询盘的回复

第五章　询盘的回复

询盘的回复是出口方在收到进口方的询盘后，给进口方回复的邮件，回答进口方询盘中提出的问题及阐述出口方的贸易条件，其作用相当于报价。询盘的目的是询问某种产品的价格，因此，询盘回复的目的是就进口方感兴趣的产品进行报价。

一般而言，如果进口方主动给出口方写询盘，就意味着进口方对出口方的某种或某些产品感兴趣。在这种情况下，对于出口方来说，达成贸易的概率会比较大一些，贸易谈判也可以更加直接一些。

回复询盘的关键是出口方给出的报价。对于一般的进口方，出口方给出的价格不是最合理的价格，应该是一个相对较高的价格，这样，可以在今后的还盘中，经过一番讨价还价，再确定比较合理的价格。如果进口方的谈判能力较强，那么价格会接近成本价，对于出口方来说，利润就少一些。但是，如果进出口比较爽快，出口方的利润则会高一些。

有哪些因素会影响出口方在回复询盘时所报的价格呢？首先是产品的种类，产品种类的不同意味着成本不同，也就影响了价格；其次是产品的数量，一般情况下，如果要订购的数量大，价格就会低一些；如果要订购的数量小，价格就会高一些；再次是价格术语，FOB、CFR和CIF包括的义务和成本有差异，因此，即使是同一种产品，相应的价格也会不同；最后是汇率等因素，出口国货币如果有走强的趋势，那么所报的价格也会偏高。如果在询盘中，进口方提供的信息越具体——给出具体的产品、数量和价格术语，出口方的报价就会越容易。

但是，并非每一封询盘都很具体，那么出口方应该如何在回复中给出报价？如何写相应的询盘回复？本章案例讨论询盘回复的写作和报价策略。

一、案例学习

（一）案例

一封很跩的询盘

Hello Sir，

Our company is a wholesaler of outdoor goods covering beach chair，camping goods，and BBQ and Picnic Table etc．You must know the market for outdoor products is very tough．Pls send me the competitive price（should be the best price）for all your available products，picture，minimum order quantity，QTY per container，payment terms，etc．．

Don’t ask me to check your website and choose the models I’m interested in and then give me the price．I have no so such time doing this！

Stephen Ward

（二）案例难点分析和写作策略

本章案例中的询盘比较特殊，对于出口方来说，不是非常容易处理。第一个难点主要表现在询盘提出的要求比较模糊，具体表现在以下几个方面：（1）宽泛地指出了一类感兴趣的产品——户外产品，但是没有指是具体哪一种或某几种。进口方甚至用了“all your available products”（你可提供的所有产品）来表明所需要的产品，这给报价造成了一定的难度。（2）没有具体指出所要订购产品的数量，而订购数量是出口方决定所报价格是高还是低的一个非常重要的因素。（3）进口方在询盘中不仅要求报价，还有其他要求，包括提供产品的图片、最低订购量、单个集装箱的产品数量和货款支付方式等。对于上述模糊而宽泛的要求，一般出口方可以介绍本公司网站或寄送带插图的商品目录，就可以尝试着满足进口方的要求，可以让进口方自己挑选中意的产品，可是，这种方式需要进口方花费一些时间，也会延长进出口双方的谈判过程。而在上述询盘中，进口方已经强调了“Don’t ask me to check your website and choose the models I’m interested in and then give me the price．I have no so such time doing this！”（意思是：别让我访问你方的网站，挑选我感兴趣的产品，然后再给我报价。我根本没有时间。）因此，在这种情况下，出口方就不能依赖网站或商品目录了。那么，出口方应该采取什么策略呢？尤其是，询盘的回复应该遵循什么策略？

在接到这样的询盘时，出口方应该保持冷静，不要被该询盘的语气左右（邮件的语气比较强势，让人感到进口方比较傲慢），以一种客观的正面的角度来分析该询盘，同时，思考两个问题：（1）做贸易的目的是什么？（2）这个客户是不是一个值得建立贸易关系的客户？做贸易的目的自然就是拓展市场，提高收入，而若这个客户的潜力巨大，就完全可以帮助出口方实现其贸易目标。首先，这个进口方是一个“wholesaler”（批发商），比一般的零售商更具优势，一旦建立合作关系，他不仅要求的产品品种多，而且数量会非常大。对于出口方来说，这是一个非常好的商业机会，而且值得建立长期合作关系。其次，进口方强调“no time”，其实也可能是进口方的业务确实非常繁忙，没有太多的时间周旋。这意味着进出口双方的谈判不用花费太多的时间。

只有比较有策略的询盘回复才可能争取到这个绝佳的客户，把握住千载难逢的商机。那么，在回复询盘时，应该采取什么策略呢？询盘回复的策略应该是“effective”（有效的）。这个策略要体现在三个方面：首先，询盘的回复必须在信息上是完整的。出口方在回复时，必须提供所有进口方需要的信息，包括产品价格、产品图片、最低订购量、单个集装箱的产品数量和货款支付方式，凡是在询盘中提出的要求，出口方都应该一一回答，不能疏忽任何一个。只有信息完整的报价，才会让进口方感到满意，才会抓住第一次机会。第二个“effective”应该体现在产品的挑选上，这一点就更加关键了。既然进口方不愿意访问网站，花费时间自己挑选产品，那么，出口方应该帮助进口方挑选一些产品，以展示出口方较强的业务能力。在挑选产品时，出口方应该确保产品的种类不能太少，也不能太多。如果太少，一方面，供进口方挑选的产品范围太窄，另一方面，无法让进口方了解出口方的实力；如果挑选的产品太多，将出口方所有的产品都报给对方，就会占用进口方过多的时间，有可能会失去耐心。出口方应该挑选哪些产品呢？其实，出口方对本公司的产品是了如指掌的，应该将那些在市场上需求比较大，销售情况比较好的产品介绍给进口方。这样，既能满足进口方在时间方面的要求，又能保证产品的竞争力，从而争取到第一份订单，甚至是长期的合作关系。第三个“effective”，就应该表现在价格上。面对一个繁忙的批发商，面对一个在市场前沿的贸易商，出口方应该明智地选择报实价，而非虚价，有效地打动对方，有效地缩短谈判过程，紧紧地抓住交易机会。如果询盘的回复满足了上述三个方面的“effective”，就应该是一封有效的邮件了。

