常用事务文书

第三节　常用事务文书

一、书信

书信是个人与个人之间，个人与组织之间，组织与组织之间进行事务联系或者沟通交流彼此间思想感情的一种应用文体。在古代，书信作为主要的通信来源，它不仅传达着国与国的文化交流，同时也传递着人们对家乡父老、亲朋的思念情怀，还有着报平安的深层含义，如果亲笔给亲戚朋友写信，不仅可以传达自己的思想感情，而且能给受信人以“见字如面”的亲切感。“信”在古文中有音讯、消息之义，也有托人所传之言可信的意思。不论是托人捎的口信，还是通过邮差邮递的书信，以及近年出现的邮寄录音带、录像带、电子邮件等都具有这种含义。

随着社会的发展，书信无论内容还是形式，特别是传输的方式、传输的速度都发生了巨大的变化，但它传播信息、交流感情的性质和作用并没有变。因个人需要而向政府机构、企事业单位、知名学者发的事务性的信件使用量也越来越多。因此，学好书信写作，是每个人的工作、生活、学习所必需的。

（一）书信写作基本要求

由于书信是借助语言文字交流思想感情、互通信息或联系各种事务的一种方式，因此在撰写书信时，态度要诚恳，意向要鲜明，叙述要清楚，内容要具体，语言要得体，书写要工整，这样才能实现交际目的。

书信可用钢笔、毛笔、圆珠笔写，不能用铅笔，以防模糊不清。也不能用红笔写，这会让对方以为是绝交信。信纸要用专门信纸或稿纸。

称呼、问候用语及信中语气、措词要符合写信人的身份。

要考虑收信人的文化水平及经历，使收信人能看得懂。

要抓住重点，内容力求写的具体、清楚。

（二）书信的分类与格式

书信分为普通书信和专用书信两大类。普通书信主要有家庭成员之间的家书类书信，朋友和同事之间的问候类书信、请托类书信、规劝类书信、借贷类书信、庆贺类书信等。这类书信多用于个人和个人之间。专用书信常见的主要有表扬信、感谢信、邀请信等，这类书信多用于单位与个人、单位与单位之间。

1.一般书信

一般书信由信封和信瓤两部分组成。信封是显示于外的东西，信瓤则是信的正文。

（1）信封的书写格式

信封格式包括邮寄信封格式和托人转交信封格式。邮寄信封格式由收信人姓名、地址、邮政编码三部分构成。

邮政编码目前的邮政编码由6位阿拉伯数字组成，用来表示邮局和它的投递区域的专用代号，例如甘肃金昌市的邮编是737100。书写邮政编码时要注意，信封正面左上角空格内填收信人所在地邮政编码，右下角的空格填发信人所在地的邮政编码。

收信人的详细地址寄往城市家庭的，要具体写上收信人所在的省（市、自治区）、市（县）、城区、路、街（弄）和门牌号码，如果是高层建筑，还应写上室号。寄往农村家庭的，则要写出省、县、乡、村甚至街。寄往收信人工作单位的，不仅要写上收信人详细地址，还应写明单位全称和具体部门。书写地址时，可在一行内写完，也可分两行写出。在大地名和小地名、地名和号码之间，都应空开一个字的位置。

收信人姓名姓名要写完，不能省略。要注意的是，信封上不要使用写信人对收信人的亲属称谓，这是因为信封主要是给投递员看的，如写上“×××伯父收”“××爷爷收”等就有可能引起投递员的不悦。

寄信人的地址和姓名寄信人的地址和姓名必须写在信封上，因为当由于某种原因这封信不能寄达收信人时，邮局必须以此信息退还所寄信件。“本市王寄”“内详”之类做法都不可取。

上述情况，主要针对邮政信件。如是托人捎带的信件，则应该在信封上方偏左的地方，视具体情况，写上“请交”“面交”“烦交”等字样。如捎信人熟悉收信人的地址，则不必写出收信人的地址。写信人的地址一般也省略，只写“××托”“×××拜托”即可。有时，为了表示对捎信人的尊重与信任，或信件的内容一般，不涉及公私秘密者，信封以不封口为好。

另外注意，寄往国外的书信信封写作与国内的有所不同，除须用寄往国家的文字书写（也可用英文、法文书写）外，格式的明显区别是：信封左上方依次写发信人的姓名、地址（包括邮政编码）、国名（这三项内容也可写在信封背面的上半部）；右下方依次写收信人的姓名、地址（包括邮政编码）、国名；右上角贴邮票。还必须强调指出的是，寄往国外的信，必须写明收信人和寄信人的国家、地区、城市、街道名称和门牌号码。

（2）信瓤的书写格式

信瓤部分是一般书信的核心，一般由称呼、问候语、正文、结尾、署名、日期几部分组成。如果在信的正文里话没说完，还可以加上附言。

称呼开头第一行顶格写对收信人的称呼，要单独成行，以表示尊重和礼貌。平时对收信人如何称呼，信上也如何称呼。称呼之后加上冒号，以示领起下文。

问候语写在称呼的下一行，空两格，也可单独成段。问候语多种多样，有节日问候、身体状况的问候，还有一般的礼貌问候。

正文在问候语的下面另起一段，空两格写起，转行时顶格写，根据内容可适当分段。这是信的主要部分。寄信人要向收信人询问、回答、叙述的内容，都在这里表述。正文是信函的主体，可以根据对象和所述内容的不同，灵活地采用不同的文笔和风格。

一般的，应首先谈对方的事情，比如说明何时收到对方来信，表示谢意；或者询问对方情况，表示关怀，等等。然后谈自己的事情，如果要说的事情较多，最好分段交代，使对方一目了然。回答对方的问题要具体明确，有的放矢。最后还可写写自己有何希望、要求或再联系等事项。

结尾也就是结束语。一般是写表示祝愿或敬意的话。祝愿的话要因人、因具体情况选择适当的词，不要乱用。如写给长辈，一般用“敬祝健康”“敬祝近安”等；写给平辈，一般用“祝事业有成”“祝工作顺利”等；如果写给晚辈，一般用“希学习进步”“望继续努力”等。

结尾的习惯写法有两种：

（1）在写完正文之后，紧接着写“此致”，另起一行顶格或空两格写“敬礼”。

（2）不写“此致”，只是另起一行空两格，写“敬礼”“健康”“安好”等词。一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”“敬祝”，再空两格写上“安好”“健康”等。

署名写完结尾后，在信的右下方空半行的地方写上写信人的名字。如果是写给熟识的亲属、朋友的，可加上自己的称呼，如弟、妹等，后边写上名字，不必写姓。但如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。

日期在名字的下一行右下方，写上发信的年、月、日，以便于收信人了解你写信的时间。

附言附加的话。是信写完以后，发现还有事情需要向对方交代，可以补写在后面空白处。为醒目起见，常用“另”“又”或“还有”开头。或先写附加内容，最后注明“又及”或“某某（写信人的名字）又及”作为结束。

常见的几种情况：

（1）附告详细地址。初次通信或写信人的地址有变动，应该把详细通信地址通知对方。（2）托带问候的话。如“请代问某某好”。有的是别人托写信人代向收信人问候，如“姐姐附笔问安”。

（3）附件说明。信中附有照片、票据等，要加以说明。

【名人书信例文】

英国诗人、小说家、散文家劳伦斯给儿子的信：

亲爱的儿子：

你来信说对自己是否参加一项雪域探险活动犹豫不决，显然你对此缺乏自信，是怀疑自己的能力所致。所以，我给你写了这封谈自信问题的信，希望对你有所帮助。

自信是一把神奇的钥匙，它能替每一个人打开人生的幸福之门，具有自信是人走向成功的第一要素。只有树立了自信心，才相当于向成功的大门迈入了第一步。有了它，才能激发人的进取勇气，最大限度地挖掘自身的潜力，做成以前不敢想也不敢做的事，从而感受到挑战的激情，人生的快乐。

每一个人都存在巨大的潜力。科学的发展已经证明：正常人只运用了自身潜力的2%—5%。也就是说，最成功的人也只运用了自身潜力的5%。

俄国学者做过一个形象的比喻：一个正常人如果发挥了自身潜藏能力的一半，那么他将掌握40多种外语，学完几十门大学的课程，可以将叠起来几人厚的世界百科全书，背得滚瓜烂熟。既然每个人都有如此巨大的潜力，那我们为什么不能相信自己，相信自己必将有所作为呢？

