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应用文写作的结构特点

时间:2023-04-02 理论教育 版权反馈
【摘要】:第二节 应用文写作的结构特点结构、主旨、材料、语言一起,被称为写作四要素。多数应用文是代机关立言,反映集体的意志、领导集团的意图。这一切都反映出应用文写作构思行文以定向思维为主。强调定向思维,有助于提高应用文写作的质量和效率,但并不排斥思维的创造性。为便于读者认识和理解,应用文的结构必须符合人们对客观事物的认识规律。

第二节 应用文写作的结构特点

结构、主旨、材料、语言一起,被称为写作四要素。对此,人们常以形象的比喻来说明它们的作用和相互关系:一篇好文章犹如一个健康的人,主旨犹如灵魂,材料好比血肉,结构恰似骨骼,没有坚实、健壮的骨骼,血肉无所依附,灵魂无所寄托;骨骼如不完整、匀称,人势必畸形变态。所以结构是动笔之前必须精心运思,努力解决好的问题。

一、应用文写作的思维特点

任何写作,都是思维的艺术。思维主宰着写作的全过程。写作有其共同的思维规律,而不同门类的写作,又有其不同的思维特点。一般说来,应用文写作,有以下思维特点:

(一)构思谋篇主要运用逻辑思维

不同类型的写作,会采用不同类型的思维形式。文艺创作主要采用形象思维,而应用文写作则主要采用抽象思维,即逻辑思维。所谓逻辑思维,是一种舍弃具体表象,依靠概念、判断、推理而进行的思维活动,它要在思维过程中实现由形象到概念、由具体到抽象的转变,并以抽象的概念来揭示事物的本质,表述认识的结果。

在应用文写作中,选题立意的过程,主要是对材料进行提炼、升华,要凭借逻辑思维来实现;在围绕主旨选择材料时,要判断材料有无价值,通过鉴别筛选出能说明、佐证、支持立意成立的材料,这个过程,也主要凭借逻辑思维来完成;而安排结构,作者也是根据应用文特定的目的要求,按照一定的逻辑顺序来组织内容的;至于下笔行文,也主要靠严谨、理性的逻辑思维驱动笔端。成文后读之,首先要让人感到文章内在的逻辑通畅,说服力强,其次要做到语体恰当。

当然,强调应用文以逻辑思维为主,并不排斥以形象思维为辅,而且有时还要借助灵感思维。

(二)思维主体注重群体思维

应用文是群体思维的结晶。多数应用文是代机关立言,反映集体的意志、领导集团的意图。更何况它构思、成文、制发的整个过程,已经综合了领导、业务部门和群众的众多意见,不再只是某人的个人意愿,而是集体劳动的成果、群体意愿的集中。因此撰笔人必须依据这一客观实际,注重群体思维。当然,应用文写作并不排斥撰写者充分发挥个体思维的积极性,但看问题的立足点、高度、角度等都要注意靠近群体,换位至机关整体的角度展开思维。

(三)思维走势以定向思维为主

执笔者在起草应用文时,通常有较强的被动性、服从性,受其制约,构思确立主旨往往是“意在笔先”;选择材料常有一定的目标、范围;安排结构,甚至选用文种、确定格式,都常常事先有大体的轮廓;语言也讲求实用、得体。这一切都反映出应用文写作构思行文以定向思维为主。

应用文写作思维的定向,从宏观看,应服从党和国家大政方针;从微观看,要服从于机关单位领导的意图、群众的意愿和工作实际。强调定向思维,有助于提高应用文写作的质量和效率,但并不排斥思维的创造性。

(四)思维过程常有一个由被动思维向主动思维的转化过程

文艺创作的思维起点通常是作者的主动思维,而撰写应用文,常常是“奉命而作”,思维起点常常是被动思维。倘若一味被动思维,就会缺乏写作积极性,影响写作质量,写出的文章也会呆滞、平庸、缺乏生气,甚至贻误工作。因此,在应用文写作中,撰笔人又必须努力、尽快地实现“换位思考”,由被动思维向主动思维转化,变“要我写”为“我要写”。

