商务信函语言的发展动态

一、语言发展动态的主要方向

商务信函一直是经济主体之间商务活动往来的主要方式，在一定的程度上，它具有其他联系方式所没有的独特的法律效力。随着时间的推移，商务信函的写作被人们所重视，并逐渐模板化。虽然其种类繁多，但当人们要使用某一种信函时，总会有相应的模板以供套用。

社会的进步，带来的是思想、文化以及语言上的进步。由于在企业商务信函的撰写中语言要素的选择和语言表达手段的应用都必须为特定的经营目的服务，都必须适应社会环境的需要，所以商务信函的语言较之以前在一定程度上也有了很大的改变。“模板”语言自然而然也要随之演变。对比以往和现在所用的信函，商务信函的语言发展动态主要表现在以下两个方向：注重礼貌和模糊语用。

1.注重礼貌

在商务信函中对收信人表达亲切友好的态度，是一种有利的交际手段，所以往往要考虑感情因素。与普通信函相比，商务信函的礼貌级别较高，文体更为正式。礼貌是合作这一重要基础的必要补充。信函中可以套用以下这些常见的套语，例如：

We are pleased to inform you that our business...

We have pleasure in announcing that...

We hope to be favored with your esteemed commands.

We want to be favored with your valued orders.

...

而且一般称对方来信为your favor，your esteemed letter，your friendly note等，把自己发出的信称为this letter，these lines，the present，our letter等。

在商务信函中，往往会有不利的信息告诉对方，这时，礼貌的级别则尤为重要。对于越严重的问题，在表达上越要彬彬有礼。当问题不是很严重时，可以用较直接的方式提出：There are some problems about the quality of your products.而当问题较为严重，对对方的责难较为严厉时，句中往往含有sorry，have to，regret， be glad to have your explanation等词语以使不利的表达变得间接、委婉，让对方感觉到你的友善，使对方倾向于合作，而不是对立。例如：

We are sorry to have to complain of the quality of...

We regret to say that a part of the goods，indeed，nearly half，have lost a good deal of their quality by...

We shall be glad to have your explanation of this discrepancy in the quality...

...

在索赔函这种最让人伤脑筋的商务信函中，非常重视礼貌的原则，因为这意味着对方会有损失。一般可用的礼貌用语有：

Kindly tellme what steps you are going to take in the way of compensation for the damage.

Will you kind ly tell me what steps you are going to take in the way of compensation for the damage？

Would you（please）kind ly tellme...？

...

2.模糊语用（模糊言语）

商务活动的最终目的是合作，因此在商务信函中，模糊语用可以用来实施礼貌策略、自我保护策略、要约策略。

在实施礼貌策略时，由于要顾及对方的面子（积极或消极），可以使用一些模糊言语。下面是指称性含糊的一个例子：

Some of your referees have reported that during the 12 months some payments have made up to 1/2 month late.We understand that the lateness of the payment might have been exceptional，we shall hold back your order for 10 days while we await your reply.

其中some所指，写信人是明确的，但收信人就可能会有不同的推测。这种指称性含糊，就体现了写信人对第三方利益的考虑。

在实施自我保护策略时，尤其是在商务活动中为了避免卷入纠纷，或最大限度地保护自己的利益，使用语用含糊既可以是争取有利形势的商务策略，又可以是建立信任、防范商务争议的有效策略。例如：

You will of course treat this letter as strictly confidential.

这个句子乃是表达一种期望，却又暗示自己并未直接向对方提出一种祈求，从而维护了本公司的形象。

在实施要约策略时，主要用于发盘。在发盘中，有具体报价，则为实盘，具有合同的法律性质；若无具体报价，则为虚盘，没有法律效力。为了防止自己的发盘在对方接受之前由于市场行情发生变化而遭受损失，可以有意识地使用一些语用含糊手段来使自己的报价变得不确定。例如：

Thank you for your letter of 5th April，requesting for a further supply of our crockery，we are pleased to quote as follows：Teacups USD500.00 per hundred CIF San Francisco Net.The above quotation is subject to our final confirmation.You are allowed a discount of 5%for items ordered in quantities of 500 or more.

