第三节 常用行政公文的写作
《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行公文有13种，本节着重介绍7种常见公文的写法，即通告、通报、通知、报告、请示、批复和函。其他公文的写法可参阅例文。
一、通告
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用通告。
1.通告的分类
通告一般分为规定性通告和告知性通告两种。
（1）规定性通告：在一定范围内公布应当遵守事项的通告。这类通告一般具有法规的性质，要求有关组织和人员严格遵守，而且要由行政领导机关来发布。例如，农业部等9部门联合发布的《关于清查收缴鼠毒强等禁用剧毒杀鼠剂的通告》《国务院关于加强国有土地资产管理的通告》等。
（2）告知性通告：在一定范围内公布应当周知事项的通告，如发生新的情况、出现新的事物以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法律性质，但也有一定的约束力。各专业部门、社会团体和企事业单位都可以发布这类通告，如《北京市市内电话局关于34局改为302局的通告》。
2.通告的写法
（1）标题：一般应用三项式，如《国务院关于加强国有土地资产管理的通知》；篇幅短的，也可以省略事由，如《陕西省人民政府通告》；单位内部通告，也可以省略发文机关，如《关于保护校园草坪的通告》。
（2）编号：告知性通告编正常文号，规定性通告一般不用发文字号。如果准备为同一事项发布若干规定性通告时，采用“第一号”“第二号”等编号。
（3）正文：一般分三个层次。第一层，简要说明通告的原因、目的和法律或政策依据等，不做过多阐释，继而用承转语“特通告如下”或“现将有关事项和规定通告如下”等引出通告的事项；第二层，写明通告的事项，大多采用条款式写法，把具体的规定、要求等内容，用简明通俗的语言概括出来，要求有纲有目，明确具体，切忌空洞笼统，眉目不清；第三层，结语，多用“特此通告”“此告”“以上通告望遵照执行”等习惯用语结尾，也可以说明执行期限和有效范围，也可以自然结尾。
（4）发文机关署名和成文日期：通告必须加盖印章，以示庄重、有效；告知性通告也可以由发文机关领导人签署。
3.通告的写作要求
首先，要有政策观念，以政策衡量通告事项，确保通告事项不与现行政策相矛盾。
其次，要一文一事，突出中心。通告的要求要具体，要明确规定“允许做什么和不允许做什么”，不能含糊其辞。
再次，语言要通俗易懂。带有专业性的通告，使用专门术语时要尽量选择大多数人熟悉的行业术语。
【例文1】
公安部、交通部、国家安全生产监督管理局
关于加强公路客运交通安全管理的通告
公通字〔2001〕83号
为维护公路运输秩序和交通安全，防止发生公路客运群死群伤事故，保护国家财产和人民生命财产安全，根据国家有关法律法规，现就加强公路客运交通安全管理的规定通告如下：
一、严禁驾驶员过度疲劳驾驶车辆。单程在400公里以上（高速公路600公里以上）的客运汽车，必须配备两名以上驾驶员。从事公路客运的驾驶员一次连续驾驶车辆不得超过3小时，24小时内实际驾驶时间累计不得超过8小时。
长途客运车辆应当逐步安装、使用符合国家有关标准的行车记录仪。
二、严格客运班线管理。交通部门应将公路通行条件作为客运班线审批的一项重要指标。夜间（晚22时至早6时）运行的客运班线必须避开三级以下（含三级）山区公路达不到夜间安全通行要求的路段，无法避开的不得审批。对已开通运行的班车线路应按此要求进行调整、无法达到夜间安全通行要求的应停止夜间营运。
三、严禁客运车辆超载运行。客运车辆禁止超过行驶证上核定的载客人数。载客超员的，由驾驶员负责就地卸客转运，不消除违章不得继续行驶。转乘费用和因转运给其他乘客造成的损失由原承运人或驾驶员承担。
四、严禁非法改装客运车辆。对非法改装的客运车辆，由公安、交通部门分别依法处理，在责令其恢复原状前公安部门不予注册和年检。交通部门不予审批营运。
五、严格客运车辆驾驶员的安全管理。对从事营业性客运的驾驶员，公安部门应严格进行考试，严格实施交通违章记分管理；交通部门应加强运输法规和职业道德的培训和教育，提高驾驶员整体素质。
六、客运车辆的车主、承包人须严格遵守以上规定，保证车况良好，不得指使、强令驾驶员违法驾驶。对指使、强令驾驶员违法驾驶造成重大交通事故的，依法追究其法律责任。
七、客运企业应健全并落实安全生产责任制，加强对客运车辆驾驶员的交通安全教育和载客情况的检查，对违反客运安全规定的情况及时发现，及时纠正。
八、各级交通主管部门要把运输企业的安全生产情况作为企业资质等级评定和质量信誉考核的重要内容，对发生群死群伤特大安全事故或安全生产指标达不到相应要求的运输企业，一律降低其资质等级。
九、对违反客运交通安全管理规定的行为，司乘人员、旅客和其他群众都有权监督、劝阻和举报。公安、交通部门和安全生产监督管理机构应当及时受理群众举报，严肃查处有关责任人。
十、各级公安、交通等部门要严格执行客运车辆和驾驶员管理的有关规定，依法认真履行职责，对疏于监督管理造成事故的，要严肃追究有关责任人和领导的责任。
