怎样提高公文写作能力—公文写作讲座之四

怎样提高公文写作能力—公文写作讲座之四

上一讲我们讲到，要提高公文写作能力，就必须冲破自身樊篱，克服陈规陋习，在提高政治素质及修养、具备广博知识和广泛见闻、把握各种公文写作特征、创新思维四个方面去努力。特别强调要“去陈言，立新意”，熟练掌握公文写作创新的方法：一是在选取材料上花力气；二是在表现手法上做文章；三是在文章架构上找出路；四是在载体和受众方面动脑筋；五是在语言运用方面下工夫。这一讲主要讲述修改文章的方法和学习的方法。

千斟万酌　以求一是

清代文学家、书画家郑燮在《词钞自序》一文中说：“为文须千斟万酌，以求一是，再三修改，无伤也”。简而言之，文章就是改出来的。事实上，公文写作的过程就是反复修改的过程。何其芳说：“修改是写作的一个重要部分。古今中外，凡是文章写得好的人，大概都在修改上用过功夫”。托尔斯泰说：“对于敏感而聪明的人来说，写作艺术之所以好，并不在于知道要写什么，而是知道不写什么”。说的是文章修改中，删改文章的重要性。对此，车尔尼雪夫斯基讲得更直接，他说：“无情地删去一切多余的东西……篇幅虽然减少一半，对读者的价值却要增加三十倍”。这些文学大家的经验之谈，无疑告诉我们，文章修改非常重要，是创作精品不可或缺的环节。然而在实际工作中，我们有的同志对文章的修改比较马虎，没有养成反复修改的良好习惯，用一句话来概括叫：“糊涂受命而作，草草应付而写，轻率急忙而交”。最后落得同事轻视、领导批评。我不知道大家用什么样的标准去对待自己所写的文章，我的标准是：无论别人说自己的文章是好是坏，水平是高是低，但有一点是肯定的，凡是从我手里出去的文章一定要代表自己的最高水平。也就是说，它一定是经过反复修改后才拿出去见人的。只有这样，我们才可能不断地超越自己，不断地提升写作水平。否则，你骗它，它骗你，永远止步不前，永远是那个二流、甚或末等水平。作为公文的起草人，由于我们思想、业务、阅历、能力的局限性，尽管我们使出浑身解数、历尽千辛万苦，但我们也不可能把文章写得尽善尽美，特别是带有指导性的公文，都需要他人、甚至集体来帮助修改。因此，作为撰稿人，应对修改报以正确的态度，注意克服修改时，那种“怕、怨、怒”非理智的心理状态，培养起“闻过则喜”和“改而不厌”的心理情绪，听得进各种不同的意见，甚至包括讽刺、挖苦的话语，报以淡定和学习的心态，善于发现和抓住各种意见中的“闪光点”。比如在通常情况下，我写的东西一旦出炉，我都会拿给朋友、部属看，也许他们并不是写作的高手，但他们依然会从中发现哪里不对劲，虽然说不出什么理由，但凭着这一点，我就会反复地琢磨，到底是什么引起不对劲，从而把文章修改得更好。所谓“奇文共欣赏，疑义相与析”，也许他们的一句不经意的话，对于我是醍醐灌顶的箴言、点石成金的契机。方法虽然简单，但很实用，很有效。正如毛泽东同志在谈到文章要注意修改时指出的那样：“文章是客观事物的反映，而事物是曲折复杂的，必须反复研究，才能反映恰当；在这里粗心大意，就是不懂得做文章的起码知识”。但是在现实生活中，不懂“起码知识”的还真不少。我举一个亲身经历的事例，以便大家引以为戒：

1998年9月，我从部队转业到市局当秘书还不到一个月，办公室副主任告诉我，某局的信息任务今年可能完不成，你想办法帮一把，随手递给我这个局上报的一篇信息稿让我修改。我一看是篇关于写制度建设的信息，虽然有素材，但立意不高、不新，司空见惯，老生常谈，发出去也是石沉大海，连泡泡都不会起一个。当时我想，既然目的是要让上级采用，帮助完成信息任务，那就要动真格的，于是我重新确立主题，在“内抓管理，外树形象”上做文章，集中反映“三抓三不”，即，一抓政治思想教育不松懈；二抓规章制度落实不松手；三抓监督制约不留情。信息修改好后，我还十分谨慎，小心翼翼地传真给该局征求意见。当时我也不知道这篇信息是出自该局办公室主任之手，当他看到修改稿后，十分恼火，打电话给市局办公室领导，指责我把他文章的精华给改了。领导转告我后，我岂敢懈怠，便去电话了解情况：“请问！您所指的精华是什么？”他说：“我在文章中写的17条制度为什么删掉？”我说：“那17条制度我不是归纳成：制定包括思想作风建设；各处、科（室）业务职责规范；劳动纪律、办公秩序、环境卫生管理；以及固定资产管理等四类17项规章制度了吗”。原来他在文章中把17制度的标题一一罗列出来，让人看了总觉得别扭。我接着说：“写文章又不是开中药铺，是要认真归纳的”。他又找碴儿：“当时抗洪精神还没有”。我说：“那就把它改成艰苦奋斗的精神”。他继续找碴儿，我一下火了：“你们到底还想发不发，不发就拉倒”。他一看我发了火，就说：“那就发吧”。后来这篇信息省局采用，市委也采用，一下完成了信息任务。年底他专程到市局来感谢我，也顺便来看看改文章的到底是个什么主，脾气这么牛。俩人一见面，才发现大家都是当过兵的，脾气都“冲”得很。再后来，我们成了好朋友。

