涉外文书写作·合营项目建议书

五、涉外文书写作·合营项目建议书

涉外文书是一个宽泛的概念，指在政治、经济、军事、文化等各个领域的业务往来中形成和使用的有涉外因素的文书。简言之，涉外活动中形成和使用的文书即为“涉外文书”。

涉外文书，包括我们国家、国家机关、企事业单位、其他组织和公民，在国际事务、国际协作、国际往来、对外贸易、技术转让、劳务输出、举办“三资”企业及这些企业的涉外事务活动中所使用的各种文书。

涉外文书主要包括三大部分:国家外交机关在外交活动中形成和使用的“外交文书”;国家机关、地方政府、军队和人民团体在对外交往中形成和使用的“外事文书”;对外贸易、经济技术合作与科学文化交流中形成和使用的“涉外事务文书”。

外交文书是国家外交机关的专用涉外文书，主要包括照会、外交函件、备忘录、国书和颂词、外交电报、全权证书、领事任命书、领事证书、委任书、公报、公告、声明、条约等。外交文书的主体是特定的，是国家外交机关，包括国家元首、政府首脑、外交代表、外交部以及驻外外交代表机关(驻外大使馆、公使馆、代办处，驻国际组织的代表机构，派往国外的临时外交使团)等。外交文书的内容有特殊性，涉及国家外交机关对外表态、办理交涉、礼仪往来等。外交文书的格式比较严格，应严格按《外交文书格式》制作。

外事文书，也是外事交往中形成的，但不包括国家外交机关的专用涉外文书。外事文书主要有对外函件、对外电报、授权证书、委托书、公告、声明、协议等。外事文书的主体是国家机关(不含外交机关)、地方政府、军队和人民团体等，外事文书的内容涉及上述机关和团体的对外交往。

涉外事务文书是涉外贸易、涉外经济技术合作与科学文化交流活动中用来处理涉外事务的文书。这类文书的主体是没有特定限制的，凡与境外有经济、技术、文化领域业务往来关系的单位都要使用到涉外事务文书，如涉外会谈纪要、涉外意向书、项目建议书、可行性研究报告、项目协议书、涉外合资、合营企业章程、涉外公证书、涉外仲裁申请书、涉外商业信函、涉外礼宾接待计划等。对外经济贸易合作机关使用的国际贸易文书、对外贸易实务文书、对外经济技术合作文书也属于“涉外事务文书”。

涉外文书写作，随着国际交流与合作的进一步加强，已突破外交机关、国家机关及地方政府、对外贸易经济合作机关、“三资”企业等主体限制，成为秘书写作的一项专业专用文书写作活动。当然，秘书写作的“涉外文书”主要是涉外事务文书，外交文书和外事文书在秘书写作中较少涉及。

涉外事务文书的内容具有涉外性，涉及经济、技术、文化等的国际合作与交流以及合作与交流活动中的礼仪交往。通常来说，涉外事务文书的内容较为复杂，格式要求较为特殊，表达的礼仪性要求强，限于篇幅，这里不详细介绍。

(一)合营项目建议书概述

项目建议书，是在涉外合作项目(引进技术或投资)的探讨性洽谈取得初步一致意见并签订了项目意见书的基础上，中方主办单位(即中方合作、合营单位)向其主管部门请求批准立项而提出的概略的技术引进建议或投资建议文书。项目建议书有技术引进项目建议书和合营项目建议书两种，这里要介绍的是后者。

合营项目建议书，即中外合资经营企业项目建议书，是中方主办单位把项目设想规划变为概略的投资建议的文书，目的是要求上级主管部门批准立项。如果中外双方在合资项目洽谈中取得了比较一致的意见，可签订意向书，表明双方对合作的原则性意向，此后中方主办单位即可进入初步的可行性研究，制写项目建议书。

合营项目建议书是为了争取上级主管部门批准立项而制写并上报的，因此必须围绕项目设立的必要性和可能性来写。

合营项目建议书的内容一般应包括:(1)项目的名称及项目的主办单位;(2)中方合营者的基本情况(现有资金设备、技术力量及生产情况等);(3)外方经营者的基本情况(名称、国别、资信情况及生产情况等);(4)举办合营项目的目的和理由(着重说明引进外资的必要性和可能性);(5)合营项目生产经营的范围、规模及生产能力;(6)合营方式和合营年限;(7)总投资额，注册资本，合营各方的投资比例、出资方式及资金来源;(8)合营项目产品的技术性能，在国内外市场的销售比例、销售渠道;(9)合营企业的地点、周围环境、基础设施、市政配套以及交通运输条件;(10)外汇平衡估算及平衡办法;(11)初步的经济效益分析;(12)项目建设进度安排。

此外，合营项目建议书呈报时，应将便于上级主管部门全面了解情况的有关材料作为附件同时上报。附件一般包括:合营项目意向书;关于外商资信的调查报告;国内外市场的预测报告(合营项目产品);有关主管部门对物料安排的意向书，有关部门对资金安排的意向书等。

(二)合营项目建议书的一般格式及写作注意事项

合营项目建议书，一般由封面、目次页和内文组成。

封面，包括标题、中方单位基本情况即申报单位基本情况。标题中，“项目建议书”即文体一般单独占行，上一行如公文标题中的前两项，即申报单位名称+关于+事由。如《关于与英国╳╳公司合作经营钟表机械与专机生产项目建议书》。也可在标题中省略申报单位名称。申报单位基本情况，即在标题下依次写明项目名称、申报单位名称、负责人姓名及职务、单位电话号码、填报日期。如合营对象已选定，应在申报单位之后写明合营外方单位基本情况。

目次页，可以是封二或内页第一页，注明合营项目建议书的主要内容目录。

内文，是合营项目建议书的具体内容，包括正文和附件。

正文一般分条列项写前述12项内容。要注重突出中心，即项目设立的必要性与可能性。前述12项内容，第2～3项可合为一项“合作双方的基本情况”。第5～11项可合为“项目的主要内容”，在这个大标题下再分列细项，以便正文纲目清楚。这样，正文就是五大部分:项目名称及主办单位，合营双方(或各方)的基本情况;举办合营项目的目的和理由;合营项目的主要内容;项目建设进度安排。正文的写作，要注重事实，以确凿可靠的事实和统计数字说明问题，增强说服力。

附件，对争取上级主管部门批准立项有重要意义。可作附件的主要材料已如前述。

初步的可行性调查研究，是合营项目建议书写作的前提、基础和依据，不可或忘。

【注释】

[1]载2010年8月8日《人民日报》。

[2]载2001年7月14日《人民日报》。