二、基于案例失败邮件实例点评

（一）错误句子实例点评

1．Thank you for your enquiry，and we are glad to know you are interested in all our avaible products．

点评：这句话欲表达的意思是“谢谢你方的询盘，我方非常高兴你方对我方可以提供的所有产品感兴趣。”应该说，从针对性和语气方面，这句话作为询盘回复的首句非常合适，既表达了对对方的感谢，也表明了出口方对潜在合作的积极态度。不过，该句有个小小的瑕疵，将“available”（可获得的）拼写成了“avaible”，这个错误可能不会给对方造成理解的困难，但是，对于追求完美的客户，可能传递了消极的信息，会影响进口方对出口方的第一印象。如果仔细一点，避免一些不必要的错误，会让进口方感觉到写信人比较重视这次合作。

2．As it’s the first time that your company has sought the cooperation opportunities，our company has special care policy for yours．

点评：这句话的意思是“鉴于你们公司是第一次寻找合作的机会，我们公司会向你们提供特殊的照顾政策。”该句话的问题有两个：一是表达不完整，出现了逻辑错误；二是表达比较“中式”，不够地道。作为一个成熟的批发商，给出口方的询盘不可能是“第一次寻找机会”，而应该是“第一次寻找与收信人的合作机会”，因此，前半句应该改写成：As it’s the first time that your company has sought the cooperation opportunity with us．这样不但能完整地表达写信人欲表达的意思，并且符合逻辑。后半句中的“special care policy”是中文的逐字翻译，不符合英文的表达习惯，会令人费解。“care”在英文中的含义是“照顾有病的，有困难的人”或者是“更加用心”，而在此语境下的“照顾”应该是“提供优惠的，有利于买方的政策”。要表达“特殊的优惠政策”，可以用“special policy”或“preferential policy”等更加地道的表达方式。

3．Therefore，in order to save your valuable time and meet your demands，I think you’d better give our company the specific lists of goods．

点评：这句话的意思是“因此，为了节省你方宝贵的时间，同时，也能满足你方的要求，我认为你最好给我公司提供一份你感兴趣的具体产品清单。”从表面上看，这句话没有任何问题，作为进口方，如果要购买产品，确实应该具体指出具体的产品。但是，根据本章案例的特点，这样的表达和态度，就意味着出口方放弃了进口方赋予的主动权，也放弃了这次贸易机会。这种表达也反映了写信人，作为出口方，在做贸易的方式上，比较呆板，不够灵活。在识别贸易机会方面，也不具有足够的理智和智慧。

4．To give you a more clear idea of our products，we eclose an e－catalogue in which you can find our products with different sizes and the corresponding prices．

点评：这句话的意思是“为了使你方对我方产品有个更加清楚的了解，我方随函附上了一份电子商品目录，从中你可以了解我方产品、产品尺寸和相关的价格。”这句话貌似是为进口方考虑，实际上，却反映了出口方作为收信人没有仔细阅读询盘，也没有很好地把握询盘的意思，只是将本章案例中的询盘视做了一般的普通询盘，并按照常规进行了回复。没有哪一个进口方会对将自己的要求置若罔闻的出口方感兴趣的。这样的询盘回复就变成了出口方的自娱自乐了。另外，在该句中，也有一个拼写错误。“eclose”的正确拼写是“enclose”，表示“随函附上”，表示有附件，这是商务英语邮件中的常用词语，必须很好地掌握。

5．Of course，our products are pretty tough which satisfy your need absolutely．

点评：这句话欲表达的意思是“当然，我们的产品也是非常具有竞争力的，一定会满足你方的要求。”这句话写得非常积极，也非常自信，较好地传递了出口方对潜在交易的态度。但是，这句话中的“tough”却是比较失败的用词。“tough”，作为形容词，其原意有“strong”（结实、坚固），“uncompromising”（坚硬的），“not easy”（不容易）等。如果“tough”做“坚固”理解，仅仅代表产品质量的一个特性，不能代表其全面的优势，不能等同于“具有竞争力”；而后两种意思，就更加不可取了。因而，用“tough”不合适，应该改为“competitive”，才能正确地表达写信人积极的态度。而在询盘中，进口方运用得还是比较恰当的，“the market for outdoor products is very tough”的意思是“户外产品的市场竞争非常激烈”，在此，“tough”取“not easy”的意思。在英语学习过程中，保持对“地道词”的敏感是好事，但是，在运用时，应该确保正确。有时，查阅一下词典，就可以避免错误。

6．If you do want to know more and do not like checking our website，I will give you the full catalog of our products．

点评：这句话的意思是“如果你确实要了解更多的产品及其信息，又不愿意访问我们的网站的话，那么我们会给你寄送我方产品的完整商品目录。”这句话好像是为进口方解决了问题——寄送商品目录，而且为了迎合对方“all your available products”，写信人还强调了“full catalog”。可是，写信人忽略了商品目录的特点——囊括所有该公司经营的产品，相当于公司网站，也需要对方花费时间来阅读及挑选产品。另外，写信人还忽略了“available”这个词的含义，它强调的是“马上可以供货的，可以立即发货的”产品。因此，发送商品目录显然不是很好的解决方案。此外，这句话的句型选择也不是特别妥当。从询盘中，写信人已经了解对方的特殊要求，因此，如选用“since”引导的原因状语从句，在后半句中用现在时，表示写信人正在采取措施来满足对方的要求，这样传递的态度更加积极。

