文稿起草正确理解领导意图

四、秘书写作的一般过程

秘书写作的一般过程，与一般文章写作一样，大致也有三个阶段，即准备阶段、起草阶段和审定阶段。但秘书写作的准备、起草、审定过程和方式都有其独特性，无论是准备、起草还是审定，都有着明显的受命性，是受命准备、受命起草、受命审定。正是在这一意义上，我们说秘书写作是受命而作。

秘书写作的准备阶段，要做的工作主要有:精神准备、情况准备和构思、拟制写作提纲。精神准备和情况准备也就是常说的“吃透两头”;构思，主要是指确立主旨、精心选材和布局谋篇;拟制写作提纲，是构思的文字定型，反映的是文章的基本构架。实际上，整个准备阶段都可以说是构思阶段，“构思”也是贯穿于整个写作过程的。准备阶段要吃透“上头”精神，摸清“下头”实际情况，结合上下精神和实情贯彻制文意图，确立主旨，选择材料，确定表达方式和语言运用，理顺思路，构建框架并以文字大致定型，这些都是“构思”的内容。整个准备阶段的工作，都是为了构思逐步定型;而起草阶段，则是构思的初步具体化，审定阶段是构思的完善和最终定型。

起草阶段是一个操作过程，即拟写文稿草案。审定阶段，包括两个环节的工作，即审核和改定，审核通常包括起草者的自审和领导(或秘书部门负责审核的专职或兼职人员)审核，改定即修改定稿，仍由起草者完成。审定阶段的主要工作涉及面较广，从文稿内容到形式，均在审定之列。秘书写作中，审定主要是这样一些内容或工作:是否确需行文、文体是否合适、文稿内容是否符合政策法规、是否准确地体现了制文意图、材料是否真实典型、观点与材料是否一致、办法措施和要求是否切实可行、主旨是否突出、观点是否鲜明、条理是否清晰、层次是否分明、文字是否精练简明、书写是否规范、字词是否准确、内容及必备附件是否完整、格式是否规范、标注是否合理、引文及引文要素是否完整、受文对象及发送范围是否准确、是否符合规定的撰制程序(是否符合规定的会签、送审、签发手续)等。修改定稿，是要根据审核意见进行再加工，改正和完善文稿并最终定稿。撰稿人(起草者)的修改工作常以四个方面为主，根据审核意见、要求和秘书写作及文稿的特点、要求，进行整体的加工和润色。这四个方面是:进一步深化主旨明确观点、根据表达主旨的需要增删材料调整结构、校正标题修饰语言、规范文字校正标点。秘书写作中，审定的总要求是齐、清、定。“齐”，是指文稿内容及各组成部分要完备、齐全;“清”，是指文稿的书写要规范、清楚，各种标识及符号要符合规范和要求，文面要整洁;“定”，是指文稿送领导签发之前存在的各种问题都要解决好，不留尾巴，没有遗留问题。

秘书写作的一般过程、一些环节的具体要求，是秘书写作独具的特点，这里我们作简要提示。

(一)吃透两头，把握主旨

秘书写作的“吃透两头”是要求准确领会上情和掌握下情。

准确领会上情，包括准确领会党和国家的路线、方针、政策和法律法规，以及准确领会领导意图、机关制文意图。在这个基础上才能明确确立主旨。选择材料、安排结构、组织语言表达必须以“把握主旨”为前提，确立主旨又必须以“吃透两头”为前提。

“吃透两头”的吃透“上头”精神，实际上是要求有较好的理论准备，有敏锐的理解力。懂政策、懂法律是秘书写作人员必备的素质，既有较高的政策水平，又有法制观念和较好的法律知识，才能在写作中做到不偏离政策、不违法，才能准确有效地传达和贯彻大政方针、法律法规。同时，不违背政策和法律，也是准确领会领导意图、机关制文意图的前提和基础。吃透“上头”精神中的懂政策、懂法律，是长期的理论准备，不是写作某一文稿时临时抱佛脚去学政策、学法律。具体写作过程中，核查政策规定和法律条文(有针对性地核查，以求准确或释疑，以提供确凿的政策和法律依据)是正常的，但缺乏必要的理论准备则是不正常的。秘书写作人员自觉地加强理论修养，提高政策水平，加强法制观念是一项长期性的、日常性的工作。

