第一章 公 文
“公文”这一概念在本教材中专指国家行政机关公文。2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发，2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)中规定国家行政机关公文为15种:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要(参阅本教材附录三)。根据中等职业学校的教学实际，本教材只选取公告、通告、通知、报告、请示五种文种，并对它们的概念、特点和写作方法等作具体介绍。
一、公文的概念
公文是公务文书的简称，是国家机关、社会团体、企事业单位在处理各种公务中形成的、具有特定格式的各种公务文书的统称。
二、公文的特点
(一)法定的权威性
公文的法定权威性是由其制文机关的法定权威性所决定。
(二)法定的作者、读者
公文的作者是法定的，读者是特定的，并非任何人都可以随意制作和随意阅读。
(三)特定的程式化
公文在办理事务过程中形成了自身特有的办理程序和写作格式，具有规范的程式。
(四)严格的时效性
公文是针对具体情况、实际问题而制发的。公文的制发、传递、执行，都具有严格的时间规定。
三、公文的作用
(一)领导、指导作用
公文一般是上级机关对下级机关制发的，通过公文传达、贯彻党和国家的方针、政策和各项命令。有的公文则是布置工作任务，安排事项，对某些工作提出具体要求，要求下级机关必须执行，在公务活动中发挥领导与指导作用。
(二)法规、准绳作用
国家领导机关及各级权力机关制发的公文，不少是带有法律效力的，对下级有着法规的制约作用。
(三)联系、知照作用
公文可以沟通上下级的联系，使下情上传，上情下达。同时，公文还在不相隶属机关之间起着沟通协调、商洽交流、联系传递的知照作用。
(四)宣传、教育作用
公文制发的目的是使下级机关及时了解党和国家的法规、方针、政策，了解上级机关新的工作目标和新的工作举措，起到“统一思想、提高认识、掌握政策、协调行动”的宣传教育作用。
(五)依据、凭证作用
上级发布的下行公文是下级机关开展工作的依据;下级上报的公文是上级决策的依据。公文完成其作用后，将立卷归档，以供日后查考。
四、公文撰写应遵循的几点要求
(一)依法行文
依法行文是指公文的制发应在法律法规的规范内。
(二)受命写作
公文的写作者要根据国家领导机关或代表领导机关的领导人的意图进行写作。
(三)制作规范
公文不仅有法定的规范格式，而且在长期写作实践中还形成了每一文种规范的写作体式。
(四)语言庄重
公文语言的庄重性要求写作者必须以实用为目的，客观、准确为原则，表达准确，恰如其分。
第一节 公告与通告
【学习要求】
1.了解公告、通告的概念、特点及使用范围。
2.了解公告与通告两种文种之间的区别。
3.掌握通告的写作要求与方法，写出合乎规范的通告。
一、公告与通告概述
(一)公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。
(二)通告是在一定范围内向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项时使用的公文。
(三)公告和通告都是知晓性公文，两者的共同特点是:
1.知晓性。公告和通告都是公开发布的，都具有让尽可能多的人知道的目的性。
2.知照性。公告和通告的内容都具有一定的重要性，发布公告和通告的目的，有的是要让公众知道发生了什么事，有的则不仅要让公众知道一些事情，还要求遵守与此有关的某些规定。
(四)公告与通告的区别主要是:
1.发布的单位不同。公告因内容涉及需要向国内外宣布的重要事项或者法定事项，一般由国家权力机关、国家行政机关或其授权机关发布，具有庄重性和严肃性的特点;而通告可以由机关、社会团体、企事业单位在自己的职权范围内发布，具有一定的强制性和约束力的特点。
2.发布对象范围不同。公告的对象范围广泛，面向国内外人士;而通告的对象则面向一定范围内的有关方面和人员。
3.发布形式不同。公告一般由新闻媒体发布;通告可以由新闻媒体发布，也可以张贴。
二、例文评析
【例文一】
中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告
根据中华人民共和国国务院第108号令，现就中华人民货币出入境限额公告如下:
一、中国公民出入境、外国人入出境，每人每次携带的人民币限额为6000元整。
二、在开放边境城市的小额贸易地，中国公民出入境和外国人入出境携带人民币的限额可根据实际情况由人民银行省级分行会同海关确定，报人民银行总行和海关总署批准实施。
三、本规定自××××年×月×日起施行。
特此公告
行长×××
××××年×月×日
【例文二】
关于维护学校秩序的通告
学校是国家培养社会主义建设事业接班人的重要阵地。依据《宪法》和有关法律规定，为了维护学校权益和正常的教学秩序，保障师生员工的人身安全，特通告如下:
