应用写作基本含义和特点

第一节　应用写作基本含义和特点

一、应用写作与应用文

应用写作是一门以应用文写作训练为主要内容的基础课程。应用文是机关、团体、企事业单位以及个人之间相互联系、交流信息、协商事务、表达意愿时所撰写的具有一定惯用体式的实用性文章。

二、应用文的种类

应用文的分类是一个历史的概念，不同历史时期的应用文有不同的称谓与种类，比如，上古时期有“典”、“谟”、“训”、“诰”、“誓”、“命”、“令”、“教”、“方”、“简”等。秦汉时期，应用文形成了较为完整的体制，秦始皇时代，“命”改称“制”，“令”改称“诏”，“上书”改称“奏”等，汉朝建立了“策书”、“敕书”、“铁券”、“章表”、“疏”、“状”等公文体制。魏晋六朝以至唐宋，直到元明清时期，应用文的体制代有沿革，文种变化常有发生。民国时期，南京临时政府制定了《公文程式》，废除了传统的旧式公文，代之以白话文为中心的现代公文，公文种类发生了重大的变革。中华人民共和国成立后，建立了自己的公文系统，这样的系统也经历了多次改革才形成现在的十三种文种系列。可以预见的是，随着时间的推移，公文系统还将发生与时俱进的改革。

私人事务文书的名称和格式也是随着时代的变化而变革的。从这个意义上说，对于应用文的任何分类都是某一特定时期的产物，没有一成不变的分类结果。本书的分类则是现行各种应用文的基本分类。

从使用主体角度看，现代应用文可以分为两大类，一是公共事务文书，二是私人事务文书。在这两大类内部还可以做多层划分，比如公共事务文书可以分为通用公文和专用公文。通用公文又可分为行政公文类、通用事务类，专用公文又可分为科技类、财经类、法律类、传播类等。

本书所介绍的应用文都是当代正在通行的文种和格式，其中既有公共事务文书，也有私人事务文书，但主要学习公共事务文书的相关知识，通过写作训练达到较为熟练地掌握相关文种写作技能的目的。

三、应用写作的特点

与文学创作相比较，应用写作有如下特点。

（1）应用性。文学创作可以是创作者“情动于中而形于言”的过程，可以是没有任何实用目的的情感宣泄。但是应用写作不同，每一篇应用文都有明确的目的性。例如，写一篇报告，是为了向上级机关报告工作情况，提供决策建议；写一篇民事诉状，是为了通过法律方式解决所发生的纠纷；写一则广告，则是为了通过大众传媒向公众宣传某种商品或服务，展示企业的品牌形象等。

一句话，应用写作都有某种实用的目的，或是为了能够解决某一实际问题，或是为了协调某一复杂关系，或是为了处理某一具体事务。因此，对于应用写作的主体，也就是应用文的作者来说，充分而准确地把握所要撰写的应用文的写作目的是成功写作的前提条件。只有在此基础上认真思考如何写作才能达到这一目的。

（2）程式性。文学创作强调独创和个性，从语言的运用到文章的结构，从主旨的表述方式到叙述的起承转合，只要有助于创作者独特个性和主题的表达或表现，什么样的结构安排都可以采用。而应用写作不同，它有许多约定俗成的格式规范，如果不能熟练掌握，轻则闹笑话，重则影响办事效率，甚至贻误组织的重要工作。因此，对于应用写作的程式性必须有足够的重视。

应用写作的程式性体现在两个方面。一是文章的结构形式具有一定的格式。例如，写一则通告，先要交代通告发布的依据和目的，然后再写需要公众周知的内容；写一篇调查报告，要先介绍调查的目的、调查的方式方法、调查的对象、调查的时间和地点，然后再就调查的问题分项说明，最后得出调查结论。二是文章的版面安排有一定的格式规范，包括文章标题的形式、落款的位置等。例如，《国家行政机关公文处理办法》中，要求有秘密等级、发文机关标识和发文字号等指定说明；诉状等法律文书要按照固定的版式安排内容。

总之，应用文有一整套在长期写作和行文实践中形成，并逐渐被大家接受、约定俗成的格式，这样的格式就是惯用格式；有些格式被以法定的形式固定下来，必须严格遵守，这样的格式就是规范格式。一般的应用文大多有惯用格式，国家机关行政公文有法定的规范格式。对于不同应用文相应的格式在以后的章节中会有更详细的介绍。

（3）时效性。文学创作对于时效性的要求是很弱的，“应时之作”甚至成为对文学作品最为严重的批评。相反，能够世代流传的文学作品才是伟大的作品。而应用写作不同，它有很强的时效性。这种时效性主要体现在两个方面：一方面，由于应用写作是为及时处理各种公私事务、交流各种及时信息而进行的写作过程，因此，必须在限定的时间内完成，不能耽搁，否则时过境迁，应用文就变成了一纸空文。另一方面，应用文的功效也受制于时间，超过规定的时间就会失效。比如，契约文书、行政公文等，在一定的时间内，它们是有效的，有的还有法定的约束力，但是，一旦延误，价值就会大打折扣，甚至毫无价值可言。