讲这个故事，我想表达的意思是，修改文章，讨论、甚至争论都是正常的，但如果带有不服气的情绪，是无法把文章往好处修改的。其实，别人给你修改文章，无论修改得好与坏，人家付出了劳动，你都应该感谢人家，有哪些修改不太合理的，大家平心静气地坐下来认真的研究，所谓“教学相长”，大家都会有所提高的。接下来我给大家讲一个五易其稿的故事，从中我们会多多少少发现一些自己在公文写作方面的毛病，受到一些有益的启示。

上世纪80年代初，西藏某军分区要求政治部写一份部队开展科学文化教育的总结，前四稿都流产了，直到写到第五稿才得以通过，并获得好评，这一成败教训，可以为我们在今后的公文写作中提供很好的借鉴。

初稿的起草人是一位刚从军校毕业的文化教员，他一落笔就是：

“巍巍喜马拉雅山纵情歌唱，滔滔雅鲁藏布江舒袖欢舞，我分区部队文化教育取得了令人欢欣鼓舞的丰硕成果……”

一看就是学生腔，与公文写作的特点相去甚远，不能用。

写第二稿的是一位写诗小有名气的年轻人，他采用了诗的语言：

“像东海喷出的彩虹，像喜马拉雅山盛开的雪莲，像荒漠上悠然而现的绿洲，像草原上铺锦刺绣的格桑，在送走了多少次坎坷之后，我们终于迎来了部队科学文化教育的明媚春光……”

这语言虽美，却不符合总结的要求，又给废了。

第三稿的作者是一位多年从事机关工作的同志，他一反前面的风格，写道：

“在党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策的指引下，在中央军委、总部和两级军区党委、机关的正确领导下，在分区党委和司、政、后机关的高度重视下，在部队各级党委和广大指战员的共同努力下，我分区的科学文化教育取得了一定的成绩……”

这话都不错，但这种公式化的套话，充满了八股气，累赘沉闷，难以卒读，又不能用。

写第四稿时，选了一位既无学生腔，又不浪漫，也无八股气的同志。他写到：

“我分区的科学文化教育是好几年前就开始的。几年来，培养了不少合格的人才，军营中的文教事业方兴未艾，展现了一派欣欣向荣的景象……”

写得倒也朴实无华，合情合理，但读起来总觉得干瘪，缺乏实在内容，也被“枪毙”了。

第五稿的作者认真吸取了前四稿的教训，在充分调查研究的基础上，经过精心构思才下笔。文章是这样开头的：

“我分区部队驻守在喜马拉雅山麓××××公里的边防线上。这里平均海拔4,500多米，空气稀薄，气候寒冷，许多地方曾被地质学家判为‘永冻层’，被生物学家划为‘生命禁区’。然而，正是在这样艰苦的环境里，广大指战员为了更好地保卫和建设社会主义现代化，努力攀登科学高峰，军营中的文教事业日益兴旺，使得‘永冻层’上热气腾腾，‘生命禁区’里生机盎然……”

当写到文教成绩时，既有准确的统计数字，又有具体例证和有关细节的描绘。例如写到战士高考复习班的成果：“近四年，我分区接连举办了四期战士高考复习班，使389名战士考入了军队院校。”在写到开展科学文化教育所引起的变化时，采用了战士写的两首打油诗，做了前后对比。以前是：“好话说上一大箩，实际问题没着落，不如听段黄梅戏，暂把忧愁压心窝。”现在是：“来到部队有学头，远大理想有盼头，革命前程有奔头，工作起来有劲头。军队办成大学校，战士欢乐无尽头。”

当写到教学中如何解决学员文化程度参差不齐的困难问题时，先介绍了“课堂统一教学，课外分类辅导”的方法，然后对这一方法用形象的比喻加以说明：“就像园丁那样，既培养高白杨，又护理矮柳树；就像春风那样，把花粉既传给牡丹，又授给杜鹃；就像碧海荡舟那样，既到波峰，又到浪谷。”

