应用写作的学习方法与必须掌握的基本要素

第二节　应用写作的学习方法与必须掌握的基本要素

一、应用写作的学习方法

应用写作是一门实用性很强的工具课，从语言运用的角度说，应用写作是一种表达技能，一种把写作目的通过格式性很强的语言形式转化为能够被接受对象认识和理解的书面形式的技能。众所周知，技能的获得需要在掌握基础知识基础上进行大量的训练，应用写作也是如此。因此，要学好应用写作这门课可以从以下几个方面着手。

1.了解应用写作基础知识

应用写作的基础知识是写作理论在应用写作领域的应用，是在应用写作实践基础上总结出来的，因此，它对于应用写作技能的提高具有直接的指导作用。通过应用写作基础知识的学习，我们能够对于应用写作的基本性质和特点有一个初步的理性认识，在此基础上学习各种类型的应用文写作方法，就可以达到事半功倍的效果。

有些同学不重视基础知识的学习，认为写作技能的获得只要通过大量的训练就行了。这样的想法是片面的，歌德曾经说过：“你所不理解的东西是你无法占有的。”有些人在写作应用文的时候，以为找到一两篇范文，看一下文章的格式，依样画葫芦，便可以达到目的了。从表面上看，这样的想法有道理，实际操作的时候，好像也能应付。但是，如果从管理效率和信息运转效率来看，这样的应用文写作方式是不可取的。一是可能写出一些似是而非、缺乏单位特点和针对性的应用文来，结果不能达到行文的目的；二是可能造成一个单位应用文的格式混乱，不利于存档保管，也不利于对外信息交流。

总之，学习应用写作的基础知识，是一个对应用写作知其然，同时也知其所以然的过程，在此基础上，提高应用写作技能才有了理性的基础。

2.学习典范应用写作例文

“操千曲而后晓声，观千剑而后识器”，刘勰在《文心雕龙》中对于文学创作和欣赏过程的论述同样可以用来说明应用写作的学习过程。作为一门技能性的课程，要达到熟练掌握的程度，除了需要掌握一定的基础知识之外，细心体味各种规范的应用文作品是非常重要的。“操千曲”之“操”不是草草了事，“观千剑”之“观”也不是走马观花，而是要将自己的写作实践和学习心得融入其中，在操练和观察中感悟其中的奥妙，把握内在的规范和规律。比如，写一封书信，掌握书写的格式是很方便的，但是，把相同背景下给不同对象的书信和不同背景下给相同对象的书信写得恰如其分，却绝不是一件容易的事情；同样，一份请示或是报告因为文中事项的重要程度不同，其中的遣词造句也会有细微的区别。这些差别常常无法用准确的语言描述，感知这种差别的方式只能是阅读和体味不同的规范性的应用文。

3.训练应用写作基本技能

了解基础知识，学习典范文章，这些都是对应用文的相关知识和规范被动接受的过程，虽然说这样的过程必不可少，但仍不能替代应用写作的实际训练。就如同游泳，如果一个想学习游泳的人学习了一些有关游泳的理论知识，又观看了一些游泳运动员的规范表演，就以为自己掌握了游泳技能，那肯定是荒唐的，应用写作技能的学习也是这样，必须要有自己亲手写作的过程才能掌握。

我们前面批评过一种轻视基础知识的倾向，其实轻视动手写作训练的倾向同样是不可取的。写作训练实际上不仅仅是一种掌握和提高写作技能的过程，同时也是一个消化写作基础知识和基本理论的过程，更是一个学习和体会如何将思想和思路表达为文字载体的过程。现代社会，无论是从组织管理的角度看，还是从知识转化为生产力的角度看，这种转化的能力都是必需的。因此，我们不能仅仅把应用写作当作一种规范化和格式化的文字表达，更要看到它内在蕴涵着的这种思想转化为文字载体再去影响接受者的思想和行动的力量。

古人在论及史学家时认为，史家必备四长：史德、史才、史学、史识。对于应用文的写作者来说也是如此，只有兼具德、才、学、识四者，才有可能写出真正优秀的有益于组织和社会的应用文来。以这样的标准来看，掌握必要的写作基础知识和相应的写作技能，只是掌握了基本的“才”和“学”的部分，写作所需要“德”和“识”，还应在工作中时时修炼，处处留心。