准确领会领导意图和机关制文意图，是秘书写作中的一大难题，尤其是前者。相对来说，机关制文意图往往较易明确，不难领会和把握，比如要规范某一工作、活动或事项，要布置某一工作、安排某一活动。这种制文意图并不难把握，难就难在“准确”二字上:提出规范和要求这当中有分寸感的问题，安排布置工作或活动也有指导原则和具体措施的结合，规范和要求怎样才能做到可行、有效、适度，以及措施怎样才能切合实际、得力，这是秘书写作的难题。解决这一难题，需要秘书写作人员有较强的业务能力，既懂上情又懂下情，能将机关制文意图准确地传达出来，并与实际情况紧密契合。

比较起来，准确领会领导意图的难度也许更大。领导意图或上级指示，是“命”的核心内容，通常应包括行文原因、目的、对象和要表达的主要观点、要使用的主要材料或范围、文稿的具体内容等。但实际工作中，领导意图或上级指示，往往多是原则性的、不具体的，有时是由领导口授的，有时是领导在各种讲话中提及的，有时是领导集体会议讨论甚至没有明确、多次交换过意见以后只在会议上略为讨论，有时是领导不很清晰的意图，有时领导表述意图也可能是正话反说或将真正意图隐藏在批评、讽刺、设问甚至反问当中，这些情况下要具体清晰、准确地领会领导意图，难度是可想而知的。比如，某兄弟单位多少周年大庆，你单位领导得知这一情况，可能是随口说了声“100周年啦?”或“100周年噢”就再无下文，作为秘书人员你不能不去考虑是否本单位应表示祝贺。祝贺还是不祝贺，领导并没有明确说，这时就需要秘书写作人员认真分析、体会领导当时的语气、语态甚至表情，需要了解本单位与该单位的关系及交往情况，然后作出贺或不贺的决定(当然也可以向领导问清意图)。在领导意图不清晰、不具体、不明确时，要准确领会，需要秘书写作人员有较好的素质和才能，既不能曲解、误会，也不宜要求领导反复表示，而应该正确地、能动性地领会领导意图。这不仅需要秘书写作人员有灵敏度、理解力、分析和思辨能力，也要求有分寸感，既要弄清领导是否确有某种意图、弄清领导的真实意图，又要把握领导意图的可行范围(不能强化或弱化领导意图，以至于出格或失度)，还要善于将领导意图具体化。秘书写作人员准确领会领导意图，通俗地说，就是要“善解人意”。

下面两个实例，或许能给我们有益的启示。

党的“八大”时，毛泽东交待秘书田家英写“八大”开幕词，只说“不要写得太长，有个稿子带在口袋里，我就放心了”。就这么一句话，要准确领会主席意图就是个难题。^[1]田家英毕竟是中国当代秘书第一人，他敏锐地捕捉到了主席的真实意图:宣传七届二中全会精神，警惕党内骄傲情绪和腐败现象。这一意图有两层意思，互为前提，“宣传七届二中全会精神”应是来源于一段时期以来田家英对主席的心意、态度、立场和观点的准确把握;“警惕党内骄傲情绪和腐败现象”则来自田家英对社会现实和党的现状的深刻洞察和敏感。田家英写的“八大”开幕词不仅让毛泽东十分满意，而且还写出了脍炙人口的格言:“虚心使人进步，骄傲使人落后。”

1962年，毛泽东题词“向雷锋同志学习”。简单的七个字，蕴含着丰富的内容，但不具体。周恩来(当然他不是秘书，不是在进行秘书写作活动)准确把握了主席的意图:通过学雷锋提高全社会的道德水准。“向雷锋同志学习”只明确了要学、向谁学的意图，至于“学什么”则并末明确。周恩来的题词就具体化了毛泽东的意图，明确了“学什么”的问题:“向雷锋同志学习:爱憎分明的阶级立场，言行一致的革命精神，公而忘私的共产主义风格，奋不顾身的无产阶级斗志。”

秘书写作中，吃透“上头”精神，是要明确受命而作的“命”;吃透“下头”实际情况，则是为了达到为用而作的“用”。

吃透“上头”精神，是为了明确行文主旨，准确传达“上头”精神;吃透“下头”实际情况，是为了有针对性地传达“上头”精神、解决实际问题，真正贯彻秘书写作的实用目的。秘书写作人员必须全面熟悉、掌握实际情况和具体情况，才能将“上头”精神具体化。缺乏针对性的、不切实际的秘书写作是毫无意义的，脱离实际，任何指示、精神、意图都是无法贯彻执行和组织实施的。秘书写作的“吃透两头”，通俗地说，是要做到“精神准”、“情况清”。自觉地、能动地将精神与实情结合起来，是秘书写作一般过程的实质。