写军分区党委对科学文化教育所持的态度，只有两句话：“为战士成才铺路架桥，给干部深造奠基剪彩。”第五稿终于得到分区领导的认可，并且受到上级领导的表扬。

从第五稿和前四稿的成败中，我们至少有以下几点启示：

第一，公文写作一定要有文体感。公文写作着重在记叙事实，说明事理，传递信息，以实用为目的。因此要求文字准确、简明、朴实，以说清楚情况、问题为好。写总结的主要表达方法是记叙、说明，兼有一点议论。第二稿的作者不懂得公文的文体特点，而采用了文学作品的写法，一味追求辞藻的华丽，不惜用了诗一般的语言，美倒是美了，但一点也不实用，弄巧反拙。第五稿则不同，它用朴质的语言告诉你在什么样艰苦的高原环境里取得了怎样的成绩。写高原，没有用“离天三尺三”这类夸张的文学语言，而是用了“平均海拔4,500多米”的准确数字，又引用了“永冻层”、“生命禁区”的成语，寥寥数笔，就把高原的险恶环境说清楚了。写成绩，不是像第四稿那样空泛的概念，而是用数据和典型例证来说明，读了感到实在。

第二，公文写作也要求生动和形象。第五稿引用了战士的两首打油诗来说明开展科学文化教育的变化，使人有看得见、感得到的体会，这就形象化了。值得注意的是，这不是作者用“荒漠上悠然而现的绿洲，草原上铺锦刺绣的格桑……”这样空泛的抽象概念和无病呻吟的虚情假意能做到的，需要在生活中去捕捉具体典型的材料和形象生动的鲜活语言。又如对“课堂统一上课，课外分类辅导”的教学方法，采用了“园丁”、“春风”、“碧海”这类形象比喻，就把文章写活了，要注意的是，生动和形象不等于堆砌华丽的辞藻，而是要从生活中去提炼典型事例和生动贴身的语言。

第三，公文写作切忌穿靴戴帽和抽象空洞。前几次稿就失败于此，手头缺乏实际材料，又不下苦工夫调查，只能想当然，用概括的、模糊的语言来凑合。诸如“几年来（到底是几年）培养出了不少（是多少？）合格人才（什么规格的？），军营中的文教事业方兴未艾，展现出一派欣欣向荣的景象（有何表现？）。”这类语言，粗略一看，也许觉得还不错，但细细一品味，却什么内容也没有，纯粹是秀才的妙笔生花。这些都是在修改之列。

第四，公文写作的工夫要下在深入调研上。公文写作，特别是总结、典型材料、调查报告，包括信息等，尤其需要强调笔外之功，成天坐在办公室里是写不出好文章的。即要注重对客观事物深入的调查研究，细致入微的观察分析，抓住生活中最本质的东西，具有代表性和个性的典型例证、富有说服力的各种数据，靠事例来感动人，靠数据来说服人。换句话说，总结、调查、纪要、大事记等记叙性、说明性的公文（泛指机关应用文），最好让事实站出来说话，而不需作者过多的饶舌。比如上述开展科学文化教育的总结，人们关心的是：究竟取得了什么成绩，有哪些问题和经验教训？这些都需要用事实来说明，切忌闭门造车，玩文字游戏。应该用90%的时间和精力去调查研究，用10%的时间来写作，而决不能颠倒这个比例关系。

上述四点启示，也是公文写作的要求和起码常识。上面我们举的例子是一个关于总结的例子，由于总结是机关人员经常遇到的文种，小到个人的总结，中到专题总结，大到单位或部门总结，因此我想顺便简要概括一下写总结怎么入手。

大家都知道：总结的基本结构大致分为：概要、工作回顾、经验教训、结语四个部分。然而，总结的结构不必过于死板，宜根据工作实际内容与体会灵活安排。专题总结，工作问题比较集中，可以先写主要工作情况，给开展的工作一个简要的全貌介绍，然后分几点总结经验教训，其中不乏具体的事例。如果是题目大、比较复杂的工作，如有奖发票的推广实施，也可以分成几个具体问题多方面来总结；时间跨度较长的，如软环境建设，也可以按工作步骤、工作进展阶段划分为几个部分，逐一进行总结。综合性总结，如单位的年度总结，宜于在概述总的情况、总的估价以后分成若干问题进行叙述，在每一个问题中视需要还可划分为若干小问题或方面。如果在不同发展阶段上，工作的重点和特点有明显的不同（如换届总结），则要按各个阶段分别叙述，以便于反映出各个阶段的工作特点和经验教训，看出工作的全部发展过程。另外，总结还有两种常见的写法：一是以回顾为主，在工作回顾中谈经验教训；二是以经验为主，在总结经验教训中回顾工作，以工作回顾阐明经验和教训，此时的工作回顾成了经验教训的论据和例证。

好了，言归正传，下面我们一起来学习如何修改公文。公文修改不外乎两种情况：一是自己修改；一是请人修改。对于前者，在时间允许的情况下，最好是放一放再改，即“冷处理”，让自己摆脱写作时的构思和冲动，用淡定的心态、挑剔的眼光去审视、修改。这是因为公文的自我修改，“趁热打铁”往往不及“冷处理”效果来得好；对于后者，实际上是换个脑子想一想，换双眼睛看一看，这样比较容易发现问题，并且能“舍得下手”。值得注意的是，负责修改的人，不要提起笔来就改，至少看两三遍再动手。在上述两种情形中，有一种共同的修改方法，那就是“读改”。可以自读自改，也可集体读改。通过读改，达到叶圣陶老人所讲的“心、嘴、耳”三舒服，即公文观点正确，语言通顺并具有可接受性。这一点，对于修改领导讲话稿，显得尤为受用。