美国最著名的人本主义心理学家马斯洛认为：自我实现的需要是人类最高层次的需要。正如人需要空气、阳光，人也需要发挥自己的潜能。而自信正是挖掘内在潜力的最佳法宝。如果一个人能顽强地相信自己，那么才敢于奋力追求实现自身价值，才敢于去干事，也才会激发自己的潜能。

一个人生活中的许多问题、困难，实际上，正来源于他信心不足；一旦获得了信心，许多问题就将迎刃而解。因为自信能使人保持最佳状态，从而有助于激发人的潜能。

自信是一种美好的生活态度。一位成功者说：“以前当我一事无成时，我怀疑我的能力，被自卑感所打倒，于是我觉得生活痛苦、黯淡无光；后来我取得了一些成就，恢复了对自己的信心，于是思想上也变得乐观、豁达，从而我的生活也随之变得美好了。我想即使我再遇到新的打击或者说失败了，我为什么不仍然保持自信呢，因为只有这样，才使得失败只是一个偶然的挫折而已，而不会影响到我的人生快乐。”

孩子啊，自信是根魔棒，一旦你真正建立了自信，你将发现你整个人都会为之改观，气质会更优秀，能力会更强，随之你的生活态度也将变得更乐观。

建立顽强的自信吧，这样你会感觉自己驾驭生活能力的强劲，从而对生活充满乐观，你的人生也会因此充满快乐。

如果你不自暴自弃，没有人能让你自觉低劣。愿你做一个自信的人！

思念你的父亲

2.自荐信

自荐信又称求职信，是求职者向有关企事业单位，介绍自己的基本情况，提出供职请求，并要求对方考虑、答复的文书。是求职者在递交求职简历时在前面附的表达求职意愿的短信。

一份好的自荐信可以起到“毛遂自荐”的作用，可能为你赢得一次机会。

（1）自荐信的内容

自荐信大致有四个方面的内容：

①说明个人的基本情况和用人消息的来源。首先在正文中简明扼要地介绍自己，重点是介绍自己与应聘岗位有关的学历、经历、成就等，让招聘单位对你一开始就产生兴趣，但详细的个人简历应作为附录。其次说明用人消息的来源，做到师出有名。

②说明胜任某项工作的条件。这是自荐的核心部分，主要是向对方说明你的知识、经验和专业技能，要突出适合于所求工作的特长和个性，不落俗套，起到吸引和打动对方的目的。

③介绍自己的潜能。向对方介绍自己曾经担任过的社会工作及取得的成绩，预示着自己有管理方面的才能，有发展、培养的前途。

④申请具体的工作岗位。用人单位往往为多个岗位招聘人才，因此要写清楚你所要应聘的工作岗位。如果不知道对方需要什么样的人才，可以说明自己希望申请哪一类工作岗位。

⑤附上有关材料或文件。大致包括：毕业证书、学位证书、职称证、身份证、获奖证书、户籍的复印件，学校的推荐信、个人履历表、发表的文章、科研成果等。

⑥最后写明自己的详细地址、邮政编码、联系电话等。

（2）自荐信的基本格式

类似普通书信，一般由以下几部分组成：

标题　一般在正文正上方居中写“自荐信”

称谓　另起一行顶格书写。可有“单位+职务+称呼”“职务+称呼”“单位+称呼”等几种。不要用“亲爱的”“我最敬爱的”等，这种亲昵让人难以接受；为礼貌考虑，你最多用“尊敬的××”相称。

正文　另起一行空两格书写，一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头，介绍自己的基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、政治面貌、职称、现任职务等情况。主体，说明自荐理由，包括工作经历、业务专长；适合干什么性质、什么岗位的工作等。结尾，申明个人的决心，被接受后的态度；同时，不要忘记告诉对方自己的通信地址、联系电话等。

祝颂语与落款，均与普通书信相同。此外，还有附件要随自荐信一起交给对方。

（3）自荐信的文字技巧

①语气自然。语言和句子要简单明了，直截了当。要个人化，不要听上去像别人的话。写信就像说话一样，语气要正式但不能僵硬，态度要谦虚诚恳，达到见字如见人的效果。

②通俗易懂。写作要考虑读者对象的知识背景。看信的人也许不是你这个专业的行家。所以，你不能用太过专业的字眼，一来人家会对自己看不懂的东西失去兴趣，二来未免有卖弄之嫌。切记不要使用生僻词语、专业术语。

③言简意赅。切忌面面俱到。专司招聘的工作人员多半工作量大，时间宝贵，不可能花时间在你冗长的简历上，反而会增加招聘人的反感。所以，自荐信应在重点突出、内容完整的前提下，尽可能简明扼要，不要陷入无关紧要的说明。多用短句，每段只表达一个意思。

④具体明确。不要使用模糊、笼统的字眼；多使用实例、数字等具体的说明。

（4）自荐信四个误区

通过写信求职是一常见方式，但必须避免以下四种失误以提高求职命中率。

①不够自信，过于谦虚。求职者应当在信中强调自己的强项，即使不可避免地要说明自己的弱项，也没有必要那么坦率。

②主观意愿，推理不当。许多求职者为了取悦于招聘单位，再三强调自己的成绩，而不知有关经验与能力对职位的重要性。

③语气过于主观。对于招聘单位来讲，他们大都喜欢待人处世比较客观与实际的人，因而求职者在信中尽量要避免用“我认为”“我觉得”“我看”“我想”等字眼。

④措词不当，造成反感。写求职信最忌用词不当，比如“有我这样的人才前来应聘，你们定会大喜过望”之类的话，人家看到后，很可能会产生反感，势必会影响对你的看法。

3.介绍信、证明信

介绍信是联结双方关系的一个桥梁，是介绍来人身份的一个有用的证件，是建立一种良好的合作或有效办理某项事情的有效凭证。当行政机关、社会、团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况、参加各种社会活动，或学生到某单位实习、搞活动时，都需要用介绍信证明来人的身份。

证明信是证明某人身份、经历或事情真相的。当有些历史事实或事件的真相模糊不清或被人歪曲，需要澄清事实时，需要有关人员为其写出证明信。

（1）介绍信

介绍信是介绍本单位人员到外单位参观学习、联系工作、了解情况或出席某种会议等所写的一种书信。一般来讲，介绍信通常可以分为以下两种，即手写式介绍信和印刷式介绍信。

手写式介绍信是一种较常见的介绍信，一般采用公文信纸书写或书写在机关、团体、单位自制的信笺上，最后只要加盖公章即可。

印刷式介绍信是一种正式的介绍信，铅印成文，内容格式等已事先印刷出来，使用者只需填写姓名、单位，另加盖公章即可。印刷式介绍信又可以细分为两种，一种为有存根的介绍信，一种为不带存根的介绍信。

介绍信具有介绍和证明的作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，以便得到对方的信任和支持。

写作要点：

手写式介绍信由标题、称呼、正文、结尾、落款五个部分组成。

①标题。只写文种名称即可。一般是在信纸的第一行写上“介绍信”三个字，有些也可省略。

②称呼。称呼在第二行，顶格写出单位名称（全称）或个人的姓名。称呼后要加上冒号。

③正文。正文要另起一行，空两格写介绍信的内容。介绍信的内容要写明如下几点：

要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。如被介绍者不是只有一人还需注明人数。其中，政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。

