客户取消订单

第九章　客户取消订单

在进出口贸易中，购买订单比较常见。对于进口方来说，他掌握着是否下单的权利；而对于出口方来说，掌握了是否接受订单的权利。这两种权利是比较常见的，也是毋庸置疑的。然而，对于进口方而言，还有另一种权利——取消订单。从法律的角度来讲，订单的取消分为两种情况：一种是订单的撤回，另一种是订单的撤销。订单的撤回是指进口方在下单后，立即发送撤回通知，使撤回通知在订单到达前或与订单同时到达对方。订单的撤销是指进口方发出的撤销通知在对方做出承诺之前到达对方。而在实践中，在双方没有签订合同的情况下，买方事实上也可以决定是否取消订单。在本章中，我们讨论的取消订单不仅仅指法律意义上的撤回和撤销。

自2008年爆发全球金融危机以来，在进出口贸易的实践中，取消贸易订单成为一种常态。有时，订单的取消具有比较正当的理由，具体有以下几种情况：（1）进口方遭遇经济危机，申请破产保护，失去购买能力；（2）由于汇率变动引起价格变动，导致进口方无法接受；（3）出口方未能在规定的时间内交货，影响了进口方的销售时机，进口方无法接受；（4）订单发出后，还没有签订合同（包括简易合同，如经双方签字的PI等）。当然，也有些进口方会寻找各种借口来取消订单，比如样品不符合要求、产品质量，甚至有时根本不说明理由，就取消订单。

在实践中，取消订单有时不是出现在生产前，而是生产中期或者是生产完成后。后面两种状况，通常是因为双方已经合作多年，彼此熟悉，也可能出口方没有经验或急于成交。可是，一旦进口方取消订单，就会给出口方造成经济上的损失。为了避免这种情况，出口方应该采取以下措施：（1）收取部分定金，以防止进口方随意撤销订单；（2）签订不可撤销的订单，即在订单上载有相应的字样或条款；（3）收到订单后，尽快与对方签订书面的协议或合同，产生对对方的法律约束力。

在持有相关书面协议的情况下，出口方遭遇毫无理由的撤单，而自身又没有任何过失，这时候出口方就应该据理力争，保护自己的权益。在书写邮件时，出口方可以先以理服人。如果对方一意孤行，则可以采取强硬的态度，并以法律武器保护自己的利益。不过，在实践中，出口方还是需要在“强行平单”还是“终止长期合作关系”两者之间进行权衡。

在有些情况下，当出口方收到“取消订单”的邮件时，可以视具体的“取消理由”，尝试着与进口方沟通，努力改变进口方的决定，以扭转局面。本章提供的案例，就是一个值得尝试和争取的机会。那么如何争取呢？

一、案例学习

（一）案例

订单被撤销

跟一个波兰的客户磨叽了3个月了，总算是磨到下单了，一个订单10万多美元，应该还可以的一个客户，所以赶紧准备PI。在写邮件结尾的时候，还是习惯性地用了BEST　REGARDS。但是，那时刚好快到吃饭时间了，所以就想偷懒写BEST　REGARDS的缩写算了。因为心急，本来是BR，结果手一抖，变成了BT，也没仔细检查一遍，就发送出去了。

今天早上客户发来邮件如下：Hi，×××！

You can consider me as“BT”．I know what the meaning of this word is in Chinese．But I also can consider you as“BT”．So the order has been canceled．

GOOD LUCK BT BOY！

郁闷啊！怎么办呢？我该怎么写回信，劝说波兰客户放弃取消订单呢？（二）案例难点分析和写作策略

在本章案例中，波兰客户的邮件非常简短，寥寥几句，但是反复提到了BT。波兰客户在邮件开头就写到“你可以把我视为BT”，“我也可以把你当成BT”，邮件的结尾特意还用了“祝你好运，BT男孩”做结束语。可以看出波兰客户对被称为“BT”耿耿于怀，真的很“受伤”，也非常生气。而志在必得的出口方收到这封邮件后，一定也非常惊慌、懊恼和手足无措，因为经过三个月的辛苦谈判，好不容易拿到一份十几万美元的订单，却要由于自己的一个缩写错误，灰飞烟灭了。这次合作的跌宕起伏，带给双方心理和感情上的冲击是可想而知的。

事已至此，出口方应该“化悲痛为力量”，积极寻求补救的办法。首先，出口方应该分析取消订单的原因，以判断是否可以挽回，是否值得尝试。根据进口方的邮件，取消订单的理由不是因为经济状况或是销售情况发生了根本变化，导致进口方失去购买货物的兴趣，而是出口方邮件中的一个拼写错误引起的误会。在当前，由于进出口业务的全球化，使得业务主体并非来自以英语为母语的国家。因而，在双方沟通的邮件中，出现一些单词拼写错误不应该是个很大的问题，一般双方都不会太计较。可是，在本章案例中，出口方将“best　regards”的缩写写成了“BT”。恰巧波兰客户又懂点中文，以为出口方在邮件中的拼写错误是在侮辱他，以至于决定取消订单。这只是一场误会，应该值得为此一搏。其次，出口方应该分析挽回的概率到底有多大。对于任何一位进口商来说，决定下单的重要因素是考虑产品的市场需求以及产生的利润是否丰厚。从案例中，可以看出波兰的进口商还是比较谨慎的，花费了三个月的时间，才决定下单，这说明供货方的产品还是比较有竞争力的；另外，虽然这是第一次合作，波兰客户并没有选择先下试订单（小额订单），而是非常爽快地下了一份十几万美元的大订单，这说明供货方的产品在波兰是有广阔前景的。放弃这样的订单，不仅对出口方是一个巨大的损失，对于进口方自身而言也是一个巨大的损失。如果出口方能正确处理，那么挽回订单的概率就非常大。

那么应该如何正确处理呢？虽然进出口双方来自不同的国家，存在着文化差异，然而，同样是人，就拥有人类情感的共性，如对友谊的渴望，对成功的急切和对错误的懊悔等，这些都是相通的，对于这些共性的把握是出口方消除误会，获得谅解，并重新开启合作之门的金钥匙。

从案例的叙述中，我们可以了解到出口方与波兰客户并不是长期合作的关系，而是第一次与对方进行贸易磋商，即将要建立合作关系。虽然贸易磋商的时间也不算短，有三个月的时间，但还没有进入实质性的交易阶段，因此，双方之间的关系应该是彼此有些了解，但不熟悉，这也是导致波兰客户误会的根本原因。在这种情况下，出口方选择的写作策略应该要稳妥一点，“sincere”就是最恰当的策略，不要再引起波兰客户的误会。在邮件中，首先，出口方应该真诚地道歉，向波兰客户表明“BT”只是一个失误，而不是有意而为之。接下去，出口方应该真诚地解释自己的错误。越详细越可信。因此，在解释时，应该将当时回复邮件的时间、回复时的态度和错误发生的客观原因——“r”和“t”在键盘上的位置是相邻的——都说清楚，这样可以让对方理解错误发生的背景，一定可以消除心中的误会。在写邮件时，还有一点也是不容疏忽的，就是应该真诚地争取订单，并向对方承诺执行订单的态度，让对方感知这次失误带给出口方的教训，而这个部分放在邮件的结尾部分比较恰当。

