第一节 科技文书概述
一、科技文书的概念
科技文书是以科学研究、科技成果和科技事务为反映对象的具有实用价值和惯用格式的应用文体。是对科学研究和科技事务活动的实录，是对技术成果的书面表达形式。科技文书是人类为了交流、传播、指导和普及科学技术而进行的书面存贮活动的全过程。它是人类认识自然、改造自然、发展社会的重要手段，是科学技术自身得以延续和发展的重要工具，是科学技术向生产力转化的媒介和桥梁。科研活动及其成果只有通过科技文书，才能实现其为人类服务的价值。
二、科技文书的特点
（一）科学性
就科技文书的内容而言，科技文书是对科技领域中的研究、探索、发现和结论的反映。它所涉及的事实、事理、数据、现象等，本身就具有客观性、严密性的特点；它所揭示的是事物的本质，是对事物属性及其特征的客观反映；科技文书对科学研究、科技成果进行陈述、说明、论证时，必须做到严密的逻辑性，做到观点与材料的统一。客观性、严密性构成了科技文书科学性的特征。
（二）创新性
创新是指人们在一定的社会环境下，根据特定目的和需要，运用已知的一切信息和科学的思维推理，形成能推动人类社会文明和进步的、有价值的、与众不同的物质产品和精神产品。创新性含义是：（1）前人未曾涉及的研究领域，填补空白；（2）在前人研究成果基础上的进一步拓展。
（三）规范性
特定的格式要求是应用文写作文体的特征之一，为此，科技文书在奠定特定的反映对象和应用范围的前提下，在长期的使用过程中也逐步形成了比较稳定的格式要求，形成了一定程度上的规范化、格式化。有些文种，如发明申请书、专利文件、技术鉴定书等，有关部门还规定了统一的格式，有的甚至以法律、条例的形式规范了文体的格式或主要内容。文章格式的规范使得不同的文种清晰醒目，便于阅读、写作、承办、归卷等，给处理事务带来方便。同时，提高了工作效率，有利于电脑管理和办公自动化，提高管理水平。
（四）时效性
科技文书的任务是反映新的科技成果，传播新的科技信息，推动科学进步，促进科技发展。因此，对新成果、新信息要在最短的时间内向有关方面迅速反映，及时报道，以便使特定的读者及时了解新的科技动态。因此，科技文书的写作和实施应当在指定的时限内完成，否则就会造成不良后果。比如发明申请书、专利申请书等，都有较强的时限要求。
（五）学术性
科技文书是对科学实践活动的反映，这一活动是围绕科技领域中的某一课题而进行的，专业性很强。有些科技文书如果不以通俗易懂的科普文章加以反映，仅凭原始科技文献，非专业读者是很难读懂的。
（六）严肃性
科技类文书体是配合科技发展和科技管理工作的需要，代表着具体的法定机关单位或个人讲话、办事、表达观点及确定成果，承诺权利及义务。像科技政策、法律、条例的制发，各种情况的交流与沟通，工作的指挥与联络，都是借助科技文书来发挥作用的。因为科技文书代表特定的法定权威，具有一定的权威和严肃性。所以，在内容上必须客观、真实、准确，一经成文制发，就必须认真执行。写作科技文书一般采用“直陈其事”的写法，用事实说话，据事推断，直截了当，简明朴素，既不拖泥带水，夸张粉饰，也不需要描写抒情，虚文藻饰。
（七）目的性
写作行为总是有目的地产生，作为应用文体组成部分的科技文书的写作更要服从于自身的目的。在写作内容上，科技文书总是有较强的针对性和明确的目的性。如写作科研计划任务书是为了获得上级对科研课题的批准，写作发明及专利申请书是为了获得法律保护的某项成果的专利权等。
三、科技文书的种类
科技文书可分为论文类、报告类、说明类三类。按用途来划分可分为科技论说类（学术论文，学位论文等）、科技报告类（实验报告，考察报告等）、科技说明类（产品说明书等）、科技情报类（科技文摘，科技动态等）、科学普及类（科普说明文）、科技管理类。按性质和作用可分为：研究开发类的学术论文、毕业论文、实验报告、产品说明书等；信息情报类的科技文摘、科技综述等。
四、科技文书的写作要求
科技类文书作为专用公文的一种，写作上首先要遵守公文写作的一般要求，严格按照公文的格式、写法等各方面的统一规定进行写作。同时，科技类文书的写作还要注意以下几点：
（一）收集材料，认真构思
