去机场接客户未果

第十章　去机场接客户未果

在进出口贸易中，贸易伙伴的到访是一个不容忽视的环节。对于出口方来说，如果其贸易伙伴，即进口方或买家来访，就意味着买家非常重视磋商中的产品，想通过亲自查看产品的样品，卖家的生产能力、质量控制能力和公司的管理及服务，确定当前的交易或将来的贸易关系。因此，一般而言，如果商务访问顺利，签约和长期合作的可能性非常高。而对于进口方来说，其贸易伙伴的到访，则意味着卖方非常有诚意合作或是提供售后服务。

既然贸易伙伴的到访对任何一方都意义重大，那么如何接待客户就非常重要了。在安排客户来访时，应该重视以下几个事项。

第一，确定客户来访的时间。在双方沟通的过程中，如果合作伙伴有意向出访，他会在邮件中提出相关的要求。作为接待方，应该及时回复邮件，确定具体的访问时间，以便对接待工作和客户的访问行程做细致的安排。这是做好接待工作的首要条件。

第二，确定客户来访的具体目的。在客户提出商务访问后，接待方应该具体了解对方想了解的具体商务事项，包括何种产品、参观的地方等信息，也可以了解对方对出访城市的兴趣，以便于合理安排具体的行程。

第三，确定来访客户的资料。来访客户的资料可以分成两类。一类是客户公司的相关资料，包括公司的具体地址和联系方式、公司的经营范围和经营状况；一类是来访者的具体信息，包括来访者的人数、名字、宗教信仰、兴趣爱好和健康状况等。只有掌握详细的客户资料，才能在接待中应付得体，不至于触犯对方的饮食或文化禁忌，保障商务访问的成功，奠定商务合作的基础。

第四，学习和巩固接待方所在地的文化特点。在商务访问期间，接待方在接待客户时，接待方所在地的特色是双方进行沟通的一个重要话题，也是客户对接待方进一步了解的重要过程。因此，接待方要赢得客户，给客户留下较好的印象，就应该在当地文化等方面做好功课。

根据以上信息，接待方应该安排好具体的接待方案。接待方案应该具体考虑：（1）接机时间、方式和人员；（2）商务参观的具体时间和地点；（3）非商务参观的具体时间和地点；（4）酒店和饮食的安排；（5）送机时间、方式和人员等。

在接待方确定了具体的接待方案后，应该将具体的案例发送给访问方，让访问方进行确认，以便及时修订一些不妥的安排，也可以给对方提供具体的行程参考。为了确保商务访问的成功，接待方要考虑得非常周到。除了安排好行程外，还应该在客户出访的前一到两天，发邮件或打电话给客户，进行来访确认；在客户出访回程后，还应发邮件保持联系，一是表示对对方来访的谢意，二是确认合作的事项。

在本章案例中，业务员因为工作不够细致，导致了比较严重和尴尬的局面。一旦发生类似的情况，应该如何处理？希望通过本章案例的讨论，可以提供一些处理思路。

一、案例学习

（一）案例

Hello，everyone．I am an overseas seller in the field of road wrecker，aerial working platform，truck crane machinery，construction equipment and comprehensive coal excavator．I am from northeast China．I am here to share one of my stories．

One day，I communicated with a German who said that he would visit our factory to have a look at our products．I arranged one hotel for him in Shenyang．But when our side went to welcome him in the airport，he didn’t show up．My boss was very angry at this matter and asked me to take the responsibility．

How do you think I can reply to the boss？I was very sad，too．Shall I give the following conclusions？

1．Do not trust people very much．

2．Be ready for all kinds of possibilities．

3．Do not be disappointed too much．

If you met this problem，what solution would you think of？

（二）案例难点分析和写作策略

本章案例的业务员经营的是大型机械设备的出口。对于大型机械设备来说，一般是无法通过寄送样品来提供参考，一般的交易磋商会根据具体的产品规格展开，或通过客户的商务访问来确定产品符合客户要求。如果客户有意向合作，商务访问就是必要的。在该案例中，进口方就提出访问中方。出口方的业务员做了相应的安排，如案例中提到的酒店和接机的安排。可是，在出口方去接机时，却发现进口方根本没有出现。虽然未成形的商务访问没有给出口方带来很大的经济损失，可却消耗了出口方较多的精力，还浇灭了贸易的希望之火。

案例中公司老板的态度和业务员的低落情绪是可以理解的。在出现问题后，反思原因和追究当事人的责任也是应该的，只有这样，才能够起到“前车之鉴”的作用。业务员应该反思自己在安排客户访问时，有没有做细致的工作，有没有发邮件进行行程和出访的确认。业务员应该意识到前期工作远远比后期挽回更重要。

