应用文的写作步骤

第一章　绪　论

第一节　应用文概述

一、应用文的历史与发展

应用文起源于何时，现在难以准确考证。这是由于历史原因造成的。文献的严重残缺是一个重要的原因。但即使如此，我们凭借仅有的古籍，也还是能够考察到它的发展轨迹的。

从属于礼仪类的祝辞这种应用文来看，它的情形大致是这样的:据古籍古传所知，在礼仪活动中广为使用的祝辞，早在公元前2697年仓颉造字之后就出现了。当时，神农氏为了祝望秋收，在入秋之后便向“八神”作了一篇祝辞。祝曰:“土反其宅，水归其壑;昆虫毋作，草木归其泽”。这当然只是传说。到了殷商时期出现了甲骨文字之后，祝辞的写作便有了记载。“至于商履，圣敬曰跻，玄牡告天，以万方罪己，即郊礼之词也，素车祷旱，以六责躬，则雩馄之文也”。其中所指，便是祝辞。很明显，这时的祝辞已由对地神发展为天神了，目的也由丰收变化到求雨水。到了周朝，祝辞便有了大的发展，不仅用于祝告神灵，祝告先祖，而且还用以祝告行军作战等行为。春秋时期，卫太子蒯瞆从赵鞅讨伐郑胜时，于临战前就曾向祖先作了一篇祝辞，希求战而“无绝筋，无伤骨，无面伤”。自此以后，随着社会的不断变革，祝辞不仅久用不衰，而且逐渐有了发展。到了新时代，它不仅被普遍使用，而且在内容和具体分类上也有较大变化。现在，以所祝目的及内容来看，祝辞可分祝寿、祝事、祝酒三大类。其中每一个小类还包括若干文种。如祝寿类的，还包括祝自己的、祝他人的和祝集体的三种。

再从凭证类的契约来看，这种应用文，早在商周时期就已经形成。随着商业的出现和发展，人们的交换活动日趋频繁。为了保证交换效果，交换者就把洽定的事项刻于竹、木简之上，以为凭证，称之为契券，即现在所称的契约。周朝的契券又分为两种:一种叫证券，上刻较多的文字，且竹、木简稍长，为买卖奴隶、牲畜所用;另一种叫剂券，上刻较少的文字，竹、木简也相对短些，为买卖农具、兵器所用。春秋以后，随着社会生活的不断发展，人的交换活动的日渐复杂，又相继出现了买契、卖契。这些契券，由官方经办的称为官契，因为要加盖红色官印，又叫红契;由保人经办的称为私契或白契。同时，又根据买卖物的不同，后来又出现了地契、物契、房契、奴契等等。关于古代契约的具体情况，由今存的东汉末年的《孙成买地契》可见一斑。再往后，便由“契”字逐渐衍生出与契约相近的并具有凭证和规定作用的许多约文，如条约、公约、协约、协定以及购货合同、销售合同等。直到现在，它们都还被广泛地应用着。

所有这些都有力地表明，应用文在我国有着悠久的历史，它伴随着社会的发展而发展，在长期的社会实践中已经造就了自己的发展历史:种类由少到多，古代和现代的应用文已经多到了几百个;形式日渐完善;内容日趋丰富;用者更加广泛;其作用和地位也越来越显著。事实告诉我们，应用文作为一个特殊的事物已经坚实地存在于人类社会之中，并且具有更加旺盛的生命力。

二、应用文的基本概念

应用写作在我国虽然有着悠久的发展历史，有关应用写作的研究也汗牛充栋，但是关于应用写作，却一直没有一个准确的定义。《辞海》上对应用文的解释如下:“应用文是人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗的文字，包括书信、公文、契约、单据等。”可见，应用文是随着社会实践的发展而逐步发展并不断完善起来的，是适应社会需要而产生的具有特殊格式的文章的总称，是机关、团体、企事业单位和人民群众在处理各项公务或日常事务中所使用的一种特殊文体，是国家、社会集团进行经营管理的一种工具，是个人从事社会活动不可缺少的一种书面语言形式。

三、应用文的作用

关于应用文的作用，我国自古以来就对之进行了高度概括，赞之为“治物之器”、能够“发而为诏诰，则国体明而官守备;列而为奏议，则阙政修而民隐露”，是“敷显仁义，发明功德，牧民建国，不可暂无”的工具。可见，应用文在社会的政治、经济等方面有着巨大的作用。具体而言，应用文的作用体现在以下几方面:

(一)传达信息的作用

传达信息的作用，主要是包括通过应用文传达党和国家的方针、政策，机关、单位之间的工作情况，以及其他属于个人、集体、地区、国内、国外的消息等，使全社会因为应用文而沟通作息、交流经验、互相协调，促进全社会各种作息的传达与扩散。

(二)商洽协调的作用

商洽协调的作用，主要是包括通过应用文在个人、集体、单位、部门以及国家之间所发挥的商洽各种事宜和协调各方面的关系等，从而促进全社会的和谐与发展，促进社会的稳定与繁荣。

(三)教育规范的作用

教育规范的作用，主要是包括通过应用文向社会公众发挥的政治思想、文化知识的教育作用，以及对公众所起的指导作用，对某些行为的限制或惩治作用，使社会公众的行为更加符合社会规范，符合和谐社会的要求，使社会的发展更加秩序化和法制化。

(四)规划总结的作用

规划总结的作用，主要是包括通过应用文所实现的帮助人们有计划地安排工作、总结实践经验的作用，使人们的工作有较强的计划性，能够不断站在一个更高的起点上，不断地提高，取得新的成绩，从而促进社会的进步。

(五)依凭述记的作用

依凭述记的作用，主要是包括普通应用文所发挥的凭证、依据、记载、述说等作用，促使人们更好地开展工作、解决和处理有关的问题。同时，一些重要的应用文也是历史的档案资料，可以帮助公众了解某一时期社会的政治、经济、社会变革等情况。

