常用书信概述

第一节　常用书信概述

书信是使用范围最广泛、使用频率最高的一种应用文。

书信是指人们在社会交往活动中，用于传递信息、互通情况、交流思想感情的一种应用文体。尽管随着现代信息技术的高速发展，人们的交流方式更直接、更快捷，但书信因正文的内容无所不包和巨大的实用功能仍广泛地应用在我们的日常生活、学习和工作之中。

人类社会在文字产生之前，人与人之间的交往依靠口头传递和符号传递。文字产生以后，书信便成了承担这一任务的主要方式和途径。历史上，有关古代书信的名称有：简、牍、素、函、札、笺、柬等名称。书信名称的变化是随着文字载体的变化而发生变化的。每一种名称下的书信，在其内容、形式以及传递的方式上也确实有着这样或那样的不同，但不管书信以何种面目出现，它作为人类交际工具的本质始终没有改变。古代如此，现在仍然如此，随着人类社会的不断发展，个人、组织之间的沟通与交流比以往更加频繁，不论是传统意义上的书信，还是电子邮件，必将在现代信息社会中发挥更大的作用。

一、书信的特点

（1）态度要真诚。我国古代把信称为书，而“信”原指送信的使者。信使的职责就是把别人的话传准确无误地递给第三方。《说文解字》中这样解释：“诚，信也。”说话符合事实就是诚，诚也就是信。所以真诚是写信的第一要求。从古代的《与朱元思书》、《答司马谏议书》、《报刘一丈书》，到近现代的鲁迅写给许广平的信、傅雷家书等，无一不饱含着诚挚的感情。所以，书信要求抒发真挚的感情，反对假大空式的书信。鲁迅先生说过，书信是“较近于真实”的文字。

（2）语言要得体。写信不同于我们平常写的文艺作品，写信有明确的对象、明确的内容，给不同年龄、不同文化层次的人写信语言要求有所不同，一封措辞得体的书信让人看了如怡春风、如饮甘泉。一封辞不达意的书信让人看了如坠云雾。所以，得体的语言在写信中是必不可少的。

（3）书信有一定的格式。书信有固定的格式，这是书信区别于其他文体的重要标志。书信的格式是在长期的应用中逐步形成的，目的是为了达到更好的表达效果。书信格式正确的应用，是一个人文化修养的体现，同时更有利于内容的表达和传递。

二、常用书信的分类

从用途上分，它可以分为两类，一类是一般书信，另一类是专用书信。

（一）一般书信

一般书信是指通常的私人信件，用于亲友、同事和同学之间交流思想、互通情况、联络感情、商洽问题、处理事务，是书信中最常见、应用最广泛的一种。

一般书信由信封和信瓤两部分组成，信封是显示于外的东西，信瓤则是信的正文。这两部分都有固定的格式和协作要求。

1.信封

信封分为竖式信封与横式信封两种，现在所通用的是横式信封。信封的内容包括收信人的邮政编码、地址和姓名，寄信人的邮政编码、地址和姓名六部分内容。具体格式如下：

书写注意事项：

（1）无论收信人还是寄信人，地址一定要明确详细，以免投递失误，切忌以“内详”敷衍。

（2）收信人姓名要写完整，不能省略。信封上不要使用写信人对收信人的亲属称谓，这是因为信封主要是给投递员看的。

（3）寄信人的地址和姓名必须写在信封上，因为当由于某种原因这封信不能寄达收信人时，邮局必须以此项信息退还所寄信件。

（4）字迹工整清楚，以免给投递员造成不必要的麻烦。

2.信瓤

信瓤，又叫“信内”，一般分为开头、正文、结尾、署名、附信等几部分。

（1）开头。开头写收信人的称呼，要单独成行，顶格书写，表示尊重和礼貌。称呼之后加上冒号“：”，以示领起下文。

平时对收信人如何称呼，信上也如何称呼。写给长辈的，按长辈称呼，如“祖父”、“伯父”、“伯母”等；写给平辈的，比自己年长的称“哥哥”、“姐姐”等，比自己年幼的，称“弟弟”、“妹妹”等，也可以直接称呼名字；写给晚辈的，可以直接写名字。

（2）正文。这是信的主要部分。寄信人要向收信人询问、回答，叙述的内容，都在这里表述。

正文要另起一行，空两格写起，转行时顶格。根据内容可适当分段，它包括以下几个方面内容：

①单独成行，空两格写起。向收信人表示问候。

②另起一段，空两格写起。说明何时收到对方来信，表示谢意；或者询问对方情况，表示关怀。总之，应首先谈对方的事情。

③谈自己的事情。每一件事都要分段写，使对方一目了然。回答对方的问题要有针对性，有的放矢。

④可写有何希望、要求或希望再联系的事项。

（3）结尾。一般是写表示祝愿或敬意的话。普通的信多用“祝你健康”、“此致”、“敬礼”之类的话。祝愿的话可因人、因具体情况选择适当的词，不要乱用。

结尾的习惯写法有两种：

①在写完正文之后，紧接着写“此致”，另起一行顶格或空两格写“敬礼”。

②不写“此致”，只是另起一行空两格，写“敬礼”、“健康”、“安好”等词。一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。

（4）署名。是书信的最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾的右方空半行的地方。如果是写给熟识的亲属、朋友的，可加上自己的称呼，如弟、妹等。后边写名字，不必写姓。如是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。名字后边，或在名字的下一行右下方，写上发信的年、月、日，以便于收信人查考。

（5）附言。有四种情况：

①附告详细地址。初次通信或写信人的地址有变动，应把通讯处或详细地址通知对方。

②托带问候的话。如“请代问婶子好”。有的是别人托写信人代向收信人问候，如“姐姐附笔问安”。

③附件说明。信中附有照片、票据等，要加以说明。

④附加的话。信写完以后，发现还有内容要补充，可以加在后面。为醒目起见，常见“另”、“又”或“还有”开头。或先写附加内容，最后注明“又及”或“某某（写信人的名字）又及”作为结束。

3.一般书信写作基本要求

由于书信是人类借助文字交流思想感情、互通信息或联系各种事务的一种方式，因此在撰写书信时，态度要诚恳，意想要鲜明，叙述要清楚，内容要具体，语言要得体，书写要工整。这样才能使实现交际的目的。

书信要用黑色笔或蓝色水笔、圆珠笔写。不能用铅笔，以防模糊不清。也不能用红笔写，这会让对方以为是绝交信。信纸要用专门信纸或稿纸。

（1）称呼、问候用语及信中语气、措辞要符合写信人的身份。

（2）要考虑收信人的文化水平及经历，使收信人看得懂信。

（3）要抓住重点，力求写得充实、圆满、简短。

例文