在修改公文时，现在普遍存在一个误区，当一篇文稿经过对主旨、结构、材料、语言的具体修改之后，有人认为这就算是合格的公文了。其实，修改的工作至此并未全部完成。因为还需要重新对文稿的全文通览一遍乃至几遍，进行最后的润色，做到精益求精，即从标题到主旨，从内容到形式，看其是否完全到了规范、完善，是否充分体现了写作意图。经过精细查找，发现其未尽善尽美的细微之处，进行再加工、再修改、再润色。那么，何为润色，其有哪些方法技巧，欲达到怎样的效果呢？清人刘熙载在《艺概》中，有一段评析《左传》写作技巧的文字，他是这样说的：“左氏叙事，纷者整之，孤者辅之，板者活之，直者婉之，俗者雅之，枯者腴之；剪裁运化之方，斯为大备。”从修改润色文章的角度看，“纷”、“孤”、“直”、“板”、“枯”、“俗”也是公文稿易犯的六种毛病，而“整”、“辅”、“婉”、“活”、“腴”、“雅”则是克服上述弊病的六种方法技巧，认真运用，便能使文稿达到令人满意的效果。现在归结起来，润色公文稿一般可采用下面三种方法技巧。

一是整辅法。即对修改后的文稿进行再整理、再充实的方法。有些修改后的文稿，经过通览之后，仍然存在不同程度的思维混乱，“材料欠缺，语言冗杂，结构不清”的毛病，这就需要“整”，凡内容显得单薄无力的句、段都要“辅”之。通过整辅将思维脉络理顺，将不规范的地方整理规范，将材料不足的地方进行充实。经润色之后，使文稿语言更加简洁，材料更加充分，脉络更加分明，主旨更加突出。

二是活婉法。即对修改后的文稿进行再活泼、再婉曲的方法。有些文稿虽经修改，但其内容仍直白、干涩、生硬。这就需要我们进行再加工、再处理。所谓“活”，就是让我们在原有的基础上，开拓思路、变换手法，使呆板文稿生动起来，活跃起来；所谓“婉”则是委婉，这与公文简洁明了的特点并不矛盾，其主要目的是让文稿既能纡曲多姿、展开矛盾，又能有开有合、擒纵自如。这就是通过调整语言、结构、表达方式等，使文稿的主旨和内容更生动，更活泼，更具有表现力和感染力。

三是雅腴法。即对修改后的文稿进行再雅正，再丰腴的方法。有些文稿虽经过修改，但仍显得观点平淡、语言无味、风格凡俗。雅腴法就是针对这样的文稿进行加工和润色。雅，是文雅、雅致；腴，是润泽、丰满。凡文稿格调低下，表达庸俗的都在“雅正”之列；凡文稿干瘪枯涩、单调贫乏的都在“丰腴”之中。修改时，力改粗鄙、庸俗，致求雅俗得当；认真改去肤浅，务使文稿腴泽丰润。更应提倡精雕细琢、“咬文嚼字”的精神，使文稿达到炉火纯青的地步。

在具体的修改和润色操作中，我们心里应有一个基本的操作步骤，不能眉毛胡子一把抓。下面我们讲修改文稿的步骤：

第一步，对立意进行再认识。立意即公文的主旨，主旨是公文的灵魂，是统领全文的主线，而那些观点材料、组织结构、遣词造句均是为主旨服务的。因此，修改文稿首先要看主旨把握得准不准，提炼的深度够不够。如果主旨改不好，挖掘不深，其他的修改也是白搭。修改中，要查问题是否抓得准、挖得深，观点是否正确、鲜明，从而修改错误观点、文不切题和不合逻辑的内容，使文稿主题得到深化。只有主旨、观点改好了，其他方面的修改才有依据，才是有意义的。

第二步，对材料进行再舍取。公文主旨是通过若干观点来反映的，因此，根据“观点统率材料，材料说明观点”的基本原则，在修改时，一查这个观点是否需要材料说明；二查现用材料是否能说明观点；三查是否材料过多或过少；四查材料是否真实、典型、新鲜。通过四查，运用增添、删减、更换、调整的方法，坚决改掉那些陈旧的、一般化的、概念化的、虚假的事例和数据，使材料更加典型、集中，使文稿的内容更加充实，与主旨更加和谐一致，并有力地表现主旨。

第三步，对结构进行再调整。结构是公文主旨能否得到充分表现的组织形式。修改时，首先要围绕主旨这个核心，调整框架“不顺”的问题，力求使文稿条理清晰、脉络清楚、层次分明、主次得当、协调通畅、符合逻辑。然后，在“巧”字上做文章，使文章布局更合理、结构更精巧、更富于特色、更生动活泼。