二、应用文的结构原则

(一)要正确反映客观事物的发展规律和内部联系

应用文的结构要有利于表现公务、经济、科研等活动的发展规律和固有联系。日常的许多应用文,例如经济预测报告,经济活动分析报告,人民代表大会的议案等,都是依据“提出问题——分析问题——解决问题”的规律来结构的。人们之所以采用以时间为序的“纵式结构”,是因为事件、活动总有开头、过程和结果,总有时间或情节发展的先后顺序。人们之所以采用并列的“横式结构”,也是因为一些事物转换的空间或事物的性质的几个方面、几个问题、几个观点之间的关系是并列的。所以要想写出结构谨严,层次清晰的文章,必须从研究客观事物本身的内在联系和发展规律做起。人们常说“顺理成章”,“理”就指内在联系,指逻辑、规律;“章”就是篇章、结构和章法。“顺理成章”,即是尊重客观规律,自然也就合乎章法。

(二)要服从表达主旨的需要

主旨是文章的“灵魂”“统帅”,结构是表现主旨的手段。有了主旨和材料,但安排不当,结构紊乱,也会影响主旨的表达效果,甚至会使人感到不知所云。反过来,离开主旨的需求,再好的结构也失去了根据。安排结构,就是要对材料进行合理的调度与组织,使之构成以文旨为“轴心”的有机统一体。否则,主旨不明确,中心不突出,就会“言愈多而理愈乱”。

一切文章,连缀词句,组织思想,必须提纲挈领,把众多的思路驱向同一目标,众多的思想归属于同一主题,使得道理虽繁并无悖谬之处,议论虽多而无混乱现象。应该突出的部分就集中叙写,应该简略的地方就几笔带过,使作品前后周密,形式和内容一致。这就是命意谋篇的方法。

(三)要符合人们对客观事物的认识规律

应用文要向它的读者传递信息,宣传观点,或提出看法、建议和措施。为便于读者认识和理解,应用文的结构必须符合人们对客观事物的认识规律。

一般来说,人们认识事物是依循由浅而深,由近而远,由低而高,由表而里,由感性到理性,由简单到复杂的规律进行的,安排文章结构必须考虑这些认识规律。说明介绍事物,可以采取由概况到具体,由主而次,由表而里,逐层递进,逐渐深入或者逐层递减的结构方式,这正符合人们对事物循序渐进的认识规律。如果叙述某个事件,一般就有要让人了解事件发生、发展、结局的过程,写问题,就有暴露、认识和解决的过程,而这些都要求作者循着“开端——发展——结局”或“发现问题——分析问题——解决问题”的逻辑顺序进行。诸如此类的结构方式,符合人们的认识规律,思路容易理清,文脉容易清晰贯通。具体展示作者思路的文章结构,自然就能做到层次清楚,逻辑顺畅。

(四)要适应不同应用文体的要求

应用文是个比较宽泛的概念,它包括各种不同的体式。撰写文章,除了上面共有的要求外,每一种文体还有自己的内容和特点。例如规章制度、章程、条例、守则、须知等,其内容要求明确具体,易记易行易检查,因此宜于采取条款式结构;而学术论文、总结、报告等,其内容相对要求丰赡深透,需展开阐述,宜采用层段式结构;请示、起诉书、合同等文体,也各有其特定的结构模式。内容决定形式,任何应用文的结构都必须适应特定的内容和文体的要求。

按照上述原则形成的结构,应该达到“主题显豁、脉络清晰、层次清楚、格式规范”的要求。

三、应用文结构的内容

文章结构的基本内容包括:层次与段落,过渡与照应,开头与结尾。应用文也是如此。不过应用文能够以其自身的特点区别于其他文章而存在,这种特点必然也表现在结构安排上。例如,应用文强调格式的定型化和结构的模式化,而且随着办公自动化的加强与推广,这一特点还有强化的趋势。另外,应用文相对定型的标题,比之文学作品有着与内容更为直接、更为紧密的关系。所以应用文的结构应特别注意其自身的一些特点:

