公文事务语体

一、公文事务语体

“公文事务语体”中的“公文”，是指为处理公众事务而制发和使用的文书，即公务文书。公文事务语体是秘书写作的语体基础，其语体特征也就是秘书写作语体的基本特征:简明、准确、平实、庄重。

简明，是指简洁明快、表义明确。秘书写作的语言尚简，讲究文字精练、节奏明快、浅显易懂，但也不是一味求简，要求言简而意明。文字精练，要求词义简明、无歧义，要选用最能表达某一义项最合适的语词。如“违反纪律”就不宜写成“违犯纪律”，“败坏党风”就不宜说成“破坏党风”。节奏明快，要求句式简洁、流畅，过渡自然，不啰嗦、不拖沓。如“要在总结经验的基础上努力建立、健全和改革各项基本制度”是共用成分句，不宜分成三个句子分别表述。浅显易懂，是要求避免使用冷僻词语、避免艰涩和不合大众接受心理的表述形式，尽量做到语言表述的“大众化”，以平易为基础遣词造句。表义明确，要求词义明确、语义(句意)明确，从而达到段意明确和主旨明确。简则简矣，却什么意思也没有表述出来，这不是秘书写作语体的“简明”。简与明，是相辅相成的，明是目的，简是手段，简明即简要明确。简而不明或明而不简，都不是秘书写作的语体特征。

准确，是指用词正确、贴切，表义真实准确。用词准确、造句恰当、逻辑严密，才能达到表义的真实准确。秘书写作中常要用到修饰、限定成分很多的长句式，正是表义准确的需要。例如:“为了使普及九年制义务教育的工作在我省能有计划、有步骤、有保障地顺利进行”，“应对学制、入学年龄、师资、经费、办学条件等重大问题，提出切合我省实际情况的、明确的、具体的要求。”句中既有长定语，又有长状语。

平实，是指语言平正朴实、质朴无华。秘书写作忌词蕴华丽、忌空话大话以及一切消极的修辞，要求不生造词语、不使用专业性强的词语，要自然、质朴、实实在在地将意思表述出来。因此，秘书写作中很少有渲染、描绘、铺垫类的语词、语句。

庄重，是指秘书写作的语言要端庄、慎重、严肃，不虚浮、不油滑、不用方言土话和口语。这看起来似乎与前面提到的通俗易懂、平实、大众化相矛盾，实际上，秘书写作是平实中求庄重、通俗中求典雅，追求的是既不失平实又不失庄重的语言特色和表述效果。“庄重”这一语体特征决定了秘书写作应使用规范的书面语言，既通俗易懂又不失之粗俗，既庄重文雅又不失之艰涩。秘书写作，毕竟是一种书面表述，适当的书卷味、书卷气应该是其本色。正如请柬中的“敬备薄酌”不能写成“管酒管饭”或“有酒喝有饭吃”一样，秘书写作的语体是不能有失庄重和典雅的，礼仪类文书写作尤其应以典雅为上。

当然，我们说秘书写作的语体特征是简明准确、平实庄重，并不意味着秘书写作就不求生动活泼，只是秘书写作求生动活泼，是必须以简明准确、平实庄重为前提的。材料的典型性、主旨的新颖性，必然会形成秘书写作“生动”的内容;长短句式的交错运用(句式富于变化)、表义的流畅自然，语言的多元组合(文字、数字、图表)，以及表述的详略变化，也必然会使秘书写作的语体生动活泼。而且秘书写作语言的一些特殊要求，同样可使语体生动活泼。

使秘书写作的语言运用和语言表述达到简明准确、平实庄重，方法和途径很多。比如，可恰当地使用成语、古语(古汉语语词)、惯用语、缩略语及结构简单的句式等达到“言简意赅”的效果;可通过多用词的本义、使用必要的模糊语、炼词炼句等达到“表义准确”;可通过不用生僻词语、不滥用专业术语、去雕饰少做作等达到“文风平实”;可通过回避土语方言和日常口语、善用名言警句及成语熟语、多用惯用词语和惯用句式等达到“行文庄重”。

简单地说，秘书写作的语体特征，基本的要求是:简明，是文字、语句、语义都应让人一目了然，清楚明白;准确，是表义贴切、周严、无歧义;平实，是浅显易懂不粗俗、不油滑、不虚妄，端庄慎重。