一、未经学校允许，校外人员不得随意进入学校。任何人不得闯入学校寻衅滋事或进行流氓活动。
二、学校的一切财产属于国家或集体所有，任何单位和个人都不得侵占。
三、任何机动车辆未经学校允许，不准进入学校。
四、严禁携带各种凶器和易燃易爆、有毒物品进入学校。
五、不准在学校内打架、聚众斗殴、酗酒、赌博。
六、严禁各种摊贩进入校园内或在校大门口摆摊设点或流动叫卖。
七、不准在学校附近制造噪音，不准污染学校环境卫生，不准损坏、偷窃学校财产及花草树木。
凡违反本通告规定者，根据《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国治安处罚条例》和有关规定，视情节轻重，分别给予惩处。
本通告自公布之日起施行。
××市教育局(公章)
××市公安局(公章)
××××年×月×日
【评析】
例文一公布的事项因涉及所有出入境的中外人士，必须用公告的形式向国内外公布。例文二公布的事项只是××市内需要公众周知并遵守的有关规定，所以用通告的形式公布。两则例文格式规范，语言庄重，简洁、明白，公众读后既能理解其重要性，又能把握其具体内容。
三、结构与写作指导(通告的写作指导)
通告的结构一般由标题、正文、落款三部分组成。
(一)标题
完全式标题由发文单位、事由和文种组成，如例文一《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》的标题，非完全式标题由事由和文种组成，如例文二《关于维护学校秩序的通告》的标题。
(二)正文
一般包括依据、事项、和结语三部分。依据部分通常要阐明发文的原因、依据或目的;事项部分是具体内容，可分项列条，逐一交代;结尾常用“特此通告”等习惯用语。
(三)落款
写明发文机关全称。多个机关联合发文，每个机关名称应分行书写，并把主办机关名称写在最前面。发文日期在发文机关名称下面，单独占一行。最后还要加盖发文单位(部门)公章，以示严肃庄重，突出其权威性。思考与练习：
1.比较公告与通告的异同。
2.按下面所提供的材料拟写一份通告，向来往行人和车辆驾驶员告知，说明情况，确保安全，并提出注意事项。
××施工队要在××地段施工，从×年×月×日起，至×年×月×日止，每天上午11时至下午1时定时爆破。
第二节 通 知
【学习要求】
1.了解通知的概念、特点及使用范围。
2.掌握会议通知、周知性通知的写作要求与方法，能写出合乎规范的通知。
一、通知概述
(一)概念
通知是批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，以及任免人员时使用的公文。
(二)特点
1.使用范围广。任何级别的党政机关、企事业单位都可以使用。
2.使用频率高。党政机关、企事业单位发文70%都是通知。
3.指导性强。通知布置的工作要求具体，便于受文单位贯彻执行。
4.告知及时。通知要求办理、遵照执行的事项告知及时，受文单位可在规定的时间内执行、完成。
(三)种类(本教材只介绍周知性通知和会议通知两种)
1.转发性通知。
2.批转性通知。
3.周知性通知。周知性通知，主要传达要求下级机关办理和需要有关部门周知或执行的事项，如布置工作、安排活动等。
4.会议通知。会议通知，主要用于组织召开会议，向参加会议的机关或有关人员告知会议内容、时间、地点及注意事项等。
5.任免通知。
二、例文评析
【例文一】
关于召开团支部书记会议的通知
各团支部:
五四青年节即将到来，为纪念五四运动××周年，经学校团委研究决定，4月22日下午4点30分在学校第一会议室召开各团支部书记会议。会议主要内容:1.讨论、布置纪念活动的相关工作;2.讨论、布置五四期间发展新团员工作。
希望各团支部书记按时参加会议。
特此通知
××学校团委
××××年4月20日
【例文二】
关于举行“庆元旦、迎新年”诗歌朗诵会的通知
各班级:
元旦即将到来，为“庆元旦、迎新年”，经学校团委、学生科、教务科共同研究决定，在元旦前夕举行一次诗歌朗诵会。诗歌朗诵会的主题是“走向春天”。诗歌朗诵会设一等奖2名;二等奖4名;三等奖6名;鼓励奖8名。希各班级要认真落实本通知精神，组织本班学生踊跃报名(每班至少1名)。
报名时间:即日起至本月20日止;报名地点:校团委。
特此通知
校 团 委
学 生 科
教 务 科
××××年12月6日
【评析】
例文一是会议通知，例文二是三个部门联合发文的周知性通知。两则通知标题由事由和文种组成，一看便知道通知的内容。正文所通知的事项具体、明确，易于理解，格式规范，语言简明。
三、结构与写作指导
通知的结构一般由标题、上款、正文、落款四部分组成。
(一)标题
完全式标题，由发文单位、事由和文种组成，如“××市教育局关于召开学校安全工作会议的通知”;非完全式标题由事由和文种组成，如《关于召开团支部书记会议的通知》的标题和例文二的标题。有些通知标题只有文种，如“通知”。
(二)上款
写受文单位，如“各团支部”。
(三)正文