(一)根据内容要求精心拟题

标题,是应用文结构的有机组成部分。好的标题,犹如画龙点睛,能起到提纲挈领的作用。它或提示主旨,帮助读者理解文章内容,或震撼读者心灵,给人留下深刻的印象,或提示文章的主要内容,引人注意。写应用文时,必须注意精心拟题。

标题的主要要求是:简明、准确、醒目、新颖、规范。应用文的标题最忌文题不符、含糊失当、冗长繁杂、不得其要。要遵循相对固定的文题格式。

公文标题有法定的构成要求,多数应用文也有约定俗成的文题格式。表述时,除广告、讲演稿等少数文种外,应用文一般不使用比喻,象征等积极修辞手法拟标题。否则,让读者在想象中体会文意,就违背了应用文实用、准确的基本要求。标题若运用比喻、象征等手法,就应该用务实的副标题给予补充说明。例如市场调查报告的标题《水欲流而渠不畅——工业品下乡问题调查》,《是扬汤止沸还是釜底抽薪?——关于农机增长宏观控制的调查》,正副题相互配合,达到对文题的要求。

应用文的题型:

应用文体裁纷杂,标题多样,现就常见的文题进行概括:

1.法定公文文题:法定公文即《国家行政机关公文处理办法》规定的十三种公文,题型相对规范,使用频率高。不仅法定公文用,一般应用文也常按此结构仿效拟题。题型以基本型为主,有时又有所变化。

2.其他应用文文题,大致可分两大类:

一是公文式:

应用文的标题可以是完全的公文式标题,也可以有所变化。通常变化时,是在发文单位,发文对象,涉及的时间、范围、目的、事由等因素中提出一个或几个因素,与“文种”组合成标题。“文种”在公文式标题中都不可少,但并不限于《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的公文文种。例如:

《××省交通厅二ОО×年工作总结》

《2006年国内汽车市场预测报告》

《关于改造陈旧设备的方案》

《××市××区人民法院民事调解书》

二是文章式:

文章式标题比较灵活,可以用于多种应用文体。可以是单行标题;也可以是以正题为主的双行标题、多行标题。上可以有引题,下可以有副题,相互配合。此类标题又称为新闻式标题。

常见的单行文章式标题有:

主旨式:如《小排量轿车需求量日益增大》

论题式:如《论住房改革》

祈使、号召式:如《大力发展养殖业》

提问式:如《××厂为什么能迅速扭亏》

文章式标题的题型要因文制宜,按照准确、简洁、醒目、新颖的要求精心拟定,其拟写方式不限于上述几种。

(二)安排好层次与段落

1.层次

层次又叫“意义段”“逻辑段”,是作者在表述主旨过程中形成的相对完整、相对独立的思想单位和意义单位,人们平常称之为“部分”。文章的层次所表现的,或是事物发展的阶段性,或是客观矛盾的各个侧面,或是某一论断所包含的几个方面,或是人们表达思想的内在逻辑。层次是构成文章的基本单位。结构的基本任务就是根据主旨的需要,把层次安排好。

层次的安排方法:对层次的安排,要前后有序,条理清楚。应注意从两方面着眼:第一,从文章的总体内容和通篇格局着眼来考虑层次划分,考虑文章应由几个部分组成,同时把材料安排到各个部分去;第二,注意从逻辑联系上安排各部分顺序。具体的层次安排方法有下列几种:

①纵向推进。这种方式按时间推移或内容深化来排列层次,其思路是纵向展开的。常见的有三种情形:

时序法。是按生产流程、事物发展过程或时间先后顺序安排层次的方法,这种结构方式记叙文多用。应用文中,涉及汇报工作进程,事件发生、发展经过的通报、简报、调查报告等文种也常使用。这种方法又称为“纵向结构法”。