十一、本通告第一条、第二条规定自2001年11月15日起执行，其他规定仍按已有法律法规执行。
二○○一年十月十九日（印章）
【例文评析】
这是一篇制约性很强的法规性通告。开篇简要说明发布通告的目的，继而用“现就加强公路客运交通安全管理的规定通告如下”引出通告的主体内容。主体部分分11条明确规定了“严禁做什么”和“应该如何做”，条理清楚，主旨突出，规定具体，语气严肃，较好地体现了制约性通告的强制性特点。
二、通报
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
1.通报的分类
根据通报的适用范围，可以把通报分为表彰通报、批评通报和情况通报三类。
（1）表彰通报：主要用于表扬具有典型性、代表性的先进人物、先进事迹，以使人们从表彰的先进事迹中得到启发，学习经验，受到鼓舞，从而推动工作。
高层军政机关嘉奖做出重大贡献的人员，用命令（令）；各机关、团体和企事业单位表彰英雄模范人物、树立为大家学习的楷模，用决定；各机关、团体和企事业单位表彰具有典型意义的先进事迹和好人好事，则用通报。所谓具有典型意义，就是在当前情况下特别值得强调和发扬的，不是任何好人好事都值得通报表彰。
（2）批评通报：主要用于批评犯有值得普遍引以为戒错误的单位和人员，以使人们从批评的错误事实中，受到教育，吸取教训，引以为戒，防止此类事件再度发生。
高层行政机关惩戒犯有严重过失的高级行政领导人用命令（令）；各机关、团体和企事业单位处分违法违纪人员要形成决定，处分决定是用来存档的，一般不下发；各机关、团体和企事业单位批评犯有值得普遍引以为戒错误的单位和人员，用通报。批评通报都要下发到有关单位，有的还登报或张贴。处分决定所处分的错误如果是值得普遍警戒的，可以改写成批评通报下发。
（3）情况通报：主要用于传达上级指示或会议精神，通报工作或活动的进展情况和存在问题，以及所属单位发生的值得注意的事件和应当引以为戒的事故等。
2.通报的写法
（1）表彰通报：表彰通报由标题、主送机关、正文、发文机关印章和成文日期组成。
标题可采用三项式或两项式（省略发文机关名称），如《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》《关于表彰×××同志拾金不昧的通报》。
表彰通报的标题和其他公文的标题一样，关键在于概括好事由，即被表彰对象的先进事迹。要把事迹概括得正确而简要，如“奋力灭火”“勇擒盗贼”“拾金不昧”等说法，就意思明确，语言简洁；要是换作“临危不惧”“见义勇为”“品德高尚”之类的评价语，虽则文字不多，但事迹却模糊了，使人看了标题弄不清是什么事。
主送机关多是同类型机关的统称。用来张贴或在报刊刊登的表彰通报，可以不写主送机关。
正文一般由四部分构成。第一部分介绍先进事迹，一般采用概述手法，交代被表彰者先进事迹发生的时间、地点、人物、事件，以及事件的起因与结果。这一部分写作时要注意突出先进事迹的中心内容和感人之处。第二部分分析评价，即对先进事迹进行分析，肯定成绩与贡献，揭示其模范作用与积极影响，予以恰当的评价与热情赞扬。第三部分作出表彰奖励决定。第四部分提出希望与要求，希望被表彰者再接再厉，或者号召其他人学习先进，做好工作。
（2）批评通报：批评通报由标题、主送机关、正文、发文机关印章和成文日期组成。
标题一般采用三项式标题，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》《××市人民政府关于××公司王××同志工作失职给国家造成重大经济损失问题的通报》等。
主送机关多是同类型机关的统称。用以张贴或在报刊刊登的批评通报，可不写主送机关。
批评性通报的正文结构与表彰性通报相似，也有介绍情况、分析评价、处分处理决定、提出要求四部分构成。介绍情况，无论是个人所犯错误事实，还是工作失误情况、责任事故，要将事实行为发生的时间、地点、成因与结果交代清楚。对事实的分析评价，要全面中肯，剖析其性质与危害，挖掘其思想动机与原因，指出应吸取的教训。处分处理决定，则要写明给予何种处分，或给予什么样的经济制裁等。希望和要求，即告诫下属单位或个人要引以为戒，避免类似的错误。
（3）情况通报：情况通报由标题、主送机关、正文、发文机关印章和成文日期组成。
标题采用三项式或两项式（省略发文机关名称）均可，如《陕西省人民政府办公厅关于西安市西郊建章路“8·6”氯气泄露事故的通报》《关于一九九二年上半年固定资产投资新拖欠情况的通报》等。
主送机关多是同类型机关的统称。用以张贴或在报刊刊登的情况通报，可不写主送机关。
正文通常由通报的情况和指示性意见或要求组成。通报情况一般首先要肯定已经取得的主要成绩，还可以表扬一些成绩突出的单位，并简要说明取得成绩的原因；然后指出工作中存在的主要问题，也可以批评一些问题严重的单位，并说明问题产生的原因，以引起受文单位的重视，努力解决问题。意见或要求一般较原则、概括。
3.通报的写作要求
