英文函电的特点及其教学方法

英文函电的特点及其教学方法

李　琳

摘要：英文函电有别于其他英语文体。本文通过对英文函电写作特点的分析，进一步探究该课程的教学方法。

关键词：英文函电 特点 教学方法

Characteristics and Teaching Methods of Business English Correspondence

Abstract：Business English correspondence is different from other English styles．Based on the analysis of its characteristics，this paper attempts to explore the teaching methods．

Keywords：Business English Correspondence，characteristics，teaching method

英文函电是涉外商务中使用的各种商务函件和各种电子数据交换的总称，是进出口业务进展情况的专业性书面记录。随着经济全球化进程的加快，各国各地区之间的贸易往来日渐频繁，英文函电成为国际商务活动的重要载体，是国际商务往来最为常用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础和重要工具。英文函电课程长期以来就是外贸专业以及商务英语专业学生的必修课，它与普通英语不同，是一种具有很强实用性的专门用途英语，有其特殊的写作特点。因此教师应该结合英文商务英语函电的特殊写作特点，运用合适正确的教学方法，帮助学生很好的掌握和运用商务英语函电知识。

一、英文函电写作的5C原则

要写出具有高水平的商务英语函电一定要遵循5C原则，这一原则也是商务英语函电写作有别于普通英语写作的重要特点。

1．清楚（clarity）：写作时，一定要清醒地知道我们到底要写什么，文中不得有含糊不清的思想，不得有模棱两可的措辞，同时还要注意使用易懂的英语，写作对象不一定总是操英语的商人，他可能是日本人，伊朗人等，他的英语水平不一定很高。

2．简明（conciseness）要求用最少的语言表达最丰富的内容，在写作中，我们应当用简短，易懂，直接，朴素的英语，不要卖弄重复，啰嗦，不要将读者时间浪费在你那难懂的字眼上。

3．正确（correctness）：它不仅指函电语法，格式等方面的正确，也指信息，数字，事实等方面的正确。因此，在函电发出前一定要反复校对，一定要核准品名，价格，数量，品质，型号，交货期，交易条件，包装等方面的信息。要知道，在这方面出错不仅会使你的公司蒙受经济上的损失，还会损害公司的形象，影响未来生意。

4．具体（concreteness）：是指信息要具体详实，丰富生动，它与简明（conciseness）并不矛盾，此处的“具体”是强调信息的完整性。在写作时，要么你对某项事件只字不提，要么就将其阐述透彻，千万不要写半截，留半截，不要有头无尾。

5．得体（courteousness）：是指一方面要严格遵守惯例和人类交际准则，时刻给人一种愉悦的，温和的，周全的，体贴的好感觉；另一方面，如遇叵测，应义正言词的予以指责，它是一种积极意义的而不是消极意义的礼貌，是一种建设意义的行为。一封函电可以是严厉的但同时也是礼貌的，这就是得体。

二、英文函电的写作特点分析

（一）商务英语函电的词汇特点

1．用词正式庄重

商务英语函电是传递商业信息的重要手段，事关经济利益，所以表达直截了当，简洁明快。用语要正规庄重表现力强。如，We can’t grant you insurance coverage for 15%of the invoice value．此句中grant比同义词give正式。其他一些常用词在商务英语函电中被正式词汇代替的有：begin—commence make—manufacture help—assist buy—purchase expect—anticipate believe—trust

2．用词简明得体，表达清晰

书写商务信函，草拟商务文件时，选词上除正确得体外，还应简明，措辞上力求简洁，避免啰嗦。如把“at this time”说成是“now”，“enclose on the back of this check”说成“enclose this check”等。

3．普通词汇的商务内涵

在商务英语函电中存在大量的由普通词汇转变而来的带有特定商务内涵的词汇。如，Your draft will be honored on presentation．此句中的draft不是草案，而意为汇票，honor不是荣誉，而意为兑付。此外，常见的该类词还有：advise建议——通知balance平衡——差额cover覆盖——投保，支付claim声称——索赔order命令——订单quote引用——报价document文件——提单

4．缩略语的运用

这些缩略语是商务英语函电中相对固定而又惯常使用的词，词组或名词，术语等，能使商务活动的实际操作更为便利快捷。如，We have covered the goods against the risk of breakage，TPND，leakage，rust，etc．句中TPND指theft，pilferage and non delivery（盗窃及不能提货险）。商务英语函电中常用的缩略语还有如下一些：CIF：Cost Insurance and Freight运费，保险费在内价即到岸价FOB：free from particular average平安险S．S：steamship轮船P．S．：post script附言S／D：sight draft见票后即付汇票D／D：demand draft即期汇票D／A：documents against acceptance承兑交单