第二节　应用文的特点和种类

一、应用文的特点

应用文作为一种在社会政治、经济等方面发挥着重要影响的写作文体，既不同于文学作品，也不同于基础写作与申论考试，而是有着自己独特的特点。具体表现在以下几个方面:

(一)实用性

应用文的实用性特点，是其区别于非应用性文章的根本点。这主要表现在，应用文不是供欣赏的文学艺术作品，而是一种书面工具，一种可以凭之务实理事的书面工具。例如，人们凭借书信可以直接告知并请求对方帮助办理某种事情;对方收到信，便能够直接“照此办理”，形成寄信人所预求的效果。虽然，某些写得极好的普通应用文也可以用来品评赏鉴，但这不是主要的，况且也并非作者的本意。一句话，应用文的这种“实用”是能够直接作用于受文者的行为并产生具体使用价值的实用。它与文学作品用以影响读者的精神和进行美学教育的作用是根本不同的。

(二)真实性

应用文的真实性，是区别于非应用性文章的又一个根本点。这主要表现在，应用文所反映的内容都是实实在在的，或者说是“绝对”真实的。一般来说，这种真实主要包括两个方面:一是写作普通应用文的根据必须是真实的;二是文章所传达出的意见必须是真实的。总之，必须是有则有，无则无;是一就是一，是二就是二。应用文的这种真实根本不同于文学作品的“真实”。文学作品反映的内容虽然也来自于实践。也是“真实”的，但那是由作者广泛选取之后又运用艺术手法“创造”出来的另一种“真实”，即“艺术真实”。这种“真实”和原原本本的事实相比，已经有所不同，或者相去甚远。

(三)广泛性

应用文的广泛性是它区别于专业性应用文章的明显之点。这主要表现在两个方面:其一，应用文的行文主体即写作者，是极广泛的，一般是没有限制的。例如，大部分文种是谁都可以使用的，个人可以，单位也可以。有些文种，虽然一般为单位所用，那也是几乎所有单位都可以使用的，不像一些专业文书那样只能为一家所独占。其二，应用文所传递的内容，是无所不包的，个人的、家庭的、单位的、国家的、政治的、经济的、文化的、教育的，可以应有尽有，极其广泛。这一点，更是专业性文书所不能相比的。

(四)通俗性

应用文的通俗性，主要表现在它所反映的内容方面。它所反映的内容，一般都通俗易懂，具有广泛的群众性。而且所使用的语言，也比较平实、质朴，决无艰涩之嫌。在这一点上，专业性应用文则不能比拟。因为，它所反映的是专业内容。专业内容就得用专业性的术语去表达。这对于专业工作是必要的，也是专业工作者完全能够接受的。但对于专业之外的广大公众来说，就很难说得上“通俗”了。

(五)灵活性

应用文的灵活性，主要表现在它的写作方面。一方面从应用文的格式来看，大部分没有法定的规范，只有相沿成习的大致格式，使用起来比较灵活。少部分虽有法定格式内容，但也是从最基本上来说的，具体使用的时候也有一定的灵活性。另一方面，文章在表达具体内容所采取的方法包括安排材料的方法、语言表达的方法等，就更为灵活，通常可以由作者根据自身写作习惯及需要自由选择。这一点，也是专业性应用文所不能比的，因为专业性应用文必须适应专业工作者的特殊需要。有了统一的法定规范，便于表达统一的内容。

二、应用文的种类

一般来说，文章的分类是为准确认识、深入研究和具体把握文章的写作规律服务的。同样的道理，对于应用文的分类，当然也就是为准确认识、深入研究和具体把握应用文的写作规律服务的。

关于对应用文的分类问题，目前还没有为社会所公认的统一标准。其中，有按应用文的写作主体分类的，有按应用文的内容分类的，也有按应用文的作用分类的。所有这些分类方法，虽然都有一定的道理，但同时都还有某些偏颇之处。由于本书的篇幅所限，我们不计划对应用文的分类这一理论问题做过多的探讨，而只选取了行政公文、计划、总结、调查报告等一些常用的应用文的写作规律进行论述，以期对高等院校的应用写作教学工作和社会大众的应用写作实践有所帮助。

第三节　应用文的基本要素

一、应用文的主题

应用文的主题，就是应用文直接表明的基本观点。通常包括对于事务和问题的意见、主张、办法、措施等，是文章所表达的中心思想，是作者的思想、观点、情感、见解在文章中的体现。应用文的主题与文学作品不同。文学作品的主题是作者对于客观世界的认识，而且一般不是直接表明的，而是寓于一定的艺术形象或环境中，是要读者凭借一定的审美能力才能领会到的。而应用文的主题则是直截了当地表述，作者要把自己的观点明白无误地告诉读者，从而达到自己的写作目的。

应用文的主题是应用文的灵魂，是应用文的全部价值所在。换句话说，一篇应用文如果没有主题，那就从根本上失去了存在的意义。当然，如果有主题，但却是错误的，也同样不会实现预想效果，有时还会产生负效果。因此，评价一篇应用文对社会的作用，首先要看它的主题正确与否。古人说写文章要“以意为宗”(萧统《文选序》)，“以意为主”(范晔《狱中与诸甥侄书》)，都是这个意思。

二、应用文的材料

应用文的材料，就是形成和表达应用文主题的事实根据。一般包括人、物、事件、数字以及情况、问题、意见、时间、地点、方法、措施等。正是这些，构成了应用文的具体内容。应用文的材料，是应用文写作的基础。如果没有了材料，那么，应用文也就不复存在了。