首先，事实清楚，详略得当。把事实交代清楚，是写好通报的关键。事实清楚，一是要注意叙述事实的六要素：人物、时间、地点、事件、原因、结果，以使读者对整个事情有一个全面的了解；二是要注意叙述的顺序和详略，事实的详略应按通报的主题确定。
其次，分析精辟，入情入理。通报对表扬或批评的人和事，要有定性的结论，对情况通报中的情况要有原因的分析和结论，对事故通报中的事故也要有原因的分析和定性的结论，并要总结出教训。这些议论，都要实事求是，入情入理，防止妄加议论，无限上纲。
再次，措施得当，切实可行。通报中的处理措施有的带有指导性，明晰是非，惩恶扬善，都需要处理得当，切实可行。
【例文2】
陕西省人民政府办公厅关于西安市西郊建章路“8·6”氯气泄露事故的通报
陕政办发〔2003〕52号
各设区市人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：
8月6日零时18分，西安市西郊建章路一废弃游泳池消毒用氯气罐发生泄露，附近群众78人先后出现中毒症状。事故发生后，省委副书记、西安市委书记栗战书，副省长、省安委会主任巩德顺及省市有关部门负责同志立即赶赴事故现场，组织抢救并安排事故调查和善后工作。
这次事故充分暴露出我省一些单位和个人忽视安全管理、对安全隐患治理不及时的问题仍然存在。事故再次提醒我们，安全生产必须警钟长鸣。当前正值盛夏，天气炎热，是安全生产事故的高发期。为此，特提出以下要求：
一、各级政府要进一步贯彻落实《国务院办公厅关于深化安全生产专项整治工作的通知》（国办发〔2003〕60号），针对本地区安全生产工作存在的突出问题，认真进行再动员、再安排、再检查。要将锅炉压力容器、危险化学品、民爆物品及烟花爆竹、煤炭、道路交通作为重点，进一步开展专项整治。要切实将安全生产工作责任落实到部门、落实到领导、落实到单位、落实到人头，做到层层把关，不留死角，责任到人，整改到位。
二、各级政府要组织经贸、质监、安检、公安、消防等部门对辖区内所有易燃、易爆、有毒、有害气体的生产、储存、运输情况进行一次“拉网式”排查，对检查出的重大隐患，明确责任，落实领导，采取措施，限期整改，对不符合生产经营条件的企业和单位要责令停产整顿，对在整顿限期内仍达不到安全生产条件的要坚决依法取缔。要进一步加大对非法生产、销售危险化学品厂点的查处打击力度，彻底收缴销毁其生产设备和半成品、成品及原材料，对涉嫌犯罪的要依法移送司法机关查处。对已取缔的非法厂点和责令停业整顿的企业，要加强监控，防止其擅自开工复产。
三、各级质量技术监督部门要结合今年的气瓶普查整治工作，对去年特种设备普查整治和安全检查工作中发现的事故隐患逐一落实责任人，年内基本整改完毕。近期内要组织对各辖区内的游泳池所用液氯钢瓶和造纸厂所用的液氨钢瓶的使用和管理进行一次全面检查，对未实行气瓶产权转移或托管的要督促其限期完成，对不符合要求的要进行检验或作报废处理。
四、从严查处安全生产事故。对发生安全生产事故的，要按照“四不放过”的原则，追究肇事者和有关责任人的责任；要实行倒查责任追究制度，严格追究当地管理部门和有关人员失职失察的责任；要按照国务院302号令和省政府74号令，严格追究有关领导和管理人员的行政责任；对存在安全生产重大隐患整改不力问题的，要按照“关口前移”的规定，实行责任追究。各级领导干部特别是一把手是安全生产第一责任人，必须对本地区、本部门和本单位的安全生产负总责，做到守土有责，确保一方平安。
二○○三年八月六日（印章）
【例文评析】
这篇情况通报是对所属单位发生的应当引以为戒的事故的通报，是将新发生的一起氯气泄漏导致群众中毒的情况通报全省，事情重大而又严肃，通报全省，以防类似情况的发生，十分必要。
正文可分三部分。第一部分通报情况，分析原因，首先简要交代事故发生的时间、地点、起因、危害及处理结果，然后指出这次事故发生的原因在于“一些单位和个人忽视安全管理、对安全隐患治理不及时”而“当前正值盛夏，天气炎热，是安全生产事故的高发期”，因此，安全问题尤需注意。第二部分对全省安全工作提出四条要求，分条开列，利于执行。全文用词准确，语句简练通顺，要求具体明确，结构也很完整，是一篇好通报。
三、通知
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知是使用单位最多、用途最广的一种公文。
1.通知的分类
（1）印发、批转、转发性通知：用于印发本级机关、批转下级机关、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
（2）指示性通知：上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。
（3）知照性通知：用于告知各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。
（4）事务性通知：用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交代任务，同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
