秘书写作的表达方式

三、秘书写作的表达方式

文章的表达方式，有叙述、描写、抒情、议论、说明、对话等。表达方式，是使用语言表现和传达内容、主旨的一定方式。写作实践中，表达方式既要适合表现内容和传达主旨的需要，又要能够很好地将内容和主旨表现、传达出来，表达方式的好坏(是否合适，有效)直接关系到内容的表现和主旨的传达。通常，我们说文章缺乏表现力，就是指表达方式不太合适，没有很好地、最有效地表现和传达出文章的内容和主旨，如叙述不清楚、描写欠生动传神、缺乏必要的解释说明、议论没有逻辑缺乏力量等。

秘书写作中，由写作的实用目的、直接显露主旨的原则、合理合法合意的写作要求、简明准确平实庄重的语体特征所决定，表达方式以叙述、说明和议论为主，使用抒情和描写的表达方式要特别慎重，一般不用“对话”。而且，秘书写作中，叙述、说明、议论的使用还有着独具的特点和要求，与一般文章写作区别明显。

第一，直接明确的叙述。秘书写作中，使用到“叙述”这一表达方式，多是直接明确，讲究平铺直叙，忌曲折波澜和铺垫、曲笔。“直接明确”是秘书写作中叙述的特色。

叙述，作为一种基本的、使用最广泛的表达方式，在记叙、说明、议论等各体文章写作中都要用到。叙述的具体方法，有顺叙、倒叙、插叙、补叙和分叙(也称并叙或平叙)等。依详略的区别，叙述又可分为概括叙述和具体叙述(详述)。

秘书写作中，叙述主要用于介绍人物、概括事实、述说缘由、交待情况、综合事迹等，或介绍某一人物的经历和事迹，或交待某一事件发生发展的过程，或提供具体事例，或介绍有关情况。秘书写作中的叙述，有以下特点:

首先，秘书写作中的叙述，多是“顺叙”。在秘书写作中，或按照事件发生发展的进程顺序进行叙述，或按时间先后次序进行叙述，或按事物的因果逻辑关系及提出问题、分析问题、解决问题的逻辑顺序进行叙述，都是顺叙法。秘书写作中一般不使用倒叙、插叙、补叙、分叙等叙述方法，颠倒过程和结局的位置或提前某一突出片断、叙述中又插进另一有关事件的叙述、叙述到一定阶段又补充前面的某些事实和事件、“花开两朵，各表一枝”的并列(平行)分别叙述等，一般不宜使用。倒叙、插叙、补叙(或称追叙)、分叙等，容易产生艺术效果，但也容易使结构层次不清、头绪纷乱，与秘书写作“直接显露主旨”的要求、“简明准确、平实庄重”的文体特征是背道而驰的。

秘书写作中的顺叙，准确地说，是单一性的顺叙，叙述的顺序是顺应时序、进程、因果逻辑的，叙述的对象又是单一的。

其次，秘书写作中的叙述多是概括叙述，即不求细致、详细的叙述。概括叙述，是一种“扼要”的叙述法，不宜注重繁复的现象、繁琐的过程，宜直接概括本质，着重于整体的简明扼要。如调查报告中关于调查对象的介绍、交待调查工作的基本情况，注重的就是给人整体的把握和认识、给人大致轮廓，无需叙述对象的方方面面详细而具体的情况，也无需叙述调查工作的细枝末节。一般记叙文和叙事性文学作品，讲究概括叙述与详细(具体)叙述相结合，注重整体和细节“相得益彰”，既不失于空泛，也不失于琐碎。秘书写作，则更多的是使用概括叙述。

概括叙述，也包括“综述”，即抓住同类若干事物的共同特征进行综合概括，叙述全面的现象或过程(同类若干事物共有的)。这是叙述对象不是具体的个人或单一事件时较常用的叙述方法。如概括叙述某一系统的工作成绩、广泛性普遍性的社会现象、若干单位共同的经验等。

秘书写作中，多用顺叙、单叙、概叙、综述，目的是为了直接明确，直接给读者明确的内容和主旨，避免曲折委婉或含蓄、繁复的表述。秘书写作的叙述，是直接明确的叙述，这一特点也可概括为“叙述的直陈性”(直接陈述)。

第二，平实质朴的说明。秘书写作的说明，是平实质朴的，不求形象化和艺术感，也不掺杂个人主观情感因素(要有客观态度)，要求用简明扼要的文字把事物的形状、性质、特点、成因、功能及内在规律等解说清楚。

说明这一表达方式，广泛运用于公文及事务文书、日常生活文书、各专业文书的写作中，公文中的规范性公文(如条例、规定)更是完全采用说明这一表达方式。

秘书写作中，平实质朴的说明，既要求内容真实客观，也要求说明主体(作者)的态度真实客观和文字平实简朴。秘书写作中常用的说明方法，有定义说明、概括说明、分类说明、对比说明、举例说明、数字说明、图表说明、分解说明和分析说明等，这些说明方法的含义及使用要求，在一般的基础写作著作、教材中有详细介绍，这里从略。

秘书写作中，“说明”主要用于说明事物的性质和特点、说明事物的范围、说明事物的类别、说明制文意图、说明开展公务活动的措施和方法、说明事物的优劣等。平实质朴，是秘书写作中说明的总的要求，即使是偶尔用到比喻说明，也要求贴切、简明、朴素。

第三，简约概括的议论。议论，是作者对事物发表见解，以表明自己的观点和态度。一段完整的议论，包括论点、论据和论证三部分，即提出主张、看法和观点，用正确的理论和确凿具体的事实加以证明。

秘书写作中的议论，具有简约概括的特点，不具备议论的完整形式，往往只是作者对事物的评价和论断。这也是秘书写作直接显露主旨的原则所决定的，无论是分析问题产生的原因、提出意见和要求，还是提出解决问题的措施和办法、明确注意事项或者阐述行文的必要性、解决问题的可能性和建议的可行性，都要求直截了当，注重的是观点和态度，而不是逻辑推理过程。简约概括的议论，是一种直截了当的原则性的表述。“言之成理”的逻辑过程是无需反映在书面文字上的。秘书写作中的议论，常常是用简约的文字直截了当地明确赞成什么、反对什么、为什么要做、要做什么、能不能做等内容，或一针见血，或画龙点睛，或一语道破，有时甚至是简要总结性的结论。

简约概括的议论，也是一种客观的感情色彩平淡的议论，无论是正面阐述自己的观点和态度，还是反驳错误的观点和态度，都只是原则性表述事理。

议论的方法多种多样，秘书写作中较常用的演绎法(主要是“三段论”推理)、归纳法(由个别前提归纳出一般性结论)、引证法、对比法、喻证法、例证法、因果法等。

第四，慎用描写和抒情。文章的六种基本表述方式，秘书写作中最少使用到的是“对话”，也较少用到描写和抒情。使用描写、抒情、对话这三种表达方式要特别慎重，既不能影响到“讲究实效”的写作目的，也不能影响到“直接显露主旨”的原则，还不能有损于秘书写作文体的基本特征。也就是说，在少数文书写作(如调查报告、简报、讲话稿、新闻宣传文书的消息、通讯、广告等)中，可适当使用描写、抒情、对话，以增加文稿的生动性和感染力，但一定要注意使用得是“地方”、是“时候”，并且要能使表义更清楚明确、更便于读者理解和接受，同时又不至于影响到行文的平实和庄重。

一般来说，各种讲话稿较常有描述和抒情文字。