应用文的材料有如下一些特点:第一，真实性。应用文说到底是务实理事之文。务实，指的就是要面对真实存在的实际事务实际问题，当然需要真实。如果不然，由虚假的材料提出的观点并用以理事，那就根本解决不了问题，产生不了好效果，有时甚至还会产生负效果。第二，典型性。所谓典型性，就是代表性。应用文的材料，应该是最能反映事物本质的材料，最能够表明主题的材料。否则，应用文就不会有用场，就不会有力量。第三，时空性。这主要是指应用文的材料是具有时间和空间即场合地域的限制的。例如，要考察甲地当前的情况，那就必须以甲地当前的有关材料为依据，而不能以乙地的情况或甲地以往的情况为依据。

三、应用文的结构

应用文的结构，就是应用文内部的组织构造。没有这种组织构造，应用文就无其型。如果这样，应用文同样不会存在。再者，应用文虽有结构，但如果紊乱不堪，也就起不到有效表达主题的作用。应用文的结构包括三个方面的内容:

(一)行款格式

这是应用文的外部格式。一般的应用文，其行款格式大致包括标题、抬头、正文、下款。其中，行政类的一般还有机密等级、缓急程度、发文字号、抄报、抄送等项。

(二)篇章结构

这是应用文的内部组织结构，一般包括开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。

应用文的开头方式有:说明式，即文章的开头先对关于主题或对象的有关情况作简要地说明，以便顺利地提起下文;引叙式，为了表达主题的需要，开头先引用有关现成的资料，以此作为提起下文的根据;颂问式，开头先写出表敬的问语或就主题的表达提出设问;概述式，开头先对欲表达的对象作简要的概括叙述;结论式，开头先写出情况的结论，然后才作具体说明或论述;目的式，开头直接写出写作本篇应用文的目的。

应用文的结尾方式:说明式，在末尾对有关情况或问题进行必要的交代，以引起读者的注意;颂祝式，在末尾对对方表示敬颂或愿望;请求式，在末尾写上请求对方满足某种愿望的话;总结式，在末尾对所表达的主题进行简要的总结;呼应式，末尾写上与开头相对应的话语。

应用文的层次。所谓层次，是指对文章内容按性质所进行的分类及次序安排。应用文的层次形式可以分一层式或多层式。一层式，即文章中只有一种性质的内容;多层式，即文章中有两种或两种性质以上的内容。普通应用文层次的安排，常用的有五种方法:总分式、分总式、总分总式、递进式、并列式。总分式，即对各种性质的内容先进行总说，然后，再逐一分说;分总式，就是逐一分说各种性质的内容，最后再进行总说;总分总式，就是先总的对各种性质的内容进行总说，然后再逐一分说，最后再进行一次总说;递进式，就是按一定的事理顺序即逻辑顺序安排各种性质内容的顺序;并列式，对性质上没有必然联系的各项内容的顺序，进行灵活地安排。

应用文的段落。所谓段落，是指表达一定内容的语言单位。其标志是首句从空两格写起。有时，一段的第一句话就是这一段的内容提要。应用文的段落的特点是:有时一篇就是一段。多数情况下，是一篇都有若干段。有的段落只有简单的一句话，而且仅是一个单句;有的段落有若干句。应用文段落的划分从属于内容层次的划分和安排。

应用文的过渡。所谓过渡，是指从一个内容转换为另一个内容时，所采取的一种语言衔接手段。通常是借助连接性词语。普通应用文的过渡，主要是指在用总分式或分总式安排内容层次时，由总到分或由分到总时，中间插入的连接性词语。

应用文的照应。所谓照应，是指行文过程中，后与前的呼应。应用文的照应有两种情况:一种是正文开头与标题的照应，另一种是结尾与开头的照应。正确地应用照应的手段，有利于形式结构的严谨统一。

(三)逻辑结构

所谓文章的逻辑结构，主要是指论事说理的层次。应用文的逻辑结构与一般文章的逻辑结构基本相同。归纳起来看，应用文的逻辑结构有三种:第一种是演绎式逻辑结构。所谓演绎式的逻辑结构，实际上是从一般推及个别的思维形式。例如，我们向别人介绍某个单位的经济生产情况时，先说它们是“经济生产管理标兵单位”，然后再从不同侧面具体说明它们是如何把生产管理工作搞好的。第二种是归纳式逻辑结构。所谓归纳式逻辑结构，实际上是从个别推及到一般的思维形式。像上面所举的例子，如果我们先从不同侧面叙说是如何搞好生产管理的，然后再进行总括，得出这个单位的“生产经营管理搞得好”的结论。这就是归纳式逻辑结构。第三种是演绎式逻辑结构与归纳式逻辑结构兼而使用的逻辑结构。这种兼用型的逻辑结构，常常用于以总分方式安排内容层次的普通应用文里。

四、应用文的语言

语言是人类交际的工具。书面语言是构成文章的基本要素。由此可知，应用文的语言就是构成应用文的基本要素。换句话说，没有语言，就不会有应用文的出现;而没有好的语言，当然也就不会有好的应用文出现。