（5）任免、聘用通知：用于任免或聘用国家机关工作人员职务等事项。
2.通知的写作格式
通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知有不同的写作方法。
（1）印发、批转、转发性通知：由标题和正文两部分构成。
标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。为避免标题过长和繁琐，局部可以有所变通，如《国务院办公厅关于转发建设部〈关于进一步加强工程质量和施工安全管理工作的报告〉的通知》标题过长，则可以省略第一个“关于”和第一个“的”，写作《国务院办公厅转发建设部关于进一步加强工程质量和施工安全管理工作报告的通知》。被转发、批转的公文标题除法规、规章之外，一律不加书名号。
正文写明被印发、批转、转发公文的发文机关、标题（加书名号），执行要求，以及做好此项工作的意义、要求和注意事项等。写作时须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”“原则同意”“要认真贯彻执行”“望遵照执行”“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。
（2）指示性通知：由标题和正文两部分构成。
标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。
正文由缘由、内容、要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分；内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性；要求要切实可行，便于受文单位具体操作。
（3）知照性通知：这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项即可。
（4）事务性通知：正文通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。
（5）任免、聘用通知：一般只写决定任免、聘用的机关、依据以及任免、聘用人员的具体职务即可。
【例文3】
全国爱卫会关于大力开展春季爱国卫生运动
切实做好人禽流感防控工作的紧急通知
各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团爱卫会：
当前在党中央、国务院的领导下，各地正积极行动起来与高致病性禽流感进行斗争。为了有效控制疫情，切实做好人禽流感防控工作，全国爱卫会决定，在全国范围内广泛发动群众，大张旗鼓地开展一次以预防和控制禽流感为重点的春季爱国卫生运动。具体部署如下：
一、各省、自治区、直辖市爱卫会要积极行动起来，协助各级政府，积极配合农业部门，协调有关成员单位，结合实际情况，把搞好今年春季爱国卫生运动，作为贯彻落实党中央、国务院关于高致病性禽流感防控工作的战略部署，推动全年爱国卫生和卫生防病工作的重要任务来抓，立即对本地区开展春季爱国卫生运动做出具体安排。
二、各级爱卫会要广泛发动群众，积极开展环境卫生综合整治和除害灭病工作。在农村，要以创建文明卫生村、镇为载体，以改水改厕为重点，对居住环境进行彻底整治，加强人畜排泄物的无害化处理及管理，家禽家畜实行圈养，以及加强对自来水水厂的水源保护，严禁在水源保护区内放养家禽家畜。在城市，要组织、协调、动员各部门、各单位和广大居民整治环境，清理卫生死角，严禁在城区饲养家禽家畜，加强对鸽子饲养户的教育和管理，尤其要加强对食品、饮用水、农贸市场等重点环节的卫生监督和管理。
同时，结合城乡环境卫生整治工作，组织开展好“除四害”活动，防止病媒生物传播疾病的发生。
三、各地要继续响应中央文明委和全国爱卫会的号召，进一步组织发动广大群众，开展“讲文明讲卫生讲科学树新风”活动。要充分利用各种大众传播媒体和宣传形式，广泛宣传禽流感的传播途径、典型症状和预防方法，使人们的环境意识、卫生防病知识普遍得到提高，进一步改变不良陋习，提高文明卫生素质。各级爱卫会要主动与当地文明委联系，协商共同组织开展有关活动。
二○○四年二月二十一日（印章）
【例文评析】
禽流感是由禽流感病毒引起的一种急性传染病，也能感染人类，病死率很高，这种疾病曾在很多国家和地区爆发，危害严重。因此，做好防控工作是一项迫在眉睫的紧急任务，使用“紧急通知”合情合理。
这是一篇指示性通知，全文共分两个部分。第一部分先简要说明各地抗击禽流感的斗争形势以及发布本通知的目的；第二部分分条开列需要下级机关共同执行的事项，要求具体，规定明确，措施得当，形式规范，切实可行。
四、报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告制度规定，下级机关与单位应当定期向上级机关汇报工作。同时，工作过程中遇到新情况、特殊问题或者发生意外事故等，应当及时向上级机关汇报。对于上级机关交办的事情，也要及时报告处理的结果。另外，向上级机关报送文件、物品等也要呈送报告。报告的主要目的是为了使上级机关掌握情况，以利于科学决策。