7．Exactly，I have a market demand of your products and would like to send the models you are interested in as well as the best price for all concerned information of products．

点评：这句话让人难以理解，错误比较多。首先，写信人的角色难以确定。根据“I have a market demand of your products”，感觉应该是在表达对对方产品的需求，那么应该是产品的买家——进口方。可是，该句后面又提到“like to send the models you are interested in as well as the best price...”明显地又是产品供应方的语气和行为，那么又应该是出口方才对。同一句话中，表现了两种角色，反映了写信人缺乏最基本的进出口业务常识。其次，词语搭配和语言表达比较随意，不符合规范的商务英语表达要求。在商务英语中，一般用“to have demand for...”或者“be in the market for...”来表达“对……有需求”，而“market demand”应该是“市场需求”，是市场上需求的集合。“model”在商务中是指产品的模型或某型号的产品，因而，“send the models you are interested in”表示写信人会给对方寄上对方感兴趣的样品或者是产品本身，这不符合案例中进出口双方所处的谈判进程，在实践中，也是不可能的，因为买方要求的产品种类较多，卖方根本不可能一一寄上。其实，根据案例，买方根本还没有具体指出其感兴趣的产品，这部分的表达完全脱离了本章案例的商务背景。“the best price for all concerned information of products”这个表达更是匪夷所思。“价格”应该是产品信息的一个部分，因此，在表达要给对方提供产品的价格和产品的其他信息时，应说“the best prices for the products and all other information concerned”。

8．If we don’t know what you really want，it will be difficult for both of us to negociation．

点评：这句话的意思是“如果我们不知道你方真正的需求，我们之间就很难进行商务谈判”。这句话对于一般的进口商来说，应该是实事求是的一句话。如果进口商是一般的零售商，那么他的需要不会很广，确实需要进一步的沟通，使对方的需求明确化。但是，本章的案例是比较特殊的，进口方是一个户外产品的批发商，因而对产品需求比较广，又明确表明不愿花费时间挑选产品品种。因而，出口方如果想抓住这次贸易机会，就应该体谅进口方，然后凭借对自己产品的了解，向进口方推荐一些产品，并给出对方想要的信息。因此，商务邮件的写作不应该是固定不变的，应该根据具体的商务背景来写作。此外，在该句中，“谈判”应该用其动词形式，与“to”构成不定式短语；即使是名词，正确的拼写也应该是“negotiation”，而不是“negociation”。

9．We are pleased to learn from your polite enquiry of May 5th．

点评：这句话要表达的意思大致是“我们非常高兴地收到了你方5月5日有礼貌的询盘。”可是，原句中出现了两个不妥之处。一是动词短语“learn from”。这个短语表示的是“从……了解到或得知”，而不是“收到”的意思。根据原句的结构，“收到”应该用“receive”。如果用“hear from”，那么原句应该改成“We are pleased to hear from you．”如果原句用了“learn from”，那就应该补充“获知”的对象，如“that you would like to have quotation for our products．”只有这样，原句才是完整的。二是“polite”。应该说，对于一般的进出口邮件，“礼貌”是一个必须遵循的原则，体现贸易双方良好的素质以及对对方的尊敬。但是，如果出口方在回复时说对方的邮件“有礼貌”，就变成了对进口方邮件的评论，会让进口方感觉自己地位卑微，不利于双方之间的沟通。从本章案例中的询盘，我们可以感觉到买方的语气有些强势，那么该句中的“polite”就有些讽刺的感觉，一方面会刺激对方，另一方面也反映了卖方的“斤斤计较”，这些都不利于双方之间的合作。

10．We offer our clients a discount of 5%if orders reach a certain standard．

点评：这句话的意思是“如果订单达到一定额度，我方会给我们的客户提供5%的折扣。”从语法方面来讲，这句话没有任何错误。但是，如果将它放在进出口之间书面商务谈判的背景下，这句话就犯了“模糊”的错误，导致该邮件没有传递有效的信息。“订单的订购量”到底要达到多少，才能获得5%的折扣？有耐心的客户会再写邮件确认，而没有耐心的客户就会放弃。本章案例中的买方就是一个没有太多耐心的人。在商务谈判中，无论是书面还是口头，对于一些关键的贸易条件，如产品的价格、折扣、订购数量、发货时间等，表达一定要确切，以便节约谈判的时间，缩短谈判的进程。

（二）错误段落实例点评

1．Thank you for your enquiry．Attached you will find a list on which you can see all our outdoor products，as well as the minimum order quantity，quantity per container，etc．All the prices listed are the lowest already，but if you ask orders over＄10，000，you can get a discount of 2%．Normally，we accept confirmed and irrevocable L／C payment by draft at sight．

