英语商务信函的语言特点

第二节　英语商务信函的语言特点

商务英语信函是一种公文性质的信函，其主要内容涉及公事，交流目的主要在于磋商公务。因此，商务信函具有朴素纪实和严谨规范的明显特点，而且具有突出的主体和明确的中心。其语言必须准确达意、简洁明了、礼貌得体。在此基础上，运用自己的词汇和语法手段使得表达生动有力，在有限的篇幅内达到言简意赅的效果。

商务信函在用词上多使用正式的专业词汇缩略语、套语、礼貌用语，力求遣词运字正确、严谨、简洁明了。在语句方面，不同的信函主题适用不同的句式和语气表达，但整体要求句子委婉礼貌、严谨完整。以下将具体阐述商务信函的词汇和句法特征。

一、英语商务信函的词汇特征

（一）多用专业术语

作为一种正式的公函语体，英语商务信函具有用词精确、专业性强的特点。这主要表现为大量使用专业术语以及一般词语在商务语境中的特殊用法。商贸信函的涉外性决定了许多专业术语意思固定，约定俗成、国际通用。例如：overage（险别），trimming charges（平仓费），premium（保险费），accepting bank（承兑行），enquire（询盘），offer（报盘），policy（保险单）等。

【例1】Party A shall not be liable to Party B for any normal tear or accidental damage that may occur to the shipment.

译文：对于设备的任何裂缝或意外损伤，甲方不对乙方承担任何责任。

分析：“tear”在在商务语境中不译为“眼泪”而译为“裂缝”。

【例2】The bearer shall present the draft to the payer for acceptance before the date of maturity.

译文：持票人应在汇票到期前向付款人提示承兑。

分析：“acceptance”在商务用语中意为“承兑”，若按普通词义“接受”来翻译，就不能传达此句的准确含义。因此，译者必须要熟悉商务信函中的专业术语。

（二）大量使用缩略词

缩略词在商务信函中的使用也相当广泛，涉及贸易价格术语、保险、运输、支付与结算等信函中主要涉及的各个方面。如：B/L（bill of lading）“提单”，CBD.（cash before delivery）“付现提货”，CIF（cost， insurance and freight）“到岸价；成本、保险加运费”，D/P （document against payment） “付款交单”，D /A（documents against acceptance）“承兑交单”，CAD （cash against documents）“货到后凭单付款”，ISO（international standard organization）“国际标准化组织”，M /T （mail transfer）“信汇”，T /T （telegraphic transfer）“电汇”，D/D （demand draft）“票汇”，S/C（sales confirmation）“销售确认书”，WPA （With Particular Average）“水渍险”等。

【例3】In order to conclude the transaction， I hope you will meet me half way.What about 50％ by L /C and the balance by D /P?

译文：为了做成这笔业务，希望双方都做些让步，按50％信用证，其他按付款交单，怎么样?

分析：L /C 是“Letter of Credit”的缩写，为“信用证”，D /P是“documents against payment”的缩写，为“付款交单”，这是国际贸易中两种不同的支付方式。

（三）多用书面语

商务信函涉及商务活动的各个环节，兼有法律文体和公文文体的特点，因此多以书面词语代替意义相同或相近的基本词汇或口语词汇，如用inform 或advise 代替tell，用dispatch代替send，用expire 代替end，用duplicate代替copy，用substantial代替large等。其次是惯用短语代替简单的介词和连词，如用for the purpose of， for account of代替for；用in the course of， in the process of代替during；用as for， as regards， in respect to， in connection with， with regarding to， with reference to代替about等。

【例4】We are pleased to advise you that your order No.228 has been dispatched in accordance with your instruction.

译文：我们高兴的通知你方：第228号订单的货物已按照你方指示运出。

分析：句中以advise 代替tell，以dispatch代替send，用词正式规范。

（四）多采用礼貌、委婉语

在商务活动中，由于商务信函的交际双方是商务伙伴关系，为了给双方的合作营造一个和谐友好的氛围，促成交易的成功，注重信函的客气、礼貌和语气的婉转是商务信函翻译中必须遵守的重要准则。礼貌使人心情舒畅，有利于树立良好的企业形象，同时对双方建立积极的贸易关系会起到很大的促进作用。委婉的语气在商务信函中既可婉转地拒绝对方的要求或条件，又不会伤害对方情面，有利于继续保持友好的贸易关系。因此，在商务交往及商务信函中，不仅要采用礼貌用语和委婉措辞来向对方表达遗憾或不满的情绪，或表示感谢、满意、道歉等，还采用情态动词等来表达各种委婉的语气。

1.使用礼貌客气的措辞

在商务信函写作时频繁使用表礼貌的词汇和句式有：“appreciate”，“kindly”，“please”，“be obliged to”，“be grateful to”，“sincerely”，“be kind enough”，“Thank you for…”，“We regret to …”，“We are very sorry to …”等。

【例5】倘若我方订购15 000件，贵方能给与多少折扣，如蒙告知，将不胜感激。

译文：We should appreciate it if you would let us know what discount you may grant us if we place an order for 15，000 pieces.

【例6】Will you kindly send us all the details about the Haier Brand Air-conditioners?

译文：请邮寄有关海尔空调的详情。

【例7】收到您4月5日投诉商品质量的来函，我们深感抱歉。

译文：We are very sorry to learn from your letter of April 5 complaining about the quality of our shipment.

