第六节 函与会议纪要
一、举案
××学院为了进一步提高学院教师的实践能力，准备派人到××厂进行为期一月的学习。因此请求××厂协助支持。
请问：如果以××学院的名义写一份公文请求××厂协助解决问题，然后以××厂的名义进行答复，同意他们的请求，分别应该用什么文种，怎么写?
分析：由于××学院和××厂之间无隶属关系，××学院向××厂请求支援帮助，应该用“商洽函”。××厂在接到这份商洽函后，答复××学院应该用“答复函”。
二、函的基本知识
1.什么是函
函是适用于不相隶属机关、平行机关之间相互商洽工作、询问和答复事项或向有关业务主管部门请求批准的平行文。
函是使用频率比较高的公文。在工作中，不少机关或单位，许多事情由自己独立完成有一定的困难，必须与不相隶属机关或平行单位进行联系，请求他们的支援帮助，或向有关职能主管部门请求批准。这些情况通常都用“函”完成。
2.函的种类
根据内容可以将函分为商洽函、询问函、请批函、答复函四类。
(1)商洽函 用于各机关、单位之间相互商量、接洽工作。
(2)询问函 用于各机关、单位之间相互询问问题、征求意见，也可用于向下级机关询问有关事项。
(3)请批函 用于向有关职能主管部门请求批准事项。
(4)答复函 针对询问函和请求批准函，根据本机关部门实际情况和职责，作出同意、批准与否的答复的函。
3.函的特点
1)平等性和沟通性
函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。由于函主要用于不相隶属机关之间，相互之间是平等的关系，并且是希望对方支持帮助，因此在用语上一定要注意委婉，语气多祈请、商量。
2)灵活性和广泛性
函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位、党政机关、社会团体、企事业单位均可发函。函的内容和格式也比较灵活。
3)单一性和实用性
函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。
4.函的写作
1)标题
与其他公文相同，由发文机关+事由+文种构成。特别之处在于，商洽函去函和复函一定要在标题中标明，如《致××大学商洽建立全面协作关系的函》、《××大学关于建立全面协作关系致中国科学院××研究所的复函》等。
2)主送机关
主送机关即受文单位。
3)正文
正文主要包括开头、主体和结语三个部分。
(1)开头 说明发函的目的、理由和依据。就请求批准函而言，这是重点部分，可从现实的困难性、请求急迫性等方面阐述，应理由充分，说服有力;就复函而言，类似于批复的引述来文，如“贵厂《关于××××的函》(×厂函〔××××〕××号))已收悉”等;商洽函则直接说明情况。
(2)主体 即发函事项。直接写明需要商洽、询问、请求批准、答复等事项。应该主旨单一，一文一事。
(3)结语 根据不同情况有所区别。如果只是去函告知对方有关事项，常用“特此函告”等。如果要求对方答复的，可用“望函复”、“请即复函”等。如果是商洽函和请求批准函则多用“请大力协助为盼”、“请批准”等。如果是复函常用“特此复函”、“此复”等。
不管是去函还是复函，由于事项往往比较单一，通常采用篇段合一式结构;如果事项比较复杂，则采用分条列项式。
5.典型例文
例文1
北京市××××总公司
关于2001年各级管理费列支办法的函
京××总公司〔2002〕1号
北京市财政局：
根据北京市财政局《关于印发税前扣除北京市国有企业上交主管部门管理费的审批管理办法的通知》(京财税〔1998〕171号)文件精神，根据我总公司的管理情况，我们拟订了《关于2001年各级管理费列支办法》，请求按此办法对所属公司在其销售收入的2%的范围内收取管理费，并在上缴企业所得税前扣除。
此请妥否，请函复。
附件：北京市××××总公司关于2001年各级管理费列支办法
二〇〇二年×月×日
简析：这是一则请批函。是向职能主管部门请批是否同意公司《关于2001年各级管理费列支办法》中提出的对所属公司在其销售收入的2%的范围内收取管理费的意见。因向不相隶属单位请示，故用函。行文通畅，语言简练。
例文2
北京市财政局北京市地方税务局
关于北京市××××总公司2001年度收取管理费审批意见的函
京××〔2002〕××号
北京市××××总公司：
你公司《关于2001年各级管理费列支办法的函》(京××总公司〔2001〕1号)收悉。经研究，现就你公司收取管理费有关问题答复如下：
鉴于你公司因历史遗留问题造成包袱沉重，资金来源不能满足经费开支，根据北京市财政局，北京市地税局《关于印发税前扣除北京市国有企业上交主管部门管理费的审批管理办法的通知》(京财税〔1998〕171号)和《关于税前扣除企业上交主管部门管理费的审批办法的补充通知》(京财税〔1999〕886号)文件精神，同意你公司2001年度在不超过所属单位销售(营业)收入2%的范围内，向所属单位收取管理费，用于你公司的经费开支。各单位在规定范围内上交的管理费可在上缴企业所得税前扣除。