点评：这个段落的意思是“谢谢你方的询盘。附件中有一份清单，上面列出了我方的所有户外产品，还注明了最低订单量、集装箱装运量等。所有列出的价格都已经是最低价了，但是，如果你方的订单量超过一万美元，你方还可以获得2%的折扣。一般我方要求的付款方式是即期、保兑、不可撤销的信用证。”在该段落中，出口方似乎回答了进口方的所有问题，包括产品及价格、最低订单量和集装箱装运量，甚至还提供了折扣和付款方式。可是，写信人还是疏忽了一样产品信息，那就是产品的图片。产品图片对当前的贸易磋商至关重要，它为进口方提供了产品的直观印象，是决定是否下单的重要参考因素。因而，在写完邮件后，应该再检查一遍，确保信息完整。另外，付款方式还是值得斟酌的。在该段落中提到的付款方式是“双保险”的付款方式——“保兑”加“不可撤销”，只有对一些信用不是很好的进口商或进口方开证行信用有风险时，才是必要的。对于一般的进口商而言，不可撤销的信用证就可以了。因为，越保险的信用证，进口方承担的银行费用和要求的抵押就越高，自然进口方的成本就会上升。因而，出口方最好还是灵活地选择付款方式。

2．In addition，our corporation believes in honesty and friendliness，and that a good business consists of the devotions from both parties．I wish that we will have a pleasant cooperation，and look forward to your reply．

点评：这个段落的意思是“除此之外，我们公司信奉诚实和友好，而且好的业务也需要贸易双方的奉献。我希望我们之间合作愉快。期待你的回复。”这个段落作为邮件的结尾段落，表达了许多的祝愿和希望，应该会起到促进双方贸易关系顺利进行的作用。可是，根据本章案例，对于一个“繁忙的”批发商来说，这个段落的表达有些啰嗦了。能否合作成功还是要看出口方提供的产品信息，特别是价格等贸易要素。鉴于进口商的特点，出口方在结尾段落只需简单地表达“I wish that we will have a pleasant cooperation．”就足够了。另外，在该段落中，语言的表达也不够精练，还出现了语法错误。“believe in”后面不应该直接跟“that”引导的宾语从句，如果要引导宾语从句，就应该用动词“believe”。其实，在第一句中，没有必要用宾语从句，可以很简练地表达为：In addition，our corporation believes in honesty，friendliness，and devotions from both parties．

3．You must have learned something about our company，before you sent email to us．Our company sales various goods including not only outdoor goods，but also indoor goods．You asked for the competitive prices for all our avible products，pictures，minimum order quantity，QTY per container，payment terms，etc．，so may we deem you also take interests in our indoor products？But you told us your company is a wholesaler of outdoor goods．Need we send you information of both indoor products and outdoor products？

点评：该段落的大概意思是“在你给我们发邮件之前，你们一定对我们公司做了一些了解。我们公司销售各种各样的产品，不仅包括户外产品，还包括室内用品。你要求我们向你提供我方可提供的所有产品的价格、图片、最低订购量、集装箱的运载量和付款方式，我们可不可以认为你对我方的室内用品也感兴趣呢？但是，你告诉我方你们公司是个户外产品的批发商。我们有必要将户外和室内产品的信息发送给你吗？”这个段落的问题比较多，主要有缺乏逻辑性、表达重复并过于啰嗦、单词拼写错误和缺乏商务思维能力。缺乏逻辑主要是体现在第一与第二句之间的衔接上。既然进口方已经对出口方的公司已做了了解，那么出口方就没有必要对自己的销售产品做介绍了，可是出口方却迫不及待地给出了介绍。这个段落很长，但却只表达了一个意思，即“我们公司需不需要向你同时提供户外和室内产品的相关信息？”写信人在该段落中反反复复地问进口方，非常啰嗦。写信人在这个问题上的犹豫不决，也反映出写信人不能理解案例中的询盘，更缺乏商务思维能力。在询盘中，进口方已经清清楚楚地写明是户外产品的批发商，应该足以确定进口方需要的产品的范围。而在这个范围内，提出“all your available products”，尽管有“all”，也应该是在户外产品这个大范围内的“所有可以提供的产品”。如果出口方还希望向进口方推荐其室内用品，可以在提供给进口方感兴趣的信息后，再用一句话介绍己方还提供室内用品，以引起对方的注意。如果对方感兴趣，一定会给出口方发邮件。就目前情况而言，先抓住机会才是关键。因此，这个段落的写作不仅没有向对方提供所要求的信息，也没有准确地传递出口方的意图，完全是无效沟通。在语言方面，也存在着个别错误。“sale”是销售的意思，但是，它是个名词，不能充当谓语，只有动词或动词短语才能做谓语。而表示“销售”的动词应该是“sell”，其过去式和过去分词是“sold”。对于商务英语的学习者，应该要掌握这三个词之间的区别。另外，“可获得的”单词正确拼写应该是“available”，而不是“avible”。

4．Could you please send us a list of goods you have interests in？And then，we can offer you information you want as soon as we can．That will save the time of us two sides．

点评：这句话的意思是“你能否将你感兴趣的产品列个产品清单，并告知我方呢？这样，我们就可以尽快将你感兴趣的信息告诉你了，也会节省我们双方的时间。”在这个段落中，出口方表现得非常有礼貌，提出的要求似乎也非常合情合理。可非常遗憾的是，该写信人未能把握询盘中进口方传递的重要信息，死板地照搬普通询盘回复的技巧，坚持要对方列出具体的产品需求，完全没有意识到出口方的行为其实也是一种浪费时间的表现，也没有意识到这样的回复一定会被进口方放弃，建立合作的可能性为零。特殊的询盘，就应该特殊地对待，采取灵活的处理方式。这个例子再次证明，进出口邮件的写作不仅仅是一些专业术语和英语语法的问题，进出口邮件的教学应该提高对学习者灵活性的商务写作能力和思维能力的培养。此外，“save the time of us two sides”的表达不够地道。如果要强调双方的时间，应该用“both”这个词，上述短语可以改写成“save the time of both sides”。

5．In the last email，you said you were too busy to check our website．Therefore，to give you the information of our products，we enclose our fall catalogue，price list and other detailed information．For you convenience，we are arranged the catalogue according to different requests．

