书信写作的基本格式

一、书信写作的基本格式

1.信封

信封的格式主要有两种:竖式和横式。旧式信封都是竖式的，中间印有长方形的框，叫做“签条”，框内写收信人的姓名与称呼，通常写“某某先生启”。“启”的写法古人十分讲究，“启”前写什么字，便可使人对收信人是尊是卑是长是幼一目了然。常见的写法有六种:给长者的信写“安启”，给尊者的信写“钧启”，给平辈的信写“大启”，给晚辈的信写“手启”，给小辈的信写“收启”，而“台启”则可以通用。

签条的右侧顶格写收信人的地址;左侧写寄信人的地址，要降格写，第一个字不得高于收信人的姓。

旧式竖信封背面均有骑缝，重要的信件通常在骑缝上写上“护封”或“谨封”，再加盖图章，以示郑重。

旧式信封一般签条是红色的，但如遇上对方悼丧之事，写信前去吊丧悼念，就要改用蓝色或牙色签条的信封，亦可用无签条信封，千万不能用红签条的信封，因为这样对方会以为你幸灾乐祸。而且还应该在收信人字号下加上“素启”或“礼启”字样。

旧时通用的竖式信封目前已不多见，因此我们只需作一般了解。现在一般都使用横式标准信封(信封背面必须有邮政局监制字样) ，填写信封需注意以下事项:

填写邮政编码标准。信封左上角有六个红方格，用来填写邮政编码。目前我国国内除台湾省外，已开始使用统一的邮政编码。这是邮电部依据邮件的分拣封发、传经关系和运递网络，并结合行政区划而制定的。寄信人要用标准字体准确填写邮政编码，这样能保证信件迅速、正确传递。书写收信人地址不能靠近邮政编码。

在邮政编码下另起一行中偏左写收信人地址。收信人地址要写详细地址。寄往城市家庭的，要写清楚省(市、自治区) 、市(县) 、城区、路、街(弄)和门牌号码。如果是高层住宅，还要写清单元、室号。寄往农村的，要写明省、县、乡、村。寄给工作单位的，要写明单位全称和具体部门。

写完收信人地址后，另起一行取中间位置，用较大字体写收信人姓名。姓名要写全，不能省略。不少人喜欢在信封上写上发信人对收信人的称呼，如“××父亲”、“×××女儿”，认为这是礼貌，实际上这恰恰是失礼的举动，因为信封是写给邮递员看的，收信人名号下只宜写“先生”、 “同志”、“女士”等称呼。

在信封的右下方以较小的字体书写寄信单位或寄信人地址，也要写全称。否则因某种原因信无法投递至收信人时就不能及时退回给寄信人。

信封上的字可用毛笔、钢笔或圆珠笔书写，字迹要工整清晰。切忌用红色墨水书写，那会被人家视为是绝交信。

信封的正确书写格式如下:

2.信瓤

信瓤:即信函的内页，也就是信文，有时还包括附件。

信文通常由台头、启辞、正文、祝辞、署名、日期、附言构成，下面分别进行介绍。

台头:就是对收信人的称呼，应顶格书写，单独成行，这样表示对收信人的尊重。台头的后面加上“ : ”，以示领起下文。

中国古代对台头比较讲究。古人既有名，又有表字。名只能用以自称，或是尊长对属下的称呼。幼对长、卑对尊都不能称名，必须称表字，平辈之间一般也不称名而称表字。同时，古人台头称谓后常附提称金语。例如，太尉执事(苏辙《上枢密韩太尉书》 ) 、李君足下(张耒《答李推官书》 ) 、先辈吴君足下(欧阳修《答吴充秀才书》 ) 、虹生十四兄亲家年大人侍右(龚自珍《与吴虹生书》 ) ，其他还有某先生钧鉴，母氏慈鉴，某某如晤，某先生道席，某某兄文席，等等。这些称呼在我们今天的书信中已极少见，因而只需大概了解即可。

现代书信的台头平时对收信人怎么称呼，信上也就怎么称呼。例如，老张、老李、小王;张先生、李小姐、王总经理、爷爷、奶奶、伯父、叔叔。一般来说，人名后加上称谓词，会略显亲近，如东发兄、小辉弟、伟波先生、小龙同志等。如果单用人名，则更显亲近，但多用于同辈好友或长者对年少者。

台头以后，就是启辞，这是信的开场白，通常是向收信人表示问候，或提示写信原委，这要单独成行，空两格书写。

启辞理应属于信的正文部分。目前很多人写信常用“您(你)好”开头，表示问候，这原本是不错的，但每封信都如此，却显得过于呆板。在这方面旧式尺牍给我们提供了不少套语，有时借用一下，也可使书信增添几分成色。例如:

来示读悉，启示极多，十分感谢。

惠书敬悉，甚感盛意，迟复为歉。

迭接来示，未及奉复，深以为歉。

大札敬悉，稽复乞谅。

久不晤见，甚念贤劳。

顷诵华笺，敬悉一切。

承蒙见教，获益非浅，特上寸笺，以申谢悃。

顷接大示，向往尤深。

手教敬悉，词意深美，一启蓬心。

数获手书，至感厚爱。

谕书敬读，茅塞顿开。

久稽回答，幸原谅之。

音向久疏，实深歉疚。

大札尽悉多日，未即修复，万望海涵。

一别经年，弥添怀思。

前此一函，想已达览。

这些启辞虽仍为套语，但可问候，可致歉，可表敬意，可抒感受，变化还是可以多样的。实际上启辞属于正文部分，完全可以不必拘泥。

信的正文，即写信人对收信人说的话，这是书信的主体。正文要另起一行，空两格书写，转行时顶格书写。根据内容可适当分段。一封信可专叙一事，也可数事并谈。书信是一种十分自由的文体，内容千差万别，写法也各不相同，因此在写法上无须一律，应以表情达意为原则。一般说来，有这样几点需注意:

(1)应首先谈谈对方或与对方有关的事情，表示关切、重视或谢意、敬意。写信就如同和对方交谈，因此不要一开始便介绍自己。与对方对话要有感情，因而信也不能冷冰冰。对对方的喜事、愉快的事，要表现出热情;哀痛、悲伤的事，要予以真切的关怀、劝慰;批评、建议，要写得入情入理;陈叙事情，要写得明白;求教、求助要表达得诚恳有礼。

(2)语言要尽量口语化，尽量显得通俗易懂。要有啥说啥，不隐不曲，直截了当。即使用些书面语(特别是在称谓方面) ，也不要过于讲究。

(3)正文写好后，如发现内容有遗漏，可补充写在结尾后面;或写在信右下方空白处，并在附言之前加上“另”、 “又”等字样;或在附言的后面写上“又及”或“再启”字样。

书信结尾时，一般要有祝辞，对收信人表示祝愿或敬意，即“祝你健康”、“即颂春安”、“敬礼”之类。习惯写法通常有两种。其一是写“此致敬礼”、“祝你健康”、“即颂春安”之类，在正文写完之后，紧接着写“此致”、“祝你”、“即颂”，然后转一行顶格再写。“敬礼”、“健康”、“春安”等词。其二是不写“此致”，只写“敬礼”、 “安好”、 “健康”等词，一定要另起一行空两格，不得写在正文之后。祝辞要因人因事而恰当择用。

署名在书信的最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后右方空半行的地方。如果是写给亲朋，可加上自己的称呼，后边写名字，不必写姓。如果是对初次交往的人或组织，要将姓与名全写上。在名字的下一行右方写上发信的年、月、日。

现将一般书信的称谓与祝辞附上，可供参考。

给晚辈的信只要把给长辈的信中的称人与自称部分对调一下即可，因此不再附表。结束时祝颂语也不必十分讲究，常用“即问近好”、 “祝你进步”、“望向上”、“望平安”之类。

至于英文书信的格式，应注意以下几点:

(1)先将寄信人的姓名和地址写在左上角，也可写在信封背面。姓名一般不加头衔。在前面写“from”，表示“寄自……”或“ ……寄”的意思。

(2)信封中间写收信人姓名和地址。姓名单独占一行。另行写地址，先写街名、门牌号，再写镇、市、州、省，最后写国名。收信人姓名前一般要加上头衔，以示礼貌与尊重。对于没有学衔、官衔的人士，要在姓名前加上Mr，Mrs或Ms。

(3)信封左下角写必要的说明语。如Persons (亲收) 、Private (私人信件) 、Registered (挂号) 、Airmail (航空)等。

英文信封举例如下:

英文信件行文格式也与中文书信不一样。通常可分为这样几个部分:

(1)信端。即开头，写明写信人的地址和发信日期。地址在信纸右上角，先写门牌号、街名，隔行写区、市、省或州名、国名。第三行写发信日期。

(2)收信人姓名地址。写在左上角，低于写信人地址一二行。格式与信封同。

(3)称呼。低于收信人地址姓名一二行，从左边顶格写起。每词开头大写。

(4)正文。正文每段第一行往右缩进五个字母。

(5)结束语。表示写信人的谦称，低于正文一二行，从信纸中间开始向右写。

(6)具名。低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。

(7)附件。如有附件，在左下角注明。

(8)再启。补叙遗漏的话。