写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。

要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。

④结尾。介绍信的结尾要写上“此致”“敬礼”等表示祝愿和敬意的话。

⑤落款。出具介绍信的单位名称写在正文右下方，并署上介绍信的成文日期，加盖单位公章。这种介绍信写好之后，一般装入公文信封内。信封的写法与普通信封的写法相同。

不带存根的印刷式介绍信的内容、格式同手写式介绍信大体一样，这里主要介绍带存根的介绍信。带存根的印刷式介绍信一般由存根联、正式联和间缝三部分组成。

①存根联。存根部分的第一行正中写有“介绍信”三个字，字体要稍大于正文字体；紧接“介绍信”的字后，用括号注明“存根”两个字。

第二行在右下方写有“××字××号”字样。如市教委的介绍信就写“市教字××号”；如县政府商业局的介绍信可写“县商字××号”。“××号”是介绍信的编号。

正文要另起一行写介绍信的内容，具体由以下几项构成：

第一，被介绍对象的姓名、人数及相关的身份内容介绍，还要写明前往何处何单位。

第二，具体说明办理什么事情，有什么要求等。

第三，只注明成文日期即可，不必署名，因为存根仅供本单位在必要时查考而已。

②正式联

第一行正中写有“介绍信”字样，字体比正文字体大。

第二行在右下方有“××字××号”字样，内容照存根联填写。

称呼要顶格写，写明所联系的单位名称（全称）或个人的姓名。

正文应另起一行，空两格起再写介绍信的具体内容。内容同存根内容一样，主要写明持介绍信者的姓名、人数、要接洽的具体事项、要求等。

结尾写明祝愿或敬意的话，一般要写些诸如“请接洽”“请指教”“请协助”一类的话，后边还要写“此致”“敬礼”。最后要注明该介绍信的有效期限。

在右下方要署上本单位的名称全称，并加盖公章，同时另起一行署成文日期。

③间缝

存根部分同正文部分之间有一条虚线，虚线上即有“××字第××号”字样。这里可照存根第二行“××字××号”的内容填写。要求数字要大写，如“壹佰叁拾肆号”，字体要大些，便于从虚线处截开后，字迹在存根联和正文联各有一半。同时，应在虚线正中加盖公章。这类介绍信写好后，也应装入公文信封内。信封的写法同普通信封相同。

介绍信写作的注意事项：

①要填写被介绍人的真实姓名、身份，不得虚假编造，冒名顶替。

②所接洽办理的事项要写清楚，与此无关的不要写。介绍信要简明扼要，不可太长。

③介绍信务必加盖公章，以免以后造成不必要的麻烦。查看介绍信时，也要核对公章和介绍信的有效期限。

④有存根的介绍信，存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存，以备今后查考。

⑤介绍信书写不得涂改，要书写工整。有涂改的地方，可加盖公章，否则此介绍信将被视为无效。

【手写式介绍信例文】

【印刷式介绍信格式】

（2）证明信

证明信是以组织、机关、团体或个人的名义，凭借确凿的证据，证明有关人员的身份、经历或证明有关事件的真实情况的专用书信。实际工作中经常使用的证明信一般有如下三种类型：

①以组织名义所写的证明信。这种证明信多数是证明曾在或正在本单位工作的有关人员的身世、经历或与本单位有牵连的事件。

②个人证明某人某事真实情况的证明信。这种证明信是由个人写的，证明信的内容完全由个人负责。这类证明信一般需要由出具证明者所在单位签署意见，说明出具证明者的政治面貌和主要表现，说明对证明信上所写材料的态度，以便使需要证明信的单位能鉴别证明信的真伪和可靠程度。

③随身携带的证明信。这是因工作的需要，由被证明者随身携带的证明信。它是供有关人员外出活动作证件来使用的，以确保被证明者的工作、生活、旅行等活动的正常进行。这类证明信一般要注明有效时间，过期失效。

证明信对了解和考察有关人员和事件的真实情况，有着重要的证明、参考作用。

写作要点：

不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都由标题、称呼、正文、落款四部分组成。

标题。证明信的标题通常由以下两种方式组成：

①单独以文种名作标题。一般就是在第一行中间冠以“证明信”“证明”字样。

②由文种名和事由共同构成。一般也是写在第一行中间，如“关于×××同志××情况（或问题）的证明”。

称呼。要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名，然后加冒号。有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

正文。正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其他无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是要写清人物、事件的本来面目。正文写完后，要另起一行，空两格写上“特此证明”四个字，“特此证明”也可直接在正文结尾处写出。

落款。落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。

证明信写作的注意事项：

①内容必须真实。

②语言简明、准确。证明信表述要清楚，用词恰当，不能模棱两可，含糊其辞。

③证明信要盖章，表示负责，否则无效。要留有存根，以备查考。证明信邮寄时，应予登记，并挂号寄出，以免遗失。

证明信的写作要求：

①以个人名义所发的证明信。要写明写证明信者本人的政治面貌、工作情况等，以便使审阅证明信的人了解证明人的情况，从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。

②个人所写的证明信的内容如果本人不太熟悉，应写“仅供参考”等提示性语言。因为证明信有时是作为结论性证据的，所以要实事求是，严肃认真，要尽量言之有据。

③对于随身携带的证明信，一般要求在证明信的结尾注明有效时间、过期无效的期限。

④证明信的语言要十分准确，不可含糊其辞。证明信不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改，必须在涂改处加盖公章。

【例文一】

证明信

××公司：

张军同志，男，1980年8月2日生，2002年7月考入我校专修统计专业，后因身体原因休学一年，休学期间该生自修完当年的全部课程，并于2006年9月取得在校期间的全部学分。由于手续原因毕业时未能发给毕业证书，现即将补发。

特此证明

××××职业技术学院

××××年×月×日

【例文二】

证明信

××局负责同志：

王××原为我校中文系××级学生，曾担任前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结的活动。

特此证明

证明人：龚××

××××年×月×日

4.感谢信、表扬信、慰问信

乐善好施，助人为乐，是中国人民的传统美德。在生活中，我们每一个人都帮助过别人，同时也都得到过别人的帮助。当我们得到别人的关怀、帮助时，我们可以用感谢信表示感谢。对于这种乐善好施、助人为乐的好思想、好品德，我们可以通过表扬信给予大力的表扬。当别人遇到天灾人祸或暂时困难时，我们可以通过慰问信表示同情和安慰。

（1）感谢信

感谢信是某个单位或个人为感谢对方的帮助、关怀、支持而写的信。感谢信的特点是：

①感谢对象的确指性。感谢信要有确切的感谢对象，以便让大家都清楚是在感谢谁。

②表述事实的具体性。感谢别人要通过具体的事实加以表达，否则就会显得抽象空洞。

③感情色彩的鲜明性。感动和致谢的色彩要强烈鲜明，语言里充满感激之情，使大家都能受到感染和教育。

感谢信按不同的标准可以划分为不同的类型。

①按感谢对象的特点划分，有写给集体的感谢信和写给个人的感谢信。

②按感谢信的存在形式划分，有公开张贴或通过报刊、电台等新闻媒体发表的感谢信和寄给单位、集体或个人的感谢信。

感谢信除有感谢的意思外，还有表扬的意思。它可以直接送给对方或对方的所在单位，也可以张贴在对方单位内或与对方单位有关的公共场所，还可以通过报纸、电台、电视台等大众传播媒介予以宣传，以表谢意。

写作要点：

感谢信一般由标题、称呼、正文、结尾和落款五个部分组成。

感谢信的标题写法通常有以下几种形式：

①单独由文种名称组成。如《感谢信》。

②由感谢对象和文种名称共同组成。如《致××剧院的感谢信》。

③由感谢双方和文种名称组成。如《××街道致××剧院的感谢信》。

称呼写在开头顶格处，要求写明被感谢的机关、单位、团体或个人的名称或姓名，然后加上冒号。

感谢信的正文从称呼下移一行空两格开始写，要求写上感谢的内容和感谢的心情。应分段写出以下几个方面：

①感谢的事由。精炼地叙述事情的前因后果，叙述对方的好品德，好作风。叙述时务必交代清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果，尤其重点叙述关键时刻对方的关心和支持。

②揭示意义。在叙事的基础上指出对方的关心、支持和帮助对整个事情成功的重要性以及体现出的可贵精神，同时表示向对方学习的态度和决心。

结尾要写上敬意的话、感谢的话。如“此致，敬礼”“致以诚挚的敬意”等。

感谢信的落款署上发文单位名称或发文者的姓名，并且署上成文日期。

感谢信的写作注意事项：

①感谢信的正文务必写清得到了哪些帮助，这些帮助又产生了哪些效果。

②叙述事件时，要准确无误地叙述时间、地点，发生事件的其他详细情况。有时别人在做好事帮助他人时，可能自己并不在意，所以详细的叙述就显得很必要。

③感谢信以感谢为主。所以感谢应真诚、朴素，表达谢意时要符合实际，说到做到。同时感谢时要照顾到感谢对象的一些诸如身份、年龄、性别、学历修养等情况，以使自己的感谢可以恰到好处，切实可行。

