行政公文材料

第二节　行政公文材料

公文写作离不开材料。如果说主题是公文的灵魂，那么材料便是公文的血肉。材料对主题有制约作用，有什么样的材料，就可以提炼出什么样的主题。主题能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。离开了材料就形成不了公文，因此，要写好公文，就必须对公文材料的概念、种类、作用、积累、选择及使用等进行认真研究。

一、行政公文材料的概念

公文材料，是指作者用来表现主题的事实和依据，包括事实现象、政策法规、上级文件、上级精神、统计数字等。

正确的主题，不是作者苦思冥想出来的，而是从客观实际出发，大量而详细地占有材料，通过对材料的科学分析而提炼出来的。所以没有材料，就不能确立主题，材料是公文的写作基础。但是，主题一旦形成之后，材料又是表现主题的重要依据。我们常说，道理要靠事实来表现，主题要靠材料来证明，就是指材料在公文写作中的重要性而言的。例如，写一份工作简报或通报，往往要运用一定的具体事实、基本情况等材料来说明情况或经验、教训，或用生动的事实，表彰和宣传先进个人的先进事迹；或用单位及人员的错误事实和缺点，指出其应当吸取的教训，以教育下属单位和人员。

二、行政公文材料的种类

1．直接材料和间接材料

直接材料又叫做第一手材料，指的是作者在日常生活中直接获得的生活事件、社会现象、论据、知识和经验，是从观察、体验、感受、实验与调查研究中得到的。间接材料又叫做第二手材料，指的是作者非亲身耳闻目睹的材料，是通过其他渠道，如阅读文件、查看报纸杂志、听广播、看电视等等获得的。

2．事实材料和理论材料

事实材料指的是客观具体的真实材料，如真实的事件、具体的事物、确凿的事实和数据等等。理论材料指的是正确反映了客观事物的本质规律的科学原理，即一切经过实践证明了的为人们所公认的真理，如革命领袖的经典言论、自然科学原理、定律以及名言、警句等。

3．主要材料、次要材料、典型材料

主要材料是指构成文章的主要内容，承担表达主题的主要任务的全部材料。它对突出文件主题起着主导作用。次要材料是指在构成文件内容时处于次要地位，对表达主题起辅助作用，然而并不是可有可无的材料。次要材料对主题的表达起着渲染、映衬、烘托的作用。典型材料是指能够深刻地揭示事物的本质，具有广泛的代表性和强大的说服力的材料，如典型事件、典型数据、典型经验等。

4．现实材料与历史材料

根据材料的时代背景或时间角度，可将材料分为现实材料与历史材料。现实材料是指与公文作者的写作行为共有一个时代背景的材料，历史材料是指在以前的历史时期中发生和存在过的材料。现实材料与历史材料的区分是动态的和相对的，因为时空条件始终在不断地变化，目前的现实材料过上一段时间可能就会变成历史材料；再者，在不同的文种中，现实和历史的分界也不是整齐划一的，某些规范性公文中被视为现实材料的东西，在其他类别的公文（比如时效性较强的年度报告、年度计划等）中，可能就已被视为历史材料了。

5．正面材料与反面材料

根据材料的是非角度，可将材料分为正面材料与负面材料。正面材料是指与公文作者所倡导的观点相一致的材料，反面材料是指与公文作者所倡导的观点相违背的材料。正面材料可以成为解决现实问题的正确原则和主张的重要佐证，反面材料则可以当做不按照这种正确原则和主张去做因而导致失误的惨痛教训。正反材料的使用有助于增强公文的感染力和说服力，从而顺利实现公文的目标。

三、行政公文材料的作用

1．材料是主题形成的依据

俗话说：“巧妇难为无米之炊。”没有材料，就不能有力地表达主题，就不能形成一篇言之有物、言之有理的公文。作者只有以材料为依据，通过摆事实讲道理来证明观点的正确性，才能写出血肉丰满、有说服力的好文章。可以说公文写作的过程，也是对材料的挑选取舍、加工利用、合理编排的过程。只有在大量的、丰富的材料基础上，经过提炼深化，才可能产生正确的、有针对性的主题。