各单位2000年度按上述比例上交的管理费，允许你公司在上缴企业所得税前扣除。
特此函复
二〇〇二年五月十九日
(选自张德实《应用写作》，高等教育出版社2006第二版)
简析：这是向不相隶属机关询问政策的复函。因税务涉及地税局，故复函为联合行文。该复函开头先引来函标题和发文字号，表示来文收到。然后是复函的意见与表态同意的根据。最后用“特此函复”作结。本文针对性强，行文规范，表述严谨。
例文3
关于鄂穗两地携手联合打捞“中山舰”的函
湖北省人民政府：
现沉于长江金口赤矾山江底的“中山舰”，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。“中山舰”是重要的革命历史文物。该舰1938年参加“保卫大武汉会战”时被日军炸沉。尽快打捞“中山舰”，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。
由于“中山舰”在广州的时间长达21年，且围绕“中山舰”的几次主要历史事件都发生在广州。因此，“中山舰”是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府来电来函。希望广州市政府主动与贵省联系在一起尽快组织打捞“中山舰”，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究，提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞、修复、展出的办法和有关问题。
专此函达，请答复。
广州市人民政府(盖章)
××年×月×日
(选自天水市政府门户网站，2008年6月10日)
简析：这是一份商洽函。广州市人民政府针对中山舰的打捞问题，向不相隶属湖北省人民政府提出联合打捞、修复、展出相关问题而行文。正文首先说明了中山舰承载的历史意义和打捞、修复、展出中山舰的重要现实意义，然后阐释了社会各界对打捞中山舰的迫切愿望，将请求理由说得非常充分。在此基础上，再提出具体的要求——由两地政府协商联合打捞、修复、展出的办法和有关问题，合情合理。结尾以“专此函达，请答复”作结。全文条理清晰，语言得体，是一篇较好的范文。
6.瑕疵文
例文4
公函
××大学办公室：
首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。
事情是这样的：最近，我们经与某某学院磋商，决定派×位老师到该院进修学习。只因该院组建不久，许多建筑至今未能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。
为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀、救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。
以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。
此致
敬礼
××省财经学校(公章)
一九××年×月×日
简析：从内容上看，这是一份商洽函，但存在以下几个问题。
①格式不正规。首先是标题不规范。作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式，只用“公函”二字作标题，显然不合要求。其次是结语不规范。此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色。
②请求近乎无理。发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。
③语言不得体、不准确。首先是大量使用了口语，没有公文语言的严谨性与简洁性。其次是有些语言分寸失当，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀、救人之危的美德”等。再次是用词不当，如“宽大为怀”、“救人之危”等。
三、举案
某公司为了提高营销人员的素质和能力，举办了一场公司营销精英业务研讨会。研讨会结束后，为了将此会议的成果进一步推广，公司领导吩咐为此次会议服务的某校大学见习生覃小燕整理一个材料，向全公司散发。
请问：覃小燕应该写作什么样的文种?
分析：为了体现材料的权威性和信息的丰富性，覃小燕应该写作“会议纪要”。
四、会议纪要的基本知识
1.什么是会议纪要
会议纪要是适用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要是会议的产物，是在会议记录、会议文件和会议的其他有关资料的基础上概括、提炼出来，反映会议情况和会议精神的公文。凡是向上级汇报有关会议情况以便得到指示，向下级传达会议精神以便及时贯彻执行等都可采用会议纪要。
2.会议纪要的种类