上句中的subject to就是含糊语用，使自己的报价不确定，从而在行情看涨时，有了提价的理由。

但无论商务信函的语言如何发展，作为商务信函，其三个基本特征是不容忽视的：求实、审慎、委婉。

1）求实，就是行文态度明朗，无任何模棱两可的话。无论是内容还是语言表达，均需言无虚词。

2）审慎，也表现在内容和表述语言的字斟句酌上。特别忌讳描写性的模糊语言，如“数以千计”、“成千上万”等这类相当模糊的数字概念。特别是在订货函中，供货方会因为对订货方的要求不甚清楚，而会导致商务活动的延误甚至重要供货关系的丢失。

3）委婉，即商务信函的语气要婉转，措词得体，礼貌圆通，切忌生硬、命令式语气，否则不易为人所接受，已定的商务目标也就不容易实现。

二、美语与英语的写作差异

商务英语信函（Business or Commercial English Correspondence）是指在交易时所使用的通信。在美国，常用Business Writing，它包括商务信函、电报、电话、电传、报告书、明信片等。

英语和美语在商务信函体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、商务信函格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说，英国商务信函较为保守，许多英国人喜欢用老式商务信函体，用词较为正式刻板；而美国商务信函语言非常有生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen’s English；如果写信的对象是美国或使用美国英语的地区时，就要用美国英语。当然，英式语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。

商务英语信函，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印。左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐列式（Block Style），美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为斜列式或锯齿式（Indented Style），英国常用此格式。垂直式信函的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度重视工作效率的美国公司，已被普遍采用。

正式的商务英语信函要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside Address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，斜列式或称英国式将各行依次缩进。不过，近来英国商务信函信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在商务信函的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。

在英文商务信函中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr.，Mrs.和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq.（Esquire的缩写），不过在商务信函中也在慢慢地改用Mr.。Mmes.（Madam的复数形式）用于两个以上女士；Messrs.（Mr.的复数形式）用于两个以上的男人，或用于两个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr，Mrs，Messrs均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点，如Mr.，Mrs.，Messrs.。

在称呼方面，商务信函中最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）两种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用Dear Sirs。如果对方公司只有一人时，必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号（Comma），美国式用冒号（Colon）。

商务信函结尾客套语（Complimentary Close）有多种，相当于我国信函在结尾时使用的“敬礼”、“致敬”、“顺安”等。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes，Kind regards和Yours faithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

在日期书写方面，美英的表达方式也是有差别的。以日为先，月份在后，此为英国式；美国式则与此相反。如二零零六年三月二日的写法：

2nd March 2006（英）

March 2，2006（美）

在美式的写法中，1st、2nd、3 rd的-st、-nd、-rd是不使用的。由于日期书面表达不同，读法也不一样。如2006年4月20日，英式的写法是20th April 2006，读成the twentieth of April，twenty-six；美式的表达是April 20，2006，则读成April the twentieth，twenty-six。同样，全部用数字表达日期时，英美也有差别。2006年5月6日按照英国式应写成6/5/06，而按照美国式应写成5/6/06；01.08.2006是英国式的2006年8月1日，按照美国的表达方式却是2006年1月8日，美国的2006年8月1日应写成08.01.2006。因此，全部使用数字来表示日期时，往往发生误解，在商务活动中必须谨慎使用。

表达百万以上的数字概念时英美的差别甚大，如one billion英式英语指的是“万亿”、“兆”，而美语则指“十亿”；one trillion英式英语里相当于million million million＝1018，是百万兆，在美语里却相当于英式英语的one billion，是“万亿”、“兆”。

三、语气、用词及套语的表达方式

商务信函是一种常用的商务联系媒介，它通过电脑或打字机“撰写”来完成人际间的交往。其行文目的在于传达意见，从事经济交往上的接洽、安排和发展，以便求得对方的理解和合作，是在现代商务活动中使用频率高、效果明显、方便易行的一种常用交际文书。一旦发生经济纠纷时，又常常作为书面证据，具有重要的法律意义。

当然，要写好商务信函并非轻而易举。你不仅应具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备较扎实的语言基础，熟悉信函的撰写形式和行文要求。在商务沟通的各种方式中，信函仍然起着很重要的作用。商务信函除了要注意明白无误地表达自己的意思之外，选择什么样的表达方式也是很重要的。