应用文对语言的要求是准确、通俗、明白、生动、庄重。所谓准确，就是指一词一句，一个概念，一个推理，一个判断，都必须有具体事物，并且有确定的含义。因为，普通应用文是务实理事之文，如果语言不准确，语出歧义、指事失实，推理判断有误，主题就得不到正确的表达，文章就达不到预想的效果。所谓通俗，就是指语言要大众化，容易明白，便于理解。从反面说，就是不使用生僻晦涩的字、词，不造欧化的句子，不造拗口的句子，竭力避免关系过于复杂的句子。因为，应用文的对象主要是社会大众，如果不通俗易懂，就难以被人接受。人们不好接受，效果当然也就无从谈起。所谓明白，就是指语言要清晰，使读者能够明白其意，说什么，写什么，要清清楚楚，让人一看便知。从反面说，就是不绕弯子，不故弄玄虚，不模棱两可，不含糊其辞。因为，普通应用文是直接诉诸人的行为的，如果让受文者无法弄明白所要表达的意思，那么，受文者也就无法知晓所措。所谓生动，就是要精练，要新鲜，要活泼，要形象。当然，这是就应用文语言的总的情况而言的，并不是无论哪一个具体文种，也就不管什么具体情况，一律都需如此。事实上，具体到每一个文种，都必然有其所侧重的方面。所谓庄重，就是指语气要郑重、严肃，要合乎规范。从反面说，就是不随便，不油滑。因为，应用文具有管理作用，可以作依凭，可以传信息，可以定规约。所有这些，都是郑重而严肃的事情，因而作为其表达媒介的语言，当然就需要庄重、严肃。否则，就会影响文章应有作用的发挥。这个要求，一般要通过使用规范用语、习惯用语及合理褒贬和讲究分寸来体现。

应用文语言的表达方式是:其一，用语。除了一般词语之外，还常用一些特指的词语，例如，表请求的用语“敬请光临”及“切盼”、“敬希”、“拟请”、“为荷”;表态度的用语“可”、“否”、“拟可”、“拟照办”、“迅即办理”;表询问的用语“可否”、“当否”、“合意”;表综合的用语“为此”、“据此”、“综上所述”等等。其二，句式。从应用文的表达目的及特点来看，它所运用的句式和一般文章大致相同，主要有:使用陈述句，其中有包括带助词“了”的表完成时态的句式，带判断词“是”的表肯定的判断句式，不带判断词“是”的表肯定的陈述句式，表否定的陈述句式;使用陈述句式，其中有带请求性的表肯定的句式，表倾向的感叹句式，表禁止的否定句式，表指使的肯定句式;此外，还有感叹句、疑问句等。其三，修辞。应用文主要的和常用的修辞方式是消极修辞方式，即以炼词炼句为主的修辞方式。当然，也并不排斥恰如其分地使用有益于准确、生动表意的某些修辞格，如借代、比喻、排比、反复、设问、反问、对比、对偶等。

五、应用文的表达方式

所谓表达方式，一般是指与写作目的和文章主题相适应的语言表达手段。应用文的表达手段，就是为实现写作目的和表现文章主题所采用的具体语言手段。这种语言手段，是构成应用文不可或缺的必要因素。

应用文的表达方式主要有以下几种:

(一)说明

所谓说明，就是解说或介绍事物性状、成因、功能、关系以及人物基本情况、行为特点的语言表达方式。在普通应用文中，说明主要是事务性的，其次是知识性的。说明的主要对象是事，其次是物。说明这种表达方式在应用文中的作用是解说写作目的及规范条款，介绍事物特征、基本情况以及发展变化等。说明的方法主要有定义法、举例法、分类法、引用法、表图法等。具体使用这种表达方式时，要特别注意语言的精确性、通俗性、程序性等问题。

(二)叙述

所谓叙述，就是反映事物发展变化过程的表达方式，在应用文中，叙述的作用主要是对事件的整体进行勾画、对事件的原委加以介绍，对事物的发展变化过程进行反映。叙述的方式主要有顺叙、平叙、直叙、详叙、略叙等。使用叙述的表达方式，应该注意语言准确，条理清楚;当详则详，当简则简。

(三)议论

所谓议论，通常是指作者为表明自己的见解、主张、态度，通过事实材料和理论材料进行分析、评价和阐明时所使用的表达方式。议论的主要作用，集中到一点就是直接表达作者对事物的认识的一种证明。议论的基本方式有两种:立论和驳论。议论的主要方法有例证法、分析法、引证法、对比法及驳论点、驳论证、驳论据等方法。

(四)夹叙夹议

所谓夹叙夹议，就是以叙述为主，以议论为辅，从而将两者结合使用的一种方法。这种方式，最大的特点和作用是可以把叙述和论证有机地结合起来。

以上所述，只是应用文主要的，也是最基本的表达方式。除此之外，有些文种如书信、特写所用的表达方式，还有描写、抒情等方式。

第四节　应用文写作的基本思路

应用文的写作，基本遵循以下的思路进行写作:

一、主题的确定与表达

应用文写作的第一步是要确定主题以及如何表达主题的问题。

(一)主题的确定

主题的确定，来自于写作者对事物包括各种各样的问题感知后的研究判断。主题的正确与否，当然在于这“研究判断”的正确或是错误。为要通过正确地研究判断达到确定正确的主题的目的，必须要解决以下几个问题:

1．要在理智地务实过程中研究和确定主题。

这里主要有三层意思:首先，要深刻地了解和把握客观实际。例如，一定要把事情彻底搞清楚，要努力做到情况明确。其次，要客观地反映实际或具体事实。例如，研究问题是一定要把有关情况全部如实地反映出来，坚决排除由于主观的好恶所做的增、删和改换。再次，要在把握事物事实本质的基础上提出问题，进行判断，从而确定主题，即解决矛盾的意见、办法、措施等。

2．要在马克思主义原理、党和国家的方针政策指导下确定主题。

这里包括两层意思:第一，研究问题的方法要符合马列主义的基本原理，如调查研究、具体问题具体分析、看问题要全面等历史唯物主义和辩证唯物主义的观点。第二，主题所包含的意见、方法、措施等，要符合党和国家的大政方针或与现行的规章制度相协调，要符合马克思主义的理论。

3．要使所确定的主题具有可行性。

为务实理事，提出意见、方法、措施，即主题是一回事，而有没有可能实现又是一回事。生活和工作中常有这样的情况:为解决某一问题，所提的方法是好的，但就是眼前不具备落实的条件，因而也就解决不了问题。一个重要的原因，就是确定主题时没有充分研究它的可行性。一般来说，具备可行性的主题，才是能够落实的主题，才是能够直接产生实用价值的主题。