根据会议的内容，可以将会议纪要分为决议性会议纪要、协调性会议纪要和研讨性会议纪要三类。
(1)决议性会议纪要 即机关、单位的高层领导决定大政方针的会议的纪要，主要用于记载和反映领导层制定的决策事项，作为传达和部署工作的依据，以指导今后的工作。
(2)协调性会议纪要 常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位联席办公会。通过对会议达成的协议情况的记载，使各方各负其责地履行好自己的职责。
(3)研讨性会议纪要 即研讨会、座谈会的纪要。主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况，可在报刊上公开发表。
3.会议纪要的特点
(1)纪实性 主要是针对纪要的内容而言。它要求在有关会议资料的基础上，客观地反映会议的基本情况和主要精神。不能断章取义，妄加推测。
(2)纪要性 主要针对纪要的表现形式而言。它不像会议记录那样，有会必记，有言必记，主要记载比较重要的会议中的重要内容。
(3)指导性 会议纪要有两项功能，一是“记载”，二是“传达”，并且通过“记载”去“传达”。它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织领导者的共同意志的体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性。
4.会议纪要的写作
会议纪要主要由标题、开头、主体和结尾四个部分组成。
标题通常有以下三种写法：会议名称+文种，如《××省反走私工作会议纪要》;事由+文种，如《关于禁止基层政府乱摊派收费问题的会议纪要》;正副标题式，如《反腐才能倡廉——××市反腐工作座谈会纪要》。其中第三种标题，往往是为新闻报刊使用的标题，政府工作的会议纪要，一般使用前两种标题。
正文通常由会议概况和会议精神构成。会议概况：主要包括会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。会议精神：即会议达成的共识或会议议定事项，这是会议纪要的主体部分。通常在会议概况之后，决策性会议纪要用“现将会议研究决定的事项纪要如下”引出议定事项;协调性会议纪要用“会议确定以下事项”引出议定事项;研讨性会议纪要通常用“会议一致认为”、“会议指出”、“代表在发言中指出”等引出会议共识，也可以用“×××认为”、“×××指出”等引出个人观点、看法。
作为会议精神，既可按议题先后或重要程度分条列项写出，也可综合概述以后，根据事项的性质，按照逻辑顺序写出。
有时还可在会议精神之后写出对与会者的希望和要求作为结尾。值得注意的是，与一般公文不同，会议纪要有专门的格式，这主要体现在以下几方面。
①眉首：定期召开的会议，可用专用的“眉首”。其公文标识由“××××会议纪要”组成，发文字号由发文机关酌定。
②主体：无主送机关，只在“版记”的“抄送拦”内，以“发”字引出需要送达机关名称;同时不加盖印章。
5.典型例文
例文5
抓住机遇扩大开放
——沿长江五市对外开放研讨会纪要
沿长江五市(重庆、岳阳、武汉、九江、芜湖)对外开放研讨会，于××××年7月15～16日在庐山经纬宾馆举行。这次会议是在党中央和国务院作出以上海浦东为龙头，进一步开放长江沿岸城市的战略决策之后，由求是杂志社经济部、江西省体改委、九江市人民政府联合召开的，来自五市的领导和有关方面的负责同志及部分新闻单位的代表共40余人参加了会议。与会代表围绕着如何搞好沿长江对外开放的问题，进行了热烈发言和深入讨论。
与会代表一致认为，搞好沿长江的对外开放意义深远重大。过去13年，我们的开放政策主要是向沿海地区倾斜，这是完全必要的，它为全国的对外开放起了先行探索和示范的作用。现在，中央提出进一步扩大沿长江和沿边的对外开放，这对于在沿海开放的基础上，形成“沿海－沿江－沿边”的整体开放格局，实现我国对外开放“全方位、多元化”的战略目标，推动对外开放向内地深入，促进沿江经济的发展有重要意义。长江在我国国民经济和社会发展中占有重要地位。长江流域占国土面积的1/5，人口近4亿，工农业总产值占全国的40%多。这里资源丰富，交通方便，城市密布，市场发达，人才荟萃，是我国最具自然地理优势和社会经济发展综合优势相结合的地方，开发潜力巨大，前景良好。扩大沿长江的对外开放，通过利用外资、引进技术和人才，开拓国际市场，可增大开发长江的力度，加快开发步伐，从而为国民经济发展增添后劲。
扩大沿长江的对外开放，对五市来说是机遇和挑战并存。为此，代表们指出，搞好沿长江的对外开放，首先要解放思想、破除迷信，联系实际找差距，真正解决和克服长期束缚人们手脚的认识问题。要增强以经济建设为中心的观念，形成齐抓经济工作的活力;要进一步认识对外开放的重要性和迫切性，开拓搞好对外开放的新思路、新办法和新途径;要强化商品经济意识，克服温饱即满，不愿冒风险，不敢迈大步的小农思想，自觉按照经济规律办事;要树立全局观念，防止和克服狭隘的部门利益，树立一盘棋的战略思想。