正文一般包括开头、主体、结尾三部分。
1.开头部分通常写发通知的原因、依据或目的。
2.主体部分写明通知事项，要写具体，可分项列条，逐一交代。
正文部分是行文的重点，不同类型的通知主体行文各有侧重:周知性通知主要写明对某项工作的指示意见、安排决定，要求下级贯彻执行，并要把何时、何地、何事、如何办理、有何要求写清楚;会议(一般性会议)通知只要将会议召开的依据、时间、地点、会议内容、参加人员及有关要求等写明即可。有些会议(如代表会)还要写明议程(保密会议不写)、报到时间、带何证件、交通食宿等问题，需要汇报、发言的也要说明。
3.结尾，写要求、希望和“特此通知”等习惯用语。
(四)落款
在通知正文的右下方写明发文机关全称。多个机关联合发文，每个机关名称应分行书写，并把主办机关名称写在最前面。发文日期在发文机关名称下面，单独占一行。有些通知还要加盖发文单位(部门)公章，以示严肃庄重，突出其权威性。
思考与练习：
1.周知性通知和会议通知的主体部分分别写清楚什么？
2.按下面所提供的材料为学校拟写一份周知性通知。
学校定于××年4月16日上午组织顶岗实习的学生(空腹)到××市第二人民医院进行体检，当日早上7:30在学校操场集合乘车前往。
第三节 报告与请示
【学习要求】
1.了解报告、请示的概念、特点。
2.了解报告与请示两种文种之间的区别。
3.掌握报告的写作要求与方法，写出合乎规范的报告
一、报告与请示概述
(一)概念
报告是向上级机关(部门)汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级机关(部门)询问时使用的公文。
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的公文。
(二)特点
报告的特点:1.汇报性;2.陈述性;3.客观性。
请示的特点:1.呈请性;2.求复性;3.超前性;4.单一性。
(三)种类
报告的种类，按内容划分:
1.工作报告。是向上级机关汇报工作情况的报告。
2.情况报告。是指用于向上级反映工作中的重大情况或特殊情况。
3.建议报告。是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。
4.答复报告。是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。
请示的种类，根据行文的目的和内容的不同分为两种:
1.事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项工作或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。(下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。)
2.政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况，要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。
(四)报告与请示的主要区别
报告和请示都是上行文，但是两种文种不能混用、错用，更不能写成“请示报告”。
1.行文目的不同。报告的目的是为了向上级汇报工作，反映情况，让上级主管机关(部门)了解情况，处理工作中的有关问题，不要求上级答复;请示是要求上级对单位的请示事项给予指示、批准或答复。
2.行文的时间不同。报告所涉及的事项可以是已经进行过的或正在进行中的，可以在事后行文;请示必须在所请示的事项实施前行文，在得到上级的批准、指示后，请示的事项才能实施，未经批复的则不能施行，不允许“先斩后奏”。
3.内容含量不同。报告一文反映一事或反映数事皆可;请示必须坚持“一文一事”的原则，不能多头请示，也不能越级请示。
4.办理要求不同。报告多是汇报工作、反映情况，答复上级的询问，报请上级阅知，是“阅件”;请示多是请示的事项有待解决，请求上级答复办理，是“办件”。
二、例文评析
【例文一】
关于创建省级文明单位的报告
市文明办:
为认真贯彻落实市文明办关于创建省级文明单位的文件精神，我校成立了创建省级文明单位工作领导小组并制定了创建方案和具体措施。全校师生齐心协力，形成了良好的创建工作氛围。现将我校创建省级文明单位的工作情况报告如下:
一、创建指导思想
高举邓小平理论伟大旗帜，全面贯彻“三个代表”重要思想和科学发展观，积极创建省级文明单位。
二、具体工作安排
1.继续深入开展“办人民满意的教育”主题创建活动。实现“三无一满意”的目标，即做到无乱收费行为、无不良教师言行、无重大安全事故发生，把学校办成人民满意的学校。
2.全面实施素质教育。坚持“以人为本、促进学生全面发展”的办学理念，全面提高教学质量，提高学生的综合素质。
3.全面加强学校安全工作。健全学校安全管理网络和责任机制，做到安全设施建设全面达标，安全教育和法制教育全面落实，学生安全意识和自我保护能力有较大程度增强，校园及周边环境综合治理工作成效显著。