目前已经从事进出口业务的贸易商和今后打算从事该行业的学习者都可以从本章案例中吸取经验教训。在做业务时，无论在何种情况下，都应该认真仔细，养成检查的习惯，确保邮件内容和制作的单据准确无误，以免造成不必要的麻烦，甚至是损失。

二、基于案例失败邮件实例点评

（一）错误句子实例点评

1．I feel very sorry for my carelessness and inattention which caused your so big mistake and anger．

点评：如果将这句话直接翻译的话，它的意思是“非常抱歉，由于我的不小心和疏忽造成了你方这么严重的错误和愤怒。”应该说，这句话直接表达写信人的歉意，指出自身的错误，是非常好的策略。但是，由于对词语意思和用法把握得不好，可能导致波兰客户更大的误会。因为“your so big mistake”的意思是“你方严重的错误”。难道是在说波兰客户做出撤单的决定是错误吗？这好像是在指责波兰客户，只会错上加错。实际上，出口方想要表达的是“造成你方的误解”，而“误解”应该是“misunderstanding”。出口方的目的是消除误解，那么在开始道歉的时候，就不要强调“误解”的程度大小，而应该突出道歉的真诚。因此，这句话可以改成“I terribly feel sorry for my carelessness and inattention which caused your misunderstanding and anger．”

2．I know I’ve hurt your feelings，it was quite without intention，please receive my sincere apologize．

点评：这句话要表达的意思是“我知道我伤害了你的感情，但是，我不是有意的。请接受我真诚的道歉。”跟第一句一样，这句话的写作策略是非常恰当的，只是语言上的错误无法准确地传递出口方的意图。这句话由三个独立的主谓结构的短句组成，可是在前两个句子后都用了逗号，这不符合英文的习惯。根据英文标点符号的规则，在每一个单独的句子后面，都应该以句号结尾。从前两句话的关系来看，应该是转折的关系，因此，可以将这两句独立的句子改成一个并列句，而最后一句作为一个单独的句子。“it was quite without intention”的表达也不够地道。如果要表示“我不是有意的”，可以翻译成“I did not mean it．”或者是“I did not do it on purpose．”动词“receive”表示“to come into possession of something that is given or sent to one”，即“收到或得到某样东西”，它仅仅表示某种东西客观地到达了某人。“接受道歉”的“接受”应该用“accept”，它表示“to take or receive something willingly”，强调的是“愿意接受”。用一句话可以清楚地表达这两个词的区别，即“I received a gift from him，but I didn’t accept it．”在原句中，写信人在表达“接受真诚的道歉”时将“apologize”当成了名词使用，实际上它是个动词，而“道歉”的名词形式应该是“apology”。根据英语单词的构词法，一般以“－ize”结尾的是动词，而以“－y”结尾的单词一般为名词。在学习英语时掌握一些构词法，可以有效地帮助学习者区分单词的词性及记忆单词。经过分析，原句可以改成“I know I’ve hurt your feelings，but I did not mean it．Please accept my sincere apology．”

3．Please firstly allow me to show my honour to you for your wish to establish the business relationship with us．

点评：这句话的意思是“首先，对于你方希望能与我方建立贸易关系，我方深感荣幸。”不知写信人是出于何种考虑，会在邮件的开头如此回答，这与案例的背景简直是南辕北辙，完全不符合逻辑。如果出口方收到的是一封进口方表示愿意合作的邮件，那么出口方会在邮件的开头，向进口方表示感谢，这是符合逻辑的。可是，根据本章案例，出口方收到的是一封撤销订单的通知邮件，这对出口方来说应该是一个打击，是一个难以接受的事。在了解原因后，正常情况下，出口方应该对自己的错误给对方带来的不愉快表示道歉。这样做，不仅表明出口方非常重视进口方，也在第一时间给进口方传递了重要信息——“BT”不是故意行为，而是失误，进而为接下去的解释做好铺垫。可是，这个例句给进口方的感觉是出口方无视进口方的“受伤”，眼里只有“订单或合作”，肯定会进一步惹恼对方，从而丧失了仅有的一次挽回客户的机会。因为从某种程度上说，做贸易也是人与人之间的交往，那些自私、对贸易伙伴漠不关心的商人是很难赢得客户的，至少难以获得长期客户。因而，该例句的写作策略很不恰当。

4．If you want to receive my apology and take our order as before，we will be pleased to offer you our after－sales service and allow you a 5%quantity discount if your order is still 100 000dozens．

点评：这句话的意思是“如果你想收到我的道歉并且能像以前一样向我方下订单，我方会非常高兴为你提供售后服务。而且，如果你方订购的产品数量超过十万打的话，我方还会向你方提供5%的折扣。”这句话的表达非常离奇。按道理，如果出口方有错误，不管是大或小，主动向对方承认和道歉是天经地义的事。可在这句话中，写信人却将“道歉”当成了一种条件，以换取“售后服务”，让人匪夷所思。在这句话中，提到的另一个条件是“像以前一样下订单”，先不说根本就没有“以前”，就这个表达来看，语气上带命令的意味，对于一个已经决定放弃合作的进口方，出口方提出这些条件显然无法说服对方继续合作。可以说，写信人根本就没有搞清双方在目前的贸易谈判中所处的位置孰高孰低，也没有明白写作的意图。这句话在用词方面，也欠妥当。“receive my apology”中的“receive”仅仅表示“某物到达某方”，而表示“得到道歉”应该用“get”或“obtain”，而“obtain”比“get”更正式。“take”的意思是“to move or carry from one place to another”（取走或拿走），因此“take our order”这样的表达传递的意思应该是“拿走我方的订单”，令人困惑，也与本案例的情况不符合。“下单”的正确表达应该是“place an order”。在这句话中，还有一个不妥之处，就是“售后服务”。根据商务常识，产品的供应商在提供产品的同时，也应该承担相应的售后服务，这是供应方的义务。售后服务的长短才是出口方的谈判筹码。此外，数字的表达不符合规范。如果将数字表达成“100 000”，被更改的可能性很大，完全可以在空白处添加一个数字。在进出口贸易中，无论是写邮件还是单证，正确的数字表达应该是每三位数添加一个逗号，一是防止被更改，二是方便识别。也就是说，该句中的“100 000”应该改成“100，000”。