2．材料是表现主题的支柱

主题在文件中起着统帅材料的作用；反过来，主题还要靠典型的、有普遍意义的、有说服力的材料来加以说明和印证。如果没有这样的材料支撑主题和说明主题，主题就成了抽象的、空洞的概念。可以说，材料孕育了主题，主题是对材料的高度概括；因为有了材料，主题才得到了生长的土壤，假如没有材料，主题也无从谈起。

3．材料是结构文章的砖石

我们常说：“言有物”和“言无序”。物即文章内容材料，序即篇章法则。无材料不成文章，有材料无序也不成文章。安排文章结构，哪个先写，哪个后写，如何设计层次、如何设计段落……都是围绕着材料进行的。这如同盖房子，没有砖石木料，屋子是永远盖不起来的。

4．材料是写作技巧发挥作用的前提

撰制公文需要掌握写作技巧，而发挥写作技巧的前提是必须具备大量的材料。没有材料，英雄就没有用武之地。

四、行政公文材料的积累

撰写公文必须占有大量的、充分的、丰富的材料。这些材料的主要来源有两大途径：

1．直接摄取材料

调查研究是直接观察摄取材料的重要途径，是作者有目的、有计划地使用科学方法，考察、获取及分析、整理客观信息的一种社会活动过程。

调查研究的种类很多。根据对待调研任务的情况，可以分为主动型调研和被动型调研；根据调研的范围，可以分普遍调查和非普遍调查；根据调查方法分，有开调查会、个别访查、现场调查、问卷调查、专家论证等。除此之外，还有统计调查、民意测验等等。

调查研究之后，要随时把了解到的情况、问题以及自己的认识感受分别记录下来，做好调研笔记以备后用。

2．间接摄取材料

间接摄取材料是指围绕着一定的写作目的，从有关文件、书本、报刊以及上级指示精神中所得到的有关材料。这些文件、书本、报刊等等，一般都是作者实践的产物，大多数还是比较科学和准确的。用这种办法可以在有限的时间内得到大量的、有用的信息材料。但是在使用时，仍应该把它们作为半成品对待，仍应该进行鉴别和加工整理。

以阅读的方式获取材料，阅读的范围不要太窄。目前，社会科学与自然科学相互渗透的发展趋势愈益明显，很多知识相互融合。单向阅读而不及其他，无助于更迅速地扩大自己的材料积累。

无论是直接摄取材料，还是间接摄取材料，总的原则是越多越好。要做到多（量大）、全（面广、齐全）、杂（是非、好坏、反正、美丑、主次、点面、直接与间接）统统搜集。因为只有博采，才有选择的余地。有时候撰制一篇文件，虽然仅用了几个数据、一两件事，但是没有几十个数据、几十件事情作为基础，是很难选择出能恰当地表达观点的这几个数据和两三件事情的。

辛辛苦苦摄取的材料，要分门别类妥善地、科学地保存起来，便于随时查阅。

储备材料的方法很多，归纳起来，有三种：一是记忆库，二是记录库，三是小档案。

记忆库，就是死记、强记，把材料记在脑海中。如一些常用的数据，上级有关的指示精神，本部门、本单位的近期或长远规划、任务以及有关人员的构成、往来的单位等等，都应熟记于脑海之中，做到随用随时能写出、说出。

记录库，就是把摄取的材料记在笔记本里或卡片上，以便使用时随手拈来。

小档案库，是指专记一些在保密范围内允许的档案资料。因为撰写文件往往要参考有关方面的档案资料，而借阅档案资料要办理一定的手续，很不方便。如若在许可的前下，建立自己的档案库，储备一些撰制文件必须参考的有关材料以及复制品，便可以节约查阅有关档案资料的时间，提高拟稿的效率。

五、行政公文材料的选择

搜集、积累的大量材料必须经过审查、选择、加工才能写入文章，这个过程称之为选材。选材的基本原则有以下几点：

1．选择材料紧扣主题

一篇公文主题确立后，就要紧紧围绕主题来选择材料。主题和材料是相互依存、相互制约的。离开了材料，主题就显得空洞干瘪，没有任何价值；离开了观点，材料就像一盘散沙，什么问题也说明不了。一定要用主题统帅材料，用材料说明主题，做到主题和材料的统一。所以，在写作中，凡是能够说明和回答主题所提出的问题的材料，就使用；否则，就坚决舍弃。

