如何起草电文

起草电文时，下面三点必须时刻记住：清楚（Clearness）、简洁（Conciseness）、礼貌（Courtesy），也就是英语里所说的三个C。

清楚

只有清楚，才能保证正确理解。因此，清楚是首要的。

简洁

电报永远需要简洁。因为简洁意味着省钱。一个字能行的当然不用两个字，但我们决不能以牺牲清楚为代价去省略字。

礼貌

如同商务信函写作，礼貌在电报写作中也十分重要。一封电报的电文不要听起来像一道命令，那样会伤害对方的感情。要时刻努力使其听起来客气、彬彬有礼。因此，只要需要，要加上“请”（PLEASE）或（KINDLY）等字。

起草电文包括以下五个步骤：

一、起草电文内容（Write Down the Message）

想好你准备在电报中要说的话，拟出草稿。把非特殊紧急的事情及解释性的话语留到随电附去的信里去写，假如你认为有必要附信的话。因为我们的原则是把要传递的主要信息，用最低限度的字数表达，以节约电报费用。例如：

第一稿　（Draft One）

We want to invite your attention to the fact that the date of delivery is approaching，but so far we have not yet received your relevant L/C.You are requested to expedite the establishment of the L/C，thus enabling us to carry out the order smoothly.

二、画出重要词语（Under line Im portan t Words）

对电文内容草稿进行逐句推敲，画出最重要最紧急的词语，省去诸如冠词、代词、连接词、介词、助动词等收报人能容易地从上下文中猜到的虚词。然而必须记住，绝不可省略任何一个有可能引起混乱或误解的词。例如：

第二稿　（Draft Two）

We want to invite your attention to the fact that the date of delivery is approaching，but so far we have not yet received your relevan t L/C.You are requested to expedite the establishment of th e L/C，thus enabling us to carry out the order smoothly.

三、简化语句，调整用词及词序（Sim plify Exp ressions，Ad just the Wording and Order of the Message）

这些目的都是为了节省用词，至于怎样简化语句，怎样调整用词及词序，后面将具体讨论。

第三稿　（Draft Three）

Delivery date is approaching.Please expedite establishment of the L/C.

四、用短词、复合词和缩略语代替长词和短语（Replace Longer Words and Ph rases w ith Short Words，Com pounds and Abb reviations）

如上所述，每个自然字，只要是10个字母以内，都作一个字计算，超出10个而不超出20个字母者，均作两个字计算。所以，只要可能，草稿中的长词和短语，我们都必须用短词、复合词和世界通用的缩略语来代替。例如：

BYAIR→by airmail

CANTACCEPT→unacceptable

ETA→estimated time of arrival

ETD→estimated time of departure

ETS→estimated time of sailing

FYI→for your information

NOSUPPLY→unavailable

SOONEST→immediately

TY（TX）→your telex

U→you

YC→your cable

YL→your letter

至于如何替代长词，后面我们将专门进行具体讨论。

第四稿　（Draft Four）

Delivery date coming，please rush L/C.

五、合并那些能合并的词、缩略语等（Com bine the Words Abbreviations，etc.That Can Be Com bined）

既然明语电报以电报字为计费单位，把能合并的单词、缩略语、数字或符号合并成一个个电报字，便成了节省字数的重要方法之一。

ATONCE→at once

ASSOONAS→as soon as

AMOUNTTO→amount to

CABLEREPLY→cable reply

PLSRUSHLC→please rush L/C

CIFLONDON→CIF London

S/CMR30306→S/C No.MR30306

USD335540→US!335，540.00

YC21NOV→your cable of November 21

合并词、缩略语等步骤完毕之后，把所有字母写成大写，电报稿就最后完成。

第五稿　（Draft Five）

DELIVERYDATECOMING PLSRUSHLC

在所有的电信方式中，电报的使用历史最为悠久，迄今已有160多年的历史（1837年问世）。在没有发明电传机、传真机、直拨电话以及电子计算机的年代，它一直是商人们用来传递各种紧急或重要信息的一种迅速、有效的通讯手段，特别是敏感性商品如石油、橡胶、粮食、铜等的交易，股票、证券交易、船只、保险以及外汇的买卖，主要都是用电报来进行的。但在最近一、二十年里，随着国际贸易的发展和科学技术的提高，电报的使用在逐年减少，已经被电传、传真及电子邮件所替代。紧急的、重要的信息完全可以通过传真等方式传递，且传递速度比电报还要快得多。

然而，毕竟国际商务电报在国际贸易的历史上曾经扮演过举足轻重的角色。再者，商务电报长期形成的传统文体、措词已基本上为电传所袭用。因此，关于电报的研究，对国际商务活动中其他书面交际手段的探讨仍然具有重要意义。

就电报而言，要注意以下问题：第一，电报也是具有法律效力的文件，因此在撰写时应慎重对待，注意用词的准确性，切忌使用模糊不清或模棱两可的词语，以免引起对方的误解。第二，由于电报语言精练，省略了大量结构词，易于引起对方误解，因此电报需用信函或电传的方式进行确认，尤其是对于较重要的信息而言。一般来说，在发出电报的当天就要确认，若来不及，则应在第二天进行。确认信中，应将电文全部打印出，或向对方寄去该电报的复印件，再用明白的语言对电报内容进行阐述，这样做可以防止对方误解电文。