通知的格式和写法

二、通知的格式和写法

（一）普通通知。上述前三种为普通通知，格式写法是共通的。目的是使受文者知晓，所以要写得清楚明白。标题同于一般公文，批示性通知标题上的批发件名称可加书名号。有受文单位的写上款，范围大、类似布告的，不写上款。正文有两种：一种是较长而含较多实际内容的，分开头、主体、结尾来结撰成文。开头写通知事项的依据、目的；主体是通知本身，多采用条款式写法；结尾，一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。一种是较短而内容简单的，只用一段或一句成文，写动因（目的、情况、依据、政策皆可）、说明、决策。动因和说明亦可省略。

（二）会议通知。会议通知是上级机关或发起单位发给与会单位和人员的书面通知。一种是领导机关通知有关机关和人员必须参加的，一种是发起单位邀请参加的，写时口气有不同。

通知的内容要写得明白、具体。一般格式包括标题、称呼、正文、落款四部分。

标题：标题写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。

称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。（有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。）

正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象、会议的内容、议程（保密性的会议不写）。需要汇报、发言、带论文、材料的，以及开多久、几时报到、带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和做法。

普通会议简略一些，只写时间、地点、会议内容等。发给个人的，重要些的会议接受人姓名写在正文前，正文后写“此致”“敬礼”；一般会议接受人写在正文后，“此致”，然后提行顶格写“×××同志”。

落款：分两行写在正文右下方，一行署名，即写下发通知单位的机关全称；一行写日期，即发通知的年月日，然后盖公章。如果标题上已写明单位的，只写年月日盖公章。

日用通知很简单，标题只写“通知”，正文写何时何地召开何会，何人参加，落款后贴出即可。有的打打电话通知即可，但要写下再打，免得遗漏事项。

写会议通知的注意事项：信息开门见山，交代七个要素（会名，会期，时间，地点，范围，凭证，筹办单位），注明开会准备，保证限期送到。结尾可写“特此通知”等字样。