2．选择材料要真实

真实是公文材料选择的首要原则。材料的真实，一是事实本身必须真实。就是说，材料当中人和事的基本情况必须与实际情况完全相符、毫厘不爽，没有任何篡改和修饰成分。二是对事实的概括必须真实。就是说，对事实发生的原因、结果以及促成事实发展变化的各种因素等的概括都必须与实际情况相符合，既不能搞“合理想象”，更不能搞“移花接木”“张冠李戴”；三是要能反映事物的本质和主流，并与同类事物的倾向相一致。不仅材料反映的具体事实是真实的，而且这些事实与整体面貌也要吻合，不能以偶然代替必然，个别代替整体。每个事实都能说明一定范围内的问题，或者说明局部，或者说明全局，不能将其任意扩大或缩小；否则，尽管具体事实本身是真实的，但在总体上却可能是片面的或虚假的。

3．选择材料要典型

所谓典型性，就是能够深刻揭示事物本质，具有广泛代表性和强大说服力的材料，能够起到“以一当十”的作用。公文材料要注意典型，就是说应当把同类材料中最具有代表性、最有说服力的那些材料挑出来加以利用。典型材料具有以下两个特点：一是具有鲜明独特的个性特征。典型材料一般都是具体的、个别的，而且一般也都是新鲜的、奇特的，它应该容易被人们所接受，并能给人们留下深刻的印象。二是具有明显的共性特征。它应该体现出同一类事物的本质和规律，具有普遍意义。总而言之，典型材料是个性与共性的统一、具体性与普遍性的统一，它具有引人入胜的魅力，并由此产生强大的感染力和说服力。

4．选择材料要新颖

所谓新颖，是指符合新的形势要求，能说明当前最迫切需要解决问题的材料，能够反映出当前社会政治生活中出现的新问题的材料。公文所反映的多是新的、实际的问题，其时限性和针对性很强，撰写公文一定要注意选择最新的材料。因为最新材料反映了最新情况，这些最新的情况，构成了拟制文件、指导工作、反映情况的理由，而且新颖材料一般具有生动性，能发人深省，有感染力，有吸引力。公文的生命在于能及时反映和回答当前工作和生活中急需解决的实际问题。因此，写作中要注意选取那些反映客观事物发展变化趋势，反映人们工作和生活中最关心的新事物、新情况、新问题，以及具有时代特征的新经验、新思想、新成果的材料。当然，新颖并不等于完全选用新的材料。对别人已经用过的材料，巧妙地加以改造，设法变换角度，同样可以写出新意。

5．根据文体和篇幅选择材料

不同文体对材料有不同要求。例如，调查报告、简报之类，要求记叙的部分较多，选取材料就要具体一些，要有一些动人的、有说服力的、能反映事物本质的细节；而指挥性的公文，则多用概括的、确凿的事例、数据。篇幅的长短，也是选材考虑的问题之一，因为千字的请示和万言的报告所要求材料的情况是大不一样的。

六、行政公文材料的使用

积累、选择材料，目的就在于使用。选择材料是门学问，使用材料更见功力。材料选择好，但不会使用或使用不当，都会影响到公文的效果。因此，必须重视公文材料的使用。使用材料的方法因为具体情况的不同而千差万别，但仔细思考还是会发现一些共同的规律。

1．认真核实材料

对于材料的核实工作，贯穿于材料准备过程的积累、选择、加工等各个环节。

未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能用于公文。材料中的人名、地名、时间、数字等一定要准确，引文要恰当必要、文字无误、出处可靠。一旦发现疑点就要排除，否则一字之差，后果不堪设想。惟其如此，才能保证做到材料可靠，情况确实。

