手机短信与电子邮件

第六节　手机短信与电子邮件

撮要

1.手机短信和电子邮件同纸质信函一样具有凭据作用，写作时不能忽视语言表达的准确，应用时不能忽视使用场合的恰当和适宜。

2.手机短信和电子邮件只是应用文写作、传输的“电子”手段和方式，涉及的任何一种应用文文种的内在特点和要求“仍然有效”。

一、手机短信与电子邮件扫描

（一）手机短信

手机短信，是通过手机发送短小信息（包括文字、图片等）达到告知、实现沟通目的的写作方式之一。手机短信的快速发展与其特点密切相关：（1）“短、平、快”，传递信息快捷；（2）内容广泛，有鲜明的时代感；（3）作者大众化，非常时尚，颇得年轻人的青睐；（4）易于接受与传播，影响面广；（5）语言优美，有创意的短信具有韵律美，兼有文学性；（6）使用成本低廉。

（二）电子邮件

电子邮件（Email），是指通过一定的通讯网络（Internet、局域网）在两台或两台以上计算机或终端之间进行电子文本信息传输与交换的一种技术。电子邮件传输速度快，即写即发，不用贴邮票，跑邮局；使用费用较低；开放性广，即使是一些非Internet用户也可以通过一些称为网关（Gateway）的计算机与Internet上的用户进行电子邮件的收发。

与传统信函相比，电子邮件文本的写作体现出下列特点：

1.行款格式的简约化。

由于传统信件中的许多成分如寄信人、收信人、写信时间等都可以由电子邮件系统自动完成，我们写电子邮件就不必像传统信件一样要有强烈的行款格式的意识。收发双方其实达成了一个共识，即不用像传统信件一样去计较严格的格式。双方看重的是文本的内容，甚至只是看重那个附件。所以，即使文本部分没有一个字，收信人也不会太在意，只要附件传来了就行。

2.附加信息的多元化。

虽然目前免费电子邮件的服务系统一般只提供4M—10M的附件长度，但人们已经可以利用这4M—10M空间传递许多信息，文字、图片、声音都可以跻身其中。而付费用户就能利用更多空间了。随着服务的完善与收费制度的普及，电子邮件所能加载的信息容量与品种越来越多。

3.文本内容的个性化。

电子邮件文本的写作可以说完全体现了“自由”这一特点。你可以长篇大论（一般来说，较长的文字或专门的文稿以附件形式发送比较好），也可以寥寥数语，甚至只当写个便条。在表达上，可以是比较正式的书面语，也可以是很随便的口语，甚至是隐语、悄悄话。但是，我们还应该看到，这种电子邮件所带来的联系快捷的功能正在逐渐受到手机短信的挑战（虽然目前一条短信一般只支持70个左右的汉字）。

电子邮件可分为公务类、商务类、私密类、垃圾类、病毒类等。

二、手机短信与电子邮件写作指要

（一）手机短信

手机短信写作的基本要求是：

1.语言要精练、明白、通俗、风趣。

2.一般要有标点，否则会产生歧义。内容特别短小的，也可不用标点或用空格代替标点。

（二）电子邮件

发送电子邮件时要注意以下几点：

1.电子邮件语气相对一般文件语言可以更为随意些。

2.不要发送虚假和欺骗的信息。不要发送垃圾信息，净化邮箱，不给他人增加不必要的麻烦。

3.电子邮件要适合对方的计算机系统。若是先在word文档中写作编辑信函文稿，再拷贝到电子邮件中发送，要注意页面格式。

4.回信时，可以部分或全部保留对方的来信，但保留的原文应在回信之后。

5.电子邮件宜简短。如果需要长篇大论，可以事先以其他形式编辑好，用“附件”形式粘贴、发送。

6.电子邮件和其他任何形式的文件一样都可以成为法律诉讼中的证据，因此，一定要持慎重态度。

7.所有信函的写作原则和方法均适用于电子邮件的写作。

三、手机短信与电子邮件的结构和写法

（一）手机短信

手机短信因其便捷而写法各异，主要有下述不同。

1.问候类

问候类短信多用于日常工作、生活中，需要经常和朋友、师长、客户、兄弟单位等进行联络，互通有无，传达友好感情，保持联系。如，向对方送去节日、生日等的祝福；在节假日、庆典日等特殊日子送上真挚祝福等。

2.慰问类

措辞适当、时间适宜、长短适中成为慰问类短信的主要要求。这类短信在表达对接受方的慰问之情时，要注意及时发送慰问短信，慰问措辞要体现一定的个性和适切程度。以补发送电报所需时间较长的弱时间性；以补拨打固定电话或手机交谈时语气、场合等细节体现的场合因素；语言要根据接受方与自己关系的亲疏、熟悉程度选择不同侧面和重点体现个性和特殊性等。

