行政公文的写作要求

行政公文的写作要求

行政公文是应用文中的一种类型，在主题提炼与确立、材料选择与运用、结构安排、语言表达等方面和其他应用文的写作有一定的共性，同时，行政公文也有自身的特性。在写作中，既要把握行政公文与其他应用文的共性，更要注意行政公文的特性。

1.内容符合政策要求

行政公文是机关、团体、企事业单位贯彻党和国家的方针政策、进行各种公务活动的重要工具，必然带有鲜明的政治性、政策性。行政公文所表达的基本观点与意图，提出的要求、意见和措施，必须符合国家的法律法规，符合党和国家的方针政策，也要符合上级的有关规定，不允许有任何的抵触和违背。

行政公文写作要符合政策法令，不能简单地理解为“照抄照转”，而是要把国家的方针政策，上级的指示、决定，和本地区、本单位的实际情况结合起来。

2.格式合乎规范

公文格式规范，就是指公文的格式要符合1999年国家质量技术监督局发布的《格式》的标准化要求和2000年国务院发布的《办法》规定的公文体式要求。严格按照公文格式拟写公文，这是公文处理工作实现规范化，即标准化管理的重要保证。

3.行文遵守规则

行政公文的行文必须遵循统一的行文规则。行文规则是各级国家机关或组织在制发公文过程中必须遵守的各项规定和准则。根据《办法》的有关规定，行文规则主要包括以下几个方面的内容:

(1)行文应当确有必要，注重效用。

行政公文是办理公务的重要工具，为了提高办事效率，机关行文应注重实效，可发可不发的公文坚决不发，对必须制发的公文应严格控制发文数量和发文范围，坚决杜绝乱发滥送，避免公文满天飞的现象和重复行文。

(2)根据隶属关系和职权范围确定行文关系，准确行文。

《办法》明确规定:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”所谓行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是由机关之间的工作关系决定的，而这种工作关系又是根据国家行政机关的隶属关系和职权范围确定的。目前，我国机关之间的隶属关系主要有四种类型:同一系统中的上下级机关之间的领导与被领导的隶属关系;同一系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间的业务指导与被指导的关系;同一系统中的同级机关之间属于平行关系;不同系统的机关之间均属不相隶属关系。机关之间的这些工作关系决定了机关的行文关系。它直接关系到公文的运行方向、公文中所反映的问题能否得到顺利解决、发文的目的能否得以实现。因此，弄清机关的隶属关系、职权范围，确立正确的行文关系，是正确行文的保证。否则，公文无法正常运转，直接影响机关工作效率，甚至贻误工作。

(3)选择合适的行文方式，一般不得越级请示和报告。

4.按《办法》规定草拟公文

《办法》中对草拟行政公文提出了具体要求，在行政公文写作中，应认真学习领会并严格遵守:

(1)符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

(2)情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(3)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(4)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

(5)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(6)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。

(7)应当使用国家法定计量单位。

(8)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(9)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。