公关文书写作的特点

一、公关文书写作的特点

公共关系的基本目的，是有效地运用各种传媒塑造和树立组织的良好形象。公共关系的过程，实际上就是一个组织与公众之间进行信息传播与沟通的过程。公关文书就是作为一种文字传播手段，制造有利于组织的舆论环境，塑造和树立组织的良好形象，这是公关文书的关键所在。基于此，公关文书都是为了解决特定时空的公关活动中的一些具体事物而撰写的。因此它具有针对性、实用性、程式性、时限性等特点。

公关有其明确的目的。公关写作同样也有其目的。无论是与没有明确对象的各类公众进行沟通的公关广告、启事，还是用于宣传产品、筹划展览、组织会议的公关说明书、解说词;无论是为领导决策提供各种信息，对领导决策进行咨询服务的公关信息稿，还是用于组织与外部公众的信息沟通，通过大众传播媒介，提高组织的知名度、美誉度的公关新闻类文书，都有其明确的目的，也就有着极强的针对性。公关文书只有在既明确要解决什么问题，又明确要达到什么目的时，才能进行写作，这样写出来的公关文书才能真正解决问题，达到组织或公关活动的预期目的。因此无论是公关活动，还是公关文书，都有很强的针对性。

公关活动必须依赖传播媒介，尤其是在网络环境下的当代社会，媒介的作用日益凸现，更应该重视与媒介的交流。但这种交流与传播应当是主动的。社会组织是公共关系的主体，是社会关系调节的主动方，同样，处于关系主导地位的社会组织的公关文书写作，也必须在社会关系的调节中积极主动。公关文书写作的主动性，首先表现在内容上，它是为社会组织的公共关系活动服务的，是为了解组织在公共关系活动中存在的实际问题，对公共关系活动的成败起着直接的作用。例如，公关告启类写作是为了将组织活动向公众广而告之;公关新闻稿是为了把组织好的有关信息传播给公众;公关调查是为了给相应组织的发展决策提供参考;公关计划是为了给相应社会组织的公共关系活动绘制出蓝图，安排好工作进程。这些都应该是积极主动的，而不是被动的。其次，公关文书写作的主动性也表现在其形式变化上。在瞬息万变、丰富多彩的公共关系活动中，一切公关文书的写作都不可能是永恒不变的，不是一种机械式的固定模式，而是因人、因事、因时、因地而宜的。公关写作要主动根据具体情况灵活运用，才能获得最佳的传播效果。公共关系以及公关写作本身处于一个动态的过程，不会永远停留在一个水平上。因此，公关文书的写作要适应公共关系实践的需要，也必然是变化发展的，正是这种丰富多彩的表现，充分体现着公关写作的主动性这一特征。

公关文书的写作是一种实用写作，每种文书的起草都要明确写作目的、意图，从公关工作实际出发，提出和解决现实中的问题。公关文书的实用性，集中表现为与具体的公关实务相联系的要求上。撰写公关文书，都是为了解决公关活动中的某一实际问题，都是为公关活动服务的。例如《北京商报》2010年12月13日发表的一则公关消息:

王府井百货郊区首店大兴店11日正式亮相

新城商业正在吸引越来越多知名百货品牌的青睐。继在9月初推出时尚定位的“尚客”品牌后，经过两个多月的试运营，王府井百货在北京的首家郊区门店——大兴店，也于本月11日正式亮相。这也意味着，王府井百货在细分市场的道路上又前进了一步。

王府井百货大兴店位于大兴中心商业区——火神庙国际商业中心内，建筑面积4.3万平方米，共五层。据悉，此次正式开业的王府井百货大兴店70%的品牌是首次进入大兴市场，同时，定位中高端的这家商场还引进了餐饮、美发、皮鞋修理、扦裤边等诸多配套功能服务项目。截至上月底，王府井百货大兴店试营业销售额5100万元，日均销售达百万元，单日最高销售额接近300万元。

这则消息简洁明确，即把“王府井大兴店”开张营业的消息广而告之。因为王府井对大多数国人来说，并不陌生，因而作者的介绍重点在于王府井的市场战略定位以及大兴店的具体位置，并且特意加上其不俗的业绩表现，以此树立其良好的公关形象。

要做到简洁实用，公关文书的写作一定要尽可能客观公正。公关文书写作要客观地传播信息，首先必须客观地掌握事实，公关人员在调查、了解有关事实时，应不带个人和自身组织的偏见，必须杜绝主观随意性，力求事实的公正与真实。其次，在写作时对材料必须认真鉴别，反复核实，实事求是，不允许有任何虚构。

以实用为目的的公关文书，其规范也十分鲜明，因而程式性也成了公关文书的另一个鲜明特点。很多类公关文书如公务文书、合同、告白、启事都有其特定的程式。程式便于人们表达文书的内容，便于信息的传递和储存，便于公众的理解和沟通。因此撰写公关文书时，必须充分考虑到这一特点。如果违反了程式，往往会出现信息传递的困难与中断。

作为传播、服务的工具，公关文书必须公开、迅速、通畅地发挥作用，因此具有较强的时限性。它的写作要快，传递要快，反馈也要快。要紧密配合经济社会的发展，联系贯彻国家现行方针、政策的实际，及时地抓住时机开展工作，任何迟滞都会使公关文书失去作用。