《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文中，只有报告和请示是上行文，使用的频率很高。
1.报告的分类
根据报告的适用范围，报告可分为工作报告、情况报告、呈转报告、答复报告、报送报告五类。
（1）工作报告：工作报告是汇报工作的报告，可分为综合性工作报告和专题性工作报告两类。
综合性工作报告是按年度、季度、月份给上级机关汇报本单位的全面工作情况的报告，如《××学院2004年第二学期工作报告》。其特点是定期报送，具有综合性。
专题性工作报告是指关于某一项工作情况或者关于某一问题的解决过程的报告，如《关于加强边远地区科技队伍建设若干政策问题的报告》。其特点是内容单一，问题集中，篇幅短小，时间快捷。
（2）情况报告：情况报告是反映情况的报告，如《关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告》。
（3）呈转报告：呈转报告是提出意见或者建议请求批转有关单位办理执行的报告。在工作实践和解决问题的过程中，下级机关对如何更好地做好工作和更妥善地解决问题，形成了比较成熟的看法和建议，但又事关全局，本机关不便擅自处理，于是向上级机关行文，提出建议。建议的采纳与否，决定权在于上级机关。
（4）答复报告：答复报告是答复上级机关询问的报告。此种报告除开头需要说明报告的缘由——答复的是上级机关或者领导人询问的什么问题或情况外，与其他报告没有什么不同。
（5）报送报告：报送报告是向上级机关报送文件物品资料的报告，如《××市××局关于报送2003年工作总结和2004年工作要点的报告》。这种报告虽然必要（不能孤零零地送上某文件等），但写法很简单，往往只有两句话（“现将×××呈上，请查收”），所以不再专门讲它的写法。
2.报告的写法
（1）工作报告：工作报告的标题采用三项式或两项式标题均可，如《关于全国清理三角债工作情况的报告》《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。
工作报告的正文通常由三部分组成。首先，报告的原因或理由，讲清楚报告的是什么工作，进展到什么阶段，达到什么程度，要报告哪些问题；其次，报告的主要事项，要比较具体地分条分项地陈述所取得的成绩，分析取得成绩的原因，包括做法和体会，这是报告的主体部分和关键部分；最后，说明工作中存在什么问题和今后的打算。
工作报告的结束语一般为“以上报告如有不当，请予指正”或“特此报告”，也可以不写这类结束语，正文写完自然结束。
（2）情况报告：情况报告的标题要求同工作报告，如《关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告》。
情况报告的正文也包括三方面的内容。首先，概述事情发生的基本情况，包括时间、地点、事情经过及前因后果；其次，对事情做出准确的分析评价，指出其性质并表明本单位的看法；最后，说明处理的结果或提出处理意见。
有些突发事件，处理过程出现的新问题，无政策依据，下级机关拿不准，请求上级机关给予指示，报告结束语往往使用“特此报告，有何指示，请告知”，或“以上报告妥否，请指示”等，主要是对发生情况采取的措施、处理结果征询上级机关的意见，这和工作开展前向上级要指示、请求批准或同意的请示不同。对这类报告，上级机关一般应回音。
（3）呈转报告：呈转报告的正文重点不是报告工作情况和反映存在的问题，而是向上级提出意见或者建议。所以，凡是属于本机关职权范围内能够自行解决的问题，不应写入报告。报告中提出的建议应是建设性的，否则，请求上级机关批转就失去了意义。
呈转报告的结束语一般使用“以上报告如无不妥，请批转有关单位（地区、部门）贯彻执行”。这个结尾是不能省略的。
3.报告的写作要求
首先，要实事求是。向上级机关汇报情况一定要属实，既不能夸大，也不能缩小。要客观真实确切地陈述事实。对有关材料，要反复鉴定，对证查实，不能有丝毫的虚假。
其次，要迅速及时。只有报告及时，才能使上级机关迅速掌握情况，及时指导工作，提高工作效率，否则将贻误时机，使报告失去意义。
第三，要观点明确。写报告要中心突出，目的明确，观点鲜明，不能模棱两可，闪烁其词。报告尽管是陈述性的公文，同样要有鲜明的态度。通过报告能反映呈报一方的认识水平和政策水平。当然，也不能夸夸其谈，自我炫耀。
第四，不可夹带请示事项。报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时使用的公文，上级机关收到后一般不作批复，因此如有请示事项，需另文写“请示”，切不可夹带请示事项，以免耽误工作。
【例文4】
关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告
国务院：
根据国务院领导同志的指示，国家计委会同教育部，组织各地开展了农村中小学教育收费的专项检查，并于11月8～9日召开座谈会，听取了部分省（区、市）的汇报。据不完全统计，各地共检查农村中小学近2万所，查出违纪违规收费金额2.6亿元，已纠正处理6836万元，其中退还学生5800万元，收缴财政850万元，罚款186万元。现将有关情况报告如下：