吃透“下头”实情，靠长期积累。受命以后才去熟悉、了解、掌握实际情况，难免片面、肤浅、仓促地“对号入座”，甚至错号入座。秘书写作人员对本单位的具体实际，应该了然于胸，必然是个“有心人”，否则，写出来的文章就极有可能是无关痛痒的、难以切合实际的、空话套话甚至废话连篇的“官样文章”。比如，1996年“严打”期间，上级指示精神是第二阶段要加大打击力度。具体到某一单位要将这一精神以“通知”或“通告”传达、贯彻、落实，就必须结合本单位各种危害社会治安犯罪的实际和“严打”第一阶段取得的成果及存在的问题，将“加大打击力度”的精神具体化为本单位“严打”第二阶段切实可行的措施、办法和行动方案。缺乏针对性地、空泛地照写几句“要加大打击力度”之类的原则性语句，也许能将上级精神传达出来，但无论如何是无法将上级精神贯彻落实下去的。不了解本单位的具体实际或掌握得不全面、不具体，秘书写作就谈不上“在两头结合上下功夫”。

(二)精心构思，拟制写作提纲

秘书写作的构思，是一个贯穿始终的过程，在写作准备时就已经开始，到写作完成、定稿后才告结束。构思的主要内容与一般写作活动的构思并无区别，大致包括明确意图、确立主旨、选用材料、理顺思路、构建框架结构、确定表达方式和语言运用等。有特殊要求的，有特点的，是明确意图必须“吃透”两头、确立主旨实质是明确主要观点、表达方式要注意慎用描写和抒情(以及对话)、语言要简明准确平实庄重。

构思的主要内容，以简要的文字初步定型，就是写作提纲。构思的任务，是完成文章内容和形式的整体设计，写作提纲要体现的也正是这一设计。

构思及拟制提纲的主要内容，可以归结为三个方面的问题:为什么写?写什么?怎么写?为什么写这一问题，包括制文意图、行文目的、行文的缘由和依据等内容。写什么，包括文章的内容、材料和主旨、基本观点等内容。怎么写，包括文种文体的选择、表达方式的确定、结构的安排、语言的组织等内容。

拟制写作提纲的作用和意义不必多说，要注意的问题是:提纲宜细不宜粗，最好是粗中有细，既明确主要观点、要使用的主要材料、主要表达方式、主要内容构成，也大致明确各部分、各层次的基本观点、要使用的背景材料和对比材料及说明材料、丰富的表达形式、每一主要内容的从属内容等。拟制提纲，反映的是准备阶段的初步成果，在拟制提纲及起草、审定阶段仍要进行认真的修改、补充，以使成果更加完善。

拟制提纲，有助于明确确立全文主旨，有利于在行文时不偏离领导及机关意图，有助于起草思路的有序化和系统化，是正式起草文稿前一个必不可少的环节。拟制提纲的方法和提纲形式均可以不拘一格，以符合撰写者自己的思维习惯和写作习惯为主，需要集体讨论的写作提纲则应顾及到它的可传达性，要让大家都能清楚理解。

提纲是起草文稿的重要依据，也是蓝图，它既反映了写作者的构思成果，又是需要通过具体的写作操作过程予以实现的，不能搞形式主义的东西以应付领导或其他有关人员。在构思和拟制提纲的过程中，应避免附加主观因素，避免片面性和表面性。提纲是文稿的骨架，虽不等同于写作成品，但也应该真实地反映客观事物的本来面目，不要随意加进个人主观性的内容;分析问题应防止以偏概全、防止绝对化和极端化，对事物和问题的思考应深入，不能只停留在表面现象。构思和提纲中有主观性、片面性、表面性的东西，必然会影响到文稿内容的客观真实性、影响到文稿主旨的正确和准确性、影响到文稿的实效。因为起草文稿正是构思的书面文字化，是提纲的丰富和扩展，构思和提纲的细小问题和局部缺点有可能被进一步放大，从而对文稿的质量产生致命的破坏性影响。构思和拟制写作提纲认真、细心、精益求精，是正确和成功拟制文稿的前提，不可掉以轻心。

(三)明确目的，注意功用

秘书写作的起草阶段，是“受命而作”和“为用而作”的具体文字表述过程。

起草阶段的根本要求(或目的)，是要用语言文字准确地、完整地表述出文稿的内容和主旨。起草的方式方法可以因人而异，但秘书写作的起草要求却不能因人而异。起草文稿时应注意的问题大致有以下几点:

第一，行文目的一定要明确。只有先明确了为什么行文，才能在起草文稿时自始至终注意突出和明确主旨。明确行文目的并准确地传达出来，是起草文稿应注意的第一个问题。

第二，文种、文体的选用要准确。文种、文体是表述主旨和内容的文章类别或体裁，秘书写作的每一文种、每一文体都有其特定的用途和功能，选择和使用是否正确、合适，直接影响到文稿的效用。如该用“请示”却用“报告”行文，很显然是得不到指示、批准的，行文用意和目的也就无法实现。