点评：这句话的意思是“在你的上次邮件中，你说你很忙没有时间浏览我方的网站。因此，我方随函附上了我方秋季的商品目录、价格单和其他一些详细信息，以便于你能了解我方的产品。为了方便你了解，我们还根据不同的要求，重新设计了商品目录。”这段话反映了出口方对进口方“没有时间”的理解，比较大度。也反映了较好的合作态度，努力满足进口方在询盘中提出的要求。这种态度应该是把握机会的第一步。然而，由于基本的进出口邮件知识不够扎实，事实上并没有满足进口方的需求，很有可能会错过这个机会。因为每个供货方都会有“catalogue”（商品目录）、价格单等参考资料，它们的作用只是让进口方初步了解出口方的产品种类、规格和产品定价，并非出口方的正式报价。根据案例，进口方发给出口方的是询盘，而且表现出“急于拿到出口方报价”的态度，那么出口方如果仅仅给出参考性的资料就没有多大意义。因此，出口方没有必要“重新设计商品目录”，而是应该按照进口方的要求，在回复的附件中，将正式的报价发给进口方。当然，报价中一定应该包括进口方提出的所有要求。在邮件中，出口方还应该将报价包括的几项内容列举出来，让进口方明白出口方的努力和合作，争取给进口方留下较好的第一印象。在语言方面，该段落存在两个问题：一是“for you convenience”（为方便你）中的“you”，应该是“your”，这是商务邮件中常用的一种短语结构，常用的类似的短语还有for your reference（供你参考），for your consideration（供你考虑），for your information（供你参考）和for your selection（供你挑选）等。虽然，翻译成中文时，都是“你”，而在英语的表达中，应该是“your”。另一个是“arrange”。这个词是一个动词，表示“put into a correct，pleasing，or a desired order”（整理，排列），但它并不是使役动词，因此应该用它的主动语态，即“we have arranged catalogue”，才表示“我们重新设计了商品目录”。在使用动词时，一定要区别使役动词还是非使役动词。

6．I just send you this list of outdoor goods with pictures and minimum order quantity．As for price，it may be slightly different according to the amount of goods you buy．

点评：这句话的意思是“我只寄给你我方户外产品单，包括图片和最小订单量。至于价格，会根据你购买的产品数量，做小幅调整。”首先，该段落表述得不是很清晰。第一句话提到了寄给对方的相关信息，尤其是还用了“just”，这表明没有向进口方提供报价。但是在第二句中，写信人只提到“会对价格做出小幅调整”，这就让人非常困惑了——如果没有提供价格，又如何调整呢？如果写信人已经提供价格信息，就应该指明，因为这是进口方希望获取的最关键信息。如果确实没有提供，就意味着出口方希望得到进口方的订购数量后，再给出报价，那么第二句的表达就应该改成：As　for　prices，they　will　be　decided according　to　the　amount　of　goods　you　buy．其次，该段落信息不完整，没有提供价格、集装箱运载量和付款方式等信息，不符合进口方提出的相关要求，很难让进口方满意。

7．Thank you for your email．As our company is a professional producer of outdoor goods，we can absolutely guarantee the quality of our goods． Besides，our various kinds of product manufactured by our advanced machines and examined by our careful and experienced staff won’t make you disappointed．

点评：这段话的意思是“谢谢你方的邮件。因为我们公司是一家专业生产户外产品的公司，我们绝对能保证我们产品的质量。此外，我们公司拥有先进的机械设备、严格的检验和富有经验的员工，我们的产品一定不会让你失望的。”将这个段落作为邮件的起始段落，有欠妥当。因为对于一个“没有时间”的批发商，打开邮件，最想看到的是他想得到的信息。因此，将该段落中的第一句话作为邮件的第一段落，就非常好了，这样首段落非常简短，且也表达了对对方的礼貌。接下去的段落应该直接提供相关的信息，这样才能有效地吸引进口方的注意力，而不会消磨他的耐心。如果出口方想增加成交的可能性，采取一些营销的措施，那可将这些表达放在邮件的结尾部分，因为如果进口方获得了其想要的信息，也就会有耐心浏览整封邮件了。不过，根据本章案例，其实采取简单直接的沟通策略更加有效。对于一个批发商，产品及其优惠的报价才是真正有说服力的。有时，“Actions speak louder than words．”

8．As a professional manufacturer of outdoor products，we have a wide range of products．As a result，we regret to say that we cannot make more nice products on our quotation，since it must spend millions of years．To save our time，would you please indicate what you require indeed？Then we will quote you our rock－bottom price．

点评：这句话的意思是“作为一个专业的户外产品生产商，我们有广泛的户外产品。因此，我们非常遗憾地告诉你，我们无法挑选较好的产品并给你提供报价，因为那会花费上千年的时间。为了节省我们双方的时间，你能否告知需要的具体产品。如果你能告知，我们将会给你最低的报价。”该段落的写作策略与其写作意图相互矛盾。第二句话的语气非常夸张，感觉写信人根本不在乎进口方提供的机会，而是为了报复进口方在询盘中比较傲慢的态度，才“以牙还牙”的。可是在紧接着的下面两句话中，写信人的态度和语气来了个一百八十度的大转弯，非常真诚地、非常合作地指出“需要具体的产品”及“最低价”。这样的写作让人啼笑皆非，很难想象进口方愿意抽空回复邮件。写作的策略应该服从写作的意图。如果写信人希望建立贸易关系，就应该采取最稳妥的方式，以真诚的态度对待对方，尽量满足对方的需求。可能，出口方具有雄厚的实力，有上千种产品，即便如此，也可以采取主动，挑选出在市场上比较有竞争力的产品，先抓住得之不易的机会。要知道，机会一旦错过，就很难追得回来。