④感谢信在语言上的要求是精炼、简洁，遣词造句要把握好一个度，不可过分雕饰、华丽多彩，否则会给人一种不实、虚伪之感。在篇幅上切记不可太长。“话不在多，点到为止”，这样的话也许更有余味，更能表达出自己的感谢之情。

感谢信的写作要求：

①叙事要简洁，内容要真实，有关人物、事件、时间、地点、原因等要交代清楚。

②评价和颂扬对方良好的行为及品德，要有高度，又要适度。

③情感要真挚，文字要精炼。

【例文一】

致母校的感谢信

×××高中的老师、同学们：

岁月流逝，时光荏苒。转瞬间离别母校已有半年之久，但母校的一草一木、一人一事都永远铭刻在我们的心中……凭借母校这块坚实有力的踏板，如今我们已迈入了大学，在梦想与现实交织的时候，则更怀念在×××高中所走过的路程。×××高中生机勃然，校园里一张张自信的脸庞诠释着青春，一个个俊逸的身影抒写着拼搏，在这里，我们懂得了珍惜，学会了坚强，收获了自信。我们虽已离开了母校，但是我们庆幸，在×××高中的生活中，没有留下叹息与悔恨，只留下了感激与怀念！感谢母校以她纯净的乳汁哺育我们茁壮成长，使我们像雄鹰般展翅飞翔；感谢恩师们辛勤耐心的教导，让我们在迷茫的学海中寻找到前进的灯塔；感谢×××高中的学弟学妹，能够在高考前为我们创造一个良好的学习环境，为我们提供方便；感谢，感谢，还是感谢，对×××高中有太多的感谢之言，更是有太多的美丽回忆！怀揣着在×××高中三年所学、所感走进大学，我们一定会积极进取，用我们的行动来回报给予我们关心与呵护的母校——×××高中！作为×××高中的毕业生，我们希望母校能够越来越强大，早日成为“西北一流，全国知名”的名校，也希望学弟学妹们继续发扬拼搏精神，能够在×××高中这块肥沃的土地上充实自己，尤其是高三的同学们，更要努力奋斗，在2009年的高考中再创辉煌！最后，在2009年元旦来临之际，我们衷心地祝愿母校的明天更加美好，也祝福老师们身体健康，工作顺利！祝学弟学妹们在新的一年中学习进步！此致敬礼

××级毕业生：×××

二○○八年十二月二十日

【例文二】

感谢信

尊敬的×老师：

您好！这封感谢信是学生我专门为您写的，感谢您从开学到现在为我们辛苦地付出。×老师，您辛苦了！

“未曾提笔泪涟涟，苦读寒窗十几年。师恩若泉深似海，不知感谢如何言！”老师为学生付出的太多太多，而得到的又很少很少，我们学生深知老师的辛苦啊！做老师辛苦，做语文老师更辛苦，虽说语文是从小学到大，但要学通学透却是很难，一位语文老师需要很高的水平，而且每教一篇课文，就要用心去感受这文章，才能了解文章的寓意，才能在课堂上让学生感受这寓意，欣赏这文章。您是一位很优秀的语文老师，课上得很生动，最难得的是每一节课上您的脸上都洋溢着美丽的笑容。您不单是学生的老师还是学生的朋友，您敬业奉献，爱生如子。您是我见过的最好的老师！

人们总喜欢把老师比作“蜡烛”“园丁”，我觉得老师更像树叶，小时候，我总在想，为什么树叶总在最好看的时候落下，现在我懂了。因为炎热的夏天，人们需要树叶，所以它长得十分茂盛，为人们遮挡阳光，到了秋天，天气凉了，人们不需要树叶了，所以树叶黄了，也累了，落下了。老师就像这树叶，让学生留下最美的回忆。

寻寻觅觅，思思想想，感感激激谢谢。乍写未写时最难下笔，三句两段淡文，怎谢您，师恩似海？师好也，吾感激，却是不懂表达。满肚谢语堆积，说不出，如今写下予您。有点害羞，独自怎说感谢？左思更兼右想，到下笔，字字句句。这师恩，怎一个谢字了得！

×老师，感谢您树叶般的爱！我这寸草心，怎报得您三春晖？在这就真诚地祝您在以后的日子里，身体健康，工作顺利，快乐每一天吧！

此致敬礼

您的学生：×××

××××年×月×日

（2）表扬信

表扬信是用来表彰好人好事、先进思想、先进事迹的一种书信。表扬信与感谢信的特点大致一样，具有表扬对象的确指性、表述事实的具体性和感情色彩的鲜明性。

表扬信按不同的标准可以划分为不同的类型。

①按作者身份来划分，有以集体名义写的表扬信和以个人名义写的表扬信。

②按表扬信的存在形式来划分，有公开张贴或通过报刊、电台等新闻媒体发表的表扬信和寄给单位、集体或个人的表扬信。

通过表扬好人好事，能够使受表扬者得到鼓舞，对其他人也起到教育作用。

写作要点：

表扬信通常由标题、称呼、正文、结尾和落款五部分组成。

标题。一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成，位置在第一行正中。

称呼。表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。

正文。正文的内容要另起一行，空两格写，一般要求写出下列内容。

①交代表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，要让事实说话，少讲空道理。

②指出行为的意义。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好品德。

结尾。该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某给予表扬。如“某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给个人的表扬信，则应适当谈些“深受感动”“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致，敬礼”等结束用语。但“此致”“祝”“谨表”“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶格写。

落款。落款写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。

表扬信的写作注意事项：

①叙事要实事求是。对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。

②要用事实说理。要充分反映出对方的可贵品质。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不要以空泛的说理代替了动人的事迹。

③表扬信语气要热情、恳切，文字要朴素、精炼，篇幅要短小精悍。

④表扬信可以组织名义写，也可以个人名义写。除信中给予的表扬外，也可以建议有关部门给予表扬。

表扬信的写作要求：

①要突出受表扬的单位或个人的事迹中最有现实教育意义的方面。

②事实要具体，评价要恰当。事情发生的时间、地点，被表扬的人物、事迹等，都须交代得清清楚楚。评价要注意分寸，切忌胡乱编造。

③语言要热情、诚恳、亲切。

【例文一】

表扬信

××××学院：

在开展“全民文明礼貌月”活动中，你校的师生员工，不仅从自己做起，从本校做起，搞好了清洁卫生，注意了文明礼貌，而且多次利用周末休息日走上街头清理垃圾，维持交通秩序，开展法律咨询与宣传，义务为群众做好事，为建设精神文明做出了可喜的成绩。在此，市政府特授予你校“精神文明先进集体”的光荣称号。

希望你校师生，发扬优良作风，再接再厉，为取得更大的成绩而努力！

××市人民政府

××××年×月×日

【例文二】

表扬信

×××中学：

2月27日午后3时，我店×××同志出差在×地发病，你校高中九五级二班×××同学将他扶到人民医院治病。这种助人为乐的精神使人敬佩，请贵校给予表扬。

此致敬礼

××商店全体同志

××××年×月×日

（3）慰问信

慰问信是以组织或个人的名义向在某方面做出特殊贡献或遇到意外损失，遇到巨大灾难的集体或个人关切致意，表示问候同情的一种书信。

按慰问的对象，从内容上分，慰问信可分为以下三种类型。

①对作出贡献的集体或个人的慰问。

②对遭受困难或蒙受损失的单位或个人的慰问。

③节日慰问。

写作要点：

慰问信一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五个部分组成。

标题。

①只写文种。即第一行正中写“慰问信”三个字。

②被慰问者+文种。即第一行正中写“致×××的慰问信”。

③慰问者+被慰问者+文种。即第一行正中写“×××致×××的慰问信”，或把“慰问信”三个字移至第二行写在中间。

称呼。顶格写被慰问的单位或者个人的称呼。写单位要写全称；写个人，在个人姓名前边，往往还要加上“敬爱的”“亲爱的”等字样，以表示尊重。在姓名之后加上“同志”“先生”“师傅”之类，后边用冒号。

