事务文书的概念和种类

第十章　事务文书概述

第一节　事务文书的概念和种类

一、事务文书的概念

事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位及个人在处理日常事务时，用来沟通信息、总结得失、研究问题、指导工作、规范行为的实用性文书，其重点以实用、办事为目的，强调日常化。常见的有计划、总结、调查报告、述职报告、简报、规章制度、求职书、启事等。

这些文书虽不是《国家机关行政公文处理办法》中法定的行政公文，但在日常工作和生活中被广泛使用，也属于广义的公务文书。与行政公文相比，事务文书仅在体式的规范性、行文规则和收发处理程序的严格性上略有减弱，而其实用办事功能更为普遍。本章将着重介绍几种常用办公事务文书，便于日常工作参考。

二、事务文书的种类

事务文书按照不同的标准，可以划分为不同的类型。按照其适用范围可划分为以下六类：

（一）计划类

计划类文书是单位或个人对将要进行的工作和活动所作的设计和部署，并将其写成书面材料。通常根据内容涉及的时间长短、实施步骤详略及成熟程度不同，计划又有不同的名称。常见的有规划、纲要、要点、方案、设想、安排、打算等。

（二）总结报告类

总结报告类文书是单位或个人用来对既已完成的工作或发生的事项进行回顾、分析、调查、研究，从中得出经验教训和具有普遍指导意义的结论性认识。此类文书包括总结、述职报告、调查报告等。

（三）简报类

简报类文书是单位内部使用的一种简要的工作报告或情况报道，主要用来反映情况、沟通信息、交流经验。常见的有工作简报、工作动态、内部参考、信息快报及大事记等。

（四）规章制度类

规章制度类文书是机关、团体、企事业单位为保障劳动、生产、学习等活动的正常开展，在不违背国家法律、法规的基础上，根据自己的职权范围而制定的具有约束性和规范性的文书。常有规则、章程、制度、条例、职责、办法、细则等。

（五）会议类

会议类文书是以记录、反映会议情况为主要内容的文书资料。除会议记录、会议议程外，还包括讲话稿、发言稿、开幕词、闭幕词等。

（六）日常生活类

日常生活类文书是人们在日常生活中用来处理个人事务的文书。此类文书种类较多，包括申请、书信、借条、收据、请柬、启事、海报、检讨、求职信、自荐书、个人简历、辞职信等。

第二节　事务文书的特点

事务文书通常具有以下特点：

一、运用的广泛性

人们的日常工作、学习、生活都离不开事务文书。在工作和学习中我们可以运用它制定科学的工作方法，总结先进经验和沉痛教训，及时沟通信息，有效规范行为等。在日常生活中我们可以用来处理各种日常事务，如总结工作、安排活动，布置任务，交流信息，也可申请入党、倡议有益活动、感谢他人或单位帮助等。

二、格式的多样性

事务文书的写作格式较行政公文灵活多样，无统一固定格式，一般都是约定俗成、根据行文需要而定，各具一格。如总结、计划、调查报告其落款可根据行文需要落在标题之下，也可标注在文尾；成文时间一般不要求大写；无主送抄送等划分；正文的形式可以文字为主，也可以表格为主，还可以是文字与表格的结合。

三、材料的真实性

事务文书的材料来源强调真实性，分析研究注重客观性。如，计划的目标确定必需从事物发展的客观规律出发，制定出切实可行的目标与措施，才能对社会实践活动发挥指导意义；总结应真实反映已往工作情况并对其做出客观评价；调查报告应以客观事实为依据，推出科学、实用的结论和建议；述职报告应对自身所作工作做出客观公正的评价，并看到成绩和差距。

四、内容的公开性

事务文书必要时可公开面向社会发布，交流经验、讨论得失、提供新闻线索（如调查报告、经验总结、简报）；通过传媒进行宣传（如演讲稿等）；有的还要张贴、邮寄、登报、通过网络、电视进行公开传播（如会议纪要、规章制度、启事、海报、请柬等），当然这是相对的。

五、语言的简明性

事务文书在语言表达上要求简练、准确，能够反映事物的本来面目。忌用过多的辞藻和艺术手法修饰，必要时还可加入某些文言句式和文言词语，增强文章的严肃性、郑重感。如写自荐信、感谢信、请谏等可使用“贵、承蒙、阁下、敬请、烦请、为盼”等文言词。

【思考与练习】

1.与法定公文相比，事务文书有什么特点？

2.事务文书的作用有哪些？