5．I do apologize for the mistakes I made，and I concede that I’m not professional in my last mail．

点评：这句话的意思是“我真诚地为我的错误向你道歉，我承认在上次的邮件中，我显得不够专业。”在这句话中，写信人用了强调句的形式，即“助动词＋原形动词”，向波兰客户表达诚恳的态度，是比较好的策略。然而，由于用词不当，出口方的这种态度就显得有些言不由衷了。一般，表达“承认”，用“admit”就可以，但写信人在此用了“concede”。确实，这两个词翻译成中文都是“承认”的意思，可“concede”的英文解释是“to admit as true，correct，or proper，often unwillingly”，也就是说，“concede”常指勉强地承认错误，因此，用在该句话中就不是很恰当。正确地运用词语是建立在对词语意义的把握上的，所以在学习单词时，应该重视单词的英文解释，不能仅仅记住其中文意思。另外，在这句话中，写信人还提到了错误的原因——不够专业。这个理由有些牵强。出口方的错误非常明显，就是将邮件结尾常用的短语“best regards”的缩写“BR”写成了“BT”，而在电脑键盘上，“R”和“T”的位置是相邻的，如果不小心，很容易出错。因此，这个错误不是“专业不专业”的问题。如果用这个牵强的理由来解释，进口方反倒会认为写信人不够真诚，所以用这个理由的业务员真的不够“专业”。

6．It is also vary popular with many other international markets．

点评：这句话想表达的意思是“我们的产品在国际市场上非常受欢迎。”非常可惜的是，由于用词不当，逻辑错误，导致这句话的意思表达不准确。写信人混淆了“very”和“vary”。虽然这两个单词，只相差一个字母，可是它们的意思及用法却完全不同。“vary”是动词，它的意思是“to be different or change continually”，即“相异或持续改变”，“vary with...”是指某物（事）跟随……发生变化；而“very”是副词，意思是“to a great degree”，即“很或非常”，用来修饰形容词，加强程度。在这句话中显然不应该用“vary”，而应该用“very”，说明受欢迎的程度。“在市场上”应该翻译成“in the market”，而“在国际市场上”就是“in the international market”或“in the world market”，“other international markets”的表达不符合逻辑，因为“国际市场”已经包括了地球上所有的市场了，而“其他国际市场”的表达就意味着还有另一个国际市场。如果写信人前面已经列举了一个具体的市场（如波兰市场），那么，在提到其他市场（除波兰以外的市场）时，应该用“other markets”或“other countries”，这样才是符合逻辑的。

7．After 3months negotiation，I know that you speak Chinese very well，and you deserve my respect．

点评：这句话的意思是“经过三个月的谈判和沟通，我知道你的中文说得非常好，你是值得我尊敬的。”首先“after”这个词运用得不是非常恰当。在这句话中，“after”是个介词，它强调的是时间上的顺序，表示“在……之后”；事实上，写信人想强调的是时间的跨度，强调谈判所花费的时间和精力，强调彼此之间的了解，所以应该用介词“with”更恰当。“I know that you speak Chinese very well”与“and you deserve my respect”之间的关系处理不好。贸易双方互相尊重是应该的，也是贸易的基石，不是因为中文说得好才值得尊敬。这句话本意是想恭维对方，但却造成了“马屁拍在马腿上”的后果。

8．If you accept my apologo and also want to cooperate with us，I will feel less guity and to express my sincerity，I will send you a present made by myself．

点评：这句话的意思是“如果你能接受我的道歉而且还愿意与我方合作，我就会不那么内疚。为了表达我的诚意，我将给你寄一份我自己亲手做的礼物。”这句话表达的态度还是比较诚恳的，但是，存在单词拼写错误，句子结构不是很合理，解决问题的思路也不是很恰当。“道歉”的名词形式正确拼写应该是“apology”。“guity”应该是“guilty”，是形容词，意思是“having or showing a feeling of guilt or shame”，即“感到内疚或惭愧的”。从句式来说，这个句子分成两个句子比较好，因为表达了两层不同的意思。可以将原句中的“guilty”后面的“and”去掉，改成句号，而“to”的第一个字母大写。在表示歉意时，如果原句改成“If you accept my apology，I will feel less guilty．”会显得更加真诚。可是，写信人过于急切想挽回订单，有提到“want to cooperate with us”，有点强迫对方接受订单的感觉，反而会让对方怀疑出口方的真诚，因此这个策略用得不恰当。另外，出口方还想通过赠送礼物的方式来表达歉意或是“贿赂”对方，可是原句使用的是将来时，也没有提出确定的时间，这是否意味着还要对方耐心地等待？如此就大大削减了“赠送礼物”的效果。若在结尾处，加上一个“tomorrow”，那么这个“诚心”才是百分百的。

9．Actually，immediately after we do this business，this order will win our further orders and more cooperation．

点评：这句话的意思是“实际上，一旦我们做完这笔交易，你会赢得我方更多的订单和更多的合作机会。”如果写这句话的人是进口方，而且是在为争取供货方供货的情景下，那么这句话的角度选择得就非常好，非常有说服力，让供货方看到了未来的贸易前景。可是，根据本章案例，写信人是出口方，而且是在为挽回订单做努力，那么这句话的语气就不对了，好像是在说“如果你这次下了单，以后我们会接受你方更多的订单”，这样的语气和写作角度显然不够恰当。如果将这句话改成“I believe that，immediately after we do this business，you will find that we are quite cooperative and our goods are of high quality．”这样，一方面展示了自信，另一方面也表明“通过这次合作，你会更加了解我们的为人和我们的产品”。波兰客户看了这句话，一定会想“或许我真的误会了，我放弃这次机会是不是会很可惜啊？”只有这样，出口方的目的才算达到了。

10．I am taking the liberty of writing to you and requesting to erase the word out of your mind．

点评：如果直译这句话，它的意思就是“我借此机会写信给你，要求你将这个词从你心中抹去。”这句话前后表现出的语气有些矛盾。前半句，写信人用了“take the liberty of...”这个短语，想表达一种礼貌和真诚，态度还是不错的。可是，后半句中用了“erase”，使后半句的语气变得非常强势，好像是在下命令。“erase”是“rub out or remove”（消除）的意思。这句话反映出来的解决问题思路也不恰当。写信人写信的目的应该是“消除”误会，争取重新合作的机会。可这应该是要靠自己的解释和行为去消除误会，而不是简单地要求对方。这句话其实反映出学习者缺乏独立思考能力和解决实际问题的能力，也反映了当前高校对培养学生思考能力和知识运用能力的不足。

（二）错误段落实例点评

1．Our company is the one you are looking for．We can supply you with the materials you need．Our slogan is“Endeavo and sincerity”．Please don’t give up this opportunity of cooperation and this good partner．During the last 3months，we have spent so much time and so much belief for each other．So it’s really apity to cancel the order．

