应用文的主要表达方式

时间：2023-04-05 理论教育版权反馈

【摘要】：之所以“多疏尺牍”，一个重要原因是他们忽视了应用文的个性，忽视了它的语言要求、表达特点及表达技巧。应用文很少使用描写和抒情，语言的主要表达方式为说明、叙述和议论。在使用比较说明时，应考虑比较的事物之间要有可比性，比较的标准应一致。（二）应用文说明的特点应用文行文时往往是说明与议论、叙述结合使用。叙述是写作中最基本的表达方式，无论非文学作品还是文学作品都离不开它。

第五章　语言表达

第一节　语言表达的意义

文章以语言为表达工具。这是它与绘画、雕塑、音乐、舞蹈等其他表达思想感情、反映社会现实的意识形态的不同之处。“语言是思想的直接现实。”（马克思、恩格斯《德意志意识形态》）这即是说，语言与思维是互为表里、互相依存、相互统一的。离开语言，就难以进行思维活动，文章也就失去了表达的基础。文字是记录语言的符号，它打破了语言的时空限制，使有声语言书面化。离开了文字，文章就失去了构成的质料。因此，语言是思想的物质外壳，是表达、交流、承载、传递信息和思想的工具，是构成文章的第一基本要素。要写好文章必须学好、用好语言，具备一定的语言表达能力。

应用文的性质和社会功能，决定了撰写应用文必须十分重视语言表达。应用文，特别是公务文书，往往直接与国家、人民、社会组织的利益相连，直接关系党的路线、方针、政策的贯彻执行，是治国兴邦的大事。有人说，应用文“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。“一字入公文，九牛拔不出。”这些话生动地说明应用文语言表达的重要性。

然而在现实生活中却存在着刘勰在《文心雕龙》里谈的现象：“才冠鸿笔，多疏尺牍。”意思是说，有些人虽然擅长写散文、诗歌、小说之类的文艺作品，但写起“尺牍”之类的应用文来，却颇为生疏，难以自如表达。之所以“多疏尺牍”，一个重要原因是他们忽视了应用文的个性，忽视了它的语言要求、表达特点及表达技巧。

第二节　应用文的主要表达方式

写作中采用的具体表达方法有五种：记叙、描写、抒情、议论和说明。由于文章性质和写作目的不同，文学作品和应用文运用的表达方式呈现出明显的差异，不同种类的应用文运用的表达方式也各有侧重。应用文很少使用描写和抒情，语言的主要表达方式为说明、叙述和议论。本章也以这三种方式为主进行介绍。

一、说明

说明，是用简洁明了的文字，对事物或事理的各种属性，如性质、特征、形状、成因、结构和功能等进行客观解释和介绍。

（一）常用的说明种类

1.定义说明

定义说明是对事物的本质属性做简要说明的方法。其重点是讲明事物、事理的质的规定性。如：“物理，是研究物质运动基本规律的学问。”

在定义说明中，判断词“是”的前、后项是可以互换的，互换后对所定义的内容并无影响。

2.分类说明

分类说明是将事物按一定的标准划分成不同类别，并对各类别加以说明的方法。

3.举例说明

举例说明是列举具体的例子说明事物特征的方法。其作用是把比较抽象、复杂的事物和事理解说得更加具体而明晰。举例说明要求所选例子真实、具体、典型、有代表性。

4.数字说明

数字说明是用确凿的数据来说明事物和事理的方法。用数字来说明事物，能更科学、精确、简捷地勾勒出事物的客观面貌，给读者十分具体的印象。

5.比较说明

比较说明是将相似或不同的事物进行类比、对比来说明事物、揭示事物性质和特征的方法。

在使用比较说明时，应考虑比较的事物之间要有可比性，比较的标准应一致。

（二）应用文说明的特点

（1）应用文行文时往往是说明与议论、叙述结合使用。只用“说明”一种表达方式的情况较少，即使是以说明为主的一些文种，也多离不开议论、叙述。

（2）多种说明方式常常同时使用。如数字说明和比较说明结合运用，可以从定量、定性两个方面把工作、生产、经济活动情况的历史、现状和发展变化解说得更为具体、确切，增强人们对事物认识的直感。

（3）应用文在使用说明时，更讲究说明的客观性、内容的科学性和语言的准确性。

二、叙述

叙述是有次序地将人物、事件、管理等的经历和发展变化过程叙说、交待出来的一种表达方式。完整的叙述一般有六要素，即：时间、地点、人物、事件、原因、结果。

叙述是写作中最基本的表达方式，无论非文学作品还是文学作品都离不开它。在写作表彰或处分通报、调查报告、事故报告等应用文中，它主要用于交待背景，介绍所涉及的人、事、单位的概况，记叙事件的发生、发展、结局，以及为议论提供事实依据等。