3.日常联系类

手机短信方便、快捷，比通话节约时间、降低费用，因此，上下级之间、同事之间、亲人之间、朋友之间，以及业务单位之间都选用短信的方式完成。这类联络根据不同的对象、事项、场合有不同的写法要求，一般以满足需要、提高效率为基本原则，并根据具体要求灵活处理。如提示性告知的短信：“各位员工，新的工资卡换卡工作已经开始，请于14日上午九点至15日下午三点之间到办公室办理。届时请携带旧卡和本人身份证。”可以群发给所有员工，提高传播速度和工作效率。“××局长：您所需要的2006年度创新奖的候选人名单已放至3号文件柜，敬请查收。”不影响、中断领导开会、办公等工作。

4.参与类

在现场直播的文艺节目、体育比赛中，手机短信以鼓励表演者、比赛者，或发表看法评价，或以竞猜的方式出现。如，央视“幸运52”、“非常6＋1”、“星光大道”、“足球之夜”等节目，都有手机短信互动活动，主要写法要符合对方提出的具体要求。

5.宣传类

向公众或某一特殊群体发送时效性、指导性很强的信息。例如，新闻短报、股市行情、交通信息、天气预报等。

（二）电子邮件

下面以WWW.26xmail.com为例子说明电子邮件的使用方法。

1.登录

（1）过点击“开始”——“程序”——“Internet Explorer”，或者点击桌面图标，打开浏览器，在地址栏输入服务器网址，如：www.26xmail.com，回车。

（2）“登录域名”窗口填入公司用做企业邮件的域名，如：TTS.263.net，点击“确定”。

（3）进入页面，输入“用户名”和“密码”。注意，这里输入的用户名，是用户的邮件地址@前的部分。例如，用户邮件地址为：guest@prnddem04.263.net，那么只要输入“guest”即可。

（4）完成输入，点击“登录”按钮，进入邮箱。

完成以上步骤后，我们看到，登录进入的主界面分为左右两部分，左边红色部分是功能区，列表显示用户可以使用的各项功能；右边显示相应功能的操作窗口。功能区中：点击“收邮件”，将命令邮件服务器显示收到的所有邮件；点击“发邮件”，将进入“撰写邮件”的功能；点击“地址本”可以编辑修改地址本；“文件夹”表示邮件分类存放的位置，其中“收件箱”表示收到的邮件，“发件箱”表示已经发出的邮件，“垃圾箱”表示删除不用的邮件，“草稿箱”表示保存的邮件草稿；点击“配置”，可以看到一些功能设置，包括修改密码、修改个人资料，设置过滤器查看、设置签名档、设置邮件转发、设置邮件自动回复、设置邮件显示格式等。

2.阅读邮件

（1）点击“收件箱”。主界面分为三个部分，上面是广告区、左下方是功能列表区，右下方是邮件列表区。功能列表区列出了主要功能清单，点击相应的链接，可以进入相应的功能界面；右边是邮件列表显示，显示每个文件夹中邮件的数量，是否已经阅读，所占用的存储空间等信息。

（2）点击某个邮件的主题。这时可以看到该邮件的详细信息，正文、附件等，也可以选择使用不同的汉字编码标准来显示邮件，这样可以兼容简体、繁体中文（电脑需要安装繁体中文字库）。须注意的是，显示正文区上端有个“加入地址本”链接和一个“拒收”链接，一个是将发件人地址加入本人的地址本，另一个是将发件人地址列入拒收列表。此外，功能条可以进行回复、全部回复、转发、删除、永久删除、保存等操作。

3.撰写发送邮件

（1）点击功能区的“发邮件”，则进入下面的窗口。

（2）根据界面的提示，可以填入收件人的邮件地址，在多个收件人的邮件地址中间可以用逗号分隔；也可以点击收件人输入框右边的地址本链接，进入地址本窗口，并选择收件人。如果需要附件，则点击附件，选择“浏览”，“粘贴”，完成文件的上传，点击“完成”后回到本页面。信件内容完成后，点击立即发送，完成信件发送。

（3）本编辑方式。可选“纯文本”和“HTML格式”。

（4）HTML格式，是指对文字进行剪切、复制、粘贴以及进行段落设置、字体设置、文字位置、插入图片、文字颜色设置等。

4.地址本

（1）邮箱页面，点击“地址本”，进入地址本页面。

（2）从地址页面上，我们可以看到，地址本分个人地址本和团体地址本两类，左侧默认的是个人地址本，右侧为团体地址本。点击增加，进入个人地址本编辑。按照页面提示，添加个人地址本资料，如“姓名”、“电子邮箱地址”等。完成后，点击页面下方的“确定”，即成功添加一个地址。