在案例中，业务员与老板之间的问题应该属于“内部矛盾”，如何解决德国客户没有按计划出访的问题，才是业务员和其所在公司真正应该解决的问题。如果采取恰当的解决方法，还是存在挽回客户，重新达成交易的可能性——这才是本案例业务员和其公司真正希望达成的结果。

那么，在发生案例中的情况时，应该如何应对呢？其实，解决这个问题的最佳方式是业务员没有在机场接到客人的时候，马上给客人打电话，表达自己的关心，也可了解对方没有按计划出访的原因。对方客户如果接到真诚的电话，一定会比较感动和内疚，就有可能再做出访的决定。当然，从案例的情况来看，案例中的业务员已经错过了最佳解决时间。在这种情况下，出口方的业务员不妨采取邮件的方式，与对方进行沟通，尝试挽回客户。

虽然，在案例中业务员并没有提及其德国客户的性格和办事方式等，但是我们可以根据德国人普遍具有的特点，采取邮件的写作策略，做最后的努力和尝试。一般而言，德国人给人的印象是严谨、认真，做事非常讲究规则的。而在案例中是德国人自己提出了商务访问的要求，中方也做出了安排，甚至中方已经去机场接机，可是德国客户却没来。也就是说，这次事件的直接责任人应该是德国客户，因为如果德国客户不来，就应该事先通知中方业务员，以便另行安排，可是德国客户并没有事先通知。

根据德国客户在本案例中应该承担的责任和德国人的性格，邮件写作时，可以采取两种策略：一种是“真诚”策略，一种是“苦肉计”。如果采取“真诚”的策略，那么该案例中的业务员就应该在邮件的开始段落，表现出对对方的关心和担忧，让对方被真诚所感动；然后，再描述一下接机前对这次客户出访的期盼，使德国客户为自己未能出行感到抱歉；接着，找一个借口给德国客户提供一个台阶，也是出口方为自己希望再次合作寻找理由；最后，真诚地邀请对方再次来访。在这种策略下，邮件的语气应该比较委婉，语言应该较为正式，表现出写信人的关切和重视。如果采取“苦肉计”，那么案例中的业务员就应该先对对方没有如期到访表示遗憾；然后，提出自己为这次到访所做出的努力，包括公司经济上的损失和公司老板的失望及不满；接着，将公司老板要求业务员自己承担责任和相应的惩罚叙述一下，让对方为其行为给业务员带来的不良后果感到内疚；业务员还可以写一写世人对德国人的看法和认识，进一步让德国客户感到自身行为的不妥，及对德国人名誉的损坏；最后，邮件应该把问题抛给对方，让对方提出方案，来解决相关的问题。

无论采取哪种策略，如果德国客户回复邮件，那就意味着有重新建立联系的可能。如果德国客户没有回复邮件，那么就说明本章案例中的客户是德国人中的特例，作为中方业务员就应该放弃该客户，吸取相应的教训，在以后的业务中，尽量将相关的工作做细致。

二、基于案例失败邮件实例点评

（一）错误句子实例点评

1．we believe that you still have great interest in our products，and we are also interest in doing business with you．

点评：这句话的意思是“我方相信你方对我方产品还是非常感兴趣的，同样，我们也有兴趣与你方展开贸易。”这句话存在语法错误。作为一句话开始的首个单词的“we”中的“w”应该是大写。虽然在实践中，这并不影响收信人对信息的理解，但是，却反映了写信人工作是否细心。对于合作伙伴来说，选择细心的伙伴比选择不细心的伙伴，更能保证事情的顺利进行。“interest”作为“兴趣”，既可以是名词，也可以是动词，如果是动词，就不能直接与系动词“are”一起用，应该将其变成过去分词“interested”，才是正确的用法。另外，在没有了解对方没能出访的原因时，就直接假设对方也对交易感兴趣，会显得写信人比较主观，可能会引起对方的反感。

2．I will be appreciated if you could make an explanation．

点评：这句话的意思是“如果你能对你的行为做出一个解释，我将不胜感激。”这句话虽然表面上非常客气，但是语气比较强硬，带有一定的指责意味。在面对问题时，“指责”只会引起对方的“自卫”，还会影响双方的关系。另外，这句话中的“appreciate”用法有误，这是学习者普遍存在的一个问题。“appreciate”的用法包括以下几种：appreciate sth．；appreciate it if...（从句）；sth．is appreciated。根据这三种用法，语句可以分别表达成：“I will appreciate your explanation for your failure to come．”“I appreciate it if you could make an explanation．”“Your explanation will be appreciated．”

