实用写作的基础

第一章　绪　论

第一节　实用写作的性质和特点

一、实用写作的性质

实用写作是基于人类以生产劳动为主的各种社会生活的实际需要而进行的活动，是直接为人类的实际需要服务的。

“应用文是随着文字的出现而产生的，从现存的甲骨文、钟鼎铭文、《尚书》，到历朝历代的事略、会要、文选、个人文集，莫不保留有大量应用性的文字。尤其是自《文心雕龙》以来‘文’、‘笔’之分至此又合流，使应用文的写作成为社会政治生活中的一部分，并成为文人实现自我价值的重要手段，成为文人的自觉过程。”（丁晓昌：《实用写作》，南京师范大学出版社2002年版。）几千年来，实用写作一直历代不衰，这是因为它适应人们的学习、生活、工作之需要，从而受到人们的重视。随着时代的发展，社会的进步，实用写作与人类社会生活的关系更加密切，应用文种也更加丰富，实用写作的理论也日趋完善，各行各业对实用写作能力的要求也越来越高。

应用文在社会生活中使用非常广泛。它与文学作品的区别主要有两点：第一，从文章的功用来看，应用文从产生到发展都是以应用为目的，或用于处理公务，或用于处理个人事务。第二，从文章的表现形式来看，它有严格的写作格式，语言文字要求简明通俗。因此，“应用文就是‘应’付生活、‘用’于务实的‘文’章，个人、团体、机关相互之间，公私往来，用约定俗成的体裁和术语写作，以资交际和信守的文字。”（陈耀南《应用文概说》）

二、实用写作的特点

（一）明确的实用性

实用写作与文学写作最大的区别，就在于它有明确的实用性。文学写作（如诗歌、小说、散文等）以塑造艺术形象、反映社会生活为目的，能给读者审美的享受，有认识生活、陶冶情操的功能。而实用写作是为解决现实生活中的实际问题而写的，有很明确的实用性，如写一篇请示，是为了向上级请求批准办理某一事项；写一份商品说明书，就是为了介绍产品；写一篇商品广告，就是为了向公众宣传某种商品，吸引消费者。因此，实用写作应从实际出发，为事造文，因事生文，避免写内容空洞、不着边际、不解决任何实际问题的文章。

（二）内容的真实性

文学作品的真实性要求的是艺术真实，即文学作品中的人物和事件能反映社会生活的某些本质方面或发展趋向，因而不要求写真人真事，可以大胆进行艺术虚构。而实用写作则完全排斥虚构和杜撰，写作中所涉及的人和事，一定要确有其事，情节、数字、细节都不能虚构，否则，不仅不能达到解决现实生活中实际问题的目的，还会给工作造成很大的损失。

（三）作者与读者的特定性

文学创作是一种复杂的创造性的精神劳动，其作者一般都为个人，由于每个作者的个性不同、生活经历与艺术素养不同，其作品也就会具有独特的艺术风格。文学作品的读者对象具有广泛性与不确定性，一部作品出版发行以后，任何人都可以购买或借阅。

应用文体的作者，尤其是公文的作者，一般不是代表个人，而是代表一个集体。公文的草拟者仅一个人是写不出公文的。作者在执笔前，领导要交代写作意图，初稿写成后，要在一定范围内集体讨论，请大家提出意见，然后再做修改，最后请领导审核通过后才能付印。所以，严格地说，公文是集体劳动的产品，其作者是一个群体。应用文的读者对象通常是特定的，尤其是带保密性的公文，其读者对象局限在一个很小的范围，不像文学作品的读者对象那么广泛和不确定。

（四）较强的时效性

文学创作（报告文学除外）一般不强调时效性，作者可以精雕细刻，慢慢琢磨，花很长时间来完成。而实用写作一般都讲究时效性，要求作者在一定的时间内完成写作任务，不允许拖拉磨蹭，否则就会贻误工作。如会议通知，一定要在开会之前发出，否则就没有效用了。

（五）格式的规范性

实用写作要讲究格式的规范，每一种应用文体，在长期的使用过程中，都形成了比较稳定的格式，约定俗成，大家都必须遵守。所谓格式，包括书写、排印行款式样、结构层次、习惯用称谓、签署等。当然，格式也不是一成不变的，但其变化必须以社会公认为前提。

第二节　实用写作的基础

一、应用文的主题

（一）主　题

主题又称主旨，是指作者在说明事物、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表现出来的基本思想和写作意图。主题是文章的灵魂，决定着文章的质量。