一、农村中小学教育收费存在的主要问题
从检查情况看，农村中小学乱收费主要来自学校、教育行政主管部门和地方政府三个方面。
（一）学校乱收费
1.擅自设立收费项目、制定收费标准（略）
2.提高收费标准、扩大范围收费（略）
3.继续收取国家明令取消的收费（略）
4.课本、作业本乱加价，价格较高（略）
5.强制学生接受有偿服务（略）
6.代收费名目繁多，问题突出（略）
7.其他乱收费行为。
（二）教育行政主管部门乱收费
1.违反规定乱收费（略）
2.违反规定强制办理保险（略）
3.出台政策，变相为学校乱收费开口子（略）
4.垄断经营文教用品（略）
5.未认真贯彻执行国家规定的教育收费政策（略）
（三）地方政府乱收费
1.违反规定擅自收取集资、建校费等，偿还因“普九”达标欠下的债务（略）
2.教育附加费、提留统筹费等收费随读代征屡禁不止（略）
3.将学校收取的学杂费、代收费等纳入预算外管理，并收取10%～30%不等的预算外资金调控费（略）
二、农村中小学乱收费产生的原因
（一）政策和法制观念淡薄（略）
（二）教育经费投入不足（略）
（三）教育系统内部管理不到位（略）
（四）价格执法部门监督检查难以落到实处（略）
（五）脱离实际的“达标升级”活动难以禁绝（略）
三、治理农村中小学乱收费的对策
（一）统一思想、提高认识，把治理中小学乱收费作为一项重要的政治任务来抓（略）
（二）加大对基础教育的投入（略）
（三）教育行政主管部门应进一步加强内部管理（略）
（四）充分发挥价格主管部门的职能作用（略）
（五）综合治理，加大对政府和部门违规收费行为的处罚力度（略）
二○○○年十一月二十七日（印章）
【例文评析】
这是一篇关于农村中小学教育收费检查情况的报告，正文可分为两个部分。第一部分概括叙述了对农村中小学教育收费检查的基本情况；第二部分是报告的主体部分，先介绍了农村中小学教育收费存在的主要问题，然后分析了问题产生的原因，最后提出治理的对策。内容具体，语言简练，层次清楚，逻辑严谨，是一篇典型的情况报告。
五、请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
1.请示的分类
请示按用途可分为政策性请示和事务性请示两类。
（1）政策性请示：政策性请示是请求上级机关指示的请示。对党和国家的方针、政策、法律、法规和上级的指示等有不明确或不同的理解，或者在工作中遇到了无章可循的新情况、新问题，以及由于本单位情况特殊需要对上级普遍性要求加以变通，这些都要写请示，请求上级机关指示。
（2）事务性请示：事务性请示是请求上级机关批准的请示。下级机关准备办理按规定需要上级机关批准的事项，或者既需要上级机关批准又需要上级机关帮助的事项，或者虽然不需要上级机关批准但需要上级机关帮助的事项。例如，增设机构、增加编制、上项目、列计划、申请经费、购置设备等，都应当写请示，请求上级机关批准或拨款等。
2.请示的写法
（1）政策性请示：政策性请示的标题要写明请求指示的问题，通常采用三项式或两项式结构均可，如《××省物价局关于对××省人民政府1991年发布的两个〈通告〉有关问题的请示》。
政策性请示的正文要把请示的原因、请示的事项写清楚。如果是对政策、法规等理解上存在问题，就要把政策、法规出自上级什么文件，标题及文号是什么，原文是什么，原文是怎么写的，一一引述清楚，再写存在的问题是什么；如果是工作中遇到了新情况、新问题，就要把新情况、新问题是什么，是怎么出现和产生的，都要写清楚。请示事项就是请示要求，要求上级机关给予指示，要写得非常明确。
（2）事务性请示：事务性请示的标题要写明请求批准的问题，通常由发文机关、事由和文种三部分构成，如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。
事务性请示的正文重点要写清请示的原因，即说服上级机关批准的理由。理由交代不清，请求批准的理由不充分；说服力不强，请示就很难得到批准。在写清楚请示原因的基础上，再明确提出请示要求。请示要求就是请求批准什么，是要求人力、财力，还是物力。要求人力，要写清楚要几名、要什么专业或掌握什么技术的人；要钱，要写清楚准确的数目；要物，要写清楚物的品名、品牌、规格、型号、数量等。
3.请示的写作要求
第一，要事前请示。毛泽东在《关于建立报告制度》中曾指出，处理机关公务要“事前请示，事后报告”，而不能“先斩后奏”。
第二，要一文一事。撰写请示，一定要一文一事，切忌在一篇请示中，同时请示若干个不同性质、不同类别的问题，以避免需要批复的事项不能及时批复而失时误事。
第三，不得越级请示。请示的主送机关必须是与发文机关有直接隶属关系的上级机关。虽是上级机关，但不是直接隶属关系的不应直接请示，否则即为越级请示。上级机关对越级行文原则上不予受理。
