日常应用文书概述

第一节　日常应用文书概述

一、日常应用文书的概念和种类

日常应用文书是指单位或个人为处理公私事务而使用的有一定格式要求的应用文体。一般来说，只要是为满足日常工作、学习、生活需要的应用文，如家信、感谢信、表扬信、介绍信、请假条、借条、遗失声明、征婚启事等，都可称为日常应用文。

日常应用文包括的文种多而杂，几乎很难准确地把它们进行归类。这里我们主要根据其不同的性质和目的，大致分为三大类型。

1.条据类文书

条据类文书主要用于情况说明或凭据，包括便条（如请假条）和单据（如收条、借条等）。

2.告启类文书

告启类文书主要指公布和告知某事，使公众广为知晓的日常应用文。

3.书信类文书

书信类文书是指个人与个人、个人与单位、单位与单位之间用来交流思想、互通情报的日常应用文，包括一般书信和专用书信。一般书信主要指私人信件，如家书、给朋友的信等等。专用书信，也叫礼仪文书或社交书信，是在特定场合或因某种特殊需要而写的具有专门用途的书信，包括求职信、应聘信、祝贺信、感谢信、邀请信、应邀信、拒绝信、慰问信等。

二、日常应用文书的特点

日常应用文在长期的使用过程中，逐步形成了一些特点。归纳起来，主要有以下五个方面。

（1）实用性强。日常应用文都是为了解决人们日常工作、学习和生活的某种需要而写的，所以，实用性是它的本质特征。

尽管随着科技的发展，许多现代通讯工具以其方便快捷的优势被人们广泛使用，但日常应用文书依然有着不可替代的作用，特别是在一些较为正规的社交场合和较为正式的公私事务中，必须使用书面的日常应用文。如求职或应聘时，为了让用人单位全面地了解自己，就需要写一封自荐信或推荐信；邀请别人（或单位）参加某一活动、出席某个庆典，为表郑重和诚意，就不能打个电话了事，而必须发一封邀请信或请柬；收到别人（或单位）的钱物，写一个收条以作凭据；丢失单位支票，写一份声明，以防盗用等等。这些都充分说明日常应用文在现代社会中的实用价值。

（2）使用频率高。相对于其他行业性应用文来说，日常应用文的使用频率更高。因为它和我们的日常生活、工作息息相关。一个单位，每年最多产生几十或者上百个公文，但一年中需要使用的条据、信函、聘书、介绍信、证明信却难以计数，而个人使用留言条、收条、邀请信等的时候则更多。因此，日常应用文书的使用频率是相当高的。

（3）应用面广。一些专业应用文在使用时常常受到行业限制，如法律类文书只限于司法部门使用，财经类应用文仅限于从事财经工作的人使用，行政公文则限于行政机关单位使用，但日常应用文却不受行业、工作性质的限制，适用范围很广。任何单位和个人都可以写便条、信函。

（4）写作简单。与其他应用文种相比较，日常应用文书在写作时不受许多框架的限制。比如，日常应用文书不像学术论文、调查报告那样要求内容充实、严谨论证，也不像行政公文那样具有较强的严肃性和法律约束力。一般来说，日常应用文书只要把要写的事情写完，可以十几个字，如收条、借条，也可以几百上千个字，如求职信、拒绝信等等，写多写少全由个人喜好。书信类文书尤其是一般书信在表达方式上更是灵活自由，可叙述，可说明，可议论，完全随写信人心意。

（5）用语礼貌。日常应用文书既然多用于人们之间日常的工作、学习和生活之中，那么就应当讲究语言的礼貌，这是社会公德，更是对对方的尊重，有助于融洽关系、沟通情况，从而达到行文的目的。本章所涉及的日常应用文种除条据中的“据”外，基本上都对礼貌用语提出了具体的要求。