实用写作活动总是有所为而发，或是根据某种需要，或是表达某一主张，或为解决某方面问题，或为实现某种意图而进行写作，因此，应用文的主题往往是“意在笔先”，根据写作目的而确定。主题决定写作的方向、选材和文种，构成文章内容的核心。

（二）应用文主题的要求

1.正确

正确是指应用文的主题要以马列主义、毛泽东思想、邓小平思想理论为指导，符合党和国家的方针、政策、法律、法规，符合客观实际，反映出客观事物的本质和规律。主题正确是写作应用文的基本要求。

2.集中

集中是指一篇应用文一般只应有一个主题，重点要突出。材料的使用、谋篇布局、遣词造句，都要为突出这个主题服务。要围绕一个中心把问题说清楚、说透彻，如果提出的问题太多，就会什么问题也说不清楚，什么事情也解决不了。有些综合性的工作报告，虽然要写几件事情，但也要抓住事物的主要矛盾，做到重点突出，主题集中。

3.深刻

深刻是指在主题正确的基础上，能够抓住矛盾的关键环节，揭示事物的本质及其内部规律，提出推进社会发展的有益见解。如决定、总结、调查报告等文种，要求主题深刻，发掘出具有本质性和倾向性的问题，提炼出规律性的认识，提出行之有效的工作措施。而对于通知、介绍信等文种来说，则无此要求。

4.鲜明

鲜明是指应用文的观点必须明确。文章的基本思想、态度十分明确，毫不含糊；对问题的认识，对事物的评价，主张什么，反对什么，要求什么，要清楚明白，一目了然。应用文是为事造文，只有主题鲜明，让读者明白，才能把事情办好。

二、应用文的材料

（一）材　料

应用文的材料是指作者为完成文章的写作，体现自己的写作意图和目的，从现实生活和文献资料中选取、使用的一系列事实根据和理论根据。

创作文学作品时，作者常常从审美创造的角度去观察生活，注重材料的感性形态和审美价值；而实用写作往往从实用出发，更重视能够真实、全面、准确地反映事实本身的材料和相关的理论材料，强调材料的实用性。

（二）材料的来源

1.查阅文献

查阅文献包括读书看报、翻阅档案文献资料，查找单位、部门在工作中形成的各种书面文字资料，各种文件、法规汇编、统计报表、音像资料，个人的笔记、日记等，从中查找同类问题或相关问题的现实研究资料及历史资料。这些资料的搜集或积累，对研究问题、撰写文章有很高的借鉴和参考价值。

2.学习积累

写作应用文，需要作者掌握多方面的知识。作者在平时要注重学习马列主义理论，学习党和国家的方针政策，学习本岗位的业务知识，学习本单位的有关规定，多方面积累知识、材料，这样，遇到问题时，才能有针对性地运用这些理论去研究问题，继而解决问题。

3.调查研究

调查是获得第一手材料的重要方法，很多预先设想的要研究的问题，能通过调查而发现新的情况，从而在分析和研究的基础上，找出规律性，找出解决问题的方法。进行调研不仅是为了搜集材料，更重要的是，调查研究是一种工作方法。因此，写作应用文，尤其是行政文书、财经文书和司法文书，更应该注重调查研究，搞清事实，摸清规律，做到心中有数再下笔。如果不注重调查研究，或调查不深入，想当然地杜撰，就容易导出错误的推断。

（三）材料的选择

“材料是文章的血肉”，材料是应用文写作的基础，材料的选择和使用是为主题服务的。有了材料，并不是要把所有的材料都写到文章里去，还必须选择材料，只有能够证明或说明主题的那些材料才是我们所需要的，其他的都应该舍弃。

1.要选择符合主题需要的材料

材料是文章的内容，主题是文章的中心思想，二者必须统一。主题要统帅材料，根据主题的需要选择材料，对材料的数量、类别和详略进行取舍。

2.要选择真实的材料

应用文中的材料要严格符合事物的原貌和实际情况，不能杜撰，也不能夸大或缩小；引文必须认真核对，不能有差错；还要能从本质上反映事物的真实面貌，而不是一些偶然现象。只有经得起检验的真实的材料才能使用。