第四，不得多头请示。一份请示只能有一个主送机关。撰写请示时，一定要根据机关的隶属关系，向上一级主管机关或主管部门行文，切忌多头主送。以免造成责任不明，互相推诿，或领导机关批复的意见不一致，下级机关难以处理执行的现象。如果本机关受双重领导，请示应主送负主要责任的上级机关，对另一机关采取抄送的办法。
第五，语气要谦逊。请示需要上级机关批准或指示，所以语气应谦逊平和。一般常用“以上意见当否，请指示”，“以上请求当否，请审查批示”或“当否，请审批”作结语。
【例文5】
廊坊市计划委员会
关于“纳米测控仪器产业化推进项目”建议书的请示
省计委：
按照省计委《关于转发（国家计委、财政部印发关于组织国家高技术产业发展项目计划实施意见的通知）的通知》（冀计技术〔2001〕107号）及《河北省高技术产业十大工程实施方案》（冀计技术〔2001〕752号）的要求，我们筛选了“纳米测控仪器产业化推进项目”，申请列入国家高技术产业化推进项目。现将项目建议书呈上，请审核。
一、项目建设的必要性。以纳米计量光栅为核心的纳米测控技术仪器是集高精度测量和控制为一体的新一代测量仪器。主要应用于军工、民品相关的诸多行业，如航空、航天、核工业、机械、电子、通讯、医疗器械等领域的精密测量和自动控制。为与世界保持同步，我国制定了科研和产业化的部署。国务院在“十五计划”纲要中，明确提出将发展纳米科技作为“十五”期间科技进步的一项重要任务。因此，“纳米测控仪器产业化推进项目”其目标是将技术优势转化为产品优势，尽快抢占国内、国际市场，不断研究开发和发展这一技术，这将对我国在纳米测控技术领域保持领先地位，具有极其重要的意义。
二、项目的技术基础。标普纳米测控技术股份有限公司下设中国标普纳米测控技术研究所，其中具有教授级的科研人员24名，博士4名，硕士6名，科研人员以我国60年代为中国的“两弹一星”发射做出重要贡献的测控技术为基础，发明了具有世界领先水平、独立知识产权的纳米光栅刻划技术。经河北省科学技术情报研究所查新结果（查新报告编号：2001136105852a）显示该公司研制生产的纳米级测控仪器的精度达0.1nm，属国内首创，处于国际领先水平。
三、项目建设内容。建设年产9大系列100多种测控仪器2000余台，并拟建一座具有隔振、净化、恒湿等严格技术要求的纳米检测楼，建筑面积6372平方米。
四、该项目总投资为6000万元，其中固定资产5000万元，流动资金1000万元。资金来源：企业自筹4000万元，廊坊市商业银行贷款2000万元。项目建设后，预计年销售收入5000万元，税后利润3260.1万元。项目建设地点在廊坊经济技术开发区内，建设期为一年。
五、项目单位概况。标普纳米测控技术有限公司是由中国青旅实业发展（集团）有限责任公司、北京标普纳米公司为投资主体，专门从事纳米测控技术，集科研、开发、生产、销售于一体的现代化股份制高新技术企业。公司注册资金2000万元。公司设有中国标普纳米测控技术研究所，博士4名，硕士6名，教授级科研人员24名。公司经营的产品以自己发展的纳米光栅技术为基础，以纳米光栅为核心元件，加上全套生产技术，包括单坐标测量仪、双坐标测量仪、纳米测长仪、光电测长仪等9大系列100多个型号的产品。
经考察，我们认为该项目符合新材料产业化工程的范围，技术先进成熟，产业带动性强，市场前景广阔，经济和社会效益显著，具有较好的产业化基础。
恳请省计委批复立项。
二○○一年十一月七日（印章）
【例文评析】
请示是下级机关用来向上级机关请求指示、批准事项的上行公文，原则上正文应该由三个部分组成：一是请求批准的事项或问题；二是提出带倾向性的意见和建议；三是要求。这份请示却不是这样。
这份请示结构也可分为三部分：开头就将要请示的问题明确提出，并说明本机关的意见：“申请列入国家高技术产业化推进项目”，随即提出要求，“现将项目建议书呈上，请审核”；接下来详细开列项目建议书的具体内容，分五条介绍该项目的可行性和重要意义；最后再次明确提出请求“恳请省计委批复立项”。这样显得有理有据，态度恳切，大大增强了获得肯定答复的可能性。
可见，虽然公文有固定的体式，但也并非是一成不变的。只要符合公文表现主题的需要，适当的变通也是允许的。
六、批复
批复适用于答复下级机关的请示事项。与其他下行文不同的是，批复不是上级机关主动发出的，而是应下级机关的请示发出的。但批复与其他下行文一样，它的答复和指示下级机关必须遵照执行。
有一种情况例外，即不是上级机关而是有关主管部门答复不相隶属机关请求批准的来函，也可以用“批复”，但这种批复中须写明“经××（上级机关名称）批准”，因此请示机关同样应当遵照执行。
1.批复的写法
（1）标题：批复的标题通常由发文机关、批复的内容和文种三部分构成。与其他公文的标题不同的是，批复一般在标题中标明作者对所请示问题的态度，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。
（2）正文：批复的正文一般由引语、正文、结尾三个部分组成。