3．Sincerely，visit our factory and I’m confident that our products will satisfy your needs．

点评：这句话的语法存在问题，让人难于理解写信人到底要表达什么意思。“sincerely”是一个副词，做这句话的状语，但是这句话是由两个简单句组成的并列句，而且谓语的主语不一样，那么将“sincerely”置于句首，并用逗号隔开，就不明确到底谁应该“真诚地”。如果是修饰第一句，那意思就是“真诚地访问我方”，换句话说，是否是指这次客户没有来，是因为不够真诚呢？这样，反而会影响与客户之间的关系。如果修饰第二个简单句中的主语“I”，“sincerely”修饰“be　confident”显得很不恰当。因为“对……有自信”只有程度的区别，而不会是“真诚地”还是“虚假地”。这句话应该改成“I sincerely wish that you can visit our factory and I’m confident that our products will satisfy your needs．”可见，追求句子简洁的前提是保证句子的意思表达准确。

4．It was my fault that I forgot to recheck your fight number．

点评：这句话的意思是“我忘记了，应该再核实一下你的航班号。”首先，这句话中的“fight”应该是“flight”。“fight”是一个动词，是“战斗”的意思；“flight”是名词，有“航程”或“航班”的意思。这两个词在形式上非常相近，应该加以区别，所谓“差之毫厘，失之千里”。其次，这句话的潜台词暗示着两种可能：一是指“我记错了你的航班号，从而搞错了接机时间”；二是指“你有可能来了，但是我记错航班，未能接到你”。这两种“借口”都不是很妥当，有些牵强，因为案例已经明确表明对方实际上没有来，也没有提前通知，业务员已订酒店等，并受到老板的批评，就说明航班和时间都没有错。将所有的错误都大包大揽的做法会为今后的合作关系埋下“地雷”。

5．Permit me first of all to apologize for my terrible mistake made on the arrangements for your visit to our factory，especially on the arrival time of the flight．

点评：这句话的意思是“请允许我首先为自己在安排你方访问我方工厂的事情上犯下的严重错误，特别是航班到达的时间道歉。”写信人将所有的责任都承担起来，希望对方能够再次访问参观工厂。这不是很好的策略。明明是对方的责任，还坚决地表明是己方的错误，就有点委曲求全了。对于诚实的德国人而言，不但不会感激，反而会怀疑写信人的品质。而如果对方不是诚实的人，又会被利用，与这样的客户交易，也是非常危险的。另外，这个句子中的插入语——first　of　all，是放在句子中间的，应该在插入语的前后都增加逗号；如果将其放在句首，就只用一个逗号隔开就行。

6．We would conform your visit ahead next time．

点评：这句话应该表达的是“下次，我们一定会提前确认你的访问。”但是，这句话中，“conform”的意思是“遵守”“符合”，而且是个不及物动词，不能直接带宾语。如果要接宾语，就应该以“conform to”的形式，表示“与……相符”。表示“确认”的词，应该是“confirm”，是个及物动词，可以直接接宾语。虽然这两个词只相差一个字母，但是完全是两个单词，两个意思，在学习英语时，应该注意区别形式上接近的单词。

7．We just want to make sure that is everything all right with you．

点评：这句话的意思是“我们只是想确认，你是否还好。”表达了写信人对德国客户的关切，应该是非常恰当的策略和语气。但是，原句中出现了一个比较严重的语法错误。“你是否还好”是“make sure”的宾语从句。根据英语语法，如果宾语从句是一般疑问句的形式，那么应该将一般疑问句转变成以“whether”或“if”的句子。因此，原句应该改写成：We just want to make sure if everything is all right with you．

8．However，all these turned out to be in vain due to your absence，which，on the other hand，puts spots on your sincereness to do business with us．

点评：这句话的意思是“我们所有的努力都因为你的缺席而白费了，而且你的这种行为也证明了你没有与我方合作的诚意。”如果写信给德国客户是为了发泄心中的不满，并告知德国客户取消与其合作关系，这句话表达得非常不错。但是，如果“我们”还是希望与对方合作，这样的表达就过于严厉，语气过于强硬了，会让事态进一步恶化，届时，再想挽回就更困难了。因此，写信人应该充分考虑写信的目的，再选择采取何种沟通策略和表达。在这句话中，“sincere”的名词形式不是“sincereness”，而是“sincerity”。在英语中，“－ness”是名词后缀，但是，并不是所有的形容词后加“－ness”就是名词，具体的名词形式还是要靠平时的记忆和积累。