3.要选择典型的材料

典型材料是指材料具有代表性和普遍意义，能够有力地揭示事物的真实面貌和本质特征，起到以少胜多、以一当十的作用，对证明观点有很强的说服力。

4.要选择新颖的材料

新颖的材料，一是指新近发生的事实；二是新近发现而鲜为人知的事实；三是虽为人知但变换角度而能具有新意的材料。新材料往往反映新事物、新情况和新思想，更符合时代的特点，容易引起人们的共鸣，给读者以思想上的启示。

5.要因体选材

不同的文体对材料有不同的要求，要根据不同的文体来选择材料。如总结的选材要立足于本人、本单位的实际，而不是其他人和单位的。

（四）材料的使用

使用材料直接关系到主题的表达和文章的质量。

1.确定材料的主次

直接说明和表现主题的重要材料应置于核心地位；配合或间接说明表现主题的材料应置于次要地位。

2.确定材料的详略

核心材料、骨干材料、读者生疏或难以把握的材料要详，读者有所了解或容易接受的材料可略。

三、应用文的语言要求

（一）准确、简明、质朴、得体

1.准确

准确是指语言形式要正确、恰当无误地表达出所要表达的内容，用词用语含义清楚，概念恰当明确，不产生歧义，不引起误会，无溢美之词，无隐恶之嫌。

实用写作的写作目的是为了解决社会生活中的各种实际问题，因此对语言准确的要求特别高。实用写作要做到语言准确，首先要认真辨析词义，仔细区分同义词、近义词的细微差别。其次还要注意词语的感情色彩。

2.简明

简明是指文字的简洁、明白。应用文立足于实用，要“有话则长，无话则短”。同时，为加快阅文办事的节奏，写作应用文时应用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，做到言简意赅。应用文中为了使语言简洁，经常使用一些专用词语和固定的习惯用语，如“业经”、“遵照”、“收悉”、“照办”等。

为了精练地概括事实或分析认定问题的性质，还常常使用富有概括力的成语或熟语，使语言简洁有力。简洁要以明白为前提，如果只是为了简洁而压缩字句，应该说的不说，应该用的词不用，弄得语气不连贯、意思不好懂，那是不可取的。

3.质朴

质朴是指文风要朴实无华，语言通俗实在。应用文是为解决实际问题而写的，内容必须真实可靠，语言必须平实质朴，一般不运用描写、抒情的表现方法，不用生僻的词语，更不用含蓄、虚构的写作技法。质朴的语言应该达到“三易”的要求，即易看、易读、易懂。

4.得体

得体是指语言的运用要与行文的目的、对象一致，恰如其分。如给上级的公文，用语要谦恭诚挚；给下级的公文，用语要肯定平和；公告、通告一类公文需张贴或登报，语言要通俗、深入浅出。如需在电台、电视台或当众宣读的命令、公告、通知等，语言则应庄重流畅，朗朗上口。总之，应用文的语言，讲什么和怎样讲，要根据不同的对象和场合选择运用，做到因地制宜，因人而异，恰到好处。

（二）应用文专门用语

1.称谓词

称谓词即表示称谓关系的词。

在应用文中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”、“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：

第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂、所等。

第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。

第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文用语简明、语气庄重。

2.领叙词

领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有：

根据、按照、为了、接、前接或近接、遵照、敬悉、惊悉，等等。

……收悉、……查、为……特……、……现……如下。应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策、指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。

3.追叙词

追叙词是用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。如：业经、前经、均经、即经、复经，等等。

在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

4.承转词

承转词又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，如：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之，等等。

5.祈请词

祈请词又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有：希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求，等等。公文中使用祈请词的目的在于营造机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。

6.商洽词

商洽词又称询问词；用于征询对方意见和反应，具有探询语气。如：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可以、是否同意、意见如何，等等。这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用。

7.受事词

受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：蒙、承蒙，等等。属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。

8.命令词

命令词即表示命令或告诫语气的词语。用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。如：表示命令语气的语词有：着、着令、特命、责成、令其、着即，等等。表示告诫语气的词语有：切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理，等等。

9.目的词

目的词即直接交代行文目的的词语。人们撰写应用文尤其是公文都有明确而具体的目的，必须有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。

用于上行文、平行文的目的词，还须加上期请词，如：请批复、函复、批示、告知、批转、转发，等等。用于下行文，如：查照办理、遵照办理、参照执行，等等。用于知照性的文件，如：周知、知照、备案、审阅，等等。

