行政事务文书

第五节　行政事务文书

行政事务文书又称非法定公文，它是党和国家办公部门有关公文处理文件规定的文种之外的一类事务性、实用性极强的应用文，它是机关、团体、企事业单位处理一般工作或日常事务往来的文书。这类文书因为是非法定公文，所以行文程序不像行政公文那样严格，也没有公文那种权威性。行政事务文书有许多具体文种，本书重点讲述计划和规划、总结、简报、调查报告和布告五种文书。

一、计划和规划

计划和规划是一种预先规定在一定时间内完成某项工作任务的打算和安排的文书。计划和规划的主要区别表现在各自内容的详略和时间的长短上。规划是带全局性、方向性且时间较长远的一种计划。计划包括各种工作设想、意见、要点、方案等。计划的种类很多，按内容分有生产计划、工作计划、学习计划等；按性质分有综合计划，专题计划等；按范围分有国家计划、单位计划、个人计划等；按时间分有年度计划、月份计划等。

计划的格式比较灵活，一般包括标题、正文、结尾等部分。标题即计划名称，主要标明制订计划的单位名称、时间和计划内容等。如果是未正式确定的计划，应在标题后用括号标明“初稿”、“草案”、“讨论稿”等字样。正文包括前言、目的任务、措施步骤、结尾几个部分。“前言”主要说明订计划的依据和基本情况；“目的任务”提出达到的目标、指标、要求等；“措施步骤”写出完成任务的办法和步骤；“结尾”写需要说明的问题或应注意的事项，提出希望等。最后还要写上计划制订单位的名称、日期。在正文里不便逐条表述的一些有关材料，可根据需要制成图表附在正文后说明。如需抄报抄送某些单位，在正文之后也应分别写明。

二、总结

总结是对过去一段时间工作、学习等方面情况进行全面、系统地回顾和评价，从中找出经验和教训，引出规律性认识，用以指导今后实践的一种公务文书。总结的划分方法有许多种，从性质上看，可以分为两大类，即综合总结和专题总结。综合总结是对某一阶段工作的全面总结。写作时要注意突出重点，点面结合，而不要面面俱到。专题总结是对某项工作或某一问题进行的专门总结。这种总结在实际工作中使用最多。它的针对性强，要求内容集中。

总结的写作格式可分标题、正文和落款三部分。标题有两种写法：一是类似公文式。由总结单位、时间、事由和文种构成，有的可以省略前两项。二是新闻式。采用正副标题的写法，正标题概括总结的内容，副标题补充名称、事由、文种等。正文包括前言、主体和结尾三部分。前言是总结概要，它相当于“概述”，需将基本情况在这部分中作一交代。主体一般包括成绩与缺点，经验和教训两部分内容。也有的分为主要工作做法与经验，存在问题与教训两部分。这是全文的重点，需要写出具体的成绩和做法，也要讲清存在的问题。经验和教训是总结的目的所在，总结的成功与否，往往取决于这两个方面，所以需要下工夫写好。结尾通常是在总结经验教训的基础上，提出今后的努力方向，明确今后的打算等。落款包括署名和总结的写作日期。

三、简报

简报是党政机关、社会团体和企事业单位向上、下级及平行单位反映工作情况和重要问题，沟通信息和交流经验的一种摘要性的事务文书。简报也可称为“情况交流”、“内部参考”、“简讯”、“快报”等，它是一种内部编发的材料，不能替代正式文件。简报可分为反映本部门、本系统各方面情况、问题的工作简报；反映某项专门工作情况的专题简报；报道、交流有关会议内容、进展情况的会议简报等几种。

简报的写作格式大体由报头、标题、正文、报尾几部分构成。报头是事先印刷好的固定格式，一般采用套红大字居中、页面上端的位置印刷“简报”或“××简报”等字样，并在正下方加括号写明期号；左下方是编发机关名称，右下方是印发简报的日期。然后，再在下面加—红线和简报内容分隔。标题要简明、准确地概括所反映问题的主要内容。正文分开头、主体和结尾三部分。开头要用精炼的语言总括全文的中心或主要内容，它相当于消息(新闻文体)中的导语。主体就是对开头的具体阐释，它需要用典型的事例、确凿的数据来说明开头提及的问题。结尾可以小结全文内容，亦可发出号召，或指明事物的发展趋势等。有的简报在主要事情说清楚后，就顺势收笔，不再单独结尾。报尾部分是由发送单位或个人姓名和印刷份数组成的。报尾的上下都要划一条黑线。也有的简报不写报尾这一部分。

四、调查报告

调查报告是对某一问题或某一事件经过深入调查和认真分析研究之后，写出的揭示事物本质、规律的书面材料。调查报告按范围划分，可以分为综合调查报告、专题调查报告；按性质和作用的不同，可以分为反映社会基本情况的调查报告、介绍典型经验的调查报告、揭露问题的调查报告和宣传新生事物的调查报告等。

调查报告的基本结构包括标题、前言、主体、结尾四个部分。标题要简明扼要地表现文章的基本观点或主要内容。常见的有两种写法：一是单标题，即只有正标题的形成。二是双标题，即由正副标题组成的形式。副标题是对正标题的补充，它交代的对象或内容，并标明文种。前言也有称作“导语”的，它是文章的开头。它需要开门见山地涉及调查的目的、对象和范围等主要内容，给读者一个总的印象。主体部分是文章的核心，也是对导语的具体展开。它需要运用典型的材料，通过作者的分析，评价来阐释文章的观点。这部分内容多，篇幅长，所以在层次结构上特别需要条理清晰。常用的结构方式有横式结构(按内在的逻辑联系，分成几个部分并加小标题或加序码分别叙述)、纵式结构(按事件发展的次序或调查的顺序安排结构)、综合结构(纵横交叉结构)。结尾，就是调查报告的结束语。结束语的内容多种多样。有概括全文，深化主旨的；有提出问题，令人思考的；也有展望未来，催人奋发的；等等。总的要求是简洁有力，意尽言止。也有的调查报告主体部分写完即告结束，没有单独的结束语。