9．There　must　have　been　something　that　precluded　you　from　doing　the business　trip．

点评：这句话的意思是“一定是有什么事，让你未能按时出访。”这句话表达得非常巧妙，虽然没有指出具体发生的事情，但却给对方找了个很好的借口，也给写信人自己找到了希望重新合作的理由。但是，这句话中的“doing　the business　trip”不符合英语的表达习惯。在英语中，“do”和“make”好像是万能词，可以与许多名词搭配，但表达“出差”或“商务出访”，却有固定的搭配，应该是“take　business　trip”或直接用“visit”这个词。这些搭配也是需要平时的记忆和积累的。

10．I’m disappointed in you—I had waited for 3hours in the airport，but you didn’t show up without informing us of the changes．

点评：这句话的意思是“我对你很失望，你让我在机场等了你三个小时，但是你却没有出现，而且还没有通知我们相关的改变。”应该说，这句话的后半部分，表达的都是事实，但是，用“disappointed”这个词表示“对德国客户感到失望”，不是特别妥当。如果用“regretful”等，会比较恰当，表示双方是平等、合作的关系。“disappointed”加重了这句话的语气，显得比较强硬，不利于改善双方之间的关系。

（二）错误段落实例点评

1．We feel sorry that you didn’t come last time，but I think there must have been some emergency that kept you from coming here last time．Accurately，we had been ready to welcome you，but you didn’t come．We really regard it as a great pity．

点评：这个段落的意思如果翻译成中文，就是“我方非常遗憾你上次未能过来，但是我想一定是发生了紧急状况，使你的访问未成形。确切地说，我们已经做好了准备，你却没来。我们真的觉得非常遗憾。”这个段落的语序混乱，语言啰嗦，意图也不明确。这个段落如果按事情发生的顺序来述说，意思会更加清楚易懂，因此，这个段落可以改成“According to the schedule of your visiting we had arranged，we went to the airport to welcome you，but you didn’t come．We really regard it as a great pity，but I think there might have been some emergency that kept you from coming here．”

2．I’m sorry that we failed to make an appointment at the airport．I’m rather worry about you．Was there anything serious？As I know you German have a good reputation of credit．I can understand there must have been something wrong with you that make you break your promise．If you have some problems，please tell me so that I can try my best to help you．

点评：这个段落采取的策略是比较恰当的，整个段落的意思是“非常抱歉，我们没能在机场见面。我非常担心你。是不是有什么严重的事啊？因为我知道德国人有较好信用。我相信一定是发生了什么事，让你没法履约。如果你有什么问题，就请告诉我，我会尽全力帮助你的。”只是这个段落中的语言问题，特别是词语或短语的用法出现的错误比较多。“make an appointment”是指确定一个时间、地点，双方见面，即“预约”；但要表达“没能在机场见面”，不能用“make an appointment”，而应该是“meet each other”或“see you”，这样意思更明确。“worry”这个词的用法也比较容易出错。“worry”是一个动词，它有两种常见的意思：一是“to make anxious or uncomfortable”（使烦恼，使焦虑），另一个是“to be anxious about”（担心，烦恼，为……发愁）。在原句中显然应该采取第二种用法，删去系动词“am”。当然，“worried”是“worry”的变形，是形容词，可以与系动词连用，因此，原句也可以将“worry”改成“worried”。在段落的第5句话中，定语从句中的动词“make”最好是过去式，表明是过去发生的事情。

3．We apologize for delayed response since we missed you in the airport on October 12．However，we would like to know if there was something urgent that happened to you since we did not receive any notice ahead．

点评：本段落中的第一句话的意思是“自10月12日我方在机场没接到你后，我方为没能及时联系你表示道歉。”这句话写得过于谦卑，有些低三下四的意味。贸易关系应该建立在平等互利的基础上，只有平等的贸易关系才可能是持久的。因为是对方没能及时通知，我方表示出“担心”“愤怒”或“恼火”才是正常的。当然，“担心”是最佳策略。如果要表示“关切”，重新联系客户，就直截了当地表示“关切”更加合适。

4．Because we all know your country is a strict country．And there must be some reason that leads you can’t come this time．