第四步，对措施办法进行再审查。公文中的措施、办法、规定、要求和意见，都是需要贯彻执行的，修改时，一定要对它们进行再审查，看是否符合时事政治和现行政策，是否符合业务规程和规律，是否切实可行，具有可操作性。

第五步，对语言文字进行再推敲。把不准确的字句改准确，把重复多余、可有可无的字句删去，把文理不通的字句改通顺，把晦涩拗口、难以理解的句子改顺口，把肤浅的口水话改深刻，把生造词语、错词别字、标点符号改正确，坚决把那些不符合文体色彩的词句剔除，使公文语言文字更加准确、鲜明、简洁、生动。

第六步，对文体格式进行再查对。看文种是否正确，标题是否恰当。首先应注意各文种固定的格式和不同的内容规定，不能转用或随意滥用。如“报告”不可写成“请示”等；其次应注意不同文种的特殊规律，比如“请示”，就要审查请示的原因、请示的事项、请示的目的，看这“三要素”是否齐全，缺欠其中任何一个要素，都是违反“请示”这种文体规律的；最后还应审查主送、抄送单位是否合适，附件是否齐全，附加标记有无遗漏。

总之，修改文章是一个苦差事，一点不比写作轻松，一个有责任心的文秘，一个对自己负责的作者，哪怕千斟万酌，千辛万苦，也要求文章一是。“文章不厌百遍改”。只有这样，才会愈改愈臻于完美，达到内容与形式的完美统一。还是郑燮在画竹诗中说得好：“四十年来画竹枝，日间写来夜间思。削尽冗繁留清瘦，画到生时是熟时。”这也可以作为我们修改公文的座右铭，但愿大家也能在修改文章上下一番苦工夫，真正达到“削尽冗繁留清瘦”的目的。

每日一小时　每月一本书

这是本讲座要讲的最后一节，当我把这个小标题写下来以后，我一直在犹豫，这个问题到底讲还是不讲，要讲吧，无非不过读书学习，一个老生常谈，老掉牙的问题，从小老师灌输的就是“好好学习，天天向上”；稍大一点就知道“知识就是财富”，讲的也是学习的重要性；再大一点学习古文，老祖宗告诉我们：“书中自有黄金屋，书中自有颜如玉”，虽然具有封建色彩，但让我们明白，学习是有好处的，连老外莎士比亚也说：“书籍是全世界的营养品”。不就是告诉我们：不读书学习就会营养不良；到了跨入社会、走向工作岗位的时候，偶然翻开宋代文人的卷宗，黄庭坚告诫我们：“士大夫三月不读书，则义理不交于胸，对镜觉面目可憎，向人亦语言无味。”反正一句话，读书学习很重要，无人不知，无人不晓。但是如果不讲吧，对于“怎样提高公文写作能力”这个话题，似乎还缺点什么，古人说“读书破万卷，下笔如有神。”我们要想有神来之笔，不讲读书学习看来还真不行，要提高公文写作能力，也只能是一句空话。因此，我还是下决心把这个话题讲下去。

其实，对公文写作能力的提高，大家都知道“学而优则会，学而优则进，学而优则能，学而优则精。”但问题的关键是，时下我们的一些同志，不知不觉地闯入了四大误区：

一是认为“自己有高学历，应付工作绰绰有余”。这既是一种盲目的优越感，也是一种不思进取的表现。有高学历固然是一种优势，但如果就此止步，就不可避免地落伍，被时代所抛弃，且不说知识经济时代，科技是如何日新月异的发展，知识是如何迅猛的更新，就大学学的那点东西，也只不过是浩瀚知识的沧海一粟，更何况有资料揭示，大学毕业那一天，所学知识就过时了三分之一。事实上，我们在大学几年的学习期间，读的书的确极为有限，值得庆幸的是，高等教育让我们掌握了一种学习思维和创新的武器，那就是“方法”，而这个武器是需要我们拿来运用的，运用来开启知识的宝库，以便在人生的弹夹里不断地填满“子弹”；这个武器是需要我们经常擦拭的，这个擦拭就是不懈的学习，终身的学习，否则就会生锈，失去应有的功能和效能。再说，学历不等于才力，文凭不等于水平，这是无数事实业已证明了的。如果把学历、文凭与能力、才干划等号，我们就无法理解只有师范中专文凭的毛泽东，怎么能成为带领全国各族人民走向国家独立、民族解放、人民幸福的领袖；无法理解只有初中学历的华罗庚怎么会进入北大，成为教授、数学家，无法理解只读过三个月书的爱迪生怎么会成为举世闻名的大发明家；无法理解大学还未毕业的比尔·盖茨怎么会成为世界首富，对电脑科技的发展怎么会有如此巨大的贡献……他们都没有高学历炫目的光环，但他们有一辈子勤学、一辈子思考、一辈子求索的执著。因此，即使你是博士生，如果不继续学习，甚至自以为是，孤芳自赏，不学、不问、不研究，那么，几年后可能还不如一个勤奋好学的中专生。