正文。慰问信的正文一般由发文目的、慰问缘由或慰问事项等组成。

①发文目的要开宗明义，写清楚发此信的目的是代表何人向何集体表示慰问。

②慰问缘由或慰问事项要概括地叙述对方的先进思想、先进事迹，或战胜困难、舍己为人、不怕牺牲的可贵品德和高尚风格，或者简要叙述对方所遭受的困难和损失，以示发信方对此关切的程度，要表现出发信方的钦佩或同情之情。

结尾。写一些鼓励和祝愿的话。接着在正文后面或是另起一行空两格写“祝”“此致”，然后在下一行顶格写“节日愉快”“取得更大的成绩”“敬礼”等。

落款。在正文右下方署写慰问信的单位名称或个人姓名和成文日期。如果写慰问信的单位、个人不止一个，也都要一一写上。

慰问信写作的注意事项：

①要向对方表示出无限亲切、关怀的感情，使对方有一种温暖如春的感觉。

②要较全面地概括对方的可贵精神，并提出希望，勉励他们继续努力工作，刻苦奋斗，取得胜利。

③行文要诚恳、真切，措词要确切，篇幅要短小。

慰问信的写作要求：

①对象要明确。根据不同的对象确定慰问内容和重点。

②感情要真挚。应以高度的政治热情，赞颂或慰勉对方，使人受到鼓舞。

③期待要殷切。

【例文一】

慰问信

××指挥所并全县战斗在防汛抗灾第一线的全体同志：

连日来，在县委、县政府的统一领导下，全县广大干部群众面对严重的汛情、灾情，全力投入防洪除涝斗争，战胜了淮河三次洪峰的严峻考验，内、外河堤防安然无恙，将灾害损失降到了最低程度。在此，谨向日夜辛勤奋战在防汛抗灾第一线的全县广大干部、民工致以崇高的敬意，并向大家表示诚挚的慰问！

6月下旬以来，我县普降暴雨，内、外河水位迅速上涨，××、××、××堤和××湖、××湖、××塘水位均超过警戒水位，部分乡镇局部地区发生涝灾。汛情发生后，全县广大干部群众不等不靠，紧急行动，全力以赴，与灾害顽强斗争。××、××、××指挥所成员按照指挥部统一部署迅速到岗就位，县六个班子成员和乡镇领导分片包干战在一线，指挥防汛抗灾，安排落实调度方案，组织干部和一、二线民工上堤，全县最高上堤干部1700余人，××、××、××河上堤民工达到1940人，××湖、××塘等上堤民工达到2300人，共做预备土3万立方米，紧急调运编织袋4万条，沙石料870吨，投入排涝机械217台套，抗灾工作紧张有序，有条不紊。

当前，我县防汛抗灾工作已取得阶段性胜利。但淮河主汛期还没有过去，××湖、××湖等周边乡镇内涝还没有排除。特殊的县情，决定了我县防汛抗灾工作任重而道远。希望全县广大干部群众再接再厉，按照“四个确保”的要求，克服麻痹松懈和侥幸心理，认真做好迎战下一轮可能出现的洪涝灾害的各项准备，为夺取今年防汛抗灾工作全面胜利、确保实现经济发展各项目标作出新的贡献！

此致

敬礼

××防汛抗旱指挥部

××××年×月×日

【例文二】

慰问信

贺莹莹同学:

您好！惊悉您的家乡突然遭受洪水灾害，人民的生命财产受到很大损失。我们全班同学对您全家以及您家乡的人民表示深切的同情，为此我们特向您表示亲切的慰问！

最近我们正在学校的领导下，以实际行动支援灾区人民。我们坚信,在党和政府的领导下，在全国人民的支援下，您一定能同灾区人民团结一致，艰苦奋斗，克服困难，重建家园。

我们班的全体同学商定，一定要以实际行动支援灾区人民。因而，请您不必担心学习上的问题，等您家中一切安排妥当后再返校，我们会帮您把落下的课程补上。

现寄去全班同学为您家捐赠的衣物20件，人民币500元。这是我们的一点心意，请务必收下。

代我们再次向您全家和乡亲们表示亲切慰问!

此致

敬礼

××学校××班全体同学

××××年×月×日

【例文三】

春节慰问信

亲爱的×××部队指战员同志们:

××××年新春佳节来到了，我们向你们致以亲切的慰问和节日的祝贺！

在过去的一年里，你们牢记人民军队的宗旨，全心全意为人民服务，继承和发扬了光荣的革命传统，同我们地方群众鱼水相依，骨肉相连。在紧张的训练中仍不忘以人力、物力支援工农业生产，特别是在抗灾斗争中，你们不怕疲劳，英勇顽强地与洪水搏斗，帮助我们抢险，使国家和集体的财产少受损失，保障了人民群众的生命安全。人民军队爱人民的动人事迹到处传颂，我们为有这样的子弟兵而感到自豪。

亲爱的同志们，让我们更紧密地团结起来，在党的领导下，心连心，肩并肩，为保卫和建设伟大的社会主义祖国而共同奋斗。

祝同志们

春节愉快！

中共××地委

××地区行署

××××年×月×日

二、倡议书、申请书

倡议书是号召大家做某件有意义的事时使用的应用性文体。人们可以通过倡议书来发动广大群众、动员社会力量，调动群众的积极性，使大家心往一处想，劲往一处使，齐心协力共同做好一些有益于社会的事务和开展某些公益活动。在大力开展精神文明建设活动和构建和谐社会的活动中，倡议书发挥了越来越大的作用。

申请书的使用范围十分广泛，尤其是今天，人们的交往越来越多，申请书的使用大有用武之地。个人对党团组织和其他群众团体表述志愿、理想和希望，要使用申请书；下级在工作、生产、学习、生活等方面对上级有所请求时，也可以使用申请书。申请书把个人或单位的愿望、要求向组织或上级领导表述出来，让组织和领导加深了对自己或下级的了解，争取了组织和领导的帮助与批准，加强了上下之间，集体与个人之间的关系，对促进社会主义物质文明和精神文明的建设具有巨大的推动作用。

（一）倡议书

倡议书是集体或个人，为了发动群众，动员社会力量，共同完成某项任务，树立某种风尚，开展某种公益活动，向有关方面和群众提出某种建议的书信。

1.倡议书的特点

（1）倡议书的群众性。倡议书不是对某个人、某一集体、某一单位而言的，它往往面向广大群众，或对一个部门的所有人发出，或对一个地区的所有人发出，甚至向全国发出。所以其对象广泛的群众性是倡议书的根本特征。

（2）倡议书对象的不确定性。倡议书是要求广大群众响应的，然而其对象范围往往是不定的。它即便是在文中明确了自己的具体对象，但实际上有关人员可以表示响应，也可以不表示响应，它本身不具有很强的约束力。而与此无关的别的群众团体却可以有所响应。

（3）倡议书的公开性。倡议书就是一种广而告之的书信，就是要让广大的人民群众知道、了解某事，从而激起更多的人响应，以期在最大的范围内引起共鸣。倡议书按作者身份划分，有个人发起写与集体发起写两种。

2.倡议书的作用

（1）倡议书具有广泛的群众性。它可以在较大范围内调动群众的积极性，使大家心往一处想，劲往一处使，齐心协力共同做好一些有益于社会的事务和开展某些公益活动。

（2）倡议书是开展精神文明建设的一个有效的方法。倡议书的内容一般是同人们的日常生活相关的一些事项。如倡议爱护花草树木，保护生态环境；倡议众志成城，同心协力，实现祖国的尽快复兴等。所有这些都有利于人们的身心健康，属于社会主义精神文明的重要内容。