点评：本段落的语法问题比较严重，尤其是“中式”思维。原文想表达的意思应该“因为你们国家以严谨著称，肯定有什么原因导致你没能来。”在英文表达中，“because”引导的从句不能独立存在，它必须要有一个主句，以构成复合句。该段落的第二个句子是一个带有定语从句的复合句，但是定语从句中的谓语动词没有选择恰当，导致句式复杂，表达不地道。其实，可以将该句中的动词“lead”改成“prevent”或“keep”，意思更明确。整个段落应该可以改成“There must have been some reason that prevents you from coming，for you German have the quality of strictness．”

5．It is a pity that you didn’t come this time．You can connect with us in advance to inform us in any time．We look forward to your next visit to our factory．

点评：这句话的意思是“你这次没来，我们感到非常遗憾。你可以提前通知我们。我们期待你下次来我们工厂访问。”这个段落的问题在于每个句子之间的关联性不够强，思维跳跃，有些“急于求成”。如果将这三句话，都拓展成段落，倒是一封不错的邮件。另外，动词“connect”有“连接”的意思，但它强调的是事物与事物之间的关联性，而要表达中文的“与……联系”，应该是动词“contact”，“contact”是一个及物动词，无需加介词“with”，可以直接接宾语。

6．I wonder maybe you were too busy to come．Or something emergent happened keeped you from doing so．

点评：这句话的意思是“我想你一定是太忙了没来成。或者，一定是什么紧急状况导致你没来成。”这个段落的语气和策略都比较好。但是，该段落提出了两个理由，为对方开脱，有些“画蛇添足”的感觉。当然，如果比较两个理由，第二个比第一个更恰当。对于一个守信用的商人来说，“繁忙”不应该成为不履约的理由。第二个理由是“紧急事件”，那就是对方无法控制的，不是主观愿意的，这是一个非常好的理由了。因此，在该段落中，只需保留第二个理由。当然，前面最好对“接机”做一个描述，也可以表达接待方的心情。另外，该段落中也有语法错误。一是“happened”和“keeped”两个动词连用，不符合英语的语法。其实，可以将“happened”删去，不会影响写信人要表达的意思。而“keep”的过去式应该是“kept”，而不是在单词后直接加“ed”。这种特殊形式的过去式，需要平时加强记忆。

7．First of all，I am very sorry that you didn’t come to our factory as agreed on．I am conviced that you must have had something extremely urgent and important so that you didn’t agree our appointment．As your partner，if you have any problem or emergency，we would like to be noticed immediately，communicate with you and do you a favor as possible as we can．

点评：这个段落欲表达的意思是“首先，我觉得非常遗憾，你未能按约定的时间来访问参观我厂。我坚信一定是有紧急或重要的事情，导致你没有履约。作为你的伙伴，如果你有任何问题或紧急事情，我们希望你能及时通知我们，我们会竭尽全力帮助你。”

这个段落表达的意图是恰当的，友善的，但是，该段落的语言问题比较多，造成意思表达不到位。首先，单词拼写有误。“convice”应该是“convince”，是动词，表示“使确定”的意思。其次，选词有误。“agree”是指“同意”，而在原段落中，“agree our appointment”要表达的意思是“遵守约定”或“如约而至”，如果用“agree”，不符合英语的表达习惯，应该是“keep our appointment”。再次，混淆了单词不同词性的用法。“notice”做名词时，有“通知”的意思，但如果做动词用，就是“注意（到）”的意思，应注意区别两个不同词性所代表的意思。若要表达“通知”，可以用“inform”这个词。最后是误用短语。“do you a favour”这个短语中的“favour”是“恩惠”的意思，一般是请求别人帮忙时，用“do me a favour”。当接待方说“do you a favour”，就好像是在给对方施舍，有一种“居高临下”的感觉。要表达“帮助对方”的意思，应该用“try our best to help you”。

8．Our company was glad to your asking of visiting our factory and eager to establish business relationship with you．But as you disobeyed your promise and failed to visit the factory，it brings some difficulties to our business．

点评：这个段落的意思是“当你方要求参观和访问我们工厂时，我们非常高兴，也非常渴望与你方建立贸易关系。但是，你方却没有遵守诺言，没有参观我方工厂，这种行为已经影响了我们双方之间的贸易关系。”非常明显，因为德国客户没有按时出访，接待方感到不满，并提出了抱怨。如果接待方还是想与德国客户进行贸易往来，那这个策略就不够妥当，因为这样的写作反映了接待方不够大方，有些斤斤计较。另外，“be glad to”的“to”表示的是动词不定式，后面应接原形动词，而不是动名词。“遵守诺言”的习惯表达应该是“keep one’s promise”，一般不用“obey”这个词。“obey”是指“遵守、服从”，一般表示“遵守规则”等。