（一）叙述的方法

1.顺叙

顺叙是按照人物经历或事件发生、发展的自然时序进行的叙述。

2.倒叙

倒叙是把事件的结局、事件中最突出的片断或高潮提到前面来叙述，然后再以顺叙的方式进行过程叙述的方法。

3.插叙

插叙是在叙述主要事件的过程中，因为需要，暂时中断叙述主线，插入与中心事件有关的内容的叙述。

插叙可以对主要说明对象起到说明、补充和解释的作用。

（二）应用文叙述的特点

应用文叙述的特点主要有：

（1）以概括叙述为主，一般不使用具体叙述。应用文的叙述要求概括准、线条粗，着重事件的整体勾画，无需具体、详尽。掌握这种叙述方法的关键，在于对事件要有整体而又清晰的认识，否则难以把握好取舍、详略的尺度。

（2）以顺叙为主，讲求平铺直叙，注重事件的过程性特点，以符合人们的认识规律，能让读者尽快了解所叙事物的内容。

（3）以客观叙述为主。应用文要显示靠事实说话的特点，叙述要客观、准确，少用富于感情色彩的词语，要着眼于显示事实原貌、原委和事理。

三、议论

议论是作者就某个问题、事件进行评论、分析，表明自己立场、观点和态度的一种表达方式。

（一）议论的构成

完整的议论由论点、论据和论证构成。

1.论点

论点是作者通过对材料和客观事物的分析提出的见解、主张和态度，常常由作者直截了当地提出。如：“现行招标投标行政监管体制存在的弊端，亟待通过改革来完善。”

论点分为中心论点和分论点。中心论点是文章论述的核心，也称做基本论点、大论点；分论点是围绕中心论点，支撑中心论点的小论点。

2.论据

论据是论点成立的理由和依据，即证明论点的材料。论据包括两大类：事实论据和理论论据。

事实论据指客观存在的情况、数据、事实等；理论论据指被实践证明了的正确的理论，如科学原理、定律、公理、格言、警句等。

论据支撑论点，论点统帅论据，两者相辅相成。

3.论证

论证是组织和运用论据证明论点成立的过程和方法。

论点是核心，论据是基础，论证是连接论点和论据的桥梁。

（二）议论的类型

若以证明论点的方式来分，议论的类型有立论和驳论两种。

立论又称证明，是针对问题或事件，运用论据从正面证明自己的见解和主张的论证方法。应用文在写作时往往省略论证过程，直接写出结论、结果。

驳论是反驳对方观点，证明对方观点错误，从而确立自己观点正确的论证方法。

立论和驳论是相辅相成的，其划分也并不是绝对的。在立论文章中，常有驳论，要确立一个观点、主张，便意味着否定、批驳与之相对立的观点，破与立是辩证统一的，只不过在运用时有所侧重而已。

（三）论证的方法

应用文常用的论证方法有四种。

1.例证法

例证法是用事实作论据，直接证明论点的方法。

2.引证法

引证法是引用经典性言论，党和国家法规、政策、文件，公理定理，名人名言，格言谚语等来直接证明论点成立的方法，具有极大的权威性和鲜明的理论性。

运用引证法时，要完整、准确地把握原义，不能断章取义，并要做到引用的语句、标点都正确无误。

3.对比法

对比法是将性质相反、相对或有区别的事物进行比较、对照，以证明论点的论证方法。

运用对比法时，要注意事物之间是否具有可比性。

4.因果法

因果法是通过分析事理，揭示论点和论据之间的因果关系来证明论点正确的方法。

没有无因之果，也没有无果之因。因果联系是事物间客观、普遍的联系，采用这种论证方法，便于阐明道理，说明原因，指明发展趋势。

（四）应用文议论的特点

（1）常常采用不完整论证以简化论证过程，直接表明论证结果、立场、主张等。

（2）多以正面论证为主，旗帜鲜明地表明观点。

（3）往往与其他表达方式结合使用，夹叙夹议是最常见的方式。这样可以省约叙述、说明的笔墨，突出文章主干。

第三节　应用文语言表达的要求

应用文的语言，除了文字之外，还有数字、表格和图形等，它们与文字互相补充，相得益彰，使应用文的语言独具一格，这也可以说是应用文语言的一个显著特点，下面谈谈应用文语言的要求。

一、准确精当

准确是对应用文的基本要求。它不仅仅是语言文字的问题，也是个涉及时代风尚，政治观点，以及作者品格、写作态度、文化素养等多方面因素的文风问题。所以谈准确，须从广义和狭义两方面去理解。