科技类文书的写作收集材料主要有四种方法：（1）注意观察。要注意从实际工作中寻找写作的依据，养成分析、比较的习惯，从比较中得出结论。（2）细致感受。只有对客观事物形成感觉，才能有深入的体会。（3）广泛调查。通过开座谈会、个别交谈的方式获取情况。（4）大量收集资料。从报刊、文件、档案中采集有价值的资料。
所谓构思就是写作者在写作酝酿过程中特定的思维活动，它包括确定体裁、明确主题、选择材料、权衡笔调，以及确定表达的具体方式等过程。科技类文书的构思要针对文章整体工艺设计安排，展开积极的思维活动，多方联系，仔细斟酌。科技文书工艺构思通常有打腹稿、列提纲两种方式。打腹稿是将文章的主旨、材料、结构段落、笔调手法甚至细节都想好，在脑子中勾勒出一个大致的轮廓，而后下笔成文。列提纲可以采用图表法，也可以采用条文式，比较重要的文章，还需要对提纲进行反复的讨论，不断修改，不断完善。
（二）主题鲜明，选材典型
科技类文书在表现主题时主要有以下方式：（1）题目明确。由标题直接点明该文的主题，使人一目了然。（2）开门见山。正文起始就点明主题，不做铺垫。（3）篇末点题。在结尾点破主题，讲结论性的意见。（4）一线贯通。有些科技类文书的主题贯穿在全文的各个部分。科技类文书的选材要在广泛占有材料的基础上进行严格的筛选，以使文章简洁精练，主题明确。在选择材料时首先要根据文章的主题确定材料的取舍，选取真实的、典型的材料，用那些反映事实本质的材料、最有代表性和最具说服力的材料支持主题。
（三）合理结构，严格布局
在安排科技类文书的结构时，首先要围绕主题，离开了主题，材料就成为散兵游勇，没有章法。结构上要保证完整、统一。另外，结构还必须适合不同文种的需要。不同文种有不同的标准和惯用格式，不能套用一个模式。国家曾经颁布了《科学技术报告、学术论文和学位论文的编写格式》，许多应用文种也有自身特定的规范，要严格按照有关规定进行写作。科技类文书的内容形式主要有条款式和分块式。条款式就是把文书的内容分出条款来写，同时用序号标示。条例、章程、制度、计划及建议等都采用这种方式。分块式是指科技类文书的内容由几种材料组成，如总结、报告等，往往要写明基本情况、具体做法、实验结果、存在问题及今后打算等。计划要写明目的、要求、任务、方法与步骤等，像申报书、鉴定书则是规范的图标式。
（四）适当的造词造句
科技类文书所采用的语言，应当是规范化的现代汉语，但由于自身语体的制约，也有对自己特定的要求。科技类文书更多地采用汉语科技书面语进行写作。汉语科技书面语在内容、形式、结构上与汉语书面语具有共同特点，同时也有个性化的语言形式，词汇包含大量的科技术语、科技概念及理论。语法上看，科技文书的句子功能比较单一，以陈述句为主，一般不用疑问句；复句多，单句少；主谓句多，无主句少。文字以外的非语言符号系统如符号、图表、照片和公式等较多。在表述上，科技文书的语言遵从科技的运作原则，准确、简洁、质朴、严密及得体，具有很强的分寸感。由于科技类文书具有公务性、严肃性、实用性等特点，它的语言风格既不同于文学语言，也不同于新闻语言，它必须体现一定的庄重性，用词准确精当，并运用专业术语与简称等。
五、科技文书写作注意事项
（一）坚持实事求是、严谨务实的科学态度
科技文书是用来反映科研过程及其成果的，作者在获取写作材料的过程中，要本着实事求是、严谨务实的科学态度，绝不允许隐瞒浮夸、弄虚作假，或凭个人的好恶歪曲、取舍材料。在写作过程中，要反复推敲、斟酌，做到准确、严密，正确无误。
（二）熟悉本专业、本行业的业务
科技文书的作者首先要熟悉本行业的知识结构，掌握本行业的专业知识，这样才能有针对性、专业性地反映科研成果。此外，还要不断地学习发展中的新知识、新成果，与时俱进，适应新形势发展的要求。
（三）要有较强的思维能力和表达能力
科技文书的写作过程，就是对已知的科技信息去伪存真、去粗存精、由此及彼、由表及里的认识和改造的过程。在这个过程中，思维活动起着决定性的作用。把思维活动的过程及其成果通过语言文字及其书面形式表达出来，可以使思维活动更深入、更有效、更严密地进行。
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