涉外文书概述

第一节　涉外文书概述

一、涉外文书的概念

涉外文书是我国与其他国家和地区的交际往来中产生的文书，涉及的领域包括对外贸易、司法、运输、投资、技术转让、资源开发、补偿贸易、来料加工、劳务输出、招标投标等。

二、涉外文书的特点

涉外文书具有很强的政策性、突出的效益性、数据的广用性、文字的准确性等特点。

1．很强的政策性

涉外经济活动往往并不仅仅是单纯的经济往来，它还带有一些政治烙印。因此，涉外经济文体的写作，具有很强的政策性。例如，两个国家之间在贸易上实行最惠国待遇，是基于两国政治关系良好的前提。再比如，国际贸易的基本原则是进出口平衡。如果出现了不平衡现象，就要设法限制某种产品的进口或出口。如果不加限制，那往往是根据本国的特殊需要或国家之间特殊关系而决定的。还有，每个国家都有自己对外经济工作的方针政策,国际之间的经济贸易往来，也有一些国际上共同遵守的经贸政策。这些相关的政策法规，必将反映在涉外文书中。如果不懂得相关的政策法规，只管做买卖，这种方式是涉外文书忌讳的。这些方面都体现了外经工作的政策性，而这种很强的政策性，在外经文体写作中是不可避免的。

2．数据的广用性

涉外文书写作中，文字表述是其中的一个重要组成部分。此外，由于它涉及的多是对外经济工作、贸易情况等，因此数字、数据、图表的应用就比较广泛。数据和图表能给人以科学、精确的感觉，并有助于增强说服力。同样的内容，用数据和图表说明往往会更形象、更鲜明；有些用文字不易说得清楚的东西，便可借助数据图表来达到说明目的。例如，某种商品在国际市场上销售形势很好，数字是最有力、最适宜的表达形式。诸如销售量逐渐增加的数据；销售价格日趋上涨的数据；有多少国家急需这种商品的数据等，这些客观的数据逐一列出，比任何文字说明都有说服力，也更清晰明了。所以，数据的广用性是涉外文书的一大特点。

3．突出的实效性

国家之间进行经济贸易活动，体现了一定的经济政策，还要讲求经济效益。涉外文书作为各种对外活动的工具，在写作时也要讲经济效益。涉外文书是为解决已经出现或可能出现的具体问题而写的，实效性就是它必须讲究的一个原则。例如，在撰写涉外经济合同时，既要充分考虑本国的经济政策，又要逐字逐句地推敲各个合同项目的表达，使之精严细密，无懈可击，这样才能使合同一旦生效，就可以为本国产生经济效益。又比如，一篇好的切合时宜的国际市场调查报告，要及时提供国际市场、商品、价格等方面的信息和决策依据；相反，业务函电、合同如果延误时间就会给国家造成政治、经济损失。突出的实效性是涉外文书的另一个重要特点。

4.文字的准确性

涉外文书在文字要求上特别严格，尤其是讲究文字准确无误。这是涉外文书的重要特点之一。涉外文书涉及的是国际方面的各种情报信息，与之打交道的是世界上众多的国家。而这些情报信息得来有时并不容易的。此外，国际上各类商人的政治背景、社会地位、文化素养并不整齐。与他们打交道，也并不简单。因此，在涉外文书写作中，稍有不慎，就可能造成不可挽回的经济损失。例如写一篇国际性的市场调查报告，如果情况搞不准，得到的资料不够精确，就会影响国际大流通领域的事情。因此，涉外文书中，文字的准确性是不可忽视的一个特点。

三、涉外文书的种类

包括涉外交往的涉外企业文书、外贸市场信息与预测文书、外贸出口业务文书、涉外贸易信函、经销协议和代理协议、涉外承包文书、外贸合同文书、涉外工作文书、涉外交往文书、涉外劳务文书、涉外旅游文书、涉外科教文书、涉外法律文书、许可证贸易协议、涉外函电文书、涉外广告、商务谈判文书、涉外会计文书、海关管理文书等方方面面的文书及其写作。

四、涉外文书的写作要求

1.熟悉相关的涉外政策法规

涉外文书是一个国家对外方针政策的具体体现。所以撰写涉外文书时，必须熟悉国家相关的政策法规，如对外经济合作与贸易部颁布的进出口货物的有关条例和规定，国家颁布的有关外贸方面的法律以及对外贸易买卖合同、仲裁文书等。只有了解并熟悉了这些内容之后，才不会在文书写作中出现不符合国家政策法规的情况，使国家遭受不必要的经济损失。

2.掌握有关的涉外业务知识

涉外文书是涉外工作人员在贯彻涉外方针政策，完成各项涉外计划任务中运用科学的方法以及外贸业务理论知识分析问题、解决问题的一种工具。它同涉外工作有密切联系。因此撰写涉外文书必须熟悉本系统、本部门、本单位的经营管理环节和工作环节，具备从事本专业的专业能力。因此，在熟悉相关政策法规的同时必须努力钻研业务，掌握相关的涉外业务知识,不断提高涉外工作水平和工作能力。

3．具备扎实的写作基础

熟悉了相关的政策法规，掌握了有关的涉外业务知识，这些都只是写作涉外文书必备的外在条件，扎实的写作基础是写好涉外文书的关键所在。一个逻辑思维和遣词造句能力差的人，无论了解多少政策法规，掌握多少业务知识，也写不好涉外文书。因此，我们必须提高自身的写作修养，努力学习语法、逻辑、修辞等语文基础知识，提高思维分析能力和阅读能力，提高记叙、说明、议论三方面的文字表达能力，经常进行各种问题的写作训练。只有这样，才有可能写出内容充实、形式良好的文质优美的涉外文书来。