首先，从广义上看，它是指准确如实地反映客观事物及其本质与规律。这包括以下两点：

第一，反映事实要准确。主要是指要真实、准确、无误地反映客观事物。准确说明情况，准确分析问题，准确引出结论。而且对事物的反映程度要确切，细节要真实，完全符合事物原貌。譬如某公安干部触犯刑律，如判决书言其“知法犯法”就未准确道明真实情况，而“执法犯法”才符合事实。

班固称《史记》“其文直，其事核，不虚美，不隐恶，故谓之实录”。王充也视“虚妄之文”为寇仇。这些都是我们民族文风的好传统，写应用文就要特别注意继承发扬这种传统文风。

第二，阐述道理准确。应用文所依据的理论、方针、政策、讲话等要确实。不能歪曲篡改，不能断章取义，各取所需，也不能不顾背景、原意，生搬硬套，或任意引申。所谈的道理能说明事物的本质和规律，具有普遍指导意义。

其次，从狭义上讲，是指从语言上、逻辑上追求确切精当。它主要包括以下内容：

第一，辨析词义，掌握分寸。应用文所用的每一个词都有其表示的确切含义。真正用得精当的词语是不能替代的，一旦更换，意思就不同了。要准确表达，首先要辨析词义，尤其是要注意从同义词、近义词当中选择适当的词语。例如：妨碍——妨害，时代——时期，灾难——灾害，批评——批判，询问——讯问等，要讲究用词的分寸，恰如其分地表达事物的范围、程度、数量，轻重缓急、利弊得失，是非成败等。

表示分寸的词语很多，表数量的，有“全部”、“绝大多数”、“多数”、“半数”、“近半数”、“少数”、“极少数”、“个别”、“极个别”等十多个层次。

表程度的，有“很”、“极”、“太”、“挺”、“顶”、“最”、“更”、“十分”、“非常”、“异常”、“更加”、“比较”、“稍稍”、“略微”等。

表范围的，有“都”、“全”、“总”、“共”、“全部”、“只”、“光”、“净”、“仅仅”等。

表示时间状态的，有“已经”、“曾经”、“早已”、“刚刚”、“才”、“正在”、“将”、“就要”、“就”、“马上”、“立刻”、“顿时”、“然后”、“终于”、“常常”、“时常”、“时时”、“经常”、“不时”、“一再”、“再三”、“一直”、“一向”、“向来”、“始终”、“永远”、“忽然”、“偶然”、“偶尔”、“逐渐”、“渐渐”、“仍旧”、“依然”等。

准确运用词语应以实际情况和具体程度为依据，仔细推敲，认真对待，处处注意选词，把握用词的“分寸感”和“精确性”。某一新产品刚刚试制成功，就不能说“已大批量投入生产”，某项活动有60%的人表示赞同，就不能说“受到普遍赞赏”。如果措辞不严密，分寸不当，就谈不上语言的准确了。

某厂的总结有这样一段话：

由于我们采取了上述措施，开始扭转了多年来前松后紧的状况，生产趋向平衡，产品稳步提高，原材料消耗普通下降。

这里使用的“开始”、“趋向”、“稳步”、“普通”等词，既讲出了发生的可喜变化，又没有把话说过头。从文字可以看出，作者十分注意用语的分寸，力求准确表达客观情况。

为了准确运用语言，人们常常添加一些限制、修饰词来表示分寸的区别。如“万不可做空头理论家”，“一般情况下，这一问题可以很快解决”。许多说理判断、政策和法律条文，对于词语的运用要求严格，更为讲究修饰限制词的使用。如果缺少或运用不当，表达就会不准确，实施也将成为问题。例如《民法通则》中法人的定义为：“法人是具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。”如果缺少“组织”之前的修饰限制成份，也就抽去了这一概念的实质性标准，定义也就失去了根本意义。

第二，语言规范，语气得体。应用文所用的语言是规范的书面语言。尽管书面语言的根基是口头语言，但应用文却要求使用由口语加工提炼而成的规范书面语言，这主要是为了适应应用文庄重客观的文风的要求。应用文一般忌用方言、俚语，少用描绘性、情感性和主观成份浓郁的词语，力避因语言不规范而产生的“言外之意”，更要摒弃错别字和含糊、混乱、容易发生歧义的词语，完全口语化的语言也是应用文尤其是公务文书所排斥的。