递进法。人们认识事物总有一个由浅入深、由表及里、由感性到理性的认识过程,将这一过程反映在文章层次上,就是层层深入、层层递进的结构方式。这种结构的关键,是把握好客观事物本身的事理层次或阶段,这样才能反映出事物从次到主,从轻到重,逐步纵深的发展趋向,其变异形式是递减式。

因果法。是依照事物自身的因果关系进行组合的方法。它要求作者从原因到结果,或从结果到原因地结构文章层次。

②横向展开。也称并列法,是按事物不同方面、不同性质或不同类别的并列关系来安排层次的方法,其思路是横向展开的。这种结构方法在应用文中使用频率较高。如规章制度、条例、合同及分条款而写的指示,工作总结、调查报告及讲话稿等都经常使用这种结构方法。

并列结构的关键,是把材料的思想提炼好,把问题分门别类归纳准确,做到条理清晰。

这种层次安排可具体分为两种方式:

按照空间位置的变换来划分层次。即按事物的不同角度、不同空间转换依次安排层次。

按照材料的性质、内容特点划分层次。即按事物各个方面、构成因素或材料的各种不同性质组合层次。

③综合法。也称纵横法。由于文章内容复杂,可将纵向推进和横向展开综合起来交叉运用来安排层次结构。采用这种纵横交叉方式要注意有主有从:或以纵向为主,以横向为辅;或以横向为主,以纵向为辅,不能平均用力。如先以“横向结构法”把内容按问题划分为几个并列的大层次,再以某一问题的发展时间或阶段为序表述第二层次的内容。一些内容复杂、时空变换较大、篇幅较长的应用文往往采用这种方式。

④总提分承。简称总分法。这是一种辐射式展开的层次,鲜明地体现着领属关系或整体与部分的关系,其特点是中心突出,层次分明,条理清楚。总分法是说明性、议论性应用文经常采用的组合方法。它或先总说,后分说;或先分说,后总说;或先总说,次分说,再总说。“总”,是作者的基本观点,是应用文的主旨;“分”,是对基本观点的具体阐述、分析和说明。应用文中的决定、意见、会议纪要、通知等的正文结构常呈现这种层次。

层次的表述方法:为使层次清楚,可以①采用小标题表示。每一层次拟写一个反映分观点或提示主要内容的小标题。②用序号表示。如:一、二、三、四……或“第一、第二、第三、第四……”。③用序列词、词组表示。如“首先、其次、再次,最后”等序列词来表示区分,或用“会议认为……”,“会议决定……”,“关于××问题……”等。

2.段落

段落,一般的说,是构成文章的基本单位。它是文章内容在表达时由于转折、强调、间歇等情况所形成的文字上的停顿。段落即是平常所说的“自然段”,具有换行、另起的外在标志。层次划分之后,就需要安排好段落。划分段落的原则是必须做到单一、完整、有序和合理。单一,指在一个自然段里,只说一个意思,不把其他无关的意思混杂在一起说。完整,指一个自然段把一个意思说完全,不残缺,不留尾巴,除为了特殊的表达效果,一般不把一个意思分散在几段去说。有序,指段内的句子之间、段落之间的组合关系要合理,要有逻辑性与连贯性。合理,指段落的划分,要注意长短适度,匀称得当,既要服从应用文内容表达的需要,又要注意应用文阅读者接受心理的需要。

层次和段落关系密切,层次着眼于思想内容的划分;段落侧重于文字表达的需要。在形式上,它们有时是一致的,即段落的划分正好反映层次的内容;有时,层次大于段落,即几个自然段表达同一个层次的内容;有时段落大于层次,即一个大的自然段里包含若干个小层次;有时甚至篇段合一,一段就是一篇文章,即篇章、层次、段落都相等。这种情况在一般性文章中少有,但应用文中却相对较多,尤其在命令、批复、通知、裁定书、判决书中,此类情况最为多见。