点评：这个段落的意思是“我们公司就是你要寻找的公司。我们可以提供你所需的材料。我们的口号是——奋斗和真诚。请不要放弃这次合作的机会，也不要放弃真诚的合作伙伴。在过去的3个月里，我们彼此都已经花费了许多的时间和信念。取消订单是非常令人遗憾的。”从这个段落来看，写信人还是努力在劝说对方，有些想法还是不错的，如“我们就是你要寻找的”“能提供你所需的”以及“公司的口号”等。这些传递了出口方对自己公司充满了自信，会带给进口方积极的影响。可是，在该段落的后半部分，出口方用直接恳求的方式，希望对方不要放弃合作，然后又表示遗憾，感觉出口方在写邮件时，底气越来越不足了，削弱了其对进口方的正面影响。而直接的恳求又显得言语拙笨、口气生硬。这样的写作效果自然不会很好。此外，“endeavo”应该是指“努力、奋斗”的意思，其正确的拼写是“endeavor”或“endeavour”。“material”是“材料、原料”的意思，虽然案例中没有提到双方交易的是什么，但还是用“产品”（products）这个内容比较宽泛的词语比较合适。

只要将这个段落前后的顺序及写作角度加以调整，就可以改变这个段落的效果。这段话可以改成“It’s really apity that you cancel the order．With 3－month negotiation，you must know our products are the right ones which will bring you a big profit．Also，with the negotiation，you must know our principle of doing business and have experienced our sincerity and endeavor．If you can reconsider your decision，you not only offer us the opportunity to do business with you but also offer yourself an opportunity to win your market．”

2．As for the order，I wish that you can give it some second thoughts．The merchandises you ordered are in mass production．I am sure that you will be very satisfied with them at your first sight．The type，the materials，the sizes，the packing...all as you wish．Without doubt，they are specially made for you．If you just cancel the order，it will take you a lot of time to find an alternative．In addition，as you know，the price we offered is very reasonable．If you choose a continuance of cooperate，the samples will be free of charge．

点评：这个段落的意思是“对于这个订单，我希望你能再慎重考虑一下。你订购的这批货是批量生产出来的。我确信你一眼就会喜欢上它们。产品的种类、材料、尺寸和包装等都符合你的要求。毫无疑问，这些产品是专门为你生产的。如果你取消了订单，你还需花费大量的时间去寻找其他客户。此外，你也知道我们给你的报价是非常合理的。如果你选择继续合作，我们将免费为你提供样品。”这个段落的层次非常混乱，给人的感觉好像是出口方在收到进口方取消订单的邮件后，非常惊慌失措，为了争取客户，于是将能想到的办法和能提供的优惠未加整理，就一股脑地全写出来了。

首先，在这个段落中，写信人先是将产品描述为“这些产品是批量生产的”，后来又说是“特意为你生产的”，造成前后矛盾；更大的问题是让人怀疑写信人是否在客观地介绍产品，说话是否诚实。第二，写信人认为产品会让对方满意，但是，令人满意的方面主要表现在产品的外在品质，如种类、尺寸和包装；对于内在品质，写信人只提到了产品的用料。而产品的生命力主要还是源自其内在品质——质量、性能及环保性等。如果疏忽了对产品内在品质的介绍，那么产品的描述就缺乏说服力。第三，样品一般是供进口参考，以便于检查产品是否满意，并决定是否可以下单。因此，如果对方已经下单了，那么关于样品的交付也早已结束，再谈“样品将会免费”，就不合时宜了。如果表达成将要退还样品费，这倒不失为诚意之举。在语言表达方面，该段落的问题也比较多。“give some second thoughts”是“再考虑考虑”的意思，应该是“give a second thought”。“The type，the materials，the sizes，the packing...all as you wish．”这个句子缺乏谓语部分，省略号的用法也不正确，应该改成“All，including the types，materials，sizes，packing and the like，surely will meet your requirements．”“choose a continuance of cooperate”中的“cooperate”是个动词，不可以做介词的宾语，应该用它的名词形式“cooperation”，不过，这个部分表达有些啰嗦，如果改成“If you continue your cooperation with us”，会更简洁明了。

3．Also，after you make a trial of our goods，I strongly rencommend that you can give us a chance．You may miss an opportunity because our products with high quality and state－of－the－art techonologies must be popular around the whole world．

点评：这个段落如果直译，意思是“在尝试过我们的产品后，我强烈建议能给我方一个机会。你也许会错过一次机会，因为我们的产品质量高，技术先进，一定会畅销全世界。”这个段落问题也比较多，造成了许多理解的困难。第一个错误是对“trial”的理解和使用错误。“trial”的原意是“实验”，在进出口业务中，常与“order”连用，表示“试订单”，即第一次订购某产品，并且额度也比较小。“after you make a trial of our goods”，中的“trial”到底指什么呢？如果是“测试”，这句话还算符合案例背景，可却不符合进出口业务中的表达习惯，而表示“测试”，一般用“test”；如果是“尝试”，这显然又与案例的情景不相符，因为波兰客户还没有订购过货物，是第一次与出口方达成合作意向。第二个错误主要是单词的拼写。“推荐或建议”的正确拼写是“recommend”，而不是“rencommend”；“技术”的正确拼写应该是“technology”，而不是“techonology”。这两个单词拼写错误的原因可能是单词发音不准确。第三个错误主要是第一句话和第二句话的衔接不妥，比较生硬。如果将第二句的前半句改成“and also give you a chance”，句子会更加通畅。第四个错误主要是重复表达。“around the world”已经表达“全世界”的意思了，无须在“world”前面加上“whole”。

4．I sincerely apologize to you if my last letter puzzled you．And，I really do understand your feeling because you misunderstand the meaning of“BT”which I used to show my best wishes and the“BT”just means“best times”．You know，our Chinese people are always friendly to foreign friends．

点评：这个段落的意思是“如果我上封邮件让你感到困惑，我真诚地向你道歉。我能理解你的心情，因为你误解了“BT”的意思。“BT”其实是我常用的缩写，表达我的美好祝福，它是‘best times’的缩写，意思是‘祝你拥有快乐的时光’。你知道我们中国人对外国友人都非常友好。”这个段落从总体思路来看，还是比较恰当的，但是，语言问题比较多，反映出写信人的语言基础比较薄弱。