3.写作要点

倡议书的写作格式和一般书信相似，由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。

（1）标题

①由文种名单独组成。即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。

②由倡议内容＋文种名共同组成。如“关于××××的倡议书”。

（2）称呼

可根据倡议的对象选用适当的称呼。有的倡议书不用称呼，而在正文中指明。

（3）正文

正文是倡议书的主体部分，主要写倡议的背景、对象、原因、目的、内容、意义、要求和事项，也就是“向谁倡议”“倡议什么”“谁倡议的”。

倡议的具体内容一般是分条开列的，这样写往往清晰明确，一目了然。

（4）结尾

结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。

（5）落款

在正文右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。

4.倡议书写作的注意事项

（1）倡议书的内容要有新的时尚和精神，要切实可行，要不违背国家的方针政策。

写倡议书，所提的倡议内容必须是对国家、对人民有利的好事，这样才会有广泛的群众基础。所提的倡议事项又必须是简便易行的，这样才能吸引更多的人响应。

（2）倡议书的背景目的要写清楚，理由要充分。

（3）倡议书的措辞要恰当，情感要真挚，同时要富于鼓动性。

（4）倡议书的篇幅不宜太长。

【例文】

给电子游戏迷的一封倡议书

亲爱的小电子游戏迷们：

你们好！

我想告诉大家一件事，也许你们已经听说了。

当新千年的钟声还在我们耳边回响，新千年的曙光刚刚普照大地的时候，×月×日，在洛阳一家乌烟瘴气的电子游戏厅里，不幸却降临到三个沉迷于电子游戏的小学生身上——他们因欠了老板两块五毛钱，竟被黑心的老板活活勒死了。

他们，和我们一样，正是花儿一般的年龄；

他们，和我们一样，正在学习，正在成长。

伙伴们，此时此刻，我们的心情是怎样的？是愤怒？还是惋惜？

在我们痛恨游戏厅老板的残忍，惋惜失去了三个伙伴之余，是不是应该反省一下我们自己？

有多少回，我们把家长给的零花钱，舍不得买东西吃，都“捐”给了游戏厅的老板；有多少回，我们想方设法从爸爸妈妈那里骗钱去打电子游戏；有多少回，我们一放学，甚至旷课逃学来到门口写着“禁止中小学生入内”牌子的屋里。在里面一坐就是几个小时。也许正因为我们表现出超乎寻常的积极性，一些胆大妄为的黑心老板才敢堂而皇之地摆出各种赌博机，吞噬着我们的零花钱、压岁钱。当黑心老板得意地数着大把大把的钞票时，我们却付出了近视的双眼、柔弱的身体、下降的学习成绩等沉重的代价！

其实，伙伴们，我们可以做的有意义的事情多着呢！

让我们在这明媚的春天去植树，写上你的名字，与树一起茁壮成长；让我们去郊游，到大自然中陶冶情操；让我们去看体育比赛，去参加体育运动，去踢足球——也许足球要靠我们才能踢出亚洲；让我们去做模型，上天入地，增长知识；让我们买本好书，从中汲取知识的营养；让我们把不玩的玩具或不穿的衣服寄给西部贫困地区的小朋友；让我们把节省下来的零花钱捐给“希望工程”……

伙伴们，我们是祖国的未来和希望，需要做的事情很多很多，我们是天真烂漫的花朵，能使我们快乐的事情很多很多……

我倡议，让我们远离电子游戏厅！

倡议人：×××

二○○六年五月卅日

（二）申请书

申请书是个人或集体向上级组织或有关部门提出某项请求的信件。是沟通个人与组织、个人与领导、下级与上级的一种文书。具有表达愿望、反映情况、促进物质文明和精神文明建设等作用。

一般是一事一书，内容比较简单，格式比较固定。

申请书按作者身份划分，有个人发起写与集体发起写两种。

申请书具有表达愿望、反映情况、促进物质文明和精神文明建设等作用。

1.写作要点

申请书由标题、称呼、正文、结尾和落款五部分组成，其写法与一般书信大致相同。

（1）标题

①只写文种。即在第一行居中写上“申请书”三字。

②在文种前标明具体名称，如“入团申请书”“入党申请书”等。

（2）称呼

申请者对接受申请者的称呼，左起顶格写，称谓后加上冒号。

（3）正文

申请书主体部分，写申请的事情和理由，一般分段或分条列项写。

（4）结尾

写“此致，敬礼”之类的话，也可以不写。

（5）落款

正文右下方写上申请者的姓名或单位名称并注明成文时间。

2.申请书写作的注意事项

①申请的事项要写清楚、具体，涉及的数据要准确无误。

②理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到上级领导的批准。

③语言要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。

3.申请书的范围

一般在要求加入共产党、共青团、少先队、工会、参军、参加某项活动，请求承担某项任务或涉及私人事物等情况下，都可使用这一文体，递交有关领导、组织及部门，以示态度。

【例文一】

学费减免申请书

尊敬的领导：

您好！我是2009级的学生，由于家庭无力筹得本学年的10000元学费，本人提出减免申请。

我来自贫困乡村，家庭主要经济来源是农业收入。由于多年来我和姐姐上学战线拉得太长，家里常年地入不敷出，早已负债累累。为了我们的学业，我父亲在当地的农村信用合作社贷了款，我也申请了助学贷款。现在我家挣扎着还贷款利息都已耗尽了极大心力。临时解决难题的贷款也早已成了压在父母心头的大山。

多年来，我家的生活状况一直维持在我上初中时的水平，早已简单到了极致，粗茶淡饭，缩衣缩食，朴素成了一张白纸。我家买不起农耕工具，年迈的父母主要是靠肩挑背驮手推的古老方式来耕作。父亲早年罹患乙肝，本需安心调养，但是他怕自己医疗费过高，就早早地拒绝一切恢复治疗。到现在还把病情拖着。每当他生气或过度劳累时就会伴着心慌气短，肚子往外胀，脸色发青，面色非常难看。这时，妈妈、姐姐和我就害怕，就哭，但是，父亲并不允许我们这样。

由于常年地手工耕作，父母积劳成疾，身上多处都有损伤。父亲常年腿抽筋，两条腿都抽。因此,晚上常常无法入眠，表情十分痛苦。父亲由于乙肝，不能干重活，矮小的母亲就承担了家里的大部分农活，多年下来，她的手指、手腕、胳膊肘、脖颈、膝盖、脚踝等多处都有损伤，常常行动不便。

尽管如此，我家实在拿不出钱来给父母治病。家里的绝大部分收入都用到了我姐弟的学杂费上。这么多年的积贫积弱使我们无力再去贷款。我家这小小的水塘几尽干涸，也早已达到了它弹力的极限，无力再经受风雨。

我谨代表父母诚恳地提出减免学费申请，希望领导能切实了解和关切我家的具体状况，给予我们力所能及的最大帮助。我们诚惶诚恐，感激万分。

此致

敬礼

申请人：×××

二○一○年九月廿日

【例文二】

申请书

武汉市伍壹汽车服务有限公司：

兹有武汉市××区×××汽车修理厂（店），本着和贵公司互惠互利、共谋发展的合作精神，经过双方充分沟通、友好协商，在统一品牌、连锁经营的服务理念上达成共识，并承诺联合开展会员车的经营活动。现自愿申请成为武汉市伍壹汽车服务有限公司连锁维修店，并在服从贵公司统一管理的前提下，严格执行各项管理制度。特此申请。

此致

敬礼

申请单位法人（签字）：×××

（单位盖章）：×××××××

申请日期：××××年×月×日

三、启事、海报

随着社会的进步和工作节奏的加快，人们的交往越来越多，新的情况不断出现，启事成为人们常见的一种应用文体。启事结构简单，写作方便，凡个人、团体或机构，如果在一定范围内有什么需要让大众知道或吸引他们参与的事项均可运用这一文体，把“应启之事”告之于众。因此，人们称之为现实生活中传递与交流的“轻骑兵”。

海报是人们在日常生活中常常使用的一种招贴形式的应用文，经常用于电影、戏曲、球赛、文艺演出等活动，分布在各街道、展览会、商业区、车站等公共场所。

启事与海报的区别：

启事与海报都具有告启性，都可在公共场所张贴。但两者是有明显区别的。

①使用的范围、场合不同。启事使用的范围较广，而海报通常只用于报道文化、娱乐、体育等消息。启事用于庄重场合，海报用于热烈场合。

②公布方式不同。启事可张贴、可刊发，还可用广播电视播放，而海报一般只用来悬挂和张贴。

③制作形式不同。启事一般只用文字说明，而海报除文字外，还可以作美术加工。

④适用对象不同。启事是单位或个人均可使用，而海报多是单位使用，个人一般不用。

（一）启事

启事是国家机关、社会团体、企事业单位或个人，有什么事需要公开说明，或请求大家援助、支持或协助办理与参与，用简明的文字公之于众的一种应用文体。简言之，即公开地陈述事情。启事大多张贴于路边建筑等公共场所，有的刊登在报刊上，或由广播、电视播发。