10.表态词

表态词又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应、应当、同意、不同意、准予备案、特此批准、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理，等等。在使用上述词语时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。

11.结尾词

结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。

用以结束上文的词语，如：此布、特此报告、通知、批复、函复、函告、特予公布、此致、谨此、此令、此复、特此，等等。再次明确行文的具体目的与要求，如：……为要、……为盼、……是荷、……为荷，等等。表示敬意、谢意、希望，如：敬礼、致以谢意、谨致谢忱，等等。使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，体现出庄重、严肃的色彩。

四、应用文的结构

（一）结　构

文章的结构这一概念是借用建筑学中的术语，指文章的组织构造，又称谋篇布局。“文章的结构是文章的骨骼”。有了严密的结构，才能形成一篇完整的文章。应用文的结构，指对应用文的内容进行的组织安排。应用文的结构是将观点与材料、内容与形式进行有机组合的骨架。要求完整、严谨、纲目清楚、层次分明、段落清晰、避免松散。一般来讲，应用文的正文都有开头、主体和结尾几个部分，但不同的文种又有不同的结构形态，在具体安排时要注意。如合同和协议书等，侧重说明根据、规则及措施，常常使用条款式和表格式的组织结构；报告、会议纪要等陈述性文体，大多根据活动、对象的发展变化及特征来组织文章结构，而学术论文、调查报告等，其结构一般按照提出问题—分析与论证问题—解决问题的过程来安排结构。

（二）层　次

1.层次是应用文思想内容表现的次序

应用文的主题，也就是总观点，需要若干分观点来说明，一般用一个层次来表述一个分观点。每个层次表述的分观点要具有相对的完整性；层次的划分，要前后有序、条理清楚。

2.层次的形式

划分层次，在一篇文章中要采取同一标准。一般有以下形式：

（1）以时间为序。就是依照时间的推移划分层次。通报、工作报告等应用文常用此形式。

（2）以问题为序。就是按照应用文所反映的问题来安排层次，可以反映主次、并列、因果关系或正反对照的关系。适用于总结、调查报告和会议纪要等文种。

（3）以空间为序。就是以空间方位的顺序来安排层次，多用于叙述事物的空间分布，说明事物的形态和发展。适用于意见、报告、调查报告和简报等文种。

（4）以活动的发展阶段为序。就是按一项工作或工程、一个事件、一次会议、一个人物的发展或活动阶段为序划分层次。综合工作报告、专题工作报告、调查报告等常采用这种形式。