(二)主题的表达

1．主题的表达要集中单一。

主题的表达要集中单一就是指:一篇应用文只应该有一个主题，即围绕一件事并指出解决相应问题的意见、方法、措施。换句话说，一篇应用文不能同时写性质不同的两件或两件以上事情的主题。

2．主题的表达要明确。

所谓明确，就是要明白、要确切，便于读者了解主题。而不能含糊其辞，似是而非，让人无法捉摸。

3．主题的表述要周严。

所谓周严，就是指事理要合理。从反面说，表达意见、方法、措施时不能有矛盾，不能有漏洞。

4．要在应用文全部结构中表达主题。

这就是说，不仅在正文的主体中要充分表达主题，而且要在标题、开头、结尾等部分，也都要表现主题。

二、文种的辨析与选择

确定了主题及表达原则之后，第二步工作就是要正确地选择和使用应用文的具体文种，因为应用文既然在实践中逐渐形成了各个具体的文种，那么，每一个文种都有自己的特性，都是各司其职的。在具体使用时，必须注意这一点。例如，向对方询问问题，就应该使用书信或公函，而不能使用请柬、请示。不然就不能收到预想的效果。这就是说，写作应用文，只解决了主题的问题还不行，还必须解决文种的选择和使用问题。为了解决好这个问题，一般应该从以下几个方面入手:

(一)正确地辨析具体的文种的性质特点

首先，在具体使用文种时，不仅要具体了解准备选择的文种的具体特点及功用，而且，还应该与相类似的文章加以比较，然后再确定所应该使用的文种。例如，通知、通告、公告、启事这几个文种，都有告知和周知的特点。但是，如果仔细分析一下，就会发现:通知一般是不公开的，其他则是必须公开的。其次，通知的告知周知通常是上对下的，而且是按系统所属行文，其他几种则是一律面向所有人和单位。再次，通知、通告所传达的事项除了周知以外，还有指挥对象遵守和执行的作用，而公告、启事则仅仅是让公众周知。而且公告让公众周知的属于党和国家大事，即有必要向国内外公布的事情;启事让公众即在一定范围周知的仅是个人或单位的事情。这样看来，诸如个人要寻找失物，就不能选用公告、通知等文种。

(二)根据写作者即行文主体的身份或单位的级别或规格选择所适用文种

因为从普通应用文的起源来看，都是首先由作者根据自己的情况发明创造的。什么人写什么文，什么文适合什么人，早已相沿成习。并且，有的文种还特别地规定了使用的对象。所以，选择文种必须注意与自己身份相适的问题。如前述，同是向对方询问问题，个人只能用书信，单位则只能用公函。适应文种不同，除了在于写作者的身份不同外，还有目的、内容等不同。

(三)对照文种的具体规范行文

文种的分类知识告诉我们，一个文种有一个文种的行文规范，即写作格式和行文关系。而这些都与实现应用文的主题即取得预想效果有极其紧密的联系。因此，具体写作应用文时就必须严格遵循相应的行文规范。不然，或由于格式残缺、紊乱，或由于关系混淆错误，不仅不能正确地表达主题，而且在通行上还会出现问题，甚至根本不能达到预想的行文效果。

三、材料的研究和处理

如前所述，应用文的材料就是产生并形成应用文的具体事实。但这决不等于说，可以不对材料进行认真的研究和处理，不管什么材料都能产生正确的主题，不管什么材料都可以写入文章和用以表现主题，不管怎样安排都能积极地为表现主题服务。实践证明，没有对于材料的研究和处理，要想实现好的效果是绝对不可能的。所谓对材料的研究和处理，主要是做好以下几个方面的工作:

(一)占有和鉴别材料

从总的方面来说，应用文主题的形成和表达，不外乎以下几种材料:一是作者直接从具体实践活动如生活、工作、交际中所亲身感知的;二是已经通过各种方式积累的;三是临时从书刊资料中查询的。不管哪种材料，实际上都是通过调查研究取得的。因此，要想搜集到丰富的有价值的材料，就必须按照正确的方法进行各种形式的调查研究。而为要使用有价值的材料以形成和表现主题，就必须注意对所获得的材料进行鉴别:其一，分辨材料的真伪，即把虚假的材料排除出去，而只把那些真实的材料，即客观地反映事物本来面目的材料，原原本本的材料，一是一，二是二，绝无任何目的的添枝加叶;其二，分别材料的全面与片面，即哪些是能够反映事物的全面的材料，哪些是不完全的片面的材料;其三，区别材料的具体与笼统，即哪些材料是具体的，哪些是笼统的。

(二)整理与选择材料

整理材料包括两个方面:一是对掌握的材料进行分类综合，使之系统化;二是对虽然片面、笼统但却是真实的和有用的材料，要通过相应的工作，如通过针对性的调查工作，使之完全和具体起来，目的是为了备用。那么，具体使用材料的时候，就还要进行适当的挑选工作，因为一般来说，现有的材料不可能都能为形成某一主题所用，同时，也不可能为表现某一主题就都写入文章。选择材料必须坚持正确的原则:其一，要根据生活或工作的需要选择材料;其二，要根据表达主题的需要选择材料;其三，要选择典型的和新鲜活泼的材料;其四，要选择具体的全面的材料。

(三)合理地安排材料

应用文材料的安排，要解决的问题是如何把已选定的材料完好地组织在文章里的问题。那么，怎样进行合理地组织或安排呢?这要做以下几个方面的工作:其一，要根据表达主题的需要决定材料的详略。一般来说，最能表达主题的材料安排得要详细些，其余则要简略些。其二，要根据文种的具体性质特点来安排材料。因为不同文种在表达内容上有不同的要求。例如，一些需要引述现成材料包括对方来文的文种，有的要求把“引述”作为文章的开头，有的则可以放在其他合适的地方。所以，单以安排材料的顺序来看，不考虑具体文种的特点，也是不能做好安排材料的工作的。