核实工作必须有强烈的责任心，要全方面、多角度反复进行。只有一丝不苟，不厌其烦，才能查出明显的（“低级”的）、隐蔽的（“高级”的）各种错处。当然，要核实出那些“高级”的错处，除了高度负责的精神，还要掌握一些行之有效的操作方法和现代科学技术方法。例如，核实一个统计数字或者统计图表，就不能仅仅停留在它的计算是否准确，精确度是否一致，是否能在公文中起到证明观点的作用，这些都是表面的，而更重要的是必须核实一下它的误差和真假。即它的统计指标体系是否科学合理，是否合乎中国当代的现实，用在某一地区、某一专业或行业是否恰当，等等；它的统计口径是否恰当，是否能够涵盖种类对象的本质特征，是否与实际情况贴切相符，是否有所遗漏或隐瞒，等等。

公文材料的核实，是公文写作人员的应尽之责。领导审阅文稿，如果文稿没有明显的差错，就不会花时间去核实材料，因此，材料一旦失真，问题就大了，后果也难以预测。

2．合理加工材料

选定材料经过核实之后，还应该对材料进行必要的加工整理，然后再用到文稿中去。实际操作中可以对材料进行三个方面的加工：

（1）适体剪裁加工　通读材料，删削冗赘，化长为短，变详为略，将交代过多、议论过多的无关叙述、　唆的废话去掉，套话、空话一律删除。丢开材料，按自己的语言风格简单地表叙出来。变换体裁角度，将描写、抒情以及不必要的议论改写为叙述或说明。在表达方法上变“曲笔”为“直笔”，直述不曲才适合公文体式。如某部门提供了一篇“用硬措施整治软环境的材料”。使用了“环境行不行，群众来点评”，“效益好不好，企业来投票”的观点。作为新闻材料尚可，但作为领导讲话稿，就需要适当加工了。

（2）合并提高加工　同一问题，散见于若干材料中，可以摘取概括，变成概述；或者保留一个“点”，把其余相近似的材料综合成“面”，点面结合。

同类数字，可以相加，抽取合并后变成一个综合数字。

变换新视角，“提高”原材料的可用性和新颖感。例如，某一活动，在工厂写的材料中是由于该厂资金短缺，向银行贷款后“借鸡下蛋”，搞活了全厂；而在银行写的另一份材料中却是由于贷款给工厂，“放活水养肥鱼”，提高了资金使用率，盘活了存款。将这两份材料放在一起，针对同一活动，从行政机关角度去分析，则是政府的宏观调控效果：银行贷款给工厂，走活了两盘棋。

（3）文字润色加工　适体剪裁、合并提高之后，再审读材料，进行文字润色，从而进一步提高材料的质量。近年来的中央文件中的文字就很精练，让人过目不忘。如“相信谁、依靠谁、为了谁”，“顺民意、谋民利、得民心”，“立党之本、执政之基、力量之源”，“情为民所系、利为民所谋、权为民所用”等等。材料文字加工润色的作用，其用意是使其通畅，而不是哗众取宠。

3．恰当运用材料

要根据主题表达的需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短，制约它的因素不在于作者掌握材料的数量的多寡，而在于是否切合主题。有些公文，如命令（令）、决定、决议、公告等等，篇幅很短，用很少的材料即可表明基本精神；有些公文，如调查报告、总结等，三言两语不足以说明观点，需要一定数量的材料加以证明。因此，摄入公文材料的数量，一定要服从主题的需要。否则，过多或过少都会影响主题的表达。要特别注意避免不看需要，以为“多多益善”，使公文越写越长，主题被淹没在材料堆中。

要根据主题表达的需要决定材料的详略。公文写作中所涉及的题材很多，但在使用时绝不能平分秋色，而必须做到重点突出，详略适当。决定材料详略的关键因素不是别的，就是主题表达的需要。以调查报告文种为例，如写作目的旨在介绍经验，即应以经验方面的材料为主，详写，而其他内容诸如基本情况存在问题及今后意见等材料则应略写，不可喧宾夺主；如果旨在反映情况，即应以情况为主，其他略写。

要根据主题表达的需要决定材料的表现形式。材料表现形式要有利于公文作用的发挥。法规体公文，其发挥作用的范围一般较广，因而其材料往往以概括形式表现出来，要选用经过概括的材料；而报告体公文要汇报有关公务活动情况，离不开具体事实材料。