（5）纵横式。由于应用文内容复杂，可以综合运用几种形式来安排层次，如第一层次以时间为序，第二层次再以其中的问题为序。

3.层次的表述方法

（1）用数量词表示。如一、二、三、四……（一）、（二）、（三）、（四）……

（2）用小标题表示。

（3）用词、词组表示。如：“首先……其次……再次……”；“会议认为……”、“会议决定……”或“关于……的问题”等。

（三）段　落

段落是指自然段，即文中能够表达一个完整的意思而又相对独立的基本构成单位，是行文中由于转折、间歇及强调等情况而自然形成的分隔、停顿。

在划分层次之后，需要安排好段落。安排段落要注意以下三个问题：

一是段与段之间的联系。

二是要注意段落的完整性和单一性，不能把一个完整的意思分成几段来写，也不能把不相关的意思硬放在一段之内，一段要相对完整地表达出一个中心意思。

三是段落要长短适度。

（四）衔接与照应

安排好应用文各层次、段落之间的衔接与照应，目的是使层次、段落之间前后连接、转折自然。

（五）开头和结尾

1.开头

应用文的开头，即导语，就是在应用文的开头采用开门见山的方法，提出要点，说明全文的目的或结论。一般常用以下形式：

（1）用简要的文字揭示主题，唤起读者的注意，引导读者继续阅读。

（2）交代写作应用文的目的、理由，帮助读者理解应用文的内容。一般来讲，请示、报告以写明理由为开头，指示、决定、批复以说明根据为开头，规章制度以说明目的为开头。

（3）对情况进行概述。如会议纪要、调查报告，要先介绍会议和调查的时间、地点、范围及规模等。总结、报告要先概述某一时期、某一方面工作的基本情况。

（4）阐明结论，即在开头就亮明观点。

（5）以致谢语开头。贺信、感谢信、讲话稿常用致谢语开头。

（6）用提问的方式开头，将应用文中要回答的问题，在开头就一针见血地提出来，可取得开门见山、引起注意的效果。

（7）表明态度。一般用于批转、转发性通知和批复等。

2.结尾

应用文的结尾一般要与开头相呼应，常用如下形式：

（1）以专用词语结尾。如“此布”、　“此复”、　“特此报告”等。

（2）以简要的文字表示具体的要求，再次强调行文目的。如“上述要求，请予批准”，“上述报告，如无不妥，请批转”，“请尽快函复为盼”。

（3）再一次点明和深化全文主题，使读者加深理解。

（4）发出号召，寄托希望。

总之，应用文的开头和结尾，要根据应用文的内容和特点采取不同的表述方式，要有具体的针对性。

五、应用文的表达方式

表达方式，即古人所称的“笔法”，今人又称表达手法、表现方法。文章表达方式通常有五种：叙述、议论、说明、描写、抒情。应用文最常用的表达方式有叙述、说明和议论。

（一）叙　述

1.叙述的含义和作用

叙述，又称记叙，是一种把人物的经历或事件的发生、发展、变化的过程交代出来的表达方式。完整的叙述包括六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。

叙述是应用文书的基本表达方式。它的作用是介绍人物的经历和事迹；记叙生产、工作的过程；介绍事件的基本情况；用来引述事实，提供论据；介绍问题的来龙去脉，说明原委。

2.叙述的人称和方式

叙述人称，是作者在叙述时的立足点、观察点。应用文中，叙述人称主要采用第一人称和第三人称。第一人称（“我”、“我们”）的叙述是偏重于主观性的叙述，其优点是可以使读者感到真实、亲切、可信。在应用文中，使用第一人称是指作者本人或作者代表的单位、群体。如请示、报告、总结、书信等。有时，为简要起见，常使用无主句。

第三人称（“他”，“他们”）的叙述是作者从第三者的角度来客观地陈述事件，偏重于叙述他人的经历和事迹，显得理智、冷静，它不受时空的限制，叙述时比第一人称更自由。应用文中，调查报告、会议纪要、消息、通讯等一般采用第三人称来叙述。第二人称（“你”、“你们”）的叙述，有亲临感，像在面对面交流。

应用文常采用的叙述方式有顺叙、倒叙、插叙、分叙等。

顺叙是按照事件的发生、发展和结束的顺序来叙述。是最基本的叙述方法。其优点是有头有尾，来龙去脉清楚，文章的段落、层次与事件的发展过程一致，符合人们的阅读习惯。缺点是平铺直叙，缺少波澜。应用文中用到的叙述绝大多数是顺叙。倒叙就是先交代事情的结果，再回过头来叙述事情的由来。倒叙的优点是可以造成悬念，能一下子抓住读者。在应用文中，倒叙较少运用，一般只在通讯、调查报告中运用。插叙是顺着主线叙述的同时，插进去一段相关的叙述，或追忆过去的片段，或对上文进行补充、解释。其优点是可以使文章内容更充实、更曲折。在应用文中插叙只在消息、通讯等文种中运用。分叙也叫平叙，即古人所说的“花开两朵，各表一枝”，是指叙述两件或两件以上同时发生的事情时，先叙一件，再叙另一件，或两件事情交叉平行地叙述。这种叙述方法一般只用于通讯中。

3.叙述的要求

实用写作中的叙述是概括性、轮廓性的叙述，不要求所述人和事详尽、具体、完整，不必把人物叙述得活灵活现，也不必把环境叙述得逼真细腻。它只要求简要地叙述事实本身，叙述与表达主旨、说明问题有直接关联的部分，或者只是综合地、概括地叙述若干人或事的共同点。就事论事，不求面面俱到，更无需近乎描绘的铺陈。只注重对事件的整体勾画，不要求细节的具体、内容的详尽。

4.应用文叙述的特征

（1）以顺叙为主，平铺直叙，注重叙述事件的过程。

（2）一般采用概括叙述，极少采用具体、详细的叙述。

（二）说　明

1.说明的含义及作用

说明就是用简明扼要的文字，将事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等解说清楚，把人物的经历、特点等表述明白的一种表达方式。说明的目的是“给人以知”，重在科学性、知识性、告知性；强调客观，尊重实际，忌感情用事。说明在应用文中使用广泛，介绍背景材料和环境，可为叙述起好铺垫作用，可为议论提供依据。如说明书、广告解说词等，主要是用说明的方法来写的。其他文体，如规章制度、行政文书、司法文书等，也要广泛地用到说明的表达方式来解释事物、剖析事理，帮助读者提高认识，增长知识。