段落反映思维进程的阶段和间歇,恰当地分段,便于阅读和理解,同时也是表达的手段之一。段落的划分,一是根据内容,一是根据需要。前者表现为内容单一,意见完整的规范段,也称意义段,后者表现为与之相对应的种种非规范段,起承上启下作用的过渡段,起强调、突出、转折、递进、提示、概括作用而独立成行的词、词组和句子等。如:

“现将情况报告如下”

“为此”

“此复”

规范段的划分应注意三个问题:

其一,注意段落的单一性和完整性相结合,即一段只表达一个中心意思,这一个意思要在这一段落中说完、说透。

其二,注意各段落之间的内在联系。上下段之间衔接要紧密,不要脱节。

其三,根据内容需要划分段落的长短,使之大体匀称,并与整个篇章相宜,节奏慢的长文章,段落相对长些;节奏快的短文章,段落相对短些。

(三)掌握好过渡与照应

文章是一层一层、一段一段地展开的,为了使之脉络贯通、线索分明、浑然一体,除了以主旨为纲领使各层各段显示内在联系外,过渡和照应在全文中还起着穿针引线、连缀贯穿的作用。

过渡是上下文之间的衔接与转换。需要过渡的,大体有三种情况:一种是内容的转换处,记叙事物由此件到彼件,从此时此地到彼时彼地,说明、议论事物从这个问题到那个问题,或从这层意思到那层意思的转换处,一种是由分到总,或由总到分的转换处;还有一种是在不同表达方法的转换处,如在叙述与议论,顺叙与倒叙、插叙之间的变换处等。

过渡的方法大体有三种:一种是采用过渡段,在转换幅度较大的层次与段落之间安排一个承上启下的段落;二是采用过渡句,在前一段末尾或后一段开头,用富于提示性的句子或设问句过渡;三是采用关联词语过渡。例如,两层次之间,常用“为什么”“怎么样”的设问句过渡;由分述到总述,常用“总之……”“综上所述……”“总而言之……”等过渡;由总述到分述,可采用“以下一一详述”“从以下几个方面进行分析”等过渡。另外,关联词语“但是……”“即使……”“尽管……”“虽然……”“那么……”等也往往在段落的过渡中起着关键作用。

照应是应用文上下文之间的关照和呼应。照应的目的,是增加文章的整体感和周密性。常见的照应方法有三种:

(1)首尾照应

开头有交代,结尾加以照应,使文章有首尾连贯的逻辑性。如一些学术论文或调查报告,开头提出问题,主体部分展开分析、论证、阐述,结尾作出回答,得出结论,或有针对性地提出建议,使前后照应,文意贯通。

(2)前后呼应

这种方法往往通过“伏笔照应”的手法使文章意旨在同一文章中反复多次出现,它可以突出主旨,增强文章的感染力。特别是用于一些报告性质的应用文中,先有伏笔,后加照应,在文中多处照应,使文章起伏跌宕,增强吸引力和逻辑性。

(3)文题照应

即文章内容和文章标题的照应,这种照应在应用文中使用很广泛。如在学术论文,工作报告、市场调查与预测报告中都经常使用。常见的有两种情况:一是文章标题已经比较直接或明显地揭示了主旨的含义,文种一处或多处“点题”“回应”,起到突出主旨、增强效果的作用。此类文章,题目集中反映正文的主旨,正文在题目指导下展开,文题呼应紧密。二是文章标题比较含蓄隐晦,读者一时难以透彻理解,就需要作者在文中适当的地方予以点破。文对题的呼应常突出表现在开头或结尾部分。

