事务文书的写作要求

第一节　事务文书概述

一、事务文书的概念

事务文书是国家行政机关、企事业单位、社会团体或个人在处理日常事务时用来推行政务、沟通信息、工作部署、总结交流经验、通报情况、研究问题的常用文种。行政文书与事务文书是行政管理工作的左膀右臂，常常是行政公文作为主件代组织做权威的立言，事务文书作附件随文下发。事务文书与行政文书相比，作者可以是法定作者，也可以是个人作者，内容上更注重事务性和过程性，格式规范程度也相对较弱。

二、事务文书的特点

（一）内容针对性较强

各类事务文书都是为解决实际问题，处理具体事务而撰写的，其内容要求有较强的针对性，不可泛泛而谈。

（二）格式相对固定

事务文书的格式虽不像行政公文那样有着非常严格的规定，但在长期的写作实践中，各种事务文书也大都形成了相对固定的惯用格式。事务文书的构成要素以及各要素的写法，通常是有一定的规则。在写作中遵循这些规则，写出的文本才能符合规范，也才能更好地发挥其实用价值。

（三）语言准确、简练、庄重

事务文书的实用性要求其在语言表述上必须准确、简练、庄重。唯有如此方能发挥其实用价值。

（四）有一定的时限性

事务文书非常讲究时效。一项工作的完成，一个问题的解决，都有一定的期限要求。事务文书只有在一定的时间期限内完成才能发挥其效用。

三、事务文书的作用

事务文书是适应管理的需要而产生和兴盛起来的，它在行政事务管理过程中日益发挥着巨大作用。主要有以下几方面。

（一）对领导决策具有参谋作用

现代化的决策管理需要领导者本人重视调查研究，讲究工作的计划性，并能及时总结工作，但决策者不可能所有的事情都需要“亲临”，因而，那些鲜活的反映基层情况的“调查报告”、“简报”和那些“计划”、“总结”都给决策者充当了“无声”的参谋角色。

（二）对具体工作具有规定约束作用

事务文书具有因事而制的特点，它的制发者可以是个人作者，也可以是法定作者。凡以法定作者名义制发的事务文书，在行政管理中具有规定约束作用。单位部门制定的计划是要求人们在特定的时间内，为了一个共同的目标，统一行动、统一步伐的行动依据，对计划范围内的每个人都具有规定和约束作用，也是落实检查工作的依据。

（三）对读者具有认识作用

由于时间和空间的制约，许多经验、情况、设想人们不可能都面对面地进行口头交流，在行政管理中，需要借助像事务文书这样的文字材料来交流情况，而这些记录着经验、情况的文字材料，能跨越时空进行交流。尤其是简报，具有上情下达、下情上传的作用。这些信息对读者来讲，具有认识作用。

四、事务文书的写作要求

（一）掌握充足的材料

写作任何一种事务文书，都需要尽可能详尽地占有材料。没有充分的材料，就找不出规律，得不出正确的结论，也就达不到指导工作的目的。

写作事务文书须占有以下材料：

1.背景材料。包括用于揭示和说明社会环境和自然环境的材料。

2.现实的典型材料。事务文书都是用事实说话、寓理于事，作者只有占有能集中揭示客观规律的有代表性的典型材料，才能有效地说明问题。

3.过程性材料。无论是调查报告、工作总结还是述职报告等都要反映出客观事实的完整过程。因而，作者必须掌握过程性的材料，即包含着时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素材料。

4.评价性材料。写作事务文书，不仅要占有当事人的材料，还应注意听取专家、群众对某人某事某项工作的评议。

（二）要有前瞻意识

写作任何一种事务文书，都要具有前瞻意识，即能站在时代和未来的高度，审视和分析问题。

（三）要有实事求是的写作态度

事务文书要具有鲜明的政治性和较强的政策性，这一点与行政公文是基本一致的。因而，写作事务文书，从收集材料、分析材料到撰写成文，都要有实事求是的写作态度，来不得半点的虚假和浮躁。不仅所用的材料要绝对真实、准确，而且对事实的评价也要客观、公允，既不能夸大，也不能缩小。