（3）团体地址本的建立步骤与上述类似。在地址本页面，点击右侧的“团体地址本”，进入团体地址本编辑页面。点击页，面左侧的“添加”，进入下列界面：在“团体名称”栏输入名称，如“销售部”；在“说明”栏简单填写说明，如“公司内部”；在“电子邮箱地址”中输入地址名单，可以一次输入多个，注意地址用“，”号隔开。输入完成后，点击“确定”，完成团体地址本“销售部”的建立。

实践练习

1.学校的广播台即将成立，请以全班同学的名义，写一封推荐信，推荐×××同学为广播台台长。

2.根据下列材料，写一份介绍信。

假如你是某高校实习处主任，现要安排一部分学生去某实习基地实习，请你写一份带存根的介绍信，让实习学生带去。介绍信要说清楚对象、人数、时间和需要接洽的事项及有效期限等。

3.阅读下列求职信，并回答信后问题。

求　职　信

××公司总经理：

您好！

从某某日报招聘启事上，看到贵公司急需几名通信工程方面的人员，我非常高兴，真心希望能成为贵公司的一员，尽自己的微薄之力。

我叫某某，男，1982年4月6日出生，是某某邮电学院电信工程系06级毕业生。

我学习的专业是“通信工程”，与贵公司专业对口。附表是我所学的课程及成绩，希望贵公司满意。

为了拓宽自身的知识面，弥补专业的局限性，我自学了邻近专业和相关学科的一些课程。主要有《数字信号处理（二）》、《随机过程》、《数值分析（一）（二）》、《移动通信》、《数字图像处理技术》、《纠错码》等课程，并广泛涉猎了《锁相同步理论》、《编码调制课论》、《综合业务网》、《卫星通信》等多方面的指示，使自己能够适应现代技术的发展，为从事不同方面的工作打下一个良好的基础。

在技术实践方面，除了圆满完成学校所规定的实习和设计课程外，还参加了学校科技协会。作为一名科技协会的会员和负责人，我组织参加了协会的各项科技活动，如电子小制作竞赛、校外无线电维修等。曾经亲自设计和制作过数字报时钟、抢答器、电子门锁、无线对讲机等多种电路，在实践中积累了较多的经验。在参加“全国第一届电子设计大赛”的活动中，我有幸获得了“某某生赛区三等奖”证书。

我的业余爱好比较广泛，尤其喜好体育运动及书法艺术。踢足球和打篮球是我的专长。自上高中起我便多次获得校、市书法大赛的一等奖和特等奖，作品曾在市里展出。大学期间曾任电信系《点新绿歌》的责任编辑，该报在校内受到广大师生的好评。

希望以上资料能引起归单位的兴趣并得到回复。企盼佳音。

谨祝

顺达

王某某

××年×月×日

联系地址：×××邮电学院男生公寓315室

电话：××××××××

附表：在校四年学科及成绩一览表

问题：

（1）从格式上讲，本求职信由__________、__________、__________、__________、__________、__________、__________；从内容上讲，体现了求职信的__________性、__________性和__________性。

（2）这封求职信正文的连接语是__________。

（3）此求职信主要写了哪几方面的内容？

（4）简述这封求职信语言上的特点。

（5）有人说：“求职信不一定要包装得多么精美，而是要注意许多细节”，对这句话你如何理解？

4.刘先生由江苏淮安来沪探望即将毕业的小刘，在××路招了一辆××出租汽车公司的出租车去火车站，车到目的地，他忘了拿发票就匆匆离去，没走出多远，他猛然发觉随身携带的皮包不见了踪影，里面装有8万元现金和一份价值不菲的工程承包合同，无奈，他只能心事重重地返回淮安。不料，刘先生刚到家中，××出租汽车公司的一个电话，解了他的燃眉之急。原来司机在清理车厢时发现了皮包，立即交到公司，经过仔细清点，工作人员找到在某校住宿的发票。于是他们根据上面的电话号码，四处联络。几天后，终于找到了失主。刘先生接到电话后，立即赶到上海，从出租汽车公司领取这只皮包。他十分感激，向公司员工连连道谢，并决定给报社写一封表扬信，表扬这位出租车司机拾金不昧的高风亮节和公司为乘客排忧解难的优良服务态度。小刘同学实习在外，请你为刘先生起草这封表扬信。