5．古体词的运用

商务英语函电常用其他语体很少或不再用的古体词。其中以here，there，where为词根，加一个或几个介词构成的古体词为最。以here和there加介词构成的词多为副词作状语，而where加介词构成的词多为连接关系副词连接句子。如We hereby confirm having sold to you the following goods on the terms and conditions as set forth hereunder．该句中hereby（特此，以此）和hereunder（在下面）均为副词，作状语，分别修饰动词confirm和set forth．

（二）商务英语函电的句法特点

1．句子表达固定

为了表达具体的业务内容，商务英语函电在长期的实践中已经形成了各种固定的程式化的套语。这是商务函电英语句法有别于其他语体的一个显著的特点。如，在商务英语函电首段的第一句常用“某月某日来函收悉，不胜感谢，兹复函如下。常见套语有：Thank you for your letter of．．．．We have received your letter of．．．with pleasure．We are in receipt of your letter of．．．．如商务英语函电结尾句“随函附上……，请查收。”常见套语有Enclosed please find．．．．，We now have the pleasure of enclosing．．．，we send you here with．．．如请求对方做某事“请……将不胜感激”常用套语有we would appreciate．．．，it would be appreciated．．．．，we would be glad to．．．

2．句子结构严谨

商务英语函电的句子通常较长，它往往将连续的短语，短句结合成一个较长的单句，或一个独立的主从复合句或并列句，但其语义层次分明，形成完整准确，简洁明白，内容严谨的句式。这样的句子结构特点不易令人产生歧义和误解，同时促进了国际商务活动的时效性，也加速了商务信息的传递。如，We are very pleased to receive your inquiry of 18^th February and are enclosing our catalogue and price list giving the details you asked for．．该句为两个单句结合的并列句，在后一个分句中有分词giving作定语修饰catalogue和price，you asked for这个从句修饰details．

（三）商务英语函电的语篇特点

语篇是指一系列连续的语段和句子构成的语言整体。它可以是谈话，辩论，便条，书信，科研报告等。无论以何种形式出现，语篇必需合乎语法，语义连贯，应有话题结构成逻辑结构。由于各种语篇的交际功能不同，语篇的主题和内容有异，所以语篇的结构是多种多样的。

商务英语函电表达固定，语篇结构逻辑合理，意义连贯。逻辑合理指句子结构，段落安排，语篇思维；意义连贯指句子词语意义连贯，段落内容连贯，上下文思路连贯。

商务英语函电的正文已形成固定模式，共由三部分组成。第一部分即第一段，此段已形成了一些套语，开门见山的提出写信的目的。第二部分具体讲述写信的理由及目的或答复上次通信中提出的问题，并阐述其理由。第三部分写信人常提出问题或请求，或盼对方复函。

三、英文函电的教学对策与教学方法

（一）商务英语函电教学方法

1．重视函电写作原则，术语及常用表达方式的讲解

该课程内容的特殊性及结构的规范性，要求教师在教学过程中层层递进。首先，着眼于函电的写作原则及语言特点，力图通过对比一些例句帮助学生理解每个原则的定义。如讲解具体原则（concreteness）这一部分，通过对比例句，学生能准确地把握具体原则的涵义。例如：（1）We wish to confirm our telex dispatched yesterday．（2）We wish to confirm our telex of July 2^nd，2000．

2．运用案例教学法

案例教学法是指利用现实生活中发生的案例进行教学。商务英语函电的课程架构是和国际贸易紧密相关的，因而案例法大有用武之地，而且也可和模拟情景法相配合使用。案例法的运用主要目的在于帮助学生了解每一贸易环节中遇到的问题和解决的方法，而不是仅仅停留在掌握其英语表达的程度。比如，在讲到索赔案例的过程中，让学生在真实的往来信函中实实在在地掌握了一些函电内容的表达方法，如怎么进行理由陈述，如何索赔，如何拒绝等。这些函电案例能启发学生思考，为学生提供解决问题的思路和方法，从而激发学生的创造潜能。

3．采用多媒体辅助教学

多媒体技术应用于教学中，使整个教学活动发生了深刻变化，为学生创造了一个提高学习兴趣，理解知识，形象记忆的优良学习环境。函电教学中采用多媒体技术教学的主要优点：一是传递信息量大。二是通过图片和动画的形式使课堂内容丰富生动。教师可以将网上下载的图片和用图形及表格做成的操作流程图清晰地展示给学生，这样既加深了学生的理解，也节省了时间。

