第三节 通知与通报
一、通知与通报的概念
通知是各级党政机关、社会团体、企事业单位在工作中广泛使用的周知性公文。《办法》规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知是最为常用的一种公文，使用范围广泛，使用频率高。
通报是在一定范围内使用的告知性、教育性下行公文。《办法》规定，通报适用于“表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。通报可起到表彰批评作用。嘉奖和告诫一定范围内的人和事，借以达到鼓励先进，弘扬正气或批评错误，警示落后，打击歪风邪气的教育目的。通报具有行政约束力，可起到交流沟通作用，传达重要情况，及时交流信息，上情下达，促进上下级之间及有关部门之间沟通和相互了解。
二、通知的种类和用途列表
三、通知的写法
（一）格式、结构与内容
通知由标题、主送机关、正文、结尾四部分组成。
1.标题
通知的标题有完全式和省略式两种。
（1）完全式。“发文机关＋事由＋文种”，如《教育部办公厅关于加强高等学校学生证管理的通知》。
（2）省略式。有以下三种情况：
①省略发文机关。如《关于县级市经济管理权限的通知》，省略发文机关的标题很常见。如果是两个以上单位联合发文，不能省略发文机关。
②省略多余的“关于”和“通知”字样。发布性和批转性通知的标题由“发文机关＋发布（批转、转发）＋被发布文件标题＋通知”构成。被发布、批转、转发公文为法规、规章时，一般应加上书名号，有时由于被批转、转发公文标题中已有“关于”和“通知”字样，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可保留末次发布（批转、转发）文件机关和始发文件机关，省略去多余的“关于”和“通知”字样。否则，就会出现一个标题中有多个“关于”和“通知”的现象，显得冗长。
③省略发文机关和事由，只写文种“通知”二字。如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由。
2.主送机关
通知的主送机关可以是一个或多个。
3.正文
通知的正文主要包括缘由、事项、要求三部分。通知类型不同，正文写法也各不相同。
（1）发布性通知。正文一般都非常短，通常只写明发布的规章的名称，简明扼要强调执行贯彻本规章的意义与要求，请受文单位重视，然后把所发布的规章放在后面下发。需要指出的是被发布的规章是正式公文的一部分，不能视为附件。
（2）批转性通知。内容包括发文的缘由，对批转、转发文件的评价，执行要求等部分。可以把这两种通知称为“批语”，把被批转、转发的文件看作是通知的主体内容。批语的内容主要有如下三方面内容：①说明批转的目的或陈述转发的理由；②对受文单位提出贯彻执行的具体要求；③根据具体情况做出补充性的规定。
（3）指示性通知。这类通知用于布置工作，因此也有人称之为“工作通知”。指示性通知正文开头一般先写发文的缘由、背景、依据；主体部分写指示性通知的具体事项。要使受文单位了解“做什么”，“为什么这样做”，“怎么做”，“有什么要求”等，这类通知内容具体，目标明确，措施具有针对性，常把布置的工作或需周知的事项分项列出。指示性通知具有强制性、指挥性、决策性的特点。
（4）知照性通知。知照性通知的正文，只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。要求文字简练、明白。
（5）会议通知。完整的会议通知应包括以下几个内容：召开会议的目的、指导思想、会议的主要议题及主要内容；名称、规格、到会人员条件、名额；会议召开的详细地点、报到时间、开会时间；出席会议的准备工作，如要求携带的材料、资料、经费、证件及其他生活物品；会议承办单位的联系办法，对承办方提出的请求，如是否要求接送，对食宿的意见，是否要求购票服务等。通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。
（6）任免通知。任免通知的写法比较简单，要写明的是任免的时间、机关，任免依据的文件，任免人员的具体职务。
通知的主体虽有以上区别，但写法也有共同之处。通知写作要开门见山，切忌转弯抹角。叙述事项时，要突出重点，主要的、重要的内容详写；次要的内容则尽量简略，扼要交代清楚即可。行文上以叙述为主，即使说理也不要求像议论文那样要有严密的逻辑性，语言简洁，抓住关键问题，把道理阐述清楚即可。
