涉外商务函电写作

第二节　涉外商务函电写作

一、涉外商务函电写作概述

涉外商务函电，是指对外贸易时使用的通信形式。包括电子邮件、传真、信函等。商务函电如同一般信函一样，也是一种具有习惯格式的文体。

(一)涉外商务函电分类

按通信方式分:信函、传真、电子邮件;

按联系环节分:询盘函电、报(还)盘函电、确认函电。

(二)涉外商务函电写作要点及其作用

涉外商务函电的写作要点:一是说明信息来源和发函电的目的;二是自我介绍;三是联系业务和表达某种愿望。

涉外商务函电的作用:一是建立联系;二是约束行为;三是凭证作用。

(三)涉外商务函电一般格式

1.称呼:写收函方单位或收函人。顶格写。

2.正文:(1)首语。开门见山，自我介绍;(2)缘由。复函引述来函。首函直接写缘由;(3)写联系的事项;(4)结束语。

3.附件:标注名称，提示查收。

4.落款:标注署名和日期。

(四)涉外商务函电写作要求

写作涉外商务函电，要遵守相关法规、政策;格式要符合规范;内容要清楚、完整;语言上朴实、简洁、准确，让对方能够清楚的了解你所表达的意思。

1.口语化。每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。只不过是把交谈的内容写到了纸上。要摒弃那种“生意腔”，用一些简单明了的语句，让信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化;

2.恰当的语气语调。写信函都有特定的目标，语气语调应该与发函的目标相一致。比如，是歉意的，还是劝说性的，是坚决的，还是要求性的，所使用的语气语调都要恰当;

3.要有诚意。不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的。所以写商务函电也必须充分体现真诚。要带着诚意去说话，让对方感受到自然和真诚;

4.不要写无关的内容。商务函电要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。不符合主题或者对发函目的不能产生利益的内容，不要写进函电里;

5.要注意礼貌。涉及到有争议的问题，要体现一种高姿态。就算拒绝对方的要求，也要注意礼貌，不要因此失去今后合作的机会。当双方观点不能统一时，首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，应该表现高姿态，可以据理力争，说明自己的观点，但要注意讲究礼节、礼貌，避免使用冒犯性的语言。要把握好“度”，不卑不亢，争取达到预期的效果。

6.用直接称呼。专门函电要用直接称呼，特别在使用电子邮件形式时，要写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字，让对方知道这封邮件是专门发给他的，以引起对此件的重视。电子邮件形式的信函的标题也要求有针对性的业务内容，明确邮件的指向。如果标题没有指向性内容，对方误以为是群发的通函或垃圾邮件，就可能会直接删除的;

7.回复要迅速及时。一般买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果回复不及时，就可能因此坐失商机。所以回复函电一定要迅速、及时。

8.认真校对。函电在发出之前，要认真检查、校对。检查函电所提供的事实、数据等是否有错。当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等，一定要精准。还要确保拼写和语法正确。信函里即使有一个极小的失误，也可能就会造成业务上的重大损失，至少也会使对方因此怀疑您发出的其它信息的可信度，影响您的信誉。

二、中文涉外商务信函的写法

中文涉外商务信函的写作格式，通常由信封、信文及附件三部分构成。前两部分是必不可少的，而附件或有或无，则视具体情况而定。

(一)信封

1.信封的种类:信封有横式和竖式两种。

2.信封的内容:(1)收信人地址。用横式信封，收信人地址内容居上书写;用竖式信封，收信人地址内容居右书写。位置不能颠倒。收信人地址栏的内容包括:邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投;(2)收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“×××先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名或为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如“×××公司销售科收”;(3)寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写;用竖式信封时居左书写;(4)根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角，竖式信封贴在左上角。

3.信封书写格式:国外信封的书写格式与国内有不同，为了便于投递，对国外商务信函，应按国外的习惯格式书写。寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种。

(1)美式信封书写格式:一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下;收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括:收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。邮票一般贴在信封右上角，航空标志贴写在邮票下方;

【美式信封格式】

(2)英式信封格式:一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志贴(写)在信封的左上角;收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票贴在信封的右上角;

(3)写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用“齐头式”，就是每一行左面都取齐;英式写法则多采用“缩进式”，即每行逐次向右缩进。

4.注明投递事项:为投递方便，可以在信封左上角或右下角标注有关投递事项。

【信封上常见的标注事项】

(1)航空(By Air-Mail);(2)快递邮件(Express);(3)包裹邮件(Parcel Post);(4)样品(Sampl　e)　;(5)商业文件(Commercial Papers);(6)密函(Confidentia1);(7)亲启，私人信(Privat　e)　;(8)赠品(With Compliments.

