容）和文种，用介词结构“关于……的”把这三部分连接起来。个别情况下可以省略发文机关名称或事由，但这二者不能都省略。文种在任何情况下都不能省略。例如，《××省人民政府关于授予×县教育强县称号的决定》《××市人民政府通告》《关于大力开展冬春农田水利基本建设的通知》等。

公文标题写作的难点在于如何概括好事由。概括事由大多采用动宾结构，如《国务院关于加强国有土地资产管理的通知》，其事由中的“加强”是动词，“国有土地资产管理”是宾语。概括事由的要求是准确简要，防止题文不符、意思含糊、文字过多。

2.主送机关

主送机关是指发文机关要求受理和答复公文的机关。主送机关如果只有一两个，应当用其全称或规范化简称；如果有多个，则可用同类型机关的统称，如国务院一份公文的主送机关便写作“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。

主送机关应写机关名称或统称，而不应写领导者个人。如果是周知性公文（如公告、通告等）或记录性公文（会议纪要），则应省略这一项目。

3.正文

正文位于主送机关下一行，用来表达公文的具体内容。正文每个自然段首行左空2字，回行顶格。数字、年份不能拆开回行。

如何写正文，应根据每份公文的实际需要和惯用体式来确定，有话则长，无话则短，没有适合一切公文正文的统一模式。

4.附件说明

公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。应当说明的是，附件是用来说明正件的材料，处于从属地位。而发布令所发布的行政法规和规章，通知所印发、批转、转发的文件，以及议案之后的方案，都不属于从属地位，不能视为附件，因此不能在正文之后加附件说明。

5.成文时间

成文时间以领导人签发的日期为准，应完整写出年月日。联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准；会议通过的公文以通过日期为准。

6.发文机关印章

公文除会议纪要外，都应加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

加盖发文机关印章，这是发文机关对公文生效负责的凭证，也是公文区别于其他文章的显著标志。

7.附注

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

三、版记

公文末页下方是版记部分，由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等项组成。

1.主题词

公文应当标注主题词。主题词是反映公文内容的一组标准化词语，最少2个，最多7个。主题词应根据公文内容，从上级机关制发的公文主题词表中选择。标引次序应按主题词的涵义，由大到小、从内容到形式排列。

2.抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送机关与主送机关不同，它不是受理或答复本公文的机关，而只是需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，简称“抄送”。排列时上级机关在前，不相隶属机关和下级机关在后。《国家行政机关公文处理办法》规定，向下级机关的重要行文应同时抄送直接上级机关，向上级机关的请示不得同时抄送下级机关。

抄送机关应当是确实需要了解公文内容的机关，要防止太多太滥，以免增加不相干机关的负担。

3.印发机关和印发日期

印发机关是发文机关的办公部门；印发日期是公文付印日期，应完整标明年月日。