“puzzle”的意思是“to make（someone）feel helpless and uncertain in the effort to explain or understand something”，即“使某人感到迷惑”。写信人用“puzzle”来描述波兰客户的心情，这就没有准确把握对方的情绪，有些轻描淡写了。实际上，波兰客户感到非常“angry”，所以才取消了订单。“you misunderstand the meaning of‘BT’”应该是波兰客户生气或愤怒的原因，而不是出口方能理解进口方的原因，所以，这个部分的逻辑关系没有处理好。“I really do understand...”中重复用了表示强调的表达，一是“really”，另一个是“do”，只要选择其中的一个就足够了。在第二句话中，写信人用了一个带有定语从句的复合句，而且定语从句中又是一个并列句，句子结构比较复杂，容易出错。定语从句的引导词应该是指代“BT”的，因此，应该将“the“BT”just means the‘best times’”中的主语去掉。对于BT的解释，应该也可以接受，毕竟双方都不是以英语为母语的贸易商，但是，“time”作“时光”讲，一般是不可数的，所以不应该在其后加“s”。“you know”是英语口语中常见的表达，但放在该书面邮件中，造成了两个独立“主谓结构”，不符合英语的书面表达规则，因此，“you know”应该改成“As you know”，才符合英语语法。原句可以改成“I sincerely apologize to you if my last letter hurt you．I do understand your feelings because you thought‘鼻涕’is the meaning of‘BT’．Actually，I used‘BT”to show my best wishes and it just means‘best time’．As you know，our Chinese people are always friendly to foreign friends．I am not an exception，either．”

5．It’s really a rare chance to do business with you after our both efforts during last 3months．You have knew that our products have a good reputation in home and abroad．This newly－developed product appeal to the people in the mid－range and high－end markets．If you want to continue this order，I can accord you an extra discount．

点评：这个段落的意思是“我们双方经过三个月的努力，终于赢得了一个机会建立贸易关系。你已经了解我方产品在海内外市场都享有盛誉。这款新开发的产品对中高端市场的用户很有吸引力。如果你愿意继续合作，我可以给你一个额外的折扣。”这个段落的思路也是不错的，可惜语言错误比较多。“after our both efforts during last 3months”表达不够地道和简洁。“after”强调时间上的顺序，“during”表示“在……期间”，可以将这个部分改成“with our 3－month negotiation and efforts”。“have＋过去分词”构成现在完成时，表示已经完成的动作，并对现在有影响。第二句中选用现在完成时的时态比较恰当，不过，“knew”不是“know”的过去分词，而是过去式。“know”的过去分词应该是“known”。“海内外”或“国内外”应该是“at home and abroad”，介词是“at”，而不是“in”。在第三句，主语“this newly－developed product”是第三人称单数形式，那么谓语动词“appeal”的现在时应该添加“s”。“accord”这个词是“to give or grant”的意思，非常正式，一般表示“授予某人权力”，用在这个段落里，感觉像是穿着一身休闲服，却打着领带。这种用词风格的不统一也属于用词不当。当前，这种现象有增多的趋势，主要是电子词典应用的结果，学习者很少注意单词的英文意思，也很少注意近义词之间的区别。如果将“accord”改成“give”或“allow”，语言风格就一致了。

6．We both know the deal is not the unique element in business．Sincerity is of the utmost importance．After our long time negotiation，both of us really treasure this order．It deserves to be continue．

点评：这个段落的意思大致是“我们双方都知道这次交易并不是贸易中唯一要考虑的因素。真诚才是最重要的。经过长时间的谈判，我们双方都很珍惜这份订单。它值得我们继续合作。”这个段落自相矛盾。一开始，写信人指出“这次交易不是唯一要考虑的，最重要的是真诚”，那么是否意味着写信人回复邮件的目的只是消除误会，赢得友谊，至于能否争取让波兰客户回心转意，下这份订单，并不重要？但是，在该段落的后半部分，写信人又指出“值得继续合作”，那不就是说明写信人实际上还很在意能否挽回订单吗？这种言不由衷的表达只会让人困惑。在该段落，写信人还说“我们双方都很珍惜这份订单”，显得有些主观，倒不如直接从自己的角度告知对方“我很珍惜”，这样，还显得写信人态度真诚。事实上，如果将“business”比做一串珍珠项链，那么“deal”就是一颗颗珍珠，没有了珍珠，也就没有了项链。因此，将“deal”视为一种贸易或商务要素让人难以理解。在贸易中，应该说进出口双方的性格、做事风格及产品的品质等才是影响交易的因素。另外，“to be continue”应该是“to be continued”，这是被动语态，应由系动词“be”和动词的过去分词构成。这个段落没有着眼于影响交易的实在因素，内容比较“虚”，很难说服对方。

7．As a matter of fact，our company attaches importance to this order，because you are the vital client in our list．It was a good news for us to make an order successfully．We place high hopes on it．I don’t really want this cooperation was cancelled by my own fault．

点评：这个段落要表达的意思是“当你最终下订单时，对我们来说真是个好消息，而且已经成为我们的重要客户。我们很重视你的订单，也寄予了很高的希望。因此，我真的不希望你因为我的原因而取消订单。”这本来是不错的思路，可是，原段落语序安排得不够合理，而且语言错误比较多，因此，意图并不是一目了然的。这一段的叙述还是应该按照事情发生的先后顺序来表达，这样更符合逻辑，也更简单易懂。“We place high hopes on it．”是中式思维，在已经表达高度重视这份订单后，就没必要再说类似的话了。最后一句话的语法存在错误。“want”这个单词表示“想要或希望”，一般后面不接宾语从句，如果要接宾语从句，可以将“want”改成“hope”。“by my own fault”中的“by”，也不恰当，“my fault”并不是“cancel”的主语，而是“订单被取消”的原因，因此，应该用“because of”才正确。经过上述分析，我们可以将这个段落改成“As a matter of fact，it was really agood news to us when you placed the order with us．We think you are the vital client to us，so we have attached great importance to your order．I really hope that you would not cancel the order just because of my own fault．”

8．I am very sorry for“best regards”being abbreviated to“BT”instead of “BR”，which hurts you feelings．I know this mistake is so stupid，but I hope that you can take time listening to my reasons．Finally，you have asked for the pro forma invoice，under press of my boss for doing business for so long time，about 3months，with the anxious feeling，you can’t imagine how excited I was．If the terms and conditions were acceptable to you，I thought you may immediately place an order which leads to winning a trade for my company．As I am a freshman in the company，I was urgent to leave a good impression for my boss，which made me print the wrong word“T”instead of“R”．You may be angry for not me writing the whole sentence，because it’s time to attend the meeting as usual．I looked for expressing my achievement for the big opportunity that you have gave me．So I sent the lettre to you urgently．At all，I feel guity for my error．