二是认为“工作太忙，无暇读书学习”。是的，我们的工作是紧张而繁忙的，八小时之内，因为工作忙，我们确实没有大块的时间静下心来认真地读书，但八小时之外呢？扪心自问，我们的许多时间是不是被麻将、双抠、斗地主占据了，是不是在歌厅、舞厅、酒吧、茶室被消耗了，是不是被无聊的上网和电视肥皂剧给抢去了……相信大多数还是可以挤出时间来读书学习的，只不过把“工作太忙”作为疏于学习的托词罢了。当然必要的休息和放松是应该的，列宁不是说过嘛：“不会休息，就不会工作”。问题是休息不能无限期，放松不能无止境。另外，我们也不能把学习与工作截然分开，更不能互为对立，二者不是非此即彼、互不相容的关系。俗话说“磨刀不误砍柴工”，通过学习提高思想理论水平，掌握科学知识，熟悉写作技巧，不仅不会耽误和影响工作，相反还会提高工作质量和效率。而且，工作越忙，越说明任务重、责任大，越需要加强学习，改造自己，提高自己。即所谓“干中学、学中干”。因此，以工作忙为借口，对学习持消极的态度，既误己，也误人，更误事。这里，我们可以学习借鉴叶剑英元帅在办公室的三句话：“抓紧时间工作，挤出时间学习，偷点时间休息”。

三是认为“拿起书刊随便翻翻就是学习”。大家都是有知识有文化的人，不是本科毕业，也有大专文凭，如果说不读书，不看报，实在有点冤枉人，但是那种见《读者》就充当一下“读者”，翻看两篇有趣的短文；有《参考消息》就姑且“参考”一番，管它美联社、法新社的读书，严格地讲，还真算不得上读书学习，因为漫不经心，头脑中没有“聚焦点”，读完就完，刀耕火种，基本谈不上有收成，还因为，读书学习只凭一时兴趣，学习的目的性、计划性不强，必然导致学得不认真、学得不系统、学得不深入的问题，这只属于消遣的范畴。因此，我们应切实改变那种翻翻报纸、看看杂志、上上网络就是学习的不良心态，认真系统地研读政治理论、业务知识和写作技巧。

四是因为不学而导致自我感觉良好的误区。古人讲：“学，然后知不足”。而我们有些同志恰恰相反，因为没有持续学习，接触的新知识越来越少，抱定大学学的那点东西，总以为还是天之骄子，加之缺乏交流，囿于那点范围和视线，看看周围的人还不如自己，坎井之蛙，自我感觉不错而放弃了许多学习的大好时光。在西方哲学史上，流传着一个“知识圆圈说”的故事。一次，一位学生问古希腊著名哲学家芝诺：“老师，你的知识比我的知识多许多倍，你对问题的回答又十分正确，可是你为什么总是对自己的解答有疑问呢？”芝诺顺手在桌子上画了一大一小两个圆圈，并指着这两个圆圈说：“大圆圈的面积是我的知识，小圆圈的面积是你们的知识。大圆圈的周长比小圆圈长，因此，我接触无知的范围比你们多。这就是我为什么常常怀疑自己的原因”。在这个故事中，哲学家芝诺用圆圈说生动地揭示了有知与无知的辩证关系，让我们终于明白，为什么越有知识的人越谦虚，越无知的人越自命不凡。前者，因为接触和思考的问题越多，就越觉得不懂的东西太多，需要努力学习；而后者，因为缺乏知识，不注意学习，发现和思考问题的能力就低，就越觉得自己知识充足，可以不学或少学。

毫不客气地说，正是上述各种错误认识和误区，严重地制约了我们公文写作能力的提高，若不加以纠正，走出误区，再参加N次写作培训也无济于事，写作知识的贫乏不可避免，写作能力的低下不可避免。因此，要卓有成效地提高公文写作能力，我们应“端正学习态度，培养学习的兴趣，养成学习的习惯，提高学习的能力，真正做到学得主动、学得执著、学得认真、学得深入、学得系统”。那么，从提高公文写作能力的角度出发，我们应从那些方面入手呢？关于这个问题，我们可借鉴云南大学金子强教授的观点：

首先，养成读书习惯。《读书》杂志上有一篇《新读书主义》的文章呼吁：“自己再累也要读书；工作再忙也要读书；收入再少也要买书；住处再挤也要藏书；交情再浅也要送书”。认为，“最庸俗的人是不读书的人；最吝啬的人是不买书的人；最可怜的人是与书无缘的人。”这分明是在倡导良好的读书习惯，与当下党中央提倡的建设“学习型政党”、“学习型机关”、“学习型团队”、“学习型社会”一脉相承。养成读书的习惯，好处多多，从大处说，多读书学习，可以知古通今，博闻强识，进而视野开阔，眼光远大，有助于提高领导能力和执政水平；从小处讲，多读书学习，可以见识过人，引经据典，谈吐不凡，作文写诗，得心应手，从而显得风度儒雅，正所谓“腹有诗书气自华”。