启事的特点：

①内容的广泛性。机关、企事业单位、社会团体、个人都可以根据实际需要发布相应的启事，内容牵涉方方面面。

②告知的回应性。启事不同于只是向社会“告知”的声明，它要求通过告知得到社会上广泛的回应，以解决自己的某件公务事宜。

③参与的自主性。启事对公众没有强制性，不具备约束力，公众对启事的内容和要求可关注也可不关注，可介入也可不介入，可参与也可不参与。

④内容的简明性。启事的内容要简明扼要，篇幅要短小。

⑤传播的新闻性。启事通过张贴、登报、广播、电视等各种新闻媒体公开传播消息，对社会公众来说，是广告性消息，具有新闻性质。

启事的分类：启事的种类很多，按不同的标准可以划分为不同的类型。

①从公布的方式划分，有张贴启事、广播启事、电视启事。

②从内容上划分，有寻领类启事、声明类启事、征召类启事、告知类启事。

1.写作要点

启事一般由标题、正文、落款三部分组成。

（1）标题

①只写文种，即写“启事”。

②标明启事内容，如“遗失启事”“寻人启事”等。

③发出单位的名称＋具体内容，如“××学校招聘教师启事”。

（2）正文

根据不同的种类，正文有所不同。一般来说，正文主要写启事的事项，说明启事的目的、原因、要求、联系人、联系地点和联系方式等。

（3）落款

在正文右下方署上启事的单位名称或个人姓名及成文日期。

2.启事写作的注意事项

①内容要真实。

②标题要能揭示事由，简短醒目，吸引公众。

③内容单一，一事一启，便于公众迅速理解和记忆。

④文字通俗、简洁、集中，态度庄重、平易，而又不失热情、文明，给公众以信任感。

3.启事的写作要点

①寻人、寻物启事。主要写明要寻找的人或物的基本特征、丢失的时间与地点、联系的地点与电话号码、对协助寻找者的酬谢等。

②征文、征订启事。征文启事主要写明征文的目的、主要内容、具体要求、截稿时间、投寄方式、出版形式、如何奖励等；征订启事要写明报刊书籍的性质、内容、特点、价目、征订单位及截止时间等。

③招工、招生启事。这类启事应重点写招收的原因、地点，应带上相关的证件以及招收的方式（面试、笔试）等。

④更名启事。主要写明更改名称的原因、更改名的全称、更改名称后的服务宗旨及业务范围等。

【例文一】

寻物启事

本人于10月19日22时左右从教学楼至学生宿舍一号楼途中不慎丢失黑色钱包一个，内有银行卡、IC卡、照片、人民币若干，希望拾到者与本人联系。

联系地址：学生宿舍一号楼505号房间

联系电话：×××××××

失主：马达哈

二○一○年十月二十日

【例文二】

招领启事

本商场拾到手提包一个，内装人民币若干元，手机、信用卡等物，望失主前来认领。

地点：本市××商场三楼办公室

电话：×××××××

××商场办公室

二○一○年十一月三十日

【例文三】

搬迁启事

四川×××汽车有限公司于10月15日由原四川×××二楼迁往新落成的××大厦。

新迁地址：成都市×××路南4段18号（×××学院大门西侧）

联系电话：×××××××

欢迎各界朋友光临！

四川×××汽车有限公司

××××年×月×日

（二）海报

海报是向公众报道或介绍有关电影放映、戏曲表演、杂技表演、体育比赛、学术报告会等消息时所使用的一种招贴性应用文。海报通常张贴在有关演出的场所，或较为醒目的地方，告知有关活动的事项。有的海报还可以在广播电视上播出。

海报的特点：

①广告宣传性。海报希望社会各界的参与，它是广告的一种。有的海报加以美术的设计，以吸引更多的人加入活动。海报可以在媒体上刊登、播放，但大部分是张贴于人们易于见到的地方。

②商业性。海报是为某项活动作的前期广告和宣传，其目的是让人们参与其中，演出类海报占海报中的大部分，而演出类广告又往往着眼于商业性目的。当然，学术报告类的海报一般是不具有商业性的。

海报的分类：按海报内容分，有下列几类：

①电影海报。

②文艺晚会、杂技表演、体育比赛等海报。

③学术报告类海报。

1.写作要点

海报一般由标题、正文和落款三部分组成。

（1）标题海报的标题写法较多，大体可以有以下一些形式：

①单独由文种名构成。即在第一行中间写上“海报”字样。

②直接由活动的内容承担题目。如“舞讯”“影讯”“球讯”等。

③可以是一些描述性的文字。如“×××再显风采、×××旧事重提”。

（2）正文海报的正文要求写清楚以下一些内容：

①活动的目的和意义。

②活动的主要项目、时间、地点等。

③参加的具体方法及一些必要的注意事项等。

（3）落款署主办单位的名称及海报的发文日期。

2.海报写作的注意事项

①内容必须真实、具体，写清楚有关活动的内容、规模、时间、地点。

②文字力求简明扼要，也可适当用一点带有刺激性的吸引人的词语，但注意不可夸大其实，切忌啰嗦冗长。

③为了加强宣传效果，可用一些趣味性的构图或鲜艳的色彩来装饰海报，做到图文并茂，但构图、色彩要给人以美感，忌轻浮庸俗。

【例文一】

学术报告会海报

为纪念“五·四”运动八十周年，特邀校友××博士来校作学术报告。

题目：知识经济时代的学习和工作

时间：5月4日14时

地点：校多媒体报告厅

欢迎全校师生踊跃参加

××学院科技处

××××年×月×日

【例文二】

海报

根据李劫人著名小说改编的川剧《死水微澜》在成、渝两地上演以来，场场火爆，反响热烈，在青年学生中掀起了欣赏川剧艺术的热潮。我校部分师生日前已前往观看。为了使广大同学更深入地领会川剧的精髓，了解该剧创作演出的甘苦和取得的成就，我系特邀请了该剧女主角饰演者梅花奖得主田曼莎及部分剧组成员到校座谈交流，欢迎全校师生踊跃参加。机会难得，切勿错过！

时间：4月3日晚7时

地点：学术报告厅

××大学中文系学生会

二○一○年四月二日

四、便条、条据

在科技发达的今天，虽然电脑、手机已是百姓的寻常物。但在日常生活中，有些事要说明介绍或请对方办理，有时无法当面讲但又必须告知的，或者是出于手续上的需要，要留做依据的，还需要使用到便条这种形式。条据更是我们生活中不能缺少的应用文体。

（一）便条

便条是一种简便的书信。用于把比较简单的事情告诉别人，用这种简便书信向别人说明事项，一般不用邮寄，不用写信封，直交、带交、留交收便条人即可。

便条一般分请假条、留言条、托事条、意见条四种。

1.写作要点

各种便条的写法基本相同，一般由标题、称呼、正文、落款四部分组成。

（1）标题写明便条的种类，如“请假条”“留言条”“托事条”“意见条”等。

（2）称呼平时怎么称呼就怎么写，称呼后加上冒号。如“××先生”“爸爸”“老师”等。

（3）正文用简单的几句话写明你因何事、何病请多久假；或拜访×××不遇、相约不遇，留下要说的话；或托人办什么事；或提什么意见等。正文后致意，一般另起一行空两格写“此致”，下一行顶格写“敬礼”。给朋友或同学相熟者的便条，也可省略该项内容。

（4）落款将写条人的姓名写在正文后右下方。在署名人后面另起一行写时间。一般不写年，只写月、日，上午、下午、几时、几分。

2.便条写作的注意事项

①便条要将所说的事写清楚，使他人一看便知。

②便条要言语简洁，篇幅短小，以写某一件事为主，切忌长篇大论。

③便条是人们在日常生活、工作、学习中加强联系、交流信息的一种方式，但不能凭借权势到处写条子，出卖人民的利益等。

3.便条与书信的区别

①便条一般托人代转或留在对方可以看见的地方。

②便条是不经过邮局邮递的一种书信，便条不用邮递，也就不用信封；有时为了方便用信封装起来，也是不必密封的。

③便条的内容一般较短，而且是就某一件事情而发文；而书信则一般较长，而且可以说到许多件事。

【例文一】

请假条

××培训中心:

因我单位于1月25日晚举行员工大会，任何人不得缺席，所以本人1月25日晚不能回

校参加培训。特此请假，恳望批准!