2.说明的方法

（1）定义说明法，就是通常说的下定义。是用简明、准确的语言把一事物区别于其他事物的本质属性科学地概括起来的一种说明方法。给事物下定义，第一要指出该事物的属；第二要指出这个事物与邻近事物的种差。所谓“属”，就是所下定义的对象的概念范畴；所谓“种差”，就是所下定义的对象的特有的属性，即它与同类事物之间的差异。

定义说明“是”的前面和后面的内容可以互换。例如《现代汉语词典》给“人”下的定义：“人是能制造工具并使用工具进行劳动的动物。”

（2）分类说明法，就是按照一定的标准，把说明对象分成不同的类型分别加以说明的方法。它的好处是条理清楚，头绪分明，既便于把握对象的概貌，又便于区分各个类别的差异。分类说明一要包举，就是在运用分类说明时要注意所列的种类不能有遗漏；二要对等，就是一次分类只能按同一个标准划分，类与类之间处于并列关系，互不相容，不能产生重叠、交叉现象；三要正确，就是分类标准确实反映了事物客观存在的类别，既不能把一个种类硬分成两个种类，也不能把几个种类混在一起说成是一个种类。

（3）举例说明法，是选取某种事物或现象中最有代表性的实例来说明该事物、该现象的共同点、共同规律的说明方法。运用这种方法，能化抽象为具体，变复杂为简明，使深奥变浅显，使人容易理解。

（4）比较说明法，就是把两种或两种以上，有一定联系和相同点的事物进行比较，说明事物的本质特点的说明方法。

比较说明可以分为横比和纵比两种。横比是用互相关照的两个事物进行比较。如头发丝和铁丝。纵比是对同一事物的不同发展阶段的情况作比较。如本年度的利润和上一年度的利润比较运用比较说明时，必须在可比事物之间进行，而且要从中找出可以相比的相似点，否则起不到作用。数字说明法，就是用精确、具体的数字来说明事物特征的说明方法。运用数字说明，必须准确无误，每个数字都要有来源，要调查核实。运用估计数字，也应有可靠依据，力求近似。

（5）引用说明法，就是通过文献资料、故事传说、名言佳句、民间谚语等说明客观事物或被说明对象的情况的说明方法。引用有时用来说明事物的本质、特征，有时为了充实说明内容，有时作为说明的引子，有时用来增强说明的文学性、趣味性。

（6）比喻说明法，就是通过打比方，把抽象的事理或复杂的事物说得简明生动、具体形象、浅显易懂的说明方法。

（7）图表说明法，就是用图画和表格来说明事物的特征的说明方法。目的是使说明对象更具体、形象、直观、简明。这种方法能节约文字，便于比较，读者看了能一目了然。图表说明主要有两种形式，一是图示，二是表格。

3.应用文说明的特征

（1）常与议论、叙述结合使用。

（2）常多种说明方式同时使用。

（三）议　论

1.议论的含义与作用

议论就是作者对客观事物进行分析、评论，以表明自己的观点和态度的一种表达方式。一段完整的议论，由论点、论据、论证三个要素构成。议论要做到言之有理，以理服人，其论点要正确，论据要充足，论证要严密。论点是作者对所论述的问题所持的见解、主张与看法；论据是作者为了证明论点而选择的事实或理论根据；论证就是作者运用论据证明论点的过程或方式方法。论点解决证明什么的问题，论据解决用什么来证明的问题，论证解决怎样来证明的问题。论点是统帅、核心、灵魂，论据是基础，论证方式是联系论点和论据的桥梁。

议论可以对客观事物进行分析和评论，表明作者的观点或态度。应用文中，议论使用较多。如调查报告、简报、通报、总结等文种，常常在叙述事实、说明情况的基础上，表明对人物、事件、问题的评价，以便更正确、鲜明地表达观点。实用写作中的议论与叙述和说明相比，处于从属地位，一般只在叙述、说明的基础上进行，不需长篇大论，不需进行复杂的逻辑推理，也不一定要具备论点、论据和论证这样完整的议论过程，而只在需要分析论证的地方，采取夹叙夹议的方法，点到为止，不必作深入论证。