读书不能由他人代劳，一旦养成了读书的习惯，一本书就是一道门，一篇文章就是一扇窗，时时启窗开户，犹如八面来风，空气清新，头脑清爽，赏心悦目，健脑益智，见识与日俱增，品格日臻完善，岂不快哉。到那时，我们就能真正体会到“三日不读书，面目可憎”的意味。养成读书的习惯，需三重历练，即所谓“知之者不如好之者，好之者不如乐之者。”明知道应该读书，也准备读书，但仍缺乏动力，不如爱好读书的人，但因为爱好而呕心沥血、疲惫不堪，仍不如乐于读书的人，因乐在其中而持之以恒，最终能实现自己独享的欢欣与愉悦。也只有这样的读书习惯，才是我们提倡和追求的。

其次，有切实可行的读书规划。良好的读书习惯是在读书规划的一次次实现中养成的。我们的工作的确很忙，读书的时间确实需要去挤。怎么挤？古人利用“马上、厕上、枕上”的点滴时间来读书，今人是利用“上班早一点、下班迟一点、睡觉晚一点”的点滴时间来读书。具体怎么操作，有一位朋友的方法值得借鉴，工作再忙，他每天阅读学习的时间不少于2小时，他是怎样来挤时间的：清早送孩子出门上学后到出门上班前，就已抓紧了20分钟浏览报刊；中午休息至少抠得40分钟左右读书；晚上临睡前至少读1小时书。每天三段式学习的分秒必争，持之以恒，就养成了读书的习惯。说“没时间学习”，其实是“没挤时间学习”。其实，根据我们的实际情况“每天学习一小时，每月熟读一本书”是完全可以做到的，也应该做到。那么，“要提高公文写作能力，应该读点什么书呢？”有人这样提问。据现代信息专家测算，人的一生时限内，世界上就有约2，000多万种书出版，而一个人实际只能读几千册，因此，我们只能如茅盾先生所说：“善于选书，才能善于读书”。面对“书如海，刊如潮”的景致，就提高公文写作能力而言，我们应读点什么书呢？各人情况不同，所要读的书也是不同的，这里不想开书单子，总的原则是缺什么补什么，从类型上说：一是有利于提高公文写作能力的工具书，如《机关文书写作大辞典》、《写作成语词典》等；二是有利于提高自身文化素养的书，如《论语》、老、庄、韩、墨、孙子、《诗经》、唐诗、宋词等经过历史千百次筛汰、大众认可传承的、原生形态的文化典籍，对我们把文章写得精练是有帮助的，因为中国文化中大量成语、典故、口语都出自于这些原生典籍；再如，近代的《鲁迅文集》、《毛泽东选集》等，都会对我们写作公文有很大的帮助。三是有利于启迪新见的书。如《二十世纪文史哲名著精义》、《世界哲学宝库》、《二十世纪中国文学大师文库》等。对于当下流于市的刊物中，《读者》是一本不可多得的期刊，紧扣时代脉搏，不乏独具魅力的大手笔小文章，国外的文化知识养料。1994年1月，在全国报刊发行量比上一年同期减少20%的情况下，《读者》仍净增1万订户，真可谓“桃李无言，下自成蹊”。还有一个值得阅读的刊物，《新华文摘》，堪称“杂志之杂志”，包罗万象的信息库、佳文妙篇，兹不胜举，一应妙处，大家可以亲自领略。另外，像发行量比较大的《特别关注》、《演讲与口才》、《做人与处世》等期刊也不妨一读，至于《应用写作》、《杂文选刊》、《散文选刊》等，也是应该读一点的。

第三，不动笔墨不读书。就是说要做读书笔记。我们有不少同志也经常在读书，但成效不大，一个主要原因是没有养成做读书笔记的习惯。古人“不动笔墨不读书”追求的是读书的高成效，俗话说：“好记性不如烂笔头”、“最浅的墨水也胜过最好的记忆”，强调的是手脑并用，增强记忆力，心理学研究表明，人在接受知识的过程中，通过听觉获得的知识能记住15%，通过视觉获得的知识能记住25%，而采用眼、口、耳、手、脑并用的方法，能记住70%以上的知识。抄读法，就是综合运用眼、口、耳、手、脑的一种读书方法。凡有大成者，都有抄读的经历：明末著名文学家张溥，少年时记性不好，每读一篇文章，都要抄读七遍，直到记牢、背熟为止，因这个缘故，他的书斋起名为“七录斋”，他的文集就叫《七录斋文集》，他的那篇《五人墓碑记》成为《古文观止》的名篇之一，被选编者评为“当与史公伯夷、屈原二传并垂不朽”；宋代大文豪苏轼也抄读过三遍《汉书》；新文化巨匠鲁迅先生也是一个不辞辛苦抄书的读书人，为了撰写《古代小说钩沉》一书，他从各种文献和著述中抄写的珍贵材料卡片有5，000多张；著名相声大师侯宝林只上过三年小学，但他靠刻苦自学终成大器。有一次，他想买一本明代笑话书《谑浪》，跑遍北京旧书摊也没有买到，当得知北京图书馆有此藏书，硬是花了20天时间把这本10余万字的书抄完；当代著名红学家冯其庸曾在“文化大革命”期间用一年的时间偷偷抄完《红楼梦》，从而奠定了他从事“红学”研究的基础；数学家王梓坤先后抄过《高级英文法》、《英文大全》、《孙子兵法》等多部书。他认为，人们只知抄书之苦，未知抄书之益，抄完毫末俱见，一览无余，胜读十遍。这些都是经验之谈，我们都应该效法，因为眼看目过，只能产生一定的印象，记不牢；口诵成声，能背成诵，但不可经久；手抄多遍，由声而变为形，有形可感，永难忘记。我们这里讲“不动笔墨不读书”有两层含义：一曰因读而写，二曰因写而读。