例如，有一件答复下级评定职称工作有关问题的复函写道：

最近很多单位来函反映职称评定工作中出现了很多问题，这样搞下去有不少困难，希望我们订一个具体点的标准。其实，我们机关内的职称评定工作也有与下面反映的问题类似的情况。现在只好先试着来，过一段时间再看看，不行就开个会，大家集中起来把各自遇到的情况都说一说，一块儿订个具体办法。所以，现在你们也不要太着急，着急反而不好办。什么时候开会，定下来就告诉你们。

上例所涉及的，实际是如何对待职称评定工作中出现的标准难以掌握的问题。本是严肃的公务，然而公文的口气近乎谈天，完全口语化，这样的公文自然不符合“语言规范”的要求，相对正确的写法是：

最近收到一些单位来函，反映职称评定工作中出现标准不易掌握的问题，我们正在综合各地情况，准备召开专门会议研究解决，希望各单位总结前段工作，为会议研究解决这一问题准备材料。会议召开的具体时间、地点将另行通知。

语言的准确还包括语言情味、语气的得当。撰写应用文要根据写作的目的、对象、内容措辞，选择相宜的语气表述。向下级的决定、决议，语气应严肃果断；给上级的请示、报告应谨慎平和；磋商性公函应谦和委婉。

语言的语气、情味除受写作目的、对象制约外，还要受内容的制约，应与不同内容相适应。例如同为领导的大会讲话稿，年终表彰先进就要热烈欢快；颁布规章制度就要庄重严肃；通报批评干部职工的错误就要有理有力；动员突击某项工作任务就要富于激情，具有鼓动性。本身具有褒贬的词语更应恰当使用，例如：

“××同志在一次飞机失事中毙命了。”

“全国武术比赛昨日在××市偃旗息鼓。”

其中“毙命”、“偃旗息鼓”的情味显然不当。语气情味上的错误，亦直接影响应用文的效果。

第三，合乎语法，合乎逻辑。应用文语言的准确规范，也包括合乎语法和逻辑的要求。有的人认为，应用文只要能看懂其意，有个把病句，出现点逻辑错误无关紧要，其实这是一种误解。“语言的使用是社会经济政治文化生活的重要条件”，“学习把语言用得正确，对于我们思想的精确程度和工作效率的提高，都有极重要的意义”（《人民日报》社论《正确地使用祖国的语言，为语言的纯洁和健康而斗争》）。可是，在日常工作生活中，不合语法、不合逻辑的现象并不乏见。有的由于词义重复、交叉、矛盾造成语病。例如：

（1）这件事出乎人们的意表之外。

（2）他的一席话，正中我的下怀。

（3）我们一定有完成任务的可能。

（4）他每学期的学习成绩都在优良以上。

（5）这种做法，在经济上造成不必要的浪费。

以上这些句子都是有逻辑问题的病句：（1）“表”和“外”重复，“意表”即“意料之外”；（2）“下”和“我”重复，“下怀”即“我的心意”；（3）“一定”与“可能”矛盾，应取其一；（4）“优良以上”不合逻辑，“良”以上有优，“优”已是最高成绩，谈不上“以上”，准确的说法是“成绩优良”；（5）用“不必要”修饰“浪费”是多余，岂有“必要”的“浪费”。

有些句子是由于成份残缺或搭配不当造成语病的。例如：

（1）这样的情况何止王××一人。

（2）这一成功，鼓舞了广大职工进行产品试验的决心和信心。

（3）我们应学习他无私无畏，见义勇为。

（4）革命工作人员牺牲证明书，由省（民政）厅统一掌握，经行署、市批准的因公牺牲工作人员，来厅认领。

上面的句子，（1）主宾搭配不当，主语是“情况”，宾语却成了“人”；（2）谓语动词“鼓舞”与宾语搭配不当，通常只说“坚定了信心”，“鼓舞了斗志”，而不讲“鼓舞了决心和信心”；（3）和（4）均为句子成份残缺，（4）句子成份残缺，并还因此造成语意严重错误。

有的语句是由于语序错误，造成语病。例如：

（1）为了写好这篇人物传记，他们调查了解了许多老李同志的优秀事迹。

（2）故宫博物馆展出了两千九百年前新出土的文物。

（3）他的错误已经不简单是什么认识问题。

（4）他已于昨日下午四时乘飞机离开纽约抵达北京。

上面句子中，（1）“许多”应修饰“优秀事迹”，而非“老李”，应将“许多”移至“优秀事迹”前；（2）属多层次定语中的语序错误，应改为“新出土的两千九百年前的文物”；（3）“简单”本是定语，错居状语位置，应是“已经不是什么简单的认识问题”；（4）由于语序导致不合事实，“离开纽约”和“抵达北京”不可能同在“昨日下午四时发生”，应改为“他于昨日乘飞机离开纽约，下午四时抵达北京”。

