公文制发程序上必须履行法定手续

二、公文的特点

1．法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，它必须由法定的作者制发。这是公文同其他文体的一个显著区别。所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关），公文必须以这些机关的名义或其法定代表人的名义制发。发文机关必须依照法定权限和职能制发公文，不能越权行文、违法违章行文。

现行公文发布的名义，一般可分为三种：一是以党政机关名义发布的，如《中共中央、国务院关于切实做好减轻农民负担的决定》；二是以机关职能部门的名义发布的，如《××省人事厅关于加强全省农村乡土人才队伍建设的意见》；三是以领导人名义发布的，如中华人民共和国主席令、全国人民代表大会常务委员会委员长令、国务院总理令以及机关首长对所属工作人员的任免令（或任免通知）等。

2．法定的权威性。公文法定的权威性是指信息对有关方面行为的强制性影响。即公文直接形成于内容所针对的现实公务活动中，对受文者及其他有关方面的行为将产生为法律法规所规定的不同程度的强制性影响，如在规定的时间、空间范围和机构、人员范围内，强制执行内容，强制阅读、办理，强制复文等。

公文法定的权威性是通过一定的法律和组织程序赋予的，因此，这种法定权威性也受到一定条件的约束。一是公文的制发必须是在自己的职权范围内，一旦超越自己的职权范围，这种权威就会失去效力。二是所制发公文的内容要合乎法律、法规，要代表广大人民群众的意志和根本利益。三是制发的公文必须切合实际，要从实际工作的现实性和可能性出发，否则也会失去其权威性。因此我们在制发公文时要充分考虑上述因素，本着严肃认真的态度，使公文真正发挥其权威作用。

3．特定的效用。公文的特定效用指公文的现实效用，是文件制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。比如，党政领导机关所发出的每一项指示，每一项决定，要求所属机关认真贯彻、坚决执行。即使是一份通知，同样要求地方收文机关阅知和办理。下级机关的一份报告、一份请示也同样要求上级领导机关阅知或批复等。文件所具有的特定作用是有一定的时间性的。任何文件都不是永远有效的。虽然有的文件具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。文件在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。一旦它们的现行使命完成，就转化为档案保存，对今后的工作还起着参考、凭证作用。

4．规范的体式。公文有规范的体式，这是公文不同于图书、情况资料、通讯报道以及一般文章作品的又一显著特点。由于公文是党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表制发机关的法定权威。所以，制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作。为了维护公文的严肃性、权威性和便于进行公文处理，在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列法规性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。各级党政机关、社会团体、企事业单位制发文件都必须按照规定的体式（包括文体、书面格式和版面形式），不能随心所欲，另搞一套。比如，公文的结构、附加标记都要符合规定。一般说来，正式公文都有文件版头、公文管理标记、发文字号、公文标题、主送机关、正文、发文机关、机关印章、发文日期、主题词、抄送机关、印发说明等项。

5．规定的处理程序。公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。如，公文的制发，必须经过起草、核稿、签发的程序。经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递。几个机关的联合发文必须履行完备的会签程序；重要的规范性文件还需报请上级机关。任何人不得违反上述程序擅自处理。只有如此，才能维护公文的严肃性与权威性，也有利于机关文书工作的科学化、规范化、制度化和提高机关工和效率。

6．鲜明的政策性。公文是随国家管理活动的需要而产生发展的，是统治阶级进行国家行政管理的工具，是为统治阶级服务的，它必须忠实地反映统治阶级的意志，维护其根本利益。因此，它不可避免地带有鲜明的政策性。各级党的机关和行政机关制发的公文，都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律和法令，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。

7．定向性和时间性。公文都是由某一个特定机关制发的，并且大部分都是写给特定对象阅读的，作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种定向性特点使得写作有着很强的针对性。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。