(四)认真写好开头与结尾

应用文的开头和结尾,由于其地位特殊,在文章中的作用特殊,因此要认真对待。

1.应用文的开头

开头虽然文字不多,篇幅不长,但却关系文章的全局,它反映了作者对其所要表达的思想观点的“整体”认识。

开头,在文章中起着决定基调的作用。“全篇之意,往往见于发端一、二语”(林纾《春觉斋论文》),“通篇之纲在首一段,首段得势,则通篇皆佳”(唐彪《读书作文谱》)。头开得好,如抽丝剥茧,文章主体就容易顺利展开,又可增强文章的感染力。应用文的开头多采用直截了当的平实写法,就近落笔,单刀直入,尽快引入正题。最忌讳不着边际地绕弯子,兜圈子,“下笔千言,离题万里”。有些应用文虽然也可以生动形象一些,但毕竟不是文艺作品,不能花花哨哨,故弄玄虚,或猎奇追险。

具体的开头方法很多,最常用的有以下几种:

①开宗明义,提出要点和结论,引起读者注意,引导下读全文。

②说明写作的目的、理由和依据,帮助读者理解应用文的内容。请示批复、决定规章制度都多以此法开头。

③以概述基本情况或交代写作背景开头。总结、报告、调查报告、会议纪要等文种常用此法开头。基本概括可以用文字表达,也可用数据或表格表达。

④以点出问题、矛盾或摆出谬论开头,部分通报、经济活动分析、调查报告等用此法开头,读者可以在开头就了解应用文的针对性,进而关注它的结论和解决措施。

⑤以表明态度开头。如:“国务院同意你部××字××号《关于……的意见》,现批转你们,望……”

⑥以提问的方式开头,以提起注意,下文的内容主要是回答开头的提问。

⑦引用法规法令、方针政策、经典著作、名人名言开头。

⑧摘要式,回顾式开头。

方法很多,因文而异,因内容而异,不限于上述各种。

2.应用文的结尾

结尾是文章的结束,是全文内容发展的自然结果。结尾好,能够加强结构的完整匀称感,深化主题,扩大效果。它可以是意尽言止,不写什么;可以是一句话,也可以单写一段。结尾要求简练,注意与全文的和谐统一及与开头的对应,不能尾大不掉,也不可虎头蛇尾,更不能首尾乖离,互不相干。最好将开头和结尾同时考虑,统筹安排。

结尾的具体方法很多,常与开头呼应,常见的有:

①卒章显志,总结全文。

②照应点题,重申结论。

③以专用词语结尾。如:“特此报告”“此复”“妥否,请批复”。

④揭示问题,促人深思。

⑤提出改进建议、措施和解决办法。

⑥表明要求、希望、态度。如“请尽快复函为盼。”“上述报告,如无不妥,请批转。”

⑦展望未来,鼓舞斗志等。

开头与结尾,在格局相对固定的文体中,不宜随意改动,如来往公函、公告、通知、请示批复、合同诉状等。在格式要求不严的文体中,则不要千篇一律。开头结尾最忌套话敷衍,应力求简洁凝练。

(五)结构安排应落实为提纲

把结构落实为提纲是构思阶段的重要任务。内容单纯、结构简单的应用文,理清思路,打好腹稿就可以执笔写。而内容复杂的文章,必须列提纲,并应反复修改提纲。提纲是将思路固定下来的手段,既便于起草,又可帮助检查思路是否通畅,还利于从整体上统筹安排材料的使用。而且许多应用文所写的并非作者个人的观点意图,而是受命于单位、领导或某一会议,最终要经领导审阅、会议讨论才能成文。因此拟好提纲,便于在起草前及早地吸收意见,顺利完成撰写任务,有利于提高工作效率。

提纲的写法是:初拟一个标题,写下主题句或主题段,但不要一开始就把主要精力投入主题句或主题段的推敲中去。接着把层次分开概括出各层次的主要内容和要点。然后在层次中分出段落,简括列出各段的意思和使用的材料。提纲要反复修改、补充、删减、调度。力求匀称得体,逻辑严密,层次清晰。结构复杂、材料丰富的文章要列出详细提纲;结构相对简单,材料相对较少的文章,列个粗纲即可。请领导人审阅或会议讨论、征询意见的提纲,应尽量详细些,并抄写清楚。

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