2.实用写作中议论的方式和方法

（1）论证方式。运用论据证明论点的过程。有两种：一是立论，即正面论述论点的正确性。二是驳论，即通过批驳错误的观点，从而确立论点的正确性。在论证中，这两种方式常综合运用，共同完成对论点的证明。

（2）论证方法。一是例证法，就是用具体事例、事实或数字作为论据证明论点的方法。用作论据的事实，既要典型，且量要适度。列举的事实过少就会显得论据单薄，过多又会淹没、冲淡论点。二是引证法，即引用权威性的论述，科学公理、定理以及生活中的道理作为论据来证明论点的方法。三是反证法，即从反面进行论证的方法。四是类比法，即从个别到个别，用同类事物进行比较作出论断的证明方法。五是对比法，即将相反的两种事物或观点加以对比，从而确立正确观点的证明方法。六是喻证法，即通过打比方来说明道理，证明论点的方法。七是归谬法，即将错误的观点进行合乎逻辑的推理，引出荒谬的结论，证明对方观点的错误，从而树立正确观点的方法。八是因果法，即通过分析问题、剖析事理，揭示论点和论据的因果关系，从而证明论点的正确性的方法。九是归纳法，即从一系列事实中找出共性来证明观点的方法。在论证过程中，人们常常需要根据实际情况进行选择，综合运用多种方法进行论证。

第三节　实用写作的学习方法

（一）学习本课程的基本方法

要学好实用写作这门课程，首先应该把握这门课程的性质和特点。

1.以理论为指导

理论产生于实践，反过来又指导实践并接受实践的检验，从而得到进一步的丰富和发展。实用写作的理论对实用写作实践有直接的、具体的指导作用。搞清楚其理论，正确认识各类应用文的特点和写法，能帮助我们进行写作实践。但是有的人存在一种偏见，认为实践性强的课程就不必学习理论，只要练习，就能练出真功夫。很多事实表明，不学习理论，就不会有理论的提高，做起事来，容易走弯路，事倍功半。有的人学习理论，不与实践结合，把它束之高阁，不去想它，那么理论就起不到什么作用。要把知识转化为自己的，必须认真搞清楚基本概念，理清本门课程的理论框架，熟悉重要例文，把握其中的规律，这样知识才能被自己所吸收，在实践中才能应用。

2.以例文为借鉴

实用写作的学习需要经历模仿、熟悉、自如三个阶段，尤其是在各类文种的体式训练中，第一步是阅读例文、模仿格式；第二步是熟悉应用文的格式，领悟各类文种的写作思路；第三步是反复练习，最终达到写作自如的阶段。对例文的分析和模仿是实用写作学习的重要途径。分析例文可以使我们从中领悟具体的写作规律。典型的范文可以帮助我们开拓思路、掌握技法，而有瑕疵的例文可以使我们从中发现问题，避免误区。

3.以训练为中心

将实用写作知识转化为写作能力，主要依靠有目的、有计划的写作训练。尽管写作能力是各种知识的综合体现，但有重点地针对各种文种特点进行训练对于掌握其基本写作方法还是有效的。所以，必须重视训练。怕吃苦，不想下功夫动笔练习，就不可能有真正的提高。若要提高实用写作的能力，还必须加强修养，全面提高自己的素质。

（二）提高实用写作能力的根本途径

“世事洞明皆学问，人情练达即文章”，文章的功夫不全在文章内，而在文章外，要提高写作能力，写出好的文章，作者不仅要具备较高的语文水平和实用写作知识，而且还必须全面提高自己的修养，即加强自身德、才、学、识四个方面的修养，这四方面是相互联系的。

德，指加强道德修养，也就是在思想上要爱国敬业，有责任感，做事认真，对社会有奉献精神，而不是自私自利、事事斤斤计较。有德就有了较高的思想境界，写文章时，自然就站得高、看得远，分析问题就能透彻。

才，指增长才干。才干并非天生而来，而是在学习的基础上，经实践锻炼得来的。加强学习，多方面丰富自己的知识，在实践中经受锻炼，积累经验，才干自然就会增长。那种不热爱自己的工作、不积累经验的人，永远也不会有才干。