此致

敬礼

学员：×××

二○○九年一月廿日

【例文二】

留言条

杨处长：

司令部办公室来电话，请你明天上午9时到司令部三楼会议室参加宣传干部思想工作汇报会议，请你准备好材料，按时到会。

陈××留言

×月×日×时

【例文三】

托事条

李老师：

明天您要去广州，请您在广州给我买几本计算机维修方面的专业书，因为我们这里暂时没有卖的，特托您代劳。已交付一百元钱与师母。其余事宜，等您回来再谈。

此致

敬礼

学生：徐秋韧托

××××年×月×日

【例文四】

意见条

后勤处：

我们办公大楼的水管已坏了两天了，已严重影响到大家的正常生活秩序，希望尽快请人维修。

员工：齐横达

××××年×月×日

（二）条据

条据是单位或个人之间，为了办事方便，手续清楚，在处理钱、物的过程中作为凭据而写的字据。它是一种非常重要、有法律效应的应用文。

常用的条据有借条、收条、领条、欠条四种。

1.写作要点

条据一般由标题、正文、结语、落款四部分组成。

（1）标题在条子的上方中间，一般要写上“收条”“借条”等字样作为标题，醒目地说明是什么性质的条据，既扼要地提示了内容，又便于归类保管。

（2）正文正文，紧靠标题的下方空两格书写正文。条据开头有较为固定的惯用语，一般为“今借到”“今领到”“今收到”等。如涉及钱物，要写明数量，数字一般用大写，若借的是钱，末尾要加上个“整”字。数字如有写错的情况，改正后必须加盖章，或重写一张。

（3）结语正文写完后，另起一行空两格，写上“此据”或“此致×××”。

（4）落款正文的右下方写上制件人姓名，如是单位，除写明单位名称外，还应写明经办人姓名，然后再下移一行写明时间。

2.条据的写作注意事项

①钱款金额、物品数量必须准确，数字要大写。金额前不留空白，金额后要加“整”字，如“壹仟元整”，以防添改。

②在写收条时，务必清点好所收到的物品钱款的具体数额，做到准确无误、不出差错。如果是替别人代收的，应在题目使用“代收到”字样，在文尾署名时用“代收人”三个字。

③对外单位使用的借条，单位名称要写完整，不要用简称。

④字迹要工整，不得涂改。若要改动，需在改动处加盖印章，以示负责。

3.条据的写作要求

①一定要按照条据的结构格式来写，只有把条据的形式划分开来，才能分清各种条据的性质和作用。

②条据的标题常常加有“今”字，这个字可要，也可不要。

③受人重托代办某件事情，在条据的标题上就必须加上一个代字，例如“代收条”“代领条”。

④条据中牵涉钱财的数字，必须用大写，以防涂改。

⑤借条或欠条中，必须写清归还期限，以免无理拖延。

⑥条据的文字必须工整，文面必须清洁。

【例文一】

借条

今借到××区文化局民族服装拾套（男装、女装各伍套），供“职工文艺会演”活动用。十天内归还。

此据

××职业技术学院

经手人：衡序遥

二○一○年四月二十日

【例文二】

收　条

今收到学校“爱心基金会”资助的生活补助费壹佰元整。

此据

××班：×××

××××年×月×日

【例文三】

领　条

今领到厂部行政科发给二车间的保温桶壹个，保温杯叁拾个，手套伍拾双。

此据

经手人：×××

××××年×月×日

【例文四】

欠　条

原借张大富同志人民币伍佰元整，已还叁佰元整，尚欠贰佰元整，壹个月内还清。

此据

王洁驹（签章）

××××年×月×日

【特别提示】

①汉字小写数字：○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十

②汉字大写数字：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾

③表数目的字：佰、仟、万、亿

④三个特殊的字：“廿”表二十，“卅”表三十，“卌”表四十

五、个人简历

简历，是有针对性地将个人信息经过分析整理并清晰简要地表述出来的书面资料。根据其目的，有不同的分类，如生平简历、求职简历，其表述侧重点也不同。

（一）简历的主要内容、结构

简历的内容

1.自然情况部分。包括姓名（含曾用名）、性别、出生年月日、民族、籍贯、家庭出身、本人成分、政治面貌、参加工作时间，现工作单位、职务等。

2.学历学位部分。包括目前最高学历、毕业时间、获得学位、毕业学校、系别、主修专业、辅修专业、所学课程、外语语种、外语程度等。

3.家庭成员部分。包括婚否、家庭成员、主要社会关系等。如是已婚，应把爱人的自然情况、做何工作、任何职务等作为主要对象写清楚。

4.政党社团部分。包括何时何地经何人介绍参加何种政党或组织、担任何种职务、何人证明，也包括参加过何种学会或协会等学术团体或组织，担任何种职务等。

5.主要经历部分。包括在学校的学习经历，也包括在社会上参加某种活动或工作的经历，而且要写明期间是否担任过什么职务、获得过什么成就或奖励，受到过什么处分等。

6.专业成果部分。要写明自己所从事的专业、获得相应的专业技术职称。没有参加工作的人，要写明自己的专长和爱好，然后围绕自己的专（特）长和爱好进行叙述，这是向外界推荐自己的部分，特别是在市场竞争条件下，落笔则显得格外重要。因此，应针对用人单位的需要，大胆展示自己真实的所长。

7.相关附件部分。这部分是简历内容的延伸。主要包括需要说明的相关证明、证书、论文、著作等等。如在校的学习成绩单、学校推荐表或推荐信、学校的鉴定材料、工作单位人事部门的介绍信或推荐信、毕业证书、外语等级证书、计算机等级证书、各种荣誉证书、竞赛获奖证书、专业资格证书、驾驶执照等。另外，在有关报纸、杂志上发表的文章和论文，公开或内部发表的主编或参编的各种科研著作，以及相关的获奖证明等。应当注意，这些相关的证明和证书都必须盖有相关发证机关的印章。

8.通讯联系部分。包括现住址、邮政编码、联系人姓名、联系电话（住宅电话、单位电话、手机号码等）、电子信箱。

（二）求职简历的结构

求职简历最基本的结构可分为三部分：标题、正文和附件。

1.标题　居中写明“个人简历”“求职简历”等。

2.正文　应当包括三项：一是个人自然信息；二是求职者接受教育情况，如何时何校获何学位或者学历，把最高的学历或者学位放在最前面，然后依次往前推。三是求职者的工作资历经验，应是与此申请职位相关的内容，可采取由近及远的顺序安排，也可采取将与所申请职位最相关的内容置前顺序安排。上述三项内容是必须具备的，其他内容如求职意向、知识储备、具体技能、获得荣誉均可酌情写入简历。

（三）写作要求

基本要求：

1.内容要真实，不可胡编乱造。

2.行文要简洁，不可冗杂啰嗦。

3.语言要朴实，不可刻意雕饰。

4.格式要规范，不可丢三落四。

5.形式要创新，不可因循守旧。

写求职简历要做到：

1.针对职位。如有必要可分别写作针对不同职位的求职简历。

2.突出优势。要通过突出自己的优势来推销自己，最好能把最能展示自己优势的内容放在首页，以求醒目。

3.客观真实。不要存侥幸心理，要讲诚信。

4.简洁表述。避免使用第一人称，要采用简洁无主句式表达，尽量使用动词，少用形容词等修饰性语言。

5.注重格式。不要把求职简历写成繁琐保守的自传书信或者封闭格式，宜按内容采用清晰有序的板块列项式，另外也不要装订成有封面、目录、封底等项目的书册式。

【练习】

写一封自荐信。