1.商务信函的语气

商务信函的语气一定要积极主动、有说服力。因为你的读者会根据你的语气来判断你目前的处境以及存在的问题。如果你语气中缺乏积极性和自信，你的读者一定会对你的境况产生疑问。在信函中要注意避免使用抱怨、致歉、请求或哀求的语气，要有信心地说服对方相信你在信中想表达的意思。使用积极的语气，最重要的一点就是避免使用一些容易产生消极作用的词语或句型。

1）谨慎使用条件从句（If Clause）

条件从句会使你的读者用两种不同的方式来看待你的问题。例如：

If you think I qualify for the position of office manager，please call me for an interview.（如果你认为我能胜任办公室主任的职务，请打电话约我面谈。）

I look forward to talking with you aboutmy qualification for the office manager position.（我期望着能和你谈一下关于我出任办公室主任一职的资历情况。）

第二句比第一句积极主动得多。

2）避免使用那些可能会使读者产生与写信人意愿相违背的想法的词，如hope，may，might，perhaps，maybe等。例如：

Because you want to sell a large quantity of goods at our end，I thought you might wish to lower your price.（因为你想在我方市场大量销货，我想你或许希望降一降价格。）

如果改成下例则意义更为明确和主动：

Since you want to sell a large quantity of goods at our end，I am sure you will want to lower your price.（因为你想在我方市场大量销货，我相信你一定想降价。）

3）站在读者的立场，采用读者的观点，而不是写信人自己的立场和观点。因此要多用you，少用we或I。

4）多用肯定意义的词。例如：

Don’t forget to send us the catalogue and price list.（别忘了送给我们产品目录和价目单。）

应改为：

Please remember to send us the catalogue and price list.（请记得送给我们产品目录和价目单。）

5）注意时态的用法。例如：

Your company has not delivered the goods to us yet.（你公司仍未发货给我们。）

应改为：

The goods has not been delivered to us yet.（我方仍未收到货。）

2.商务信函的用词

商务信函的目的是清楚地表达写信人的意图，故应该运用简单明了的词汇，避免华而不实的所谓官腔文章。多用日常用语，因为这些词更接近生活。多用有活力的词，以激发人们的行动。

1）多用力度强的动词。例如：

We are sincerely appreciative of your prompt reply.（我们对你方见信即复甚为感激。）

就不如：

We sincerely appreciate your prompt reply.（贵方见信即复，我方不胜感激。）

2）在商务信函中，许多静态性的名词结构往往可以用动态性的动词结构来代替，效果不同。请比较：

Ihave the belief that...与I believe that...

We are in need of...与We need...

3）“10”以下的数字用单词拼出，“10”以上的数字直接写阿拉伯数字。

4）注意删除多余的词。由于信函的口语化，有些口语中的重复词也随之被带入，这些词在商务信函中都应删掉。例如：

We need your help and assistance in promoting the product.（我们需要你方的帮助来推出这一产品。）

句中的help和assistance应删除一个。

3.商务信函的套语

因为商务信函有多年的历史，所以这些特定表达法，逐渐成为商务信函的常用词汇。例如：at your earliest convenience（在你方便时尽早）和under separate cover（在另函内）这两个套语几乎在每封商务信函中都能见到。

随着时代的变化，有些词汇已失去其原有的功能，被人们称为clichés或rubber stamps（陈词滥调）。有些人认为只要掌握一些套语就可写作商务信函了，这是不对的。一味地使用套语会使商务信函的语言显得僵化。如果我们用下面的句子来开头和结尾，你一定会感到晦涩难懂：

Enclosed herewith please find my catalogue as per your announcement in newspaper.（尊贵方报内启示附产品目录一份望查收。）

Please be advised that your order is greatly appreciated.（兹告贵方悉知订单颇受喜之。）

现代商务信函非常重视简明、扼要、自然、友好。下列套语应尽量避免使用，或换成其他词：

Please find enclosed herewith...

应改为：Enclosed is...或Here is...

Please be advised that your order is delivered on time.

应改为：Your order is delivered on time.

商务信函写得好，就可能为你赢得新的业务，有助于促进和发展你同客户的关系，也能够消除彼此间的误会、缩小分歧、抚慰受到伤害的心灵等。而现在随着电子技术和网络的发展，电子中介作为一种工具被引入到商务活动中，人们做贸易的顺序没有变，而贸易过程中进行联系和交流的工具变了，这样商务信函的往来由此变得更快捷、便利、效率更高。而认识和学习商务信函的写作方法，熟练规范得体地写作商务信函则更具有重要的现实意义。