4.结尾
提出贯彻执行要求，用“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等习惯用语结尾。也有的通知结尾不写习惯用语。
（二）写作要求与注意事项
通知与通报是两种运用相当广泛的公文，要注意区分，不可混淆、错用。
1.功能不同
通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，传达需办理和周知的事项等；通报则是表扬先进，批评错误，传达交流重要的情况与信息。两者虽然都有告知的作用，但通知告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。
2.目的不同
通知在告知事项，布置工作，部署行动后，对受文机关提出具体要求，告知受文机关办什么事，该怎样办，不能怎样办，有严格的约束力，要求遵照执行；通报的目的主要是交流、了解情况，或通过正反面的典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。
3.表达不同
通知的表达方法主要是叙述，告知人们做什么，怎样做，叙述具体，语言平实；通报的表达方法则常兼用叙述、说明、分析和议论，有较强的感情色彩。
4.制作时间不同
通知是事前行文，通报是事后行文。
（三）例文写法简析
例文一
教育部办公厅关于加强高等学校学生证管理的通知
各省、自治区、直辖市教育厅，部属各高校：
高等学校学生证是高等学校学生表明身份、参加学习和其他活动的重要凭证。近来，发现一些高等学校对学生证管理松懈，补发学生证缺乏必要的手续，出现一人持有多个学生证在学校和社会上使用的情况，造成学校内部管理上的混乱，也给高等学校自身造成不良影响；一些学生对学生证的保管、使用随意，丢失现象严重，一些高等学校对学生证的设计过于简单，印制质量低劣，使不法分子伪造学生证有可乘之机。为此，就加强高等学校学生证的管理提出以下要求：
一、高等学校对学生证的设计要能符合学期注册和购买火车票等的使用需要，制作要有质量，有一定的防伪措施。
二、要健全学生证管理的规章制度，规范学生证的管理。发放、注册、补发、注销等要有严格的程序，按规定操作，杜绝一人多证现象。
三、要规范学生证的使用场合、使用方式；对假期返家需购火车票的，要在学生证中注明乘车区间和本人是否有工资收入；对要求出示、暂扣、抵押等行为要有明确的规定，对暂扣、抵押的应及时退还学生。
四、对学生进行重视、爱惜学生证的教育，减少污损，避免丢失等现象的发生。
本通知适用于各类高等学校（含民办高等学校）的管理。请各省、自治区、直辖市教育厅（教委）转发至本地区各高等学校。
二〇〇九年七月二十六日（章）
简析：这是一则指示性通知。标题采用完全式“发文机关＋事由＋文种”。正文部分先交代发文背景、依据和目的，然后分条说明高等学校学生证管理的一系列措施，最后交代通知中相关规定的适用范围。落款，因为标题中已有发文机关，所以此处省略，只标注发文日期。
例文二
关于转发教育部《高等学校仪器设备管理办法》的通知
省属各高等学校：
现将教育部《高等学校仪器设备管理办法》转发给你们，请遵照执行。并请将实施过程中出现的问题和意见及时反馈我厅，以便今后结合我省实际情况制定相关的意见和办法。
×省教育厅
二〇一〇年三月四日
简析：这是一则转发性通知，是省教育厅把教育部文件转发给自己的直属下级单位。正文写清了两大内容，一是转发内容，二是执行要求。行文非常简洁。
例文三
×市人民政府办公厅关于举办2010科技周活动的通知
各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：
经市政府同意，我市2010科技周（以下简称科技周）活动定于5月14日至20日举行。本届科技周活动的主题是“科技以人为本，全面建设小康”。现将有关事项通知如下：
一、各地区、各部门、各单位要深入贯彻全面落实科学发展观，构建社会主义和谐社会的要求，围绕本届科技周活动主题，认真开展各项科技周活动。要通过丰富多彩的科普活动，大力弘扬科学精神、普及科学知识、传播科学思想和科学方法。要重点宣传科技创新和高科技发展对人们生产、生活的重要影响，倡导科学、文明、健康的生活方式，积极推动我市构建社会主义和谐社会首善之区。