5.××地区暴雨成灾，大部分地区被淹，交通受阻，许多人的生命和财产受到威胁和损失。毕业班T班不能前去抗涝救灾，决定捐些钱和衣物寄去。在寄钱和衣物的同时，还准备寄去一封慰问信。请代为起草这封慰问信。

6.运用所学知识，试比较下列两篇感谢信的优劣。

（1）

感　谢　信

××民政局：

我院秘书系×××等四名学员，前不久在贵局毕业实习两个多月，得到了贵局领导和办公室人员政治上的热情关怀，业务上的耐心指导，生活上的悉心照顾。实习的时间虽然不长，他们却取得了很大的成绩，达到了预期的实习目的。为此，我们特向贵局表示衷心的感谢！

此致敬礼！

××××学院

××年×月×日

（2）

感　谢　信

××部队全体指战员：

我县上月遇到了特大洪涝灾害，许多地区被淹，人民生命、国家财产受到了严重的威胁。在这危难之际，你部全体干部、战士连夜赶赴我县，投入到紧张的抗洪抢险之中。十几个日日夜夜，你们发扬“不怕牺牲，排除万难”的献身精神，始终冒雨战斗在抗洪抢险的第一线，谱写了许多可歌可泣的动人事迹。你们的奋力救援，有力地保住了我县人民的生命和财产，使我县上万亩良田和几百座房屋免于洪水冲毁，使我县最后战胜了洪涝灾害，赢得了抗洪斗争的胜利。你们这种急他人所急、助人为乐、无私奉献的精神值得赞扬和学习。为此，特向你们表示衷心的感谢！

我们决心向你们学习，在党的领导下，积极恢复生产，重建家园，以实际行动报答你们的关怀和帮助。

此致敬礼！

××县人民政府

××年×月×日

7.请根据下述情况，代刘××写一封感谢信。

××省××县××镇刘××，××年×月患甲状腺动脉瘤，在天津市某医院做了切除手术，于今年6月感到浑身不适、咳嗽。到县医院检查，县医院让其到××医院进行治疗。刘××及其家属又到天津某医院检查，结果是甲状腺动脉瘤转移为肺癌，无药可治，并婉转告诉刘××家属最多能活一年，于是其家属只好带刘××回家。后病情加重，又经过多方打听到北京有一家医院专治肿瘤，于是刘××就赶到此医院就诊。该医院的李大夫为其详细检查并开出药方，结果刘××在服药两个月后，病情大有好转，4个月后症状基本消失。刘××及其家人都非常高兴，同时，也特别感谢北京××肿瘤医院和李大夫。

8.下列慰问信有多处错误，请找出，并加以改正。

给春节期间坚守工作岗位的全体职工及其家属的慰问信

全体职工及其家属同志们：

值此新春佳节之际，向你们致以节日的问候和崇高的敬礼！春节是中华民族的传统节日，历来受到人们的高度重视。在此期间，千家万户陶醉在节日的欢乐气氛之中。可是你们——全体职工同志，为了抢时间，主动提出春节期间不休息，仍然坚强战斗在生产第一线；还有你们——我厂职工家属同志们，放弃节日休息，不仅没有怨言，有人还把饺子亲自送到车间，并帮助工厂做些力所能及的工作……所有这些，都充分显示了中国工人阶级的胸怀和崇高境界！虽然你们没能休息，没能同家人很好地团聚，但你们的春节却是过得最有意义的！

此致

敬祝春节好！

××厂

××年××月××日

9.实习期间，实习同学以切身体验感受到说普通话、写规范字的重要性和必要性。校语言文字周报主编获悉后希望实习同学就此事在全校加以倡导，此时恰逢校周报第×期出版，请M同学就此写一封倡议书。

10.M同学在某校就业指导中心实习，经常需要写作不同类型的应用文，请你根据所提供的若干事实代笔。

（1）Y班10位学生要去某报社实习，请你代写一份带存根的介绍信，让实习学生带去。介绍信要说清楚人物、人数、时间和要接洽的事情及有效期限。

（2）A公司在某报登载招聘启事，拟招聘通信工程岗位人员若干名，请结合W班张三同学的情况，写一份符合要求的求职信。字数控制在500字左右。

（3）为了增加G班李四同学应聘的成功率，应李四同学的请求，请你为远在外地指导实习的班主任代写一封推荐信，推荐李四同学应聘。

（4）B公司对指导本校学生实习尽心尽力，使实习的20名同学的实际操作能力得到快速提高，实习归来的同学请M同学以中心名义写一份感谢信以表谢意。

（5）人事处闻讯后，征得校长同意，决定聘请该公司H、F两技师担任兼职教师。请M同学代为制作两份聘书。