第三，标题拟制要准确。文稿的标题宜列为起草的第一内容(也有拟写完全文后再冠标题的)，“题好一半文”，确立主旨以后，先拟好标题再起草正文，往往会使起草过程更为顺畅。标题是文稿的眼睛，也是受文对象最先接触到的内容，标题的好坏、准确与否，直接关系到文稿是否能引起注意、是否能受到重视、是否能更好地促成行文目的的实现。秘书写作的各类文体，标题拟制的总要求，是要能简明扼要地反映出文稿的主要内容。标题过大过泛或文不对题、艰涩难懂，是秘书写作中标题拟制之大忌。好的标题;应该让人一眼就能看出文稿的种类、主要内容、制发单位及文稿的价值。各类文体标题拟制的具体要求，在本书中编、下编中会详细介绍。

第四，行文对象要明确。对谁发文、对谁说话，似乎不是什么大问题，但却直接关系到文稿是否有受理机关(受文对象)，直接影响到行文的语气语态和行文的针对性。不明行文对象，文稿内容就失去了针对性、措词就可能不得体甚至闹出笑话。

第五，结构安排要合理。合理安排结构是各种文章写作的共同要求。秘书写作的各类文体，其结构安排往往有规律可循，有一些惯用的约定俗成的结构模式，这是由秘书写作的实用目的所决定的。如写公文，多为三分式结构，正文由开头、主体、结尾三部分组成;写总结，往往用“情况概述——主要成绩及经验——存在的问题和教训——今后的打算”的四分模式结构正文。结构安排合理，既要合事理，也要合文体、合制文意图。

总之，内容及依据要真实可靠，语言表述要简明准确、平实庄重，这是秘书写作过程中起草阶段应该注意的问题。通常人们说写文章要言之有物、言之有理、言之有序，在秘书写作中可对应为材料充实、主旨明确、内容真实，而且符合政策、结构合理。

起草文稿以一气呵成为宜，如需停顿(主动停顿)应在思路顺畅时停顿，以免续写时因思路阻滞反复思考而拖延时间。因为秘书写作常有“今天交任务，明天要稿子”的紧迫时限，是耍不得花样的。正在思考或思路正趋理清时，不宜停顿或中断，否则重新提起笔来又得为已经思考过或思考好的问题而费神费时，就会影响拟稿任务的完成。这是起草过程中的技巧性问题，也应引起注意。

秘书写作的起草阶段，最易犯又最不该犯的错误，是闹笑话、耍花样、背离政策和法律，即因行文对象不明确或误定，而造成文稿内容失去靶子及措辞不得体;因不注意秘书写作的紧迫时效，总以为有的是时间，而拖延拟稿时间;因文稿内容失实或与现行政策、法律相抵触而犯错误。

明确目的，注意功用(文稿功能和效用)是起草阶段应该牢记的操作原则。

(四)审核与修改定稿

秘书写作的各类文稿，完成起草工作之后，进入定稿阶段。秘书写作过程的最后阶段，有一个独有的环节:审核。除起草者完成初稿后自审自核之外，秘书写作的各类文稿，在定稿签发之前还必须由办公室审核，或经授权的秘书部门专职或兼职人员校核。

审核以后，文稿还会回到起草者手中，要求起草者(或另由一小组人员)根据审核意见进行最后修改以至定稿。经审核没有问题的文稿则可直接送领导人签发。

修改时，主要工作集中在四个方面，已如前述。这里要提请注意的是易为起草人员(撰稿者)忽视的一项修改内容:语言。将意思表述清楚、准确，是秘书写作中语言运用的基本要求，修改时多不至于忽视，但语言是否精练简洁、语气是否合适则较易被忽视。对于秘书写作而言，一个字就能表述清楚、准确的，则不能用一句话来达到表意的清楚和准确，多余的话和多余的字应在修改中完全剔除。语气是否合适，则应根据文稿内容、行文对象、行文关系加工润色。内容的规范性不强、没有强制执行要求、涉及的是一般性问题，一般不宜以严厉口吻行文;上级对下级行文，语气严肃;下级向上级行文，语气谦敬;平级或不相隶属机关之间的行文，多为商洽语气。

秘书写作实际中，文稿语言欠精练、语气不甚合适得体，是较为常见的，原因多是审定阶段没能把好关，应引起注意。

【注释】

[1]参见李秀芹:《撰写公文体现领导意图浅论》，《秘书之友》1994年第7期。