4.进一步加强队伍建设。学校狠抓师德师风建设，教师的人文素养和身心健康水平明显提高;同时抓好党风廉政建设，干部的思想作风明显改变。
5.学校落实校长任期目标制和分管领导责任制，深化学校各个部门内部管理，学校管理逐渐规范化、精细化。
6.全校师生员工做到校风优良、学风端正、教风务实、作风踏实、素质过硬、乐于奉献。
三、创建措施
1.加强学习，努力提高师生员工素质。
制定学习计划，组织师生学习文明创建的有关文件，并把其作为德育工作的重要内容来抓，同时结合本校的实际，运用各种媒体进行宣传，做到人人皆知，努力营造“人人讲公约、个个讲文明”的氛围。
2.分工负责，落实创建责任制。
创建领导小组组织实施日常文明创建的管理工作，各职能部门分工负责，狠抓落实。建立责任追究制度，实行谁主管、谁负责。
3.经常督查，实行严格奖惩。
创建领导小组定期和不定期对创建工作进行督查，发现问题及时解决。在学校各科室、各班级中开展争创“文明办公室、文明班级、文明寝室”等系列活动，经常进行评比，将评比结果及时公布。对创建工作抓得好的科室、班级进行表扬和奖励;对创建工作抓得不力的，给予批评。学校将创建省级文明单位工作作为一项重要的常规工作来抓。
创建省级文明单位是一项光荣而艰巨的工作。机遇与挑战并存，我们决心以创建省级文明单位为契机，不断开拓创新，使我校文明单位创建工作更上一层楼。请上级领导和主管部门进行检查和具体的指导。
特此报告
××学校(公章)
××××年×月×日
【例文二】
关于申请复学的报告
尊敬的校领导:
您好！我是本校××级(6)班的学生×××。我在去年的一次体育课上，由于不慎摔了一跤，造成左腿骨折，住院治疗后，医生建议在家休养一年。因此，向学院提出了休学一年的申请。现将有关情况报告如下:
经过一年的治疗和调养，现已基本痊愈。在家休养的这一年中，我从未放弃过自己的学习。出院不久，我就给自己制定了学习计划。这一年来，我虽未在校学习，但在家中并未停止学习。
为了不耽误下学期的课程学习，请求复学，恳请领导批准。
特此报告
学生:××级(6)班×××
××××年×月×日
【例文三】
××学校关于征用土地的请示
××县人民政府:
我校办学规模在扩大，学校运动场地过小，不能满足学生上体育课和活动的需要。为了扩建学校运动场地，我校拟征用紧连学校的××办事处土地3000m2。经协商，我们双方皆同意按照国家征地政策规定办理有关事宜。
以上请示妥否，请指示。
××学校(公章)
××××年×月×日
【评析】
例文一是一份关于创建省级文明单位的申请报告。正文概括介绍了学校创建目标、具体工作安排和创建措施。请上级领导和主管部门对学校的创建工作进行检查和具体的指导。
例文二是一份个人申请报告(也可归为生活文书申请书类)。正文概括介绍了个人休学的原因，报告了治疗和调养及在家学习的情况，向领导提出申请复学的报告。
例文三是一份请求解决因扩建操场而征用土地的请示。正文先汇报学校运动场过小的情况，说明扩建操场的打算，最后提出具体的解决意见。
三则例文有理有据，简明扼要，文字简洁朴实，格式规范。
三、结构与写作指导
报告与请示的结构一般由标题、上款、正文、落款四部分组成。
(一)标题
完全式标题由发文机关、事由和文种组成，如例文三的标题《××学校关于征用土地的请示》;但标题有时也可省略发文机关，如例文一《关于创建省级文明单位的报告》和例文二《关于申请复学的报告》。
(二)上款
写明主送机关(部门)，如“××县人民政府”。
(三)正文
正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。
报告的正文开头首先概述情况，然后用“现将有关情况报告如下”作为过渡句，引起下文;主体写明理由，理由要写得客观、充分，事项要写得清楚、简洁;最后提出请求。结尾另起一行，常用“特此报告”等习惯用语。
请示的正文开头一般要写明请示产生的背景、原因、理由和依据;主体写明请示事项，必须写得具体明确。结尾另起一行，常用“以上请示妥否，请指示”等习惯用语。
(四)落款
单位的报告、请示，写明单位全称并加盖公章，个人的报告写明报告者姓名。发文日期在发文机关名称或个人姓名下面，单独占一行。
思考与练习：
1.报告与请示有哪些区别？
2.判断题
(1)请示和报告可合写成请示报告。( )
(2)报告可在事前、事中或事后行文。( )
(3)请示必须在事前行文。( )
(4)在所有公文中，使用频率最高、适用范围最广泛的是报告。( )
3.按下面的材料和报告的写作要求，写一份要求学校推荐顶岗实习的报告递交给学校招生就业科。
根据职业中学的学籍有关规定，职业中学学生在校学完两年，经考试和考核，成绩合格，第三学年可顶岗实习。你已在校学习两年，且经过考试和考核，成绩合格，第三学年要求顶岗实习。
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