9．Owing to our long history and devotion to our excellence－pursuit and service－oriented tenet，and the quality－centered and harmonic－operation focused business philosophy，we have had a wide catalogue consisting of over 300items and an extensively recognized goodwill．Our products win every year’s golden prize in the outdoor goods competition．Thus we are sure that our products are worth your precious time．We would appreciate it if you can spare some time discussing with us．

点评：这句话的意思“我们公司有悠久的历史，坚持追求卓越的产品和服务，以质量为中心，以和谐合作为经营理念。到目前为止，我们已经开发出300多种产品，获得了良好的口碑。我们的产品每年都能荣获户外产品竞赛金奖。因此，我们相信我方的产品值得你花费你宝贵的时间。如果你能抽空与我们讨论相关的产品，那么我们将不胜感激。”在这个段落，写信人花费了许多笔墨，对其公司进行了宣传，让人感觉出口方颇具实力，确实是一个值得信赖的供货商。可是，该段落在结尾处却提到“值得你花费时间与我方讨论”，这难道是卖方写作的意图吗？其实，有句话说得很好：与其试图改变别人，不如改变自己。这个段落再次说明，写信人没有好好理解询盘，还不能活学活用，思路比较死板。进出口邮件的沟通不是为了展示英语写作的能力，不是为了堆积好词好句，而是为了解决实际问题。在收到对方来信时，应该仔细阅读对方的信函，理清对方的要求和意图，再想想应该做什么，能否做到，及如何做。对于能生产300多种产品的出口方，应该能很轻松地挑选出十几款具有竞争力的产品，当然也能提供相应的其他信息。在进出口邮件中，没有一成不变的写作方法，没有必须遵循的格式，作为邮件的沟通者，应该始终将对方的需求放在第一位，如果能满足，就尽全力；如果实在没有办法满足，应该向对方解释清楚。只有这样的态度，才会赢得更多的机会。

10．As for the prices in list，they are all based on their costs and qualities．We always offer products of reasonable prices and guaranteed quality．And you know that the price cannot be fixed easily．If you can spare a moment to inform us of your exact target market and specific quatity，we will appreciate your consideration．

点评：这个段落表达非常混乱，前后矛盾，让人很难理解。首先，段落中的第一和第二句话提到“单子上的价格都考虑了产品的成本和质量。我们总是向客户提供合理的报价，并保证产品的质量。”这表明出口方已经向进口方报价了。可是，在段落的后两句中，写信人又提到“你一定知道，确定价格并非是一件容易的事。如果你能抽点时间告诉我们你方和目标市场和具体订购数量，我们将不胜感激。”这好像又意味着出口方缺乏一些关键信息，没有报价，并希望对方提供这些信息，以便报价。这就显得前后不一致，令人费解了。如果将最后一句话改成“If you can spare a moment to inform us of your exact target market and specific quantity，we can offer you quotation more reasonably and more exactly．”就会使段落前后一致；再进一步，如果在第一句话的“they are”后面添加“estimated prices”，那么这个段落的意思就更加清晰了，表明出口方愿意合作，并努力满足对方的需求，但是同时又提醒进口方，如果他提供更准确的信息，价格有可能还会更优惠。此外，这个段落也存在语法及单词拼写等问题。第一句话中的“in list”，不是一个固定搭配，所以应该在“list”前添加定冠词“the”，表示是“出口方提供的单子”，是有所指的。最后一句话的表达也不是很恰当，主要是“we will appreciate your consideration．”“your consideration”是“你方的考虑”，那么原句的意思就是“如果你能抽点时间告诉我们你方和目标市场和具体订购数量，我们将不胜感激你的考虑”，出口方难道只希望对方考虑，而不是提供相关的信息吗？其实，正确的表达应该是用“it”来代替“your consideration”，而代词“it”就是指“if”从句中提到的事——抽空告知我们你方的目标市场和具体订购数量。另外，“数量”的正确拼写应该是“quantity”，这个词也是个容易被拼错的单词，它还与“quality”在形式上比较接近，要加以区别和记忆。

（三）失败邮件实例点评

1．

Dear Mr．Ward，

Thank you for your precious time writing letter of Wednesday，21March inquiring about our products．We are pleased to know your company is a wholesale of outdoor goods．

We can offer most outdoor goods covering what your have mentioned in enquiry，such as beach chairs，camping goods，and BBQ and picnic tables．For beach chairs，we have a full selection of outdoor chairs in a variety of materials，including the high－quality teak wood chair，ecologically friendly recycled plastic chair，and decorative cast iron frame chair．Ecologically friendly recycled plastic chair is portable and environment－friendly，which is ideal for beach parks．

For camping goods，we have camping tents，backpacks and sleeping bags．Now，a new product，the family Dome Tent，is available．It is of a classic dome design that is great for couples and young families．It contains four

windows including a bay window，which can be left open even when it is raining．The rain protection system ensures dry shelter．Color－coded fiberglass poles and sleeves make for easy setup．We at present offer a twoyear warranty for it．Please check it in the attachment．

For picnic tables，we carry picnic tables in a variety of materials，including metal，wood，recycled plastic，and concrete．Our residential picnic tables will easily fit in with your patio décor and are the perfect complement to backyard parties or barbeques．

We do not impose any minimum order quantity．We would pack our products in 4layers paper bags with approx．17／18M／T per 20’container．

Our promise to you is quality products at the most competitive prices，and unmatched customer service from courteous and knowledgeable experts on outdoor goods．Enclosed you will find our catalogue with pictures of the products and detailed price list quoting prices FOB Hangzhou．We currently accept confirmed and irrevocable L／C payable by draft at sight．