除了上述各项，要做到语言的准确精当，还要注意句式的选择和复句中关联词语的恰当运用。该用主动句的，就不能用使动句、被动句，该用陈述句的，就不能用设问句、反诘句。复句的关系要理清，不可混杂纠缠，破坏语言的准确性。

二、简明扼要

21世纪是“信息爆炸”的时代，越来越多的人认识到，信息就是资源，作为信息载体的应用文要求写得快、传递快、使用快。也就是说，写应用文时既要注意节约自己的时间，也要节约读者的时间，力求行文简明扼要，文约而事丰。它要求：

（一）文字简洁凝练，干净利落，摒弃冗辞赘语

有些人常有一种误解，认为短文章难以说清问题，也表现不出水平，所以一动笔就短话长说。实际上，简洁明快，文约而事丰的文章既难成文，要求水平也较高，有人曾问美国二十八届总统伍德罗·威尔逊：“准备一份十分种的讲稿需要花多长时间？”威尔逊回答：“两星期。”“准备一份一小时的讲稿呢？”答：“一星期。”“两个小时的讲稿呢？”“不用准备，马上就可以讲。”可见短小精悍的文章对撰笔者的要求更高。

恩格斯也主张文字简洁，他说：“言简意赅的句子，一经了解，就能牢牢记住，变成口号，而这是冗长的论述绝对办不到的。”（《马克思·恩格斯全集》第22卷265页）列宁也提倡撰文“要像写电报那样写得极其简短”。应用文的工具性和实用性，决定了它行文的简明性。

我国历来评文以简洁为美。清人刘大櫆曾在《论文偶记》中云：“简为文章尽境。”如何才能简洁？他认为：“意真则简，辞切则简，理当则简。”把简洁与思想认识联系一起，认为认识越深刻，越能抓住事物本质，一语中的，文章才能越简洁。而当今现实中存在的语言不简洁现象很多：诸如同义语反复，浮文虚词堆砌，喜用外国语式的长句子等都是积弊。

（二）准确把握应用文的表达方法及特点

应用文强调形式为内容服务，突出文章的中心，事理与结论。

文学作品以形象再现生活，表达上的特色是丰富多彩，细致周详，婉转反复，淋漓尽致；而应用文却要求用最简洁的语言，准确明了地表达内容，追求“文约事丰”，“文简理周”，“要而不繁”的“尽境”。同样使用叙述，应用文不同于记叙文。记叙文中的叙述，强调事件的完整、细致和形象，要求绘声绘色地再现生活场景和人物事件的发展过程；而应用文的叙述则主张抓住事件变化的特征，着重整体勾画，扼要讲明原委，为目的、分析、结论和评价铺垫。表达方式上多采取概括叙述、简略叙述（或称梗概叙述）。例如下面这段文字：

自l840鸦片战争失败时起，先进的中国人，经过千辛万苦，向西方国家寻求真理。

这段概述囊括了自鸦片战争以来的太平天国运动、洋务运动、戊戌变法、辛亥革命、北伐战争、五四运动等大小史实。它所叙述的内容，既不是某一史实的具体过程，也不是按时间顺序对上述史实的逐一陈述，而是抓住众多史实共有的活动形式的实质，对其发展过程进行高度综合概括，并用极其简明扼要的语言表达出来。这种概括叙述适用于若干同类事物的表述，显然与文学作品中绘声绘色的的具体记叙不同。

简略叙述或梗概叙述则适用于对某个单一事物状况及发展变化的表述。在简报、通报、事故报告、司法及诉讼文书、嘉奖令、讲演稿、消息等应用文中经常采用。

同为说明，在一般情况下，应用文不像说明文那样面面俱到地解说事物，剖析事理，而是以简明浅近、准确平实的说明方式指出应该怎样做，不应该怎样做，客观情况是什么等。

运用议论，应用文也不同于一般议论文。在议论文中，结论要经过反复的逻辑推理和多次的证明；在应用文中，除了学术论文，一般不需要详尽的议论推理过程，而要求直接加以论断，一针见血地提出论点，简洁地摆出论据。

总之，应用写作在表达方法的运用上，要抓住特点，重义不重形，打破常规，创造性地运用叙述、说明、议论等表达方法，突出事理和结论。

（三）讲究直陈

应用文内容的表达必须以直陈为主，无论叙事、说明还是议论都应直截了当，和盘托出。不转圈子，不绕弯子，这样不但能省简文字，还可使文意明确。应用文素来排斥含糊其辞、模棱两可的表达，更忌用影射暗示、隐晦曲折的方法，质直是其表达的本色。