引语就是批复开头对来文所作的引述。引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引述来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于××××的请示》收悉”；第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于××××问题的请示收悉”。
正文表明批复和指示意见。表明同意、原则同意或不同意的态度；对请示事项的指示意见；有的还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。
结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种。第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是自然结尾，请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。
2.批复的写作要求
首先，条理要清楚。如果批复和指示意见不止一条时，应分条开列。
其次，态度和意见要明确。同意，不能只说“同意你们的意见”，而要把来文的意见复述清楚。态度要明朗，语气要坚定，不能模棱两可。
第三，如果不同意来文的请求，不宜说“不同意你们的意见”，而应说“暂缓进行”“暂不宜考虑”等，这样既明确表明态度，又不使对方感到生硬。
第四，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。
【例文6】
教育部关于同意北京师范大学与珠海市
合作举办珠海教育园区的批复
教发函〔2002〕47号
北京师范大学：
你校《关于建设北京师范大学珠海教育园区的请示》（师发字〔2001〕129号）和广东省教育厅《关于同意北京师范大学在珠海设立园区的意见函》（粤教规〔2001〕139号）收悉。经研究，现就有关事项批复如下：
一、同意北京师范大学与珠海市人民政府合作举办北京师范大学珠海教育园区（以下简称珠海教育园区）。珠海教育园区是北京师范大学下属的办学机构，其办学水平和教育质量应与你校保持一致。
二、珠海教育园区建设应遵循社会主义市场经济原则，努力拓宽筹资渠道。国家和学校不承担园区建设和运行所需的资金投入。
三、希望你校按照实事求是、改革创新的精神，大胆进行教学模式、管理方式、国际合作以及产学研一体化等方面的改革尝试，充分利用你校办学优势和珠海市提供的各种优惠政策，积极进行以新的管理模式和运行机制拓展教育资源的探索，加强管理，加快建设，努力把珠海教育园区建设成为教育与科技产业复合发展、特色鲜明的综合性教育改革试验园区，为我国教育事业改革和发展作出应有贡献。
二○○二年三月十四日（印章）
【例文评析】
这篇批准性批复意见明确，标题就直接表明态度“同意北京师范大学与珠海市合作举办珠海教育园区”。正文部分由导语和批复内容组成，由于批复内容较多，故分三条排列，既表明了发文机关的态度“同意北京师范大学与珠海市合作举办珠海教育园区”，又指出教育园区建设应当遵守的原则，并对北京师范大学建设该园区提出殷切希望。
总之，这篇批复针对性强，态度明朗，条理清楚，语言得体，引据确切，批复意见切实可行，是一篇规范的批准性批复。
七、函
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函是13种公文中惟一只用作平行文的文种。
1.函的分类
函按主动和被动划分为去（来）函和复（答）函两种。去（来）函是主动提出商洽工作、询问问题、请求批准的函。复（答）函是被动答复来函的函。
2.函的写法
（1）去（来）函：由标题和正文构成。标题可用两项式（省略发文机关）或三项式，如《××部人事司关于商调××同志的函》。正文一般包括三层：开头，说明商洽工作或请求批准的原因或理由；中间，讲清商洽内容或请求批准的事项；最后，请求复函，惯用语是“盼予复函”“请予函告”“特此函达，盼蒙允诺”“请予审核批准”等。
（2）复（答）函：复函的写法类似批复，正文应有以下内容：①引述来函，应先引标题，后引发文字号；②答复来函，对来函提出的请求做出明确回答，如不能满足或不能完全满足来函的请求，应当简要说明理由，以取得对方谅解；③复函结语，惯用语是“特此函达”“特此函复”“特此函告，务请见谅”等。
3.函的写作要求
首先，要一函一事，切忌一函数事。
其次，要体现平等坦诚精神，文字恳切得体，简洁朴实，用语谦和有礼，切不可盛气凌人。
【例文7】
××部人事司关于商调××同志的函
×发〔2003〕×号
××局人事处：
因工作需要，拟调你局××同志来我部外事司工作，如果同意，请将该同志的档案、现实表现材料和体检表一并寄来。
盼予函告。
二○○三年十月十一日（印章）
【例文评析】
这是一份商洽函，商洽的事项是“拟调你局××同志来我部外事司工作”。两个不相隶属机关之间商洽事项，用函这种形式，合乎情理，符合规定。
正文很简短，先简要交代商调的原因，然后提出商调的意向，最后说明如果同意需要协作的事项。意见具体，语言简单明了，是一篇言简意赅的好公文。
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