Your early reply would be highly appreciated．

Yours sincerely，

×××

点评：如果作为一封普通询盘的回复，该邮件的写作应该是比较成功的。第一，该邮件结构比较完整。在第一段，写信人表达了必要的礼貌和自己的态度。在第二、第三和第四段，分别介绍了其经营的产品。产品描述非常详细，包括产品的种类、用料、特点和提供的服务，尤其是介绍了环保类的产品，突出了当前市场上的消费热点。第五段介绍了订购量、包装和集装箱运载量。第六段介绍了公司的优势，并提醒对方相关附件，以便于对方了解宜选择产品的详细信息。最后一段，是进出口邮件中的常用结尾，表达得非常真诚。第二，该邮件虽然表达的内容比较多，但是语言基本流畅，表达清晰，层次分明，因而能准确传递写信人的信息和意图。第三，邮件的语言比较正式，并遵循了“礼貌原则”，反映了写信人真诚的态度。第四，邮件的信息也比较完整，包括了产品介绍、价格表、带插图的商品目录、订单量的要求以及货款的支付方式等一般贸易条件。对于恰好需要户外产品的普通进口方，完全可以从中挑选产品，并要求与出口方展开进一步的磋商，如索要正式的报价或进行还盘。

可是，如果考虑到本章案例中进口方的“急切”和其特殊的要求，那么本邮件就没有达到目的，不够有效。首先，对于一个“没有时间”的进口方，该邮件篇幅过长，尤其是，邮件没有直奔主题，没有提供进口方感兴趣的相关信息，而是用了大量的笔墨来介绍产品，进口方能平心静气看完的概率比较低。其次，邮件没有提供对方真正需要的信息——正式的产品报价。邮件忽略了进口方在询盘中传递的意图，只给对方提供了商品目录和价格表。而商品目录及价格表只是一种参考信息，仍旧需要进口方抽出时间来挑选产品，然后，再向出口方要求正式的报价。可是在询盘中，进口方显然显得比较急切，希望出口方能帮助挑选产品，能给出正式的报价。因而，这样的回复当然是无效的。

在语言上，这封邮件也存在一些值得注意的地方。第一段的第一句表达欠妥当。时间本身是不会写信的，“Thank you for your precious time writing letter”缺失了必要的成分；信是特指3月21号的信，应该在前加“the”；在限定邮件时，如果已经指出了具体的日期了，就没有必要再指出“星期几”了，否则会显得啰嗦；“inquiring”引导的部分是伴随情况下的状语，与主句之间应该用逗号隔开，所以原句应该改成“Thank you for spending your precious time in writing the letter of 21March，inquiring about our products．”“wholesale”是“批发”的意思，既可以做名词，也可以做动词，但是，要表示“批发商”时，应该在这个单词后加上“r”，即“wholesaler”。

在商务知识方面，也有需要修改的地方。在谈到包装时，写信人没有考虑其提供产品的差异，而是统一用4层的纸袋包装，不能满足保护各种产品的要求；在提及集装箱运载量时，写信人的工作不够细致，只是提及了能装载的产品总重量。其实，为了便于进口方确定最终的订购数量，出口方应该告知每种产品的常规单个包装体积，及根据集装箱尺寸算出的单个集装箱总共能运载相应产品的数量。

综上所述，这封邮件的针对性比较差，因此，凭借这封邮件与进口方建立贸易关系的可能性是比较小的。

2．

Dear Stephen Ward，

First I want to tell you that you have to spare some time to do business．So if you have too little time，we will not be able to make it．

Our company enjoys a good reputation for our products’quatities，prices，our deliverary and product design．I think we are good enough to win your time．

I really want to do business with you．In order to show my sincerity，I attach here a copy of all the information you inquired about our company’s beach chairs．Since you cannot guarantee you will buy all the available products of our company，we cannot offer you all the products’detailed information regardless of the loss when doing so．

Please do let us know your desired products．Then if we have some kinds of products，we will send you their detailed information，and if we do not have certain products，we promise we will try to produce them for you with our best design group in this field．

Awaiting your imediate response．

Yours sincerely，

×××

点评：这封回复能帮助写信人赢得客户的概率基本上是零，因为这封邮件的问题非常多，几乎让人难以把握其写作的目的。首先，这封邮件缺乏必要的礼貌，语气比较生硬。在邮件的开始，单刀直入地“教训”了进口方，要求进口方能抽出时间做贸易，还威胁对方，如果对方没时间，贸易就有可能泡汤。当进口方高高兴兴收到邮件，打开邮件，却被教训一番，接下来的后果也就可想而知了。进出口双方的地位是平等的，沟通也应该在相互尊敬的基础上进行。即便出口方要指出进口方的错误，也是为了今后进口方的发展，在语气和措辞方面，也应该委婉一些。

其次，整封邮件充斥着矛盾。第一个矛盾表现在第一段的教训和威胁与第二段的真情告白——“我想我们公司和产品都非常优秀，值得你花时间。”第二个矛盾表现在第三段的表白和该段落体现出来的行动上。一方面，写信人明明白白地表示“I really want to do business with you．”可是，在实际行动上，写信人只给对方选择了一样产品——beach chairs（沙滩椅），并提供了关于这个产品的一份相关资料。当一个批发商收到这样的资料，不知会做何感想。第三个矛盾的地方表现在第三段的解释和第四段的承诺。在第三段，写信人为其只提供一种产品的信息做出了解释，认为“既然你无法保证会订购我们可以提供的所有产品，那么我们无法向你提供所有产品的信息，以防造成损失。”可是，在第四段中，写信人却给出了承诺，向进口方保证“如果我们有产品，我们会将相关资料发给你的；如果我们没有你需要的产品，那么我们会依托我们最优秀的设计团队，保证会竭尽全力为你方生产的。”对于这样一封回复，即使进口方有耐心读完，也会感到非常困惑不解。