四、结构的研究与选择

应用文的内部结构包括篇章结构和逻辑结构两个内容。那么怎样具体地运用这两种结构呢?这就要遵循以下原则去研究和安排:

(一)要考虑不同文种的不同要求

应用文因为文种不同，结构方式亦不同。例如，书信、总结、调查报告等一些文种，可以是纵式结构，也可以是横式结构，还可以是纵横式兼用的结构;而请示、批复等一些文种，通常只能是纵式结构。规约性应用文，对内容的安排，必须是分条列项，而其他应用文，通常则没有这样的要求。由此可见，安排结构而不考虑文种的特点，是完全不行的。

(二)要考虑不同主题的具体需要

结构的选择要根据主题的需要去确定。例如，总结这个文种，一般要写明什么思想指导、做了什么工作、工作方法如何、工作结果即成绩及问题如何、经验教训是什么。而在具体写作时，是否面面俱到，还是有所侧重，这要依主题的需要为准。如果主题在于集中阐述工作的经验，那么重点就应该安排关于经验的层次，而对于工作方法、工作成绩的层次则可作简要地处理，或者同其他内容一样，不作安排。

(三)要适当注意写作者自身的成功经验

应用文结构的方法，从本质上说都是成功经验的具体总结。而这些成功的经验既包括了集体的，也包括了个人的。所以，在能够保证预定行文效果的前提下，使用同一文种表现同一主题的时候，其结构完全可以灵活处理，即具体采用何种结构方式，作者可以而且应该根据自己的成功经验加以选择。

五、语言的研究与选择

在应用文写作过程中，所以要研究语言，目的是为了正确地选择合适的语言以充分地表达主题。这种语言研究主要应该解决以下几个问题:

(一)明确不同文种对于语言有不同的要求

应用文的文种不同，对语言有不同的要求。例如，询问事项的书信或公函所需要的是平等、和蔼、善意的商洽性语言，祝词、欢迎词所需要的是诚恳、热情的敬颂性语言，学术论文、毕业论文所需要的是论证说明性语言。

(二)明确不同行文主体对于语言的使用要有不同的要求

应用文的行文对象不同，对语言的使用也有不同的要求。例如，同是书信，晚辈给长辈写信，所用的语言应该充分注意“尊敬”的特殊需要;而长辈给晚辈写信则不需如此，仅仅考虑到“尊重”就可以了。

(三)明确不同主题对语言的要求也会有所区别

应用文的主题不同，对语言也有不同的要求。例如，主题是回答对方关于某一工作问题的询问的，则只使用说明性的语言;主题是表达对对方的爱慕之情的，则可以使用抒情性的语言;主题是向公众公布具体事项的，其语言就相当严肃、庄重。

(四)明确不同语言表达方式会产生不同的语言效果

应用文的语言表达方式不同，会产生不同的语言效果。例如，一句话、一段话，都有其内容的重点。为了突出重点，既可以把表达重点的放在靠前的位置，即修辞上的“重点前提”;也可以把表达重点内容的词语放在靠后的位置即“重点后置”;而把表达重点内容的词语放在不前不后的位置则是欠妥的。

在对语言作了如上的研究分析之后，就可以对语言进行选择了，即只要把需要和上述分析结合起来考虑，适合的具体语言就可以具体地确定。

六、表达方式的研究与选择

所谓表达方式，是指与表达写作目的、主题需要及反映对象相适应的使用语言的具体手段。这些手段有叙述、说明、议论、抒情、描写五种。要选择恰当的语言表达方式为主题服务，应该注意以下几个问题:

(一)要了解每一种表达方式的具体含义及其要求

例如，所谓叙述，就是对事情过程、人物行为具体情况的客观表述。叙述的表达方式又细分顺叙、倒叙、插叙、详叙、略叙等许多种类。叙述的要求则是人称得当、线索清晰、交代分明、过渡自然、连贯紧密。

(二)要研究不同表达方式所产生的具体表达效果

例如，叙述能够把事件的时间、地点、背景及经过交代清楚，把人物的经历及事迹介绍出来，为议论提供证明的材料;说明能够把事物的形状、性质、特征、关系等解说清楚，把人物的特点、成绩表述明白。

(三)不同的写作目的和主题需要不同的表达方式

例如，写作合同、说明书，就需要使用说明的表达方式;写作学术论文，就需要议论的表达方式;写作某些书信，则需要综合使用叙述、说明、抒情、议论几种表达方式。

有了以上的具体研究，为一篇应用文选择具体的表达方式的问题就容易解决了。因为，从总的方面来说，表达方式还是属于写作目的和表现主题的需要的。为一篇应用文选用什么样的表达方式，只要依照写作目的、主题内容和上述的几种情况加以综合考虑，问题就迎刃而解了。

第五节　应用文的写作步骤

一、酝酿构思

应用文是因事而生、因用而行。当人们由事情的启迪，由需要的促使产生了写作应用文的意向的时候，远不能马上提笔就写文章，总要先对将要写的文稿进行一番考虑、研究和设计，最后为提笔拟稿拿出一个具体方案。这些工作，就是酝酿构思或准备工作。

酝酿构思是写作应用文的第一个步骤。这种准备工作，对于拟写文稿以致最后产生使用的文章具有极其密切的关系。普通应用文的写作实践证明:酝酿构思的工作是起草文稿的基础。有无这个基础以及这个基础的情况如何，直接关系到能否顺利起草文稿、能否起草出高质量的文稿的问题。为要做好这第一步，至少应该做好以下几个方面的工作:

