传播事务文书写作概述

第一节　传播事务文书写作概述

一、传播事务文书的概念

传播是人类交流信息的一种社会行为，它是指个人或者组织为了解情况、交流思想、联络感情、扩大影响，通过各种方式和手段向他人进行有目的的信息传递过程。传播由传播者、传播媒介、传播内容、受众、传播效果等几个要素构成。传播的根本目的是通过各种传播媒介和方式，与他人进行沟通与交流，争取理解与信任，增进友谊与合作，从而达到“与他人建立共同意识”的效果。

传播事务文书则是为了实现传播的目的所撰写的各类文书，通常情况下，因为传播对象的群体性特点，传播事务文书是指为了特定目的将特定内容传递散布给特定人群（受众）而撰写的专用文书。

二、传播事务文书的分类

传播的方式与途径多种多样，从传播范围分，有自身传播、人际传播、大众传播；从传播形态分，有文字、图像、声音传播；从传播介质分，有面对面的直接传播，也有通过媒介的间接传播。因此，传播事务文书的种类也多种多样。如国家发布的公告和通告、公关活动中的礼仪性讲话稿、特定集会上的演讲稿、展览中的解说词、广播电视报纸等大众传播媒体上的新闻与通讯、各种广告、网络上的博客、企事业单位的简报等，都属于传播事务文书。按照传播方式，可以把传播事务文书分为两类：

（1）书面传播类文书。主要指以文字、图像形式进行传播的报纸新闻、简报、广告、博客文章。

（2）口头传播类文书。主要指以声音形式进行传播的礼仪性讲话稿、发言稿、演讲稿与解说词、广播电视里新闻稿、广告等。

本章重点学习口头传播类中的礼仪性讲话稿、演讲稿与解说词，书面传播类中的博客、消息与简报等常用传播文种的写法。

三、传播事务文书的基本特点

不同类型的传播事务类文书，其行文特点不同，书面传播类文书与口头传播类文书有较多不同，以下分别说明。

（一）书面传播类文书的特点

1.真实

传播文书以传播信息、引导舆论、宣传政策、树立形象、鼓动行动为目的，它必须符合真实性原则，以事实说话。无论是宣传演讲，还是新闻报道，都不能夸大其词、虚构捏造。近年来，在网络，甚至报纸和电视上，不真实的信息时有出现，如“纸包子”事件、“华南虎”事件，部分媒体为了追求商业利益不惜欺骗受众，散布假消息或不良信息，导致受众对外界信息的误解，产生很多不良影响。所以，撰写传播文书要遵守职业道德，客观地反映事实。

2.具备时效性

无论是通过报纸、广播传播，还是电视和网络传播，传播文书都必须及时处理公私事务，写得及时，发得及时，办得及时，使受众在最短时间内及时了解到相关信息。如果时过境迁，传播文书就失去了作用。西方新闻界有句流行语“无论多么好的稿件，如果不在用户急需的时候及时发出，就如同废纸一般”。另外，写成的传播文书其功效受时间限制，过了规定时间就会自动失效。如欢迎词、欢送词，活动一旦结束，讲话稿就只有存档的价值了。

（二）口头传播类文书的特点

文章是给人看的，讲话则是给人听的。看起来顺眼的文章，听起来不一定顺耳；看起来清楚明白的句子，说给人听，别人不一定听得懂。因此，各种类型的口头传播文书，如讲话稿、演讲稿、解说词，广播电视中的新闻报道，都是以声音来传播信息、交流思想与感情的，具有短暂性和转瞬即逝的特点，它不同于书面文章或报纸，可以让读者不理解时反复阅读。写口头传播类文书，就是要抓住讲话的口语化特点。

1.简洁

要多用短句，少用长句和倒装句，以免造成听众的错觉或分散注意力。如果碰到长句，一定要将它支解开来，使人易于理解。例如：“在十年浩劫中被‘四人帮’打成‘走资派’住了8年‘牛棚’而受尽折磨的张中同志今天看了审判‘四人帮’的电视后心情特别激动”。这是长达50字的复合长句，概念较多，听了后面忘了前边，不适宜口头表达，可以改为“10年浩劫中，张中同志被打成‘走资派’，关了8年‘牛棚’，受尽折磨。今天，他看了审判‘四人帮’的电视，心情特别激动”。修改成七个短句后，听起来节奏鲜明，好听好记。

2.通俗

所谓通俗，就是要适合人的听觉的需要，适合听众的接受水平，容易叫别人理解和接受。它要求语言朴素、自然，不堆砌概念，不装腔作势。写讲话稿，要像说话一样简短亲切。多用老百姓的口头语，少用书面语和单音节的文言词语。比如“暮色苍茫，风雪满天”，如果写成“傍晚的时候，刮着大风，下着大雪”，“转瞬间”改成“转眼间”，“迅速”改成“很快就”，“立即”写成“马上”，“从而”改成“这样就”，“连日来”写成“这些天来”，“地处”改成“位置在”，“备定”写成“准备好了”，“该县”改成“这个县”等等；将单音节词改成双音节词，如“并、但、应、现、已、时、较”改为“并且、但是、应该、现在、已经、时候、比较”，群众就容易理解接受。

通俗，不能理解为庸俗。方言土语要少用。听众一般都来自不同地区，如果方言土语用多了，有些人听不懂，影响演讲效果。如“假茶叶”是贵阳的土话，外地人很难知道它是指有其名而无其实的东西。

3.形象

声音传播一听而过，没有时间思考，因此文稿中的抽象论证、概括性叙述不宜过多，枯燥的概念、数字，应尽可能变成形象可感的物体。如“电波的速度是每秒30万公里”，应补充一句“相当于绕地球七圈半”。“去年×省造林一亿五千万株”，应补充一句“平均每人种了三棵树”。有时要把标点符号换成文字，如“职工、家属”，应改为“职工和家属”。

4.有节奏感

演讲与讲话是面对面的宣传鼓动，演讲者常常充满激情，语音语调抑扬顿挫，富有节奏感。所以，用于口头传播的文稿为了达到良好的效果，非常讲究音律的协调和节奏，常常采用排比、反问、类比等修辞手法表情达意，句式整齐划一，有气势。比如：“在办公室里，你一言，我一语，一声比一声大，一声比一声高。”句子朗朗上口，听起来优美流畅。相反，如果不注意音律，就会出现问题，比如“走近八宝山”容易被听成“走进八宝山”；“这里是土族聚居区”、“于是又与于玉宇迂回”，两句话不仅读起来困难，听起来更难懂，影响传播效果。

【思考与练习】

1.谈谈什么是传播事务文书？

2.根据传播事务文书语言的口语化特点修改下列句子，使句子更便于表达和理解。

（1）我国外交部今天就阿联酋驻中国大使馆5月7日交来阿拉伯联合酋长国外交部4月25日关于答复英国外交部4月24日声明的声明和阿联酋驻中国大使馆查卡里亚·阿利德·伊玛姆5月7日同中国外交部副部长姬鹏飞的谈话照会阿联酋驻中国大使馆。

（2）已一天一夜水米未进疲惫不堪的救援部队，天色微明时又被一场突如其来的罕见暴风雪卷进了茫茫的披了银装的深山。

（3）这个钻井平台有360多平方米。

（4）台湾——祖国的宝岛。

3.阅读下编的《战争，还是和平》（拉宾）、《我有一个梦》（马丁·路德·金）。

4.收集身边、报刊、网络上的传播事务文书，拍照、下载、复印、剪贴、抄录，带到班上展示分析。