9．I still remember you said that you would come to our company this morning．Foreign customers are always very important for our company．We treasure every opportunity to establish business relationship with them．This time is not an exception．We prepared everything for your coming，including the supper，meeting，transportation and hotel．Of course all them cost a lot of money．Today I came to the airport to welcome your coming．Unfortunately，you never show up．I waited for the whole day and really feel disappointed．The worse thing is that my boss is getting angry and he think I should take the responsibility．Now，I am in a very dangerous situation and It is possible that I may lose my job．

点评：这个段落的意思是“我仍然记得你曾经说过你将于今早来我公司参观。国外客户对于我公司来说非常重要。我们珍惜与他们建立贸易关系的每一个机会。这次也不例外。我们准备了所有的事务，包括饮食、会议、交通和住宿，而且，这些都花费了很多钱。今天我们去机场接你，不幸的是，你没有出现。我等了一整天，真的非常失望。最糟糕的是我的老板非常生气，他让我承担相应的责任。现在，我的处境非常糟糕，有可能我会因此失去我的工作。”该段落采用了“苦肉计”，整体来看，事情述说得比较清楚，从对方提出商务访问到接待方的精心准备，再从接机的失望到给业务员带来的后果，意思层层递进，对收信人的触动应该比较大，可能会产生较好的效果。

可是，该段落反映出“中式英语”的一些问题。首先，该段落有三层意思，按照英文的表达习惯，应该分成三段，意思会更加清晰，层次会更加分明，也方便阅读。第一段可以到“This time is not an exception．”止，主要是表达写信人对来访的重视；第二段可以到“Unfortunately，you never show up．”止，描述了为接机做的准备和客户没有来的事实；第三段陈述客户没来造成的后果。其次，词语选择和时态选择不太恰当。“supper”在英文中仅仅指“晚餐”，而客户来访不应该只是解决晚餐，因此，应该用“meal”来代替“supper”。“all them”不符合英语的表达习惯，当表示“所有这些”（指前面提到的来访准备）时，一般用“all these”或“all of them”。“come to airport”在英语中，表示“说话人还在机场”，这不符合事实，写信人应该已经从机场回来了，因此，在表达“去机场接你”应该是“go to the airport to pick you up”。在原段落中，从“去机场”开始，动词时态有时是现在时，有时是过去时，比较混乱，可以都采用现在时，因为都是“today”发生的事情。要特别注意“he think”中的第三人称单数问题，要把“think”改成“thinks”。此外，该段落的最后一句是两个简单句组成的并列句，那么第二个简单句的首字母不应该大写，应该是小写。

10．I don’t know what made you cancel this visit．I should have had more communication with you．But it was done．I’m not blaming you，but I really think that you should give us your explanation about it．As I mentioned before，we treasure every opportunity to establish business relationship with our customers．We may have some misunderstandings about it．We are full of confidence that we can figure it out．So we still want you to come for our business cooperation．And I guess that’s the only chance to save my job．I’m looking forward to hearing from you．

点评：这个段落的意思是“我不知道是什么原因导致了你取消这次参观访问。我应该跟你多联系。但是，事情已经这样了，我也不怪你，不过你应该给我们一个解释。就像我前面提到的一样，我们珍惜与客户建立贸易关系的每个机会。或许，我们存在误解。但是，我们有信心我们可以解决。因此，我方还是希望你能来，以促成我们之间的合作。而且，我想这是我能挽回工作的唯一机会。我期待你的回复。”

该段落与例9的策略是一样的，都是“苦肉计”，但是，这个段落写得层次不分明，意思混乱，缺乏逻辑。该段落第一部分希望对方给出一个合理的解释，可是，完全是“中式思维”，其大意是“我不知道是什么导致了你取消商务访问，我应该与你多联系几次；但是，事已至此，我也不是怪你，不过我认为你应该给出一个解释”。英文表达更注重逻辑，这个部分可以改成“I don’t know what made you cancel this visit．However，as a businessman，the most important thing is to keep promise．If there is anything which prevents you from coming，you，at least，should inform us of it．But we received no notice in advance．For this，I think that you should give us your explanation．”接下来，写信人又是“自责”，又是“自信”，意思也相当混乱。从逻辑上而言，这个部分最好描述“对方行为带来的后果”，列举经济上的损失和公司老板对业务员的惩罚，甚至可以提到对德国客户自身名誉的影响。最后，中方的业务员不应该主动抛绣球，应该将这个难题抛给对方，让德国客户给出一个解决问题的方案。这样，德国客户回复的可能性会更大，如果不回复，那就是一个不值得建立贸易关系的客户，也不用惋惜。