点评：这个段落有点长，写信人洋洋洒洒写了很多，要表达的意思是“我很抱歉将问候语的缩写写成了‘BT’，实际上应该是‘BR’。我希望你能抽出时间来听我解释原因。上次你要我准备形式发票，我无比兴奋，超出了你的想象，因为在过去的三个月里，我承受着老板的压力和自己内心的焦虑。如果你能接受这些贸易条件，我想你会立刻下单的，这就意味着我们又赢得了一笔业务。因为我是个新人，我特别想给我的老板留下一个好印象，结果我却将R打成了T。也许，我没有写完整的问候语，你很生气，可是，那时刚好是要参加例会的时间。我期待你给我机会，让我能为公司做点贡献。所以，我急忙写信给你，希望你能取消撤单。”

这个段落出现了很多的语言和商务知识方面的错误，导致这个段落比较凌乱，意思不清，让人难以理解。比较大的错误有以下几点：（1）“finally”这个词使用不当，造成逻辑不清。“finally”的意思是“at last；lastly”，即“最终或者最后一点”。在原句中，取“lastly”之意，显然不妥当，因为写信人才刚开始解释，不会用“最后一点”。如果解释成“at last”，原句的意思就应该是“你终于要我准备形式发票了”，好像是在指责对方，怪对方下单太迟了。这样的解释，也不符合该段落的意思。仔细阅读原句，就会发现，写信人是描述当时获悉对方下订单的心情，因而，“finally”的作用是时间状语，表示“上次”，可是“finally”这个词并没有这个意思，所以应该将它改成“last time”，才能使整个句子符合逻辑。（2）写信人搞错了形式发票per forma invoice（PI）的作用。根据本章案例，我们知道买方已经发了订单给卖方，而出口方是在收到订单后准备PI的过程中出了差错。这说明，PI的作用是一份简式合同，只要经过双方签字盖章就可以生效了。可是，写信人却认为是先发PI，后下订单。而且，这与前一句描述收到订单的兴奋劲也是矛盾的。商务知识不扎实，导致邮件前后描述不一致，也削减了邮件的说服力。（3）写信人在信中解释了将“T”打成“R”，可是，接着又认为“You may be angry for me not writing the whole sentence．”（我没有写完整的句子，你也许很恼火。）这有点自以为是，也是画蛇添足，其实，也暴露出写信人并没有真正理解到底是什么原因导致波兰客户取消了订单。（4）结尾的三个语句相互之间的关系不紧密，语言表达不准确，顺序颠倒，难以理解，没有起到画龙点睛的作用。在解释了错误之后，应该总结概括一下凸显段意——“At all，I feel guilty for my error．”这样写的另一个好处是再次向对方表示道歉，强调写信人的内疚之情。不过短语“at all”一般是以否定形式出现，用在表示否定和消极意思的句子末尾，所以，用在此处不是很恰当。“I looked for expressing my achievement for the big opportunity that you have gave me．”这句话用词不当，很难清楚地了解写信人要表达的意思。不过，从“look for”“big opportunity”等词眼可以看出，写信人应该是在表达写邮件的目的。那就应该先写“I write to you urgently to regain the opportunity you have given to me．”这样表达，不仅简洁，也强调了写信的目的。

另外，该段落还有一些语法错误和单词拼写错误。“you feelings”应该是“your feelings”。“take one’s time”有两层意思，一是“to use as much as is necessary（to do）”，即“不慌不忙地做……”二是“to take more time than is reasonable（to do）”。可是，在该段落，写信人要表达的意思是“抽出时间听我解释”，所以，此处用“spare”才是恰当的。“freshman”是指“大学一年级的新生”，要表示是“新手”，可以用“a new hand”或者“agreen hand”。另外，“have gave”应该是“have given”；“guity”应该是“guilty”；“lettre”应该是“letter”。

这一段可以改为：I am very sorry for“best regards”being abbreviated to “BT”instead of“BR”，which hurts your feelings．I know this mistake is so stupid，but I hope that you can spare your precious time for me to give you an explanation．When you sent the order to me and asked for the pro forma invoice，you can’t imagine how excited I was，for I finally won the opportunity to do business with the 3－month efforts．You must know that the pressure of doing business is really great．As a new hand，I extremely want to catch the chance to prove myself and to leave a good impression on my boss，which made me print the wrong word“T”instead of“R”．I really feel guilty for my error．I write to you to ask for your forgiveness to my carelessness and your kindness to offer the opportunity to me again．

9．You know that it has cost three months to reach the agreement and give this order，so it’s not easy for both of us to get this order．Morever，you will spend more time，more fee，and more energy to get in touch with another one if you relieve this order．Please imagine that if it is the time when you agree，and then I will finish the order effectively and do this business as soon as possible．

点评：这个段落要表达的意思是“你知道，我们用了三个月的时间才达成协议，你方下了订单，对于我们双方来说，这份订单都不容易。况且，如果你放弃了这份订单，你还需花费更多的时间、金钱和精力去寻找另一个合作伙伴。如果你不取消订单，我会尽快完成相关事宜，你也能尽快拿到货物了。”

这个段落选词不当，表述不准确，意思表达也不清楚。“give this order”应该是写信人的发明，在英语中，“下订单”是“place an order with sb”。“morever”应该是“moreover”，意思是“in addition”（而且，此外）。“get in touch”是“接触，联系”的意思，如果仅仅是联系某位贸易商，应该不会那么困难，困难的是要找到一位合适的贸易商，需要一番工夫，因此，用“find”这个词更合适。“relieve”的意思有很多，如减轻（痛苦）、换班、调剂及解围等，但却没有“放弃”或“取消”的意思，所以这里用“give　up”或“cancel”较好。写邮件的目的是正确地传递信息和意图，所以选择自己熟悉的词汇才是明智的。最后一句话的句式选择不恰当，感觉像是放着光明大道不走，却选择了一条弯弯曲曲的小路，意思也就晦涩不明了。最后一句话应该改成：If you still offer me the chance，I can guarantee the fulfillment of the order and you can get the goods on time．

10．I have to tell you that I felt a bit angry on your email because you have completely misunderstood the abbreviation“BT”．However，I also have to admit that it was my fault not explain the meaning of it to you clearly in time．In fact，“BT”is my nickname and it is short for“best teammate”．