(二)信文

信文又称信笺，记载具体业务事宜，是商务信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有约定俗成的格式。一般分为开头、正文、结尾、署名、日期五个部分。

1.开头:开头写收信人或收信单位的称呼，单独占行，顶格书写，称呼后用冒号。

2.正文:信文的正文是书信的主要部分，叙述商务业务往来联系的实质问题。

正文的主要内容:(1)向收信人问候;(2)写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;(3)要进行的业务联系，如询问有关事宜、回答对方提出的问题、阐明自己的想法或看法、向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;(4)提出进一步联系的希望、方式和要求。

3.结尾:结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文书写，也可以和正文拉开距离。“敬礼”、“健康”在下一行顶格书写。

4.署名:署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，还要加盖公章。

5.日期:日期一般写在署名的下一行，或同一行偏右下方位置。商务信函的日期很重要，不能遗漏。

(三)附件

商业信函常见的附件有:报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等。附件内容用以证实信文所写的各种论点，或作为业务往来的确认手续。

三、英文商务信函写作

(一)英文商务信函写作格式

同国外进行商务往来的信函，常用英文书写。按习惯用法，英文信函由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、信文、结尾、签字和其它等8个部分组成。

1.信头:信纸上印刷或打印的企业名称、地址、电话、电报、主管人姓名等。

2.日期:通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是“日—月—年”;美式写法是“月—日—年”。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如:Mail，1998(美式写法);1，May，1998(英式写法)。

3.收信人的名称及地址:与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。书写收信单位名称时，应尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人，就应在姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统)，Prof.(教授)等。收信人地址的书写格式与信封相同。

4.称谓:英文信函中，相同于“阁下”、“先生”的礼貌性称谓，常用Dear sirs;无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。

5.信文:在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

6.结尾:写信人的谦称(后面必须加逗号)，相当于“敬上”的意思。收信者为公司，谦称则常用:Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully(此致，真诚感谢)等;若收信者为个人，则常用:Yours sincerely，Sincerely yours(此致，敬上)等。

7.签署:一是写信人签名;二是打印写信人的姓名。写信人代理企业签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明信中所述事宜均由单位负责。

8.附件及其它:(1)提示;(2)附件;(3)附言。

【英文涉外商业函电的结构格式举例】

信头:企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名

May，20，1998，日期:

Mach＆.Welson，收信人:

340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T，地址:

Attn:Mr.Jack G.Johnson注意:

SCHARFMAN BROS.INC

CABLE ADDRESS Export—Manufacturers TELEPHONES

HEMPSTS Representatives—Importers(516)292—1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX:96－7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550

Dear Sirs。称呼:

Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，

timing device，etc。

信文:

We are leased to inform you that we act as extensive export

representatives for MEYLAN CORP。

P1ease advice if you are interested in receiving our full

catalog and price list。

Very truly yours，(信尾谦称)

SCHRTFMAN BROS.INC.(公司名称)

Michael Seharfmah(写信人姓名)

Manager(写信人职务)

MS/am(发信人及打字员)

附件:

Encl.One

(参见“人人网”http://blog.renren.com)

(三)文种写作辨析:英文信函和中文信函写法的不同点

1.信封书写相反:英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间，发信人的地址和姓名写在信封的左上角，或信封背面。

2.地址的书写顺序不同:英文信函的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。

3.英文信函要有信头和封内写地址:英文的公司信纸上一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。封内地址通常写在左手边，在日期线和称呼之间。

4.称呼的写法不同:称呼写在封内地址或提示句下两三行。称呼后用标点，在商业信函或其他正式书信中，用冒号;在非正式书信中，称呼后用逗号。

5.英文信函要有主题句(Subject Lin　e)　:主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。

6.正文的格式有不同:商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始;修正齐头式，发信人地址、日期、信尾问候语、签名从中间开始写，其它从左边开始;段落开头不空格，各段之间空两行。

7.信尾问候语写法不同:英文信尾问候语通常在正文下方空两三行写。第一个单词的第一个字母要大写。最后以逗号结尾。

8.英文信函的附言(Postscript):用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起。