（三）失败邮件实例点评

1．

Dear Sirs，

Much to my regret that I didn’t pick you up at the airport．I forgot to recheck your flight number and then missed your arrival time．I acknowledge that my fault has brought you much trouble．I hereby express my deep sorrow for this matter and assure you that this matter will not happen once again．I wish we can make an appointment again when it is convient for you．Sorry again for inconvenient and hope for a perfect meeting next time．

I look forward to having your early reply．

Yours sincerely，

×××

点评：这封邮件是比较失败的，不仅表现在策略上，还表现在语言方面。首先，根据案例，谁对谁错非常明显。德国客户没有出现，既没有事先通知，也没有事后的电话或邮件，可以看出德国客户不是因为搞错了航班而没有出现，否则他应该会主动与写信人沟通。如果是写信人将接机航班或时间记错，德国客户也会联系写信人。写信人作为商务访问的接待方，在没有接到客户的情况下，勇于承认错误，把没有接到客户归结于自己没有再确认航班，与此同时，还为给对方带来不便，深表歉意，采取的策略是“委曲求全”，目的是希望能与德国客户重新取得联系。可是，这种“委曲求全”的策略是比较危险的，给人一种“急于求成”的感觉，也不利于今后贸易关系的正常发展。接待方的“大度”可能会让对方在今后的谈判中明显处于优势，有可能会被对方滥用。与其建立不健康的贸易关系，不如干脆放弃。

其次，这封邮件的语法及单词拼写等问题比较多。“much to our regret”是

一个习惯短语，表示“I am sorry”，习惯性用法是将其放在句首，用逗号将它和主句隔开，而不是接“that从句”。“once again”也是一个常用短语，表示“now again，as in the past”，即（像从前那样）再（来）一次，“again”表示“once more，one more time”，表示“再一次，又”。在原段落中，写信人保证“这样的事情不会再发生了”，强调的是“再一次”，因此，用“again”更恰当。“方便的”正确拼写应该是“convenient”，而不是“convient”，作为形容词，它的前面可以加前缀“in”表示相反的意思，即“不方便的”，但它仍旧是个形容词，如果要做介词“for”的宾语，应该将其变为名词形式——inconvenience。

2．

Dear Sirs，

We are pleased to receive your order of 19th June．

We felt greatly honoured to have you visit our company in person．So we prepared everything well to welcome your arrival．However，it’s a pity that you didn’t come yesterday．As we all know，Germans are famous for their responsibility，punctuality and strictness，so we guess you might have had

come across something emergent，and thus had no time to inform us the changed schedule at once．

We hope you can arrange another visit to our company．To help you know better about our products and make better decisions，we enclose a copy of our catalogue and hope our handling of this order can lead to further business relationship between us．

Yours sincerely，

×××

点评：如果不考虑这封邮件写作的商务背景，仅仅从邮件的语言、结构和策略来讲，这封邮件写得还是不错的。这封邮件结构完整，段落层次分明。它的语言基本功比较扎实，没有出现语法错误，也没有单词拼写的错误，而且邮件的意思也表达得比较准确和清晰。这封邮件采取的策略也非常恰当，以“德国人的责任心、守时和严谨”来猜测“一定是发生了一些意外的事”，不仅为对方找到一个很好的台阶，也为自己写信找了个很好的理由。

然而，所有这些努力都是徒劳，因为，这封邮件有一个致命的错误——不符合本章案例的商务背景。根据本章的商务案例，我们可以知道，德国客户与中方业务员之间还处在贸易磋商阶段，德国客户还没有下订单。可是，这封邮件的开头表示了对对方订单的谢意，还在结尾段落表示希望通过执行这份订单能建立进一步的贸易关系，表明写信人没有理解本章的案例。其实，每一封商务邮件都是在一定的背景下写的，如果脱离了其商务背景，语言和结构再好，邮件也没有任何实际意义。从这封邮件的写作，我们可以看出，学习进出口邮件写作，不仅仅是一种语言上的学习，而应该将语言学习与商务背景相结合，锻炼学习者的独立思考能力、解决问题能力及语言和商务知识的综合应用能力，才能使进出口邮件写作的学习者更好地适应进出口实践的要求。