扩大开放，必须深化改革。代表们提出，与沿海地区相比，沿长江城市在对外开放方面已滞后了一步，旧的体制严重阻碍着对外开放的扩大。因此，应通过深化改革，克服“左”的思想和守旧观念，给企业以更大自主权，使各项政策措施相互配套，逐步完善。改革需要探索，要敢想、敢干、敢闯、勇于实验，对的就大胆推广，错的就加以纠正。
开放是促进和带动一切的重要途径和手段。代表们认为，应围绕开发抓开放，通过开放促开发。通过开放，要开发新产品、新技术、新行业，解决内陆城市产业单调、技术陈旧、产品老化的问题，使经济发展具有新的活力;通过开放，不断开发利用资源，提高资源的综合利用率，提高经济效益;通过开放，把利用外资和老企业嫁接起来，加速技术改造和产品更新换代。
搞好长江的开放开发，必须走联合协作的路子。代表们认为，长江流域自然地理条件的多样性和社会经济发展的综合优势，决定了要通过联合协作的方式来搞好开放开发，如果化整为零，搞区域割据、市场封闭，长江的优势就发挥不出来，开放开发就会事倍功半，甚至会有负效应。因此，希望国家有关部门尽快拿出长江开放开发的总体规划，各省、各中心城市、各中小经济区域要在总体规划的基础上，通力合作，加强横向联系;要以上海浦东为龙头，加强政策的对接和连贯，使龙头、龙身、龙尾一起摆动，努力在生产力布局、产业结构、交通运输、资源开发利用、长江生态环境保护、市场开发等方面，做到协调一致。
投资环境建设是对外开放的重要内容，代表们认为应把它放在对外开放的重要地位来看待，作为一项持久的基础性工作来抓。既要搞好投资硬环境的建设，努力使“七通一平”符合国际标准;又要加强各项软环境的建设，使有关政策措施符合国际规范。还要大力发展第三产业，培养大批懂业务、善经营、敢开拓的外向型经济人才。
简析：这是一份研讨性会议纪要。标题属于新闻式，由正副标题构成。正文部分，首先从会议召开背景、会议名称、会议时间、主办单位、与会单位、与会领导人、中心议题等方面对会议进行概括介绍。接着概括了会议研讨内容：搞好沿长江的对外开放重大意义;五市在扩大沿长江的对外开放中的机遇和挑战;五市在面对未来机遇和挑战中应采取的措施——深化改革，围绕开发抓开放，走联合协作的路子，不断改善投资环境建设。全文概括准确，行文有序，结构清晰。
6.瑕疵文
例文6
××市税务局市场征收工作经验交流大会纪要
××××年4月30日，××市税务局召开了“市场征收工作经验大会”，×副局长对去年农贸市场实行征税以来的工作进行了回顾总结，部署了今后工作。
×副局长在总结中指出，在各级党政领导重视支持和有关部门的密切配合下，经过广大税务专管员的努力，一年来征收税款×××万元，市场物价基本稳定，摊位、品种并未减少，“管而不死”的方针得到了贯彻，在税收工作上取得了不少成绩：
一、运用税收经济杠杆，加强税收管理。在保护合法经营、打击和限制投机违法活动方面发挥了积极的作用。如××区税务分局第×税务所，从宣传着手，提高商贩的遵纪守法观念;从检查着手，促使商贩正确申报;从管理着手，做到十足收齐。
二、初步摸索，积累了一些行之有效的征收管理办法。如××区税务分局与工商局密切配合，思想上统一认识，管理上统一步调，处理上统一行动，通过一年实践，证明这样做法有利于加强市场征收工作。
三、在培养、锻炼新生力量方面迈出了可喜的一步。据统计，一年来拒腐蚀的事例共有289起。不少分局摸索、总结出了一些培养干部的经验，××区税务分局第三税务所在大会上介绍了他们“晓之以理，导之以行，抓紧队伍建设”的做法，就是这些经验的代表。
×副局长还号召市场税务专管员向一年来立功受奖的同志学习，拒腐蚀，永不沾。只有思想上筑起一道防线，方能在糖弹面前立于不败之地。
最后，×副局长要求各单位进一步加强市场专管员的队伍建设，在政治思想、业务水平、工作经验上都有一个新提高;认真贯彻市委18号文件，密切与其他部门配合，把整顿市场秩序的工作做好。
简析：这是一份研讨性的会议纪要，存在以下问题。
①会议基本情况不清。这部分除会议时间外，还应该包含会议地点、与会人员、主持人、会议议题和会议结果等。
②没能全面地反映会议情况。既然是经验交流大会就应该有多人发言，但全文始终只见×副局长一人，所有经验等都出自一人之口，未免不够真实。
③逻辑分类排列不明。如×副局长总结的经验中，一、二两点只是一项工作的两种做法，可合并;第三点观点和材料不够一致。这一部分可选取几个有代表性的发言，以及×副局长的总结，最后引出会议达成的共识。
四、思考练习
1.简述请示的适用范围、特点。
2.简述批复的适用范围、种类、特点。
3.简述报告的适用范围、种类、特点。
5.简述函的适用范围、种类、特点。
6.简述会议纪要的适用范围、种类、特点。
7.在格式上，会议纪要与一般公文的不同之处是什么?
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