点评：这个段落的意思是“我不得不告诉你，对于你的邮件，我有点恼火，因为你完全误解了BT这个缩写的意思。然而，我也必须得承认，这是我的错误，我没有及时将这个缩写的意思告诉你。事实上，BT是我的别名，它是最佳队员的意思。”这个段落的思路和写作策略让人难以理解。按照常理，如果是自己的错误引起了别人的误会，无论如何也应该先承认自己的错误，将错误解释清楚，并尽快消除对方的误解和不快，争取对方的谅解，这才是正常的解决思路。可是，在本段落，写信人却先是表达了自己的心情，且这种心情不是内疚，而是恼火，还是因为对方误解了自己而感到恼火，这让人匪夷所思。如果写信人是想先发制人，这步棋真是走错了。因为对方已经很生气了，已经撤销了订单，如果再次被指责，那还有希望继续保持联系吗？写信人的这种写作思路有些自我，没有站在对方的立场上考虑问题，也会让对方觉得写信人不是一个可以沟通的合作伙伴。在指责对方后，写信人又承认是自己没解释清楚，并将BT的含义告诉了对方，逻辑比较混乱。根据业务员的自述，BT的错误主要是因为缩写时，打错了字母。其实，这是个完全可以解释清楚的误会，也完全可以得到对方的谅解，因为是人就会犯错，非常正常。可是，在这个段落中，写信人将“BT”解释为“最佳队员”，实在有些牵强。因为在进出口邮件中，最后结尾部分包括两项内容，一项是“complimentary closure”，通常用“yours sincerely”或“best regards”之类的话；另一项是写信人的签名话。如果将BT解释为“best teammate”，就说明写信人在结尾处既写了别名，又写了自己的名字，这不是太过自我了吗？其实，实事求是才是排除误解的最佳策略，虚构总是会露出马脚的。

（三）失败邮件实例点评

1．

Dear Sir，

In the first place，I must apologize profusely for my mistake in the last letter．Nevertheless，I didn’t mean to hurt you with that awful word．BR，short for “best regards”can be unexpectedly miswritten for BT！The accident occurs totally due to my tension and omission slipup．Here I do want to say sorry again for my lack of preciseness．

Fortunately，the fault doesn’t lie in the six－four－dollar question．Otherwise，I will be in full charge for your loss damnous．But there is no problem in our products．All the error is committed by me．Sometime I hope I can treat you to dinner for my behavior neglectful and careless．

As you know，our products，at a very reasonable price，being original，unique，high－quality，have attracted most of companies．Though we are exclusive，we do our best to improve ourselves．At the same time，we expect to extend overseas market．Therefore，establishing good business relations with you is our wish．We are most grateful that you are satisfied with our products．You company deserves to be confided in，so we expect to carry over

our cooperation．Thank you twice for your understanding and allowance．

I’m so sorry for this，and we are looking forward to hearing from you．

Best regards，

×××

点评：这封邮件问题比较多，主要表现在语言和写作策略方面。就语言问题而言，存在着用词不当、语法误用等问题，在一定程度上造成了理解上的困难，无法正确地传递写信人的意图。下面我们就这些语言问题，逐一进行讨论。“profuse”的意思是“extravagant or abundant”，翻译成中文就是“十分慷慨的”“挥霍浪费的”和“充足的”，“profusely”是“profuse”的副词，用来修饰“apologize”的程度，或者写信人的态度不恰当，可以用“seriously”或者“sincerely”来表示。英文中没有“miswritten”这个单词，表示“拼写错误”应该是“misspell”。“omission”和“slipup”都表示“疏忽”，没有必要放在一起用，其中，“slipup”更多地被用在口语中。“for your loss damnous”中的“damnous”不知指什么，无法猜测，不过“for your loss”足以表达写信人的意思了，可以将“damnous”删除。“for my behavior neglectful and careless”的单词排序也不恰当，一般而言，形容词应放在被修饰词的前面，即“for my neglectful and careless behavior”；把形容词放在被修饰词的后面，情况比较少，最常见的是“something”。如用“beautiful”修饰“something”时，就应该是“something beautiful”。“exclusive”有一个意思是“limited to one person，group，or organization，or not shared with others”，即“专用的，独家的”，一般用来指物品，“we are exclusive”就不对了。其实，写信人想强调其产品的独特性，公司是生产该产品的唯一一家公司，可以用这个词的副词形式，表达成“though we are the only one company which can produce exclusively the product”。“you company”显然是“your company”。“deserve”是“值得……”的意思，它不是使役动词，因此，不需要用被动语态，直接用“deserve”。“carry over”的意思是“转入次页”，而“carry on”表示“继续做或者坚持”，不过它强调的是不顾干扰和困难，用在该段落也不合适。应该选择一个中性一点的，如“go on with”或者“continue”，比较合适。“thank you twice”直接翻译过来，是“两次谢谢你”，在英语里没有这样的表达，中文也没有，应该改成“Thank you again！”（再次谢谢你！）

从写作技巧和策略来看，也不是很恰当。在第一段，写信人就表示道歉，也指出了导致误解的原因，应该说思路还是不错的，表现了写信人态度的诚恳；不过，在这一段，写信人将“BR”称为是“awful word”，而不是“BT”，非常不明智，因为“BR”是“best regards”的意思，是祝福语，而“BT”才是错误，也是引起对方误会的字眼，所以用“awful”来修饰BT比较恰当。在第二段，写信人“大胆地”指出，这个错误不是什么大不了的错误，表现得比较主观，根本没有考虑事实——波兰人因为错误取消了订单。如此轻松的语气，反过来就暗示波兰客户有些小题大做了。接着，又一厢情愿地指出“我们的产品没问题”，而且还提出“请你吃饭”为其疏忽道歉，言下之意是一顿饭就可以解决问题。而对于在不同国家的进出口方，以“请客吃饭”的方法来解决问题，有些太不现实了吧？写信人的这番话实际上是无视对方的感受。在第三段，写信人介绍了产品优势、公司目标，而这些信息并不是新信息，应该在商务谈判中都已经提供的，没有什么新意。接着，写信人表示对方值得袒露心声，可是整封邮件中不知哪些内容是心声，让人困惑。写信人完全是以自我的角度去劝说对方继续合作——我方想拓展海外市场，与你合作是我方的愿望——而没有从波兰客户的角度去说服对方。那么，对方有什么理由需要与出口方合作呢？

因此，这封邮件无论是从语言，还是写作策略，都不可能打动对方，挽回订单也就是不可能的事了。

2．

Dear Sir，

I’m sorry for my pen slip．You know it was the first time for me to get such a big order，and the excitement led to my terrible mistake．

Here are some good news for you．Firstly，considering the great possibility of long－term coorperation between us，we would like to change the terms of payment to T／T（30%on order and 70%on delivery），which is to your interest．Then，we will offer you a 2%discount of price for your trail order，and the final amount you have to pay is＄102，000．Finally，we will effect the insurance of all risks，so if there is any loss，you will be the one to get compensation．

Our company does not have a long history，but it has already become a leading company in this industry．We are famous for our technology innovation．Till now we have got about 500patents．Recently，one of the products you ordered has been reported by China Daily．

We have been negociating for 3months，during which we have established something far beyond business relationship．That is called friendship．Now it is the time to realize the promise we made．Surely，it is your right to draw back the order，however，it does no good to both you and me．