三、基于案例成功邮件实例点评

（一）邮件范例

1．

Dear Sirs，

It’s a great pity that you didn’t show up as scheduled yesterday．Our CEO and I are worried about you．It’s essential for us to make sure that you are safe．So，could you please give us a reply if everything is fine？Besides，our CEO would like to find out the reasons，if any，that prevented us from meeting．Would you please kindly inform us the possible reasons？We really appreciate it．

Let me confirm your schedule once again．After your arrival，we would have a dinner in a famous restaurant near the West Lake．And after that we would show you around the lake to enjoy the charming scenery．For that night，you would stay at the Hilton Hotel．

There would be a meeting for you the next morning in our company building，at which our CEO would introduce you our company and products．After that，we would lead you to go around our factory，and of course you would enjoy your lunch there．Your flight back would be at about 3：00that afternoon．

If you have any ideas or suggestions about the schedule，please tell us and we would surely adjust it according to your needs．As soon as you fix your time，please let us know so that we could make the arrangements as early as possible．Our CEO and I myself welcome you to our country and our company，and we quite expect the face－to－face communication with you．

Looking forward to your reply．

Yours sincerely，

×××

2．

Dear Sir，

I have been wondering why you didn’t come last weekend．

On our schedule，you should visit our factory on April 25th to see our products that interest you．We had arranged a hotel for you and had been

ready to meet you at the airport．But，to our disappointment，you didn’t appear．Did anything happen to you？If so，you should have called me instantly so that we could cancel the room and make some adjustment．

My boss is very angry at this matter．He asked me to take the responsibility．You know I’m in a very bad situation now．So，could you give me a good explanation so that my boss may forgive me for this big errer？

Yours sincerely，

Shelley

（二）邮件实例点评

进出口邮件写得成功与否不在于邮件的长短，而在于邮件采取的写作策略、表述语言和篇章结构。上述两封邮件就是写得比较成功的邮件，重新建立贸易关系的可能性非常大。

首先，这两封邮件采取的策略很恰当。第一封邮件采取的策略是“真诚策略”。在邮件的起始段，写信人真诚地关心德国客户的安危，希望德国客户给出一个解释。接着又将商务访谈的安排告知对方，以吸引（或诱惑）对方。在结尾段落，写信人非常自然地通过提出希望德国客户能够再次商定时间和来访行程，要求对方能尽快回复。只要对方回复了，重新磋商的可能性就非常大了。第二封邮件，采用的是“苦肉计”。在邮件中，写信人提出了其公司老板对他的态度——“angry”，在字体上使用了加粗的字体，使得“angry”比较醒目；写信人还提到了老板要求他承担责任，也使用了加粗的“me”，以示强调。德国客户收到这封邮件后，如果他不是一个骗子，应该会感到愧疚的，回复的可能性非常大。

其次，这两封邮件的篇章结构也非常合理。第一封邮件在第一段表示了关切，表明出口方的态度。第二段和第三段说明了行程安排，不仅表明出口方的精心安排，还希望通过再次的描述，能引起对方的兴趣。第四段表达了出口方希望面谈的心愿，段落分明而且完整，方便阅读和理解。第二封邮件的段落也非常清晰明确，整封邮件的篇章简短但完整。尤其值得一提的是第二封邮件结尾部分的处理。通常，在进出口邮件的结尾，写信人会写“We look forward to your early reply．”以提醒对方尽快回复。但是，在第二封范例邮件中没有写类似的句子，结尾简洁，因为在它的结尾段落的最后一句已经写到“你能否给我一个解释”，也就是要求对方回复了，这样就避免了重复。另一方面，因为在结尾段落中提出了老板的态度和处理措施，业务员可能要承担责任，以“So，could you give me a good explanation so that my boss may forgive me for this big error．”来结束整封邮件，能传递写信人内心的不满和担忧，更能凸显“苦肉计”的效果。

最后，这两封邮件的语句比较通顺，意思也比较清楚，没有出现较严重的语法错误，反映了写信人较好的语言基本功。不过，这两封邮件还是有个别的语言问题。在第一封邮件中，存在三个小问题：“inform”是动词，表示“告诉……”，它的用法是“inform sb．of sth．”或者是“inform that...”，邮件中少了“of”；“lead”也是动词，有“为……带路，引导”的意思，不过一般是“lead＋obj．＋adv．／prep．”的形式，也就是“lead”后接宾语和宾语补足语，因此，邮件中的“lead you to go around”应改为“lead you around”；“在我们公司举行会议”就非常清楚了，所以不用表达成“in our company building”，可以删去“building”。在第二封邮件中，有一个单词拼写错误，“errer”应该是“error”。