4.掌握背景知识，熟悉法律法规

应用写作的过程不仅仅要能够准确运用各种类型应用文的格式规范，更重要的是通过应用文传达各种有效的信息和思想。所以，从更高的标准来看应用写作技能的提高，就不能满足于熟悉一些应用文的写作格式和语言技巧，而要不断地提高自己对所在领域的各种背景知识、政策法规、运转习惯的熟悉和了解程度，提高自己将工作过程中所要阐述的思想内容和工作规范准确表达为应用文形式的能力。举例来说，要向上级机关写一份有关工作的建议报告，熟悉建议报告的基本格式是很容易的，掌握这种报告的语言特点也不难，但是，要准确地将本部门对于相关工作的建议转化为能够被上级机关理解的应用文（在这里就是一份完整的建议报告），前提是报告写作者对于与这份建议报告相关的政策法规、背景情况、工作现状、发展远景的准确把握、深刻理解。否则，再完美的结构形式和文章格式都不能完成建议报告本身应该担负的使命。所以，了解行业背景，熟悉工作程序，把握相关政策法令，也是写好应用文的一个重要方面。

二、应用写作必须掌握的基本要素

不同种类的应用文虽然具有不同的写作格式和结构规范，但是它们的写作过程也都遵循一些相同的规律，具有一些相同的必须掌握的基本要素。

（一）应用文的主题和材料

1.应用文的主题

主题就是作者通过文章的内容所表达的中心思想或基本观点。应用文的写作往往是为了解决某一问题、处理某项事务、传递某种思想观念，也就是说，应用文的写作总是为了某种实用的目的和意图，这种目的和意图在文章中的表达便是应用文的主题。

因为应用文都是根据特定的目的进行写作，所以应用文的主题表现是“意在笔先”的。与文学创作相比，应用写作要求文章主题做到正确、集中、鲜明。

所谓正确，就是要符合国家和人民群众的最高利益，符合国家相关的法律法规，符合相关工作的内在规律。应用文都是为了具体的目的而写作的，如果在重大的方向问题上出现失误，将会给组织和个人的相关事务带来不同程度的损失。例如，重大决策性的意见出现偏差、调查报告中出现错误的推断等，后果都是难以估计的。

集中的要求指的是应用文的主题应该单一，一篇应用文只传递一个主要意旨，切不可贪多求全，希望一次解决多个问题，否则，“言多乱文”，反而达不到预期的效果。

鲜明也是应用文主题表达应该注意的问题。应用文的写作目的最终能否实现，重要的是文章的接受者对文章意旨的认知程度。如果主旨表达鲜明，让人一目了然，那么就有可能达到效果。否则，以“博士买驴”的方式来写作应用文，结果只会吓退文章的阅读者，最终只能误事。

2.应用文的材料

材料是指作者为了写作的目的而搜集和积累的能够为文章主题服务的事实或者论据。材料的获得可以通过查阅文献、调查研究、学习积累等方式完成。

掌握了一定的材料之后，怎样选择和使用材料成了应用文写作的关键。

（1）选择材料。选择材料的过程就是取舍材料的过程，取舍的标准就要看材料能否为文章的主题服务，材料本身是否具有真实、典型、新颖的特点。

（2）运用材料。符合取舍标准的材料并不一定以同样的方式进入文章：有些材料最后成为文章写作的背景或依据，有的材料作为文章的主要内容加以详细论述，也有的材料作为文章的论据一笔带过。总之，材料的取舍取决于表达文章主旨的需要，不可一概而论。

3.应用文的主题与材料的关系

主题是文章的灵魂，材料是文章的血肉，两者相互依存，共同构成一篇篇有血有肉、鲜活的应用文。这种关系具体表现为：①主题要统帅材料，要围绕主题选择材料；②材料必须能够为表达主题服务，与所表达的主题相一致。比如，写一篇关于环境保护工作的建议报告，就不能过多地叙述国外环境保护的先进做法、相关效果和借鉴意义，否则喧宾夺主，反而掩盖了所要表达的主题。