怎样才能使文章简明扼要？

首先，扫除一切套话、空话。一些人写文章，总喜欢“穿靴戴帽”，开始时运用若干“在……之下”为前提，结尾处或以“谦虚式”，或以“口号式”作结，空泛无物，逢文必用，实际上毫无用处，应在剔除之列。请看下面的例子：

这个县计划生育搞得好，首先在于县委重视。一把手亲自抓，县委委员人人抓。分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓。

一连写了六个“抓”，排比句式，看似有力，细推究却无一实事。

其次，删繁就简。这包括删除多余的段、句、词、字和正确使用缩略语。

再次，恰当运用一些精简文字的表达方法。如运用加附件、附表、附图及略去文中已知因素等方式，使文章主干突出。

三、庄重平实

所谓庄重，是指文风严谨、端庄。除广告等文体外，一般情况下，应用文不能过分诙谐、滑稽，不能用不典雅的口语。之所以这样要求，一是因为多数应用文内容严肃；二是因为应用文主体多是机关单位，有法定的权威性。表达应与文章内容、写作主体相谐调，这样，才能保证应用文的严肃性与权威性。

所谓平实，就是朴实无华，平易通俗。应用文不需要精雕细刻、烘托渲染，忌用生僻奇险和溢美之词，也忌用半文不白，洋腔洋调的句子。要不断在日常口语的基础上加工提炼书面语言，使之俗中见雅，易中见巧，平实而流畅。

四、正确运用术语，数据与图表

（一）专业术语

应用文所用的术语大致分两类：一类是各类专业、各个行业的专业术语；一类是应用文本身常用的专用术语。

1.专业术语

应用文作为一种广泛使用的工具，与各类专业、各个行业有密不可分的关系。写作中，经常使用各行业的专业术语，这已成为应用文语言的又一特征。例如司法应用文常使用“立案”、“管辖”、“诉讼请求”、“一审”、“终审”、“执行”、“意思表示”等术语；经济应用文常使用“流动资金”、“税后利润”、“成本核算”、“折旧”、“提留”、“产值利润率”等术语；电子行业的应用文常使用“计算机终端”、“集成电路”、“程序”、“网络”、“系统”，“软件”等术语；交通行业的应用文常使用“航班航线”、“道路桥梁”、“干线”、“公路网”、“交通噪声”、“车流量”等术语。这些专业术语具有高度的概括性与专业性，有各自特定的内涵和外延，使用它既可节省文字，又便于准确表述特定的内容，避免造成意义上的含混。它们的作用是一般性词语所不能替代的。

使用专业术语要注意读者对象，区分层次对待，面向公众或本专业之外的对象时，应考虑对方的理解能力，有所选择地加以使用，非用不可而对方又难以理解的，可做适当诠释或变成大众化语言加以表达，以免因理解上的障碍影响应用文的实用价值。

随着国外科学技术的不断引进和内外交流的频繁，大量的科技、经济资料被译为中文，其中不少外来语逐渐被国人接受和使用，甚至直接借用原文原词，因此，音译、意译的外来语在科技、经济等领域的使用越来越广泛，越来越频繁，这已成为科技、经济应用文的一个特色，例如激光、卡、磅、拷贝、电脑、微机、马达、欧姆等。

2.专用术语

（1）称谓词。即表示称谓关系的词。在应用文中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”、“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：

第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如部、委、办、厅、局、厂或所等。

第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。

第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。

（2）领叙词。领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。常用的有：

根据、按照、为了、接……、前接……、近接……、遵照、敬悉、惊悉、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于、……收悉、……查、为……特……、现……如下等。

（3）追叙词。追叙词是用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙词语。如：业经、前经、均经、即经、复经等。

在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

（4）承转词。又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和结论等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且可起到前后照应的作用，常用的有：为此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之等。

（5）祈请词。又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。依行文方向不同，用法也有区别。主要有：

上行：请、恳请、拟请、特请、报请、即希、敬希、望、敬请、烦请等。

平行：请、拟请、特请、务请、即请、切盼等。

下行：希、望、希望、尚望、切望、请、希予、勿误、要求等。

（6）商洽词。又称询问词，用于征询对方意见。主要有：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可以、是否同意、意见如何、能否、可否等。

这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意针对性，即在确需征询对方的意见时使用。

（7）受事词。受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。一般用于平行文或涉外公文。如：蒙、承蒙。

（8）命令词。命令词即表示命令或告诫语气的词语。用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。如：

表示命令语气的词语有：着、着令、特命、责成、令其、着即。

表示告诫语气的词语有：切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理。

（9）目的词。目的词是直接交待行文目的的词语。人们撰写应用文尤其是公文都有明确而具体的目的，须有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。

