怎样写应用文

怎样写应用文

陈新禅　王士雄

应用文，顾名思义，应用的文体，亦称以文字材料为表现形态的信息载体。在现实生活和工作中，它起着传播各类信息、处理日常事务、相互交流经验，协调沟通情况等媒介作用和工具，是各行各业和人们进行日常事务联系等方面的重要部分。那么，怎样写好应用文，这里，我们谈几点肤浅的体会。

一、应用文的基本特征

应用文有特定的作者和特定读者。所以，应用文不同于其他的文章，每一篇都有极为明确的读者对象，每一篇又有极为明显的表达区别。在其不断发展的进程中，逐步形成惯用格式和独特准则。应用文和其他文章体裁相比较，主要有三方面的特点：

1．应用的广泛

在各种文体中，应用文使用范围最广，使用频率最多。随着袓国的日益强盛，人民的生活水平提高，社会的发展进步，人们的流动、联系、交往更为频繁，应用文的使用越来越广泛，不仅在机关企业及个人传递信息，处理事务时使用，还涉及政治、经济、文化等诸多方面。此外，同外事、财经、司法等也有着密切的联系。

2．实用的价值

应用文是进行社会交往和管理的一种重要工具。应用文是解决实际问题或达到某种目的写作的，它所考虑的目的性、针对性、和必要性都十分明确，所以，作为直接用来办事的工具，不仅具有鲜明的权威性，更具有价值的使用性。常用的大致归纳九大种类：

①公务文书（命令、决议、公告、通知、批复、公函等）

②事务文书（简报、总结、调查报告、计划等）

③日常文书（书信、电报、演讲稿、启事等）

④科技文书（科技情报、毕业论文、学术报告、科研分析等）

⑤法律文书（诉状、判决书、答辩词、公正书等）

⑥财经文书（经济合同、广告、商品说明、市场调研等）

⑦礼仪文书（请柬、贺词、讣告、碑文等）

⑧外交文书（声明、国际公约、条约、宣言等）

⑨旅游文书（旅游合约、出国须知、景点介绍、国际交往文传等）

特别是党政机关，通用的公务应用文，起到上传下达，交流信息、协调制约，成为管理国家事务的重要手段和工具。

3．规范的程式

所谓程式，即惯用的格式和程序。应用文门类较多，涉及面广，不同的行业，应用文的性质和特点也不同。所以，要根据不同的领域，不同部门的需要，在内容上，格式上，掌握各自相应的应用文体的特点和要求，既体现应用文体的共性，又有其自身的个性。如公文规范的程式：①交拟，②拟议，③拟稿，④核稿，⑤会签，⑥签发等严格的拟别程序。又如经济应用文，主要内容与经济活动相关，文体机构、表述方式、编制程序、适用范围等，都有严格的法规依据和规范形式，稍有疏忽就会给经济工作造成严重失误和损失。总之，应用文在长期的使用过程中逐步形成了一些固定的格式和某些习惯程序及用语。

二、应用文的写作要求

应用文一般有简单与复杂两类。简单应用文，包括条据类、书信类、告白类、规则类四种。复杂应用文，包括各类合同、调查报告、会议纪要、读书笔记等。在写作的要求上除了注意格式，行款和行文习惯外，还要强调应用文本身的特殊要求，主要体现五个方面：

1．主题明确

应用文写作的目的性就是主题。主题体现每篇应用文上所表达出来的基本观点和中心思想。从根本上讲，写文章就为了表达思想，应用文有别于其他类型的文章，是依靠它来处理事务、交流信息的。所以，观点必须明确，表达鲜明完整，而且需要直截了当说出来。主题是应用文的灵魂。动笔之前，以意为宗，先立意，后落笔，确立一个鲜明而深刻的主题。

2．材料真实

应用文就为解决某个问题所写的，所以，从生活中摄取的材料，是应用文作品一系列事实和理论依据。无论写什么类型的应用文，材料都是第一要素。应用文特别是机关的公文，政策性强，内容重要，应从实际情况出发，讲究实事求是。决不能像文学作品那样去艺术加工，虚构情节，发挥想象。应用文的材料只有绝对真实，才能去发挥它的价值和效用。一般来说，应用文取舍材料的标准有三方面：一是选择表现主题的材料；二是选择生动典型的材料；三是选择真实准确的材料。在大量占有材料之后，还需对材料加以鉴别，做好三方面的功课：一是判断材料的真伪；二是估价材料的意义；三是掂量材料的作用。总之，搜集材料的目的在于应用。

3．简洁明了

简洁明了是运用语言的一种要求，更是应用文所刻意追求的。只有用尽可能少的字，准确表达尽可能多的内容，才能提高应用文的应用效果，中央曾对电报、报告、决定等文件，有极为明确的要求：“凡文电必须认真压缩”；“必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读”等等。那么，应用文如何做到“文约而事丰”呢？在语言反复推敲中，要在三个方面精心提炼：一是惜墨如金；二是删繁就简；三是努力压缩。总之，应用文的内容，要做到言简意赅，体现办什么事就说什么事，有一说一，直截了当，不必拐弯抹角，更不必说那些没用的空话、套话。

4．结构朴实

应用文的内容实实在在，结构朴朴实实。结构是表情达意的形式，就是要解决“怎样写”的问题。应用文的结构一般是“量体裁衣”的不同类别的应用文，结构布局安排不同，具体表达形式也不同，根据主题表达需要而定的。写作结构的特点十分朴实。具体体现在以下两个方面：一是外在的整体结构，大多有固定的格式套用。各类不同文件的写作格式，都有定型化的惯用格式，不可混用。二是内在的正文结构，大多有常用的组合方式。在开头的写法上，有目的式、启发式、结论式等；在层次的写法上，有序列式、递进式、总分式等；在结尾的写法上，有呼吁式、强调式、总结式等。应该说，应用文有常用的结构方式，在写作中都可灵活地借鉴和参考，当然，也可推陈出新。

总之，为提高办事效率，应用文表达主题，力求鲜明、准确、真实、简洁，使人一目了然，易于理解和掌握。同时，考虑到应用文写作具有很强的综合性，以及很强的实践性，更需要努力学习，多写多练，不断地注意知识的积累，提高应用文写作的基础知识和实践能力，逐步适应新时代社会发展的需要。

（陈新禅系中石化上海金山工程公司原总经理办公室主任、中国石化集团上海工程有限公司调研员）