(一)明确写作的目的及文章的主题

一般来说，在某种情况下产生了写作文章的意念的时候，目的和主题常常是不甚明确和不够具体的;而没有明确目的和具体主题的写作，是难以成功的。因为写作目的和主题是决定文章的首要因素，离开了这个主要因素，材料、结构、语言、表达等环节都无从谈起。

(二)选好文种及语言表达方式

文种的选择是应用文写作的前提，选择好文种及语言表达方式，有利于做好材料的搜集、整理、筛选工作和对文章进行总体构思。

(三)做好材料的准备工作

材料是文章的血肉，没有材料便没有文章;没有好的材料便没有好的文章。材料工作的目的在于，提前为实现写作目的和主题准备所需要的材料，以便动笔行文时能够招之即来。

(四)确定行文的具体思路

行文的具体思路，就是写文章的路子，即安排内容层次的结构方法。动笔之前能够找到行文的思路，实际上就等于为将成文的文章事先打好了腹稿。

(五)拟定具体的写作提纲

所谓提纲，就是围绕一条主线搭起的一篇文章的架子，根据主题和写作目的需要，把观点、材料、层次、段落作统一的安排。事实证明，提纲列得比较好，动笔起草就相应的容易，写出的文章也比较理想。

二、起草文稿

这里所说的文稿或草稿，是相对于正式使用的应用文来说的。一般来说，草稿是正式文稿的基础，如果草稿质量比较高，修改就比较容易，拿出正式使用的应用文也就快得多。反之，问题就比较麻烦。要写好草稿，应该注意以下几个问题:

(一)严格按照既定的提纲写作

因为，提纲通常是在慎之又慎的情况下，按照应用文的原则和具体的写作目的、文章主题制定的，具有较大的可靠性，理想程度也比较高。所以，一般情况下不宜脱纲行文，必须严格遵照。当然，如果确有局部变动的必要，也要紧扣主题，决不可相违。如果不然，写出的草稿的整体就不会协调统一。

(二)在内容上力求做到具体充实

在符合主题要求、保证文章质量的前提下，应用文内容要力求做到具体充实。草稿的内容具体一些、充实一些，能够为修改提供基础。如果不然，内容不具体、不充实，修改时就必须重新选择、补充。这样，就会直接影响到形成正式文章的速度。

(三)尽可能做到一气呵成

所谓一气呵成，就是提起笔一口气写到底，不完稿，不停歇。这样做的好处在于:一是在内容衔接上能够自然连贯;二是能够充分发挥知识才能和增强文章的立体感;三是可以充分激发写作的热情;四是能够把由激情触动所涌现出的精彩内容写进文章中去。

(四)避免对草稿的质量放松要求

一篇应用文，草稿的质量直接决定了文章的质量，一篇高质量的应用文的草稿，会给修改工作带来很大的方便，会节省很多的修改时间，也会提高正式文稿的质量。

三、修改文稿

文稿之所以要修改，就是因为它通常会存在某些不足。或者说，一稿定型的文章，是并不多见的。这主要因为，应用文常常是因事因用而作，特别是有时是按指令而作，一般都是“急茬话”，拟稿者或者因为时间紧，或者习惯于一气呵成，不能有过多时间在那里精雕细刻，因而往往容易写得粗糙或出现漏洞，这是其一。其二，由于起草者的知识面的限制或一时的疏忽，可能在知识等问题上存在不足或问题。其三，特殊地说，用以处理公事的普通应用文都是反映单位的集体意志的，一个人拟写的草稿更有必要进行集体的修改。

为了真正把草稿修改好，必须从下几个方面入手:

(一)对于主题的修改

这主要从主题是否明确、是否正确、是否体现了写作目的和具有针对性，以及表达上是否单一、集中、周严等方面来看来改。

(二)对于文种的修改

主要是看文种选择得是否准确、恰当与合适。

(三)对于材料的修改

主要从材料是否真实、典型、具体充分，以及是否符合主题的要求等方面来看来改。

(四)对于结构的修改

主要从结构是否合于文种、是否合于主题、是否合于逻辑，以及是否协调统一方面来看来改。

(五)对于语言的修改

主要从语言是否合于文种、是否合于写作主体、是否准确、明白、通俗、精练等方面来看来改。

(六)对于表达方式的修改

主要从表达方式是否合于写作目的、文章主题以及文种来看来改。

四、审定文稿

审定文稿，这是决定文稿能否以正式文章付诸正式使用的关键一步。也正因为如此，审定文稿必须要慎之又慎，严之又严，力图做到准确无误。为达到这个要求，在审定文稿时主要应从以下几个方面着手:

(一)严把政治关

主要从文稿在政治上、政策上是否符合要求等方面来看来定。

(二)严把事实关

主要从文稿在真实性、典型性、具体性等方面来看来定。

(三)严把文面关

主要看文稿在用字、书写、卷面等方面是否合乎规范来看来定。

第六节　应用文写作的基本要求

一、明确应用文写作的基本要求

(一)认真学习理论，掌握方针政策

应用写作主体要认识并把握客体、载体和受体，都离不开马克思主义理论。因为马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义揭示了宇宙间万事万物的发展规律，阐释了人类思维反映客观世界的基本原理。马克思主义的经济理论，揭示了经济发展规律。所以，学习理论，首先必须认真学习马克思主义、毛泽东思想的基本理论，学习邓小平理论，掌握应用写作的指导思想。另外，必须认真学习并掌握党和国家的路线、方针、政策和有关法令、法规、规章、制度，运用马克思主义的立场、观点和方法，不断提高政策水平。

(二)加强语文基础，提高写作水平

首先，要学习综合运用语法、逻辑、修辞知识，继续培养叙述、说明、议论的能力，不断提高运用语言的水平。其次，必须掌握写作基础理论知识。写作基础理论知识是古今中外文章大师实践经验的结晶，是经过反复实践、反复总结提炼和反复验证的理论，对于指导写作活动具有重要作用。掌握基础理论知识，其目的是为了指导写作实践，把理论知识转化为写作能力。没有正确理论指导的实践是盲目的、不科学的，写作能力也难以提高。