（二）英文函电的掌握与应用

1．注重理论与实践相结合

理论与实践相结合的原则要求教师引导学生认清实践是人们获得真理的重要来源，是检验真理的唯一标准，促使他们善于在理论与实际的联系中理解和掌握知识，积极地运用所获得的知识去解决实际问题，以便形成专门人才必备的技能和技巧，增强分析问题和解决问题的能力。因此，应首先在学生充分了解商务英语函电的语言特点，写作格式，写作技巧和规则，以及相关商务知识等理论基础上进行大量的操作练习，培养他们准确，娴熟地运用商务函电的能力。

2．系统掌握内容

首先，应给学生一个清晰的，系统的理论构架，即整个教材是按外贸实务程序编排的，整个贸易活动包括建立业务关系，询价，报盘，还盘，订货，接受，签约，包装，装运，支付，结算，保险，商检，索赔，代理等。在教学当中，应注意按外贸业务进展的不同环节和内容进行系统的讲解，并组织学生进行系列相关联系，其次，在训练培养学生语言技巧和表达能力时，注意归纳总结类似表达法，帮助学生系统记忆，灵活运用。

3．做好内容衔接

不同的专业课程在内容上有相互联系，互相渗透的特点，要注意与相关专业的协调与衔接。如国际贸易实务，商务英语写作与商务英语函电课程之间联系十分紧密。在教学中，举例说明或内容讲解时可将这些课程联系起来，旁征博引，如函电中所涉及的进出口贸易的付款方式有信用证，付款交单，承兑交单等，学生对这些概念应该有深入的了解，这在国际贸易实务教材中都作了详尽的阐述。

（三）具体指导学生写好英文函电

1．提醒学生熟练掌握尽可能多的短语，套语和习惯用法

英文函电长期以来形成了许多约定俗成，言简意赅又很实用的固定句式和短语。教师可以要求学生在这方面多留意，多积累，必然会取得事半功倍的效果。例如“关于”这一短语就有如下说法：about，regarding，concerning，as to，as re－gards，with regard to，in regard to，respecting，relative to，in connection with，referring to，with reference to，in reference to等等。

2．训练学生使用简短的表达方式

行文简洁明了是商务英语函电写作的一个基本要求。具体地说就是应该遵守下列的原则：能使用单个句子，就不用多个句子；能使用短语就不使用从句；能用单词就不用短语。例如学生使用这样的表达方式：As what you have requested，we are sending you our newest catalogue．就可以改为As requested，we are sending you our newest catalog．

3．培养学生“you－attitude”的处事态度

“you－attitude”即多为对方着想，多考虑对方的要求，愿望和感情，只有树立了这样的态度才能在字里行间切实地体现出写信人的真诚和礼貌。这一点可以通过在信文中多使用“you”，而避免用“I，me，us”。例如；We allow 2%discount for cash payment．（we－attitude）You earn 2%discount when you pay cash．（you－attitude）上面的第二句体现了从对方的角度考虑问题，就显得更为礼貌。

四、结语

英文写作目的性强且涉及到人际交流的方方面面，具有其独特的语言特点。英文函电不仅要格式美观，拼写正确，标点得当，更要注重内容准确无误，完整具体而又清楚简洁，紧扣主题。只要掌握了正确的英文函电写作方法，遵循5C写作原则，撰写出来的商务函电就容易被对方理解和接受，就能促进双方贸易顺利开展。

英文函电是商务领域的一种特殊文体，也是英语写作在商务语域中的变体。英文函电具有非常强的目的性，那就是为国际商务活动提供服务。因此，商务英语函电的字里行间处处反映着商务的特点，包含着商务的内容。要想具备良好的商务英语函电的阅读能力和写作能力，不仅需要有较强的英语表达能力，也需要一定的商务背景或商务知识。只有这样，才能真正地理解商务英语函电的写作特点，才能很好的运用这一商务工具。

如此看来，要教好英文函电，必须从以下几个方面加以改进：（1）有针对性地介绍英文函电的文体特点，套语，术语及其具有不同与普通英语的独特性知识。（2）扫清语言障碍，重视专业知识的教学，加强对函电写作和英汉互译的训练。（3）英文函电是一门实用性很强的课程，必须加强实际训练，通过大量的实践，达到熟练掌握的目的。

参考文献

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