（二）应用文的结构和层次

1.应用文的结构

所谓结构，是指对应用文内容进行组织安排所采用的先后顺序和逻辑关系，它是观点与材料、内容与形式有机组合的骨架。只有在结构清晰的情况下，文章的完整性才有保障。

对于应用文的结构安排，纲目清楚、层次分明、逻辑严谨、段落清晰是基本的要求。通常，一篇应用文的正文结构由开头、主体、结尾几大部分组成，但是在具体写作时需要根据不同的文种安排不同的结构样式。例如，工作报告可以按照工作的不同方面横向组织材料；规章制度则应该说明依据，详细列举规则、措施，形式上常采用条款式、表格式；科技论文则按照论证的逻辑关系组织材料，以提出问题—论证问题—解决问题的顺序安排文章框架结构。

2.应用文的层次

层次是文章表达思想内容的次序。为了准确系统地表达应用文的主题，往往需要通过若干分论点的表述，按照一定的次序安排，最终水到渠成地形成总观点，证明主题。每个分论点都有其独立性，如果不能有序安排，整个文章就成了一盘散沙，无法完成应用文的写作目的，因此，清晰的层次安排是应用文成功表达主题、完成写作目的的重要因素。

在层次安排时，需要有统一的标准，或者是以事件的时间和地点为序，或者是以管理目标实现的阶段为序；或者是逐层论证，或者是正反对举，也可以纵横综合，但一定要脉络清晰，层次清楚。

（三）应用文的表达和语言

1.应用文的表达

应用文写作本质上是把观点、情感、事实等信息运用书面语言表达出来并向他人传播的过程。在长期的写作实践中，人们总结出五种有效的表达方式，即叙述、描写、抒情、议论和说明。

由于文种不同和撰文目的的差异，不同的应用文对于表达方式的运用也有各自的特点和不同的倚重。例如工作报告、通报等，侧重采用叙述的方式；规章制度、公告、通告等，侧重采用说明的方式；调查报告、学术论文等，则会同时运用多种方式，在说明、叙述的基础上进行说理论证。

因为五种表达方式在基础写作课程中有过详细的讲解，本书不再赘述，希望大家在应用写作训练中仔细体会不同表达方式在各种应用问题中的作用和使用方法。

2.应用文的语言

应用文的语言运用与文学作品的语言运用有很大差别，总的要求就是表述准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接受者发生理解上的困难或误解，导致工作失误。具体说来，应用文的语言表达应该遵循以下几点。

（1）准确。准确记载和传递信息是撰写应用文的基本要求，因此，应用文的语言表达必须准确。应用文语言的准确性首先表现在语意的严密。如：

台湾是中华人民共和国的神圣领土的一部分，完成统一祖国大业是包括台湾同胞在内的全中国人民的神圣职责。（《中华人民共和国宪法·序言》）

在“全中国人民”前加了一个说明性的定语“包括台湾同胞在内”，语意更加严密。

其次表现为词语的精心选择。一个文件在结尾写上“请参照执行”与写上“希遵照执行”语意就大不一样。前者意思是说只要基本精神不变，执行时可根据具体的时间、地点和情境做适当的变通；而后者的意思则是说要按照文件规定的具体要求执行，没有灵活变通的余地。

（2）简要。简要就是要求应用文做到言简意赅，简明扼要。简要的前提是准确地把握自己所要表达的内容，然后用尽量简约的语言把它表达出来。要做到简要就必须推敲词语，锤炼句子，达到“意少一字则义阙，句长一句则辞伤”（刘勰《文心雕龙》）。

（3）平实。平实就是实实在在，朴实无华，没有过度的修饰，少用华丽的辞藻。平实的另一个要求就是准确运用应用文的特定用语。这些特定的用语多数是沿袭历代文言文中常用定型的词语而形成，少数是现代汉语中约定俗成的说法，是应用文特有的语言现象（应用文常用的特定词语参见附录二《应用文常用词汇集释》）。