最后，这封邮件的语言问题也比较多。单词拼写错误比较多。在第二段的“自我展示”中，写信人将“qualities”（质量）误写成了“quatities”，主要是混淆了“quality”和“quantity”（数量）的拼写；“运送”的名词形式的正确拼写应该是“delivery”，可是写信人拼写成了“deliverary”，错误地运用了构词法；第五段中形容词“immediate”被拼写成了“imediate”。短语“regardless of”被误用。这个短语的意思应该是“不管、不顾”，用在原句中，使语句表现出现了逻辑上的错误。根据第三段的意思，只有将“regardless of”改成“because of”（因为）或“considering”，在逻辑上，原句才是成立的。

导致这封邮件写作如此失败的原因有两点：一是写信人的语言基本功不扎实，包括单词、短语和句式的选择上，不能自如地运用语言以表达其意图；二是写信人不注重必要的商务知识的学习和积累，又缺乏商务实践，没有形成基本的商务思维，缺乏独立思考的能力，也缺乏解决实际问题的能力。

三、基于案例成功邮件实例点评

（一）邮件实例

1．

Dear Sirs，

We are pleased to learn from your enquiry of March 15th that you are interested in our products．

Indeed，the market for outdoor products is very tough．Therefore，for saving your valuable time and for avoiding annoying you by those pictures and prices of all our products，we have helped you to select several products with our best prices for your reference．These products recommended，according to our sales record，are well－sold in your place．Enclosed please find a related equotation showing all the details you require．

As for terms of payment，we usually accept confirmed and irrevocable L／C payment by draft at sight．

Any orders you may place with us will have our prompt attention．

Yours sincerely，

×××

2．

Dear Mr．Ward，

Thank you for your enquiry．Attached you will find a list on which you can see all our out door products，as well as their pictures，the minimum order quantity，quantity per container，etc．All the prices listed are the lowest already，but if you ask orders over＄10，000，you can get a discount of 2%．Normally，we accept confirmed and irrevocable L／C payment by draft at sight．

Our products have been well－accepted in the market of Europe for their high qualities，delicate designs and reasonable prices．A trial order of our products surely will help you like our products．

I wish that we will have a pleasant cooperation，and look forward to your reply．

Sincerely，

×××

（二）邮件实例点评

这两封邮件虽然都存在个别问题，但都应该算是比较成功的，与收信人能达成贸易关系的可能性非常大。它们具有一些共同的优点，主要表现在以下几个方面。

首先，这两封邮件的写作人都充分理解了本章案例询盘的意图和要求，没有受到询盘中买方语气的影响，而是礼貌地表明了合作的意愿，并付诸行动，向买方提供了他需要的信息，准确地把握住了商机。

其次，提供的信息是完整的，并且有意识地在邮件中将买方需要的信息类别罗列出来——产品、价格、图片、最小订单量、集装箱的运载量和付款方式。这样写的好处，一是表明出口方已经掌握了进口方的需要，二是方便进口方了解附件的内容。

再次，这两封邮件都采取了正确的信息提供方式——寄送报价单，是正式的报价，达到了帮助买方节省时间的目的，而不是寄送一些参考性的资料。关于报价，特别值得学习的是，第一封邮件提到了“with　our　best　prices　for　your reference”，第二封邮件提到了“all　the　prices　listed　are　the　lowest　already”，表明两位写信人思维灵活，都意识到了有效的价格对于把握与批发商建立贸易关系的重要性，具有比较长远的眼光。

第四，没有束缚于普通询盘回复的技巧。这两封邮件在态度上都比较主动，在进口方没有明确指明具体感兴趣的产品时，出口方主动为进口方挑选了产品。特别值得一提的是，第一封邮件清晰地告知对方挑选产品的依据——销售记录在你方市场销售状况比较好的产品。当然，第二封邮件也提到了“all products”，可以判断出口方应该是一个不大的户外产品生产商或销售商，否则要罗列全部产品是一个巨大的工程，进口方也未必能有耐心阅读。

最后，这两封邮件都比较简洁，结构安排比较合理，在表达一定的礼貌后，就直接切入了进口方提出的需求，没有长篇大论地介绍公司和产品，非常务实，反映了两位写信人较好的综合运用能力和解决问题能力。两封邮件在语言方面，选词准确，语句比较通顺和流畅，可以自如地运用语言表达相应的意图，体现了写信人比较扎实的语言基本功。

在写作技巧方面，第二封信更胜一筹。它除了上述优点以外，在邮件的第二段，还给对方一个“push”，暗示对方赶紧下单。

当然，细较起来，两封信也各有长短。对于第一封邮件，它的问题主要表现在语气上。在邮件的第二段，写信人提到“Indeed，the market for outdoor products is very tough．Therefore，for saving your valuable time and for avoiding annoying you by those pictures and prices of all our products，we have helped you to select several products with our best prices for your reference．”（确实，户外产品的市场竞争非常激烈。因此，为了节省你宝贵的时间，避免使我方所有产品相应的图片和价格打扰你，我们帮你挑选了几种产品，并附带最好的报价，供你方参考。）这句话的写作角度，改变了整封邮件的语气，将语气变得非常“卑微”，感觉双方在谈判过程中地位不平等，出口方好像“有求于”进口方，导致双方之间的关系不平等。在这方面，第二封邮件的语气就表现得不卑不亢的，处理得非常好。第二封邮件的问题主要表现在“户外产品”的表达上。“户外产品”的英文应该是“outdoor products”，而不是“out door”。“outdoor”是形容词，表示“existing，happening，done，or used outside”。