第一节 应用文写作概述
应用文是人类在社会生活中为处理日常公私事务而使用的文章的统称和惯用文体。
应用文写作古已有之，最早是诏、旨、策、谕之类的下行文，后来出现了书、疏、表、议、申、启、呈等上行文，同时出现咨、刺、照会等平行文。清人刘熙载在《艺概》一书中的“文概”卷有一段话：“辞命体推之即可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行。重在其辞乃所以重其实也。”刘熙载虽然没有阐述应用文的概念，但他指出了应用文重实用讲求实效的特点。后来，徐望之在《尺牍通论》中做了进一步的阐述：“有用于周应人事者，若书札、公牍、杂记、序跋、咸铭、颂赞、哀祭等类，我名之曰‘应用之文’。”徐望之对应用文包含的文种，做了界定。20世纪20年代以后，出版了不少的应用文的著作，其中有代表性的要算陈子展的《应用文作法讲话》（1931）。该书从社会上经常使用的文体中，抉择出公牍文、电报文、书启文、庆吊文、联语文、契据文、广告文、规章文、题署文九种，“每论一体，于其类别、法式、得失、源流，莫不一一指陈”。这本著作，对后来的应用文写作教学和研究有较大的影响。
1949年以后，“应用文”这一概念被广泛使用。应用文的含义表述为：应用文是人们在日常生活、工作、学习和交往中，处理各种事务而形成和使用的具有规范体式、语言朴素的书面材料。
一、应用文的特点
（1）实用性。实用性是指应用文体无论是在处理公共事务还是私人事务中，都具有实际应用价值。为什么要写应用文？为了解决现实中的实际问题，为了办事，为了沟通人与人（包括个体与集体）之间的关系，一句话，为了工作和生活的实际需要。实用性是应用文最根本的特点，它是判别文章是否是应用文的标志，应用文的其他特点也从它派生出来的。
（2）真实性。真实性是指内容真实确凿，实事求是。真实性是由实用性决定的，文章要解决实际问题有实用价值，绝不能离开真实确凿的现实状况。比如订一个计划，如果不从现实的人力、物力、财力和其他条件出发，仅凭主观愿望乱提指标，这计划能实现吗？不能实现的计划有什么实际意义呢？因此，文中所写的数据、材料，包括地名、人名、联系方式等，都必须真实准确，不允许艺术加工，不允许夸大其词、添油加醋，更不允许凭空杜撰、无中生有。
（3）规范性。规范性是指写作有一定的规格化、范式，不能任意改变、随便“创造”。应用文因为使用的人多，使用的范围广，使用的频率高，为了提高办事效率，就需要规范化。这特点也是和实用性相联系的，因为实际办事，就要讲究效率，特别在竞争激烈的现代社会里，效率低就意味着失败。
应用文书体式的规范性主要表现在两个方面：一是文体的规范，即需要解决什么问题就采用什么文体，文体有一定的规范不能乱用；二是格式的规范，即每一种文体有大体的格式规范，不能用甲文体的体式规范代替乙文体的体式规范。
（4）简明性。简明性是指应用文在内容上、语言上应尽量简单、明确。这也是由实用性决定的。因为要办事，文章越简明，对方就越容易把握，就不容易出差错，就可以提高办事效率。古代有个笑话，说有个秀才替别人写一张卖牛的契约，写了三张纸，还没有出现“牛”字，试问，如果是这样办事，还有什么效率可言？
二、应用文的分类
应用文分类繁多，可以从不同的角度划分成不同的类别。
（1）按其处理事情的性质划分，可以分为公务类应用文和私务类应用文。
公务类应用文是指处理国家和集体的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的公文。
私务类应用文指为处理个人的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的个人日常应用文书。
（2）按表达方式划分，有记叙文、说明文、议论文。
记叙文是以记叙为主要表达方式的应用文；说明文是以说明为主要表达方式的应用文；议论文是以议论为主要表达方式的应用文。
（3）按使用领域划分，可以分为行政类应用文、专业工作应用文、日常生活应用文。
行政类应用文包括国家行政机关公文和日常行政公文。
①国家行政机关公文。指国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十三类十三种公文。国家机关公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率。
②日常行政机关公文。指上述国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件。是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度，介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那样严格，制作也比较自由。日常事务公文不具有法定的权威，一般不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料。有些日常事务公文还可在报刊上发表。
专业工作应用文。指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文。
由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异。这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，外行人是很难写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等；司法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告；文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例；医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告；外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等。
在各类应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作需要随事立体的应用写作新形式，也将会不断增多。
日常生活应用文。日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记等。日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由。
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