Look forward to your early reply．

Best regards，

×××

点评：总体上来看，这封邮件的语言错误比较少，词语的选择、句式的选择都比较准确，语言基本功还比较扎实，能准确表达写信人的意图；态度也比较诚恳，在第一段就对自己的错误进行了道歉，而且整封信的语气都很友好，且前后一致。整封邮件的结构也是完整的，并且段落与段落之间的逻辑关系和衔接都没有问题。尤其是，在提出解决方案时，写信人也写得清楚细致，一方面突出了重点，另一方面也可使对方能准确地把握出口方的意思，有利于双方之间重新达成协议。

然而，这封邮件仍然是一封失败的邮件，主要表现在解决问题的思路上。根据本章案例，我们可以看出虽然进口方取消了订单，但是出口方的错误并不是很严重，如果能好好解释，应该可以争取到对方的谅解。可是，这封邮件的书写者却一开始就放弃了这种努力，连导致这个可怕错误的原因都没有解释，直接采取让利的方法。

其实，让利并不是一把万能钥匙。首先，让利减少了出口方的利润。近年来，由于原材料的成本在不断地增加，劳动力成本也不断地提高，人民币汇率在升值，而越南等东南亚国家的不断发展，竞争力也逐渐增强，导致我国出口商的利润空间不断被挤压。在这种商业环境下，让利会进一步削减利润空间，甚至导致出口方根本没有任何利润可言。其次，当让利成为一种思维定式，势必影响了出口方的长远发展。要在今后竞争激烈的全球商务环境中取得一席之地，应该放弃低价低利润的策略，改变“低价格、低质量和低利润”的恶性循环，而应把精力和资源投入到产品设计、功能优化、服务提升和品牌创建等方面，提高产品的附加值，增加产品的利润空间。最后，让利并不是最好的谈判策略，特别是双方已经就产品价格达成协议的情况下。我们知道，本章案例的进出口双方都已经完成谈判，就贸易条件已达成了一致，如果出口方提出“让利”，那会让进口方认为，已谈好的价格并不是最优惠的价格，出口方应该还会有让利空间，这就不利于双方重新达成协议。如果还有下次机会，价格的谈判就更难了。这是现实中的一种普遍消费心理，即“买涨不买跌”。如果出口方不是这么轻易让利，只是就自己的错误道歉并解释，坚持谈判的各项条件，那么双方要解决的问题只是语言误会问题；可是，如果让利，就变成了语言和价格两个问题了，哪个更利于促进进口方的回心转意呢？因此，应该提高自身的谈判和沟通技巧，以软实力在激烈的市场竞争中赢得客户。

该邮件出现的语言问题主要有两个拼写错误和一个标点错误。“coorperation”应该是“cooperation”，是“合作”的意思，要注意这个单词与“corporation”（公司）的区别，这两个单词是学习者经常出错的单词。“negociate”应该是“negotiate”，表示“谈判、协商”。“Surely，it is your right to draw back the order，however，it does no good to both you and me．”这个句子由两个独立的主谓结构组成，最好将其分为两个单独的句子，可以将“order”后面的逗号改成句号，并将“however”的第一个字母大写。

三、基于案例成功邮件实例点评

（一）邮件实例

1．

Hi Terry，

What a“BT Boy”I am．I’m so sorry for the big mistake I have made．I misspelt“BR”as“BT”．As you know，“BR”is for“best regards”．

When I received your order，I was so happy．I hurried to prepare PI without any delay．Though it was the time toward lunch，I insisted on finishing it．Since I do had an appointment with my client that afternoon，I finished it quickly．Unfortunately，there was a big mistake．

I’m writting for your forgiveness．I do understand your feelings．And I’m really sorry for that．We have worked for the business for 3months．Your order is big．No one can be that“BT”to ruin it all．I sincerely hope we can do the business and protect our mutual benefits．Can you please rethink it？In order to relieve my guilt，I’ve already sent you a gift personally．You’ll get it soon．I do hope you like it．Again，sorry．I apologize for it．

Looking forward to hearing from you．

Yours faithfully，

×××

2．

Dear Sir，

I’m really sorry for the mistake I made．Please give me a chance to make it clear．

The moment I made the PI was near the lunch time．I just wanted to type “BR”（best regards）to you at the end of the email．However，since“T”was near“R”on the keyboard，I considered“T”as“R”and sent it to you without examining．All that was a mistake．I really don’t consider you as someone strange．I never think so．By contraries，you are a kind person in my mind．I do apologize for my mistake and hope you will forgive me．

Frankly，we are eager to do business with you．As you know，our company has a long history in this field．Our products，prices and specific services are better than other companies．Besides，we know your demands well．And we are confident that we can offer you the best service．

I really hope that you can reconsider your order and give both of us a chance to continue the cooperation．

Best regards，

×××

（二）邮件实例点评

这两封邮件写得都比较成功。首先，在语言方面，用词准确，语言通顺流畅，意思清晰易懂，反映了较好的语言基本功。不过，第一封邮件中也有一些拼写和语法错误。拼写错误如“writing”拼写成了“writting”。语法错误如“Since I do had an appointment”，写信人想强调下午有个安排，借助了助动词“do”，那么正确的形式应该是“助动词＋原形动词”，因此，这个部分应该改成“Since I did have an appointment”。

其次，这两封邮件的结构都比较完整和合理。在第一段，两封邮件都提出了道歉；第二段，都提到了错误的原因；第三段都表现了出口方真诚合作的意图，而且两封信没有陷入一般推销信的模式，写出了一点新意。比如，为了争取机会，第一封邮件提出“Your order is big．No one can be that“BT”to ruin it all．I sincerely hope we can do the business and protect our mutual benefits．”（你的订单额度比较大，没有人敢“鼻涕”你，从而毁了到手的机会。我真诚地希望我们能一起合作，一起保护我们双方的利益。）这句话说得非常坦白和真诚，也写出了人之常情，非常具有说服力。第二封信比较商业化，但是，写信人并没有重复产品质量等要素，而是强调出口方能提供的服务，与双方的贸易进程相符合。如果双方能合作，进口方最关心的就是订单的执行情况和售后服务问题，在这时候提出，就是给进口方做出了承诺，可以让进口方放心地交易，利于促使进口方做出肯定的答复。在邮件的结尾部分，双方都提出了书写邮件的目的，起到了画龙点睛的作用。

再次，这两封邮件的语气都比较真诚，措施比较恰当。真诚的语气不仅表现在多次的道歉上，还表现在整封邮件写信人选择的词语和句式上。

最后，这两封信解决问题的思路非常合理和明智。两封邮件都没有花费心思，杜撰理由来解释“BT”这个错误，而是依据事实，将错误发生的原因解释得清清楚楚，避免了进一步的误会。这种思路其实也反映了写信人诚实的本质，对争取订单会起到积极的作用。

从以上两封信，我们也可以看出，成功的邮件并不在于华丽的辞藻，而在于清晰的表达和合适的策略。