用于上行文、平行文的目的词，常在词前加上期请词，如：请批复、请函复、望批示等。

用于下行文，如：查证办理、遵照办理、参照执行。

用于知照性的文件，如：周知、知照、备案、审阅。

（10）表态词。又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应、应当、同意、不同意、准予备案、特此批准、请即试行、遵照执行、可行、不可行等。

在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。

（11）拟办用语。用于未办、将办事项的拟办。如：拟办、本拟、拟将、拟予、拟于。

（12）结尾词。结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。使用时注意其中的细微区别：

用以结束上文的词语。如：特予公布、此布、此令、特此报告、特予通知、特此批复、函复、函告、谨此……、特此……。

强调行文的具体目的与要求。如：……为要、……为盼、……是荷、……为荷。

表示敬意、谢意、希望。如：此致敬礼、敬礼、致以谢意、谨致谢忱等。

结尾语在使用时要依据行文目的和关系不同加以选择。如：

上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。

平行：此致敬礼、为盼、为荷、特此函达、特此证明、特此函复、尚望函复。

下行：……为要（为宜、为妥）、希遵照执行、特此通知、此复、……现予公布、为……而努力。

使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予应用文庄重、严肃的特色。

（二）数据、表格与图示

应用文中数据的使用相当普遍。人们常用数据来说明情况，反映问题，展示事物的发展变化，提示事物发生质变的数量界限，说明事物发展的规律和趋势等。很少有应用文不使用数据的，有的应用文，例如总结、情况性通报、计划、调查报告、各种经济应用文、各种科技应用文等，还往往以数据为出发点展开分析、说明和阐述，又以数据为归结点得出结论，提出决策、建议或预测结果，数据的使用更为集中。科学地使用数据可以增强应用文的可信性和说服力。

应用文常用的数据有三类：

（1）绝对数：如年末人数、总产值、年销售额等。绝对数常用来表明事物的总体规模或水平。

（2）相对数：如系数、倍数、成数、百分数、千分数等，一般用来表示两个相互联系的数值的比率。例如，某厂计划年产值为240万元，上半年完成160万元，为计划的66.7%。

（3）平均数：如人均劳动生产率、平均亩产量、年人均收入、人均住房面积等，是代表同质单位数量一般水平的综合指标。

使用数据的关键在于把握准确性，这是首要前提，错误的数据不但缺乏说服力，还可能引出错误的结论，造成不应有的损失；其次要注意相对数与绝对数的配合，以防止片面性；再次要注意数据的可比性，注意数据比较的背景，不是同类现象不能拿来对比，不同背景的对比也缺乏说服力。

为便于运用和传递信息，国家对数据的书写有统一规定，我们在使用数据时要严格按规定书写。

表格和图示具有简明紧凑、便于对比、直观生动的优点，在应用文中经常使用。撰写应用文时，应根据特定的目的和对象，精心设计各种表格，恰当使用各种公式、图示、照片等，并努力使之内容集中，形式生动，讲究科学性、精确性，如与文字配合得当，可收到简洁生动、直观醒目、相得益彰的效果。

【思考与练习】

1.应用文语言表达的基本要求是什么？

2.如何使语言简洁？

3.比较记叙文和应用文中记叙的不同，进行概括叙述和简略叙述的练习。

应用写作基础知识单元综合练习

一、选择题（每个选择题有4个待选答案，其中至少有1个是正确的。）

1.下列词语全组表示“征询”的有：______。

A.是否可行、妥否、当否、是否同意　　　　B.蒙、承蒙、妥否、当否、是否同意

C.敬希、烦请、恳请、希望、要求　　　　　D.可行、不可行、希望、妥否

2.下列词语全组表示“期请”的有：______。

A.是否可行、妥否、当否、是否同意　　B.蒙、承蒙、妥否、当否、是否同意

C.敬希、烦请、恳请、希望、要求　　　D.可行、不可行、希望、妥否

3.记叙要素齐全的是下列哪组？______。

A.时间、地点、人物、事件、对话、情节　　B.时间、地点、人物、事件、描写、对话

C.时间、地点、人物、事件、原因、结果　　D.时间、地点、人物、事件、描写、情节

4.论据可简单地分为两类，这两类是______。

A.理论论据　　　　B.事实论据　　　　C.直接论据　　　　D.间接论据

二、简要回答下列概念

素材和题材：

比较说明：

分类说明：

过渡和照应：

三、运用应用文专用词语填空：

1.《××××办法》经厂务委员会讨论通过，现发给你们，望结合本单位具体情况______执行。

2.……以上意见，如______，______批转各部属院校。

3.×××来函______，关于××一事，我部完全同意______局意见，……特此______。

4.______该厂此类错误作法，上级有关部门曾多次行文，______有关领导迅即查清问题，限期纠正错误。

5.______悉______总公司成立，谨表______。

6.随函附送《××××情况统计资料》一份，请______。

7.______国务院领导同志的指示精神，我们______有关部门，对农村电网改造工作进行了研究。

8.______进一步提高我省企业管理干部的管理素质，决定对在岗企业管理干部有计划地进行培训。征得四川省行政管理学院同意，______委托______院举办企业管理专业班……