“因读而写”。就是对经常听到的、看到的、悟到的一些有新意的东西，应及时记下来，特别是那些好文章的新颖结构、巧妙布局，以及精典的大小标题，先声夺人的句子、段落，都应随时随地摘录下来，这样就会积少成多，“日久生智”，运用自如。

“因写而读”。就是带着问题学，活学活用，立竿见影。有时，我们会领受一些我们并不熟悉的稿子，不写还推辞不掉，要写又无从下手，怎么办？我们只有带着问题去读书，去搜集相关的资料，做到心中有数后再动笔。记得我在部队时，有一次接到首长的指令，要写一篇关于“热带山岳丛林战役后勤保障”的文章，三天后首长要到军区作汇报，时间紧不说，关键是我从来没有接触过这方面的东西，我只好带着这个问题，把身边所有涉及这方面的书籍、论文全翻出来，并参阅大量对越自卫作战时的后勤保障战例，站在别人的肩上，终于完成了写作任务，后来首长到军区汇报，司令员给予了高度评价：观点新颖超前，思路清晰，具有可操作性。首长回来后高兴得不得了。再后来，文章成了国防大学的军官教材，我也因此荣获全军特等奖。这里我想讲的是，写文章、特别是大文章，不参考资料是绝对写不出高水平文章来的，但怎么参考值得研究。现在我们一些同志写税收论文，要嘛不参考资料，不了解学术前沿在什么地方，一动笔就落伍，写出来的东西毫无价值；要嘛只参考有限的一两篇文章，写出来的东西有抄袭之嫌。有一位专家说得非常好，“参考一篇文章是抄袭，参考若干篇文章是研究”。怎么个研究法？就是要围绕所写文章的主旨，把诸多参考来的东西撕碎了，揉烂了，变成自己的语言。否则，写出来了的文章就会像一件红一块、绿一块的补丁衣服，让人惨不忍睹。

第四，做到常写常新。“常写”就是要善于捕捉电光石火的创作灵感，经常从自己体会最多、感悟最深的地方去动笔。在这方面，古人堪称楷模，唐代白居易，每有所感便及时写下，贮在陶罐里，是为“陶罐笔记”。元代作家陶宗仪则将读书感受及时记在身边摘来的树叶上，后来整理编写成三十卷的《南村辍耕录》。南北朝时的任末，酷爱读书，每有所得及时记录在上衣的里子上，见解高超，其弟子争相用新衣来换这“衣服笔记”。其实，大家都心知肚明：要提高写作能力，说千道万就是要动笔。一如艺人们所说：“一天不练功，只有我知道；三天不练功，同行都知道；一月不练功，观众就知道”。同样地，作为文秘、撰稿人，一天不写，只有自己知道；一周不写，脑袋不开窍；一月不写，水平往下掉；一年不写，改行当领导。谚语说得好：“学如逆水行舟，不进则退；心似平原放马，易放难收”。不经常写点东西，放松了自己，放松了要求，提高写作能力是永远没有指望的。因此，无论当下我们的写作水平如何，相信只要坚持不懈地写，不仅可以全方位激活我们的创新思维、工作经验、知识储备和写作激情，还可以通过以写促学、以写促思、以写促研、以写促用，快速提升自己读书学习、思考研究、提炼归纳、综合分析、文字表达等方面的能力和水平。

“常新”就是要独立思考，用发散型的正向、逆向、纵向、横向的思维方式多角度思考，不囿于别人的尺度。有寓言说：“小马要过河，不知水深几何，问骆驼，不过淹到大腿而已，问松鼠，危险！淹到头顶。小马实际涉水而过，水深既不像骆驼所言，也不似松鼠所说。”这个寓言告诉我们：不要拿别人的尺度、眼光、结论作为自己的结论。写文章也一样，要在求实中求创新，有自己独到的眼光和看法，并力求写得精粹些，文章贵在内容与风格，不必以长文章显水平，所谓“山不在高，有仙则名；水不在深，有龙则灵。

朋友，让我们在今后的日子里相互学习、相互鞭策、相互鼓励，勤奋耕耘那片属于我们自己的田园，自赏于那份苦读的乐趣，自鸣于那份“爬格子”的甘甜，发挥聪明才智，挥动如椽之笔，共绣一园春色，同织一地希望，为地税、也为自己增光添彩吧！