二、为搞好本届科技周活动，成立“2010科技周组委会”，刘元理副市长任组委会主任，组委会办公室设在市科协。各地区、各部门、各单位要高度重视科技周活动的组织工作，切实加强领导，要把组织好科技周活动与贯彻实施《科普法》结合起来，要不断提高科技周活动的广泛性、群众性、实效性，充分调动社会力量，进一步整合科普资源，努力提高科技周活动的质量和水平。要切实重视科技周各项活动的安全工作，认真制定并落实活动安全预案，各项工作要责任到人，确保不发生任何安全事故。
三、各地区、各部门、各单位要按照搞好“四个服务”的要求，主动加强与科研机构、高等院校的联系，积极争取高校的支持，提升活动水平，扩大宣传效果。
四、各地区、各部门、各单位举办科技周活动的经费自行解决。
×市人民政府办公厅
二〇一〇年四月三日
简析：这是一则知照性通知。正文开门见山，直陈科技活动周举办时间和主题。主体对开展科技活动周工作的相关事项逐一说明，明确活动的目的，提出要求。
例文四
×省招生委员会关于召开2010年招生工作会议的通知
各地、市、县招生办，省属各大、中专学校：
由于今年我省的招生计划、招生手段等与往年有所不同，为了搞好今年的招生工作，我委决定召开2010年招生工作会议。现将会议的有关事项通知如下：
一、会议时间、地点：会议定于5月13日上午8：00至14日下午17：00在省教育厅大会议室召开，会期二天。
二、参加人员：各地、市、县、招生办主要负责人，省属各大、中专学校有关负责人。
三、报到时间、地点：5月12日14：00—22：00到省教育厅招待所报到。
四、其他事项：食宿由大会统一安排，费用由本单位自理。
联系人：吴兵；联系电话：××××××。
二〇一〇年五月四日（章）
简析：这是一则会议通知。标题由发文机关、事由、文种组成；正文先交代开会的背景和目的；主体部分分项说明会议时间、地点、参加人员和会议要求；结尾标明会议联系人及联系方式。
例文五
关于赵勤等同志职务任免的通知
院属各单位、院机关各部门：
经研究，决定：
赵勤同志任中国科学院高技术产业发展局局长，任期与1999年3月院机关改革后首批任命的局长任期相同；
杨柏龄不再兼任中国科学院高技术产业发展局局长职务。
中国科学院
二〇一〇年三月二十三日
简析：这是一则人事任免通知。正文先写发文依据，接着说明人事任免的具体内容。落款，因标题中已有发文机关，所以此处可以只标注发文日期。
四、通报的写法
（一）格式、结构与内容
通报通常由标题、主送机关、正文和落款四个部分构成。
1.标题
通报的标题通常由“发文机关＋事由＋文种”三个要素构成，有时可省略发文机关或事由，只写“通报”二字。但比较重要的通报则不能省略。标题下标出通报的签署机关，时间则写在发文机关下面，这样就不再有落款。如果标题下不写签署机关和时间，那么在落款中要写签署机关和时间。
2.主送机关
制定下发的通报要写主送机关，位于标题下，正文前，顶格写，末尾加冒号。普发性的通报在单位内部公开张贴，可不写主送机关。
3.正文
通报种类不同正文写作也有所不同。
（1）表彰性通报。首先概述先进单位或先进个人的主要事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做、结果。其次对上述事实进行分析、评议，揭示其典型意义、现实意义，或概括其主要经验。再次宣布组织表彰决定，最后提出希望要求，发出号召。如果是转发式的表彰通报，正文部分先对下级机关所发的这个材料进行评价，对被表彰者的评议批语，再发出号召或提出要求。
（2）批评性通报。首先通报主要错误事实。包括缘由、经过、后果与影响。其次分析评议错误事实。重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害。再次是组织处理决定。最后写明防止此类事故的措施，对症下药，提出告诫与希望要求，或重申某一方面的纪律。
（3）情况通报。情况通报的正文关键在于对情况的掌握要确实、全面、充分。内容依次为叙述情况，分析情况，阐明意义，提出指导性意见。
4.落款
即署名和日期，标明发文机关和发文日期，发文日期用汉语数字表达法。如果标题中有发文机关，可以只写发文日期，以免重复。
（二）写作要求与注意事项