9.以上请示，望予______，并列入二○一○年招生计划。

10.______防止网络经济欺诈，______财政部批准，______将有关问题通知如下。

四、填空：

1.应用写作的特性：______、______、______和______。

2.对应用文主旨的基本要求______、______、______、______和______。

3.应用文写作进行材料处理有四个环节：______、______、______和______。

4.选择材料的标准是：______、______、______和______。

5.材料是否切题的实质，是和材料是否统一的问题。

6.材料鉴别环节的主要任务是______、______和______。

7.过渡的方法大体有三种：______、______和______。

8.常见的照应方法有三种：______、______和______。

9.思路和结构______，在人的头脑中表现为______，在文章中表现为______。作者的思路借助文章结构加以______，文章的结构又成为作者思路的______。

10.叙述的六要素包括：______、______、______、______、______、______。

五、简答题

1.应用文中，主旨的统帅作用主要表现在哪些方面？

2.应用文写作的思维特点是什么？

3.材料在应用文中有哪些作用？

4.选择材料的原则和要求是什么？

5.应用文结构原则是什么？

6.应用文常用的的开头和结尾方法是什么？

7.应用文说明的特点是什么？

8.应用文叙述的特点是什么？

9.应用文议论的特点是什么？

10.应用文语言表达的基本要求是什么？

六、修改下列病句：

1.许多周围的群众都赶来帮忙。

2.王××在会上公开批评领导，造成很坏影响。

3.近年来，人们的购买力大大增强了。

4.读书能力的提高是完全可能的，这是由于读书能力是人人需要的，它是学习其他知识和技能的基础。

5.某市公安机关通告：

“据查，最近我市市区养狗成风，影响环境卫生，且多次发生疯狗咬人事件。现有养狗者，必须于本月15日之前将所养之狗自行处理。违反此规定者，公安局将派人捕杀。”

6.欢迎来我处光临指导。

7.他生长在知识分子家庭，怎么能不愿学习呢？

七、阅读与分析：

1.找出下面各段的段旨句或归纳段旨：

①请看一组数字。从20世纪初至70年代中期，全世界农业用水量增长7倍，而工业用水量增长20倍。目前，已有63个国家和地区面临缺水危机。我国是一个淡水资源贫乏的国家，人均淡水占有量只有2700吨，只及世界平均水平的1/4，居世界第84位。我国淡水资源的分布与人口和耕地的分布是不相适应的，80%集中在长江以南，所以，有一个南水北调的任务。因此，从全局出发，我们必须十分重视长江水源的涵养和保护。

②反腐败斗争涉及面较广，特别是行业不正之风，几乎侵蚀到各行各业以及这些行业的许多方面。因此要抓好面上的思想教育，从根本上提高干部队伍的素质，坚决制止以手中的职权谋利的歪风，大力发扬全心全意为人民服务的精神，表彰为国家、集体、社会做出奉献的优秀人物，切忌鼓吹“一切向钱看”。要大力加强思想道德教育，特别是职业道德教育，树立良好的社会风尚，清理产生不正之风的社会环境条件。

③人类如果要改善自身的营养状况，就需要增加动物蛋白的摄入量，而要增加动物蛋白的摄入量，就必须发展饲养业，而饲养业的长足发展，又有赖于蛋白饲料工业的腾飞。因此，目前世界各国都十分注意致力于蛋白质源的开发。

2.在本书中选择一篇例文，阅读分析并回答问题。

①例文的主旨是什么？

②划分层次，并概括出各层的层意。

③列出例文的提纲，并说明结构形式。

④说明例文所用的材料类型。

⑤说明例文所运用的具体表达方法。

八、讨论下面例文，从主旨和表达的角度看有无问题？

华力五金厂关于加强安全保卫工作的通告

近来，我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。有数位职工被歹徒打伤，财物损失数万元，为保证工厂的正常生产秩序，特作如下通告：

一、凡是本厂职工进入厂门，均要佩带厂徽标志，否则作违反厂纪处理，扣发奖金。

二、外来人员进入工厂时，必须持所属单位介绍信或证件登记，出厂时，应接受行李物品，甚至搜身检查。