学，指加强学习。既要学习党和国家的路线、方针和政策，也要学习专业知识，了解相关学科的基本知识，围绕自己的工作形成知识系统，培养运用理论分析问题和解决问题的能力。

识，指扩大见闻。要多了解社会现状，了解国内外情况，了解专业发展前沿情况，自然就增长了见识，有了见识，遇到问题时，就能形成自己的看法，找到解决问题的途径。

综合练习

一、填空题

1.实用写作，是以__________为目的的写作。

2.应用文主题要求要__________、__________、_________和__________。

3.应用文的语言表述，要求尽量做到__________、__________、__________、__________。

4.应用文主要表达方式为__________、__________和__________。

5.应用文常用的说明方法有__________、__________、_________、__________、__________、__________、__________和__________8种。

6.应用文常用的论证方法有___________、___________、_________、___________、___________、___________、__________、__________和__________9种。

二、简答

1.实用写作和文学写作有什么区别？

2.应用文怎样取舍材料？

3.在实用写作中运用叙述与文学写作中运用叙述有何区别？

4.实用写作中运用说明时，有哪些具体的方法？

三、阅读下面的片段，说说它采用了哪些说明方法和议论方法？

1.中年知识分子一般都是各行业的中坚力量，担负着较重的工作任务。他们平均每天工作和上下班路途时间为9小时20分，比同时调查的625名其他职工多4.8%。其中，大、中、小学教师工作时间比工人多11.1%，女教师达10小时30分钟。据宁波市的调查，教师工作时间比工人多15.4%。他们在校加班加点；在校外要辅导、访问学生；回家要备课、批改作业。

2.连锁经营主要是指在零售业、饮食服务业中若干同行店铺，以共同进货、分散销售、统一管理等方式连接起来，共享规模效益的一种流通组织形式和经营方式。

3.人类如果要改善自身的营养状况，就需要增加动物蛋白的摄入量，而要增加动物蛋白的摄入量，就必须发展饲养业，而饲养业的长足发展，又有赖于蛋白饲料工业的腾飞。因此，目前世界各国都十分注意致力于蛋白质源的开发。

4.使用有机肥料，是我国农业生产的优良传统。但近几年来，在农村出现了重化肥轻有机肥、重用地轻养地、重产出轻投入的倾向，不少地区农家肥的使用量减少，绿肥作物种植面积下降，大中城市的粪肥、垃圾也很少利用。出现这种情况的主要原因：一是普遍放松了对多用有机肥料的工作的领导，没有把它摆到应有的位置上；二是积造有机肥料工作的劳动强度大，手段落后，加上农民对土地使用存在短期行为，不愿多投入有机肥；三是没有制定相应的政策，缺乏必要的经济扶持政策。实践证明，长期单一使用化肥，不能满足农作物对多种养分的需要。各地应十分重视有机肥资源的开发和利用，鼓励农民多施有机肥料，增加对土地的投入。

5.在党的纲领中明确提出社会主义初级阶段的科学概念，这在马克思主义历史上是第一次。邓小平在谈到建设初级阶段的社会主义时特别强调：“我们现在所干的事业，是一项新事业。马克思没有讲过，我们的前人没有做过，其他社会主义国家也没有干过，所以，没有现成的经验可学。我们只能在干中学，在实践中摸索。”这就是说，在中国，真要建设社会主义，那就只能一切从社会主义初级阶段的实际出发，而不能从主观愿望出发，不能从这样那样的外国模式出发，不能从对马克思主义著作中个别论断的教条式理解和附加到马克思主义名下的某些错误论点出发。

5.米糠和麸皮含有大量维生素。这个问题，我国古代著名的医学家孙思邈早就注意到了。曾经用米糠和麸皮治疗那些患有维生素缺乏症的病人。现代科学也证明了这一问题：经化学分析，米糠和麸皮中含有较高的维生素C、B和E。

6.世界上最深的淡水湖——俄国的贝加尔湖，由于污染，湖中的水生物至少比50年前灭绝了一半。

7.调查就像“十月怀胎”，解决问题就如“一朝分娩”。

8.我们党执政以后，特别是在新的历史条件下，能不能成功地解决党内监督问题，尤其是对高中级干部的监督问题，是加强党的建设需要解决的一个重要问题。从党的建设的实践看，这方面既有经验也有教训。哪个地方、部门什么时候党内监督工作抓得比较紧，民主集中制执行得比较好，个人专断、滥用职权和“有令不行、有禁不止”的情况就比较少，消极腐败现象也会受到抑制，出了问题一般也能得到及时解决。反之，监督工作薄弱，民主集中制受到破坏，权力被滥用而又得不到制止，往往就会出问题，甚至出大问题。