二、坚持应用文写作的基本标准

总结国内外研究应用文写作的成果和写作实践经验，写好应用文的基本标准，可以概括为“实”、“准”、“简”三个字。

“实”，就是内容实事求是，文风朴实。应用文是用来办事的、据以解决问题的文章，因而，它最讲实实在在。即:内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令和上级有关规定，事实要可靠，事实要准确无误，判断要符合实际，办法要切实可行。总之，应用文一定要反映客观实际，做到文如其事，来不得半点虚假。

有了“实”的态度和内容，还必须靠“准”的形式来表达。应用文的“准”，要求使用平实朴实，通俗好懂，不用修饰手段，只用平直的叙述、客观的说明、恰当的议论。语言准确有两方面的内容:一是正确反映客观事物，用词恰如其分，语序有逻辑性;二是文面上要正确无误，合乎规范。

“简”既是“实”和“准”的需要，又是时代的要求。现代社会里，人们交往频繁，办事讲究效率，而人的时间、精力又是有限的。因此，简化、简短、简明、简练成为现代应用文书的发展趋势。简化就是要精简文书，没有必要行文的不行文;简短是必须禁绝一切套话、空话、废话;简明要求简要明了，要尽可能分条分项写，条理清楚，层次分明;简练要求遣词造句精练，竭力将可有可无的字、句、段删去，做到“文约而事丰”。写作应用文要达到“基本要求”，必须着重培养三种基本能力，即:培养调查研究能力、分析综合能力和平实、准确、简练的语言表达能力。因为，善于调查研究，搜集大量的信息，掌握第一手材料，才能为内容的“实”、表达的“准”提供物质基础;善于分析综合，抓住事物的本质，认识事物的内在联系，应用文才能做到“准”和“简”，而要把调查研究和分析综合的结果实事求是地表达出来，没有“准确”、“简练”的语言表达是不可能的。

三、研究并掌握应用文写作科学的训练工程

应用文写作是一门具有综合训练性质的智能课程。知识要转化为能力，必须经过严格、系统、反复的训练，才能实现。必须研究并掌握科学的训练工程。

应用写作这门课要解决的主要矛盾是，提高学生写作应用文所必需的逻辑思维能力、创造性思维能力和语言表达能力。因此，“训练工程”，必须抓住“思维”和“语言”这个训练根本。训练的重点是培养学生的创新精神和实践能力。训练的原则，要联系学生的知识、生活实际和工作实际，由浅入深，循序渐进，做到思维和语言、范文评析、说与写相结合;训练题目，要体现针对性、实用性和阶梯性;训练步骤:先单项，后综合，分合相济，反复实践。要彻底克服应用写作教学“重知识，轻训练”、“重格式，轻语言”的问题。

四、把握应用文写作的发展趋势

当今世界各国文化、政治制度、经济体制不同，应用文的发展趋势大不一样，但也有共同之处，概括起来有以下四个方面:

(一)新增文种的多化样

新时期呼唤新文种，新文种服务于新时代，这是应用文及其他文体的普遍发展规律。因此，随着时代的发展，应用文新增文种多样化势在必然。就我国而论，随着经济体制改革的不断深入，社会主义市场经济的发展和建立现代企业制度的需要，国有大中型企业纷纷转换经营机制，改建成股份有限公司、中外合资公司、集团公司，在改建过程中形成了一套文书，应用文有几十种。这些文种不少属于新文种。例如，可行性研究报告、审计报告、招股说明书、上市公告、资信证明等。

(二)体式规范的国际化

应用文体式规范化是现代化的要求之一。随着信息社会的到来，各国政治、经济信息往来成倍增加。为了便利信息的交流，迫切要求应用文体式规范的国际化，首先要实现本国体式的规范化。1994年6月，在上海召开了中国大陆、中国台湾、中国香港、中国澳门应用文体制研讨会。为了促进我国各地应用文体制的统一，由上海大学于成锟教授主编的《现代应用文》已经问世。这对于统一应用文的体式，将起着积极的推动作用。

专家认为，应用文体式规范的国际化，以合同法律文书、礼仪交际文书、科学研究论文新闻稿等体式规范的国际化为前导。体式规范国际化的阶段目标是文体规范、结构式样规范、文章技术参考规范和文面安排规范的国际化。其后，写作语言形式、文体风格、表达技术等方面的相对融通将成为下一个目标。

(三)电脑写作的现代化

21世纪是信息化的时代，人们处在极其复杂的网络中。信息化社会的快节奏，要求人们能迅速地将丰富的社会信息变为便于传播的书面信息，这是现代写作的时代特点。因此，必须对传统写作手段改革，以电脑写作为主要辅助工具进行写作。应用文写作主体必须学会计算机，根据本部门常用的应用文将其格式和主题词事先输入其中，一旦有应用文要写，便可以根据具体事由很快在电脑上完成所需要的应用文写作。这样，既快又准，大大提高了写作速度。

在我国，电脑写作的两大趋势:一是变人工输入为机器识别;二是研究人工智能写作系统。

(四)传输阅读的网络化

应用文网络化形态是指运用电脑及其网络信息媒介，对应用文进行存储、传播、阅读或写作。应用文的网络化和传统应用文有着很大的差异，但不存在截然不同的界限。它们之间的区别主要不在于文本的内容，而在于文本存在的形式，所以它们在一定条件下可以互相转化和渗透。应用文网络化依靠新的信息媒介，具有强大的生命力，随着应用文格式的规范化、标准化的发展，将逐步取代传统的应用文的重要地位。