2.多用情态动词

商务英语信函经常使用情态动词来表达礼貌委婉的语气，如：意愿、承诺、预测、否定、义务、能力等。

【例8】We would like you to hasten shipment upon receipt of this letter.

译文：我方希望贵公司收到此信后，尽快交货。

【例9】We should be grateful if you could provide us with all possible information on your market.

译文：如能为我方提供贵方市场的所有信息，我方将不胜感激。

二、商务信函的句法特点

（一）句子类型

英语句子按照使用目的可以分为四类：陈述句、疑问句、祈使句和感叹句，功能各不相同。信函涉及的双方为贸易伙伴，地位是平等的，一方希望对方采取某种行为时，通常少用祈使句，而用陈述句。陈述句通常用来说明一个事实或者陈述写信人的看法，因此商务信函中陈述句的使用频率最高。

以下面的索赔函为例，整封信几乎全部采用陈述句式。

Dear Sirs，

Two months ago， we ordered 200 CD-players from you.But when we received the goods yesterday， we found that 13 of CD-players were not working.Since this is the first time we’re agenting for your products， we would like to present them in perfect shapes to your end-users.

I should appreciate it if you could send us replacements for the 13 non-working CD-players， which are being sent back to you in a separate parcel.

Hope to hear from you soon.

Yours faithfully

祈使句表示请求、劝告和命令等。有时用陈述句向对方提出要求，可能会表达方式生硬、刻板、过于直接，这种情况下可使用祈使句，会在语气上比陈述句更为礼貌。如：

【例10】Please let us know by phone whether it would be fine to ship 200 cases in May and June respectively so that we can have a further negotiation.

译文：请来电告知，是否可将200箱货物分别安排在五月和六月装运，以便我们进一步的洽谈。

在表达写信人的观点和向对方提出建议或要求时，除了使用祈使句以外，也可以使用疑问句。而且在表达客气礼貌的程度上，疑问句会显得更有礼貌，给对方留有的余地也更大。因此相对来说，疑问句在英语商务信函中使用的频率比祈使句偏多。如：

【例11】Would you please send me a copy of your current catalogue and price list for various models of cranes appeared in the July issue of Machinery?

译文：有关七月刊《机械》杂志上的各种型号的起重机，你方是否能寄给我们一份最新的商品目录和报价单？

感叹句虽然可以渲染气氛、增强语气和表达效果，但是因为商务信函注重客观、严谨的文体风格，因此感叹句在英语商务信函中较少使用。

（二）句式结构

1.多用复合句

英语商务信函会涉及报盘还盘、开立信用证、运输条款、保险条款、解决争议、招标合同等内容，是在签约文件前的沟通，因此要求措词严谨、条理清晰，句式结构严谨规范，常采用并列句和复合句。如：

【例12】The credit could cover 80％ of the local expenses if they are made under the responsibility of the Contractor and within the limit of the down payments paid on the Contract， i.e.20％ as maximum.

译文：此项贷款可支付当地费用的80％，但此项费用必须是承包商直接负责支付的，且须在合同预付款的限度之内，即最高不超过合同金额的20％。

复合句表达严谨，结构复杂；简单句表达简洁，结构简单。正因为商务信函对严谨与简洁都有要求，因此英语商务信函中并不排斥简单句，复合句与简单句是结合使用的，二者相辅相成。

2.常用并列结构

英语商务信函中常用由同义词或近义词结合组成的并列结构，用and或or等词汇连接。使用并列结构的目的是希望通过词义的相互补充使意思表达更加精确、贴切。

再看下面例句：

【例13】The contract is made by and between the two parties.

译文：由双方签订本合同。

用 or 连接的并列结构属于选择性并列结构，可以充分列明各种可能性，从而使信函内容更为严谨，不遗漏洞，甚至可以避免由于模糊表达引起的法律纠纷。

【例14】Please effect shipment on or before July 15th.

译文：请于7月15日前（含当日）装运货物。

【例15】Any dispute arising from the execution of， or in connection with the agreement， shall be settled through friendly consultations between the two parties.

译文：在本合同的执行中所引起的或与本合同相关的争议应由双方通过友好协商解决。

3.适当使用虚拟语气

虚拟语气表示写信人的某种假设、愿望、请求、建议等。在商务信函中，常用wish， as if， could， would， might 等虚拟语气词引导虚拟语气，提出建议和请求，语气较缓和。因此适当地选用虚拟语气，有利于促进业务的往来。如：

【例16】Should an interview be desired， I shall be happy to call at any hour you may appoint.

译文：如果需要面谈的话，我将乐于随时恭候。

【例17】If you would contact me directly， I would be happy to make the necessary arrangements for you in time.

译文：如果你直接联系我，我将乐于及时为你做适当的安排。

4.巧用疑问句

疑问句以听话人为出发点，间接地表达了说话人的意思，比直接命令或要求显得更为礼貌。在表示询问、请求或表达与对方不同的观点时，如果用“Could you...?”“Would you ...?”“Might you...?”就显得温和有礼，易于对方接受。

【例18】Could you please quote price inclusive of transportation and insurance， and inform me when you deliver?

译文：请在报价中加进运输费和保险费并告知我方何时交货。