认识到应用写作的时效性，要求写作者把应用文当作“易碎品”来小心处理，在规定的时效内完成撰写工作，确保相关事务的顺利运转。

当然，应用文和文学作品之间也没有不可逾越的鸿沟，历史上应用文成为千古流传的名篇佳作的事也并不少见，如李斯的《谏逐客书》、司马迁的《报任安书》、李密的《陈情表》，虽然写作时完全是出于实用目的的应用文，可是，由于文章中融入了浓重的情感色彩，深刻的人生体验，富有文采的语言表达，因而成为文学宝库中不可多得的散文典范。

（4）真实性。文学创作对于真实性的要求与应用写作完全不同。如果说文学创作还有真实性的要求的话，那也是对艺术真实的要求，是对文学作品反映实际生活、情感和思想的内在逻辑的要求。而应用写作则不同，真实是应用文的生命。失去了真实性的应用文也就失去了存在的价值。例如，报告如果使用未经核实的数据和材料，或者故意弄虚作假，结果只会对上欺骗领导，影响上级机关的正确决策；自欺欺人，也许可以获得暂时的荣誉和利益，但最终会使国家和组织遭受损失。一篇调查报告，如果列举的数据，包括一些事实的细节出现失实的情况，那么，这样的调查报告就失去了可信度，背离了调查研究的初衷。

四、应用写作的功能

应用写作的本质功能是传播信息和思想，使得组织与组织之间、组织与个人之间、个人与个人之间能够及时沟通信息、交流情况、传播思想、处理事务。具体地说，其主要功能为：

（1）沟通信息。人类以社会的方式存在，信息的交流与沟通是将社会凝聚在一起的黏合剂。无论是政府与公众，单位和个人，还是政府部门之间，企事业单位之间，离开了信息的传递就无法相互联系，应用文作为一种重要的信息传播工具，它的沟通信息的作用是不言自明的。国家机关有重大事项要让公众知晓，会发布公告；组织有要求成员周知的情况，会发出通知；个人之间有信息、思想、情感需要交流，会写作书信……所有这些都是应用文沟通信息功能的体现。

（2）管理控制。现代企业或者事业单位，由于生产的社会化程度的不断提高，组织结构和系统都发生了革命性的变化。在这样的形势下，组织的管理方式也必然跟着作相应的变化，这就是现代企业管理、现代行政管理都已经作为独立的研究领域和学科而存在的原因。

在现代管理系统中，信息的有效传递和反馈是极其重要的组成部分。无论是企业的工作安排、规章制度、人事变动，还是重要的公共关系活动、企业文化建设，无一不需要通过应用文的写作和传递来协助工作的顺利完成。从这个角度看，一个成功的企业领导者肯定是一个高明的应用文写作和运用者，行政机关的领导者也是如此。

（3）传播教育。可以毫不夸张地说，人类的一切活动都是产生信息、交流信息的过程，但是不同的活动，在组织、群体以及人类历史上的影响具有很大的差别，这和信息的传播范围有很大的关系。最明显的莫过于广告了，一个产品，也许昨天还默默无闻，可是，今天由于铺天盖地的广告传播，起码从公众的知晓度上说，信息的覆盖范围极大地提高了。

对于组织内部来说也是这样，一项新的改革举措或发展战略出台，要获得最大多数成员的认同，传播和教育是必要的，而应用文就是最为有效的手段，比如发一个通知，制订一个完整的计划或者规划，组织全体成员学习交流，再将反馈意见集中整理，形成会议纪要，达成全体成员的共识。这样，组织的新的战略决策的实施就有了思想上和组织上的保证了。

还有一些调查研究、科学发明和发现，更需要通过调查报告、学术论文等应用文的形式公布于众，让更多的人认识和了解，达到促进社会进步的目的。

（4）凭证依据。应用文的凭证依据功能可以从两个方面来看：一方面，不少应用文本身就是因为凭证依据的社会需要而出现的。这主要表现为一些应用文作为组织管理、处理事务、协调问题的依据和凭证，在一定的时期内具有法定的效力。例如，发布法律法规的行政公文，既是社会公众行为规范的依据，也是执法机关和执法人员的执法凭据；而企业之间以及一些组织和个人之间、个人与个人之间的契约文书，如合同、协议等则是双方或多方当事人确认、履行权利和义务的凭证。另一方面，一些应用文随着时间的推移，本身的时效性虽然已经丧失，但是，作为一种历史档案，仍然具有史料价值，可以作为某一历史时期的重要凭证，为后来的研究者提供证据。例如，研究解放战争的历史可以参考那个时期的命令、电报、通知等，研究中国改革开放的历史，可以从党的各次全国代表大会的文件着手。