（1）事项要典型。要选择对工作有普遍指导意义的对象来发通报，不能事无巨细都发通报。表彰与批评通报必须具有典型性，只有具有代表性的先进事迹、经验与事件事例，才能给人以启发；只有通报代表性的落后典型，才能引起人们的普遍关注与警醒，产生教育作用；只有情况具有代表性，才能以点代面，具有普遍的指导意义。
（2）行文要及时。发通报要抓住时机，及时将先进典型的经验和做法向社会宣传推广；对反面典型予以揭露，引起警戒；或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，才能起到交流情况、沟通信息和指导工作的作用。错过时机的通报，就失去了它的时效性，行文的意义就大大减弱了。
（3）内容要真实。真实是通报的生命。通报中所涉及的事例，必须是客观的，经过反复调查真实可靠的，绝不允许虚构和拔高。在真实的基础上通报还要求准确，对被反映的正反事物，不能夸大或缩小，要实事求是。通报在结尾提出的希望和号召，也必须切合实际，有一定的针对性，使读者能够接受或受到启示。
（三）例文写法简析
例文一
关于表彰全市H1N1流感防治工作先进单位和先进个人的通报
各区县人民政府，高新区管委会，市政府各部门，各有关单位，各大企业，各高等院校：
去年年初，周边国家和地区以及国内部分地区发生了H1N1流感疫情，全市各级各有关部门高度重视、周密部署、精心组织、扎实工作，取得了阻击H1N1流感工作的阶段性成果，全市没有发生疫情，保护了人民的健康发展，为保持全市经济发展和社会稳定作出了积极贡献。为鼓励先进，市政府确定授予张店区畜牧业局等27个单位“全市H1N1流感防治工作先进单位”称号，授予赵峰等20名同志“全市H1N1流感防治工作先进个人”称号，并记二等功。
希望受到表彰的先进单位和个人珍惜荣誉，戒骄戒躁，再接再厉，再创佳绩。全市各级各有关部门和广大干部群众要以先进为榜样，更加扎实有效地做好H1N1流感防控工作，为促进全市经济和社会发展作出新的贡献。
附件：1.全市H1N1流感防治工作先进单位名单
2.全市H1N1流感防治工作先进个人（记二等功）名单
×市人民政府
二〇〇九年十一月九日
简析：这是一则表彰性通报。标题用“关于……的通报”格式，交代事由、文种。主送机关顶格写；正文主体部分简要介绍被表彰单位和个人的先进事迹，说明市政府的表彰决定并发出号召。正文下面、落款上面标明附件。落款标明发文机关和发文日期。
例文二
牟礼学院关于学生宿舍发生火警的通报
各系：
2008年12月20日夜10时，我院无线电专业2008级二班学生李斌违反校规，在2—204宿舍私用电炉取暖，引起火警。烧毁部分设施，幸好被同宿舍的李辉同学发现，及时扑灭，方未酿成重大火灾。事后，经教育，李斌写了检查，对错误有深刻的认识。
为了严肃校纪，教育本人，经院务会讨论，决定给李斌记大过处分。同时希望全院学生从这一事故中吸取教训，增强安全意识，严格纪律，严防类似事件发生。
牟礼学院
二〇〇九年十二月二十一日
简析：这是一则批评性通报。正文首先简要介绍事件的基本情况，包括事件的时间、地点、后果等。然后对事故进行分析评议，重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害，并提出处分决定。最后提出要求以及防止此类事故的措施。落款由发文机关、发文日期组成。
【思考与练习】
1.一个单位在哪些场合下要发通知和通报？通知和通报有哪些区别？
2.简述通知、通报的写作要领（结构、格式、内容和语言表达要求）。
3.填空
关于（1）____Black Board网络教学平台继续培训的（2）____
（3）____
为了进一步（4）BB系统的应用，自4月20日开始，教育技术中心将继续在南北校区同时进行BB系统应用的培训，每周培训两期，每期培训班不低于20人。
培训时间：2010.4.15—16日
培训地点：S-504多媒体教室
全校教师可根据自己的工作安排，选择参加培训班的时间与地点，并且可以多次参加学习。现开始（5）网上报名，报名网站：www.gw.com
教务处
教育技术中心
（6）____
4.某医院老专家王某平时生活节俭，将多年积攒下来的8万元钱全部捐给了某希望小学。该医院拟通报表彰这位教授，请代该医院拟写这份通报。
5.联系当前实际事务，写一个通知或通报。
6.收集身边通知案例，拍照、复印、剪贴，带到教室交流。
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